08、采購(gòu)控制程序

1、 采購(gòu)控制程序文件編號(hào)：sjyyjd-cx-08-2011-a編制部門：財(cái)務(wù)部受控狀態(tài)：版號(hào)修訂說(shuō)明編制人審核人批準(zhǔn)人生效日期a/01、目的對(duì)酒店物資和服務(wù)供方采購(gòu)全過(guò)程及進(jìn)貨產(chǎn)品的符合性進(jìn)行有效控制，確保所購(gòu)物資和服務(wù)供方滿足要求。2、適用范圍2.1 本程序適用于對(duì)飯店各類物資、外包服務(wù)采購(gòu)全過(guò)程的控制。2.2 對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)條款：gb/t19001-2008-7.4。3、職責(zé)3.1財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)本程序的編制、修訂并實(shí)施歸口管理。3.2 財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)采購(gòu)申請(qǐng)單、月采購(gòu)計(jì)劃審批。3.3 財(cái)務(wù)部下屬采購(gòu)部。3.3.1采購(gòu)部經(jīng)理a) 負(fù)責(zé)對(duì)各部門提交的采購(gòu)申請(qǐng)單進(jìn)行審核、確認(rèn)、匯總，并報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)

2、。b) 負(fù)責(zé)服務(wù)供方的調(diào)查、評(píng)價(jià)和承包方的管理；3.3.2 采購(gòu)員負(fù)責(zé)按照采購(gòu)申請(qǐng)單的要求，選擇有供應(yīng)能力的供應(yīng)商；3.4 財(cái)務(wù)部下屬成本部：收貨員、倉(cāng)庫(kù)管理員及各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)所購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)。4、工作程序4.1采購(gòu)分類4.1.1采購(gòu)物資分類：酒店應(yīng)對(duì)擬購(gòu)物資按其在產(chǎn)品服務(wù)提供中的重要程度，分為兩類：a) 重要物資：指食品原材料(包括食品用原材料水產(chǎn)品、肉類產(chǎn)品、輔料等)、酒水、香煙、一次性客用品、工程物資等；b) 一般物資：指辦公用品、餐飲日常用具用品等；4.1.2 酒店的采購(gòu)文件可包括：采購(gòu)申請(qǐng)單、申購(gòu)單（餐飲專用）、合格供方名錄、供方評(píng)價(jià)表、收貨記錄、月采購(gòu)計(jì)劃等。4.2 對(duì)供應(yīng)

3、商能力進(jìn)行評(píng)價(jià)選擇4.2.1 供應(yīng)商的選定條件a) 具有提供所需物資必備的資源、資格； b) 具有持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供應(yīng)渠道；c) 具有良好的商業(yè)信譽(yù)，能保證及時(shí)供貨，有良好的服務(wù)態(tài)度，并能配合酒店做出相應(yīng)改進(jìn)；d) 質(zhì)量穩(wěn)定，與其它同類產(chǎn)品的質(zhì)量相比，質(zhì)量較優(yōu)；e) 價(jià)格要求與其它同類同等質(zhì)量的產(chǎn)品相比較低；f) 具有環(huán)保意識(shí)，能提供符合環(huán)保要求的產(chǎn)品。4.2.2采購(gòu)部負(fù)責(zé)填寫(xiě)供應(yīng)商評(píng)價(jià)報(bào)告，選出合格供應(yīng)商，建立合格供方名錄4.3 有關(guān)環(huán)境因素控制標(biāo)準(zhǔn)4.3.1廚房用水果蔬菜等原材料要求低污染、低殘留，盡量采用綠色食品；4.3.2 餐具清潔劑要求低氯、無(wú)毒、符合衛(wèi)生防疫要求；4.3.3 客房

4、洗滌劑要求無(wú)磷、低氯、低毒。4.4 合格供方的動(dòng)態(tài)管理4.4.1對(duì)供方質(zhì)量情況應(yīng)實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，當(dāng)出現(xiàn)供貨產(chǎn)品不合格時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供方溝通，進(jìn)行退、換處理；4.4.2 當(dāng)供貨方連續(xù)發(fā)生三次以上不合格時(shí)，應(yīng)注銷其合格供方名錄資格。4.4.3財(cái)務(wù)部每年對(duì)合格供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評(píng)，填寫(xiě)供方評(píng)定表。4.5 采購(gòu)實(shí)施4.5.1 采購(gòu)計(jì)劃4.5.1.1采購(gòu)計(jì)劃的制定a) 各部門應(yīng)根據(jù)本月物資的實(shí)際使用情況及下月經(jīng)營(yíng)情況的預(yù)測(cè)，編制下月采購(gòu)計(jì)劃；b) 各部門在填報(bào)月份采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)滿足以下要求：- 產(chǎn)品的名稱、數(shù)量、規(guī)格或型號(hào)以及產(chǎn)品的質(zhì)量要求；- 前期已購(gòu)買過(guò)的產(chǎn)品需再購(gòu)置時(shí)，按出庫(kù)單上的名稱、規(guī)格或型

5、號(hào)填寫(xiě)；- 第一次購(gòu)置時(shí)，須在采購(gòu)計(jì)劃中注明物資使用的要求或價(jià)格范圍。4.5.1.2 采購(gòu)計(jì)劃的報(bào)送、審批和反饋a) 各部門應(yīng)于每月20日前將下月部門采購(gòu)計(jì)劃按要求填寫(xiě)清楚，以電子版的形式發(fā)送至采購(gòu)部；b) 采購(gòu)部根據(jù)庫(kù)存情況，核實(shí)物資的可采購(gòu)量；c) 采購(gòu)員收到電子版的月份采購(gòu)計(jì)劃后，及時(shí)進(jìn)行物資詢價(jià)、報(bào)價(jià)，對(duì)沒(méi)有注明品牌、規(guī)格或型號(hào)的產(chǎn)品，根據(jù)所了解信息或詢價(jià)的結(jié)果進(jìn)行填報(bào)；d) 采購(gòu)員將填好價(jià)格的采購(gòu)計(jì)劃電子版發(fā)送到各申請(qǐng)部門，申請(qǐng)部門收到后及時(shí)逐項(xiàng)核對(duì)，如有異議及時(shí)與采購(gòu)員溝通，待確認(rèn)后立即發(fā)回采購(gòu)部；e) 采購(gòu)員將采購(gòu)計(jì)劃整理好后，請(qǐng)各申購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字(確認(rèn)品牌、規(guī)格或型號(hào)、價(jià)格)

6、，經(jīng)采購(gòu)部審核，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)。f) 每月各部門申購(gòu)月計(jì)劃以內(nèi)的物資，需經(jīng)申購(gòu)部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)即可交由采購(gòu)辦理；j) 每月各部門申購(gòu)除上述月計(jì)劃以外的物資，需經(jīng)申購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)；4.5.1.3物資采購(gòu)的實(shí)施a) 采購(gòu)經(jīng)理接到審批后的月采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)物資的種類合理安排采購(gòu)員外出采購(gòu)，盡量減少外出采購(gòu)次數(shù)，并避免重復(fù)采購(gòu)現(xiàn)象；b) 采購(gòu)員須堅(jiān)持比質(zhì)量、比價(jià)格、比供貨時(shí)間的“三比”原則，實(shí)施采購(gòu)；c) 采購(gòu)物資應(yīng)盡可能地按使用部門的時(shí)間要求及時(shí)購(gòu)回，如不能按時(shí)購(gòu)回，及時(shí)與使用部門溝通；d) 對(duì)采購(gòu)量大的商品或價(jià)值較高的商品須遵循公正、合理的采購(gòu)原則，實(shí)行定期公開(kāi)招標(biāo)

7、。4.5.2 零星(臨時(shí))采購(gòu)4.5.2.1部門臨時(shí)性的采購(gòu)申請(qǐng)單首先請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審批后送到采購(gòu)部再次進(jìn)行核對(duì)是否有庫(kù)存；4.5.2.2采購(gòu)員接到采購(gòu)申請(qǐng)單后，應(yīng)及時(shí)對(duì)所需采購(gòu)的物資進(jìn)行詢價(jià)，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單并通知申請(qǐng)部門，上報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)；4.5.2.3財(cái)務(wù)總監(jiān)根據(jù)酒店資金使用情況審核、批復(fù)，并報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；待添加的隱藏文字內(nèi)容34.5.2.4零星(臨時(shí))采購(gòu)的實(shí)施，同4.5.1.3程序中的“物資采購(gòu)實(shí)施”。4.5.3緊急采購(gòu)酒店突然情況下發(fā)生的物品（配件）損壞或物資短缺需要立即購(gòu)買的，稱為緊急采購(gòu)，如：因零配件損壞造成的突然停電、水、跑水等特殊情況。4.5.3.1 申購(gòu)部門可直接請(qǐng)部門總監(jiān)在采

8、購(gòu)申購(gòu)單上簽批或由總經(jīng)理口頭批準(zhǔn)；4.5.3.2 采購(gòu)員可不按詢價(jià)程序先行購(gòu)買；4.5.3.3 如口頭批復(fù)，使用部門事后須按程序補(bǔ)辦采購(gòu)手續(xù)。4.5.4 餐飲物資（指食品原材料）的采購(gòu)4.5.4.1餐飲直購(gòu)物資的采購(gòu)a) 由于直購(gòu)的食品酒水原材料的價(jià)格季節(jié)性較強(qiáng)，一般每半月核定一次(價(jià)格浮動(dòng)大時(shí)每10天定價(jià)一次)，定價(jià)時(shí)由成本部、采購(gòu)部、餐飲部和供應(yīng)商四方共同確定。食品價(jià)格一經(jīng)確定，供求雙方要嚴(yán)格遵守定價(jià)合同，不得隨意調(diào)整食品單價(jià)；b) 個(gè)別物資在特殊情況下，核定價(jià)格與市場(chǎng)價(jià)格差距較大需調(diào)整價(jià)格時(shí)，必須由采購(gòu)經(jīng)理、餐飲部經(jīng)理和供應(yīng)商共同協(xié)商并以書(shū)面形式報(bào)給成本部；c) 直購(gòu)食品價(jià)格確定后，成本

9、控制主管應(yīng)將經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)的食品酒水原材料市場(chǎng)詢價(jià)定價(jià)表發(fā)送給供應(yīng)商、收貨員、餐飲部各一份；d) 直購(gòu)食品應(yīng)由餐飲部各廚房根據(jù)經(jīng)營(yíng)情況填制的餐飲部申購(gòu)單經(jīng)餐飲總監(jiān)或廚師長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，發(fā)送至采購(gòu)部；e) 采購(gòu)部接收到餐飲申購(gòu)單后，應(yīng)按要求及時(shí)向供應(yīng)商訂貨，簽字后將申購(gòu)單發(fā)送至收貨員處；f) 收貨員應(yīng)會(huì)同餐飲部、庫(kù)管員、供貨商按申購(gòu)單的要求進(jìn)行驗(yàn)貨、收貨，收貨時(shí)要對(duì)規(guī)定食品收繳動(dòng)物產(chǎn)品檢驗(yàn)檢疫證明，并于當(dāng)日收貨結(jié)束后及時(shí)傳至采購(gòu)部，采購(gòu)員復(fù)核無(wú)誤后填寫(xiě)動(dòng)物產(chǎn)品檢疫證明登記記錄表； g) 收貨員、庫(kù)管員、餐飲部驗(yàn)收時(shí)，若發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商所送食品酒水原材料與申購(gòu)單中的品名、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量不符的，應(yīng)及

10、時(shí)通知采購(gòu)部，采購(gòu)員應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系，及時(shí)辦理退貨、換貨及相關(guān)手續(xù)。4.5.4.2餐飲入庫(kù)物資的采購(gòu)a )采購(gòu)部、成本部與餐飲部已制定最佳庫(kù)存量的物資，由成本部根據(jù)最佳庫(kù)存量與實(shí)際庫(kù)存量確定采購(gòu)數(shù)量，并填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單；b) 未制定最佳庫(kù)存量的物資，由使用部門填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單；c) 采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)單上的要求采購(gòu)、輸機(jī)，在電腦系統(tǒng)中制作采購(gòu)單，轉(zhuǎn)換為訂貨單并下達(dá)至庫(kù)存系統(tǒng)，庫(kù)房管理員按電腦單據(jù)驗(yàn)收并辦理入庫(kù)手續(xù)；d) 物資驗(yàn)收完畢，收貨記錄第一聯(lián)交成本部核算應(yīng)付帳款，第二聯(lián)收貨員存根，第三聯(lián)使用部門存根，第四聯(lián)供應(yīng)商存根。4.5.5 換貨、退貨4.5.5.1已出庫(kù)物品換貨a) 若換貨周期在兩天以內(nèi)

11、(含兩天)，采購(gòu)員需同各部門的退貨人員協(xié)調(diào)是否可以接受，如果可以，則無(wú)需辦理退庫(kù)手續(xù)，只需把物資放在采購(gòu)部即可，待供應(yīng)商換回時(shí)由采購(gòu)員負(fù)責(zé)通知使用部門領(lǐng)??；b) 如果退貨人員不能夠接受，則需辦理退貨手續(xù)，由采購(gòu)員及時(shí)通知成本部，同時(shí)請(qǐng)各部門退貨人員持倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)貨單存根、退貨物品到倉(cāng)庫(kù)辦理退貨手續(xù)；c) 若退貨周期在兩天以上，則需立即辦理退貨手續(xù)，見(jiàn)4.5.5.2。4.5.5.2采購(gòu)部的退貨a) 酒店所有部門的物品退貨均須到成本部辦理退貨事宜；b) 物資退貨時(shí)，使用部門退貨人員需憑倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)貨單及退貨物品(大件商品例外)到采購(gòu)部辦理，并向采購(gòu)員說(shuō)明退貨原因；c) 采購(gòu)員在接到部門退貨物資時(shí)，應(yīng)立即與供應(yīng)

12、商(或購(gòu)貨處)聯(lián)系，說(shuō)明退貨原因并同供應(yīng)商(或購(gòu)貨處)核實(shí)退貨周期等具體事宜，最終確定是否可辦理退貨手續(xù)；d) 凡是退貨的物資，使用部門不需填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單或申購(gòu)單，采購(gòu)員將根據(jù)再訂貨日期為使用部門辦理采購(gòu)事宜。4.5.5.3成本部退貨a) 成本部接到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)貨單（紅字沖減）后，在電腦庫(kù)存系統(tǒng)中進(jìn)行退庫(kù)處理，并打印退庫(kù)單據(jù)，請(qǐng)退貨人員、相關(guān)庫(kù)房管理員簽字認(rèn)可；b) 成本部應(yīng)將退庫(kù)單據(jù)及退貨物品交庫(kù)房管理員進(jìn)行保管，待供應(yīng)商提取物品時(shí)簽字確認(rèn)，并將退貨物品交給供應(yīng)商；c) 庫(kù)房管理員應(yīng)將物品倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)貨單（紅字沖減），根據(jù)退庫(kù)單據(jù)上的退貨日期匯總到當(dāng)日，然后統(tǒng)一上交會(huì)計(jì)部。4.5.6商品詢價(jià)報(bào)價(jià)4.5.

13、6.1詢報(bào)價(jià)準(zhǔn)備商品采購(gòu)前要進(jìn)行詢價(jià)、報(bào)價(jià)，采購(gòu)員在詢價(jià)前首先須將商品的名稱、規(guī)格或型號(hào)、品牌和質(zhì)量要求準(zhǔn)確無(wú)誤地報(bào)給供應(yīng)商或?qū)悠诽峁┙o供應(yīng)商，使報(bào)價(jià)能夠相對(duì)準(zhǔn)確。4.5.6.2 詢價(jià)報(bào)價(jià)采購(gòu)員詢價(jià)時(shí)要遵循同一種商品向三家以上的供應(yīng)商同時(shí)詢價(jià)的原則，將合理的報(bào)價(jià)經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，再提供給使用部門。4.5.6.3 其他情況需訂做、先行設(shè)計(jì)或商品短缺暫時(shí)無(wú)法報(bào)價(jià)的采購(gòu)商品，使用部門可先按預(yù)算向采購(gòu)部申報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，待商品價(jià)格確定后再匯報(bào)給財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理并請(qǐng)示是否采購(gòu)。4.5.7樣品(樣本)管理4.5.7.1新購(gòu)物資樣品a) 采購(gòu)員、使用部門同供應(yīng)商聯(lián)系洽談，根據(jù)質(zhì)量、樣式等要求制出樣品；

14、b) 經(jīng)雙方經(jīng)理同意按樣品規(guī)格進(jìn)行采購(gòu)，樣品交庫(kù)房管理員處留存，待收貨時(shí)按樣品規(guī)格進(jìn)行驗(yàn)收。4.5.7.2 印刷品樣品a) 由使用部門提出申請(qǐng)，同時(shí)提供經(jīng)使用部門審核的印刷品樣本；b) 若不能提供樣本且需先設(shè)計(jì)制作樣本，由使用部門簽字確認(rèn)后由采購(gòu)員按樣品采購(gòu)。4.5.7.3補(bǔ)充物資樣品a) 采購(gòu)物資補(bǔ)充庫(kù)存時(shí)，應(yīng)按前期制作樣品的規(guī)格、型號(hào)、顏色、價(jià)格辦理；b) 如果補(bǔ)充物資變動(dòng)，應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理和使用部門經(jīng)理同意，確定新樣品后方可辦理，庫(kù)房管理員應(yīng)嚴(yán)格按照新樣品收貨驗(yàn)收。4.6 采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)收4.6.1 驗(yàn)收方式：由供貨方及酒店四方（申購(gòu)方、收貨員、采購(gòu)員、庫(kù)管員）共同驗(yàn)收；4.6.2驗(yàn)收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合本飯店物品驗(yàn)收質(zhì)量要求的規(guī)定；價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)4.5.6.2；環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)4.3。4.6.3驗(yàn)收合格品由收貨員填制收貨記錄，相關(guān)各方簽字后，交給供應(yīng)商一聯(lián)，連同貨物發(fā)票，據(jù)以結(jié)算貨款；一聯(lián)交給倉(cāng)庫(kù)管理員，據(jù)以登記庫(kù)存帳；一聯(lián)交給成本核算員，據(jù)以核算成本；一聯(lián)交給申購(gòu)部門