[財務管理]淺析采購審計的重點和難點(doc

1、淺析采購審計的重點和難點錢芝網(wǎng)論文摘要：采購作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的基本環(huán)節(jié)，其工作的好壞直接關系到企業(yè)的經(jīng)濟效益和市場競爭能力。然而，由于采購過程復雜，加之我國企業(yè)長期以來采用傳統(tǒng)的采購模式，致使我國企業(yè)采購管理仍然是一個十分薄弱的環(huán)節(jié)。為此，許多企業(yè)紛紛采取各種措施，特別是通過加強審計，來強化對采購的管理和監(jiān)督。但由于抓不住采購審計的重點和難點， 雖然花費了大量的人力和物力，但仍未起到對采購的有效管理和監(jiān)督。本文通過對采購過程的剖析，詳細分析了采購審計的重點和難點之所在。關鍵詞：采購 審計 重點 難點采購作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的基本環(huán)節(jié)，是企業(yè)一切活動的開始，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營連續(xù)性的保證，也

2、是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中最大的成本領域，其支出占產(chǎn)銷額的以上。采購工作的好壞直接關系到企業(yè)的經(jīng)濟效益和市場競爭能力。因此，現(xiàn)代企業(yè)的競爭，正由技術的領先、市場的壟斷，逐漸轉向以采購來降低成本、提高利潤，從而幫助企業(yè)占據(jù)新的優(yōu)勢。然而，由于采購過程復雜，管理難度大，再加上社會上腐敗現(xiàn)象的存在以及采購人員、管理人員自我利益的驅(qū)動，在采購中暗箱操作、舍近求遠、舍好求次、舍賤求貴的現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴重影響了產(chǎn)品的質(zhì)量，增加了采購成本，削弱了市場競爭力。為此，許多企業(yè)紛紛采取各種措施，特別是通過加強審計，來強化對采購的管理和監(jiān)督。由于抓不住采購審計的重點和難點，四面出擊，全面開花，雖然花費了大量的人力和物力，但仍

3、未起到對采購的有效管理和監(jiān)督，采購中“前門摟錢，后門漏錢”的現(xiàn)象仍然大量存在。那么，究竟什么是采購審計的重點和難點呢？本文對此問題探討如下。要找到采購審計的重點和難點，首先要搞清楚采購工作的基本流程。一般來講，采購工作的基本流程主要包括以下四個方面：一是企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營情況進行采購決策，二是根據(jù)采購決策編制采購計劃和采購預算，三是根據(jù)采購計劃進行實際的采購，四是采購的檢查驗收與結算。因此，采購審計也應根據(jù)不同的采購流程進行不同的審計，并且，不同的流程，其審計的重點和難點也應不同。一、采購決策審計 采購決策主要存在每次采購數(shù)量如何確定，企業(yè)對所需成品或半成品是自制還是外購，如何采購各種物品等問題

4、。其審計的目標主要是要保護企業(yè)的利益不受損失，為企業(yè)獲得更多效益提出改善采購方式的建議。因此，審計的重點和難點應集中在采購數(shù)量決策的審查和采購品是自制還是外購的審查這兩個方面。 就采購數(shù)量決策的審查而言。企業(yè)在一定時期內(nèi)所需要的物品既可以一次全部采購進來，這樣做，采購量大，采購次數(shù)少，可節(jié)約采購費用，但倉儲費用卻會相應增加；也可以分批分次采購進來，這樣做，采購量小，可節(jié)約倉儲費用，但采購次數(shù)和采購費用卻相應增加。采購人員應做出正確決策，使采購既能滿足生產(chǎn)（銷售）需要，又能使存貨上所耗費的總成本達到最低水平，即要在兩種費用的增減中尋求總費用最低時的合理訂購批量。為此，采購數(shù)量決策審計的重點和難點

5、應是：一要審查是否正確預計了某種物品消耗（銷售）的總量，是否與生產(chǎn)規(guī)模相平衡。只有消耗總量預計正確，才能確保采購數(shù)量既符合生產(chǎn)經(jīng)營的需要，又能使成本效益最高。所以審計人員應重審查采購部門所應用的年需求量是否是根據(jù)預計的產(chǎn)品銷售量合理計算得出。 二要審查預計采購費用、倉儲費用率的方法是否正確。若本年的情況與上年相近，則一次采購費用和倉儲費用率應是相近的。若不一樣，則應查明變動的原因何在。三要審查確定采購量時，是否還考慮了缺貨、各個期間的需要量不均衡等因素。在可能存在缺貨的情況下，所做出的采購數(shù)量的決策與無缺貨的情況下不一樣。企業(yè)實際對貨物的消耗也可能在各個單位期間內(nèi)不均衡消耗，則采購數(shù)量的確定應

6、考慮緩沖儲備量，并使可能發(fā)生的缺貨成本同緩沖儲備量的儲存總和達到最低。 就采購品是自制還是外購決策的審查而言。有些物品企業(yè)既可以通過自制獲得，也可以通過外購獲得，企業(yè)應從提高經(jīng)濟效益的角度出發(fā)，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)能力和成本情況決定是自制還是外購。為此，采購品是自制還是外購決策審查的重點和難點應是：一要審查決策所運用的方法是否正確。一般來說，由于自制或外購，其預期收入是相同的，只是兩者的預期成本有差別。決策的判斷依據(jù)是與決策方案有關的成本的高低。故進行決策分析時，無需計算差量收入，只要計算差量成本，以決定取舍。需要指出的是，差量成本一般是變動成本，因而要進行物品是外購還是自制的決策時，應先把有關成本分

7、解為固定成本和變動成本，審查這項決策時要審查變動成本的計算是否準確。二要審查決策方案的成本組成內(nèi)容是否包括相關項目。如果是自制，企業(yè)有時可能需添加一些專用設備，此時自制方成本除了包括直接材料、直接人工和變動制造費用外，還應包括新增加的固定成本。如果是外購，則相關成本應包括買價、訂貨、運輸、裝卸、保險、收貨等費用。如果出現(xiàn)機會成本的話，還要將其考慮進去。審計人員在審查采購是自制還是外購時，應重點注意被審查對象是否充分考慮了方案的成本項目。三是審查決策方案是否考慮了外購或自制的數(shù)量。企業(yè)或某種設備生產(chǎn)能力總是有限的，超過了一定的訂貨量，企業(yè)可能要外購專用設備，方能滿足自制的要求。同樣，外購的數(shù)量不

8、同，可能享受的折扣率也不一定相同，單位數(shù)量所分擔的采購費用也可能不一樣。所以，審計時應審查訂貨數(shù)量是否在相關范圍之內(nèi)，在相關范圍之外，貨物成本可能受到的影響。二、采購計劃審計采購計劃是根據(jù)市場需求、企業(yè)的生產(chǎn)能力和采購環(huán)境容量等確定采購時間、數(shù)量以及如何采購的作業(yè)。采購計劃制定得是否合理、完善，直接關系到整個采購運作的成本和采購管理水平。采購計劃審計的重點和難點主要有以下幾個方面：第一，審查編制的采購計劃是否符合企業(yè)自身的實際情況。在編制采購計劃之前，必須分析企業(yè)自身的實際情況。如企業(yè)在行業(yè)中的地位、現(xiàn)有供應商的情況、生產(chǎn)能力等，尤其要把握企業(yè)長遠發(fā)展計劃和發(fā)展戰(zhàn)略。企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略反映著企業(yè)的發(fā)

9、展方向和宏偉目標，采購計劃如果沒有貫徹、落實企業(yè)的戰(zhàn)略，可能導致采購管理與企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略不相協(xié)調(diào)甚至沖突，造成企業(yè)發(fā)展中的“南轅北轍”，而且脫離企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的采購計劃，就如同無根浮萍，既缺乏根據(jù)，又可能使采購部門喪失方向感。因此，只有充分了解企業(yè)自身的情況，制定出來的采購計劃才最可能是切實可行的。第二，審查編制采購計劃時是否進行了充分的市場調(diào)研。在制定采購計劃時，應對企業(yè)所面臨的市場進行認真的調(diào)研，調(diào)研的內(nèi)容應包括經(jīng)濟發(fā)展形勢、與采購有關的政策法規(guī)、行業(yè)發(fā)展狀況、競爭對手的采購策略等。只有做好充分細致的市場調(diào)研，才能最終完成采購計劃的制定。否則，制定的采購計劃無論理論上多么合理，可能都經(jīng)不起市

10、場的考驗，要么過于保守，造成市場機會的喪失和企業(yè)可利用資源的巨大浪費，要么過于激進導致計劃不切實際，無視現(xiàn)實而成為一紙空文。第三，審查采購計劃 是否具體化、數(shù)量化，有沒有制定目標管理計劃，有沒有將采購任務分解落實到具體的部門和人員。第四，審查采購計劃是否得到了適當?shù)目刂?。采購計劃一旦制定，一般應相對穩(wěn)定，不能朝令夕改，但是市場是不斷變化的，而企業(yè)往往又是被市場牽著鼻子走的，如果外部情況發(fā)生了變化，那么采購計劃的進行情況與采購計劃內(nèi)容可能會有偏差。因此，在審計時，應著重審查企業(yè)發(fā)現(xiàn)偏差時，是否及時得到反饋并采取相應措施，調(diào)整和消除偏差，并將糾偏措施下達給執(zhí)行采購計劃的部門和人員。第五，審查采購計

11、劃的執(zhí)行結果是否達到了預期的目標。如果沒有達到，應分析原因，進而對采購計劃完成情況進行評價，并提出改進的措施。第六，審查采購部門是否經(jīng)常進行緊急采購。一般來說，緊急采購的價格通常要高于日常采購，如果企業(yè)經(jīng)常進行緊急采購，說明采購部門計劃不周。 三、采購執(zhí)行過程審計 采購執(zhí)行過程，是指根據(jù)采購計劃對各種物料進行實際采購的過程，包括確定采購方式、選擇供應商、采購談判、簽訂采購合同等，其中，采購方式、選擇供應商和采購合同對采購的影響最為顯著，因此，在對采購執(zhí)行過程進行審計時應著重對這三個方面進行審計。就采購方式的審計而言，應重點審查以下三個方面：一是審查采購部門有沒有根據(jù)不同物料的重要程度，選擇最合

12、適的采購方式。一般來說，對于消費量大金額小的物料，應采用總指定貨單法，即采購部門向能夠快速供應的單位發(fā)出總指定貨單，并附有列次訂購的請購單和附有收據(jù)的運單，這樣的采購方式，價格是透明的，且打了折扣。對于零星物料，一般采用現(xiàn)金直接采購。對于重要物料，一般要簽訂供貨合同。審計時，一定要查一查采購部門有沒有根據(jù)不同物料的類別采用不同的采購方式。二是審查重要物料的采購有沒有通過招標進行。重要物料不僅金額大，而且對企業(yè)產(chǎn)成品的質(zhì)量和成本的影響也大。只有通過公開招標，才能選擇到信譽好、質(zhì)量高、價格適宜的供應商。因為，招標采購的最大特點是公開、公正和擇優(yōu)，對于買賣雙方而言，增加了透明度，客觀上也防止了腐敗現(xiàn)

13、象和不公正現(xiàn)象的產(chǎn)生，真正體現(xiàn)了市場競爭、優(yōu)勝劣汰的原則，從而達到保證采購質(zhì)量、降低采購成本、提高經(jīng)濟效益的目的。審計時，不僅要從形式上審查有沒有采用招標采購方式，更要從內(nèi)容上細究有沒有真正通過競價，比較擇優(yōu)，還要仔細檢查參加競標的供應商的標書等歷史檔案是否保存完好。三是審查重要物料的訂貨方式是否正確。重要物料的訂貨方式一般有兩種，即定量訂貨和定期訂貨，前者的特點是訂購批量固定但訂購時間不固定， 適用于簽訂一次性、協(xié)議性合同或直接面向市場訂貨；后者的特點是訂購時間固定而訂購批量不固定，適用于簽訂定期訂貨合同，以定期組織訂貨，有利于產(chǎn)需銜接和供需雙方均衡生產(chǎn)。審計時，應著重審查采購部門有沒有根據(jù)

14、本企業(yè)的生產(chǎn)特點和重要物料的消耗情況，選擇合適的訂貨方式。就選擇供應商的審計而言，應著重審查采購部門在選擇供應商時，是否綜合考慮了以下幾個因素：一是質(zhì)量。一般來說，衡量供應商最重要的因素是質(zhì)量。良好的設備和技術及技術的不斷創(chuàng)新，才能保證供應產(chǎn)品的品質(zhì)。二是可信度。購買者關心按時交貨以避免由于延遲交貨而中斷生產(chǎn)。同時產(chǎn)品的生命周期對最終產(chǎn)品的質(zhì)量、制造商的質(zhì)量保證以及重復銷售有直接影響，最后由于涉及到機器、設備的故障問題，供應商的質(zhì)量保證與賠償程序是考慮供應商可信度的另一重要方面。三是能力。即潛在供應商的設備和生產(chǎn)能力、技術力量、管理與組織能力以及運行控制等。這些因素旨在考慮供應商提供所需物料的

15、質(zhì)量與數(shù)目的能力以及供應商能否持續(xù)、穩(wěn)定地提供相關服務的能力。四是產(chǎn)品價格。產(chǎn)品的價格是選擇供應商的主要因素，但不是最重要的因素，原料的價格會影響到最終產(chǎn)品的成本，但綜合看，與質(zhì)量、可靠性以及能力相關的成本更為重要。采購的目的之一是以適當?shù)某杀緛慝@取滿足質(zhì)量與服務要求的物料，這一目標強調(diào)了采購價格作為企業(yè)銷售總成本中的一個主要投入，同時表明最低價格受到質(zhì)量和服務的限制，因此要綜合考慮價格、質(zhì)量和服務。五是良好的管理制度、優(yōu)秀的企業(yè)集體。沒有良好的管理制度及企業(yè)運營財務狀況，可能會導致中斷物料的長期連續(xù)供應。因此對長期采購的物料，更應該注意企業(yè)的整體狀況。這五個因素是一個優(yōu)秀的供應商應具備的最基

16、本的素質(zhì)和能力，按照這一標準選擇的供應商，才是優(yōu)秀的供應商，才能保證供應物料的順暢，使生產(chǎn)不會因為待料而停工；才能保證原材料的進料品質(zhì)穩(wěn)定，從而保證生產(chǎn)成品品質(zhì)的穩(wěn)定；才能保證交貨數(shù)量和交貨期的準確性，從而保證產(chǎn)品出庫的準確性。 就采購合同的審計而言，其審計的重點和難點主要集中在下述五個方面：一是審查采購合同是否合法、有效。二是審查采購合同的標的數(shù)量是否與生產(chǎn)消耗量及生產(chǎn)批次基本一致，有無多購或少購的現(xiàn)象。三是審查采購合同標的價格水平，若高于市場價格，其原因是什么，在簽訂合同的過程中，采購人員有無不當行為；若低于市場價格，質(zhì)量是否符合要求。四是審查合同中的違約責任的約定是否明確，合同中有無應變

17、措施。五是審查雙方的權利義務是否對稱。通過對采購合同進行審計，可杜絕各種不合理的合同，促使采購部門能夠根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，選擇合適的供應商，在恰當?shù)臅r間，采購到企業(yè)所需要的數(shù)量適宜的產(chǎn)品，既保證生產(chǎn)經(jīng)營的連續(xù)性，又減少了庫存量和資金占用 ，同時還避免了各種風險和合同糾紛，從而達到降低采購成本、提高經(jīng)濟效益的目的。四、采購結算審計 由于采購是一項頻率較高的活動，因而采購支出也較為頻繁，這就容易在采購結算中產(chǎn)生一些違反財經(jīng)紀律、濫用資金的行為。因此，要使采購得到有效的管理與控制，還必須切實把好結算關。筆者認為，在對采購結算進行審計時，應注意做好以下幾個方面的審計：一是加強對付款憑證的審查。重點

18、審查每一筆付款憑證后面是否都附上采購合同、訂購單、驗收單和供應商的發(fā)票，發(fā)票的內(nèi)容是否與采購合同、訂購單和驗收單一致，被授權人員是否在付款憑證上簽了字，財務部門是否都是根據(jù)簽字后的憑證付款的。二是加強對采購支出的實質(zhì)性審查。重點審查采購價格是否符合合同的規(guī)定，是否根據(jù)計劃采購，采購的數(shù)量和運輸路程是否相稱，運雜費的支出是否適當，有無多支、冒支的，結算發(fā)票是否是稅務機關統(tǒng)一印制的，發(fā)票上的單位名稱是否與公章相符，發(fā)票的抬頭是否與本單位一致，發(fā)票上的要素是否齊全，有無涂改現(xiàn)象，貨物的數(shù)量、質(zhì)量是否經(jīng)過有關人員驗收等等。除了以上四個主要方面外，在進行采購審計時，還應注意審查以下幾點：一是審查所有的采購業(yè)務是否都經(jīng)過了審