檔案數(shù)字化方案檔案數(shù)字化方案

1、 檔案數(shù)字化方案2011年7月目錄第1章紙制檔案整理方法2第2章電子檔案整理方法2第3章紙制檔案整理、數(shù)字化詳細(xì)流程63.1整理、數(shù)字化流程63.1.1檔案初步整理63.1.2案卷出庫63.1.3目錄校對73.1.4案卷掃描83.1.5圖像處理83.1.6圖像質(zhì)檢83.1.7圖像掛接83.1.8案卷入庫83.1.9格式的轉(zhuǎn)換133.1.10光盤刻錄133.2數(shù)字化加工的流程示意圖133.2.1圖一133.2.2圖二15第4章數(shù)字化人員的配置16第5章數(shù)字化加工16第6章驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1817 第1章 紙制檔案整理方法 檔案盒整理打印、粘貼封面及檔案盒脊背 ，涉密單位在脊背上加蓋涉密章，每盒僅能裝某一

2、個事業(yè)單位的登記檔案。 檔案裝訂設(shè)立、每次變更等形成的文件為一件，統(tǒng)一三孔一線裝訂一起，在右上角（反面左上角），編寫頁碼，加蓋件歸檔章。 檔案排序以件為單位裝訂后,盒內(nèi)件按照不同的分類進(jìn)行排序,類先后順序?yàn)?：設(shè)立 2：變更 3：年檢 4：注銷登記 5：補(bǔ)領(lǐng)證書,類內(nèi)件順序按照生成時間先后排序。第2章 電子檔案整理方法 電子目錄采集管理目錄采用多級管理，管理模式分卷、類、件、份,著錄字段信息如下:第一級：事業(yè)單位基本信息即卷描述信息，字段信息如下序號名稱備注1證書號2檔號3單位名稱4住所5舉辦單位6法定代表人7身份證號8核準(zhǔn)日期9注吊銷日期10經(jīng)費(fèi)來源11開辦資金（萬元）12開戶銀行13銀行帳

3、號14審批機(jī)關(guān)15批準(zhǔn)文號16執(zhí)業(yè)許可證書17聯(lián)系電話18郵政編碼19備注20存址21宗旨和業(yè)務(wù)范圍第二級：設(shè)立、變更、注銷登記和年度檢驗(yàn)、補(bǔ)領(lǐng)證書等描述信息，即類描的對象件述信息，字段如下序號名稱備注1檔案類型（設(shè)立、變更、注銷登記、年度檢驗(yàn)、證書補(bǔ)領(lǐng)等）2證書號3檔號4單位名稱5核準(zhǔn)日期6移交人7接收人8接收時間9送交情況字典（已送交、未送交） 電子已歸、紙制未送到10歸檔情況字典（已歸檔、未歸檔）電子已歸、紙制送到、未送檔案室11公告時間12公告媒體13備注第三級：文件材料描述信息即份描述信息，字段如下、序號名稱備注1檔號2題名3形成日期4責(zé)任者5頁數(shù)6頁次7備注 電子原文采集管理 掃描

4、過程: 掃描分辨率=200dpi,生成黑白二值圖象,壓縮格式為group4,每份文件保存為多頁tiff文件,tiff文件采用件歸檔章組成部分加件內(nèi)順序號命名,名稱中的件歸檔章組成部分、件內(nèi)順序號,中間用-分割.轉(zhuǎn)換格式:把tiff格式文件,轉(zhuǎn)化成ocr識別后的雙層pdf格式文件.文件掛接:把雙層pdf格式文件,掛接到對應(yīng)份目錄.刻錄光盤:把tiff文件、轉(zhuǎn)換后的雙層pdf格式文件分別刻錄成盤,并貼光盤貼,放到防磁柜中保存.第3章 紙制檔案整理、數(shù)字化詳細(xì)流程3.1 整理、數(shù)字化流程整理、數(shù)字化共包括九部分，分別為：檔案初步整理、案卷出庫、目錄校對、案卷掃描、案卷處理、圖像質(zhì)檢、文件掛接、檔案入

5、庫,格式轉(zhuǎn)換、光盤刻錄。3.1.1 檔案初步整理檔案案卷出庫前件標(biāo)記頁碼、件蓋歸檔章.件歸檔章格式,如下轄區(qū)舉辦單位性質(zhì)舉辦單位代號事業(yè)單位順序號登記類別順序號11001001113.1.2 案卷出庫在庫房內(nèi)查看所調(diào)案卷是否完整并詳細(xì)填寫案卷調(diào)出登記表,由檔案室管理人員和數(shù)字化人員協(xié)同完成。(詳見下表)調(diào)歸檔案登記表時間全 宗目錄號卷號調(diào)卷人歸卷人時間全 宗目錄號卷號調(diào)卷人歸卷人3.1.3 目錄校對整理好的案卷和系統(tǒng)的電子目錄是否一致，如不一致，直接進(jìn)行更正；如果沒有目錄，直接錄入目錄，并填寫檔案全文掃描流程記錄表。目錄著錄按照卷、類、件、份四級進(jìn)行管理，檔案全文掃描流程記錄表詳見下表檔案（卷

6、級）全文掃描流程記錄表對目錄時間操作人卷號tif數(shù)量掃描時間操作人掃描頁數(shù)質(zhì)檢時間操作人圖像質(zhì)量掛接質(zhì)量備注a3a43.1.4 案卷掃描領(lǐng)取目錄校對完成后的案卷，填寫全文掃描流程記錄表,通過高速掃描儀或平板掃描儀進(jìn)行掃描。3.1.5 圖像處理對掃描后的圖像進(jìn)行糾偏去污等操作,處理掃描完成的文件后,填寫全文掃描流程記錄表。3.1.6 圖像質(zhì)檢對處理完成的圖像進(jìn)行質(zhì)檢，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋,按流程更改并填寫全文掃描流程記錄表。3.1.7 圖像掛接對已質(zhì)檢完成的圖像文件進(jìn)行批量掛接，掛接完成后進(jìn)行二次質(zhì)檢（掛接的文件是否與歸檔目錄一致）。3.1.8 案卷入庫案卷裝訂完整后按順序排好并及時入庫，入庫前,打

7、印、粘貼封面及檔案盒脊背 ，涉密單位在脊背上加蓋涉密章。盒內(nèi)以件為單位裝訂,按照不同的類(設(shè)立、變更等)和順序進(jìn)行排放,檢查是否有件目錄,如果沒有打印件目錄,填寫案卷入庫登記表,由檔案室管理人員和數(shù)字化人員協(xié)同完成。調(diào)歸檔案登記表時間全 宗目錄號卷號調(diào)卷人歸卷人時間全 宗目錄號卷號調(diào)卷人歸卷人封面事業(yè)單位登記管理檔案卷 號 證 書 號 單 位 名 稱 舉辦單位名稱 舉辦單位代號 保 管 期 限 活動類別日期內(nèi)容份數(shù)頁數(shù)設(shè)立變更封面卷號組成：11-001-001轄區(qū)舉辦單位性質(zhì)舉辦單位代號事業(yè)單位順序號11001001盒脊背舉辦單位編號001證書號（12位）卷號1盒號備注設(shè)立登記(件目錄)序號文

8、 件 題 名日 期頁 號備 注1事業(yè)單位法人設(shè)立登記（備案）申請書2事業(yè)單位法定代表人登記申請表3事業(yè)單位章程草案4審批機(jī)關(guān)批準(zhǔn)設(shè)立的文件5擬任法定代表人現(xiàn)任該單位行政職務(wù)的任職文件6擬任法定代表人居民身份證復(fù)印件或其他身份證明文件7具有法定資格的驗(yàn)資機(jī)構(gòu)出具的驗(yàn)資證明8住所證明9事業(yè)單位印鑒、基本帳戶號備案表10銀行開戶許可證復(fù)印件或帳號證明11其他有關(guān)材料12133.1.9 格式的轉(zhuǎn)換驗(yàn)收完成后的tif格式文件全部按標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換為雙層pdf格式文件。3.1.10 光盤刻錄驗(yàn)收后,tif格式文件刻錄成盤；轉(zhuǎn)換后的pdf格式文件刻錄成盤。3.2 數(shù)字化加工的流程示意圖3.2.1 圖一 數(shù)字化加工流

9、程圖1庫房(標(biāo)頁碼蓋歸檔章)調(diào)卷目錄數(shù)字化項(xiàng)目流程示意圖填寫全文流程表校正(著錄)目錄掃描質(zhì)檢全文處理數(shù)據(jù)上傳服務(wù)器填寫全文流程表處理質(zhì)檢數(shù)據(jù)掛接全文驗(yàn)收二次質(zhì)檢掃描目錄質(zhì)檢全文掃描數(shù)據(jù)上傳服務(wù)器填寫全文流程表處理掛接3.2.2 圖二 數(shù)字化加工流程圖2調(diào)卷掃描是否合格目錄質(zhì)檢完成掃描填寫表格后期處理完成處理填寫表格是否合格對(著錄)目錄填全文流程表分卷是否合格掃描質(zhì)檢處理質(zhì)檢掛接文件庫房(標(biāo)頁碼蓋歸檔章)完成掛接裝訂卷 貼封面脊背歸還第4章 數(shù)字化人員的配置崗位姓名成員工作內(nèi)容項(xiàng)目經(jīng)理整體負(fù)責(zé)項(xiàng)目，及與用戶的協(xié)調(diào)和驗(yàn)收工作質(zhì)量保證定期對項(xiàng)目執(zhí)行審計(jì)工作現(xiàn)場負(fù)責(zé)11 數(shù)據(jù)備份2 人員管理、調(diào)配

10、3 現(xiàn)場項(xiàng)目管理與監(jiān)控4 安排糾正用戶和qa提出的問題5 項(xiàng)目組對外聯(lián)絡(luò)6 組織午餐及檢查值日7 維護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)8 匯總統(tǒng)計(jì)表目錄101、 案卷出入庫2、 目錄校對3、 目錄錄入掃描61、負(fù)責(zé)案卷掃描和查看案卷完整度處理41、對掃描圖像，糾偏、去黑邊、去噪聲、抹白等質(zhì)檢11、對處理完成的圖像進(jìn)行質(zhì)量檢查2、對掃描案卷裝訂質(zhì)量檢查3、對數(shù)據(jù)的掛接4、對掛接完成的案卷進(jìn)行二次質(zhì)檢掛接備注：前期所有人員統(tǒng)一進(jìn)行目錄的錄入，中期開始分配，共計(jì)人員11名。第5章 數(shù)字化加工檔案數(shù)字化加工共計(jì)45萬頁，其中條目錄入5萬頁，掃描40萬頁。掃描40萬頁需要30天。每天掃描量1.4萬左右序號驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)抽檢范圍驗(yàn)收情況1案卷掛接檢查目錄標(biāo)題和掃描處理后的案卷標(biāo)題是否掛接一致不低于10%2案卷質(zhì)量處理后的案卷是否清晰、完整不低于10%3