公司文件檔案管理制度

1、公司文件檔案管理制度1產(chǎn)生目的為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作，特制 定本制度。2適用范圍適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。3正文3.1文件資料的收集3.1.1收集范圍凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、電報(bào)、各種記錄、 出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項(xiàng)：上級(jí)來(lái)文（1）上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行 的文件；（2）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的 錄音、錄像等材料。（1）會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議

2、形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等；（2）公司發(fā)布（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件，下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件；（4）公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；（5）反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料；（6）公司檢查下級(jí)單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料；（7） 公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)盤(pán)片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審 計(jì)等文件材料；（8）公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；（9） 公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄；從外單位帶回公司有關(guān) 的未經(jīng)文書(shū)處理登記的文件材料

3、；（10） 公司基本建設(shè)工程施工竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；（11）公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料；（12 ）公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（13）公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料；（14）公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨員、團(tuán)員、 干部、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎(jiǎng)懲等 文件材料；（15）公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)

4、組織介紹信及存根；（16 ）公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；(18) 公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料；(19) 公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲 像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等；(20) 各種普查工作中形成的文件材料。3.1.2收集中應(yīng)注意的問(wèn)題公務(wù)電報(bào)要同其他文件材料一起收集立卷。正文和附件要同時(shí)收集。一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。作者、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁(yè)殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再 立卷歸檔。有領(lǐng)導(dǎo)重要

5、批示意見(jiàn)的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。有請(qǐng)示無(wú)批復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)查明原因，采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒(méi)有書(shū)面文件的，應(yīng)注明情況， 并加蓋公章。用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫(xiě)的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫(xiě)上文件名稱，注明丟失原因，加蓋 公章，替代所丟文件歸檔。3.2立卷歸檔3.2.1公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反 映公司的主要情況，以便于保管和利用。3.2.2文件材料的分類應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時(shí)間上分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的 立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門(mén)別類。3.2.

6、3立卷分工各單位形成的文件，自行立卷；下級(jí)單位報(bào)來(lái)的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷；上級(jí)單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷；非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。3.2.4歸檔各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門(mén)負(fù)責(zé)管理)。各種文件、資料，按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫(xiě)頁(yè)碼、填寫(xiě)卷內(nèi) 文件目錄。不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。3.3檔案保管3.3.1檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。3.3.2膠片、照片、磁帶

7、要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。3.3.3底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查，平放或卷放。3.3.4庫(kù)藏檔案要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。3.4檔案借閱3.4.1借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛(ài)護(hù)，不得丟失、 損壞、涂改，要如期歸還。3.4.2借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。3.4.3借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。344歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。345凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄 錄、復(fù)印。3.4.6底圖一般不予外借。3.5檔案銷毀對(duì)于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。3.6檔案統(tǒng)計(jì)3.6.1銷毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。362要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。3.6.3除按上級(jí)主管部門(mén)的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。3.6.4統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。3.6.5對(duì)永久、