lks-ekp產(chǎn)品使用手冊_電子郵件系統(tǒng)產(chǎn)品使用手冊_任務(wù)分派7p

1、1電子郵件系統(tǒng)1.1功能描述1.2使用說明1.2.1 發(fā)郵件1.2.2 收郵件1.2.3 轉(zhuǎn)移郵件1.2.4 標記郵件是否已讀1.2.5 拒收1.2.6 置為垃圾郵件1.2.7 使用狀況1.2.8 查找郵件1.2.9 地址本返回主頁注銷1.3維護配置1.3.1 郵箱設(shè)置1.3.2 用戶文件夾設(shè)置1電子郵件系統(tǒng)1.1功能描述“郵件系統(tǒng)”給企業(yè)員工提供一個實時在線的溝通協(xié)作平臺工具。主要功能：郵箱設(shè)置：可設(shè)置郵件簽名、自動回復(fù)、郵件過濾處理、郵箱默認顯示界面（未 讀郵件或收件箱）設(shè)置。收發(fā)郵件：發(fā)送和接收郵件。郵箱使用狀況：查看郵箱可使用的總空間數(shù)和已用空間數(shù)，收件箱、發(fā)件箱的郵件文檔數(shù)和使用空間

2、數(shù)的。個人地址本：可創(chuàng)建個人常用聯(lián)系人和聯(lián)系人組。方便發(fā)郵件時選擇收件人。 郵件系統(tǒng)主頁面如下圖所示。（郵件系統(tǒng)圖1:主頁面）1.2使用說明1.2.1發(fā)郵件展幵左邊導(dǎo)航樹，選擇“發(fā)郵件”目錄，打幵發(fā)郵件頁面，如下圖所示。（郵件系統(tǒng)圖2:發(fā)郵件界面）如果給公司外部人員發(fā)郵件時（前提是公司裝的 Domi no主機是有公網(wǎng)的郵件域名） 可以在“收件人”、“抄送”、“密送”欄目里填入收件人的郵件地址，比如：。也可以通過單擊“收件人”打幵地址本，如下圖所示。（郵件系統(tǒng)圖3:地址本界面）單擊“私有地址本”（如何創(chuàng)建私有地址本請看后面的詳細配置）來添加收件人的 地址如下圖所示。（郵件系統(tǒng)圖4:地址本界面）也

3、可以通過點擊郵件上方的【地址本】按鈕進入地址本。給在Domi no服務(wù)器已注冊了的公司人員發(fā)郵件，如果給某個同事發(fā)郵件時，直接 在“收件人”、“抄送”、“密送”欄輸入這個同事郵件地址的中文名或英文名或郵件地址， 如：張三或zhangs或zhangs （輸入這三個地址其中一個，張三這位同事就可以收到郵 件）。郵遞選項：郵遞選項的設(shè)置目的是設(shè)置郵件發(fā)送的優(yōu)先級，同時也可以了解收件人是否收到郵件的情況。點擊【郵遞選項】按鈕，具體配置如下圖所示。（郵件系統(tǒng)圖5:郵遞選項界面）設(shè)置郵遞選項：重要性、由E遞報告、由E遞優(yōu)先級、是否有回執(zhí)。發(fā)送郵件后，收件 人收到的郵件會顯示設(shè)置的郵遞設(shè)置，如果選中了回執(zhí)，

4、發(fā)送后發(fā)件人還會收到回執(zhí)。郵件中可以添加附件具體操作可參考通用操作手冊一“上載附件”。根據(jù)實際情況在郵件文檔的窗口創(chuàng)建郵件的內(nèi)容。如果不想把創(chuàng)建好的郵件立即發(fā)送出去的話，可以點擊【保存為草稿】按鈕，此時,此封郵件就被保存在郵件系統(tǒng)的“草稿箱”文件夾。點擊【發(fā)送】按鈕，將郵件發(fā)送，此封郵件同時保存一份到此郵件系統(tǒng)的“已發(fā)郵 件”文件夾里。點擊【發(fā)送不保存】按鈕，將郵件發(fā)送，由M牛不保存。1.2.2收郵件用戶進入郵箱后，單擊“未讀郵件”文件夾可以閱讀所有未讀的郵件；單擊“收件箱”文件夾可以閱讀所有在收件箱中的郵件；單擊“用戶文件夾”下個各個節(jié)點，可以看已經(jīng)轉(zhuǎn)移到用戶自己設(shè)置的文件夾下的 文件。用戶

5、打幵自己收到的郵件，如下圖所示。（郵件系統(tǒng)圖6:收到的郵件界面）點擊【新建郵件】按鈕，可以新建郵件。點擊【轉(zhuǎn)發(fā)】按鈕，可以將此郵件轉(zhuǎn)發(fā)給其他用戶；在輸入和從地址本中收件人的郵箱地址，即可以將原郵件內(nèi)容轉(zhuǎn)發(fā)給指定的接收人。點擊【回信】按鈕，可以回信給發(fā)件人，系統(tǒng)自動將發(fā)件人的郵箱地址填寫到收件 人欄，不帶原文。點擊【回信帶原文】按鈕，可以回信給發(fā)件人，系統(tǒng)自動將發(fā)件人的郵箱地址填寫到收件人欄，并且?guī)г娘@示在郵件中。點擊【給所有人回信】按鈕，可以給此郵件的所有相關(guān)人發(fā)送郵件， 包括：發(fā)件人、 收件人、抄送人。點擊【給所有人回信（帶原文）】按鈕，可以給此郵件的所有人回信，并且?guī)г?顯示在郵件中。

6、點擊【刪除】按鈕，可以刪除此郵件。點擊【關(guān)閉】按鈕，可以關(guān)閉此郵件。如果想查看歷史郵件，可以單擊“收件箱”目錄樹，羅列了所有的歷史郵件。如果在發(fā)郵件時，點擊【發(fā)送】按鈕的話，系統(tǒng)會保留一份郵件到“已發(fā)郵件”文 件夾里。單擊此文件夾就可以看到歷史發(fā)送的并保留過的郵件。如果在創(chuàng)建郵件過程中，把此郵件 保存為草稿的話，系統(tǒng)會自動把此郵件保存 在此“草稿箱”文件夾里，單擊此文件夾就可以查看未發(fā)送的草稿郵件。如果對在不在回收站等的郵件進行 “刪除”處理的話，系統(tǒng)會把此郵件放在 “草稿 箱”文件夾里。1.2.3轉(zhuǎn)移郵件用戶進入郵箱，單擊“收件箱”或者“用戶文件夾”下的目錄，在視圖中選擇文檔， 點擊【移動】

7、按鈕，可以選擇將當前郵件轉(zhuǎn)移到哪個文件夾。（郵件系統(tǒng)圖7:轉(zhuǎn)移文件夾界面）選擇好文件夾后，點擊【確定】按鈕，即可將選擇的郵件轉(zhuǎn)移到選擇的文件夾中。1.2.4標記郵件是否已讀用戶進入郵箱，在“收件箱”視圖中選擇文檔，點擊【標記已讀】按鈕，在彈出的 對話框中選擇“確定”即可。標記為已讀后，郵件的狀態(tài)標志改為0用戶進入郵箱，在“收件箱”視圖中選擇文檔，點擊【標記未讀】按鈕，在彈出的 對話框中選擇“確定”即可。標記為未讀后，郵件的狀態(tài)標志改為噸燦|。1.2.5拒收用戶進入郵箱，在“收件箱”視圖中選擇文檔，點擊【拒收】按鈕，提示信息如下。（郵件系統(tǒng)圖8:拒收提示信息頁面）點擊【確定】按鈕，將郵件移入回收

8、站，并打幵過濾設(shè)置頁面如下圖所示。（郵件系統(tǒng)圖9:過濾設(shè)置頁面）設(shè)置過濾郵件的條件和例外及指定操作，操作同“收件助理”。1.2.6置為垃圾郵件用戶進入郵箱，在“收件箱”視圖中選擇文檔，點擊【垃圾郵件】按鈕，提示信息如下。（郵件系統(tǒng)圖10:置為垃圾郵件提示信息頁面）點擊【確定】按鈕，將郵件標記為垃圾郵件，郵件移入“垃圾郵件”目錄下，并打 幵過濾設(shè)置頁面如下圖所示。（郵件系統(tǒng)圖11：過濾設(shè)置頁面）設(shè)置過濾郵件的條件和例外及指定操作，操作同“收件助理” 。1.2.7使用狀況用戶單擊“使用狀況”文件夾，顯示使用情況界面，如下圖所示。（郵件系統(tǒng)圖12:使用狀況界面）顯示郵箱可使用的總空間數(shù)和已用空間數(shù)；

9、收件箱、發(fā)件箱、草稿箱、回收站的郵件文檔數(shù)，新郵件數(shù)和已使用容量。1.2.8查找郵件用戶單擊“查找郵件”目錄樹，打幵查找郵件界面，如下圖所示。（郵件系統(tǒng)圖13:查找郵件界面）設(shè)置查找條件，如收件人、發(fā)件人、主題或收到日期。點擊【查找】按鈕，即可按 照設(shè)置的搜索條件查找到相關(guān)郵件。1.2.9地址本1.2.9.1地址本聯(lián)系人組1.2.9.1.1 新建聯(lián)系人組用戶單擊“地址本”文件夾，頁面如下圖所示。（郵件系統(tǒng)圖14:地址本界面）點擊【新建聯(lián)系人組】按鈕，打幵新建聯(lián)系人組文檔，如下圖所示。（郵件系統(tǒng)圖15:新建聯(lián)系人組頁面）填寫組名和描述?！咎峤弧刻顚懲戤?，點擊【提交】按鈕保存文檔。1.2.9.1.

10、2 修改已有聯(lián)系人組打幵已有的聯(lián)系人組文檔，進行修改，修改完畢，點擊【提交】按鈕即可。如果修改了組名，此聯(lián)系人組下的聯(lián)系人的分組也會自動更改為修改后的組名。1.2.9.1.3 刪除已有聯(lián)系人組在“地址本”目錄下，選擇已有的聯(lián)系人組文檔后，點擊【永久刪除】按鈕，彈出提示信息如下。（郵件系統(tǒng)圖16：刪除聯(lián)系人組提示信息頁面）點擊【確定】按鈕即可刪除選中的聯(lián)系人組，刪除此組后，此組的聯(lián)系人的分組一項會自動更新為：未分類。129.2地址本聯(lián)系人1.2.9.2.1 新建聯(lián)系人用戶在“地址本”目錄下，點擊【新建聯(lián)系人】按鈕，打幵新建聯(lián)系人界面，如下圖所示。（郵件系統(tǒng)圖17 :新建聯(lián)系人頁面）選擇類型：個人

11、、單位；如果選擇單位，則上會增加單位名稱一項。填寫姓名、稱呼等項。選擇分組，分組就是設(shè)置的聯(lián)系人組；可以設(shè)置此聯(lián)系人生日前多少天發(fā)送提醒，此提醒為發(fā)送郵件通知作者。填寫完畢，點擊【提交】按鈕保存文檔。1.2.9.2.2 修改已有的聯(lián)系人文檔在地址本下按照聯(lián)系人組分文件夾顯示聯(lián)系，單擊“地址本”-“所有聯(lián)系人” 顯示項目小組此聯(lián)系人組下的聯(lián)系人，單擊打幵已有的聯(lián)系人文檔，可以進行修改。1.2.9.2.3 刪除聯(lián)系人文檔在“地址本”文件夾，選擇已有的聯(lián)系人文檔后，點擊【永久刪除】按鈕，可以刪 除聯(lián)系人文檔，刪除方法和刪除聯(lián)系人組一樣。1.2.10返回主頁用戶在郵件系統(tǒng)單擊“返回主頁”目錄樹，可以返

12、回到系統(tǒng)主頁。1211注銷用戶在郵件系統(tǒng)單擊“注銷”，可以注銷當前登錄。1.3維護配置1.3.1郵箱設(shè)置1.3.1.1郵件簽名由M牛簽名主要是實現(xiàn)郵寄出去的郵件，系統(tǒng)會在郵件正文簽名郵寄人的姓名等信息 郵箱設(shè)置如下圖所示。（郵件系統(tǒng)圖18:郵箱設(shè)置）點擊【郵件簽名】按鈕，進入簽名界面，如下圖所示。（郵件系統(tǒng)圖19:郵件簽名界面）勾中“在我發(fā)出的郵件末自動添加簽名”，配置簽名內(nèi)容，點擊【提交】按鈕，則 提交設(shè)置，用戶新建郵件時，會自動顯示配置的簽名內(nèi)容。在上圖點擊【返回】按鈕，可以返回到郵箱設(shè)置界面。131.2收件助理“收件助理”跟“用戶文件夾”定義好的文件夾結(jié)合使用的?！笆占怼敝饕δ苁嵌?/p>

13、義好條件，一旦有郵件發(fā)送到此給您時， 系統(tǒng)會根據(jù)這些條件，如果符合這些條 件的郵件，就會發(fā)到相應(yīng)的“用戶文件夾”的文件夾里。點擊【收件助理】按鈕，打幵頁面如下圖所示。（郵件系統(tǒng)圖20:收件助理視圖界面）點擊【新建】按鈕，打幵新建收件助理文檔，如下圖所示。（郵件系統(tǒng)圖21 :新建收件助理視圖界面）新建收件助理，設(shè)置過濾器狀態(tài)為“啟用”，設(shè)置過濾器的條件和例外、設(shè)置指定 操作，提交設(shè)置。用其他用戶發(fā)送一封郵件給設(shè)置了收件助理的用戶，郵件內(nèi)容符合過濾器的設(shè)置，發(fā)送郵件成功后，收件人收到的郵件會按照過濾器設(shè)置執(zhí)行指定操作。點擊【提交】按鈕提交設(shè)置。用戶可以在“收件助理”中，修改和刪除已有的收件助理設(shè)置文檔。131.3顯示選項用戶在郵箱設(shè)置中點擊【顯示選項】按鈕，進入顯示選項設(shè)置界面，如下圖所示。（郵件系統(tǒng)圖22：配置顯示選項界面）可以設(shè)置進入郵箱時顯示的默認頁面，包括：顯示未讀郵件、顯示收件箱。點擊【提交】按鈕提交設(shè)置。在上圖點擊【返回】按鈕，可以返回到郵箱設(shè)置界面。1.3.2用戶文件夾設(shè)置用戶文件夾是本系統(tǒng)為用戶提供的，用戶可以在該文件夾內(nèi)創(chuàng)建、刪除個性化文件 夾的地方。單擊“用戶文件夾”目錄樹，點擊【配置】按鈕，進入文件夾管理界面，如下圖所 示。（郵件系統(tǒng)圖23:用戶文件夾分類管理界面）創(chuàng)建文件夾：在創(chuàng)建欄輸入要創(chuàng)建的文件夾名稱，然后點