初稿公司會議管理制度

1、會議管理制度1、目 的：為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本制度。2、適用范圍：本制度適用于寧夏西蒙機(jī)電設(shè)備有限公司總部會議管理。3、管理權(quán)責(zé):3.1行政部負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。3.2會議提擬人或主辦部門（含各中心/部門）負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。3.3會議的審批權(quán)限詳見“ 5.1會議提擬與審批”。4、會議分類:會議名稱主題/特點(diǎn)類別主持人參加人1例會（含早會）固定時(shí)間、固定匯報(bào)順序，盡量解決即席提出的問題公司例會主辦中心/部門負(fù)責(zé)人部門/中心或公司全體人員2動員會發(fā)言固定，沒有討論順序公司臨時(shí)行政會議主辦中心/部門負(fù)責(zé)人會議

2、提擬人提擬3研討會對某一問題或問題切 磋、探討，不定有 結(jié)果公司臨時(shí)行政會議中心/部門負(fù)責(zé)人會議提擬人提擬4鑒定/評審對某事物的價(jià)值、性能，質(zhì)量鑒別，必須有結(jié)論公司臨時(shí)行政會議集團(tuán)總經(jīng)理或其指疋會議提擬人提擬5專題會為某一專題而開，必公司臨時(shí)行政會提擬人指定會議提擬人提擬須有結(jié)論議6評比會一般在年底或某一重要活動結(jié)束后召開公司例會人力資源中心總監(jiān)會議提擬人提擬7總結(jié)會總結(jié)前一段工作，研究、部署下階段工作公司例會中心/部門負(fù)責(zé)人會議提擬人提擬8匯報(bào)會下級向上級或有關(guān)人員匯報(bào)工作情況公司臨時(shí)行政會議會議提擬人指定會議提擬人提擬9調(diào)度會任務(wù)安排，人員派遣，設(shè)備物資情況的調(diào)動公司臨時(shí)行政會議會議提擬人

3、指定會議提擬人提擬10部門例會各中心/部門固定匯報(bào)程序部門會議中心/部門負(fù)責(zé)人自定5、管理內(nèi)容：5.1會議提擬與審批。5.1.1公司月度例會無須提擬和審批。5.1.2公司臨時(shí)行政會議、公司年度例會由集團(tuán)總經(jīng)理直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人提擬、 集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.1.3部門會議由各部門自行安排，但會議時(shí)間、參加人等，不得與公司會議沖突。其中，中心/部門會議屬非例會性質(zhì)且需另行核給專項(xiàng)費(fèi)用的，應(yīng)向上一級主管部門報(bào)批同意；屬例會性質(zhì)的，由本中心另行提擬方 案呈報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。5.2會議計(jì)劃與統(tǒng)籌。5.2.1每月28日前，行政部應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計(jì)劃召開的臨時(shí)行政會議，統(tǒng)一報(bào)

4、集團(tuán)總經(jīng)理審批后， 匯同公司月例會編制月度會議計(jì)劃 ，于月底前發(fā)放至各部門負(fù)責(zé)人。5.2.2 凡行政部已列入計(jì)劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時(shí)行政會議時(shí)，會議召集部門應(yīng) 提前 2 天完成會議提擬和報(bào)批手續(xù)，并報(bào)請行政部調(diào)整會議計(jì)劃。未經(jīng)行政部同意，任何人不得隨意打亂正 常會議計(jì)劃。5.2.3 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時(shí)會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗?司例會、公司臨時(shí)行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。5. 3 會議準(zhǔn)備。5.3.1 會議通知遵照以下規(guī)定：1、已列入月度會議計(jì)劃表的會議，月中無調(diào)整的，不再另行通知，由中心/ 部

5、門按計(jì)劃表直接通知與會人；2、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進(jìn)行會議通知：（1 ）未列入月度會議計(jì)劃而臨時(shí)提擬的會議；（2 ）雖然已列入月度會議計(jì)劃，但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明；（3 ）其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。3、會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門；4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng) 以會議通知單進(jìn)行書面通知；涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會議計(jì)劃 通知相關(guān)部門。5.3.2 會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：1、會議提擬部門應(yīng)

6、提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會 人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作；2、會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等； 3、公司總部召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口行政部負(fù)責(zé)。4 、部門在總部召開的會議需用公共會場的， 應(yīng)向會議室管理部門 （行政部） 書面提出， 由會議室管理部門 （行 政部）統(tǒng)籌安排。5.4 會議組織。5.4.1 會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。5.4.2 會議主持人須遵守以下規(guī)定：1 、主持人應(yīng)不遲于會前 5 分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實(shí)情況，做好會前準(zhǔn)

7、備。2、主持人一般應(yīng)于會議開始后， 將會議的議題、 議程、 須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、 議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等， 進(jìn)行必要的說明。3、會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間 和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí) 提交與會人表明意見；對未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。5 、主持人應(yīng)將會議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人（部門） 、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會后跟進(jìn)安排向與會人明 確。5.4.3 與會人須遵守以下規(guī)定：1 、

8、應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會，并在會議簽到表 （詳見附件 3 ）上簽到。2、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。3、遵循會議主持人對議程控制的要求。4、屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言。5 、遵守會議紀(jì)律， 與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處， 原則上不允許接聽 電話，如須接聽，請離開會場。6、做好本人的會議紀(jì)錄。5.4.4 多個(gè)部門參加的臨時(shí)行政會議原則上由集團(tuán)總經(jīng)理主持，集團(tuán)總經(jīng)理另有授權(quán)的，從集團(tuán)總經(jīng)理授權(quán)。5.4.5 公司月度例會、臨時(shí)行政會議一般應(yīng)控制在 2 小時(shí)以內(nèi)，根據(jù)會議進(jìn)行情況確需延時(shí)的，主持人須征 得與會人員同意。5.4.6 主持人為會議考勤的核準(zhǔn)人，考

9、勤記錄由會議記錄員負(fù)責(zé)。5.5 會議記錄。5.5.1 公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會議記錄。5.5.2 公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定：1 、各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員（一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員，名單報(bào)行政部備案） ，負(fù)責(zé)本部門會議及本部 門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作。2、會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的 需要，臨時(shí)指定會議記錄員。3 、集團(tuán)總經(jīng)理主持的公司例會、 臨時(shí)行政會議原則上由集團(tuán)總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)會議記錄工作， 集團(tuán)總經(jīng)理另有 指定的，從集團(tuán)總經(jīng)理指定。5.5.3 會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：

10、1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀(jì)要。2、會議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。3、對會議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。4、會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報(bào)會議主持人審核簽名。5 、做好會議原始記錄的日常歸檔、 保管工作， 及時(shí)將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的 會議簽到表 的考勤記錄報(bào)考勤人員。5.5.4 下列情況下，應(yīng)整理會議紀(jì)要：1、公司各類臨時(shí)行政會議；2、須會后對會議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會議；3、其它主持人要求整理會議紀(jì)要的會議。5.5.5 會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時(shí)行政會議的會議紀(jì)要須報(bào)行政

11、部一份存檔備 查。5.5.6 會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：但用完1、本部門負(fù)責(zé)組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管， 后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時(shí)轉(zhuǎn)行政部統(tǒng)一歸檔備查。2、本部門會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。5.5.7 會議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度 的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.6 會議跟進(jìn)。5.6.1 會議決議、決策事項(xiàng)須會后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照“誰組織，誰跟進(jìn)”的原則；會議主持人另有指定的， 從主持人指定。5.6.2 集團(tuán)總經(jīng)理主持的會議的會后跟進(jìn)工作原則上由行政部負(fù)責(zé)落實(shí)，集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的，從集團(tuán)總 經(jīng)理指定。5.6.3 會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀(jì)要為準(zhǔn)。5.7 獎懲。5.7.1 獎勵。按獎懲管理制度執(zhí)行。5.7.2 遲到、早退、缺席。1 、遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時(shí)間后 5 分鐘內(nèi)未到的，計(jì)為遲到。2 、早退。凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前 5 分鐘提前離開 會場的，計(jì)為早退。3、缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)