行政工作思路

1、行政工作思路一、 部門工作簡(jiǎn)介滿足日常行政管理要求基礎(chǔ)上，涵蓋企業(yè)文化建設(shè)及信息化建設(shè)，同時(shí)要體現(xiàn)行政（運(yùn)營）的核心管理價(jià)值，從有限分工型行政功能向全能普化型過渡，真正做到辦公室的行政管理涵蓋部分運(yùn)營、戰(zhàn)略、文化建設(shè)的“大辦公室”的管理格局。在我看來，行政部的工作性質(zhì)是一個(gè)集管理與服務(wù)相結(jié)合的部門，既有著全權(quán)管理的職能又有著為業(yè)務(wù)經(jīng)營服務(wù)的義務(wù)，工作范圍廣泛，這個(gè)部門的工作成效直接關(guān)系到整個(gè)公司的整體運(yùn)作，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人最信任的助手。行政部既是一個(gè)企業(yè)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，也是一個(gè)獨(dú)立存在的個(gè)體，處在一個(gè)上傳下達(dá)，承上啟下的關(guān)鍵位置?；仡?012年neo運(yùn)營管理中心的工作，經(jīng)過各部門員工一年的努力，整

2、體達(dá)到年初訂立的各項(xiàng)管理指標(biāo)。通過了iso9001質(zhì)量管理體系的年審、iso14000環(huán)境管理體系和osha18000職業(yè)健康及安全管理體系的認(rèn)證，有效的對(duì)neo運(yùn)營管理中心的管理及所提供的服務(wù)流程奠定良好的基礎(chǔ)；在客戶服務(wù)提升方面，參照2012年底資產(chǎn)公司進(jìn)行的客戶滿意度調(diào)查，總體客戶評(píng)分達(dá)到了96.6%的高水平，只是在問卷客戶的反饋中，體現(xiàn)出對(duì)目前的物業(yè)管理服務(wù)水平仍有不足之處，存在改善的空間?？傮w運(yùn)營和業(yè)務(wù)管理中發(fā)現(xiàn)的問題以及改進(jìn)建議如下：1、 行政管理1.1 2012年雖然通過了iso9001質(zhì)量管理體系的年審、iso14000環(huán)境管理體系和osha18000職業(yè)健康及安全管理體系的認(rèn)

3、證，但整個(gè)管理體系仍未能完全溶入neo運(yùn)營管理中心日常管理工作中，對(duì)改善工作效率及降低管理問題的成效甚微，將可能影響集團(tuán)及公司商譽(yù)或?qū)е陆?jīng)濟(jì)賠償?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)。改善建議：加強(qiáng)員工對(duì)三標(biāo)一體化管理體系的培訓(xùn)及宣傳，成立各專責(zé)委員會(huì)以物業(yè)總經(jīng)理為首，強(qiáng)有力的推進(jìn)、檢討管理體系各層面的實(shí)踐、及融合情況，以期將管理體系內(nèi)（plan，do，check，act）的四個(gè)元素落實(shí)應(yīng)用于日常工作中。二、 部門重點(diǎn)職能1. 辦公室職能層次劃分1.1 政務(wù)型職能（4項(xiàng)）：督辦（計(jì)劃）管理、文書（公文）管理、企業(yè)文化建設(shè)、行政體系建設(shè)（標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)）；1.2 事務(wù)型職能（5項(xiàng)）：會(huì)務(wù)管理、檔案管理、印鑒管理、資質(zhì)管理、通信管理

4、；1.3 服務(wù)型職能（4項(xiàng)）：后勤管理、接待管理、外聯(lián)管理、交通管理。1.4 倉庫管理、工裝管理、宿舍管理、信息管理、辦公室環(huán)境管理、資產(chǎn)管理2. 辦公室重點(diǎn)職能說明（kpi）2.1 政務(wù)型職能（管理核心）2.1.1 計(jì)劃管理（督辦）：進(jìn)一步強(qiáng)化目標(biāo)計(jì)劃管理，重點(diǎn)規(guī)范會(huì)議管理和緊抓月度目標(biāo)計(jì)劃管理，有序佟冬各項(xiàng)工作的開展。負(fù)責(zé)督辦并推進(jìn)各項(xiàng)重點(diǎn)工作，組織制定并分解目標(biāo)計(jì)劃，階段評(píng)估反饋各部門進(jìn)展情況并指出修正方案，確保工作目標(biāo)完成，合理評(píng)估各部門的績(jī)效。同時(shí)，對(duì)行政過程中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、匯總、整理、分析，為決策層提供重要參考支撐，確保管理留有痕跡。主要管理表單有：序號(hào)表單名稱提交頻次提交日

5、期1年終總結(jié)與計(jì)劃（含二級(jí)計(jì)劃）每年一次12月30日前2年度企業(yè)文化活動(dòng)排期每年一次每年第一季度3年度合格供應(yīng)商名錄每年一次12月底前4年中總結(jié)與計(jì)劃每年一次6月30日前5季度總結(jié)與計(jì)劃3個(gè)月一次每季度最后一個(gè)工作日6季度采購分析3個(gè)月一次每季度最后一個(gè)工作日7月度紅線指標(biāo)每月一次每月3日前8月度經(jīng)營例會(huì)匯報(bào)表格word每月一次每月10日前9cbre月報(bào)每月一次每月10日前10月度經(jīng)營數(shù)據(jù)分析（綜合部ppt）每月一次每月10日前11月度績(jī)效考核表（個(gè)人）每月一次每月5日前12每周工作計(jì)劃word每周一次每周四下班前13月度行政工作排期每周更新每周最后一個(gè)工作日14晨會(huì)跟進(jìn)表（綜合部）每個(gè)工作日

6、（不含周五、六）會(huì)后當(dāng)日2.1.2 文書管理：完善公司各種公文的行文格式、流程模版等行政工具的規(guī)范并實(shí)施，如公文管理、信息化管理（包括oa、思源），確保各類公文的及時(shí)高效處理。需做到收、發(fā)文件的準(zhǔn)確及時(shí)，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示的公文做到及時(shí)處理，從不拖拉。推行“5s管理”，制定標(biāo)準(zhǔn)和措施，按現(xiàn)場(chǎng)管理要求進(jìn)行管理考核。做好行政公文的編號(hào)、打印、復(fù)印及收發(fā)、登記、呈批、傳遞、催辦、清退、立卷、歸檔工作。建立健全低值易耗品管理臺(tái)賬，做到帳、卡、物相符。對(duì)各分公司、部室辦公用品經(jīng)費(fèi)實(shí)行定額管理，納入考核體系。強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，進(jìn)一步做好公文處理工作，堅(jiān)持對(duì)制發(fā)的公文嚴(yán)格審核。2.1.3 行政體系建設(shè)：圍繞公司業(yè)務(wù)開

7、展進(jìn)度，加強(qiáng)相關(guān)制度建設(shè)，以符合公司建設(shè)發(fā)展要求，創(chuàng)造一個(gè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的工作環(huán)境。不斷優(yōu)化、完善行政體系，推行行政規(guī)章制度及流程，確保行政管理有章可循。2.1.4 企業(yè)文化建設(shè)：視覺識(shí)別系統(tǒng)的完善，統(tǒng)一公司的整體形象，員工活動(dòng)的組織與豐富、其他企業(yè)文化相關(guān)工作。充分發(fā)揮員工的個(gè)人潛質(zhì)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值，提升員工的企業(yè)認(rèn)同感。1.強(qiáng)化統(tǒng)一標(biāo)示，從感官上整體認(rèn)同感。2.探求并建立企業(yè)獨(dú)特的核心文化價(jià)值觀，使員工從內(nèi)心認(rèn)同企業(yè)文化精神與價(jià)值觀，實(shí)現(xiàn)個(gè)人能量最大化。3.豐富員工業(yè)余文化生活。定期組織開展實(shí)施各項(xiàng)員工競(jìng)賽、戶外體驗(yàn)及文化娛樂活動(dòng)。提升員工積極性和集體感。成功組織室外文化拓展、羽毛球

8、比賽、讀書征文、管理學(xué)、市場(chǎng)營銷學(xué)培訓(xùn)、員工健康體檢等活動(dòng)，做到活動(dòng)之前有準(zhǔn)備，活動(dòng)過程有指導(dǎo)，活動(dòng)之后有成果，受到一致好評(píng)。2.1.52.2 事務(wù)型職能（管理保障）2.2.1 檔案管理：根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展要求及部門日常工作要求，完善檔案管理制度，研究檔案形成的必要和必需條件，運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，合理規(guī)劃檔案管理的階段性目標(biāo)。規(guī)范檔案管理，建立完整檔案管理制度，完善檔案室設(shè)備的添購，實(shí)行檔案的分類管理。統(tǒng)一管理公司的文書、圖紙、資料、會(huì)計(jì)等各類檔案，并督促、指導(dǎo)各歸檔部門按規(guī)定進(jìn)行立卷歸檔。2.2.2 印鑒管理：按照公司印鑒管理規(guī)定，謹(jǐn)慎、規(guī)范并按規(guī)定程序經(jīng)申請(qǐng)報(bào)批后使用，對(duì)于不符合

9、手續(xù)的用印，有權(quán)提出異議或拒用。如遇特殊情況，印鑒管理員應(yīng)經(jīng)請(qǐng)示批準(zhǔn)后方可加蓋印章。對(duì)于重大經(jīng)濟(jì)合同、擔(dān)保、立項(xiàng)、人事任免等重大事項(xiàng)，須經(jīng)公司授權(quán)代表人審批簽字后，方可加蓋印章。對(duì)于擅自使用印章或以欺騙手段使用印章，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰，直至追究刑事責(zé)任。2.2.3 資質(zhì)管理（標(biāo)準(zhǔn)化管理）：負(fù)責(zé)各種標(biāo)準(zhǔn)化管理體系及企業(yè)相關(guān)證照的建立、維護(hù)、監(jiān)控、文件管理和更新、體系的持續(xù)改進(jìn)、各類審核以及其他相關(guān)工作。2.2.4 通信管理：負(fù)責(zé)整個(gè)公司的電話、對(duì)講機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等通信設(shè)備的布置及維護(hù)，保障日常辦公需求，建立對(duì)突發(fā)性事件的緊急處理預(yù)案。抓好通訊費(fèi)用管理，根據(jù)公司具體情況修訂定額，落實(shí)到

10、部門。2.2.5 會(huì)務(wù)管理：完善會(huì)議管理制度（含流程）的執(zhí)行細(xì)節(jié)，復(fù)核會(huì)務(wù)服務(wù)支持方案、全程監(jiān)控，為各類會(huì)議的成功召開提供支持，并確保費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.2.6 倉庫管理：做好公司資產(chǎn)的盤點(diǎn)，建立資產(chǎn)管理登記卡，責(zé)任落實(shí)到部門、落實(shí)到人。2.2.7 招采管理：配合財(cái)務(wù)部門，貫徹后勤的成本控制，切實(shí)做好后勤費(fèi)用的報(bào)銷審核，嚴(yán)格按照預(yù)算程序核定的使用標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。按照預(yù)算審批制度，組織落實(shí)公司辦公設(shè)施，勞保用品，福利等商品的采購、調(diào)配和實(shí)物管理工作。按照審批為所需部門購置辦公用品、電腦等耗材設(shè)備的配置工作，切實(shí)做好公司通訊費(fèi)、招待費(fèi)、車輛使用及饋贈(zèng)品的登記手續(xù)，嚴(yán)格按照程序使用標(biāo)準(zhǔn)。2.3 服務(wù)

11、型職能（管理基礎(chǔ)）2.3.1 后勤管理：完善后勤保障，將安保、食堂、行政采購、車輛、衛(wèi)生環(huán)境等后勤管理工作，實(shí)現(xiàn)日常例行管理。搞好宿舍、食堂、辦公區(qū)、車輛、采購等后勤服務(wù)，提升工作質(zhì)量，保證服務(wù)到位，同時(shí)做好監(jiān)督、檢查工作。對(duì)辦公耗材的管控、辦公設(shè)備維護(hù)、保養(yǎng)、日常行政業(yè)務(wù)結(jié)算和報(bào)銷等工作的正常有序。接人待物、優(yōu)化辦公環(huán)境、保證辦公秩序等方面盡職盡責(zé)，2.3.2 接待管理：負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的出差餐旅的全程安排，明確接待工作的原則、規(guī)格、禮儀、內(nèi)容、程序。2.3.3 外聯(lián)管理：負(fù)責(zé)公司的對(duì)外聯(lián)系，定期對(duì)關(guān)系單位進(jìn)行聯(lián)絡(luò)及回訪，建立并健全外聯(lián)管理的相關(guān)制度，維護(hù)好與各單位的友好往來關(guān)系。2.3.4 車輛管

12、理、交通費(fèi)管理：2.3.5 工裝管理：2.3.6 宿舍管理：管理維護(hù)好公共設(shè)施，確保公共設(shè)施不被損壞。對(duì)宿舍、會(huì)議室、接待區(qū)、休息區(qū)、辦公區(qū)、食堂等繼續(xù)進(jìn)行改革，更好地服務(wù)于員工。2.3.7 信息管理：加強(qiáng)信息收集報(bào)送工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。一是完善和暢通渠道收集信息。加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)力度，進(jìn)一步完善以行政為中心，橫向到各部門、縱向到基層行政部的信息收集、反映網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮各級(jí)行政部和骨干信息員的作用，確保信息主渠道的暢通。二是主動(dòng)出擊挖信息。增強(qiáng)信息工作的敏銳性，對(duì)上級(jí)急需了解的重點(diǎn)、經(jīng)常思考的要點(diǎn)、特別關(guān)注的難點(diǎn)，以及公司落實(shí)上級(jí)決策的思路、部署，基層對(duì)熱點(diǎn)和難點(diǎn)問題的意見、建議等，主動(dòng)

13、與有關(guān)單位和部門聯(lián)系，了解情況，掌握動(dòng)態(tài)，及時(shí)上報(bào)。三是全體動(dòng)員寫信息。要充分發(fā)揮行政部的整體作用，明確信息工作目標(biāo)，以及每名工作人員撰寫信息的數(shù)量和質(zhì)量要求，盡量使信息工作量化的崗位，落實(shí)到人頭，提升信息工作質(zhì)量。四是嚴(yán)格紀(jì)律報(bào)信息。對(duì)重大突發(fā)事件、重要社會(huì)動(dòng)態(tài)、緊急災(zāi)情和疫情，以及重大安全事故等緊急情況，及時(shí)按規(guī)定程序逐級(jí)上報(bào)，不得遲報(bào)、漏報(bào)或隱瞞不報(bào)，未經(jīng)許可，不得向外單位發(fā)布。2.3.8 辦公環(huán)境管理3.三、 部門文化精神（工作核心就是搞好“三個(gè)服務(wù)”，即為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為員工服務(wù)、為客戶服務(wù)）1. 工作理念：主動(dòng)、及時(shí)、簡(jiǎn)約、到位 主動(dòng)（行為態(tài)度）：對(duì)公司忠誠，對(duì)部門服從，對(duì)工作敬業(yè)。職

14、責(zé)內(nèi)的業(yè)務(wù)主動(dòng)思考并不斷完善、優(yōu)化、提高；對(duì)上級(jí)的安排和要求不推諉，積極貫徹落實(shí)。主動(dòng)提出工作設(shè)想，遇到問題主動(dòng)承擔(dān)職能責(zé)任，主動(dòng)尋找解決方案，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)問題解決方案及進(jìn)展情況。變被動(dòng)為主動(dòng)。對(duì)公司工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)和熱點(diǎn)問題，力求考慮在前、服務(wù)在前。特別是倉庫、采購、辦公耗材管控及辦公設(shè)備維護(hù)、保養(yǎng)的日常工作，工作有計(jì)劃，落實(shí)有措施，完成有記錄，做到積極主動(dòng)。日常工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性事物基本做到了及時(shí)處理及時(shí)反饋，當(dāng)日事當(dāng)日清。在協(xié)助配合其他部門工作上也堅(jiān)持做到積極熱情不越位。在工作計(jì)劃中，每月都突出1-2個(gè)“重點(diǎn)”工作。做到工作有重點(diǎn)有創(chuàng)新，改變行政工作等待領(lǐng)導(dǎo)來安排的習(xí)慣。 及時(shí)（工

15、作效率）：在具體執(zhí)行的過程中要保證計(jì)劃的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作要及時(shí)完成，如需分階段完成的要及時(shí)匯報(bào)進(jìn)度，將工作進(jìn)展情況及時(shí)迅速的上下傳遞，從而使得一項(xiàng)工作的一系列主要人員在過程中信息溝通及時(shí)，縮短組織的行政弧度、提高決策效率，及時(shí)完成各項(xiàng)工作。 簡(jiǎn)約（工作效果）：要注重工作效果，不能將自身的工作價(jià)值及工作成果，強(qiáng)加或建立于其他部門復(fù)雜的辦公體系之上，使簡(jiǎn)單的事情變得異常的繁瑣復(fù)雜，這是辦公（行政）管理的大忌。管理是一項(xiàng)并聯(lián)的工作，用最短的時(shí)間，最便捷的方式，最少耗費(fèi)人力、物力，既能將行政運(yùn)轉(zhuǎn)暢通，又有能力去保證行政的簡(jiǎn)約，才能體現(xiàn)出公司行政管理的核心工作效果。 到位（工作效能）：在

16、執(zhí)行每一項(xiàng)具體工作的時(shí)候，要全面、系統(tǒng)地考慮問題的關(guān)聯(lián)性，一次性將事情處理到位，杜絕二次工作和返工的情況發(fā)生。系統(tǒng)地解決或完成一項(xiàng)工作，不再重復(fù)的浪費(fèi)時(shí)間、人力和物力，倡導(dǎo)“綠色”辦公，從而真正地提升部門的整體管理能力和外部管理形象。2. 工作要求：團(tuán)結(jié)進(jìn)取、堅(jiān)持原則、提升視角、思考創(chuàng)新 團(tuán)結(jié)進(jìn)?。翰块T要團(tuán)結(jié)，體現(xiàn)大家庭的管理模式，對(duì)員工的工作、生活要關(guān)心，在員工或者部門遇到困難和問題的時(shí)候，部門要主動(dòng)了解，及時(shí)尋找解決方案，體現(xiàn)應(yīng)有的部門凝聚性與人文關(guān)懷；對(duì)外要保持部門的權(quán)威性，對(duì)內(nèi)要開誠布公的進(jìn)行反思，積極尋找提升部門管理的方式、方法；對(duì)內(nèi)進(jìn)行有效及時(shí)的溝通，對(duì)外口徑保持一致；嚴(yán)禁出現(xiàn)任何

17、形式的有損于部門能力形象和破壞部門整體管理水平的行為，也不可出現(xiàn)對(duì)員工之間冷漠、推諉、詆毀等情況發(fā)生，尤其禁止結(jié)成小團(tuán)隊(duì)。 堅(jiān)持原則：工作中要“一切為公”、“對(duì)事不對(duì)人”，一切要按照集團(tuán)、資產(chǎn)授予的權(quán)責(zé)及標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，任何人不得以任何形式 自身職權(quán)為私人提供便利和謀得利益，保持辦公室的公正、公平、公開的行政形象；一切工作有章可循，有具體的標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)責(zé)。 提升視角：考慮工作的時(shí)候，要提升一個(gè)級(jí)別來思考自身工作，善于換位思考。專員要站在主管的角度思考問題，主管要站在部門領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題，這樣，工作的角度才會(huì)提高，工作的質(zhì)量才會(huì)完善；同時(shí)，在完成其他職能工作的時(shí)候，要主動(dòng)站在對(duì)方的角度思考工作的方式、

18、方法、效率、結(jié)果，有效提升部門的管理高度。 思考創(chuàng)新：勤于思考，善于總結(jié)和分析，勇于創(chuàng)新工作思路和工作方法，善于規(guī)劃自己的工作目標(biāo)，當(dāng)問題發(fā)生時(shí)，能及時(shí)提出自己的解決方案。3. 注意事項(xiàng)： 3.1 首問責(zé)任制。部門內(nèi)各項(xiàng)管理職能要對(duì)部門全體員工進(jìn)行宣傳，讓每位員工都了解部門的業(yè)務(wù)范圍、歸屬、基本處事流程等。在工作期間，辦公室在崗被詢問的工作人員即為首問責(zé)任人。要求首問責(zé)任人對(duì)提出的問題或要求，無論是否是自己職責(zé)（權(quán)）范圍內(nèi)的事，都要給一個(gè)滿意的答復(fù)。對(duì)職責(zé)（權(quán)）范圍內(nèi)的事，若手續(xù)完備，首問責(zé)任人要在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)予以辦結(jié)；若手續(xù)不完備，應(yīng)一次性告之其辦事的全部辦理要求和所需的文書材料，不要讓問題

19、反復(fù)處理或浪費(fèi)時(shí)間。對(duì)非自己職責(zé)（權(quán)）范圍內(nèi)的事，首問責(zé)任人也要熱情接待，并根據(jù)來訪事由，負(fù)責(zé)引導(dǎo)至相應(yīng)人員處，讓來訪各項(xiàng)工作方便、快捷地找到經(jīng)辦人員并及時(shí)辦事。對(duì)不遵守首問責(zé)任制，造成不良影響的，要給予相應(yīng)處理。3.2 團(tuán)結(jié)互助融為一體。部門上下要具有團(tuán)結(jié)意識(shí)，各司其責(zé)但要相互補(bǔ)位，在工作中要互相幫助，彰顯集體的智慧和力量。3.3 決策不執(zhí)行，執(zhí)行不決策。各項(xiàng)職能逐步授權(quán)下移，責(zé)任逐步上調(diào)，保持清晰的方向感和管控意識(shí)，即決策不執(zhí)行；辦公室作為一個(gè)具備執(zhí)行權(quán)的部門，在領(lǐng)導(dǎo)沒有授權(quán)的前提下嚴(yán)禁擅自做主決策相關(guān)事項(xiàng)，即執(zhí)行不決策。3.4 可以越級(jí)匯報(bào)，絕不越級(jí)處理。廣納良諫，但要遵循管理層級(jí)，非特

20、殊情況，員工不跨級(jí)、越級(jí)匯報(bào)工作，如遇此類情況須從問題本身角度出發(fā)，按照公司管理層級(jí)及授權(quán)程序執(zhí)行。3.5 辦公（行政）無小事。行政的基礎(chǔ)性工作就是要保障辦公正常運(yùn)轉(zhuǎn)，避免影響辦公所需制度、環(huán)境等事情發(fā)生，為了動(dòng)態(tài)管理辦公，需要“抓反復(fù)、反復(fù)抓”，以多種形式與手段管控辦公體系，保障其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。四、 部門組織架構(gòu)1. 部門組織架構(gòu)1.1 目前的組織架構(gòu)1.2 優(yōu)化后的組織架構(gòu)2. 部門崗位設(shè)置2.1 行政主任全面負(fù)責(zé)行政板塊的管理，重點(diǎn)已政務(wù)型職能為準(zhǔn)，即計(jì)劃管理（督辦）、文書管理、企業(yè)文化建設(shè)、行政體系建設(shè)。2.2 后勤主管兼部門助理全面負(fù)責(zé)部門后勤管理工作，主要包括辦公資產(chǎn)管理、辦公環(huán)境維護(hù)

21、、車輛管理、門衛(wèi)保安、會(huì)務(wù)組織及服務(wù)等后勤工作，同時(shí)，兼任部門助理，配合辦公室主任開展部門其他相關(guān)工作。2.3 檔案管理專員以負(fù)責(zé)檔案管理為主，同時(shí)兼負(fù)公司證照年檢等相關(guān)工作。2.4 信息管理專員主要配合公司資質(zhì)升級(jí)方面相關(guān)信息化建設(shè)工作，例如企業(yè)辦公系統(tǒng)（oa）、項(xiàng)目管理軟件（思源），同時(shí)，對(duì)公司內(nèi)部的通訊、對(duì)講、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)施進(jìn)行維護(hù)，合理配置并及時(shí)進(jìn)行更新。2.5 倉庫管理專員2.6 采購管理專員2.73.五、 部門制度整體評(píng)價(jià)：相對(duì)健全但不完善，專業(yè)程度有待提高，部分制度可操作性較低，須重新探討商定、修改完善。大節(jié)點(diǎn)：將所有辦公室制度12余項(xiàng)全部升級(jí)完善并出臺(tái)。六、二、部門2012年度工作

22、中存在問題與、不足之處與改善建議（可和年度總結(jié)的內(nèi)容保持一致）回顧2012年neo運(yùn)營管理中心的工作，經(jīng)過各部門員工一年的努力，整體達(dá)到年初訂立的各項(xiàng)管理指標(biāo)。通過了iso9001質(zhì)量管理體系的年審、iso14000環(huán)境管理體系和osha18000職業(yè)健康及安全管理體系的認(rèn)證，有效的對(duì)neo運(yùn)營管理中心的管理及所提供的服務(wù)流程奠定良好的基礎(chǔ)；在客戶服務(wù)提升方面，參照2012年底資產(chǎn)公司進(jìn)行的客戶滿意度調(diào)查，總體客戶評(píng)分達(dá)到了96.6%的高水平，只是在問卷客戶的反饋中，體現(xiàn)出對(duì)目前的物業(yè)管理服務(wù)水平仍有不足之處，存在改善的空間。總體運(yùn)營和業(yè)務(wù)管理中發(fā)現(xiàn)的問題以及改進(jìn)建議如下：2、 行政管理1.1

23、 2012年雖然通過了iso9001質(zhì)量管理體系的年審、iso14000環(huán)境管理體系和osha18000職業(yè)健康及安全管理體系的認(rèn)證，但整個(gè)管理體系仍未能完全溶入neo運(yùn)營管理中心日常管理工作中，對(duì)改善工作效率及降低管理問題的成效甚微，將可能影響集團(tuán)及公司商譽(yù)或?qū)е陆?jīng)濟(jì)賠償?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)。改善建議：加強(qiáng)員工對(duì)三標(biāo)一體化管理體系的培訓(xùn)及宣傳，成立各專責(zé)委員會(huì)以物業(yè)總經(jīng)理為首，強(qiáng)有力的推進(jìn)、檢討管理體系各層面的實(shí)踐、及融合情況，以期將管理體系內(nèi)（plan，do，check，act）的四個(gè)元素落實(shí)應(yīng)用于日常工作中。三、關(guān)于部門職能方面的構(gòu)思綜合管理部：協(xié)助總經(jīng)理確定公司組織架構(gòu)、人員編制，制定人事制度、員工

24、手冊(cè)及各項(xiàng)規(guī)章制度并予實(shí)施；對(duì)行政、人事、采購、品質(zhì)管理負(fù)全責(zé)；負(fù)責(zé)人、財(cái)、物準(zhǔn)備、管理、考核提升；負(fù)責(zé)編制本部門年度預(yù)算及責(zé)任目標(biāo)；負(fù)責(zé)組織落實(shí)公司年度各項(xiàng)計(jì)劃；部門間關(guān)系協(xié)調(diào)及涉及本部門對(duì)外關(guān)系協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)公司服務(wù)品質(zhì)管理，發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)提出合理建議后并監(jiān)督及時(shí)整改；組織制定員工培訓(xùn)規(guī)劃，審核年度培訓(xùn)方案，規(guī)劃培訓(xùn)費(fèi)用的使用；切實(shí)執(zhí)行工資保密制度，保證員工工資按時(shí)發(fā)放；根據(jù)總經(jīng)理指示執(zhí)行人員的工資調(diào)整、轉(zhuǎn)正、定級(jí)等工資變更工作。掌握在崗人員的配備、余缺狀況，制定調(diào)配計(jì)劃報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后具體實(shí)施。依據(jù)國家、省、市級(jí)有關(guān)方針政策，保證員工勞動(dòng)條件、工資待遇及福利水平符合勞動(dòng)法規(guī)的要求。及時(shí)領(lǐng)會(huì)有關(guān)政

25、府實(shí)施的最新勞資政策，注意政府各項(xiàng)勞動(dòng)政策法規(guī)的變動(dòng)，及時(shí)做出相應(yīng)措施上報(bào)總經(jīng)理。四、部門工作指導(dǎo)思想、部門業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃思路五、部門人力資源配置與崗位職責(zé)劃分思路按審批確定的組織架構(gòu)及人員編制、缺編情況進(jìn)行人員招聘、管理及人員優(yōu)化工作。各見崗位職責(zé)已于2012年進(jìn)行了更新，2013年重點(diǎn)加強(qiáng)員工崗位職責(zé)的培訓(xùn)及執(zhí)行力度。六、部門行政管理思路展望2013，行政管理須著重推進(jìn)以下六項(xiàng)工作：首先，在iso三標(biāo)管理體系的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化對(duì)員工的宣傳、培訓(xùn)，成立專責(zé)委員會(huì)推進(jìn)有效執(zhí)行。真正將整個(gè)管理體系溶入至neo運(yùn)營管理中心日常管理工作中，以改善工作效率、降低管理問題的出現(xiàn)。其次，我司之管理制度流程相對(duì)已

26、較為健全，但細(xì)節(jié)并不完善，專業(yè)程度有待提高，部分制度可操作性較低，部門間制度細(xì)則互有交叉且權(quán)責(zé)并不十分明晰。新的一年須針對(duì)重點(diǎn)板塊，重新探討商議界定、并修改完善，以確保制度的可執(zhí)行性以及交叉部門的執(zhí)行細(xì)節(jié)。尤其是完善公文管理規(guī)范流程、采購招標(biāo)制度流程、品質(zhì)管理制度流程以及資產(chǎn)經(jīng)營制度的融合。再次，推進(jìn)思源系統(tǒng)的運(yùn)行，完善日常的物業(yè)管理數(shù)據(jù)的信息化管理。對(duì)目前組織架構(gòu)及業(yè)務(wù)流程作針對(duì)性更新調(diào)整，通過增加字段以及管理表格，并加強(qiáng)運(yùn)行監(jiān)管，形成更為智能全面的統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)提供決策支持。接著，加強(qiáng)檔案的管理。建立專屬檔案室，對(duì)各部門所轄檔案進(jìn)行整理、完善和移交，打造檔案管理信息化模式，細(xì)化檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、檢索功能，提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效與便捷。然后，建立供應(yīng)商資料庫，完善供貨商管理和評(píng)價(jià)機(jī)制。收集梳理現(xiàn)有、備選供貨商資料，建立電子檔案資料庫；經(jīng)常調(diào)查市場(chǎng)行情，形成定期比價(jià)報(bào)告；細(xì)化現(xiàn)有評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，形成科學(xué)、有序的評(píng)價(jià)體系。最后，深化企業(yè)文化建設(shè)。完善公司視覺識(shí)別系統(tǒng)，積極開展員工文化活動(dòng)，關(guān)注員工需求，完善全員的職業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)讓員工感受到公司給予的關(guān)注和支持，培養(yǎng)員工對(duì)企業(yè)強(qiáng)烈的歸屬感和認(rèn)同感。