初識(shí)數(shù)據(jù)庫和Access

1、第1章 初識(shí)數(shù)據(jù)庫和Access1.1 數(shù)據(jù)庫是什么在學(xué)習(xí)Access之前，我們先了解一下什么是“數(shù)據(jù)庫”。我們舉個(gè)例子來說明這個(gè)問題：每個(gè)人都有很多親戚和朋友，為了保持與他們的聯(lián)系，我們常常用一個(gè)筆記本將他們的姓名、地址、電話等信息都記錄下來，這樣要查誰的電話或地址就很方便了。這個(gè)“通訊錄”就是一個(gè)最簡單的“數(shù)據(jù)庫”，每個(gè)人的姓名、地址、電話等信息就是這個(gè)數(shù)據(jù)庫中的“數(shù)據(jù)”。實(shí)際上“數(shù)據(jù)庫”就是為了實(shí)現(xiàn)一定的目的按某種規(guī)則組織起來的“數(shù)據(jù)”的“集合”，在我們的生活中這樣的數(shù)據(jù)庫可是隨處可見的啊。1.2 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的發(fā)展史20世紀(jì)50年代至60年代早期，磁帶被用于數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，磁帶(和卡片)都只能

2、順序讀取。20世紀(jì)60年代末至20世紀(jì)70年代，硬盤可以直接對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問。20世紀(jì)80年代，關(guān)系數(shù)據(jù)庫得到發(fā)展。20世紀(jì)90年代初，許多數(shù)據(jù)庫廠商推出了并行數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品。20世紀(jì)90年代末至今，數(shù)據(jù)庫支持網(wǎng)絡(luò)接口，并且比以前有了更加廣泛的應(yīng)用。1.3 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(DBMS)DBMS的功能：數(shù)據(jù)庫定義功能；數(shù)據(jù)存取功能；數(shù)據(jù)庫運(yùn)行管理功能；數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)功能；數(shù)據(jù)通信功能。DBMS的組成：語言編譯處理程序；系統(tǒng)運(yùn)行控制程序；系統(tǒng)建立、維護(hù)程序；數(shù)據(jù)字典。1.4 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的組成1. 數(shù)據(jù)：數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的工作對(duì)象，它們是某特定應(yīng)用環(huán)境中進(jìn)行管理和決策所必需的信息。2. 用戶：用戶是指存

3、儲(chǔ)、維護(hù)和檢索數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的人員。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中主要有3類用戶：終端用戶、應(yīng)用程序員和數(shù)據(jù)庫管理員。3. 硬件：硬件是指存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫和運(yùn)行數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)DBMS的硬件資源。4. 軟件：軟件是指負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫存取、維護(hù)和管理的軟件系統(tǒng)，通常叫做數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(DBMS)。1.5 Access的發(fā)展現(xiàn)狀A(yù)ccess是Office辦公套件中一個(gè)極為重要的組成部分。剛開始時(shí)微軟公司是將Access單獨(dú)作為一個(gè)產(chǎn)品進(jìn)行銷售的，后來微軟發(fā)現(xiàn)如果將Access捆綁在OFFICE中一起發(fā)售，將帶來更加可觀的利潤，于是第一次將Access捆綁到OFFICE97中，成為OFFICE套件中的一個(gè)重要成員?，F(xiàn)在它已經(jīng)成為Of

4、fice辦公套件中不可缺少的部件了。自從1992年開始銷售以來，Access 已經(jīng)賣出了超過6000萬份，現(xiàn)在它已經(jīng)成為世界上最流行的桌面數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。你也許要問，Access的功能這么強(qiáng)，那使用起來會(huì)不會(huì)很麻煩呢？這一點(diǎn)你可以放心，隨著版本的升級(jí)，Access的使用也變得越來越容易。過去很繁瑣的工作現(xiàn)在只需幾個(gè)很簡單的步驟就可以高質(zhì)量地完成了。第2章 走進(jìn)Access2.1 啟動(dòng)和關(guān)閉Access的方法1. 啟動(dòng)在安裝好Microsoft Office軟件包之后，選擇“開始”|“程序”|“Microsoft Office”|“Microsoft Office”命令即可啟動(dòng)Access。2.

5、 關(guān)閉如果要關(guān)閉Access，可以選擇“文件”|“退出”命令或者使用Alt+F4鍵退出Access。無論何時(shí)退出Access，Access都將自動(dòng)保存對(duì)數(shù)據(jù)所作的更改。但是，如果上一次保存之后又更改了數(shù)據(jù)庫對(duì)象的設(shè)計(jì)，Microsoft Access將在關(guān)閉之前詢問是否保存這些更改。2.2 Access 2003的基本工作界面1. 菜單欄Access的每一個(gè)對(duì)象都具有固定的設(shè)計(jì)視圖，針對(duì)任意一個(gè)數(shù)據(jù)庫對(duì)象所進(jìn)行的設(shè)計(jì)操作都可以在該對(duì)象的設(shè)計(jì)視圖中完成。2. 工具欄如同菜單欄中的各項(xiàng)功能將隨著不同的視圖狀態(tài)而改變一樣，在不同視圖下，工具欄的組成選項(xiàng)也有所不同。工具欄中的各個(gè)按鈕根據(jù)選中對(duì)象的不同

6、，其使用狀態(tài)也不同。當(dāng)命令按鈕處于可用狀態(tài)時(shí)，便呈高亮顯示狀態(tài)；當(dāng)按鈕不可用時(shí)呈灰顯狀態(tài)。如果需要修改Access的功能選項(xiàng)值，可以選擇“工具”|“選項(xiàng)”命令，打開Access的“選項(xiàng)”對(duì)話框。如下圖所示選項(xiàng)對(duì)話框圖第3章 創(chuàng)建和使用數(shù)據(jù)庫3.1 Access數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)庫文件1. Access數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)在Access數(shù)據(jù)庫中，任何事物都可以稱之為對(duì)象，也就是說，Access數(shù)據(jù)庫由各種對(duì)象組成，包括表、查詢、窗體、報(bào)表、數(shù)據(jù)訪問頁、宏和模塊7種對(duì)象。其中，可以利用表對(duì)象存儲(chǔ)信息，利用查詢對(duì)象搜索信息，利用窗體查看信息，利用報(bào)表對(duì)象打印信息，利用頁對(duì)象顯示數(shù)據(jù)訪問頁信息，利用宏對(duì)象完成自動(dòng)

7、化工作，利用模塊實(shí)現(xiàn)復(fù)雜功能。2. Access數(shù)據(jù)庫文件由于Access數(shù)據(jù)庫與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫概念有所不同，它采用特有的全環(huán)繞數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)組成數(shù)據(jù)庫文件(.mdb文件)，因此，它可以一個(gè)單獨(dú)的.mdb文件存儲(chǔ)一個(gè)數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)中包含的所有對(duì)象?；贏ccess數(shù)據(jù)庫文件的這一特點(diǎn)，創(chuàng)建一個(gè)Access數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)的過程就是創(chuàng)建一個(gè)Access數(shù)據(jù)庫文件，并在其中設(shè)置和創(chuàng)建各種對(duì)象的過程。3.2創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫的方法1. 直接創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫1） 在Access中，用戶可以直接創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，操作方法如下。2） 啟動(dòng)Access，單擊“開始工作”頁面中的“新建文件”選項(xiàng)。3） 單擊頁面中的“空數(shù)

8、據(jù)庫”選項(xiàng)。4） 系統(tǒng)打開“文件新建數(shù)據(jù)庫”對(duì)話框,設(shè)置數(shù)據(jù)庫的保存位置，在“文件名”文本框5） 中為新建的數(shù)據(jù)庫命名。6） 單擊“創(chuàng)建”按鈕即可在Access中創(chuàng)建一個(gè)空數(shù)據(jù)庫。Access為用戶提供了十種可用的數(shù)據(jù)類型，如下表所示。Access數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)類型表文本類型數(shù)字和字符組合的數(shù)值備注類型涉及其他字段數(shù)據(jù)的可變大小的長文本數(shù)字類型如果希望按數(shù)值排序和進(jìn)行計(jì)算，應(yīng)該選擇數(shù)字類型貨幣類型存儲(chǔ)貨幣值，貨幣類型也可以進(jìn)行計(jì)算。自動(dòng)編號(hào)類型選擇此類型，access保證所有記錄中該字段的值的惟一性。日期/時(shí)間類型適用于要按照日期和時(shí)間進(jìn)行排序的字段“是/否”類型True or false，對(duì)于值

9、只有兩種可能性的字段最為適用。OLE對(duì)象類型將其他來源對(duì)象嵌入和鏈接到數(shù)據(jù)表中超鏈接類型將字段跳轉(zhuǎn)到其他位置和鏈接到互聯(lián)網(wǎng)上。查閱向?qū)ь愋蛣?chuàng)建一個(gè)限制在有效值列表中的字段。2. 從模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫從模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的一般步驟如下。1） 選擇“文件”|“新建”命令，打開“新建文件”頁面，單擊“模板”選項(xiàng)區(qū)中的“本機(jī)上的模版”命令。2） 打開“模板”對(duì)話框，當(dāng)前默認(rèn)顯示的是“常用”選項(xiàng)卡。3） 單擊“數(shù)據(jù)庫”選項(xiàng)卡。4） 從中選擇所需的模板，然后單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將打開“文件新建數(shù)據(jù)庫”對(duì)話框。5） 單擊“創(chuàng)建”按鈕，打開“數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂?duì)話框，根據(jù)向?qū)У奶崾具M(jìn)行設(shè)置，設(shè)置完成后，系統(tǒng)將根據(jù)設(shè)置生成

10、數(shù)據(jù)庫。3.3 數(shù)據(jù)庫操作1. 打開與關(guān)閉數(shù)據(jù)庫打開一個(gè)已經(jīng)存在的數(shù)據(jù)庫，一般操作步驟如下。1） 啟動(dòng)Access 2003，單擊數(shù)據(jù)庫工具欄中的“打開”按鈕（或在資源管理器中直接雙擊后綴名為mdb的數(shù)據(jù)庫文件）。打開“打開”對(duì)話框，選擇需要打開的數(shù)據(jù)庫，接著單擊“打開”按鈕旁的三角符號(hào)按鈕，彈出一個(gè)下拉菜單，從中選擇一種打開數(shù)據(jù)庫的方式打開數(shù)據(jù)庫。選擇一種打開數(shù)據(jù)庫的方式后，系統(tǒng)將彈出安全警告提示對(duì)話框，單擊“是”按鈕。系統(tǒng)接著再彈出一個(gè)安全警告對(duì)話框，告知用戶如果文件包含有意破壞計(jì)算機(jī)的代碼，文件可能會(huì)不安全。并詢問用戶是要打開文件還是取消打開文件操作。單擊“打開”按鈕即可打開數(shù)據(jù)庫。2）

11、 要關(guān)閉當(dāng)前的數(shù)據(jù)庫，可以直接單擊數(shù)據(jù)庫窗口的關(guān)閉按鈕，或者直接關(guān)閉Access應(yīng)用程序即可。2. 壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫Microsoft Access對(duì)數(shù)據(jù)庫的壓縮和修復(fù)放在一個(gè)進(jìn)程中處理，操作步驟如下.壓縮和修復(fù)當(dāng)前已打開或未打開的數(shù)據(jù)庫，可以選擇“工具”|“數(shù)據(jù)庫實(shí)用工具”|“壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫”命令來實(shí)現(xiàn)。每次關(guān)閉數(shù)據(jù)庫文件時(shí)自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行壓縮和修復(fù)，如果想要Microsoft Access自動(dòng)壓縮數(shù)據(jù)庫，可以通過選擇“工具”|“選項(xiàng)”命令，然后單擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡，在其中選中“關(guān)閉時(shí)壓縮”復(fù)選框來實(shí)現(xiàn)。在進(jìn)行壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫的過程中，可以通過按下Ctrl+Break鍵或ESC鍵來中止壓縮和修復(fù)

12、過程。3. 改進(jìn)數(shù)據(jù)庫性能根據(jù)計(jì)算機(jī)的配置和工作環(huán)境，可以使用“性能分析器”來改進(jìn)數(shù)據(jù)庫的性能，操作方法如下。打開要優(yōu)化的Access數(shù)據(jù)庫，選中需要分析性能的數(shù)據(jù)庫對(duì)象，然后選擇“工具”|“分析”|“性能”命令，系統(tǒng)在打開的“性能分析器”中列出3種分析結(jié)果，分別為推薦、建議和意見，Access可以執(zhí)行推薦和建議的優(yōu)化，但意見優(yōu)化必須由用戶來執(zhí)行。3.4 查看數(shù)據(jù)庫對(duì)象的相關(guān)性下面舉例來說明，查看“訂單1.mdb”數(shù)據(jù)庫的“我的客戶信息”數(shù)據(jù)表的相關(guān)性信息，按照如下步驟進(jìn)行操作。1） 右擊“我的客戶信息”數(shù)據(jù)表，從彈出的快捷菜單中選擇“對(duì)象相關(guān)性”命令。2） 系統(tǒng)將彈出一個(gè)提示對(duì)話框，詢問是否

13、啟用名稱自動(dòng)更正并繼續(xù)。單擊“確定”按鈕繼續(xù)。此時(shí)系統(tǒng)彈出 “對(duì)象相關(guān)性”窗口。由于此時(shí)的“從屬對(duì)象”處于選中狀態(tài)，因此所列的都是依賴于“我的客戶信息”數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)庫對(duì)象，也就是說，這些數(shù)據(jù)庫對(duì)象使用到“我的客戶信息”數(shù)據(jù)表。如果想查看“我的客戶信息”數(shù)據(jù)表依賴于哪些數(shù)據(jù)庫對(duì)象，可單擊“引用對(duì)象”單選按鈕。第4章 表4.1 表的結(jié)構(gòu)一個(gè)數(shù)據(jù)庫可以包含一個(gè)或多個(gè)表。表由行和列組成，每一行就是一條數(shù)據(jù)記錄，由若干列組成；每一列就是一個(gè)字段，對(duì)應(yīng)著一個(gè)列標(biāo)題。4.2 創(chuàng)建表1. 使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表的操作步驟如下.1） 在創(chuàng)建表之前，首先創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)庫或打開一個(gè)已有的數(shù)據(jù)庫。2） 在數(shù)據(jù)

14、庫窗口中，單擊“對(duì)象”列表中的“表”對(duì)象按鈕，接著單擊數(shù)據(jù)庫窗口的工具欄中的“新建”按鈕。3） 系統(tǒng)打開 “新建表”對(duì)話框，選擇列表中的“設(shè)計(jì)視圖”選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕。系統(tǒng)將打開表的設(shè)計(jì)視圖窗口，在“字段名稱”欄中輸入字段的名稱，在“數(shù)據(jù)類型”欄中選擇合適的字段類型，在“說明”欄中可以為字段輸入適當(dāng)?shù)拿枋鑫淖?，在“常?guī)”或“查詢”選項(xiàng)卡中設(shè)置字段的相關(guān)屬性，如下表所示。字段屬性表字段名稱數(shù)據(jù)類型說明學(xué)號(hào)文本姓名文本性別文本年齡文本所在系文本4） 為數(shù)據(jù)表定義字段后，接著為數(shù)據(jù)表設(shè)置關(guān)鍵字，選中需要作為關(guān)鍵字的字段，然后單擊工具欄中的“關(guān)鍵字”按鈕即可；如果沒有選中任何字段，系統(tǒng)自動(dòng)為該

15、數(shù)據(jù)表生成一個(gè)“編號(hào)”字段作為關(guān)鍵字，該字段的數(shù)據(jù)類型為“自動(dòng)編號(hào)”。創(chuàng)建數(shù)據(jù)表完成后，保存該數(shù)據(jù)表即可。2. 使用其它方法創(chuàng)建表1） 使用向?qū)?chuàng)建表2） 通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表 具體：通過單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口“表”頁面工具欄上的“新建”，打開“新建表”對(duì)話框，如下圖所示,然后按照表向?qū)崾炯纯蓜?chuàng)建。新建表界面圖4.3 添加數(shù)據(jù)與編輯數(shù)據(jù)1. 添加數(shù)據(jù)記錄在創(chuàng)建數(shù)據(jù)表之后，接下來的工作就是向數(shù)據(jù)表中添加數(shù)據(jù)記錄，一般的操作步驟如下。1） 選中需要添加數(shù)據(jù)記錄的數(shù)據(jù)表。2） 單擊數(shù)據(jù)庫窗口工具欄的“打開”按鈕，打開數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)視圖窗口。3） 在字段名稱下方的單元格中輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，該數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型與其

16、所在字段的數(shù)據(jù)類型必須相同，否則數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)不接受收入并彈出錯(cuò)誤提示對(duì)話框。如圖所示：Student表界面圖4） 添加完數(shù)據(jù)記錄后，直接關(guān)閉數(shù)據(jù)表即可，系統(tǒng)自動(dòng)將輸入的數(shù)據(jù)記錄保存到該數(shù)據(jù)表中。2. 查看與編輯數(shù)據(jù)記錄在Access中，對(duì)數(shù)據(jù)記錄的編輯操作主要包括查看記錄、修改記錄、插入新記錄和刪除記錄等。4.4 與數(shù)據(jù)表有關(guān)的操作1. 刪除表想要?jiǎng)h除一個(gè)數(shù)據(jù)表，首先選中需要?jiǎng)h除的表，然后按下Delete鍵即可；也可以在需要?jiǎng)h除的數(shù)據(jù)表上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令即可。2. 重命名表要對(duì)已有的數(shù)據(jù)表重新命名，可以執(zhí)行以下操作。1） 選中數(shù)據(jù)表，然后在該數(shù)據(jù)表上單擊鼠標(biāo)，

17、表的名稱將變成可編輯狀態(tài)，輸入新的名稱后按Enter鍵即可。2） 在數(shù)據(jù)表上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“重命名”命令，數(shù)據(jù)表的名稱將變成可編輯狀態(tài)，輸入新的名稱后按Enter鍵即可。3. 改變數(shù)據(jù)記錄的顯示方式Access提供了改變數(shù)據(jù)記錄顯示方式的命令。通過“格式”菜單，可以改變數(shù)據(jù)記錄的“字體”、“行寬”和“列高”等屬性。此外，“格式”菜單中還提供了一些數(shù)據(jù)庫特有的命令，例如“數(shù)據(jù)表”命令、“隱藏列”和“凍結(jié)列”命令等，這些命令均在數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)視圖中完成。4. 改變列的順序用戶可以在數(shù)據(jù)視圖中通過鼠標(biāo)操作改變字段的顯示順序。例如，要將學(xué)生表Student中的“學(xué)號(hào)”字段移到“姓名

18、”字段后時(shí)，可以將光標(biāo)移到“學(xué)號(hào)”字段標(biāo)題后，單擊鼠標(biāo)選中該列，然后在其上面按下鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)，出現(xiàn)一條豎直方向的分隔線，拖動(dòng)鼠標(biāo)，分隔線將隨著鼠標(biāo)移動(dòng)，這條分隔線表示當(dāng)前的列被移動(dòng)到的位置。將“學(xué)號(hào)”列拖到“姓名”列的后面后釋放鼠標(biāo)，此時(shí)“學(xué)號(hào)”列便移到了“姓名”列的右側(cè)5. 查找和替換數(shù)據(jù)在Access 2003中，可以通過“編輯”菜單下的“查找”和“替換”命令，查找或替換符合條件的指定內(nèi)容。4.5 數(shù)據(jù)的排序與篩選1. 簡單排序1） 基于一個(gè)字段的簡單排序打開需要進(jìn)行排序的表，將光標(biāo)置于需要排序的列的單元格中，然后單擊數(shù)據(jù)庫窗口工具欄中的“升序排序”按鈕或“降序排序”按鈕，即可對(duì)當(dāng)前列進(jìn)行升序或降序排序。2） 基于相鄰多個(gè)字段的簡單排序利用簡單排序特性也可以進(jìn)行多個(gè)字段的排序，需要注意的是，這些列必須相鄰，并且每個(gè)字段都要按照同樣的方式(升序或降序)進(jìn)行排序。2. 高級(jí)排序使用高級(jí)排序可以對(duì)多個(gè)不相鄰的字段采用不同的排序方式進(jìn)行排序。要使用高級(jí)排序，則需使用“記錄”|“篩選”|“高級(jí)篩選/排序”命令。3. 數(shù)據(jù)的篩選篩選是選擇查看記錄，并不是刪除記錄。篩選時(shí)用戶必須設(shè)定篩選條件，然后Access篩選并顯示符合條件的數(shù)據(jù)。篩選的過程實(shí)際是創(chuàng)建了一個(gè)數(shù)據(jù)的子集