初識數據庫和Access

1、第1章 初識數據庫和Access1.1 數據庫是什么在學習Access之前，我們先了解一下什么是“數據庫”。我們舉個例子來說明這個問題：每個人都有很多親戚和朋友，為了保持與他們的聯系，我們常常用一個筆記本將他們的姓名、地址、電話等信息都記錄下來，這樣要查誰的電話或地址就很方便了。這個“通訊錄”就是一個最簡單的“數據庫”，每個人的姓名、地址、電話等信息就是這個數據庫中的“數據”。實際上“數據庫”就是為了實現一定的目的按某種規(guī)則組織起來的“數據”的“集合”，在我們的生活中這樣的數據庫可是隨處可見的啊。1.2 數據庫系統(tǒng)的發(fā)展史20世紀50年代至60年代早期，磁帶被用于數據存儲，磁帶(和卡片)都只能

2、順序讀取。20世紀60年代末至20世紀70年代，硬盤可以直接對數據進行訪問。20世紀80年代，關系數據庫得到發(fā)展。20世紀90年代初，許多數據庫廠商推出了并行數據庫產品。20世紀90年代末至今，數據庫支持網絡接口，并且比以前有了更加廣泛的應用。1.3 數據庫管理系統(tǒng)(DBMS)DBMS的功能：數據庫定義功能；數據存取功能；數據庫運行管理功能；數據庫的建立和維護功能；數據通信功能。DBMS的組成：語言編譯處理程序；系統(tǒng)運行控制程序；系統(tǒng)建立、維護程序；數據字典。1.4 數據庫系統(tǒng)的組成1. 數據：數據是數據庫系統(tǒng)的工作對象，它們是某特定應用環(huán)境中進行管理和決策所必需的信息。2. 用戶：用戶是指存

3、儲、維護和檢索數據庫中數據的人員。數據庫系統(tǒng)中主要有3類用戶：終端用戶、應用程序員和數據庫管理員。3. 硬件：硬件是指存儲數據庫和運行數據庫管理系統(tǒng)DBMS的硬件資源。4. 軟件：軟件是指負責數據庫存取、維護和管理的軟件系統(tǒng)，通常叫做數據庫管理系統(tǒng)(DBMS)。1.5 Access的發(fā)展現狀Access是Office辦公套件中一個極為重要的組成部分。剛開始時微軟公司是將Access單獨作為一個產品進行銷售的，后來微軟發(fā)現如果將Access捆綁在OFFICE中一起發(fā)售，將帶來更加可觀的利潤，于是第一次將Access捆綁到OFFICE97中，成為OFFICE套件中的一個重要成員?，F在它已經成為Of

4、fice辦公套件中不可缺少的部件了。自從1992年開始銷售以來，Access 已經賣出了超過6000萬份，現在它已經成為世界上最流行的桌面數據庫管理系統(tǒng)。你也許要問，Access的功能這么強，那使用起來會不會很麻煩呢？這一點你可以放心，隨著版本的升級，Access的使用也變得越來越容易。過去很繁瑣的工作現在只需幾個很簡單的步驟就可以高質量地完成了。第2章 走進Access2.1 啟動和關閉Access的方法1. 啟動在安裝好Microsoft Office軟件包之后，選擇“開始”|“程序”|“Microsoft Office”|“Microsoft Office”命令即可啟動Access。2.

5、 關閉如果要關閉Access，可以選擇“文件”|“退出”命令或者使用Alt+F4鍵退出Access。無論何時退出Access，Access都將自動保存對數據所作的更改。但是，如果上一次保存之后又更改了數據庫對象的設計，Microsoft Access將在關閉之前詢問是否保存這些更改。2.2 Access 2003的基本工作界面1. 菜單欄Access的每一個對象都具有固定的設計視圖，針對任意一個數據庫對象所進行的設計操作都可以在該對象的設計視圖中完成。2. 工具欄如同菜單欄中的各項功能將隨著不同的視圖狀態(tài)而改變一樣，在不同視圖下，工具欄的組成選項也有所不同。工具欄中的各個按鈕根據選中對象的不同

6、，其使用狀態(tài)也不同。當命令按鈕處于可用狀態(tài)時，便呈高亮顯示狀態(tài)；當按鈕不可用時呈灰顯狀態(tài)。如果需要修改Access的功能選項值，可以選擇“工具”|“選項”命令，打開Access的“選項”對話框。如下圖所示選項對話框圖第3章 創(chuàng)建和使用數據庫3.1 Access數據庫結構與數據庫文件1. Access數據庫結構在Access數據庫中，任何事物都可以稱之為對象，也就是說，Access數據庫由各種對象組成，包括表、查詢、窗體、報表、數據訪問頁、宏和模塊7種對象。其中，可以利用表對象存儲信息，利用查詢對象搜索信息，利用窗體查看信息，利用報表對象打印信息，利用頁對象顯示數據訪問頁信息，利用宏對象完成自動

7、化工作，利用模塊實現復雜功能。2. Access數據庫文件由于Access數據庫與傳統(tǒng)的數據庫概念有所不同，它采用特有的全環(huán)繞數據庫文件結構組成數據庫文件(.mdb文件)，因此，它可以一個單獨的.mdb文件存儲一個數據庫應用系統(tǒng)中包含的所有對象。基于Access數據庫文件的這一特點，創(chuàng)建一個Access數據庫應用系統(tǒng)的過程就是創(chuàng)建一個Access數據庫文件，并在其中設置和創(chuàng)建各種對象的過程。3.2創(chuàng)建Access數據庫的方法1. 直接創(chuàng)建數據庫1） 在Access中，用戶可以直接創(chuàng)建數據庫，操作方法如下。2） 啟動Access，單擊“開始工作”頁面中的“新建文件”選項。3） 單擊頁面中的“空數

8、據庫”選項。4） 系統(tǒng)打開“文件新建數據庫”對話框,設置數據庫的保存位置，在“文件名”文本框5） 中為新建的數據庫命名。6） 單擊“創(chuàng)建”按鈕即可在Access中創(chuàng)建一個空數據庫。Access為用戶提供了十種可用的數據類型，如下表所示。Access數據庫數據類型表文本類型數字和字符組合的數值備注類型涉及其他字段數據的可變大小的長文本數字類型如果希望按數值排序和進行計算，應該選擇數字類型貨幣類型存儲貨幣值，貨幣類型也可以進行計算。自動編號類型選擇此類型，access保證所有記錄中該字段的值的惟一性。日期/時間類型適用于要按照日期和時間進行排序的字段“是/否”類型True or false，對于值

9、只有兩種可能性的字段最為適用。OLE對象類型將其他來源對象嵌入和鏈接到數據表中超鏈接類型將字段跳轉到其他位置和鏈接到互聯網上。查閱向導類型創(chuàng)建一個限制在有效值列表中的字段。2. 從模板創(chuàng)建數據庫從模板創(chuàng)建數據庫的一般步驟如下。1） 選擇“文件”|“新建”命令，打開“新建文件”頁面，單擊“模板”選項區(qū)中的“本機上的模版”命令。2） 打開“模板”對話框，當前默認顯示的是“常用”選項卡。3） 單擊“數據庫”選項卡。4） 從中選擇所需的模板，然后單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將打開“文件新建數據庫”對話框。5） 單擊“創(chuàng)建”按鈕，打開“數據庫向導”對話框，根據向導的提示進行設置，設置完成后，系統(tǒng)將根據設置生成

10、數據庫。3.3 數據庫操作1. 打開與關閉數據庫打開一個已經存在的數據庫，一般操作步驟如下。1） 啟動Access 2003，單擊數據庫工具欄中的“打開”按鈕（或在資源管理器中直接雙擊后綴名為mdb的數據庫文件）。打開“打開”對話框，選擇需要打開的數據庫，接著單擊“打開”按鈕旁的三角符號按鈕，彈出一個下拉菜單，從中選擇一種打開數據庫的方式打開數據庫。選擇一種打開數據庫的方式后，系統(tǒng)將彈出安全警告提示對話框，單擊“是”按鈕。系統(tǒng)接著再彈出一個安全警告對話框，告知用戶如果文件包含有意破壞計算機的代碼，文件可能會不安全。并詢問用戶是要打開文件還是取消打開文件操作。單擊“打開”按鈕即可打開數據庫。2）

11、 要關閉當前的數據庫，可以直接單擊數據庫窗口的關閉按鈕，或者直接關閉Access應用程序即可。2. 壓縮和修復數據庫Microsoft Access對數據庫的壓縮和修復放在一個進程中處理，操作步驟如下.壓縮和修復當前已打開或未打開的數據庫，可以選擇“工具”|“數據庫實用工具”|“壓縮和修復數據庫”命令來實現。每次關閉數據庫文件時自動對其進行壓縮和修復，如果想要Microsoft Access自動壓縮數據庫，可以通過選擇“工具”|“選項”命令，然后單擊“常規(guī)”選項卡，在其中選中“關閉時壓縮”復選框來實現。在進行壓縮和修復數據庫的過程中，可以通過按下Ctrl+Break鍵或ESC鍵來中止壓縮和修復

12、過程。3. 改進數據庫性能根據計算機的配置和工作環(huán)境，可以使用“性能分析器”來改進數據庫的性能，操作方法如下。打開要優(yōu)化的Access數據庫，選中需要分析性能的數據庫對象，然后選擇“工具”|“分析”|“性能”命令，系統(tǒng)在打開的“性能分析器”中列出3種分析結果，分別為推薦、建議和意見，Access可以執(zhí)行推薦和建議的優(yōu)化，但意見優(yōu)化必須由用戶來執(zhí)行。3.4 查看數據庫對象的相關性下面舉例來說明，查看“訂單1.mdb”數據庫的“我的客戶信息”數據表的相關性信息，按照如下步驟進行操作。1） 右擊“我的客戶信息”數據表，從彈出的快捷菜單中選擇“對象相關性”命令。2） 系統(tǒng)將彈出一個提示對話框，詢問是否

13、啟用名稱自動更正并繼續(xù)。單擊“確定”按鈕繼續(xù)。此時系統(tǒng)彈出 “對象相關性”窗口。由于此時的“從屬對象”處于選中狀態(tài)，因此所列的都是依賴于“我的客戶信息”數據表的數據庫對象，也就是說，這些數據庫對象使用到“我的客戶信息”數據表。如果想查看“我的客戶信息”數據表依賴于哪些數據庫對象，可單擊“引用對象”單選按鈕。第4章 表4.1 表的結構一個數據庫可以包含一個或多個表。表由行和列組成，每一行就是一條數據記錄，由若干列組成；每一列就是一個字段，對應著一個列標題。4.2 創(chuàng)建表1. 使用設計器創(chuàng)建表使用設計器創(chuàng)建表的操作步驟如下.1） 在創(chuàng)建表之前，首先創(chuàng)建一個數據庫或打開一個已有的數據庫。2） 在數據

14、庫窗口中，單擊“對象”列表中的“表”對象按鈕，接著單擊數據庫窗口的工具欄中的“新建”按鈕。3） 系統(tǒng)打開 “新建表”對話框，選擇列表中的“設計視圖”選項，然后單擊“確定”按鈕。系統(tǒng)將打開表的設計視圖窗口，在“字段名稱”欄中輸入字段的名稱，在“數據類型”欄中選擇合適的字段類型，在“說明”欄中可以為字段輸入適當的描述文字，在“常規(guī)”或“查詢”選項卡中設置字段的相關屬性，如下表所示。字段屬性表字段名稱數據類型說明學號文本姓名文本性別文本年齡文本所在系文本4） 為數據表定義字段后，接著為數據表設置關鍵字，選中需要作為關鍵字的字段，然后單擊工具欄中的“關鍵字”按鈕即可；如果沒有選中任何字段，系統(tǒng)自動為該

15、數據表生成一個“編號”字段作為關鍵字，該字段的數據類型為“自動編號”。創(chuàng)建數據表完成后，保存該數據表即可。2. 使用其它方法創(chuàng)建表1） 使用向導創(chuàng)建表2） 通過輸入數據創(chuàng)建表 具體：通過單擊“數據庫”窗口“表”頁面工具欄上的“新建”，打開“新建表”對話框，如下圖所示,然后按照表向導提示即可創(chuàng)建。新建表界面圖4.3 添加數據與編輯數據1. 添加數據記錄在創(chuàng)建數據表之后，接下來的工作就是向數據表中添加數據記錄，一般的操作步驟如下。1） 選中需要添加數據記錄的數據表。2） 單擊數據庫窗口工具欄的“打開”按鈕，打開數據表的數據視圖窗口。3） 在字段名稱下方的單元格中輸入相應的數據，該數據的數據類型與其

16、所在字段的數據類型必須相同，否則數據庫管理系統(tǒng)不接受收入并彈出錯誤提示對話框。如圖所示：Student表界面圖4） 添加完數據記錄后，直接關閉數據表即可，系統(tǒng)自動將輸入的數據記錄保存到該數據表中。2. 查看與編輯數據記錄在Access中，對數據記錄的編輯操作主要包括查看記錄、修改記錄、插入新記錄和刪除記錄等。4.4 與數據表有關的操作1. 刪除表想要刪除一個數據表，首先選中需要刪除的表，然后按下Delete鍵即可；也可以在需要刪除的數據表上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令即可。2. 重命名表要對已有的數據表重新命名，可以執(zhí)行以下操作。1） 選中數據表，然后在該數據表上單擊鼠標，

17、表的名稱將變成可編輯狀態(tài)，輸入新的名稱后按Enter鍵即可。2） 在數據表上單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“重命名”命令，數據表的名稱將變成可編輯狀態(tài)，輸入新的名稱后按Enter鍵即可。3. 改變數據記錄的顯示方式Access提供了改變數據記錄顯示方式的命令。通過“格式”菜單，可以改變數據記錄的“字體”、“行寬”和“列高”等屬性。此外，“格式”菜單中還提供了一些數據庫特有的命令，例如“數據表”命令、“隱藏列”和“凍結列”命令等，這些命令均在數據表的數據視圖中完成。4. 改變列的順序用戶可以在數據視圖中通過鼠標操作改變字段的顯示順序。例如，要將學生表Student中的“學號”字段移到“姓名

18、”字段后時，可以將光標移到“學號”字段標題后，單擊鼠標選中該列，然后在其上面按下鼠標左鍵并拖動，出現一條豎直方向的分隔線，拖動鼠標，分隔線將隨著鼠標移動，這條分隔線表示當前的列被移動到的位置。將“學號”列拖到“姓名”列的后面后釋放鼠標，此時“學號”列便移到了“姓名”列的右側5. 查找和替換數據在Access 2003中，可以通過“編輯”菜單下的“查找”和“替換”命令，查找或替換符合條件的指定內容。4.5 數據的排序與篩選1. 簡單排序1） 基于一個字段的簡單排序打開需要進行排序的表，將光標置于需要排序的列的單元格中，然后單擊數據庫窗口工具欄中的“升序排序”按鈕或“降序排序”按鈕，即可對當前列進行升序或降序排序。2） 基于相鄰多個字段的簡單排序利用簡單排序特性也可以進行多個字段的排序，需要注意的是，這些列必須相鄰，并且每個字段都要按照同樣的方式(升序或降序)進行排序。2. 高級排序使用高級排序可以對多個不相鄰的字段采用不同的排序方式進行排序。要使用高級排序，則需使用“記錄”|“篩選”|“高級篩選/排序”命令。3. 數據的篩選篩選是選擇查看記錄，并不是刪除記錄。篩選時用戶必須設定篩選條件，然后Access篩選并顯示符合條件的數據。篩選的過程實際是創(chuàng)建了一個數據的子集