消防工程材料設(shè)備采購管理制度P1

1、工程材料設(shè)備采購管理制度1、 材料及采購的定義：1.1材料的定義：本制度中的材料是指工程建設(shè)所需的材料設(shè)備（含定額中的未計價材料）。1.2采購的定義：按采購主體不同分為自行采購和委托采購（認(rèn)質(zhì)認(rèn)價）。2、 采購的前期準(zhǔn)備：2.1供應(yīng)商名錄的建立：2.1.1采購部收集供應(yīng)商并對其進(jìn)行整理和篩選，以直接生產(chǎn)廠商或生產(chǎn)廠商的辦事處、省級總代理作為主要供應(yīng)商，原則上不與中間商進(jìn)行業(yè)務(wù)往來，以利在采購過程中降低成本，并建立供應(yīng)商庫。2.2市場調(diào)查：2.2.1在工程項目設(shè)計時，采購部應(yīng)適時開展工程材料的市場調(diào)查，熟悉掌握消防工程所需材料設(shè)備價格行情，以便項目開工時的不時之需。2.2.2對大宗材料設(shè)備的市場

2、調(diào)查,如煙機(jī)、水泵、電纜、鋼材等重點材料設(shè)備的市場調(diào)查，可深入到生產(chǎn)廠家去進(jìn)行實地考察，以掌握其真實情況；對本地市場缺少的材料設(shè)備的市場調(diào)查，可到外地材料設(shè)備市場去進(jìn)行調(diào)查，以便了解更多的市場行情。2.2.3市場調(diào)查應(yīng)堅持眼見為實，耳聽為虛的調(diào)查原則，做到多看、勤跑、多問、少聽廠家、經(jīng)銷商吹噓，防止被廠家或經(jīng)銷商欺騙，切實掌握好所需材料設(shè)備的第一手資料。2.3數(shù)據(jù)分析：2.3.1在開展市場調(diào)查的同時，應(yīng)及時將市場調(diào)查中了解掌握到的各種資料記錄下來，分門別類地建立各種材料設(shè)備信息資料數(shù)據(jù)庫。2.3.2根據(jù)各種材料設(shè)備信息數(shù)據(jù)分析結(jié)果，將各生產(chǎn)廠家的材料設(shè)備質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格高低、技術(shù)性能、服務(wù)質(zhì)量、

3、環(huán)保指標(biāo)和市場態(tài)勢排出順序，提交總經(jīng)理決策和工程技術(shù)部門進(jìn)行質(zhì)量把關(guān)。2.4初步報價：2.4.1根據(jù)工程建設(shè)進(jìn)度，采購部應(yīng)及時通知材料設(shè)備生產(chǎn)廠家或地級總代理進(jìn)行初步報價。2.4.2初步報價后，可允許材料設(shè)備生產(chǎn)廠家、地級總代理重新報價，但重新報價原則上只能低于前次報價。2.4.3初步報價后，應(yīng)注意檢查報價單位的資質(zhì)、執(zhí)照、稅務(wù)登記證、機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量合格證或地級總代理授權(quán)證等原件，防止不具備投標(biāo)報價資格的單位或個人叁與報價，并要求其留下相關(guān)資料及證照復(fù)印件備查。2.4.4在各種材料設(shè)備初步報價后，應(yīng)及時對初步報價進(jìn)行匯總，建立好材料設(shè)備資料庫并打印成冊備案。資料庫應(yīng)包括各種材料設(shè)備的生產(chǎn)

4、廠家、品牌、 商標(biāo)、規(guī)格尺寸、型號大小、單價、數(shù)量、總額、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)性能、廠家地址、供貨方式、運輸方式、地級總代理和廠家聯(lián)系人姓名及住址與聯(lián)系方式等相關(guān)內(nèi)容。2.5確定入圍單位：2.5.1 根據(jù)初步報價及相關(guān)信息，采購部對所需材料設(shè)備按照貨比三家的原則和市場供應(yīng)無保障的品牌；剔除質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不高、性能比低、服務(wù)質(zhì)量差、環(huán)保指標(biāo)和市場供應(yīng)無保障的廠家；保留品牌好、質(zhì)量優(yōu)、價格合理、服務(wù)質(zhì)量好的材料設(shè)備廠家和地級總代理參加投標(biāo)，報總經(jīng)理或項目負(fù)責(zé)人確定入圍單位。2.5.2為防止入圍單位投標(biāo)時串標(biāo)或圍標(biāo)，在確定入圍時應(yīng)考慮其地域范圍，即同等條件下可選擇不同地域的生產(chǎn)廠家和地級總代理商作為入圍單位。2

5、.6擬定標(biāo)底：2.6.1招標(biāo)文件應(yīng)明確招標(biāo)方式、招標(biāo)開始時間、截止日期、開標(biāo)方式和確定中標(biāo)單位的條件、原則及合同的主要條件。2.7招標(biāo)投標(biāo)：2.7.1投標(biāo)報價后，采購部對各單位的投標(biāo)投價進(jìn)行開標(biāo)，開標(biāo)時應(yīng)重點對比分析各投標(biāo)單位的單位、總價、服務(wù)承諾、付款方式、優(yōu)惠條件、材料設(shè)備質(zhì)量；排出中標(biāo)候選單位的順序；列出優(yōu)惠條件、服務(wù)承諾等相關(guān)內(nèi)容。2.7.2開標(biāo)后，可對中標(biāo)候選單位的報價作進(jìn)一步的議價。同時，應(yīng)進(jìn)一步細(xì)談付款方式、優(yōu)惠方式及服務(wù)承諾與質(zhì)量保證等條件；大宗材料設(shè)備必須進(jìn)行多次或多輪議價，以便進(jìn)一步壓縮其利潤空間，爭取更多的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以便確定價更廉、物更美的材料設(shè)備和地級總代理為中標(biāo)單位。

6、2.8洽談簽訂合同：2.8.1付款方式須堅持貨到工地一周內(nèi)只支付該批貨款的50%60%，施工完畢經(jīng)驗收合格付足總貨款的95%，留5%的貨款作為質(zhì)保金，質(zhì)保期滿后付清。如材料設(shè)備是根據(jù)工程項目進(jìn)行須定制的，但又不能調(diào)作它用的材料設(shè)備可適當(dāng)少量（一般性10%）的定金，但定金不能超過該材料設(shè)備合同金額的20%（個別特殊設(shè)備臨時確定），第一批貨物結(jié)算時定金須一次性抵為貨款。2.8.2裝卸運輸費有產(chǎn)品、運輸保險費用由供方承擔(dān)，需方（公司）不承擔(dān)任何除投標(biāo)報價外的其他任何費用。2.8.3供方所供材料設(shè)備的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)性能均須達(dá)到國家規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.8.4交貨方式由供方送貨到工程項目工地，運輸方式

7、由供方自行確定。2.8.5交貨時間由我方以傳真或電話形式給供方明確；每批次的交貨數(shù)量由我方根據(jù)工程進(jìn)度和所需材料計劃以傳真或電話通知形式給供方明確。2.8.6當(dāng)與中標(biāo)單位洽談好合同主要條款后，應(yīng)將該合同交法政部進(jìn)行修改，重要或金額較大的合同需送法律顧問審查把關(guān)，再呈送總經(jīng)理審查修改。2.8.7材料設(shè)備采購合同經(jīng)總經(jīng)理審核修改打印一式貳份，由供方先行簽字蓋章，再交公司法人代表簽字，法政部蓋公章后方可生效。2.8.8所有材料設(shè)備采購合同須存檔原件至法政部。2.8.9采購部要建立材料設(shè)備匯總登記表。匯總登記表須載明該合同的主要條款、合同總額及付款方式等內(nèi)空，每簽訂一個合同和每一次付款應(yīng)及時進(jìn)行登記，

8、以便隨時掌握材料設(shè)備采購及時付款情況。3、 供應(yīng)計劃的管理措施：3.1.1工程部根據(jù)工程進(jìn)度提出采購下單表，由施工單位項目負(fù)責(zé)人、工程部負(fù)責(zé)人審查，交采購部對下單量進(jìn)行復(fù)查后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)與總經(jīng)理審批。3.1.2采購部將公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后的采購下單表作為采購控制計劃，并將該單按一式貳份在采購部、工程部各備案一份。3.1.3采購部的材料設(shè)備供應(yīng)應(yīng)嚴(yán)格按照該下單表執(zhí)行。具體分部下單，由工程部根據(jù)需要，提前37個工作日，將分批次下單計劃交采購部執(zhí)行。如果在實際供應(yīng)過程中發(fā)生量的增加，由工程部辦理補(bǔ)充計劃，按以上第4.1.1及第4.1.2條規(guī)定報審后，采購部按補(bǔ)充計劃執(zhí)行。3.1.4若因控制計

9、劃有誤，造成供應(yīng)材料設(shè)備未完全使用完，采購部有義務(wù)在未污染損壞包裝及材料設(shè)備本身的情況下將多余的供應(yīng)材料按照合同約定的內(nèi)容退貨，并督促供應(yīng)商將應(yīng)退款及時退還公司。如因污染損壞包裝及材料設(shè)備本身無法退貨造成損失的，由該項目負(fù)責(zé)人承擔(dān)。 4、材料設(shè)備現(xiàn)場驗收管理措施：4.1.1材料設(shè)備進(jìn)場的驗收由工程技術(shù)人員和材料員負(fù)責(zé)。在材料設(shè)備驗收時，驗收人員必須認(rèn)真查驗每批材料設(shè)備是否達(dá)到國家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)備和技術(shù)性能要求；要查驗每批供貨是否有出廠合格證、生產(chǎn)許可證、供貨證明、產(chǎn)品使用說明和質(zhì)量保證書或保修期限；要重點查 驗材料設(shè)備的規(guī)格、型號、數(shù)量，并做現(xiàn)場記錄；要根據(jù)材料設(shè)備上的防偽電話查驗該材料設(shè)備是否是假

10、冒偽劣產(chǎn)品；材料員還必須拿回每批材料設(shè)備的出廠合格證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品使用說明書和生產(chǎn)廠家的其他相關(guān)資料及材料設(shè)備的備（配）件、專用工具等，以供工程峻工驗收辦理竣工手續(xù)。 4.1.2供應(yīng)商的送貨單必須由驗收人簽字方可作為結(jié)算依據(jù)的附件。送貨單一式叁份，分別由驗收人員留存一聯(lián)、供應(yīng)商留存一聯(lián)、采購部留存一聯(lián)。4.1.3驗收交貨中如發(fā)現(xiàn)材料設(shè)備質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)性能、規(guī)格、型號不合符國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，則必須拒絕驗收，并要求供方運出工地，確保嚴(yán)禁將不合格產(chǎn)品用于工程建設(shè)，由此造成損失和責(zé)任由供方承擔(dān)。4.1.4工地運送的所有材料設(shè)備必須填寫公司專用的材料設(shè)備移交單，該單應(yīng)由公司采購部、倉庫核查簽字，總經(jīng)理批

11、準(zhǔn)后由材料驗收人員根據(jù)移交單上面清單與現(xiàn)場材料接收人進(jìn)行移交并簽字。材料設(shè)備移交單一式貳聯(lián)，一聯(lián)留存工程部、一聯(lián)留存采購部。5、現(xiàn)場材料堆放標(biāo)識、檢驗管理措施：待添加的隱藏文字內(nèi)容25.1采購部負(fù)責(zé)人應(yīng)不定期會同工程部、監(jiān)理公司檢查施工單位的材料設(shè)備庫房，對現(xiàn)場材料設(shè)備使用情況進(jìn)行必要的檢查，并形成材料設(shè)備現(xiàn)場抽檢記錄表。6、竣工驗收：6.1所有材料設(shè)備安裝施工完畢后，均須組織竣工驗收，采購部應(yīng)及時通知供方派人參加檢查驗收。6.2只有通過最終檢查驗收合格的材料設(shè)備，方可按該材料設(shè)備購銷合同規(guī)定支付其應(yīng)支付的材料設(shè)備款項；但必須留足該材料設(shè)備購銷合同總額的5%作為質(zhì)保金，待質(zhì)保期滿后再行支付。7

12、、監(jiān)督檢查及考核：7.1公司對采購與付款內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，由總經(jīng)理組織督查。考核內(nèi)容包括：7.1.1采購與付款過程中是否有重在差錯、違法亂紀(jì)和舞弊現(xiàn)象；是否存在與供應(yīng)商或內(nèi)部串通違規(guī)采購現(xiàn)象。7.1.2合同簽訂及管理執(zhí)行情況。是否存在擅自簽訂、變更和延續(xù)合同、訂單等事項，是否存在違反招投標(biāo)規(guī)定，是否有應(yīng)簽訂合同協(xié)議而未簽訂合約等違反合同法等國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度等。7.1.3考核按公司采購部各崗位職責(zé)任務(wù)，并結(jié)合本制度執(zhí)行及督查結(jié)果執(zhí)行?？己酥笜?biāo)包括定性指標(biāo)和定量指標(biāo)。7.1.4定性指標(biāo)包括以上所述的監(jiān)督檢查內(nèi)容，定量指標(biāo)包括供貨及時率、質(zhì)量合格率、存貨庫存量及存貨周轉(zhuǎn)率、貨物短缺率、用戶滿意率、材料設(shè)備成本計劃控制率等。7.2處罰規(guī)定：7.2.1如采購人員或采購管理人員利用采購工作之便存私舞弊，與供應(yīng)商或內(nèi)部串通違規(guī)采購或收取回扣、或哄抬物價的，責(zé)任人須承擔(dān)其相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任；造