EXCEL常用功能和技巧分享

1、EXCEL常用功能和技巧分享 EXCEL常用功能和技巧分享常用功能和技巧分享 正文引言正文引言 OFFICE 2007構(gòu)成構(gòu)成 EXCEL是什么是什么? EXCEL功能功能 EXCEL 2007界面界面 OFFICE 2007構(gòu)成構(gòu)成 EXCEL是什么？是什么？ EXCEL是辦公自動(dòng)化辦公自動(dòng)化中非常重要的一款軟件，它不僅僅能夠方便的處理表格處理表格和進(jìn)行 圖形分析圖形分析，其更強(qiáng)大的功能體現(xiàn)在對(duì)數(shù)據(jù)的自動(dòng)處理自動(dòng)處理和計(jì)算計(jì)算。EXCEL是微軟公司的辦公 軟件Microsoft office的組件之一，直觀的界面、出色的計(jì)算功能和圖表工具，再加上成 功的市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)，使EXCEL成為最流行的數(shù)據(jù)

2、處理軟件。 EXCEL功能功能 EXCEL主要功能如下：主要功能如下： n數(shù)據(jù)記錄與整理 n數(shù)據(jù)計(jì)算 n數(shù)據(jù)分析 n圖表制作 n數(shù)據(jù)傳遞與共享 nEXCEL功能和用途的定制 EXCEL 2007界面界面 正文目錄正文目錄 1 2 3 4 5 6 7 第一部分【開(kāi)始】功能介紹第一部分【開(kāi)始】功能介紹 1、復(fù)制&剪切&粘貼 2、格式刷 3、合并后居中 4、條件格式 5、格式 6、自動(dòng)求和 7、排序和篩選 8、查找和選擇 1、復(fù)制、復(fù)制&剪切剪切&粘貼粘貼 n復(fù)制復(fù)制：將所選單元格中的數(shù)據(jù)一個(gè)個(gè)的傳送到目標(biāo)位置，復(fù)制操作后原數(shù)據(jù)（文字） 還存在。 n剪切剪切：把相應(yīng)單元格及其中的數(shù)據(jù)剪下來(lái)，臨時(shí)存放

3、在系統(tǒng)內(nèi)存中，然后再粘貼到其 它的位置或文檔，剪切操作后原位置就沒(méi)有那個(gè)數(shù)據(jù)（文字）了。 n粘貼粘貼：經(jīng)過(guò)復(fù)制或剪切后，數(shù)據(jù)（文字）到了剪貼板上，在相應(yīng)單元格選擇粘貼按鈕 后，之前復(fù)制或剪切的數(shù)據(jù)（文字）即到達(dá)相應(yīng)單元格。 n選擇性粘貼選擇性粘貼：通過(guò)使用選擇性粘貼能夠?qū)⒓糍N板中的內(nèi)容粘貼為不同于內(nèi)容源的格式 （區(qū)別于粘貼）。 2、格式刷、格式刷 n格式刷格式刷：復(fù)制格式，簡(jiǎn)化對(duì)文字的格式設(shè)置，相當(dāng)于把單元格的格式復(fù)制出去，粘貼 到另一個(gè)單元格，雙擊格式刷按鈕可多次使用，直到換操作為止。 3、合并后居中、合并后居中 n合并后居中合并后居中：將選中的多個(gè)單元格合并，然后設(shè)置為居中對(duì)齊。 4、條件

4、格式、條件格式 n條件格式條件格式：對(duì)單元格的格式條件進(jìn)行設(shè)定，經(jīng)過(guò)設(shè)定后的單元格會(huì)按條件格式顯示單 元格內(nèi)容。 5、格式、格式 n格式格式：對(duì)單元格或工作表進(jìn)行一系列相應(yīng)設(shè)置。 6、自動(dòng)求和、自動(dòng)求和 n自動(dòng)求和自動(dòng)求和：通過(guò)點(diǎn)擊此按鈕可以實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單函數(shù)功能，比如求和、求平均值、記數(shù)、最 大值和最小值等。 7、排序和篩選、排序和篩選 n排序排序：不僅可以對(duì)一列或多列進(jìn)行排序，還可以按自定義序列（如大、中和?。┗蚋?式（包括單元格顏色、字體顏色或圖標(biāo)集）進(jìn)行排序。排序?qū)卧駜?nèi)容重新排列，排序?qū)卧駜?nèi)容重新排列， 改變了原先單元格內(nèi)容。改變了原先單元格內(nèi)容。 n篩選篩選：篩選過(guò)的數(shù)據(jù)僅顯示那些

5、滿足指定條件的行，并隱藏那些不希望顯示的行?？?以按多個(gè)列進(jìn)行篩選，篩選器是累加的，即最終呈現(xiàn)結(jié)果是滿足所有篩選條件的。篩 選沒(méi)有改變?cè)葐卧駜?nèi)容。 8、查找和選擇、查找和選擇 第二部分【插入】功能介紹第二部分【插入】功能介紹 1、數(shù)據(jù)透視表&數(shù)據(jù)透視圖 是一種交互式的表，可以進(jìn)行某些計(jì)算，如求和與計(jì)數(shù)等。 2、圖表 泛指在屏幕中顯示的，可直觀展示統(tǒng)計(jì)信息屬性（時(shí)間性、數(shù)量性等），對(duì)知識(shí)挖 掘和信息直觀生動(dòng)感受起關(guān)鍵作用的圖形結(jié)構(gòu)。 1、數(shù)據(jù)透視表、數(shù)據(jù)透視表&數(shù)據(jù)透視圖數(shù)據(jù)透視圖 1、數(shù)據(jù)透視表、數(shù)據(jù)透視表&數(shù)據(jù)透視圖數(shù)據(jù)透視圖 2、圖表、圖表 柱形圖柱形圖 柱形圖用于顯示一段時(shí)間內(nèi)的數(shù)據(jù)

6、變化或顯示各項(xiàng)之間的比較情況。 折線圖折線圖 折線圖用于表示數(shù)據(jù)的連續(xù)性，便于觀測(cè)數(shù)據(jù)趨勢(shì)變化，非常適用于顯示在相 等時(shí)間間隔下數(shù)據(jù)的趨勢(shì)。 餅圖餅圖 餅圖用于顯示一個(gè)數(shù)據(jù)系列中各項(xiàng)大小與各項(xiàng)總和的比例。 條形圖條形圖 條形圖與柱形圖類(lèi)似，只是橫縱軸正好相反。 圓環(huán)圖圓環(huán)圖 圓環(huán)圖也用于顯示部分與整體之間的關(guān)系，相比餅圖只能體現(xiàn)一個(gè)數(shù)據(jù)系列中部分 與整體之間的關(guān)系，它可以包含多個(gè)數(shù)據(jù)系列。 雷達(dá)圖雷達(dá)圖 雷達(dá)圖，是財(cái)務(wù)分析報(bào)表的一種，即將一個(gè)公司的各項(xiàng)財(cái)務(wù)分析所得的數(shù)字或比 率，就其比較重要的項(xiàng)目集中劃在一個(gè)圓形的固表上，來(lái)表現(xiàn)一個(gè)公司各項(xiàng)財(cái)務(wù) 比率的情況，使用者能一目了然的了解公司各項(xiàng)財(cái)務(wù)指

7、標(biāo)的變動(dòng)情形及其好壞趨 向。 圖表制作流程圖表制作流程 1、新建EXCEL，輸入幾組數(shù)據(jù)作為圖表引用的數(shù)據(jù)。 2、選擇插入圖表，選擇圖表類(lèi)型。 3、點(diǎn)擊下一步，選擇數(shù)據(jù)區(qū)域。 4、點(diǎn)擊完成，生成圖表。 第三部分【公式】功能介紹第三部分【公式】功能介紹 函數(shù)定義：函數(shù)定義： 函數(shù)實(shí)際上是一些使用參數(shù)按特定順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算的預(yù)定義公式。 函數(shù)結(jié)構(gòu)：函數(shù)結(jié)構(gòu)： 函數(shù)名（參數(shù)1，參數(shù)2，），舉例：sum(a1:e1)，average(b2:f2,g2:i2)。 函數(shù)參數(shù)：函數(shù)參數(shù)： 可以是數(shù)字?jǐn)?shù)字、文本文本、形如TRUE或FALSE的邏輯值、數(shù)組、形如 #N/A 的錯(cuò)誤值、 單元格引用單元格引用、常

8、量和公式公式等。 常用函數(shù)常用函數(shù) 1、計(jì)數(shù)函數(shù)、計(jì)數(shù)函數(shù)：count()、counta()、countif()、countifs()。 2、求和函數(shù)、求和函數(shù)：sum()、sumif()、sumifs()。 3、求均值函數(shù)、求均值函數(shù)：average()、averageif()、averageifs()。 4、查找函數(shù)、查找函數(shù)：vlookup()。 5、最大（小）值函數(shù)：max()、min()。 6、邏輯函數(shù)：if()。 7、日期函數(shù)：datedif()。 8、數(shù)學(xué)函數(shù)：int()、round()。 1、計(jì)數(shù)函數(shù)、計(jì)數(shù)函數(shù) ncount(參數(shù)參數(shù)1,參數(shù)參數(shù)2)：對(duì)區(qū)域內(nèi)所有數(shù)值和日期型數(shù)

9、據(jù)計(jì)數(shù)。 ncounta(參數(shù)參數(shù)1,參數(shù)參數(shù)2)：類(lèi)似于count()函數(shù)，對(duì)區(qū)域內(nèi)所有非空單元格進(jìn)行計(jì)數(shù) 。 ncountif(參數(shù)參數(shù)1，參數(shù)，參數(shù)2)：?jiǎn)蝹€(gè)條件計(jì)數(shù)。 參數(shù)1：要設(shè)定條件的單元格區(qū)域。 參數(shù)2：參數(shù)1需要滿足的條件。 ncountifs(參數(shù)參數(shù)1，參數(shù)，參數(shù)2，參數(shù)，參數(shù)3，參數(shù)，參數(shù)4)：多個(gè)條件計(jì)數(shù)，類(lèi)似于countif(參數(shù)1，參 數(shù)2)函數(shù)。 2、求和函數(shù)、求和函數(shù) nsum(參數(shù)參數(shù)1,參數(shù)參數(shù)2)：對(duì)區(qū)域內(nèi)所有數(shù)值和日期型數(shù)據(jù)求和。 nsumif(參數(shù)參數(shù)1，參數(shù)，參數(shù)2，參數(shù)，參數(shù)3)：?jiǎn)蝹€(gè)條件求和。 參數(shù)1：要設(shè)定條件的單元格區(qū)域。 參數(shù)2：參數(shù)1需要

10、滿足的條件。 參數(shù)3：實(shí)際進(jìn)行求和的單元格區(qū)域。 nsumifs(參數(shù)參數(shù)1，參數(shù)，參數(shù)2，參數(shù)，參數(shù)3，參數(shù)，參數(shù)4，參數(shù)，參數(shù)5)：多個(gè)條件求和，類(lèi)似于sumif(參數(shù) 1，參數(shù)2，參數(shù)3)，但是這個(gè)函數(shù)跟sumif()有所不同的是參數(shù)的位置變化。 參數(shù)1：實(shí)際進(jìn)行求和的單元格區(qū)域。 參數(shù)2：要設(shè)定條件的單元格區(qū)域。 參數(shù)3：參數(shù)2需要滿足的條件。 參數(shù)4：要設(shè)定條件的單元格區(qū)域。 參數(shù)5：參數(shù)4需要滿足的條件。 3、求均值函數(shù)、求均值函數(shù) naverage(參數(shù)參數(shù)1,參數(shù)參數(shù)2)：對(duì)區(qū)域內(nèi)所有數(shù)值和日期型數(shù)據(jù)求均值。 naverageif(參數(shù)參數(shù)1，參數(shù)，參數(shù)2，參數(shù)，參數(shù)3)：?jiǎn)蝹€(gè)

11、條件求平均值。 參數(shù)1：要設(shè)定條件的單元格區(qū)域。 參數(shù)2：參數(shù)1需要滿足的條件。 參數(shù)3：要求平均值的單元格區(qū)域，如忽略，則與參數(shù)1相同。 naverageifs(參數(shù)參數(shù)1，參數(shù)，參數(shù)2，參數(shù)，參數(shù)3，參數(shù)，參數(shù)4，參數(shù)，參數(shù)5)：多個(gè)條件求平均值，類(lèi)似于 averageif(參數(shù)1，參數(shù)2，數(shù)3)。 參數(shù)1：要求平均值的單元格區(qū)域。 參數(shù)2：要設(shè)定條件的單元格區(qū)域。 參數(shù)3：參數(shù)2需要滿足的條件。 參數(shù)4：要設(shè)定條件的單元格區(qū)域。 參數(shù)5：參數(shù)4需要滿足的條件。 4、最大（小）值函數(shù)、最大（小）值函數(shù) nmax(參數(shù)參數(shù)1,參數(shù)參數(shù)2)：返回參數(shù)列表中的最大值。 nmin(參數(shù)參數(shù)1,參數(shù)

12、參數(shù)2)：返回參數(shù)列表中的最小值。 5、邏輯函數(shù)、邏輯函數(shù) nIF(參數(shù)參數(shù)1，參數(shù)，參數(shù)2，參數(shù)，參數(shù)3)：執(zhí)行真假值判斷，根據(jù)邏輯計(jì)算的真假值，返回不同結(jié)果 。 參數(shù)1：邏輯判斷表達(dá)式。 參數(shù)2：如果參數(shù)1判斷為真，則返回參數(shù)2。 參數(shù)3：如果參數(shù)1判斷為假，則返回參數(shù)3。 6、查找函數(shù)、查找函數(shù) nvlookup(參數(shù)參數(shù)1，參數(shù)，參數(shù)2，參數(shù)，參數(shù)3，參數(shù)，參數(shù)4)：縱向查找函數(shù)，按列查找，最終返回該列 所需查詢(xún)列序所對(duì)應(yīng)的值。 參數(shù)1：要查找的值。 參數(shù)2：要查找的區(qū)域。 參數(shù)3：返回查找值在查找區(qū)域的指定列數(shù)值。 參數(shù)4：true或1代表近似匹配，false或0代表精確匹配，一般需

13、要精確匹配。 7、日期函數(shù)、日期函數(shù) ndatedif(參數(shù)參數(shù)1，參數(shù)，參數(shù)2，參數(shù)，參數(shù)3)：計(jì)算兩個(gè)日期之間相差的天數(shù)，月數(shù)或者年數(shù)。 參數(shù)1：開(kāi)始日期。 參數(shù)2：結(jié)束日期。 參數(shù)3：所需信息的返回類(lèi)型，有三種格式：d代表天數(shù)，m代表月數(shù)，y代表年數(shù)。 8、數(shù)學(xué)函數(shù)、數(shù)學(xué)函數(shù) nint(參數(shù)參數(shù))：將數(shù)值向下取整為最接近的整數(shù)。 nround(參數(shù)參數(shù)1，參數(shù)，參數(shù)2)：返回按指定位數(shù)進(jìn)行四舍五入的數(shù)值。 參數(shù)1：需要四舍五入的數(shù)字。 參數(shù)2：位數(shù)，按此位數(shù)對(duì)參數(shù)1進(jìn)行四舍五入。 第四部分【數(shù)據(jù)】功能介紹第四部分【數(shù)據(jù)】功能介紹 1、分列 2、刪除重復(fù)項(xiàng) 3、數(shù)據(jù)有效性 1、分列、分列 n定義定義：對(duì)某一列數(shù)據(jù)按一定的規(guī)則分成兩列或多列。 n步驟步驟： 2、刪除重復(fù)項(xiàng)、刪除重復(fù)項(xiàng) n定義定義：刪除列數(shù)據(jù)中的重復(fù)數(shù)據(jù)，最后結(jié)果僅保留唯一數(shù)據(jù)。 n步驟步驟： 3、數(shù)據(jù)有效性、數(shù)據(jù)有效性 n定義定義：對(duì)單元格或單元格區(qū)域輸入的數(shù)據(jù)從內(nèi)容到數(shù)量上的限制，符合條件的數(shù)據(jù)， 允許輸入，對(duì)不符合條件的數(shù)據(jù)，則禁止輸入。 n步驟步驟： 第五部分【審閱】功能介紹第五