[公檢法司]加快公安交警紙質檔案數字化建設的幾點建議

1、公檢法司加快公安交警紙質檔案數字化建設的幾點建議 加快公安交警紙質檔案數字化建設的幾點建議 隨著信息技術及信息產業(yè)的高速發(fā)展，為適應公安檔案工作的新要求，客 觀上要求公安檔案管理模式發(fā)生重大轉變， 即紙質檔案信息的數字化。數字化能 夠使檔案信息資源準確、快捷地服務于公安各項工作當中。 為開展這項工作，近來，XX省公安廳根據中辦、國辦，正在擬定。 一、公安交警信息化建設情況 近幾年來，省廳檔案部門堅持不懈地狠抓全省檔案工作規(guī)范化管理登記專 業(yè)評估，有力地促進了公安執(zhí)法規(guī)范化建設。 在向科技要警力和效率的今天，如何在檔案“規(guī)范化”的基礎上進一步做 好“信息化”建設使之更好地服務于公安工作？以 XX

2、省吉安市公安交警部門為 例，四年來，全市交警系統十五個單位（含市公安交警支隊），除新干縣交警大 隊因新建單位用房未達省一級檔案管理水平外，其余都達到了省一級檔案管理水 平。在紙質檔案信息化方面，市交警支隊于 2013年率先達到了省特級水平，為 全市交警系統檔案信息化樹立了排頭兵的作用；20XX年在支隊的大力指導下和 永新縣交警大隊領導高度重視下， 永新縣交警大隊于 20XX年1月29日 被省 廳評為檔案管理省特級水平。 二、信息化建設中遇到的一些問題 去年年底，筆者代表支隊指導永新縣交警大隊檔案信息化工作，在紙質檔 案數字化過程中遇到一些問題，結合三年來信息化工作實際經驗指出來， 起到以 小放

3、大的目地和其他兄弟單位借鑒作用。 （一）當前使用的公安檔案信息管理系統有待進一步完善。去年底，省廳 將該系統做了進一步改進，但基層單位在實際使用和操作時仍存在如下一些情況。 主要表現在： 1、目錄（條目）數據存在導入省廳檔案查詢系統耗時過長的問題。例如： XX交警大隊在裸機上完成了歷年文書、專業(yè)檔案的信息化工作，將條目數據導 入省廳檔案查詢系統過程中，只能將數量巨大的數據幾條幾條的導入，費時費力， 而且導入的數據在省廳檔案查詢系統內反映不出來。省廳檔案評審小組蒞臨永新 交警大隊檢查時，只得在裸機上統計信息化率，最終確定檔案信息化符合標準， 認定永新交警大隊達到省特級水平。 2、分機錄入的條目數

4、據無法合并。為了加快紙質檔案數字化進度和工作效 率，基層單位一般情況下會使用兩臺以上電腦， 對各門類紙質檔案進行數字化加 工，比如一臺電腦專門錄文書檔案，另一臺電腦專門錄專業(yè)檔案。由于系統沒有 開發(fā)合并的程序，致使兩邊的信息化數據無法合并一起。 兩臺電腦以后必須同時 分別使用，不利于以后的日常管理和保密。 3、另外，還有查詢、統計、增刪改功能、設定的項目不切合基層要求及遇 到補錯無法繼續(xù)添加等問題。 （二）公安檔案管理依據的不統一影響規(guī)范化，進而影響信息化進程。 大家知道，只有在檔案規(guī)范化的基礎上才可以進行信息化建設；不符合一 定要求的紙質檔案文獻是不可以進行數字化處理的。 省交警總隊下發(fā)的（

5、內部使用，2011年4月）和省廳下發(fā)的（內部資料， 2012年6月）是指導基層交警檔案規(guī)范化的主要依據；近日省廳下發(fā)的（贛公 指字20XX 17號）文件是今后指導信息化建設的依據；20XX年8月20日， 公安部辦公廳印發(fā)的的文件是今后指導刑事案件規(guī)范化的重要依據。道路交通事 故刑事案件原來都是按照“講義”進行歸檔整理。 由于公安法制部門與檔案部門 在指導下級公安業(yè)務方面發(fā)生了不一致的情況，“講義”與“20XX版刑事案卷 立卷規(guī)范”在案卷種類、名稱、排列順序等方面存在一些差異。 （三）檔案工作人員業(yè)務素質普遍不高，不能勝任公安檔案信息化要求。 公安交警部門檔案在單位中一直處于冷門境地，至少目前并

6、無多大改觀。單位主 要領導如果重視（或一時重視）就推動起來，否則，檔案工作便處于停滯狀態(tài)，未 形成長效管理機制，越到下級情況越嚴重。 1.部分單位的主要領導不重視檔案工作， 認為檔案工作是抄抄寫寫，思維 仍然停留在信息化之前的手工操作水平。 2從事檔案工作的人員成份基本上為單位的臨時工、 退休的民警或者職工。 往往是，聘請一兩名臨時工在檔案室打短工，一一負責檔案歸檔和檔案信息化工 作，這是目前公安交警部門普遍存在的現象， 主要目的是應付上級檢查。一一完 成了任務有些單位便予以解聘。 3. 部分單位將公安交警檔案業(yè)務外包出去，檔案信息化工作也由外單位的 人員去做，即沒有培養(yǎng)本單位的專業(yè)技術人才，

7、在未加強紙質檔案數字化各環(huán)節(jié) 的安全保密管理機制下，容易導致檔案泄密出去。外包公司工作人員不熟悉公安 交警業(yè)務的情況，不能保證信息化質量。檔案整理的規(guī)范化和信息化是一項延續(xù) 性很強的工作，不培養(yǎng)自己人才的后果是以后年年要花費經費去請外包公司。 4. 本單位電腦技術人才普遍缺乏，制約了信息化水平的提高，諸如安裝安 全插件、驅動程序、連接掃描儀，數據備份防止遺失等，臨時遇到電腦出現問題， 工作人員不能自行解決，要請外面的電腦工作人員前來幫忙解決。 今年3月份，省廳對全省公安檔案工作有關情況進行了一次調查摸底，為 啟動全省公安機關檔案信息化建設與應用三年規(guī)劃做準備工作。公安檔案紙質數 據化工作是新形

8、勢下適應公安各條戰(zhàn)線的必然要求和必經程序。在省廳檔案部門 的業(yè)務指導下，筆者從事了吉安市公安局交警支隊和指導了永新縣交警大隊的檔 案信息化工作，結合遇到的實際情況提出以下幾點建議和對策，僅供參考： 一是省廳檔案管理系統的研發(fā)和操作應當征詢并考慮基層單位實際使用情 況，從方便、實用的角度出發(fā)提高工作效率，切實解決諸如導出數據慢，增補刪 除功能、錄入數據不方便等問題。 二是公安刑事案件（當然含道路交通事故中的刑事案件）基層辦案單位在 辦案實體方面 即流程上 應當由法制部門具體指導；在案卷立卷歸檔方面 即形式上應當由檔案部門負責指導。兩者分工合作，相互溝通、相互促 進。在公安檔案管理規(guī)范化和信息化方

9、面應當以上級對口的檔案管理部門指導為 準。 三是加強單位主要領導對檔案工作重要性的認識，從人力、物力和財力方 面切實保障檔案信息化建設。 四是建立公安檔案管理機構，各級單位應當內設檔案科（股），配備固定人 員至少是正式職工長期從事檔案管理工作。 五是加強檔案人才的培養(yǎng)和建設，今后要招錄一定數量的檔案和計算機專 業(yè)知識的公安民警充實檔案管理隊伍。 六是杜絕檔案整理和信息化工作外包現象，堅持依靠本單位的檔案工作人 員完成；上級檔案業(yè)務部門應當加強培訓力度， 或者安排檔案專業(yè)人員下基層進 行技術指導。 七是在紙質檔案信息化各個環(huán)節(jié)的過程中，基層檔案工作人員必須嚴格按 照規(guī)定的流程操作，做好安全保密工

10、作，防止泄密；充分認識做好數據備份工作 的重要性，為防止數據遺失帶來的風險損失。 三、今后公安交警檔案信息化的工作思路 各級公安交警部門必須堅決貫徹執(zhí)行省廳關于加快全省公安檔案信息化建 設步伐。各基層單位應當對照自己當前的檔案管理水平， 采取側重點不同的措施， 各自按照如下三種情況進行公安交警檔案信息化建設： 1對于已經達到省特級檔案管理水平（即完成了信息化）的單位。如：市 公安局交警支隊和永新交警大隊，應當繼續(xù)維護好檔案信息化水平。同時，對照 新舊XX省公安檔案管理系統，在確?，F有檔案數據不遺失的前提下做好數據的 倒換、調整和備份工作，使之符合（贛公指字20XX 17號）的要求； 2對于達到省一級檔案管理水平（即完成了規(guī)范化，未實行信息化）的單 位。應當制定檔案信息化與應用規(guī)劃方案，及時組織人力、物力，按照新標準將 入庫的紙質檔案案卷進行拆線，數字化處理。年底申報省特級檔案管理單位。 3.對于檔案管理還未完成規(guī)范化的單位。 單位主官應當高度重視起來，調 動單位一切積極因素，堅持自己做，不外包他人，從人力、物力和財力上切實保 障檔案管理水