辦公室行政文員崗位操作手冊

1、 辦公室人事行政主管崗位操作手冊一、崗位概述人事行政主管直屬部門:總經(jīng)辦 直接上級:總經(jīng)理助理適用范圍:辦公室二、崗位職責(zé)1、負責(zé)辦公室內(nèi)一般性文件起草、資料撰寫等文書工作。2、負責(zé)各部門相關(guān)行政文書資料的匯總。3、負責(zé)辦公室衛(wèi)生管理等相關(guān)工作。4、負責(zé)協(xié)助組織和安排管理層會議，提供會議紀(jì)錄與整理。5、負責(zé)日常水果采購、生日員工聚餐、福利發(fā)放等相關(guān)事宜。6、負責(zé)公司季度活動策劃及實施安排工作。7、負責(zé)公司各部門考勤制作及審核工作。8、負責(zé)辦公室辦公用品采購、資料柜資料補充、加油卡管理。9、負責(zé)銷售部人員名片印刷工作。10、負責(zé)辦公室報刊雜志的訂閱、快遞收發(fā)、固話繳費的工作。11、負責(zé)公司人員招

2、聘、入職培訓(xùn)、勞動合同簽訂等工作。12、完成上級領(lǐng)導(dǎo)安排的其它臨時性工作。三、主要工作1、文件起草、資料撰寫等文書及建檔工作。2、相關(guān)會議通知、籌備、協(xié)助以及部分會議紀(jì)要工作。3、辦公用品、飲用水、報刊雜志、名片等物資的管理工作4、一般性外聯(lián)事務(wù)工作，如移動公司、社區(qū)、物業(yè)、勞動仲裁機構(gòu)等等。5、公司員工的考勤工作。6、完成每月績效考核等相關(guān)事宜。7、完成新員工招聘、入職、培訓(xùn)、簽訂勞動合同等相關(guān)事宜。8、完成員工檔案的建立、更新、補充、存檔等相關(guān)事宜。四、輔助工作1、協(xié)助銷售部完成出差費用的報銷等工作。2、協(xié)助財務(wù)部完成銀行對賬單及回執(zhí)單的領(lǐng)取。3、協(xié)助庫房完成產(chǎn)品資料的盤點、申請以及登記。

3、4、協(xié)助嘉恩特公司完成一些文員工作。五、工作細則1、每日工作時間基本工作內(nèi)容10：00-10:30打卡、協(xié)助/監(jiān)督值日生完成衛(wèi)生打掃10:30-11:30查看自己的周工作計劃，合理安排時間并完成簡單工作11:30-12:00瀏覽招聘網(wǎng)，發(fā)送面試邀請函、打電話簡單面試12:00-13:30日常工作13:30-14:30午休用餐時間，順便按計劃采購水果14:30-18:30日常工作18:30-19:00一天的工作總結(jié)及偏差原因分析19:00-19:10簡單整理辦公室，管好門窗、電源，打卡下班2.每周工作:(1)每天督促值日生打掃衛(wèi)生，衛(wèi)生情況偶爾抽查，不合格者處罰。(2)瀏覽招聘網(wǎng)站查看簡歷，對否

4、和公司條件者主動打電話了解具體情況并發(fā)送面試邀請函。(3)接待外來客戶以及應(yīng)聘者。(4)報刊雜物、快遞收發(fā)。(5)銷售部報銷票據(jù)的審核。(6)辦公室資料柜資料的整理及補充。(7）每天考勤的登記，銷售部如果做不到每天登記，至少每周要做一次考勤核對，保證其真實性。(8)做好新員工入職辦理、培訓(xùn)、電子檔案錄入等相關(guān)信息。(9)每周客戶短信的群發(fā)。3、每月工作：(1)匯總、編制公司各部門考勤；審核嘉恩特公司考勤。(2)當(dāng)月生日員工福利發(fā)放以及會餐安排。(3)加油卡油費充值以及增值稅發(fā)票的開取。(4)查看員工登記表，對于離職、新進員工信息及時增減更新，合同到期員工，及時續(xù)簽合同。(5)每個季度組織一次衛(wèi)

5、生大掃除。 4、每年工作:(1)參加公司一年一度公益活動，植樹節(jié)。(2)參加公司年度工作總結(jié)大會。(3)訂閱公司所需的報刊雜志。(4)填寫父親節(jié)、母親節(jié)祝福賀卡以及禮品的郵寄。(5)員工福利：春節(jié)往返車票報銷及審核。六、行政文員崗位工作流程一、行政部門工作1、辦公室日常工作管理:2、員工考勤督促并監(jiān)督員工準(zhǔn)點打卡。與銷售部組長主動核對前一日銷售部人員外出考勤。每月2號前將電子版考勤導(dǎo)出分發(fā)至考勤員處做考勤，5號之前需定稿，部門領(lǐng)導(dǎo)需簽字交由行政部審核。8號之前行政部審核完畢交由總經(jīng)理處簽字。3、值日衛(wèi)生管理:制定出衛(wèi)生執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。制定出值日排班表，當(dāng)天值日生需按照衛(wèi)生執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，由行政部監(jiān)督，

6、不合格者給與處罰。4、 辦公用品采購各部門所需物品需要書面打申請，由部門直接領(lǐng)導(dǎo)簽字后交由行政部，行政部根據(jù)上交的采購單進行采購，口頭通知采購無效。物品申請單需備注申請物品的數(shù)量、尺寸、大小、品牌等詳細標(biāo)準(zhǔn)。采購時間為固定每月最后一周周五下午統(tǒng)一外出一次采購物品，包括辦公用品、日用品等。小件物品由行政部保管，大件物品直接入庫，由庫房盤點并簽字。5、員工福利管理:水果采購：每周一三五采購。水果品種以當(dāng)季水果為主。生日員工禮品：當(dāng)月生日員工福利由行政部月初統(tǒng)一從財務(wù)部領(lǐng)取，發(fā)放以不超過員工生日為期限，需在行政部簽字方可領(lǐng)取。生日員工聚餐:當(dāng)月生日員工人數(shù)接近10人左右則組織一次聚餐，如人數(shù)太少，則

7、累計至次月一起。具體時間根據(jù)工作情況以及當(dāng)月生日員工及領(lǐng)導(dǎo)時間確定。6、飲用水管理:每年年初，由行政部統(tǒng)一采購一年水票，目前用量50桶/年，12元/桶。訂水電話可開普票）公司飲水機兩臺，水桶有6個，固定一個水桶放在衛(wèi)生間儲水以備停水之需，當(dāng)只剩一桶飲用水時則有行政部負責(zé)打電話叫水，保證辦公室正常飲水。7、報刊雜志管理:報刊、雜志到期后，提前告知總經(jīng)辦詢問是否續(xù)訂。按日、按期接收各類報刊雜志。發(fā)生未收到所訂閱報刊雜志情形的，當(dāng)天上午即與訂閱單位(媒體/郵局)聯(lián)系，反映情況，并作善后處理。每天上午10:30將各類報刊雜志統(tǒng)一集中收集到辦公室，并按各部門訂閱的報刊雜志歸類、

8、整理。8、名片印刷:名片的印刷統(tǒng)一由上海廣福廣告公司統(tǒng)一印刷，qq：782508818；tel021-59536334需印刷名片人員需提前半個月填寫名片申請單，由部門領(lǐng)導(dǎo)審批簽字然后交由行政部。qq聯(lián)系廣告公司，提供名片印制人員姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式、數(shù)量、印刷質(zhì)量以及郵寄方式。名片審核簽收。若發(fā)現(xiàn)名片有錯誤或質(zhì)量達不到協(xié)議要求等問題的，則行政部須責(zé)成名片印制公司重新印制名片、按次或定期（如每季度結(jié)算一次)據(jù)實與名片印制公司結(jié)算名片印制費用，由行政部核對準(zhǔn)確無誤后填寫費用申請，由部門領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，然后交財務(wù)部打款。9、文書工作(1)會議紀(jì)要工作:參加辦公例會等會議，做好

9、現(xiàn)場記錄，在會議當(dāng)天或次日完成會議紀(jì)要的撰寫。會議紀(jì)要初稿先報總經(jīng)理助理處審閱、修改。定稿后的會議紀(jì)要在規(guī)定期限內(nèi)發(fā)送至參會人員qq郵箱。(2)文書、通知:做好國家節(jié)假日放假通知安排；辦公室一般性文件的起草工作（獎罰通知），按照領(lǐng)導(dǎo)授意草擬；文件起草后，報總經(jīng)理助理處審閱、修改。定稿后由行政文員發(fā)文。發(fā)文文件需在辦公區(qū)公示欄公告。10、會務(wù)工作(1)參加會議:必須參加的會議:辦公室會議、年終總結(jié)大會代銷售文員參加的會議:在銷售文員不便時，代其參加銷售業(yè)務(wù)分析會、辦公例會，并做好會議記錄，撰寫、上報會議紀(jì)要。(2)會議籌備、協(xié)助:會議通知:將會議時間、地點、主題、需參會人員信息以微信形式群發(fā)。會

10、務(wù)籌備:會務(wù)場所現(xiàn)場準(zhǔn)備，有關(guān)會議資料的提前準(zhǔn)備，會議所需物品(如投影儀、投影筆、電腦、白板筆、水果等)的落實，會議簽到薄的準(zhǔn)備，等等。11、外聯(lián)工作(1)來訪、考察等的接待:禮貌接待，第一時間做好茶水服務(wù)。按領(lǐng)導(dǎo)要求準(zhǔn)備相關(guān)資料及禮品。特殊來訪客戶提前準(zhǔn)備水果。(2)移動/電信業(yè)務(wù)辦理(3)社區(qū)/物業(yè)相關(guān)事宜的辦理(4)勞動仲裁相關(guān)事宜辦理7、 崗位任職資格標(biāo)準(zhǔn)行政人事主管崗位級別可分為三個等級，a、b、c 人事行政主管（c級）任職資格標(biāo)準(zhǔn) 知識 技能/能力 公司知識 1級 人際交往 1級 產(chǎn)品知識1級 溝通能力 1級 管理知識 1級 招聘能力 2級 法律知識1級 培訓(xùn)能力 2級 專業(yè)知識

11、2級 計劃執(zhí)行能力 1級 職業(yè)素養(yǎng) 客戶意識、 誠實守信、責(zé)任心、 團隊合作、進取心、事業(yè)心 人事行政主管（b級）任職資格標(biāo)準(zhǔn) 知識 技能/能力 公司知識 1級 人際交往 2級 產(chǎn)品知識1級 溝通能力 2級 管理知識 1級 招聘能力 3級 法律知識1級 培訓(xùn)能力 2級 專業(yè)知識 2級 計劃執(zhí)行能力 2級 職業(yè)素養(yǎng) 客戶意識、 誠實守信、責(zé)任心、 團隊合作、進取心、事業(yè)心 人事行政主管（a級）任職資格標(biāo)準(zhǔn) 知識 技能/能力 公司知識 2級 人際交往 3級 產(chǎn)品知識1級 溝通能力 3級 管理知識 2級 招聘能力 4級 法律知識2級 培訓(xùn)能力 3級 專業(yè)知識3級 計劃執(zhí)行能力 3級 職業(yè)素養(yǎng) 客戶意

12、識、 誠實守信、責(zé)任心、 團隊合作、進取心、事業(yè)心一、職業(yè)素養(yǎng)定義表素質(zhì)名稱定義客戶意識指個人關(guān)注內(nèi)部客戶不斷變化的需求，歇盡全力幫助和服務(wù)客戶，為客戶創(chuàng)造價值的意愿和態(tài)度誠信守信以誠待人、實事求是、信守諾言、既是做事的原則，更是做人的原則責(zé)任心指人們在日常工作、生活中通過承擔(dān)對他人、對企業(yè)、對社會、對自己的責(zé)任多形成的意識團隊合作與團隊才成員相互配合、相互支持，共同實現(xiàn)組織目標(biāo)進取心樹立更高的工作目標(biāo)，不懈追求發(fā)展事業(yè)心以企業(yè)為家，不斷經(jīng)營、管理、力求發(fā)展與成長二、知識分級定義表知識類型知識定義級別范圍公 司知 識包括行業(yè)知識、公司文化（發(fā)展歷史、價值觀等）組織結(jié)構(gòu)、基本規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程等

13、1級了解員工手冊與職位相關(guān)內(nèi)容，了解公司發(fā)展史，熟悉與本崗位有關(guān)的管理制度、流程2級了解行業(yè)狀況，熟悉公司的歷史、現(xiàn)狀、未來發(fā)展方向以及相關(guān)管理制度、整體運作流程，了解公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃以及戰(zhàn)略步驟3級洞悉行業(yè)狀況重大變化與趨勢，能基于公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃步驟對公司運作流程與制度提出系統(tǒng)、科學(xué)的建設(shè)方案，以支持、保證戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)產(chǎn) 品知 識包括產(chǎn)品的名稱、性能與特點、主要優(yōu)點、銷售狀況、與其他公司產(chǎn)品相比的優(yōu)劣勢、價格優(yōu)點等1級了解公司產(chǎn)品的名稱、主要特點、能向客戶介紹與自己工作現(xiàn)相關(guān)的幾個產(chǎn)品的詳細資料，并能回答客戶對該產(chǎn)品的詢問2級全面掌握公司所有產(chǎn)品的詳細資料（名稱、性能與特點、主要優(yōu)點、銷

14、售狀況、與其他公司產(chǎn)品相比的優(yōu)略勢、價格特點），并能解答客戶對有關(guān)產(chǎn)品的詢問3級精通公司所有產(chǎn)品詳細資料，并能對未來產(chǎn)品的規(guī)劃與設(shè)計提出合理化建議管 理知 識包括管理學(xué)、經(jīng)濟學(xué)、人力資源管理、戰(zhàn)略管理等1級初步了解管理學(xué)原理及企業(yè)經(jīng)營管理知識，工作中能夠理解企業(yè)的一些人事政策、管理措施2級掌握管理學(xué)、人力資源管理、組織行為等相關(guān)管理知識，能夠進行下屬員工工作分配、落實工作計劃、對工作結(jié)果進行考核評價3級在經(jīng)營管理、戰(zhàn)略管理、管理心理學(xué)等方面具備一定，精通管理學(xué)，企業(yè)管理相關(guān)學(xué)科知識，并能夠運用于實踐，為企業(yè)的財務(wù)管理、經(jīng)營管理服務(wù)法 律知 識包括公司法、稅法、經(jīng)濟學(xué)、證券法及國家頒布的有關(guān)財務(wù)會計的規(guī)定，列如會計準(zhǔn)則、企業(yè)財務(wù)通則等1級了解與工作相關(guān)的各項法律、法規(guī)、是自己的工作合法、合規(guī)、避免出現(xiàn)原則性錯誤2級掌握工作相關(guān)法律知識，了解其他法律知識，并能夠運用于工作之中，確保企業(yè)的經(jīng)營在合法的條件下運行3級精通于公司運營、財務(wù)工作相關(guān)的全部法律知識，并能夠靈活運用，在不違反法律、法規(guī)的情況下可進行稅務(wù)籌劃、投融資等，控制經(jīng)營成本，提高