[公檢法司]加快公安交警紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

1、公檢法司加快公安交警紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)建議 加快公安交警紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)建議 隨著信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，為適應(yīng)公安檔案工作的新要求，客 觀上要求公安檔案管理模式發(fā)生重大轉(zhuǎn)變， 即紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化。數(shù)字化能 夠使檔案信息資源準(zhǔn)確、快捷地服務(wù)于公安各項(xiàng)工作當(dāng)中。 為開(kāi)展這項(xiàng)工作，近來(lái)，XX省公安廳根據(jù)中辦、國(guó)辦，正在擬定。 一、公安交警信息化建設(shè)情況 近幾年來(lái)，省廳檔案部門堅(jiān)持不懈地狠抓全省檔案工作規(guī)范化管理登記專 業(yè)評(píng)估，有力地促進(jìn)了公安執(zhí)法規(guī)范化建設(shè)。 在向科技要警力和效率的今天，如何在檔案“規(guī)范化”的基礎(chǔ)上進(jìn)一步做 好“信息化”建設(shè)使之更好地服務(wù)于公安工作？以 XX

2、省吉安市公安交警部門為 例，四年來(lái)，全市交警系統(tǒng)十五個(gè)單位（含市公安交警支隊(duì)），除新干縣交警大 隊(duì)因新建單位用房未達(dá)省一級(jí)檔案管理水平外，其余都達(dá)到了省一級(jí)檔案管理水 平。在紙質(zhì)檔案信息化方面，市交警支隊(duì)于 2013年率先達(dá)到了省特級(jí)水平，為 全市交警系統(tǒng)檔案信息化樹(shù)立了排頭兵的作用；20XX年在支隊(duì)的大力指導(dǎo)下和 永新縣交警大隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)高度重視下， 永新縣交警大隊(duì)于 20XX年1月29日 被省 廳評(píng)為檔案管理省特級(jí)水平。 二、信息化建設(shè)中遇到的一些問(wèn)題 去年年底，筆者代表支隊(duì)指導(dǎo)永新縣交警大隊(duì)檔案信息化工作，在紙質(zhì)檔 案數(shù)字化過(guò)程中遇到一些問(wèn)題，結(jié)合三年來(lái)信息化工作實(shí)際經(jīng)驗(yàn)指出來(lái)， 起到以 小放

3、大的目地和其他兄弟單位借鑒作用。 （一）當(dāng)前使用的公安檔案信息管理系統(tǒng)有待進(jìn)一步完善。去年底，省廳 將該系統(tǒng)做了進(jìn)一步改進(jìn)，但基層單位在實(shí)際使用和操作時(shí)仍存在如下一些情況。 主要表現(xiàn)在： 1、目錄（條目）數(shù)據(jù)存在導(dǎo)入省廳檔案查詢系統(tǒng)耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)的問(wèn)題。例如： XX交警大隊(duì)在裸機(jī)上完成了歷年文書(shū)、專業(yè)檔案的信息化工作，將條目數(shù)據(jù)導(dǎo) 入省廳檔案查詢系統(tǒng)過(guò)程中，只能將數(shù)量巨大的數(shù)據(jù)幾條幾條的導(dǎo)入，費(fèi)時(shí)費(fèi)力， 而且導(dǎo)入的數(shù)據(jù)在省廳檔案查詢系統(tǒng)內(nèi)反映不出來(lái)。省廳檔案評(píng)審小組蒞臨永新 交警大隊(duì)檢查時(shí)，只得在裸機(jī)上統(tǒng)計(jì)信息化率，最終確定檔案信息化符合標(biāo)準(zhǔn)， 認(rèn)定永新交警大隊(duì)達(dá)到省特級(jí)水平。 2、分機(jī)錄入的條目數(shù)

4、據(jù)無(wú)法合并。為了加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)度和工作效 率，基層單位一般情況下會(huì)使用兩臺(tái)以上電腦， 對(duì)各門類紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加 工，比如一臺(tái)電腦專門錄文書(shū)檔案，另一臺(tái)電腦專門錄專業(yè)檔案。由于系統(tǒng)沒(méi)有 開(kāi)發(fā)合并的程序，致使兩邊的信息化數(shù)據(jù)無(wú)法合并一起。 兩臺(tái)電腦以后必須同時(shí) 分別使用，不利于以后的日常管理和保密。 3、另外，還有查詢、統(tǒng)計(jì)、增刪改功能、設(shè)定的項(xiàng)目不切合基層要求及遇 到補(bǔ)錯(cuò)無(wú)法繼續(xù)添加等問(wèn)題。 （二）公安檔案管理依據(jù)的不統(tǒng)一影響規(guī)范化，進(jìn)而影響信息化進(jìn)程。 大家知道，只有在檔案規(guī)范化的基礎(chǔ)上才可以進(jìn)行信息化建設(shè)；不符合一 定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)是不可以進(jìn)行數(shù)字化處理的。 省交警總隊(duì)下發(fā)的（

5、內(nèi)部使用，2011年4月）和省廳下發(fā)的（內(nèi)部資料， 2012年6月）是指導(dǎo)基層交警檔案規(guī)范化的主要依據(jù)；近日省廳下發(fā)的（贛公 指字20XX 17號(hào)）文件是今后指導(dǎo)信息化建設(shè)的依據(jù)；20XX年8月20日， 公安部辦公廳印發(fā)的的文件是今后指導(dǎo)刑事案件規(guī)范化的重要依據(jù)。道路交通事 故刑事案件原來(lái)都是按照“講義”進(jìn)行歸檔整理。 由于公安法制部門與檔案部門 在指導(dǎo)下級(jí)公安業(yè)務(wù)方面發(fā)生了不一致的情況，“講義”與“20XX版刑事案卷 立卷規(guī)范”在案卷種類、名稱、排列順序等方面存在一些差異。 （三）檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高，不能勝任公安檔案信息化要求。 公安交警部門檔案在單位中一直處于冷門境地，至少目前并

6、無(wú)多大改觀。單位主 要領(lǐng)導(dǎo)如果重視（或一時(shí)重視）就推動(dòng)起來(lái)，否則，檔案工作便處于停滯狀態(tài)，未 形成長(zhǎng)效管理機(jī)制，越到下級(jí)情況越嚴(yán)重。 1.部分單位的主要領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作， 認(rèn)為檔案工作是抄抄寫(xiě)寫(xiě)，思維 仍然停留在信息化之前的手工操作水平。 2從事檔案工作的人員成份基本上為單位的臨時(shí)工、 退休的民警或者職工。 往往是，聘請(qǐng)一兩名臨時(shí)工在檔案室打短工，一一負(fù)責(zé)檔案歸檔和檔案信息化工 作，這是目前公安交警部門普遍存在的現(xiàn)象， 主要目的是應(yīng)付上級(jí)檢查。一一完 成了任務(wù)有些單位便予以解聘。 3. 部分單位將公安交警檔案業(yè)務(wù)外包出去，檔案信息化工作也由外單位的 人員去做，即沒(méi)有培養(yǎng)本單位的專業(yè)技術(shù)人才，

7、在未加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié) 的安全保密管理機(jī)制下，容易導(dǎo)致檔案泄密出去。外包公司工作人員不熟悉公安 交警業(yè)務(wù)的情況，不能保證信息化質(zhì)量。檔案整理的規(guī)范化和信息化是一項(xiàng)延續(xù) 性很強(qiáng)的工作，不培養(yǎng)自己人才的后果是以后年年要花費(fèi)經(jīng)費(fèi)去請(qǐng)外包公司。 4. 本單位電腦技術(shù)人才普遍缺乏，制約了信息化水平的提高，諸如安裝安 全插件、驅(qū)動(dòng)程序、連接掃描儀，數(shù)據(jù)備份防止遺失等，臨時(shí)遇到電腦出現(xiàn)問(wèn)題， 工作人員不能自行解決，要請(qǐng)外面的電腦工作人員前來(lái)幫忙解決。 今年3月份，省廳對(duì)全省公安檔案工作有關(guān)情況進(jìn)行了一次調(diào)查摸底，為 啟動(dòng)全省公安機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)與應(yīng)用三年規(guī)劃做準(zhǔn)備工作。公安檔案紙質(zhì)數(shù) 據(jù)化工作是新形

8、勢(shì)下適應(yīng)公安各條戰(zhàn)線的必然要求和必經(jīng)程序。在省廳檔案部門 的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，筆者從事了吉安市公安局交警支隊(duì)和指導(dǎo)了永新縣交警大隊(duì)的檔 案信息化工作，結(jié)合遇到的實(shí)際情況提出以下幾點(diǎn)建議和對(duì)策，僅供參考： 一是省廳檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)和操作應(yīng)當(dāng)征詢并考慮基層單位實(shí)際使用情 況，從方便、實(shí)用的角度出發(fā)提高工作效率，切實(shí)解決諸如導(dǎo)出數(shù)據(jù)慢，增補(bǔ)刪 除功能、錄入數(shù)據(jù)不方便等問(wèn)題。 二是公安刑事案件（當(dāng)然含道路交通事故中的刑事案件）基層辦案單位在 辦案實(shí)體方面 即流程上 應(yīng)當(dāng)由法制部門具體指導(dǎo)；在案卷立卷歸檔方面 即形式上應(yīng)當(dāng)由檔案部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)。兩者分工合作，相互溝通、相互促 進(jìn)。在公安檔案管理規(guī)范化和信息化方

9、面應(yīng)當(dāng)以上級(jí)對(duì)口的檔案管理部門指導(dǎo)為 準(zhǔn)。 三是加強(qiáng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，從人力、物力和財(cái)力方 面切實(shí)保障檔案信息化建設(shè)。 四是建立公安檔案管理機(jī)構(gòu)，各級(jí)單位應(yīng)當(dāng)內(nèi)設(shè)檔案科（股），配備固定人 員至少是正式職工長(zhǎng)期從事檔案管理工作。 五是加強(qiáng)檔案人才的培養(yǎng)和建設(shè)，今后要招錄一定數(shù)量的檔案和計(jì)算機(jī)專 業(yè)知識(shí)的公安民警充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。 六是杜絕檔案整理和信息化工作外包現(xiàn)象，堅(jiān)持依靠本單位的檔案工作人 員完成；上級(jí)檔案業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)培訓(xùn)力度， 或者安排檔案專業(yè)人員下基層進(jìn) 行技術(shù)指導(dǎo)。 七是在紙質(zhì)檔案信息化各個(gè)環(huán)節(jié)的過(guò)程中，基層檔案工作人員必須嚴(yán)格按 照規(guī)定的流程操作，做好安全保密工

10、作，防止泄密；充分認(rèn)識(shí)做好數(shù)據(jù)備份工作 的重要性，為防止數(shù)據(jù)遺失帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)損失。 三、今后公安交警檔案信息化的工作思路 各級(jí)公安交警部門必須堅(jiān)決貫徹執(zhí)行省廳關(guān)于加快全省公安檔案信息化建 設(shè)步伐。各基層單位應(yīng)當(dāng)對(duì)照自己當(dāng)前的檔案管理水平， 采取側(cè)重點(diǎn)不同的措施， 各自按照如下三種情況進(jìn)行公安交警檔案信息化建設(shè)： 1對(duì)于已經(jīng)達(dá)到省特級(jí)檔案管理水平（即完成了信息化）的單位。如：市 公安局交警支隊(duì)和永新交警大隊(duì)，應(yīng)當(dāng)繼續(xù)維護(hù)好檔案信息化水平。同時(shí)，對(duì)照 新舊XX省公安檔案管理系統(tǒng)，在確?，F(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)不遺失的前提下做好數(shù)據(jù)的 倒換、調(diào)整和備份工作，使之符合（贛公指字20XX 17號(hào)）的要求； 2對(duì)于達(dá)到省一級(jí)檔案管理水平（即完成了規(guī)范化，未實(shí)行信息化）的單 位。應(yīng)當(dāng)制定檔案信息化與應(yīng)用規(guī)劃方案，及時(shí)組織人力、物力，按照新標(biāo)準(zhǔn)將 入庫(kù)的紙質(zhì)檔案案卷進(jìn)行拆線，數(shù)字化處理。年底申報(bào)省特級(jí)檔案管理單位。 3.對(duì)于檔案管理還未完成規(guī)范化的單位。 單位主官應(yīng)當(dāng)高度重視起來(lái)，調(diào) 動(dòng)單位一切積極因素，堅(jiān)持自己做，不外包他人，從人力、物力和財(cái)力上切實(shí)保 障檔案管理水