董事會股東大會召開工作流程

1、董事會會議工作流程（內(nèi)部適用）時間工作安排注意事項完成情況T-15收集會議議題確定會議時間地點(diǎn)T-11確定會議議題、制作議案T-10（臨時 T-3 ）發(fā)出會議通知和議案T-5（臨時 T-3）預(yù)定會議室根據(jù)參加會議的人數(shù)，預(yù)定合適的會議室。T-2提前安排、確定董事行程如有董事在外出差，或有其他會議、事務(wù)，需提前確認(rèn)并安排其行程；T-1參會人員的會前提醒電話提醒董事及列席人員（監(jiān)事、高管）會議的 時間、地點(diǎn)；根據(jù)實(shí)際情況，電話提醒需參會的 高管；會議資料準(zhǔn)備準(zhǔn)備以下會議資料， 并將相關(guān)會議資料裝訂成冊：1、 會議通知；2、 會議議程（如有） ；3、 會議議案、附件資料；4、 簽到表；5、 表決票；

2、6、 會議決議（草稿） ；7、 會議紀(jì)要（草稿） ；8、 公告（草稿） ；9、 獨(dú)立董事意見、保薦機(jī)構(gòu)意見草稿（如有） 。1、制作會議 PPT；2、準(zhǔn)備會議決議、紀(jì)要的簽字頁；3、議案所需特殊格式的決議文件 （如綜合授信申會議準(zhǔn)備、會議室提前調(diào)試根據(jù)參加會議人數(shù)，預(yù)定合適的用餐地點(diǎn)1、通知行政部采購水果、茶點(diǎn)；2、領(lǐng)取瓶裝水；3、準(zhǔn)備茶具、茶葉、咖啡（如需要） 。4、調(diào)試會議室：調(diào)試空調(diào)、音響、投影儀。T會場布置、會議安排提醒司機(jī)接送參會董事及其它參會人員 （如需要）1、打開空調(diào)、音響；2、打開 PPT；3、擺放好會議資料、茶點(diǎn)、水果、茶水。1、安排司機(jī)接送預(yù)定的酒店就餐；2、會議期間添加茶水

3、。安排并檢查董事簽署簽到表、 表決票、 會議決議、 會議紀(jì)要等文件。會議完成后整理會場、歸還所借物品TT+2會后重要事項1、完成會議決議、紀(jì)要；2、將會議決議傳至深交所備案；3、完成公告（如有） 。會議資料整理歸檔會議資料內(nèi)容包括：1、會議通知；會議審批單；通知郵件；非直接送達(dá)電話確認(rèn)情況表；2、會議議案、附件資料；3、簽到表；4、表決票；5、會議決議；6、會議紀(jì)要；7、授權(quán)委托資料（如有） ；8、獨(dú)立董事意見（如有） ；9、保薦機(jī)構(gòu)意見（如有） ；T+決議執(zhí)行跟蹤1、制作會議決議事項執(zhí)行情況記錄表；2、將會議決議送達(dá)給相關(guān)執(zhí)行部門、執(zhí)行人，并 由其在決議事項執(zhí)行情況記錄表上簽收。1、跟蹤決議

4、執(zhí)行進(jìn)度；2、記錄決議執(zhí)行結(jié)果。股東大會會議工作流程（內(nèi)部適用）時間工作安排注意事項完成情況收集會議議題確定會議議題、制作議案預(yù)定會議室根據(jù)可能參加會議的人數(shù)，預(yù)定合適的會議室。預(yù)約見證律師、保薦機(jī)構(gòu)提醒律師，股東大會需由兩名律師見證。董事會審議通過關(guān)于召開股東大會會議的通知T-15（年度T-20）對外公告會議通知和議案通常和董事會決議一起公告；會議通知應(yīng)確定股權(quán)登記日及會議登記日。T-10安排制作會議禮品或紀(jì)念品（如需要）T-5申請截止日的股東名冊在股權(quán)登記日之前向中登公司申請T-2參會人員的會前提醒1、電話提醒董事、監(jiān)事、高管、律師、保薦 人會議的時間、地點(diǎn)； 2、確定出席會議的股東、 董

5、事、 監(jiān)事、高管、 律師、保薦機(jī)構(gòu)等人員；3、將議案發(fā)給律師，并提醒律師準(zhǔn)備好法律 意見書的簽字蓋章頁 （兩名見證律師及事務(wù)所 負(fù)責(zé)人簽字，加蓋公章） 。提前安排外地股東、董事、高管行程1、給在外地的股東、董事、高管預(yù)定機(jī)票、 酒店、安排接送司機(jī)（如需要） ； 2、確定在外地的股東、董事、高管的行程， 并提醒做好相關(guān)接待及后勤工作； 將相關(guān)安排 通知外地股東、董事、高管。T-1停牌申請通過業(yè)務(wù)專區(qū)，向深交所提交停牌申請會議資料準(zhǔn)備1、制作會議 PPT；準(zhǔn)備股東名冊；2、準(zhǔn)備簽字筆、紙、名牌。準(zhǔn)備以下會議資料：1、會議通知； 2、會議議案、附件資料； 3、會議議程、規(guī)則； 4、簽到表； 5、表決

6、票； 6、會議決議（草稿） ； 7、會議紀(jì)要（草稿） ； 8、公告（草稿） 。會議準(zhǔn)備、 會議室提前調(diào)試1、通知行政部采購水果、茶點(diǎn)；2、領(lǐng)取瓶裝水；3、準(zhǔn)備投票箱。調(diào)試會議室：調(diào)試空調(diào)、 音響、投影儀、 電子 牌。T會場布置、會議安排提醒司機(jī)接送參會人員（如需要）1、打開空調(diào)、音響、投影儀、電子牌；2、擺放好會議資料、茶點(diǎn)、水果、水。資料準(zhǔn)備會前資料準(zhǔn)備： PPT、通知、議程、表決票、 決議、紀(jì)要的簽名頁。股東簽到1、仔細(xì)核對身份證和股東代碼卡；2、授權(quán)委托的，需核對營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授 權(quán)委托書、法人代表證明書、股東卡等資料。統(tǒng)計到會股東人數(shù)及股份數(shù)額會議開始前統(tǒng)計完成股東人數(shù)、 持股數(shù)、

7、持股比例等并提交給主持人宣布分發(fā)表決票將表決票發(fā)給參會股東紀(jì)要紀(jì)要股東發(fā)言要點(diǎn)收取表決票投票箱計票、監(jiān)票、統(tǒng)計票數(shù)注意股東簽到人數(shù)和表決票數(shù)及總股份數(shù)是否相符完成決議、紀(jì)要、法律意見書完成會議決議、紀(jì)要、法律意見書主持人宣讀決議并詢問股東是否有異議見證律師宣讀法律意見書董事在決議、紀(jì)要上簽字仔細(xì)檢查簽字文件，看是否存在漏簽會場清理刪除重要電子文件等T會后重要事項完成公告，并上傳至深交所。TT+2會議資料整理歸檔會議資料內(nèi)容包括：1、會議審批單；通知郵件；非直接送達(dá)電話 確認(rèn)情況表；2、會議通知；3、會議議案、附件資料；4、簽到表；5、表決票；表決票統(tǒng)計表；6、會議決議（ 6 份）；7、會議紀(jì)要（ 2 份）；8、法律意見書（ 2 份）；9、股東資格的相關(guān)資料（身份證、營業(yè)執(zhí)照 復(fù)印件、股東卡復(fù)印件以及法人代表證明書） 10、授權(quán)委托資料 （身份證復(fù)印件、 授權(quán)委托 書，如有）。T+決議執(zhí)行情況跟蹤1、制作會議決議事項執(zhí)行情況記錄表