公司ORACLEERA模塊培訓(xùn)手冊(cè)

1、目錄 文檔控制 編寫說明 使用對(duì)象 參考文檔 第一部份供應(yīng)商管理 操作說明 供應(yīng)商 第二部份發(fā)票的處理 操作說明 發(fā)票處理 第三部份預(yù)付款處理 操作說明 預(yù)付款 第四部份 付款 操作說明 . 付款 . 第五部份 過帳與關(guān)閉會(huì)計(jì)期 操作說明 . 月末關(guān)帳流程 . 編與說明 使用對(duì)象 本文檔為最終用戶使用手冊(cè)，分供應(yīng)商管理、發(fā)票處理、預(yù)付 款處理和付款四部分的操作說明 本最終用戶培訓(xùn)手冊(cè)中的供應(yīng)商及發(fā)票部分適用于財(cái)務(wù)部門處 理應(yīng)付款發(fā)票的財(cái)務(wù)人員，付款部分適用于作供應(yīng)商付款的財(cái)務(wù) 管理人員。 參考文檔 第一部份供應(yīng)商管理 操作說明 供應(yīng)商 本章內(nèi)容主要介紹在應(yīng)付款系統(tǒng)中對(duì)供應(yīng)商的增加、合并。 新增

2、供應(yīng)商錄入 菜單：供應(yīng)商基準(zhǔn)輸入 1、進(jìn)入“供應(yīng)商”窗口（供應(yīng)商主界面）。 供應(yīng)商全稱：規(guī)范地錄入供應(yīng)商的全稱。 供應(yīng)商編號(hào)：輸入供應(yīng)商編號(hào)。 供應(yīng)商稅務(wù)代碼。 失效日期，用來防止某日期之后此供應(yīng)商的發(fā)票或采購訂單的輸入。 父供應(yīng)商名稱。供應(yīng)商是特許公司或子公司時(shí)的父公司名稱。 父公司在系統(tǒng)中也必須定義為供應(yīng)商。 編號(hào)父供應(yīng)商編號(hào)。 客戶編號(hào) Classificatio n:分類。 類型：將供應(yīng)商分為以下6類：國內(nèi)，國外,Tax authority,public sector companies,suppler供應(yīng)商、Employee 員工,。 員工:選擇有效員工的姓名以將員工作為供應(yīng)商的形式

3、進(jìn)行有 關(guān)費(fèi)用報(bào)銷。除非將員工輸入為供應(yīng)商類型，否則您不能選擇員 工姓名。 編號(hào)：您已將其作為供應(yīng)商記錄的員工編號(hào) 一次性交易On etime:啟用此選項(xiàng)以指定該供應(yīng)商作為一次性供 應(yīng)商。您可以通過使用“供應(yīng)商查找”窗口找出所有一次性的供 應(yīng)商。 SIC :標(biāo)準(zhǔn)工業(yè)代碼 Min ority owned :少數(shù)股權(quán)。供應(yīng)商是少數(shù)股權(quán)企業(yè)時(shí) Small bus in ess :小公司，可以使用此選項(xiàng)來跟蹤與小公司進(jìn)行 的業(yè)務(wù)進(jìn)展 Woman owned婦女擁有，可以使用此指定來跟蹤與婦女擁有的 公司進(jìn)行的業(yè)務(wù)進(jìn)展 所有供應(yīng)商接收值將默認(rèn)到您為供應(yīng)商輸入的新采購訂單。您可以在 采購訂單輸入過程中改寫

4、任何接收默認(rèn)值。 En force Ship-To Locatio n強(qiáng)迫發(fā)運(yùn)目的地 ：您在此字段中輸 入的值，它可以確定接收地點(diǎn)是否必須與發(fā)運(yùn)目的地相同。可選 如下項(xiàng)： None無：接收地點(diǎn)可以不同于發(fā)運(yùn)目的地。 Reject拒絕：在接收地點(diǎn)不同于發(fā)運(yùn)目的地時(shí)，采購管理系統(tǒng) 將不允許接收。 Warning警告：在接收地點(diǎn)不同于發(fā)運(yùn)目的地時(shí)，采購管理系統(tǒng) 將顯示一則警告信息，但仍允許接收。 Receipt Rout ing接收途徑：您對(duì)貨物指定的默認(rèn)接收途徑： Direct delivery（直接交貨）、Inspection required（要求檢 驗(yàn)）或 Standard receipt

5、（標(biāo)準(zhǔn)接收）。 Match approval level 發(fā)票匹配： 如果將Oracle 應(yīng)付款管理 系統(tǒng)與Oracle采購管理系統(tǒng)或另一集成的采購產(chǎn)品一起使用， 您可以啟用發(fā)票與原始采購訂單的聯(lián)機(jī)匹配功能。匹配可以確保 您僅支付已訂購的貨物或勞務(wù)，并確保供應(yīng)商對(duì)項(xiàng)目或勞務(wù)不超 額幵單。如果項(xiàng)目的幵單金額和數(shù)量超過您定義的金額和數(shù)量容 限，則應(yīng)付款管理系統(tǒng)將對(duì)發(fā)票應(yīng)用掛起并阻止付款，直至您釋 放掛起。 2- way雙向：在您與采購訂單匹配時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將自動(dòng) 執(zhí)行雙向匹配： 1. 已幵單數(shù)量 =已訂貨數(shù)量 2. 發(fā)票價(jià)格 =采購訂單價(jià)格 3- way三向：此外要求接收： 3. 已幵單數(shù)量

6、=收到的數(shù)量 4- way四向：此外要求檢驗(yàn)： 4. 已幵單數(shù)量 錄入發(fā)票 In voicesE ntry ln voices 您可以按照支付其它發(fā)票的方式來支付預(yù)付款。您不能部分支付預(yù)付 款。并且必須在全額支付預(yù)付款之后才能對(duì)發(fā)票核銷預(yù)付款。參閱發(fā) 票工作臺(tái)付款。 核銷預(yù)付款 菜單：發(fā)票 錄入發(fā)票 1. 在“發(fā)票”窗口中，查詢要被核銷的采購發(fā)票。 2. 選擇“1”按鈕并選定“核銷/不核銷預(yù)付款”復(fù)選框。選擇“0K。 應(yīng)付款管理系統(tǒng)將顯示您可以用來核銷發(fā)票的所有可用預(yù)付款。 選擇您要核銷的所有預(yù)付款。 Amount To Apply :輸入發(fā)票的核銷額。 GL Date :您也可以更改GL日期

7、，此日期也即您在核銷預(yù)付款時(shí)應(yīng) 付款管理系統(tǒng)創(chuàng)建的沖銷預(yù)付款分配的會(huì)計(jì)日期。 In voice Overview :要查看有關(guān)預(yù)付款的詳情，請(qǐng)選擇預(yù)付款，然后 選擇 “ In voice Overview Apply/Unapply :對(duì)發(fā)票核銷預(yù)付款金額，并保存您所做的工作。 撤消核銷預(yù)付款 如果預(yù)付款未支付或未對(duì)發(fā)票核銷，您可以取消這些預(yù)付款。要取消已核 銷的預(yù)付款，您必須首先 撤消核銷預(yù)付款并撤消支付此預(yù)付款的付款單據(jù)。 取消未支付或未對(duì)發(fā)票核銷的預(yù)付款： 1. 在“付款”窗口查詢并選擇預(yù)付款，取消預(yù)付款。 2. 在“發(fā)票”窗口查詢并選擇預(yù)付款。 3. 選擇“活動(dòng)”按鈕并選擇“取消發(fā)票”

8、。 4. 選擇“確定”以保存您所做的工作。 應(yīng)付款管理系統(tǒng)將自動(dòng)為預(yù)付款創(chuàng)建沖銷分配并將預(yù)付款金額減少至 零o 要取消已核銷的預(yù)付款： 1. 查詢已被預(yù)付款核銷的發(fā)票。 2. 選擇“活動(dòng)”按鈕并選擇“撤消預(yù)付款”。同時(shí)可以取消被核銷的應(yīng) 付款發(fā)票。 3. 取消預(yù)付款的付款。在付款窗口中查詢已付的預(yù)付款。 4. 取消預(yù)付款發(fā)票。查詢預(yù)付款的發(fā)票，選擇“活動(dòng)”并選擇“取消 發(fā)票。 5. 保存所做的工作。 第6節(jié) 記錄預(yù)付款的退款 操作說明 本操作說明記錄預(yù)付款的退款的方法。 操作路徑 N發(fā)票輸入新建 操作過程 說明 輸入類型為標(biāo)準(zhǔn)的新發(fā)票，以退款額借記現(xiàn)金帳戶，貸記應(yīng)付款，再 與預(yù)付發(fā)票核銷以貸記

9、預(yù)付款帳戶。 記錄預(yù)付款的退款，步驟： 2. 在“發(fā)票”窗口中，以供應(yīng)商退回的金額輸入發(fā)票。 3. 輸入“標(biāo)準(zhǔn)”類型。 4. 輸入發(fā)票說明以表明是退回預(yù)付款。 5. 創(chuàng)建退款額的發(fā)票分配，并借記現(xiàn)金帳戶或應(yīng)收帳款帳戶。并照常貸記 應(yīng)付帳款負(fù)債帳戶。注意清空“稅率”字段。保存。 6. 選擇“活動(dòng)”以審批發(fā)票。 7. 選擇“活動(dòng)”按鈕以定位至“發(fā)票措施”窗口。選定“核銷 /撤消核銷 預(yù)付款”復(fù)選框并選擇“確定”。 。選擇要核銷退款的預(yù)付款。在“核銷額”字段中輸入退款金額?？梢愿?改GL日期。 。要查看有關(guān)預(yù)付款的詳情，請(qǐng)選擇預(yù)付款，然后選擇“發(fā)票概覽”按鈕。 。如果要審批預(yù)付款分配，選擇“審批”。

10、或者從“提交請(qǐng)求”窗口提交 審批。 。如果要為供應(yīng)商打印預(yù)付款匯款通知書，選擇“打印”。 8. 選擇“核銷/撤消核銷”按鈕以將預(yù)付款金額核銷至為退款輸入的發(fā)票。 9保存所做的工作 第四部份付款 操作說明 付款 本章內(nèi)容主要介紹在應(yīng)付款系統(tǒng)中對(duì)發(fā)票的付款。 手工付款 菜單:付款錄入付款 類型：選擇“手工”類型。 輸入用于付款的銀行帳戶。 選擇付款單據(jù)名。 系統(tǒng)自動(dòng)生成付款單據(jù)號(hào)。 輸入付款日期。 輸入付款金額。 選擇付款幣種。 選擇要付款的供應(yīng)商。 選擇要付款供應(yīng)商的地點(diǎn)。 如果要?jiǎng)?chuàng)建付款的地址不同于供應(yīng)商地點(diǎn)，則您需要更改地址 選擇“輸入/調(diào)整發(fā)票”以定位至“發(fā)票選擇”窗口，選擇您要支付 的發(fā)

11、票。發(fā)票的總額必須等于您輸入的付款額。您也可以選擇發(fā)票概 覽以查看有關(guān)發(fā)票的詳情。 按“ Ctrl+S ”保存您所做的工作。 應(yīng)付款管理系統(tǒng)將記錄付款并將發(fā)票的狀態(tài)更新為“已付” 3、 在“付款Payments”窗口中選擇付款類型“手工 Manual”，然后 輸入您要進(jìn)行付款的銀行帳戶，以及要使用的付款單據(jù)。應(yīng)付款管理 系統(tǒng)將自動(dòng)為您輸入剩余的字段。 4、請(qǐng)保存所做的工作以完成付款。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將記錄付款，并 將發(fā)票更新為已付發(fā)票。 無效付款 菜單：付款錄入/付款 對(duì)于錯(cuò)誤的付款，可對(duì)付款進(jìn)行無效。 在“付款”窗口查詢要無效的付款，選擇“1 ”按鈕進(jìn)入“ 1”窗口 中。 點(diǎn)“無效”復(fù)選框，輸

12、入無效日期和無效付款的總帳日期， 再點(diǎn)擊“ok 按鈕。保存你所做的工作。 付款查詢 菜單：付款 查詢付款 輸入付款查詢條件如： 付款單據(jù)號(hào)、供應(yīng)商名稱或編號(hào)，點(diǎn)擊“查找” 按鈕，進(jìn)入 “付款”窗口 第五部份過帳與關(guān)閉會(huì)計(jì)期 操作說明 本章內(nèi)容主要介紹在應(yīng)付款系統(tǒng)中月末應(yīng)付款業(yè)務(wù)過帳與關(guān)閉會(huì)計(jì)期。 月末關(guān)帳流程 日記帳過帳 菜單：其他 請(qǐng)求運(yùn)行 運(yùn)行“應(yīng)付款管理系統(tǒng)傳至總帳管理系統(tǒng)”程序?qū)?yīng)付款發(fā)票和付款 業(yè)務(wù)日記帳分錄傳送到總帳，過帳程序可以隨時(shí)運(yùn)行提交。 參數(shù)： 批名：輸入AP+當(dāng)前日期。 輸入一個(gè)總帳日期，在該日期以前的業(yè)務(wù)將會(huì)過帳。 日記帳類別為全部 傳到總帳：（一般選是） 提交日記帳導(dǎo)入： 是：應(yīng)付系統(tǒng)里的發(fā)票或付款信息按相同會(huì)計(jì)科目匯總后過帳，產(chǎn) 生匯總的日記帳分錄 Ctrl+I 個(gè)會(huì)計(jì)期的狀態(tài)，該狀態(tài)決定了你能否在此會(huì)計(jì)期輸入發(fā)票和 支付 從未打幵：系統(tǒng)不允許在一個(gè)從未打幵的會(huì)計(jì)期內(nèi)進(jìn)行發(fā)票、付款 錄入及付款作廢等操作，當(dāng)?shù)谝淮味x一會(huì)計(jì)期時(shí)，Oracle應(yīng)付帳款 系統(tǒng)就給這一會(huì)計(jì)期指定從未打幵狀態(tài)，一旦將這一狀態(tài)改變?yōu)榇?幵或未來，就不能再將它改回到從未打幵狀態(tài)。 將來：系統(tǒng)允許在未來會(huì)計(jì)期內(nèi)進(jìn)行發(fā)票錄入，但自動(dòng)批準(zhǔn)時(shí)，在