公司檔案管理規(guī)定

1、公司檔案管理規(guī)定目的：為加強檔案管理,有效保護和利用檔案，為集團和社會發(fā)展服務(wù)，依據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合集團實際，制定本規(guī)定。9.1本規(guī)定所稱“檔案”是指集團（含下屬各部門、各公司）自籌建以來各種活動中形成的、具有保存、研究及利用價值的各種形式的記錄。其中以房地產(chǎn)開發(fā)、消防項目等工程技術(shù)類檔案為主體，同時還包括生產(chǎn)技術(shù)管理類、經(jīng)營管理類、行政管理類、黨群工作類等方面的記錄資料。9.2集團公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則。各部門（公司）要做好本單位各類文件材料的形成、積累、整理、及立卷歸檔工作。在每項生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營、銷售等活動中形成的材料經(jīng)過加工處理后，統(tǒng)一歸檔管理，做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。9

2、.3辦公室負(fù)責(zé)集團檔案工作的規(guī)劃、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)。其所屬的檔案室具體承擔(dān)檔案的接收、收集、保管和提供利用等職責(zé)，對集團下屬企業(yè)的檔案管理進行檢查指導(dǎo)。9.4凡集團需要立卷歸檔的資料，任何人不得據(jù)為己有，不得擅自銷毀、出賣，密級檔案不得泄露。9.5歸檔范圍：9.5.1開發(fā)(消防)工程技術(shù)檔案：在新建、改建、擴建的開發(fā)建設(shè)工程的勘測、設(shè)計、施工和竣工驗收中，形成的工程規(guī)劃、報告、初步設(shè)計、施工設(shè)計、施工記錄、竣工圖、交接驗收報告，以及作為設(shè)計、施工依據(jù)和審批的文件資料。9.5.2生產(chǎn)技術(shù)檔案：在產(chǎn)品試制、試驗、制造中形成的產(chǎn)品設(shè)計圖樣、技術(shù)文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件、工藝裝備以及作為設(shè)計、制造試驗

3、依據(jù)和審批鑒定（包括產(chǎn)品設(shè)計評審、驗證、確認(rèn)、設(shè)計更改）等質(zhì)量記錄的資料。9.5.3經(jīng)營管理檔案：各種計劃管理、責(zé)任制管理、各種統(tǒng)計報表、綜合性統(tǒng)計分析；屬集團所有的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密；集團信用管理、形象宣傳；商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補充材料、有關(guān)的資信調(diào)查；經(jīng)營業(yè)務(wù)管理、服務(wù)質(zhì)量管理；招投標(biāo)項目管理等資料。9.5.4設(shè)備儀器檔案：自制、外購設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件；設(shè)備儀器的開箱驗收或接收資料；設(shè)備儀器的安裝調(diào)試資料；設(shè)備儀器的使用、維護和改造、報廢資料；事故分析和處理的文件資料。9.5.5文書檔案：在集團黨務(wù)工作以及組織、宣傳、紀(jì)檢、保衛(wèi)工作中形成的各種文件資料；在集團行政工作中形成的各

4、種文件資料；上級各有關(guān)部門下發(fā)的各種文件資料。9.5.6聲像檔案：在集團各項活動中形成的、具有保存和利用價值的照片、底片、影片、錄音帶、錄像帶、縮微膠片等載體的檔案資料。9.5.7電子檔案：各部門（公司）在其業(yè)務(wù)活動中采用CAD技術(shù)形成的電子文件及其支持軟件。9.5.8實物檔案：集團獲得上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)授予的獎?wù)?、獎牌、獎杯、獎狀、證書等實物。9.6歸檔標(biāo)準(zhǔn)9.6.1歸檔文件資料應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。9.6.2歸檔文件資料必須準(zhǔn)確地反映集團生產(chǎn)、開發(fā)、經(jīng)營管理以及黨、政、工、團等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。9.6.3歸檔文件資料應(yīng)為原件。因故無原件的

5、，可歸檔具有憑證作用、使用價值的文件材料。9.6.4歸檔文件資料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。要使用質(zhì)地優(yōu)良的紙張繪制和書寫，做到字跡工整、圖像清楚、反差良好、圖紙幅面、編號和簽字手續(xù)要符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。9.6.5歸檔的文件資料，由歸檔單位或個人填寫移交目錄一式兩份；向集團檔案室移交時，雙方要履行簽字手續(xù)，移交目錄各持一份備查。9.7歸檔時間9.7.1工程技術(shù)檔案，要按照工程項目要求，分期分批隨時立卷歸檔。確因工程需要不能隨時歸檔的，經(jīng)總工程師批準(zhǔn)后，可在工程項目竣工后一次性立卷歸檔。9.7.2生產(chǎn)技術(shù)檔案，產(chǎn)品設(shè)計底圖要在審簽后歸檔，藍(lán)圖及文件資料要在產(chǎn)品定型或批量生產(chǎn)后歸檔；產(chǎn)品設(shè)計評審、驗證

6、、確認(rèn)等質(zhì)量記錄文件隨藍(lán)圖檔案一并立卷歸檔；工藝文件和工藝裝備，按歸檔計劃，經(jīng)總工室審簽后歸檔。9.7.3經(jīng)營管理檔案，一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年第一季度歸檔。9.7.4設(shè)備儀器檔案，要在每臺設(shè)備儀器安裝調(diào)試驗收后，及時移交歸檔。9.7.5文書檔案，各單位職能部門應(yīng)在下一年度的第一季度向集團檔案室移交，對于某些專門文件、特殊載體，為了便于日常工作的查考，也可適當(dāng)延長歸檔時間。9.7.6實物檔案，要隨時移交歸檔。9.7.7聲像、電子檔案，短期項目要在完成后一周內(nèi)歸檔；長期項目則須經(jīng)電腦部進行鑒定后，分期、分批歸檔。9.8檔案分類管理9.8.1檔案實行分類編號（一）開發(fā)技術(shù)檔案，按各工程項目

7、的不同類別分別進行編號。（二）消防技術(shù)檔案，按各工程項目歸檔的不同時間順序進行編號。（三）經(jīng)營管理檔案，按檔案的具體內(nèi)容所反映的問題進行編號。（四）文書檔案，按時間問題立卷，按年代順序分別編號。（五）聲像檔案，按不同載體問題分別編號。（六）實物檔案，按實物類別分類編號。（七）電子檔案，按年度機構(gòu)問題分類編號。9.8.2對接收的檔案，要編制總目錄和分類目錄，并根據(jù)需要編制檔案檢索工具，進行檔案著錄工作。9.8.3接收檔案時必須認(rèn)真驗收，保證檔案質(zhì)量，并辦理移交手續(xù)。檔案存放要有專用庫房、專用柜架，檔案排列方法要科學(xué)和便于查找。檔案柜、袋要標(biāo)明存放檔案的名稱、圖號。庫存檔案要定期進行清理核對工作，

8、做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的，要進行修補和復(fù)制。庫存檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時，要注明原因，保存依據(jù)。9.8.4檔案庫房要具備良好的衛(wèi)生環(huán)境；尤其要具有防盜、防火、防潮、防塵、防有害氣體、防濕、防蟲等安全措施；庫房門窗設(shè)施要堅固安全；庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、點燃明火、存放易燃易爆物品，不允許放置私人物品。9.9檔案分級管理9.9.1根據(jù)規(guī)定，劃分檔案密級。檔案密級分秘密、機密、絕密三種。編制檔案保管期限表，檔案保管期限分永久（50年以上）、長期（15年至50年）、短期（15年以下）三種。確定保管期限的基本原則是：（一）對集團有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存。（二）對集團在一定時期內(nèi)有利用價

9、值的檔案分別為長期、短期保存。（三）凡是介于兩種期限之間的檔案，其保管期限一律從長。9.9.2檔案鑒定工作要由集團領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案員參加組成的鑒定小組，負(fù)責(zé)定期對檔案進行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告，并注明日期。9.9.3通過檔案鑒定，要劃分出檔案密級和保管期限。鑒定中如果發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員及時修改和補充。9.9.4對已經(jīng)超過保管期限或失去保存價值的檔案，經(jīng)過鑒定后，要造具清冊，提出銷毀報告，填寫檔案銷毀清單，經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀，銷毀密級檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。9.9.5要按期做好檔案統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)做到準(zhǔn)確、真實、可靠。9.9.6檔案管理要逐步

10、建立以電子計算機管理為主的管理體系，為檔案的全面開發(fā)利用和升級管理提供有利條件。9.9.7各部門（公司）要充分利用檔案資源，對其進行加工整理、匯編專題資料或編制產(chǎn)品、科研成果、工程簡介、數(shù)據(jù)、圖表手冊等。9.9.8集團所有人員要查閱檔案，必須根據(jù)檔案的機密等級，履行不同的批準(zhǔn)手續(xù)。查閱一般管理性和技術(shù)性檔案，可事先填寫“檔案查閱審批單”，然后由部門主管、辦公室主任簽字批準(zhǔn)，再到檔案室進行查閱；查閱機密檔案，要經(jīng)部門主管、辦公室主任，主管副總簽字批準(zhǔn)，再到檔案室查閱；查閱絕密檔案，要經(jīng)主管副總審核、由集團總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱。查閱黨務(wù)系統(tǒng)歸檔的文件，要經(jīng)黨委領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。9.9.9借用檔案者，對所借的

11、檔案，應(yīng)負(fù)安全和保密責(zé)任。不得擅自轉(zhuǎn)借或翻印復(fù)制。嚴(yán)禁在檔案上劃標(biāo)記、涂改、將檔案損壞或丟失。借閱時要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，借出或收回的檔案，必須當(dāng)面清點，詳細(xì)檢查，嚴(yán)格借閱手續(xù)。發(fā)現(xiàn)借出的檔案被損壞或丟失，檔案員要追究其責(zé)任，并報請主管領(lǐng)導(dǎo)審批處理。9.10附則9.10.1本辦法的有關(guān)章、條內(nèi)容，要落實到全體員工個人的工作程序之中，各部門按規(guī)定在年終時進行考核。9.10.2集團下屬各單位應(yīng)依照本規(guī)定內(nèi)容做好本單位檔案管理工作。9.10.3集團各類檔案的密級劃分：（一）絕密檔案，指公司現(xiàn)存的房屋所有權(quán)證、國有土地使用權(quán)證、中標(biāo)通知書、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證、商品

12、房預(yù)售許可證、房屋拆遷許可證、履約保證書、竣工驗收備案證、收費許可證、資質(zhì)證書、生產(chǎn)登記批準(zhǔn)證書、授權(quán)委托書、審核意見書、掛牌成交確認(rèn)書、選址意見書、國有土地使用權(quán)出讓合同、房產(chǎn)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、工程竣工檔案、竣工圖等。（二）機密檔案，指重要性業(yè)務(wù)合同和協(xié)議，其中包括各類施工合同、設(shè)計合同、購銷合同、承攬合同、監(jiān)理合同、勘查合同、定貨合同、買賣合同、租賃合同、商業(yè)合同、抵款協(xié)議、合作協(xié)議等；還包括重要函件、批復(fù)、報件、審批、承諾書、勘查綱要、策劃條件、工程規(guī)劃、施工設(shè)計、施工記錄、驗收意見、驗收評定，以及作為設(shè)計、施工依據(jù)的文件資料。（三）秘密檔案，指一般會議紀(jì)要、請示、報告、通知、決定、技術(shù)說

13、明、告知書、判決書，以及產(chǎn)品設(shè)計圖樣、技術(shù)文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件、工藝裝備以及產(chǎn)品的設(shè)計評審、驗證、確認(rèn)、設(shè)計更改等技術(shù)資料 。集團在黨務(wù)工作和行政工作中形成的各類文件資料等。9.11集團檔案室歸檔制度9.11.1主題內(nèi)容和適用范圍9.11.1.1本制度明確了集團檔案歸檔的責(zé)任、時間及質(zhì)量要求9.11.1.2本制度適用于集團檔案室和各分公司的檔案歸檔工作9.11.2定義9.11.2.1各分公司檔案：是指各分公司在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的各種記錄9.11.2.2檔案歸檔：集團各部門和各分公司在工作中不斷產(chǎn)生的文件材料處理完畢后，將具有日后查考價值的文件材料，經(jīng)業(yè)務(wù)部門或檔案管理

14、部門整理立卷后，定期移交給集團檔案室集中保管。9.11.3責(zé)任9.11.3.1集團各部門和各分公司要把文件材料的形成、積累和歸檔工作納入工作職責(zé)和計劃之內(nèi)9.11.3.2集團各部門和各分公司應(yīng)設(shè)立專、兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門或本公司文件材料的收集、整理和保管工作，并按要求向集團檔案室完成歸檔9.11.3.3集團檔案室負(fù)責(zé)全集團檔案歸檔工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查9.11.4案卷質(zhì)量要求9.11.4.1歸檔的文件材料必須真實地反映各分公司生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動的歷史過程，案卷做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)9.11.4.2歸檔的文件材料必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或項目負(fù)責(zé)人及檔案員審核后，簽字并向集團檔案室辦理移交9.11.4.

15、3歸檔的文件材料應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用鉛筆、易褪色的書寫材料，如紅色墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙等9.11.4.4歸檔的文件材料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完整9.11.4.5工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張，圖紙一般采用藍(lán)曬圖，計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復(fù)印件9.11.4.6錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性、長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤9.11.4.7歸檔的文件材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm*210mm）9.11.4.8歸檔的文件材料必須附有完整的卷內(nèi)文件目錄，并且內(nèi)容填寫齊全、規(guī)范9.11.

16、4.9凡歸檔的各類文件材料在立卷裝訂時，要去掉文件內(nèi)的金屬物品、裱糊破損的地方、并將文件折疊整齊、用堅固的線繩將文件訂緊9.11.4.10案卷歸檔時，要及時辦理歸檔手續(xù)，由歸檔移交人填寫檔案移交目錄，一式兩份，移交雙方核對無誤后，在移交目錄上簽字確認(rèn)，各保存一份備查9.11.5歸檔時間9.11.5.1各部門在工作中形成的文件材料，由部門負(fù)責(zé)人審定后，可以隨時歸檔，最遲也要在次年一季度整理組卷后向集團檔案室辦理移交9.11.5.2 產(chǎn)品檔案和基本建設(shè)檔案一般在工程竣工驗收后3個月內(nèi)，由各開發(fā)公司檔案員集中統(tǒng)一向集團檔案室辦理移交，任何單位和個人不得拒絕和無故拖延移交工作9.11.5.3 周期長的

17、項目可分階段、分單項歸檔，有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時歸檔9.11.5.4以前歸檔的項目若是有改建、擴建和維修工程，必須在工程竣工后3個月內(nèi)向集團檔案室歸檔9.11.5.5凡集團新進設(shè)備，必須在設(shè)備到貨開箱后，立即將隨機資料向集團檔案室歸檔；同時設(shè)備在使用、維修和調(diào)撥、報廢過程中形成的記錄也必須隨時歸檔9.11.5.6當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿后要移交集團檔案室統(tǒng)一保管，或在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，出納人員不得兼管會計檔案9.11.5.7因公外出學(xué)習(xí)和參加會議取得的相關(guān)資料，在回公司后10日內(nèi)，將其整理后向檔案室辦理移交9.12檔案保管標(biāo)準(zhǔn)9.12.1主題

18、內(nèi)容與適用范圍9.12.1.1本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案保管方面的職能、內(nèi)容及要求9.12.1.2本標(biāo)準(zhǔn)適用于集團及下屬各單位、各部門的檔案保管工作9.12.2管理職能9.12.2.1檔案保管工作是根據(jù)檔案法及有關(guān)規(guī)定，實行檔案的集中管理與分級管理相結(jié)合的原則，維護檔案的完整與安全，便于檔案的管理和提供利用9.12.2.2集團檔案是在主管副總裁領(lǐng)導(dǎo)下由檔案室負(fù)責(zé)保管9.12.2.3各職能部門及分公司檔案室負(fù)責(zé)各自所存的應(yīng)歸檔的文件材料的保管工作9.12.3管理內(nèi)容與要求9.12.3.1管理好企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案，其中包括黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、技術(shù)管理、產(chǎn)品、基本建設(shè)和設(shè)備管理等檔案材料

19、9.12.3.2檔案保管要實行“三室”分開，既庫房與辦公室、閱覽室分開，盡量遠(yuǎn)離污染源9.12.3.3存放檔案要有專門的庫房，并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防高溫、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防有害生物等安全措施9.12.3.4存放檔案要有檔案專柜，排架方法要科學(xué)和便于查找，按照從上到下，從左到右的次序排列，重要的檔案要專柜存放9.12.3.5存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒，要按編號順序排列9.12.3.6庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁止存放易燃易爆物品，花卉和食品9.12.3.7庫房設(shè)有溫濕度計，保持適合的溫濕度，溫度在14-24，相對濕度在45-60%為宜9.12.3.8非工作人員一律不

20、準(zhǔn)進入檔案室?guī)旆?.13檔案統(tǒng)計工作制度9.13.1主題內(nèi)容與適用范圍9.13.1.1本制度規(guī)定了檔案統(tǒng)計工作的目的、方法和要求9.13.1.2本制度適用于福佳集團檔案的統(tǒng)計工作9.13.2管理職能通過貫徹本制度，及時了解和掌握本集團檔案的庫存數(shù)量、質(zhì)量及管理工作情況，以利于改善工作，更好地提供利用。9.13.3管理內(nèi)容與要求9.13.3.1檔案統(tǒng)計工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，檔案室要建立健全統(tǒng)計工作，按規(guī)定填寫檔案統(tǒng)計報表9.13.3.2檔案統(tǒng)計工作主要是進行檔案管理基本情況統(tǒng)計、檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案提供利用及效果統(tǒng)計和統(tǒng)計分析等9.13.3.3統(tǒng)計數(shù)據(jù)要做到準(zhǔn)確可靠，不得擅自涂改、偽報9.13

21、.3.4統(tǒng)計報表的填寫要字跡清晰工整，頁面保持完整、清潔，不得用易褪色墨水填寫9.13.3.5檔案統(tǒng)計要做到季有季報，年有年報，及時準(zhǔn)確地掌握檔案的數(shù)量和管理工作基本情況，做到帳、物一致9.14檔案安全保密工作制度9.14.1主題內(nèi)容與適用范圍9.14.1.1本標(biāo)準(zhǔn)對集團檔案的安全保密工作進行了規(guī)定。9.14.1.2本標(biāo)準(zhǔn)適用于大連福佳企業(yè)集團有限公司各種門類檔案的安全與保密。9.14.1.3本標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)私營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定和大連福佳企業(yè)集團保密工作制度制訂。9.14.2管理職能9.14.2.1檔案的安全保密工作在集團保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組的指導(dǎo)下，由辦公室主任、安全員、檔案員組織有關(guān)部門貫徹執(zhí)行

22、。9.14.2.2各專（兼）職檔案員要同本部門的安全員共同做好本部門檔案的安全保密工作。9.14.3管理內(nèi)容與要求9.14.3.1集團檔案室按密級設(shè)專柜、專人保管，確保密級檔案的安全和保密。9.14.3.2查閱秘密級文件、圖紙資料要詳細(xì)填寫查閱審批單，由本部門的主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，辦公室主任批準(zhǔn)；機密和絕密級的文件、圖紙資料需經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字，主管副總、總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，由檔案員查找。9.14.3.3查閱秘密級以上的文件、圖紙材料，要嚴(yán)格限定查閱頁數(shù)、段落、范圍。秘密級以上的檔案原則上不準(zhǔn)出檔案室，要借閱必須有審批手續(xù)。9.14.3.4經(jīng)批準(zhǔn)借用或摘錄的各種檔案文件材料，都必須經(jīng)檔案員核對。借閱人員必須對所借資料嚴(yán)加保管，用后及時歸還。9.14.3.5產(chǎn)品圖紙、技術(shù)文件均屬我集團機密文件，特別是重要檔案資料，如經(jīng)營檔案，動遷檔案等，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字許可，均不得將此類檔案借出，違者按失密處理。9.14.3.6整套產(chǎn)品圖紙、文件、檔案丟失，責(zé)任者必須寫出書面丟失報告，經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后報集團領(lǐng)導(dǎo)。集團領(lǐng)導(dǎo)將視情節(jié)給予必要的處分。9.14.3.7凡外出學(xué)習(xí)、考察、引進時所帶的圖紙和文件，必須交檔案室存檔，