電子文件與電子檔案管理

1、北京市檔案局信息化處北京市檔案局信息化處 田雷田雷 20142014年年3 3月月2424日日 Page 2 三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件歸檔流程三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件歸檔流程 一、電子文件概述（簡(jiǎn)）一、電子文件概述（簡(jiǎn)） 二、電子文件管理的通用要點(diǎn)二、電子文件管理的通用要點(diǎn) 四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理 五、電子檔案的移交五、電子檔案的移交 Page 3 一、電子文件概述（簡(jiǎn)）一、電子文件概述（簡(jiǎn)） （一）電子文件的概念和管理核心（一）電子文件的概念和管理核心 1. 1.電子文件的定義電子文件的定義 指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單

2、位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程 中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、 圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。 北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法 Page 4 檔案界目前所稱的電子文件：可以歸檔并成為電子檔案的文件。檔案界目前所稱的電子文件：可以歸檔并成為電子檔案的文件。 電子檔案：歸檔后的電子文件。電子檔案：歸檔后的電子文件。 檔案數(shù)字資源電子檔案檔案數(shù)字副本檔案電子目錄其他檔案數(shù)字資源電子檔案檔案數(shù)字副本檔案電子目錄其他 Page 5

3、（一）電子文件和電子檔案的定義（一）電子文件和電子檔案的定義 電子文件的根本特性：原生性電子文件的根本特性：原生性 電子文件具備的性質(zhì)：載體唯一，內(nèi)容原始、真實(shí)和電子文件具備的性質(zhì)：載體唯一，內(nèi)容原始、真實(shí)和 完整，是唯一原件完整，是唯一原件 傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本不傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本不 是電子文件；是電子文件； 用于紙質(zhì)文件起草工作的電子用于紙質(zhì)文件起草工作的電子 版不是電子文件。版不是電子文件。 這兩這兩 類數(shù)類數(shù) 據(jù)不據(jù)不 是電是電 子文子文 件！件！ 2.2.電子文件的管理核心電子文件的管理核心 必須確保：真實(shí)、完整、可用和安全。必須確保：真實(shí)、完整、可用和安全。 -電子文件管

4、理暫行辦法電子文件管理暫行辦法（廳字（廳字200920093939號(hào)）號(hào)） Page 6 真實(shí)真實(shí) 電子文件的內(nèi)容經(jīng)過(guò)傳輸、壓縮、格式轉(zhuǎn)換等處理后依然保持電子文件的內(nèi)容經(jīng)過(guò)傳輸、壓縮、格式轉(zhuǎn)換等處理后依然保持 不變，即始終與原始生成狀態(tài)保持一致。電子文件的內(nèi)容包括全文不變，即始終與原始生成狀態(tài)保持一致。電子文件的內(nèi)容包括全文 信息和元數(shù)據(jù)。信息和元數(shù)據(jù)。 完整完整 包括兩層含義，即電子文件內(nèi)容的完整性和電子文件所依賴的計(jì)包括兩層含義，即電子文件內(nèi)容的完整性和電子文件所依賴的計(jì) 算機(jī)系統(tǒng)的完整性。電子文件內(nèi)容的完整性指的是電子文件的全文算機(jī)系統(tǒng)的完整性。電子文件內(nèi)容的完整性指的是電子文件的全文

5、信息和元數(shù)據(jù)無(wú)缺失，電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的完整性指的信息和元數(shù)據(jù)無(wú)缺失，電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的完整性指的 是可供電子文件讀取使用的計(jì)算機(jī)軟件和硬件裝配正確且無(wú)缺損。是可供電子文件讀取使用的計(jì)算機(jī)軟件和硬件裝配正確且無(wú)缺損。 可用可用 指電子文件的全文信息和元數(shù)據(jù)可以正確讀取和展示，包括數(shù)指電子文件的全文信息和元數(shù)據(jù)可以正確讀取和展示，包括數(shù) 據(jù)的可識(shí)別性、存儲(chǔ)環(huán)境的可靠性、載體的完好性和兼容性等。據(jù)的可識(shí)別性、存儲(chǔ)環(huán)境的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 安全安全 指電子文件生成、傳輸、存儲(chǔ)和備份的可信賴環(huán)境，確保電子指電子文件生成、傳輸、存儲(chǔ)和備份的可信賴環(huán)境，確保電子 文件在傳輸

6、、存儲(chǔ)和遷移的過(guò)程中不會(huì)遭受刪除、篡改和破壞，且文件在傳輸、存儲(chǔ)和遷移的過(guò)程中不會(huì)遭受刪除、篡改和破壞，且 不會(huì)被非授權(quán)獲取。不會(huì)被非授權(quán)獲取。 一、電子文件概述（簡(jiǎn)）一、電子文件概述（簡(jiǎn)） （二）電子文件的產(chǎn)生系統(tǒng)（二）電子文件的產(chǎn)生系統(tǒng) （1）OA（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）；（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）； （2）ERP（企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)）；（企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)）； （3）CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)系統(tǒng)）；（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)系統(tǒng)）；（4）CAM（計(jì)算機(jī)輔助制造系統(tǒng)）；（計(jì)算機(jī)輔助制造系統(tǒng)）； （5）CAT（計(jì)算機(jī)輔助測(cè)試系統(tǒng)）；（計(jì)算機(jī)輔助測(cè)試系統(tǒng)）；（6）CAPP（計(jì)算機(jī)輔助工藝設(shè)計(jì)系統(tǒng)）；（計(jì)算機(jī)輔助工藝設(shè)計(jì)系統(tǒng)

7、）； （7）CAI（計(jì)算機(jī)輔助教學(xué)系統(tǒng)）；（計(jì)算機(jī)輔助教學(xué)系統(tǒng)）； （8）GPS（全球定位系統(tǒng)）；（全球定位系統(tǒng)）； （9）GIS（地理信息系統(tǒng)）；（地理信息系統(tǒng)）； （10）E-MAIL（電子郵件系統(tǒng)）；（電子郵件系統(tǒng)）； （11）EDI（電子數(shù)據(jù)交換）；（電子數(shù)據(jù)交換）； （12）EC（電子商務(wù)系統(tǒng)）；（電子商務(wù)系統(tǒng)）； （13）EG（電子政務(wù)系統(tǒng)）；（電子政務(wù)系統(tǒng)）； （14）數(shù)碼照相與攝像及多媒體系統(tǒng)；）數(shù)碼照相與攝像及多媒體系統(tǒng)； （15）A/D（模（模-數(shù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，如掃描設(shè)備和光學(xué)字符識(shí)別軟件數(shù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，如掃描設(shè)備和光學(xué)字符識(shí)別軟件OCR）。）。 Page 7 電子文件產(chǎn)生的系統(tǒng)決

8、定著電子文件的特征屬性和元數(shù)據(jù)，電子文件產(chǎn)生的系統(tǒng)決定著電子文件的特征屬性和元數(shù)據(jù)， 影響著電子文件管理軟件的開(kāi)發(fā)及其文檔一體化管理流程的設(shè)計(jì)。影響著電子文件管理軟件的開(kāi)發(fā)及其文檔一體化管理流程的設(shè)計(jì)。 一、電子文件概述（簡(jiǎn)）一、電子文件概述（簡(jiǎn)） （三）電子文件的構(gòu)成要素（三）電子文件的構(gòu)成要素 電子文件由內(nèi)容、背景與結(jié)構(gòu)所組成，背景信息與結(jié)電子文件由內(nèi)容、背景與結(jié)構(gòu)所組成，背景信息與結(jié) 構(gòu)信息統(tǒng)稱為元數(shù)據(jù)。構(gòu)信息統(tǒng)稱為元數(shù)據(jù)。 Page 8 1. 1.內(nèi)容內(nèi)容 內(nèi)容是表達(dá)行為主體的思想、意圖及措棕對(duì)象（客體）內(nèi)容是表達(dá)行為主體的思想、意圖及措棕對(duì)象（客體） 的過(guò)程、結(jié)果的信息，通俗的說(shuō)就是

9、文件內(nèi)容信息。的過(guò)程、結(jié)果的信息，通俗的說(shuō)就是文件內(nèi)容信息。 內(nèi)容是電子文件的主體部分。內(nèi)容是電子文件的主體部分。 一、電子文件概述（簡(jiǎn)）一、電子文件概述（簡(jiǎn)） 2.2.背景背景 背景是證明文件形成與辦理過(guò)程和文件之間相互關(guān)系的信息。一般包含以下背景是證明文件形成與辦理過(guò)程和文件之間相互關(guān)系的信息。一般包含以下 內(nèi)容：內(nèi)容： （1）文件的形成機(jī)構(gòu)及其他相關(guān)責(zé)任人；）文件的形成機(jī)構(gòu)及其他相關(guān)責(zé)任人； （2）與文件有關(guān)或曾經(jīng)有關(guān)的其他機(jī)構(gòu)；）與文件有關(guān)或曾經(jīng)有關(guān)的其他機(jī)構(gòu)； （3）文件履行機(jī)構(gòu)職責(zé)與目的；）文件履行機(jī)構(gòu)職責(zé)與目的； （4）文件的形成時(shí)間；）文件的形成時(shí)間； （5）與文件有關(guān)的其他時(shí)

10、間；）與文件有關(guān)的其他時(shí)間； （6）機(jī)構(gòu)職能所體現(xiàn)的文件價(jià)值與重要性；）機(jī)構(gòu)職能所體現(xiàn)的文件價(jià)值與重要性； （7）曾與文件有過(guò)關(guān)系的文件產(chǎn)生與保存系統(tǒng)；）曾與文件有過(guò)關(guān)系的文件產(chǎn)生與保存系統(tǒng)； （8）該文件與其它文件和資料間的關(guān)系；）該文件與其它文件和資料間的關(guān)系； （9）對(duì)該文件有影響的法律、協(xié)議、實(shí)踐、程序、計(jì)劃、條件與默契等。）對(duì)該文件有影響的法律、協(xié)議、實(shí)踐、程序、計(jì)劃、條件與默契等。 背景信息直接與電子文件的真實(shí)相關(guān)，比如收發(fā)文批辦單上的內(nèi)容就是背景背景信息直接與電子文件的真實(shí)相關(guān)，比如收發(fā)文批辦單上的內(nèi)容就是背景 信息。信息。 Page 9 一、電子文件概述（簡(jiǎn)）一、電子文件概述（

11、簡(jiǎn)） 3.3.結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu) 結(jié)構(gòu)是指電子文件內(nèi)容信息的組織表達(dá)方式，如文字的結(jié)構(gòu)是指電子文件內(nèi)容信息的組織表達(dá)方式，如文字的 段落安排，電子文件使用的代碼、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、格式，以及載段落安排，電子文件使用的代碼、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、格式，以及載 體、附件等方面的信息。體、附件等方面的信息。 結(jié)構(gòu)直接與電子文件的可用相關(guān)，是確保電子文件在長(zhǎng)期保存過(guò)程結(jié)構(gòu)直接與電子文件的可用相關(guān)，是確保電子文件在長(zhǎng)期保存過(guò)程 中始終可以被理解和被利用的重要內(nèi)容。中始終可以被理解和被利用的重要內(nèi)容。 Page 10 電子文件的管理不是單純的對(duì)內(nèi)容信息的管理過(guò)程，實(shí)質(zhì)上是對(duì)電電子文件的管理不是單純的對(duì)內(nèi)容信息的管理過(guò)程，實(shí)質(zhì)上是對(duì)電

12、子文件內(nèi)容信息、背景信息及結(jié)構(gòu)信息綜合管理的過(guò)程。子文件內(nèi)容信息、背景信息及結(jié)構(gòu)信息綜合管理的過(guò)程。 需要強(qiáng)調(diào)的是，電子文件元數(shù)據(jù)的管理是電子文件管理領(lǐng)域非常重需要強(qiáng)調(diào)的是，電子文件元數(shù)據(jù)的管理是電子文件管理領(lǐng)域非常重 要的一個(gè)環(huán)節(jié)，元數(shù)據(jù)直接關(guān)系到電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全，要的一個(gè)環(huán)節(jié)，元數(shù)據(jù)直接關(guān)系到電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全， 不可小視。不可小視。 一、電子文件概述（簡(jiǎn)）一、電子文件概述（簡(jiǎn)） （四）電子文件的類型和格式（四）電子文件的類型和格式 1.1.文本文件文本文件 使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號(hào)表達(dá)使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號(hào)表達(dá) 的文

13、件。的文件。 常見(jiàn)的文本文件格式有：常見(jiàn)的文本文件格式有：TXTTXT、RTFRTF、DOCDOC、DOCXDOCX、PDFPDF、 HTMLHTML、XMLXML等。等。 適宜歸檔的文本文件格式：適宜歸檔的文本文件格式：XMLXML、RTFRTF、TXTTXT、PDFPDF。 Microsoft OfficeMicrosoft Office、WPS OfficeWPS Office以及北京市政府采購(gòu)目錄收以及北京市政府采購(gòu)目錄收 錄的其他正版軟件所生成的文本文件也可以直接歸檔。錄的其他正版軟件所生成的文本文件也可以直接歸檔。 Page 11 一、電子文件概述（簡(jiǎn)）一、電子文件概述（簡(jiǎn)） Pa

14、ge 12 2.2.數(shù)據(jù)文件數(shù)據(jù)文件 以數(shù)據(jù)表格和數(shù)據(jù)庫(kù)形式存在的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)記錄集。以數(shù)據(jù)表格和數(shù)據(jù)庫(kù)形式存在的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)記錄集。 常見(jiàn)的產(chǎn)生數(shù)據(jù)文件的系統(tǒng)有：常見(jiàn)的產(chǎn)生數(shù)據(jù)文件的系統(tǒng)有：ACESSACESS，F(xiàn)OXPROFOXPRO、SQL SQL SERVERSERVER、ORCLEORCLE、DB2DB2等。等。 數(shù)據(jù)文件應(yīng)以其產(chǎn)生的數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境為依托進(jìn)行歸檔，維數(shù)據(jù)文件應(yīng)以其產(chǎn)生的數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境為依托進(jìn)行歸檔，維 持?jǐn)?shù)據(jù)原始面貌；或?qū)?shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換為可以脫離數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)持?jǐn)?shù)據(jù)原始面貌；或?qū)?shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換為可以脫離數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng) 讀取的數(shù)據(jù)表文件歸檔。讀取的數(shù)據(jù)表文件歸檔。 脫離數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)歸檔的數(shù)據(jù)表文

15、件以脫離數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)歸檔的數(shù)據(jù)表文件以Microsoft OfficeMicrosoft Office、 WPS OfficeWPS Office以及北京市政府采購(gòu)目錄收錄的其他正版軟件所以及北京市政府采購(gòu)目錄收錄的其他正版軟件所 生成的表格文件格式歸檔。生成的表格文件格式歸檔。 一、電子文件概述（簡(jiǎn)）一、電子文件概述（簡(jiǎn)） 3.3.圖形文件圖形文件 根據(jù)一定的算法規(guī)則繪制的圖表、線圖等包括由點(diǎn)陣組成根據(jù)一定的算法規(guī)則繪制的圖表、線圖等包括由點(diǎn)陣組成 的位圖和由幾何圖形組成的矢量圖。的位圖和由幾何圖形組成的矢量圖。 常見(jiàn)的圖形文件格式有：常見(jiàn)的圖形文件格式有：TIFFTIFF、GIFFGIFF、

16、PNGPNG、VSDVSD、DWGDWG、 EPSEPS等。等。 適宜歸檔的圖形文件格式有：位圖以適宜歸檔的圖形文件格式有：位圖以TIFFTIFF、PNGPNG、GIFGIF格式格式 歸檔；矢量圖以原始生成格式歸檔。歸檔；矢量圖以原始生成格式歸檔。 Page 13 一、電子文件概述（簡(jiǎn)）一、電子文件概述（簡(jiǎn)） 4.4.圖像文件圖像文件 使用數(shù)字成像設(shè)備（掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等）采集或制作使用數(shù)字成像設(shè)備（掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等）采集或制作 的靜態(tài)影像記錄（畫面）。的靜態(tài)影像記錄（畫面）。 常見(jiàn)的圖像文件格式有：常見(jiàn)的圖像文件格式有：JPEGJPEG、TGATGA、BMPBMP、GIFFGIFF、TIF

17、F TIFF 、 RAWRAW等。等。 適宜歸檔的圖像文件格式有：適宜歸檔的圖像文件格式有：JPEGJPEG、TIFFTIFF。較為重要的。較為重要的 拍攝圖像可以拍攝圖像可以RAWRAW格式歸檔。格式歸檔。 Page 14 一、電子文件概述（簡(jiǎn)）一、電子文件概述（簡(jiǎn)） 5.5.影像文件影像文件 用數(shù)字視頻捕獲設(shè)備錄入數(shù)字影像或用動(dòng)畫軟件生成的用數(shù)字視頻捕獲設(shè)備錄入數(shù)字影像或用動(dòng)畫軟件生成的 多維動(dòng)畫等動(dòng)態(tài)影像記錄（畫面）。多維動(dòng)畫等動(dòng)態(tài)影像記錄（畫面）。 常見(jiàn)的影像文件格式有：常見(jiàn)的影像文件格式有：MPEGMPEG、AVIAVI、MOVMOV、WMVWMV、RMVBRMVB、 FLVFLV、

18、MKVMKV等。等。 適宜歸檔的影像文件格式有：適宜歸檔的影像文件格式有：MPEGMPEG、AVIAVI。 Page 15 一、電子文件概述（簡(jiǎn)）一、電子文件概述（簡(jiǎn)） 6.6.音頻文件音頻文件 用數(shù)字聲音采集、編輯設(shè)備錄入或用編曲軟件制作的聲用數(shù)字聲音采集、編輯設(shè)備錄入或用編曲軟件制作的聲 音記錄。音記錄。 常見(jiàn)的音頻文件有：常見(jiàn)的音頻文件有：MIDI MIDI 、MP3 MP3 、WAV WAV 、WMA WMA 、RA RA 、 RAM RAM 、AIFF AIFF 等。等。 適宜歸檔的音頻文件格式有：適宜歸檔的音頻文件格式有：WAVWAV、MP3MP3。 Page 16 一、電子文件概

19、述（簡(jiǎn)）一、電子文件概述（簡(jiǎn)） （五）電子文件的歸檔方式（五）電子文件的歸檔方式 2 2種方式：在線歸檔和離線歸檔。種方式：在線歸檔和離線歸檔。 - -北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法 Page 17 在線歸檔在線歸檔 指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將 電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過(guò)程。電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過(guò)程。 離線歸檔離線歸檔 指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移 交的過(guò)程。交的過(guò)程。

20、 一、電子文件概述（簡(jiǎn)）一、電子文件概述（簡(jiǎn)） Page 18 二、電子文件管理的通用要點(diǎn)二、電子文件管理的通用要點(diǎn) Page 19 電子文件管理暫行辦法電子文件管理暫行辦法 （廳字（廳字200920093939號(hào)）號(hào)） 北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法 （京檔發(fā)（京檔發(fā)201420143 3號(hào)）號(hào)） 北京市電子文件管理暫行辦法北京市電子文件管理暫行辦法 （京辦字（京辦字201320132 2號(hào)）號(hào)） （一）電子文件管理原則（一）電子文件管理原則 電子文件管理應(yīng)當(dāng)遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，電子文件管理應(yīng)當(dāng)遵循信息化條件下電子文件形成和利用

21、的規(guī)律， 堅(jiān)持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、堅(jiān)持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密安全保密等五項(xiàng)基本等五項(xiàng)基本 原則。原則。 - -電子文件管理暫行辦法電子文件管理暫行辦法（廳字（廳字200920093939號(hào)）號(hào)） Page 20 統(tǒng)一管理統(tǒng)一管理 對(duì)電子文件管理工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理制度，對(duì)具有保對(duì)電子文件管理工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理制度，對(duì)具有保 存價(jià)值的電子文件實(shí)行集中管理。存價(jià)值的電子文件實(shí)行集中管理。 全程管理全程管理 對(duì)電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實(shí)行全過(guò)對(duì)電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實(shí)行全過(guò) 程管理，確保電子文件始終

22、處于受控狀態(tài)。程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。 規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn) 制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)電子文件實(shí)行規(guī)范化管理。制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)電子文件實(shí)行規(guī)范化管理。 便于利用便于利用 發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢(shì)，對(duì)有價(jià)值的電子文件提供分發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢(shì)，對(duì)有價(jià)值的電子文件提供分 層次、分類別共享應(yīng)用。層次、分類別共享應(yīng)用。 安全保密安全保密 按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，采取有效技術(shù)手段按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，采取有效技術(shù)手段 和管理措施，確保電子文件信息安全。和管理措施，確保電子文件信息安全。 二、電子文件管理的通用要點(diǎn)二、電子文件管理的通用要點(diǎn) （二）電

23、子文件的管理職責(zé)（二）電子文件的管理職責(zé) 電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)對(duì)本單位電子文件管理工作進(jìn)行電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)對(duì)本單位電子文件管理工作進(jìn)行 統(tǒng)籌規(guī)劃，建立管理制度，明確管理職責(zé)，規(guī)范工作流程，統(tǒng)籌規(guī)劃，建立管理制度，明確管理職責(zé)，規(guī)范工作流程， 落實(shí)保障措施。落實(shí)保障措施。 各單位文秘和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)電子文件日常處理；檔案部各單位文秘和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)電子文件日常處理；檔案部 門負(fù)責(zé)歸檔電子文件管理；信息化部門負(fù)責(zé)為電子文件管理門負(fù)責(zé)歸檔電子文件管理；信息化部門負(fù)責(zé)為電子文件管理 提供信息化支持；保密部門負(fù)責(zé)涉密電子文件的保密監(jiān)督管提供信息化支持；保密部門負(fù)責(zé)涉密電子文件的保密監(jiān)督管 理。理。 這里

24、存在幾個(gè)要點(diǎn)需要注意：這里存在幾個(gè)要點(diǎn)需要注意： Page 21 二、電子文件管理的通用要點(diǎn)二、電子文件管理的通用要點(diǎn) 2.2.電子文件產(chǎn)生部門的職責(zé)電子文件產(chǎn)生部門的職責(zé) 電子文件的產(chǎn)生部門必須嚴(yán)格按照各單位電子文件和電電子文件的產(chǎn)生部門必須嚴(yán)格按照各單位電子文件和電 子檔案的相關(guān)管理規(guī)定，完成電子文件的日常處理工作，在子檔案的相關(guān)管理規(guī)定，完成電子文件的日常處理工作，在 本單位檔案部門的指導(dǎo)下認(rèn)真積累本部門形成的電子文件，本單位檔案部門的指導(dǎo)下認(rèn)真積累本部門形成的電子文件， 完成電子文件的歸檔工作。完成電子文件的歸檔工作。 Page 22 1.1.制度的建立制度的建立 電子文件管理要納入單

25、位文檔管理和信息化建設(shè)體系，電子文件管理要納入單位文檔管理和信息化建設(shè)體系， 明確主管領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的權(quán)責(zé)劃分，制訂完善的電子明確主管領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的權(quán)責(zé)劃分，制訂完善的電子 文件從產(chǎn)生到歸檔保存的各項(xiàng)管理制度，明確電子文件的文件從產(chǎn)生到歸檔保存的各項(xiàng)管理制度，明確電子文件的 歸檔范圍和保管期限。歸檔范圍和保管期限。 二、電子文件管理的通用要點(diǎn)二、電子文件管理的通用要點(diǎn) 3.3.電子文件管理部門的職責(zé)電子文件管理部門的職責(zé) 電子文件的管理部門主要包括各單位的檔案部門、信息化部門和保密部門。三個(gè)部電子文件的管理部門主要包括各單位的檔案部門、信息化部門和保密部門。三個(gè)部 門間需要加強(qiáng)協(xié)調(diào)與配合

26、，形成良好的協(xié)同工作狀態(tài)。門間需要加強(qiáng)協(xié)調(diào)與配合，形成良好的協(xié)同工作狀態(tài)。 （1 1）檔案部門要在信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中充分介入，協(xié)助信息化部門提出滿足檔案工）檔案部門要在信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中充分介入，協(xié)助信息化部門提出滿足檔案工 作的電子文件和電子檔案管理的功能需求（作的電子文件和電子檔案管理的功能需求（電子文件管理暫行辦法電子文件管理暫行辦法明確規(guī)定：電明確規(guī)定：電 子文件形成單位在建立和完善信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)組織文秘、業(yè)務(wù)、檔案、信息化、保子文件形成單位在建立和完善信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)組織文秘、業(yè)務(wù)、檔案、信息化、保 密等部門提出電子文件管理的功能需求）。密等部門提出電子文件管理的功能需求）。 （2

27、 2）檔案部門也要與保密部門充分商討涉密電子文件的管理方法，確保涉密電子文）檔案部門也要與保密部門充分商討涉密電子文件的管理方法，確保涉密電子文 件的管理滿足保密需要，并接受保密部門的監(jiān)督。件的管理滿足保密需要，并接受保密部門的監(jiān)督。 （3 3）各單位的信息化部門和保密部門也要充分聽(tīng)取檔案部門的意見(jiàn)和建議，信息化）各單位的信息化部門和保密部門也要充分聽(tīng)取檔案部門的意見(jiàn)和建議，信息化 部門盡可能的為電子文件管理提供科學(xué)的信息技術(shù)支撐，確保電子文件和電子檔案的部門盡可能的為電子文件管理提供科學(xué)的信息技術(shù)支撐，確保電子文件和電子檔案的 真實(shí)、完整、可用和安全，保密部門則需要結(jié)合保密規(guī)定、檔案管理規(guī)定

28、和信息技術(shù)真實(shí)、完整、可用和安全，保密部門則需要結(jié)合保密規(guī)定、檔案管理規(guī)定和信息技術(shù) 的特性，為涉密電子文件的管理提出合理的操作方案。的特性，為涉密電子文件的管理提出合理的操作方案。 （4 4）根據(jù)電子文件的全程管理要求，各單位檔案部門應(yīng)對(duì)電子文件的形成、積累、）根據(jù)電子文件的全程管理要求，各單位檔案部門應(yīng)對(duì)電子文件的形成、積累、 鑒定、歸檔等實(shí)行全過(guò)程監(jiān)控，負(fù)責(zé)對(duì)本單位的電子檔案進(jìn)行管理和提供利用，保證鑒定、歸檔等實(shí)行全過(guò)程監(jiān)控，負(fù)責(zé)對(duì)本單位的電子檔案進(jìn)行管理和提供利用，保證 管理工作的連續(xù)性。管理工作的連續(xù)性。 Page 23 二、電子文件管理的通用要點(diǎn)二、電子文件管理的通用要點(diǎn) （三）電

29、子文件的形成與收集（三）電子文件的形成與收集 電子文件在形成、辦理與收集過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)具備國(guó)家法電子文件在形成、辦理與收集過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)具備國(guó)家法 律法規(guī)規(guī)定的原件形式，并符合下列要求：律法規(guī)規(guī)定的原件形式，并符合下列要求： （1 1）能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用；）能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用； （2 2）能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起完整無(wú)缺、）能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起完整無(wú)缺、 來(lái)源可靠，未被非法更改；來(lái)源可靠，未被非法更改； （3 3）在信息交換、存儲(chǔ)和顯示過(guò)程中發(fā)生的形式變化）在信息交換、存儲(chǔ)和顯示過(guò)程中發(fā)生的形式變化 不影響電子文件內(nèi)容真實(shí)、完整。涉密電子文件

30、的原件形式不影響電子文件內(nèi)容真實(shí)、完整。涉密電子文件的原件形式 應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定。應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定。 這里存在以下幾個(gè)問(wèn)題需要重點(diǎn)注意：這里存在以下幾個(gè)問(wèn)題需要重點(diǎn)注意： Page 24 二、電子文件管理的通用要點(diǎn)二、電子文件管理的通用要點(diǎn) 1.1.電子文件形成部門的收集范圍電子文件形成部門的收集范圍 反映本系統(tǒng)、本單位、本部門工作活動(dòng)、具有查考利用反映本系統(tǒng)、本單位、本部門工作活動(dòng)、具有查考利用 價(jià)值的電子文件均應(yīng)被保留，包括文件內(nèi)容的定稿和元數(shù)據(jù)。價(jià)值的電子文件均應(yīng)被保留，包括文件內(nèi)容的定稿和元數(shù)據(jù)。 同時(shí)，應(yīng)保留文件的歷次修改痕跡，對(duì)于重要的法規(guī)性文件

31、同時(shí)，應(yīng)保留文件的歷次修改痕跡，對(duì)于重要的法規(guī)性文件 應(yīng)保留其歷次修改稿。應(yīng)保留其歷次修改稿。 Page 25 2.2.電子文件的安全管理措施電子文件的安全管理措施 電子文件的安全管理包含三個(gè)層面的含義：電子文件的安全管理包含三個(gè)層面的含義： 一是電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文件形成的過(guò)程稿及其一是電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文件形成的過(guò)程稿及其 相關(guān)信息的留存和安全保密等作出明確規(guī)定；相關(guān)信息的留存和安全保密等作出明確規(guī)定； 二是保證電子文件不會(huì)遭受非授權(quán)的篡改、損壞和滅失；二是保證電子文件不會(huì)遭受非授權(quán)的篡改、損壞和滅失； 三是應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行備份，定期存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保三是應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子文件

32、進(jìn)行備份，定期存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保 存的載體上。存的載體上。 二、電子文件管理的通用要點(diǎn)二、電子文件管理的通用要點(diǎn) 3.3.電子文件的格式要求電子文件的格式要求 各單位所采用的電子文件格式應(yīng)盡量使用前面介紹過(guò)的適各單位所采用的電子文件格式應(yīng)盡量使用前面介紹過(guò)的適 宜歸檔的文件格式，確保其長(zhǎng)期可讀。對(duì)于使用專業(yè)軟件產(chǎn)生宜歸檔的文件格式，確保其長(zhǎng)期可讀。對(duì)于使用專業(yè)軟件產(chǎn)生 的專業(yè)格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)注意連同專業(yè)軟件一并收集。的專業(yè)格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)注意連同專業(yè)軟件一并收集。 Page 26 4.4.元數(shù)據(jù)的記錄元數(shù)據(jù)的記錄 對(duì)于各類電子文件，均應(yīng)在形成之初記錄其產(chǎn)生時(shí)的硬件環(huán)境、操對(duì)于各類電子文件

33、，均應(yīng)在形成之初記錄其產(chǎn)生時(shí)的硬件環(huán)境、操 作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，以及電子文件制作和解讀所依賴的軟件環(huán)境和文作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，以及電子文件制作和解讀所依賴的軟件環(huán)境和文 件格式等。這些記錄的信息不僅需要包括硬件、軟件的生產(chǎn)商名稱、軟件格式等。這些記錄的信息不僅需要包括硬件、軟件的生產(chǎn)商名稱、軟 件名稱、文件格式名稱，還應(yīng)標(biāo)注它們的版本號(hào)。件名稱、文件格式名稱，還應(yīng)標(biāo)注它們的版本號(hào)。 上面列出的元數(shù)據(jù)項(xiàng)僅為電子文件比較基本的結(jié)構(gòu)類元數(shù)據(jù)，我國(guó)上面列出的元數(shù)據(jù)項(xiàng)僅為電子文件比較基本的結(jié)構(gòu)類元數(shù)據(jù)，我國(guó) 目前正在逐漸出臺(tái)不同類型電子文件元數(shù)據(jù)的采集標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)發(fā)布的有目前正在逐漸出臺(tái)不同類型電子文件元

34、數(shù)據(jù)的采集標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)發(fā)布的有 DA/T46-2009DA/T46-2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案等，各單位在研發(fā)信息系等，各單位在研發(fā)信息系 統(tǒng)的過(guò)程中，應(yīng)在元數(shù)據(jù)采集和記錄方面注意參考這些標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)的過(guò)程中，應(yīng)在元數(shù)據(jù)采集和記錄方面注意參考這些標(biāo)準(zhǔn)。 二、電子文件管理的通用要點(diǎn)二、電子文件管理的通用要點(diǎn) （四）電子文件的歸檔（四）電子文件的歸檔 1.1.電子文件的歸檔范圍和電子檔案的保管期限電子文件的歸檔范圍和電子檔案的保管期限 （1 1）歸檔范圍）歸檔范圍 依據(jù)依據(jù)電子文件歸檔與管理規(guī)范電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002GB/T18894-2002

35、）、）、 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則（DA/T32-2005DA/T32-2005），并參照），并參照 國(guó)家檔案局關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定，將反映本系統(tǒng)、國(guó)家檔案局關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定，將反映本系統(tǒng)、 本單位主要職能，包括行政許可、行政執(zhí)法、公共服務(wù)、城市本單位主要職能，包括行政許可、行政執(zhí)法、公共服務(wù)、城市 管理以及管理以及“三定三定”規(guī)定中的其他職能所涉及的、具有保存和利規(guī)定中的其他職能所涉及的、具有保存和利 用價(jià)值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、音頻文用價(jià)值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、音頻文 件、數(shù)據(jù)文件等各種類型的電子文

36、件納入歸檔范圍。件、數(shù)據(jù)文件等各種類型的電子文件納入歸檔范圍。 Page 27 二、電子文件管理的通用要點(diǎn)二、電子文件管理的通用要點(diǎn) 在確定電子文件歸檔范圍時(shí)，特別應(yīng)注意以下類型電子在確定電子文件歸檔范圍時(shí)，特別應(yīng)注意以下類型電子 文件的歸檔工作：文件的歸檔工作： n記錄本單位核心業(yè)務(wù)和重要工作成果的數(shù)碼照片、影像文記錄本單位核心業(yè)務(wù)和重要工作成果的數(shù)碼照片、影像文 件以及紙質(zhì)文件掃描獲得的圖像文件；件以及紙質(zhì)文件掃描獲得的圖像文件； n本單位內(nèi)部管理、政務(wù)信息資源共享建設(shè)以及綜合統(tǒng)計(jì)工本單位內(nèi)部管理、政務(wù)信息資源共享建設(shè)以及綜合統(tǒng)計(jì)工 作中形成的數(shù)據(jù)文件；作中形成的數(shù)據(jù)文件； n本單位公務(wù)活

37、動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的電子郵件；本單位公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的電子郵件； n本單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和各類數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的管理軟件本單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和各類數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的管理軟件 以及其他確保電子文件可讀取的專用軟件；以及其他確保電子文件可讀取的專用軟件； n與電子文件相對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)和背景信息。與電子文件相對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)和背景信息。 Page 28 二、電子文件管理的通用要點(diǎn)二、電子文件管理的通用要點(diǎn) （2 2）保管期限）保管期限 依據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，按照電子檔案依據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，按照電子檔案 的保存和利用價(jià)值劃分電子檔案的保管期限。的保存

38、和利用價(jià)值劃分電子檔案的保管期限。 Page 29 市檔案局將于今明兩年出臺(tái)專門的市檔案局將于今明兩年出臺(tái)專門的電子文件歸檔范圍和保管期限電子文件歸檔范圍和保管期限 表編制指南表編制指南，各單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際制作，各單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際制作電子文件歸檔范圍和保管期限電子文件歸檔范圍和保管期限 表表。 二、電子文件管理的通用要點(diǎn)二、電子文件管理的通用要點(diǎn) 2.2.電子文件的歸檔時(shí)間電子文件的歸檔時(shí)間 電子文件應(yīng)在辦理完畢后實(shí)時(shí)或定期歸檔，定期歸檔應(yīng)電子文件應(yīng)在辦理完畢后實(shí)時(shí)或定期歸檔，定期歸檔應(yīng) 在第二年在第二年6 6月底前完成。已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)全程管理電子文月底前完成。已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)全程管理電子文 件

39、的單位應(yīng)在電子文件辦理完畢后實(shí)時(shí)歸檔。件的單位應(yīng)在電子文件辦理完畢后實(shí)時(shí)歸檔。 Page 30 3.3.電子文件的鑒定和檢測(cè)電子文件的鑒定和檢測(cè) 電子文件歸檔時(shí)的鑒定和檢測(cè)工作由文件形成部門、信息電子文件歸檔時(shí)的鑒定和檢測(cè)工作由文件形成部門、信息 化部門、保密部門和檔案部門共同承擔(dān)，依照本單位的相關(guān)化部門、保密部門和檔案部門共同承擔(dān)，依照本單位的相關(guān) 規(guī)定，確定電子文件的歸檔范圍、密級(jí)及劃定保管期限，對(duì)規(guī)定，確定電子文件的歸檔范圍、密級(jí)及劃定保管期限，對(duì) 電子文件進(jìn)行真實(shí)、完整、可用和安全的鑒定、檢測(cè)，并由電子文件進(jìn)行真實(shí)、完整、可用和安全的鑒定、檢測(cè)，并由 相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)。相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)。

40、二、電子文件管理的通用要點(diǎn)二、電子文件管理的通用要點(diǎn) 4.4.電子文件的歸檔格式和存儲(chǔ)介質(zhì)電子文件的歸檔格式和存儲(chǔ)介質(zhì) 電子文件應(yīng)采用符合國(guó)家規(guī)定的、適合長(zhǎng)期保存的文件存儲(chǔ)電子文件應(yīng)采用符合國(guó)家規(guī)定的、適合長(zhǎng)期保存的文件存儲(chǔ) 格式歸檔（使用前面介紹過(guò)的適宜歸檔的電子文件格式），對(duì)于格式歸檔（使用前面介紹過(guò)的適宜歸檔的電子文件格式），對(duì)于 其他文件格式應(yīng)在確保電子文件真實(shí)、完整、可用、安全的前提其他文件格式應(yīng)在確保電子文件真實(shí)、完整、可用、安全的前提 下進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換后歸檔，對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換的或采用專業(yè)軟件生成的下進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換后歸檔，對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換的或采用專業(yè)軟件生成的 電子文件，應(yīng)將其處理和解讀所依賴

41、的計(jì)算機(jī)軟件一并歸檔。電子文件，應(yīng)將其處理和解讀所依賴的計(jì)算機(jī)軟件一并歸檔。 采取物理歸檔方式的單位，存儲(chǔ)電子文件的介質(zhì)推薦使用移動(dòng)采取物理歸檔方式的單位，存儲(chǔ)電子文件的介質(zhì)推薦使用移動(dòng) 硬盤或一次寫光盤，若使用移動(dòng)硬盤進(jìn)行歸檔，需要注意的是必硬盤或一次寫光盤，若使用移動(dòng)硬盤進(jìn)行歸檔，需要注意的是必 須由檔案部門提供專用的移動(dòng)硬盤，該移動(dòng)硬盤不得用于除歸檔須由檔案部門提供專用的移動(dòng)硬盤，該移動(dòng)硬盤不得用于除歸檔 外的任何用途。外的任何用途。 屬于國(guó)家秘密的電子文件應(yīng)當(dāng)使用專用保密存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)，并屬于國(guó)家秘密的電子文件應(yīng)當(dāng)使用專用保密存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)，并 按保密規(guī)定辦理歸檔手續(xù)。按保密規(guī)定辦理歸檔手

42、續(xù)。 此外，通過(guò)軟件加密的電子文件應(yīng)解密后歸檔，通過(guò)軟件壓縮此外，通過(guò)軟件加密的電子文件應(yīng)解密后歸檔，通過(guò)軟件壓縮 的電子文件應(yīng)解壓縮后歸檔。的電子文件應(yīng)解壓縮后歸檔。 Page 31 二、電子文件管理的通用要點(diǎn)二、電子文件管理的通用要點(diǎn) 5.5.電子文件的異質(zhì)歸檔電子文件的異質(zhì)歸檔 具有永久或定期具有永久或定期3030年以上保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)異質(zhì)為年以上保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)異質(zhì)為 紙質(zhì)文件或縮微膠片同時(shí)歸檔。紙質(zhì)文件或縮微膠片同時(shí)歸檔。 Page 32 二、電子文件管理的通用要點(diǎn)二、電子文件管理的通用要點(diǎn) Page 33 三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

43、 歸檔流程歸檔流程 Page 34 北京市檔案局關(guān)于印發(fā)北京市檔案局關(guān)于印發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 電子文件管理功能需求指南電子文件管理功能需求指南的通知的通知 （京檔發(fā)（京檔發(fā)200620061111號(hào)）號(hào)） （一）登記電子文件（一）登記電子文件 為便于電子文件的歸檔操作，每份待歸檔的電子文件均為便于電子文件的歸檔操作，每份待歸檔的電子文件均 應(yīng)由文件形成部門在應(yīng)由文件形成部門在電子文件目錄電子文件目錄中登記。中登記。 Page 35 文文 件件 編編 號(hào)號(hào) 題名題名 形成形成 部門部門 形成形成 日期日期 文件文件 類別類別 載載 體體 編編 號(hào)號(hào) 載載 體體 型型 號(hào)號(hào) 載載 體體

44、 類類 型型 密級(jí)密級(jí) 保管保管 期限期限 備注備注 電子文件目錄電子文件目錄 三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程 同時(shí)，每種格式的待歸檔電子文件均應(yīng)由文件形成部門同時(shí)，每種格式的待歸檔電子文件均應(yīng)由文件形成部門 在在電子文件登記表電子文件登記表中登記。中登記。 Page 36 硬件環(huán)境（主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等）硬件環(huán)境（主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等） 操作系統(tǒng)操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng) 相關(guān)軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等）相關(guān)軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等） 記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式記錄字

45、符、圖形、音頻、視頻文件格式 填表人（簽名）填表人（簽名） 年年 月月 日日 審核人（簽名）審核人（簽名） 年年 月月 日日 電子文件登記表電子文件登記表 三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程 電子文件的登記需要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：電子文件的登記需要注意以下幾個(gè)問(wèn)題： 1.1.電子文件目錄電子文件目錄和和電子文件登記表電子文件登記表必須隨電子必須隨電子 文件一并向檔案部門移交。文件一并向檔案部門移交。 2. 2.電子文件登記表電子文件登記表和和電子文件目錄電子文件目錄應(yīng)作為重要應(yīng)作為重要 的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目與電子文件同時(shí)保存。的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目與電子文件同時(shí)保存

46、。 3. 3.電子文件異質(zhì)為其他載體形式的，其電子文件異質(zhì)為其他載體形式的，其電子文件登記電子文件登記 表表和和電子文件目錄電子文件目錄應(yīng)制作相應(yīng)載體形式的版本一并保應(yīng)制作相應(yīng)載體形式的版本一并保 存。存。 Page 37 三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程 （二）電子文件歸檔流程 電子文件歸檔的一般程序是：鑒定電子文件歸檔的一般程序是：鑒定填寫歸檔處理單填寫歸檔處理單 給予歸檔標(biāo)識(shí)給予歸檔標(biāo)識(shí)預(yù)歸檔預(yù)歸檔調(diào)整歸檔電子文件調(diào)整歸檔電子文件檢測(cè)歸檔電子檢測(cè)歸檔電子 文件文件歸檔。歸檔。 Page 38 三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件三、基于信息系

47、統(tǒng)環(huán)境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程 1.1.鑒定鑒定 電子文件形成或辦理部門對(duì)本部門辦結(jié)庫(kù)中的電子文件進(jìn)電子文件形成或辦理部門對(duì)本部門辦結(jié)庫(kù)中的電子文件進(jìn) 行鑒定，鑒定的內(nèi)容包括：審核電子文件的真實(shí)、完整、可行鑒定，鑒定的內(nèi)容包括：審核電子文件的真實(shí)、完整、可 用和安全，核對(duì)其內(nèi)容和簽章；鑒別電子文件的價(jià)值，確定用和安全，核對(duì)其內(nèi)容和簽章；鑒別電子文件的價(jià)值，確定 其存舍；根據(jù)電子文件的價(jià)值劃分其保管期限；確定限制利其存舍；根據(jù)電子文件的價(jià)值劃分其保管期限；確定限制利 用的電子文件。用的電子文件。 辦結(jié)庫(kù)：是信息系統(tǒng)應(yīng)在各業(yè)務(wù)部門設(shè)置的邏輯存儲(chǔ)位辦結(jié)庫(kù)：是信息系統(tǒng)應(yīng)在各業(yè)務(wù)部門設(shè)置的邏輯存儲(chǔ)

48、位 置，用于積累該部門辦理完畢的電子文件。業(yè)務(wù)部門應(yīng)將辦置，用于積累該部門辦理完畢的電子文件。業(yè)務(wù)部門應(yīng)將辦 理完畢的電子文件隨時(shí)存入本部門辦結(jié)庫(kù)積累。集中存貯，理完畢的電子文件隨時(shí)存入本部門辦結(jié)庫(kù)積累。集中存貯， 統(tǒng)一處理。檔案部門具有瀏覽辦結(jié)庫(kù)的權(quán)限。統(tǒng)一處理。檔案部門具有瀏覽辦結(jié)庫(kù)的權(quán)限。 Page 39 三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程 2.2.填寫歸檔處理單填寫歸檔處理單 經(jīng)鑒定應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件由文件形成或辦理部門負(fù)責(zé)填經(jīng)鑒定應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件由文件形成或辦理部門負(fù)責(zé)填 寫寫歸檔處理單歸檔處理單，內(nèi)容包括：文件標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、責(zé)任，

49、內(nèi)容包括：文件標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、責(zé)任 者、主題詞、形成時(shí)間、承辦部門、密級(jí)、歸檔責(zé)任人、保者、主題詞、形成時(shí)間、承辦部門、密級(jí)、歸檔責(zé)任人、保 管期限、是否限制利用等管期限、是否限制利用等1010項(xiàng)。項(xiàng)。歸檔處理單歸檔處理單中的歸檔號(hào)中的歸檔號(hào) 和歸檔時(shí)間在后續(xù)流程中填寫。和歸檔時(shí)間在后續(xù)流程中填寫。 Page 40 文件標(biāo)題文件標(biāo)題 發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào) 責(zé)任者責(zé)任者 主題詞主題詞 形成時(shí)間形成時(shí)間 承辦部門承辦部門 密級(jí)密級(jí) 保管期限保管期限 限制利用限制利用 歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間 歸檔責(zé)任人歸檔責(zé)任人 歸檔號(hào)歸檔號(hào) 歸檔處理單歸檔處理單 三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子

50、文件 歸檔流程歸檔流程 3.3.給予歸檔標(biāo)識(shí)給予歸檔標(biāo)識(shí) 賦予電子文件歸檔號(hào)，并填寫在歸檔處理單中。歸檔號(hào)由賦予電子文件歸檔號(hào)，并填寫在歸檔處理單中。歸檔號(hào)由 系統(tǒng)自動(dòng)排序，部門兼職檔案員可自主修改和重排序。系統(tǒng)自動(dòng)排序，部門兼職檔案員可自主修改和重排序。 Page 41 4.4.預(yù)歸檔預(yù)歸檔 文件形成或辦理部門對(duì)電子文件進(jìn)行預(yù)歸檔，預(yù)歸檔后的文件形成或辦理部門對(duì)電子文件進(jìn)行預(yù)歸檔，預(yù)歸檔后的 電子文件從各部門辦結(jié)庫(kù)進(jìn)入到預(yù)歸檔庫(kù)，其管理權(quán)限同時(shí)電子文件從各部門辦結(jié)庫(kù)進(jìn)入到預(yù)歸檔庫(kù)，其管理權(quán)限同時(shí) 向檔案部門移交。系統(tǒng)能夠自動(dòng)記錄歸檔處理單中的歸檔時(shí)向檔案部門移交。系統(tǒng)能夠自動(dòng)記錄歸檔處理單中

51、的歸檔時(shí) 間項(xiàng)。間項(xiàng)。 預(yù)歸檔庫(kù)：是信息系統(tǒng)在檔案部門設(shè)置的邏輯存儲(chǔ)位置。預(yù)歸檔庫(kù)：是信息系統(tǒng)在檔案部門設(shè)置的邏輯存儲(chǔ)位置。 業(yè)務(wù)部門可以隨時(shí)對(duì)本部門辦結(jié)庫(kù)中的電子文件鑒定并進(jìn)行業(yè)務(wù)部門可以隨時(shí)對(duì)本部門辦結(jié)庫(kù)中的電子文件鑒定并進(jìn)行 預(yù)歸檔操作后，按類別、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題保存在此庫(kù)中。預(yù)歸檔操作后，按類別、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題保存在此庫(kù)中。 三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程 5.5.調(diào)整歸檔的電子文件調(diào)整歸檔的電子文件 檔案部門對(duì)預(yù)歸檔庫(kù)中的電子文件進(jìn)行調(diào)整，包括是否屬檔案部門對(duì)預(yù)歸檔庫(kù)中的電子文件進(jìn)行調(diào)整，包括是否屬 于歸檔范圍，保管期限是否劃分準(zhǔn)確，歸檔號(hào)是

52、否正確等內(nèi)于歸檔范圍，保管期限是否劃分準(zhǔn)確，歸檔號(hào)是否正確等內(nèi) 容。檔案部門如對(duì)某部門預(yù)歸檔的文件有修改意見(jiàn)，可以自容。檔案部門如對(duì)某部門預(yù)歸檔的文件有修改意見(jiàn)，可以自 行修改，或?qū)⑽募嘶?，由該部門兼職檔案人員進(jìn)行修改后行修改，或?qū)⑽募嘶兀稍摬块T兼職檔案人員進(jìn)行修改后 再重新預(yù)歸檔。再重新預(yù)歸檔。 Page 42 6.6.檢測(cè)歸檔的電子文件檢測(cè)歸檔的電子文件 檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測(cè)。檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測(cè)。 7.7.歸檔歸檔 檔案部門將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案部門將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。 三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件三

53、、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程 Page 43 四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理 Page 44 北京市北京市“十二五十二五”時(shí)期檔案信息化發(fā)展規(guī)劃時(shí)期檔案信息化發(fā)展規(guī)劃 （京檔發(fā)（京檔發(fā)201120112020號(hào)）號(hào)） 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)電子文件管理功能需求指南辦公自動(dòng)化系統(tǒng)電子文件管理功能需求指南 （京檔發(fā)（京檔發(fā)200620061111號(hào)）號(hào)） 電子文件管理暫行辦法電子文件管理暫行辦法 （廳字（廳字200920093939號(hào)）號(hào)） 北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法 （京檔發(fā)（京檔發(fā)201420143 3號(hào)）號(hào)） 北京市電子文件管理

54、暫行辦法北京市電子文件管理暫行辦法 （京辦字（京辦字201320132 2號(hào)）號(hào)） （一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)配備電子文件管理、利用的設(shè)施設(shè)備。電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)配備電子文件管理、利用的設(shè)施設(shè)備。 - -電子文件管理暫行辦法電子文件管理暫行辦法（廳字（廳字200920093939號(hào)）號(hào)） 應(yīng)當(dāng)包括：管理電子檔案所需的辦公空間、計(jì)算機(jī)設(shè)備和載體應(yīng)當(dāng)包括：管理電子檔案所需的辦公空間、計(jì)算機(jī)設(shè)備和載體 存放設(shè)施等，以及電子檔案利用所需的空間和設(shè)施設(shè)備等。存放設(shè)施等，以及電子檔案利用所需的空間和設(shè)施設(shè)備等。 Page 45 （二）電子檔案的著錄（二）電子檔案的著錄 電

55、子檔案的著錄可以參照相應(yīng)類型的傳統(tǒng)載體檔案的著錄項(xiàng)電子檔案的著錄可以參照相應(yīng)類型的傳統(tǒng)載體檔案的著錄項(xiàng) 目進(jìn)行。目進(jìn)行。 國(guó)家和北京市正在研究各類型電子檔案的著錄規(guī)則，目前已國(guó)家和北京市正在研究各類型電子檔案的著錄規(guī)則，目前已 有有北京市數(shù)碼照片歸檔與管理辦法北京市數(shù)碼照片歸檔與管理辦法，具體的著錄項(xiàng)目不會(huì)，具體的著錄項(xiàng)目不會(huì) 與傳統(tǒng)載體檔案有太大差別，因此各單位可以根據(jù)國(guó)家和北京與傳統(tǒng)載體檔案有太大差別，因此各單位可以根據(jù)國(guó)家和北京 市相關(guān)政策文件的出臺(tái)隨時(shí)調(diào)整。市相關(guān)政策文件的出臺(tái)隨時(shí)調(diào)整。 四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理 （三）電子檔案的命名規(guī)則與存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)（三）電子檔案的命名規(guī)則與

56、存儲(chǔ)結(jié)構(gòu) 電子檔案的文件名命名：使用檔號(hào)命名。電子檔案的文件名命名：使用檔號(hào)命名。 電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)：電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)：“保管期限形成年度組保管期限形成年度組”3 3級(jí)級(jí) 文件夾結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)。組是指反映同一問(wèn)題或事由的問(wèn)題集合，文件夾結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)。組是指反映同一問(wèn)題或事由的問(wèn)題集合， 如某次會(huì)議、項(xiàng)目或活動(dòng)等。如某次會(huì)議、項(xiàng)目或活動(dòng)等。 Page 46 四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理 （四）電子檔案的長(zhǎng)期保存策略（四）電子檔案的長(zhǎng)期保存策略 1.1.制度體系建設(shè)制度體系建設(shè) 按照國(guó)家信息安全等級(jí)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)按照國(guó)家信息安全等級(jí)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù) 管理規(guī)定建立電子

57、文件管理系統(tǒng)和信息內(nèi)容安全保密防護(hù)體管理規(guī)定建立電子文件管理系統(tǒng)和信息內(nèi)容安全保密防護(hù)體 系，執(zhí)行嚴(yán)格的安全保密管理制度。系，執(zhí)行嚴(yán)格的安全保密管理制度。 制訂完善的制訂完善的電子文件（檔案）長(zhǎng)期保存計(jì)劃電子文件（檔案）長(zhǎng)期保存計(jì)劃，計(jì)計(jì) 劃劃至少包括電子檔案的保管環(huán)境需求、備份機(jī)制、定期抽至少包括電子檔案的保管環(huán)境需求、備份機(jī)制、定期抽 檢方案、遷移規(guī)范、應(yīng)急響應(yīng)體系等內(nèi)容。備份、抽檢和遷檢方案、遷移規(guī)范、應(yīng)急響應(yīng)體系等內(nèi)容。備份、抽檢和遷 移等工作必須進(jìn)行詳盡記錄，并存檔。移等工作必須進(jìn)行詳盡記錄，并存檔。 Page 47 四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理 2.2.電子檔案的保管環(huán)境需

58、求電子檔案的保管環(huán)境需求 電子檔案的保管環(huán)境應(yīng)符合電子檔案的保管環(huán)境應(yīng)符合GB 50174-2008GB 50174-2008電子信息電子信息 系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范、GB/T 2887-2011GB/T 2887-2011計(jì)算機(jī)場(chǎng)地通用規(guī)計(jì)算機(jī)場(chǎng)地通用規(guī) 范范、GB/T 9361-2011GB/T 9361-2011計(jì)算機(jī)場(chǎng)地安全要求計(jì)算機(jī)場(chǎng)地安全要求等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) 的要求，以上標(biāo)準(zhǔn)始終以最新修訂版本為準(zhǔn)。的要求，以上標(biāo)準(zhǔn)始終以最新修訂版本為準(zhǔn)。 Page 48 四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理 3.3.電子檔案的備份機(jī)制電子檔案的備份機(jī)制 （1 1）多套備份）多套備份

59、電子檔案的備份應(yīng)至少采取三套制，即一套提供利用、一套脫機(jī)本地備份、電子檔案的備份應(yīng)至少采取三套制，即一套提供利用、一套脫機(jī)本地備份、 一套脫機(jī)異地備份。對(duì)于有需求的單位，應(yīng)當(dāng)增加一套在線熱備份。一套脫機(jī)異地備份。對(duì)于有需求的單位，應(yīng)當(dāng)增加一套在線熱備份。 （2 2）異地備份）異地備份 電子文件形成單位的電子檔案，已經(jīng)移交至同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的，電子文件形成單位的電子檔案，已經(jīng)移交至同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的， 由檔案館向北京市信息安全容災(zāi)備份中心備份，未向同級(jí)國(guó)家綜合檔案由檔案館向北京市信息安全容災(zāi)備份中心備份，未向同級(jí)國(guó)家綜合檔案 館移交的，由電子文件形成單位向北京市信息安全容災(zāi)備份中心備份。館移

60、交的，由電子文件形成單位向北京市信息安全容災(zāi)備份中心備份。 （3 3）備份介質(zhì)）備份介質(zhì) 電子檔案的脫機(jī)備份載體應(yīng)選用磁帶或硬磁盤。電子檔案的脫機(jī)備份載體應(yīng)選用磁帶或硬磁盤。 Page 49 四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理 4.4.電子檔案的定期抽檢方案電子檔案的定期抽檢方案 檢查方法包括人工抽檢和技術(shù)檢測(cè)。其中，人工抽檢主檢查方法包括人工抽檢和技術(shù)檢測(cè)。其中，人工抽檢主 要檢驗(yàn)存儲(chǔ)在脫機(jī)載體中的電子檔案，每滿要檢驗(yàn)存儲(chǔ)在脫機(jī)載體中的電子檔案，每滿2 2年抽檢一次，年抽檢一次， 抽檢工作應(yīng)在抽檢工作應(yīng)在3 3個(gè)月內(nèi)完成，抽樣率不低于電子檔案總量的個(gè)月內(nèi)完成，抽樣率不低于電子檔案總量的 1