針對(duì)項(xiàng)目開發(fā)公司工程資料管理制度

1、針對(duì)項(xiàng)目開發(fā)公司工程資料管理制度第一條 ：為了規(guī)范公司工程檔案管理工作，充分發(fā)揮工程檔案、技術(shù) 文檔在整個(gè)工程建設(shè)質(zhì)量及成本控制方面起到積極的作用， 制定本管 理制度 第二條：工程資料管理員職責(zé)2.1 負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)工程技術(shù)資料的形成、積累、保管和整理、立卷歸 檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.2、堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)工程項(xiàng)目的不同階段所形成的資料文件， 制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。第三條：工程資料歸檔管理范圍 凡是工程項(xiàng)目建設(shè)過程中所形成的資料，包括以下幾方面3.1 工程項(xiàng)目前期立項(xiàng)報(bào)建批文3.2 各專業(yè)設(shè)計(jì)施工圖、設(shè)計(jì)修改變更圖紙或通知單3.2 工程施工圖預(yù)算、招投

2、標(biāo)資料3.4 工程建設(shè)過程中形成的工程簽證、涉及質(zhì)量及變更的工程管理函3.5 各專業(yè)工程施工合同、協(xié)議3.6 相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要及內(nèi)部聯(lián)系單3.7 各專業(yè)工程竣工圖、竣工資料3.8 各項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收資料，各種政府部門驗(yàn)收批文 第四條：工程文件收發(fā)及管理規(guī)定 為加強(qiáng)工程文件收發(fā)管理， 理順傳遞關(guān)系， 并按工程進(jìn)度做好工程文 件的提供利用，特制定本條規(guī)定。4.1 工程文件接收4.1.1 各單位提供給工程部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料） 由檔案資料員統(tǒng)一接收4.1.2 工程部其它部門或個(gè)人從外單位帶回或通過其它途徑收到的具 有保存價(jià)值的工程文件，一律交檔案資料員。4.1.3 檔案資料員對(duì)接收的工

3、程文件資料，必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量 檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)通知移交單位補(bǔ)發(fā)。4.1.4 檔案資料員對(duì)接收工程文件應(yīng)及時(shí)建立工程文件接收登記帳4.1.5 登記完畢的工程文件，應(yīng)及時(shí)予以處理，在保證歸檔份數(shù)后， 應(yīng)按工程部領(lǐng)導(dǎo)審定的工程文件分發(fā)表及時(shí)分發(fā)給有關(guān)單位和部門。4.1.6 對(duì)接收的密級(jí)文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存，并認(rèn)真 執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。4.2 工程文件資料發(fā)放4.2.1 關(guān)于工程文件資料發(fā)放，由檔案資料員根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審定的資 料分發(fā)表進(jìn)行發(fā)放，如對(duì)外單位，則根據(jù)相關(guān)合同規(guī)定的份數(shù)分發(fā)， 如施工單位，不足部份由施工單位委托資料員向設(shè)計(jì)單位提出增加施 工圖供應(yīng)數(shù)量，費(fèi)用由施

4、工單位自理。4.2.2 分發(fā)的圖紙資料應(yīng)建立資料分發(fā)臺(tái)帳，資料分發(fā)臺(tái)帳應(yīng)留存?zhèn)?查。4.2.3 為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象，圖紙、 資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單， 并書面通知檔案資料員； 檔案資料 員按指定名單發(fā)放工程文件資料。4.3 設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理規(guī)定4.3.1 設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料員按設(shè)計(jì)修改通 知單、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時(shí)傳遞并建立簽收記錄。4.3.2 設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時(shí)交檔案資料員歸檔 保存，工程結(jié)束后由檔案資料員向設(shè)計(jì)院提供全部設(shè)計(jì)修改通知單、 工程聯(lián)系單的復(fù)印件供設(shè)計(jì)院編制竣工圖。4.3.3

5、凡涉及設(shè)計(jì)修改、變更，檔案資料員應(yīng)及時(shí)將設(shè)計(jì)變更圖紙放 入原歸檔圖紙中，并在圖紙目錄中注明相關(guān)情況。凡設(shè)計(jì)修改、變更圖紙都應(yīng)蓋上日期章， 以便日后分辯最新的更改圖。第五條：工程檔案資料的收集、整理、歸檔組卷要求與方法 5.1 檔案管理方法 應(yīng)當(dāng)按工程建設(shè)過程中的不同階段所形成的檔案文件的類別、 有機(jī)聯(lián) 系、價(jià)值和密級(jí)大體相同進(jìn)行收集、整理、歸檔組卷。遵循文件的形 成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)別不同的價(jià)值5.1.1 歸檔的工程技術(shù)檔案資料必須如實(shí)反映工程建設(shè)過程中的實(shí)際 情況5.1.2 應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件都應(yīng)使用原件歸檔（特殊情況可在備考表 中注明原件去向）5.1.3 歸檔文件字跡要工整、

6、清晰。5.2 案卷的組織方法5.2.1 文書檔案以每件檔案為一件，文件正件為一件，正文與附件為 一件，原件與復(fù)印件為一件、 來文與復(fù)文為一件、 去文與復(fù)文為一件， 并且按年度和保管期限分類。522工程項(xiàng)目檔案可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理 文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件 5部分；其中：工程準(zhǔn)備階 段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷；監(jiān)理文件可按單位工 程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；施工文件可按單位工程、分部工 程、專業(yè)、階段等組卷；竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；竣工驗(yàn) 收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。5.3案卷內(nèi)的排序 5.3.1管理內(nèi)容的檔案按問題、時(shí)間、重要程度排

7、列：批復(fù)在前，請(qǐng) 示在后；正文在前，附件在后；正文在前，定稿在后；定稿在前，歷 次討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。5.3.2基建工程檔案按規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收過程所形成的文 件材料組成案卷 5.3.3各專業(yè)施工圖按單位工程的圖紙目錄進(jìn)行排序 5.4案卷編目方法 5.4.1文書類文件應(yīng)當(dāng)對(duì)案卷內(nèi)的文件進(jìn)行編目，只對(duì)一件文件進(jìn)行 編目 備考表：放在每份檔案后面 備考表上設(shè)置的內(nèi)容：盒內(nèi)文件檔案說明、整理人、檢查人、日期 案卷封面：案卷標(biāo)題、年度、保管期限、起止件號(hào) 第六條：檔案的借閱與復(fù)印 6.1經(jīng)有權(quán)審批人批準(zhǔn)后，可對(duì)工程檔案資料進(jìn)行調(diào)閱或復(fù)印手續(xù)。檔案調(diào)閱和復(fù)印應(yīng)要遵循授權(quán)有

8、限的原則: 6.1.1公司直管領(lǐng)導(dǎo)及部門經(jīng)理權(quán)審批調(diào)閱工程部門的相關(guān)檔案。6.2調(diào)閱檔案人如需外借檔案，需在借閱登記表上簽字、注明是否歸 還及歸還時(shí)間，并經(jīng)有權(quán)簽字人審批后方可借出。到期后，由檔案管 理員催還。6.3調(diào)閱者不得發(fā)生涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換等損壞檔 案行為。6.4原則上不允許外單位調(diào)閱檔案。如確因工作需要調(diào)閱的，調(diào)閱人 必須持有本單位介紹信，并報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱或復(fù)制。第七條：工程技術(shù)檔案資料密級(jí)劃分與確定 公司檔案密級(jí)分為四類：絕密、機(jī)密、秘密、普通 7.1絕密是指與公司生存、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、人事有重大利益關(guān)系,如果泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的檔

9、案資料，主要 包括: 7.1.1公司各種權(quán)利證照、可研報(bào)告、地質(zhì)勘探報(bào)告、項(xiàng)目開發(fā)方案、 自然地質(zhì)資料等 7.2機(jī)密是指與本公司的生存、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、人事有重要利益關(guān)系，泄露會(huì)使公司安全和利益受到嚴(yán)重?fù)p害的檔案資料，主要包括: 7.2.1工程項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的所有工程施工、設(shè)計(jì)合同、協(xié)議。7.2.2工程項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各專業(yè)圖紙、預(yù)、決算報(bào)告等。7.3秘密是指與本公司生存、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、人事有重要利益關(guān) 系，泄露會(huì)使公司安全和利益受到損害的檔案資料 731工程項(xiàng)目在建設(shè)過程中所形成文件、材料、總結(jié)等 7.4普通是指與本公司生存、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、人事利益關(guān)系較小 的，如果泄露會(huì)使公司的利益和安全遭受的損失較小的檔案文件 第八條：檔案保管期限與銷毀 8.1工程資料檔案保管期限分永久（主要指工程開發(fā)前期的各種批文 及可行性研究報(bào)告）、長(zhǎng)期（主要指各專業(yè)施工圖紙、設(shè)計(jì)變更）、短 期（主要指工程建設(shè)過程中形成的各種簽證，施工圖預(yù)算、招投標(biāo)文 件等）三種。確定檔案保管期限的原則是：凡是反映本公司主要職能 活動(dòng)的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)為永久保存；凡是反映 本公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)期內(nèi)對(duì)本公司工作查考有利用價(jià)值的各 種資料，為長(zhǎng)期保存；凡是在較短時(shí)間內(nèi)，對(duì)本公司有查考利用價(jià)值 的資料