英文電子郵件的格式

1、你還在為顧客誤解你的表達(dá)而 苦惱嗎？ 你還在為英文郵件寫(xiě)作而抓狂 嗎 EMAIL Reporter: 曹夢(mèng)琪曹夢(mèng)琪 u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式 u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求 u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作注意事項(xiàng)商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作注意事項(xiàng) u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件常用句式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件常用句式 Contents 3/64 據(jù)調(diào)查，約有據(jù)調(diào)查，約有88%88%的互聯(lián)網(wǎng)用戶使用電子郵件，的互聯(lián)網(wǎng)用戶使用電子郵件， 而在商務(wù)領(lǐng)域而在商務(wù)領(lǐng)域中約有中約有90%90%的員工通過(guò)電子郵件的形式的員工通過(guò)電子郵件的形式 來(lái)聯(lián)系公務(wù)。來(lái)聯(lián)系公務(wù)。 英文電子郵件的重要

2、性英文電子郵件的重要性 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件以其商務(wù)英語(yǔ)電子郵件以其方便快捷方便快捷，在現(xiàn)代商務(wù)，在現(xiàn)代商務(wù) 活動(dòng)中起著重要作用?；顒?dòng)中起著重要作用。 商務(wù)往來(lái)中的電子郵件代表著公司的商務(wù)往來(lái)中的電子郵件代表著公司的形象形象，顯，顯 示著公司的示著公司的水平水平和和實(shí)力實(shí)力，直接影響到客戶對(duì)公司的，直接影響到客戶對(duì)公司的 評(píng)估。所以，商務(wù)電子郵件的寫(xiě)作在業(yè)務(wù)往來(lái)中占評(píng)估。所以，商務(wù)電子郵件的寫(xiě)作在業(yè)務(wù)往來(lái)中占 據(jù)著舉足輕重的地位。據(jù)著舉足輕重的地位。 4/64 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件由五部分組成：商務(wù)英語(yǔ)電子郵件由五部分組成： u Address - 收信人收信人EmailEmail地址、抄送收信人地址

3、、抄送收信人EmailEmail 地址、密送收信人地址、密送收信人EmailEmail地址地址 u Subject -主題主題 u Salutation - 稱呼稱呼、Opening - 開(kāi)頭開(kāi)頭、Body - 正文正文、 Ending - 結(jié)尾句結(jié)尾句 u Complimentary Close - 禮貌結(jié)束語(yǔ)禮貌結(jié)束語(yǔ) u Writers Full Name - 寫(xiě)信人全名寫(xiě)信人全名、 Writers Title and Department - 寫(xiě)信人職務(wù)及所屬部門(mén)寫(xiě)信人職務(wù)及所屬部門(mén)、 Address - 地址地址、Tel - 電話號(hào)碼電話號(hào)碼、Fax - 傳真?zhèn)髡?商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的

4、格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(1/16) 5/64 u Address 地址地址 u收信人地址收信人地址 To: u抄送收信人地址抄送收信人地址 Cc: u密送收信人地址密送收信人地址 Bcc: Cc: Carbon Copy Bcc: Blind Carbon Copy To: Cc: Bcc: 多個(gè)收信人地多個(gè)收信人地 址用址用半角半角的的逗號(hào)逗號(hào) 或者或者分號(hào)分號(hào)隔開(kāi)。隔開(kāi)。 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(2/16) 6/64 u Subject 主題主題 (1/3) (1/3) 1. 1. 主題主題 ( (Subject) ) 框的內(nèi)容應(yīng)框的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明簡(jiǎn)明地地概括概括信的

5、內(nèi)信的內(nèi) 容，短的可以是一個(gè)單詞，如容，短的可以是一個(gè)單詞，如 greetings greetings；長(zhǎng)的；長(zhǎng)的 可以是一個(gè)名詞性短語(yǔ)，也可以是完整的句子，但可以是一個(gè)名詞性短語(yǔ)，也可以是完整的句子，但 長(zhǎng)度一般不超過(guò)長(zhǎng)度一般不超過(guò)3535個(gè)字母。個(gè)字母。 YES：Supplier Training NO：Professional Trainees from Sister Company Should Abide by Rule of Local Company 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(3/16) 7/64 u Subject 主題主題 (2/3)(2/3) 2. 2.

6、 主題框的內(nèi)容切主題框的內(nèi)容切忌含糊不清忌含糊不清。 YES：Tomorrows meeting canceled NO：News about the meeting 3 . 視 信 的 內(nèi) 容 是 否 重 要 ， 還 可 以 開(kāi) 頭 加 上視 信 的 內(nèi) 容 是 否 重 要 ， 還 可 以 開(kāi) 頭 加 上 URGENT 或者或者FYI (For Your Information，供參考，供參考) 例如例如：URGENT: Submit your report today! 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(4/16) 8/64 u Subject 主題主題 (3/3)(3/3)

7、4. 4. 一般來(lái)說(shuō)，只要將位于句首的單詞和專有名詞一般來(lái)說(shuō)，只要將位于句首的單詞和專有名詞 的首字母大寫(xiě)即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將的首字母大寫(xiě)即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將 除了少于除了少于5 5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每 一個(gè)單詞的首字母大寫(xiě)。一個(gè)單詞的首字母大寫(xiě)。 YES：New E-mail Address Notification Detailed calculation NO： detailed calculation 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(5/16) 9/64 u Salutation - - 稱呼稱呼 (

8、1/4) (1/4) 根據(jù)發(fā)信人的具體情況以及發(fā)信人與收信人之根據(jù)發(fā)信人的具體情況以及發(fā)信人與收信人之 間的關(guān)系而定。間的關(guān)系而定。 在同輩的親朋好友或同事之間可以直呼其名，在同輩的親朋好友或同事之間可以直呼其名，但但 對(duì)長(zhǎng)輩或上級(jí)最好使用頭銜加上姓。對(duì)長(zhǎng)輩或上級(jí)最好使用頭銜加上姓。 Tom HanksDear/Hi Tom Dear Mr Hanks 收信人的名字千萬(wàn)不要寫(xiě)錯(cuò)。收信人的名字千萬(wàn)不要寫(xiě)錯(cuò)。 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(6/16) Jennifer Miss/ Mrs/ Ms Aniston 10/64 u Salutation - - 稱呼稱呼 (2/4) (

9、2/4) 收信人是多個(gè)男性用收信人是多個(gè)男性用MessrsMessrs；多個(gè)女性用；多個(gè)女性用Mesdames, Mesdames, Mmes, Mmes, 或或MsesMses；有男有女，弄清楚每個(gè)人的稱呼。；有男有女，弄清楚每個(gè)人的稱呼。已已 婚婚Mrs, Mrs, 未婚未婚Miss, Miss, 最好用最好用Ms. Ms. Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 有榮譽(yù)學(xué)位多不喜歡用一般的頭銜。有榮譽(yù)學(xué)位多不喜歡用一般的頭銜。 Mses. Dicaprio, Lionel, and Green Mr. Harold Wright and Miss Margaret

10、Wright Dr. / Prof. / General / Senator Wright 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(7/16) 11/64 u Salutation - - 稱呼稱呼 (3/4) (3/4) 老外的名字有時(shí)有老外的名字有時(shí)有Jr. Jr. 或或 Sr.Sr., , 羅馬數(shù)字羅馬數(shù)字I I，IIII等等 Martin Luther King, Jr. John Parker, Sr. is the father of John Parker, Jr. George Bush Sr. George VI When George VI died, Elizabe

11、th II succeeded to the throne. 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(8/16) 12/64 u Salutation - - 稱呼稱呼 (4/4) (4/4) 如果沒(méi)有名字，或者是很正規(guī)的郵件，則可用：如果沒(méi)有名字，或者是很正規(guī)的郵件，則可用： Dear Committee Member:Dear Colleagues: Dear Meeting Planner: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(9/16) Dear Madam or Sir: Dear

12、Purchasing Agent: Ladies or Gentleme n: Dear Customers， 13/64 u Opening 開(kāi)頭開(kāi)頭 (1/3) (1/3) 澄清你的意圖澄清你的意圖 在電子郵件開(kāi)頭澄清你的來(lái)意非常重要，這樣在電子郵件開(kāi)頭澄清你的來(lái)意非常重要，這樣 才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容。才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容。感謝讀者是郵件感謝讀者是郵件 開(kāi)場(chǎng)白的好辦法開(kāi)場(chǎng)白的好辦法。感謝您的讀者能讓對(duì)方感到高興，。感謝您的讀者能讓對(duì)方感到高興， 特別是之后你有事相求的情況下會(huì)很有幫助。特別是之后你有事相求的情況下會(huì)很有幫助。 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(1

13、0/16) 記得要注意語(yǔ)法，拼寫(xiě)和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，保持句子記得要注意語(yǔ)法，拼寫(xiě)和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，保持句子 簡(jiǎn)短明了且句意前后一致。簡(jiǎn)短明了且句意前后一致。 14/64 u Opening 開(kāi)頭開(kāi)頭 (2/3) (2/3) 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(11/16) 如果回復(fù)客戶的咨詢，向他們對(duì)公司的興趣表示感謝如果回復(fù)客戶的咨詢，向他們對(duì)公司的興趣表示感謝 Thank you for contacting us. 如果對(duì)方已經(jīng)回復(fù)過(guò)你的一封郵件了，感謝回復(fù)如果對(duì)方已經(jīng)回復(fù)過(guò)你的一封郵件了，感謝回復(fù) Thank you for your prompt reply. Thanks for ge

14、tting back to me. 如果你主動(dòng)給別人寫(xiě)郵件，表明意圖如果你主動(dòng)給別人寫(xiě)郵件，表明意圖 I am writing to 15/64 u Opening 開(kāi)頭開(kāi)頭 (3/3) (3/3) 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(12/16) 如果有人給了你特別的幫助如果有人給了你特別的幫助 Thank you for all your assistance. 某個(gè)客戶或是經(jīng)理寫(xiě)對(duì)你的工作提出了一定的質(zhì)疑某個(gè)客戶或是經(jīng)理寫(xiě)對(duì)你的工作提出了一定的質(zhì)疑 I truly appreciate Thank you for your feedback. 如果你詢問(wèn)一些信息，對(duì)方花了點(diǎn)時(shí)間

15、才發(fā)送給你如果你詢問(wèn)一些信息，對(duì)方花了點(diǎn)時(shí)間才發(fā)送給你 Thank you for providing the requested information. 16/64 u Body 正文正文 正文是電子郵件的主要部分，大多把話題分正文是電子郵件的主要部分，大多把話題分 成幾個(gè)小主題，每個(gè)小主題一段，每段一般只有一成幾個(gè)小主題，每個(gè)小主題一段，每段一般只有一 兩句話。正文由兩三個(gè)或三四個(gè)簡(jiǎn)短的段落構(gòu)成。兩句話。正文由兩三個(gè)或三四個(gè)簡(jiǎn)短的段落構(gòu)成。 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(13/16) 正文書(shū)寫(xiě)格式絕大多數(shù)采用正文書(shū)寫(xiě)格式絕大多數(shù)采用齊頭式齊頭式。齊頭式。齊頭式 是指正文中

16、各部分都從每行的左邊開(kāi)始，這種格式是指正文中各部分都從每行的左邊開(kāi)始，這種格式 便于打字和節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。便于打字和節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。 稱呼和開(kāi)頭之間，段落之間，正文和信尾客稱呼和開(kāi)頭之間，段落之間，正文和信尾客 套話之間一般套話之間一般空一行空一行。 17/64 u Ending 結(jié)尾結(jié)尾 在郵件結(jié)束之前，應(yīng)再次感謝收信人。在郵件結(jié)束之前，應(yīng)再次感謝收信人。 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(14/16) u Thank you for your patience and cooperation. 或或 Thank you for your consideratio

17、n. u If you have any questions or concerns, dont hesitate to let me know. 或或 I look forward to hearing from you. 18/64 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(15/15)(15/15) Complimentary Close 禮貌結(jié)束語(yǔ)禮貌結(jié)束語(yǔ)(1/2)(1/2) 結(jié)尾致意要留意，弄清大家的關(guān)系才選擇用詞。結(jié)尾致意要留意，弄清大家的關(guān)系才選擇用詞。 1. Very Formal 非常正規(guī)的非常正規(guī)的( (例如給政府官員的例如給政府官員的) ) Respectfully

18、 yours, Yours respectfully, Formal 正規(guī)的正規(guī)的( (例如例如客戶公司客戶公司之間之間) ) Very truly yours, Yours very truly, Yours truly, u Complimentary Close 禮貌結(jié)束語(yǔ)禮貌結(jié)束語(yǔ) (2/2)(2/2) 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(15/16) Less Formal 不太正規(guī)的不太正規(guī)的( (例如例如親人，好朋友親人，好朋友) ) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours

19、cordially, Cordially, Informal 非正規(guī)的非正規(guī)的( (例如朋友，同事之間例如朋友，同事之間) ) Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week! 20/64 u Signature 簽名簽名 郵件的末尾加上簽名檔，附加必要的個(gè)人信息郵件的末尾加上簽名檔，附加必要的個(gè)人信息。 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式(16/16) 簽名檔可包括姓名

20、、職務(wù)、公司、電話、傳真、地簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地 址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4 4行。行。 Local Organizing Committee Phone: +7-3822-491-776 Fax: +7-3822-492-410 E-mail: isdeiv2012hcei.tsc.ru 21/64 商務(wù)郵件模板 Dear Mr. Lin, I received your letter on May 18. I agree with you that the deal was a mutually benefic

21、ial one. We have gained great profits through the cooperation with Chinese exporters in recent years, and we are keenly desirous of expending our trade with you in home appliance. We really hope we could have further cooperation with each other and achieve greater development together. With best reg

22、ards. Yours sincerely, John Smith signature 親愛(ài)的林先生：親愛(ài)的林先生： 我收到了您我收到了您5月月18日的來(lái)信。您日的來(lái)信。您 認(rèn)為我們上次的生意是互惠的，這點(diǎn)認(rèn)為我們上次的生意是互惠的，這點(diǎn) 我十分贊同。我十分贊同。 近年來(lái)，我們通過(guò)與近年來(lái)，我們通過(guò)與 中國(guó)的出口商合作獲利頗豐，我們迫中國(guó)的出口商合作獲利頗豐，我們迫 切期望擴(kuò)大與你們?cè)诩译娦袠I(yè)的貿(mào)易切期望擴(kuò)大與你們?cè)诩译娦袠I(yè)的貿(mào)易 合作。我們真心希望能繼續(xù)與您深入合作。我們真心希望能繼續(xù)與您深入 合作，將來(lái)獲得巨大發(fā)展。合作，將來(lái)獲得巨大發(fā)展。 獻(xiàn)上最誠(chéng)摯的祝福！獻(xiàn)上最誠(chéng)摯的祝福！ 約翰約翰史

23、密斯史密斯 敬上敬上 u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式 u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求 u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作注意事項(xiàng)商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作注意事項(xiàng) u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件常用句式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件常用句式 Contents 23/64 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作應(yīng)遵循的商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作應(yīng)遵循的五五C C原則原則 u Correctness 準(zhǔn)確準(zhǔn)確 u Conciseness 簡(jiǎn)潔簡(jiǎn)潔 u Complete 完整完整 u Clarity 清楚清楚 u Courtesy 禮貌禮貌 五五C原則原則 (1/14) 24/64 u Correctness 準(zhǔn)確原準(zhǔn)

24、確原 則則 由于商務(wù)英語(yǔ)電子郵件涉及的是商務(wù)活動(dòng)由于商務(wù)英語(yǔ)電子郵件涉及的是商務(wù)活動(dòng) 雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對(duì)商務(wù)管理與雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對(duì)商務(wù)管理與 溝通至關(guān)重要。溝通至關(guān)重要。 具體而言，不僅電子郵件的英語(yǔ)具體而言，不僅電子郵件的英語(yǔ)語(yǔ)法語(yǔ)法、標(biāo)標(biāo) 點(diǎn)符號(hào)點(diǎn)符號(hào)和和拼寫(xiě)拼寫(xiě)要做到要做到準(zhǔn)確無(wú)誤準(zhǔn)確無(wú)誤，電子郵件，電子郵件內(nèi)容內(nèi)容還還 要要敘述準(zhǔn)確敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會(huì)糾紛。，以免引起誤會(huì)糾紛。 五五C原則原則 (2/14) 25/64 u Conciseness 簡(jiǎn)潔原則簡(jiǎn)潔原則(1/3) 簡(jiǎn)潔原則是商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作最重要的原則，指在簡(jiǎn)潔原則是商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作最重要的原則，指在

25、 不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡(jiǎn)單句簡(jiǎn)單句 子子和和簡(jiǎn)短詞語(yǔ)簡(jiǎn)短詞語(yǔ)。一封拖沓冗長(zhǎng)、措詞復(fù)雜的電子郵。一封拖沓冗長(zhǎng)、措詞復(fù)雜的電子郵 件既浪費(fèi)寫(xiě)的時(shí)間，也會(huì)給閱讀者帶來(lái)不必要的麻件既浪費(fèi)寫(xiě)的時(shí)間，也會(huì)給閱讀者帶來(lái)不必要的麻 煩，故商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)以煩，故商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)以簡(jiǎn)明扼要簡(jiǎn)明扼要為第一要?jiǎng)?wù)。為第一要?jiǎng)?wù)。 在具體寫(xiě)作中，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件呈現(xiàn)出的在具體寫(xiě)作中，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件呈現(xiàn)出的句句 法特征法特征是是句子結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單明了句子結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單明了，有大量，有大量省略句省略句和和不完不完 整句整句。其。其詞匯特征詞匯特征是是用語(yǔ)簡(jiǎn)潔用語(yǔ)簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言簡(jiǎn)明

26、扼要語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要。 五五C原則原則 (3/14) 26/64 u Conciseness 簡(jiǎn)潔原則簡(jiǎn)潔原則(2/3) 為了節(jié)約時(shí)間和空間，電子郵件中可使用縮為了節(jié)約時(shí)間和空間，電子郵件中可使用縮 略語(yǔ)。略語(yǔ)。 U Pls FYI Info Qty BTWPostscript ASAP/asap FOB L/C IMO FAQ PS 五五C原則原則 (4/14) As soon as possible Free on Board Letter of Credit In my opinion Frequently asked questions 27/64 u Conciseness 簡(jiǎn)潔原則簡(jiǎn)潔

27、原則(3/3) uIt is very difficult to sell manhole covers in France. This product must have the quality certificate issued in France. uPrice：FOB Shanghai USD 1.96PC uHope you can accept it. 舍長(zhǎng)句、復(fù)合句，選短句、簡(jiǎn)單句，喜并列、棄舍長(zhǎng)句、復(fù)合句，選短句、簡(jiǎn)單句，喜并列、棄 從屬的句法特征，縮略語(yǔ)的使用，不完整句的選擇，反從屬的句法特征，縮略語(yǔ)的使用，不完整句的選擇，反 映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非

28、正映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正 式文體，更為口語(yǔ)化。式文體，更為口語(yǔ)化。 五五C原則原則 (5/14) 28/64 u Complete 完整原則完整原則 商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完 整，提供讀者所需要的信息，尤其像報(bào)盤(pán)、詢問(wèn)整，提供讀者所需要的信息，尤其像報(bào)盤(pán)、詢問(wèn) 貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完 整，因?yàn)橹挥邪唧w信息的郵件，才能達(dá)到良整，因?yàn)橹挥邪唧w信息的郵件，才能達(dá)到良 好的溝通效果。好的溝通效果。 郵件是否完整，可以用郵件是否完整，可以用5W1H5W1H來(lái)檢驗(yàn)

29、，即來(lái)檢驗(yàn)，即who， when，where，what，why 和和 how。 五五C原則原則 (6/14) 29/64 u Clarity 清楚原則清楚原則(1/2) 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要做到層次清楚，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要做到層次清楚， 用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在：用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在： u結(jié)構(gòu)方面結(jié)構(gòu)方面 u語(yǔ)法方面語(yǔ)法方面 盡量使用短段落，必要時(shí)使用主題句。盡量使用短段落，必要時(shí)使用主題句。 用詞要肯定準(zhǔn)確，切忌使用語(yǔ)義模糊、模用詞要肯定準(zhǔn)確，切忌使用語(yǔ)義模糊、模 棱兩可的詞或詞組，以免產(chǎn)生歧義，造成誤棱兩可的詞或詞組，以免產(chǎn)生歧義，造成誤 解，延誤商務(wù)溝通和貿(mào)易。解，延誤商務(wù)溝通和貿(mào)

30、易。 五五C原則原則 (7/14) 30/64 u Clarity 清楚原則清楚原則(2/2) uThe figures show a significant increase. uWe will deliver your goods soon. uThe figures show a year-on-year increase of 15%. uWe will deliver your goods on Dec 10th. 五五C原則原則 (8/14) 31/64 u Courtesy 禮貌原禮貌原則則(1/6) 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)遵循措詞商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)婉轉(zhuǎn)、禮貌禮貌 的原則

31、。鑒于電子郵件直接影響到整個(gè)交易的成的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個(gè)交易的成 敗，買(mǎi)賣(mài)雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮敗，買(mǎi)賣(mài)雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮 貌，使對(duì)方容易接受。在寫(xiě)電子郵件時(shí)，可以通貌，使對(duì)方容易接受。在寫(xiě)電子郵件時(shí)，可以通 過(guò)使用過(guò)使用虛擬語(yǔ)氣虛擬語(yǔ)氣、委婉語(yǔ)氣委婉語(yǔ)氣等方法迂回地表達(dá)觀等方法迂回地表達(dá)觀 點(diǎn)，提出要求。點(diǎn)，提出要求。 五五C原則原則 (9/14) 32/64 u Courtesy 禮貌原則禮貌原則(2/6) uIf it is not for the larger orders we receive from a number of our reg

32、ular customers，we could not have quoted for supplies even at that price. uNot for the larger orders we receive from a number of our regular customer, we cannot quote for supplies even at that price. 虛擬語(yǔ)氣虛擬語(yǔ)氣：要不是我們接到許多老客戶的大量要不是我們接到許多老客戶的大量 定單，我們尚不能給這些貨物報(bào)如此低的價(jià)格。定單，我們尚不能給這些貨物報(bào)如此低的價(jià)格。 五五C原則原則 (10/14) 33

33、/64 u Courtesy 禮貌原則禮貌原則(3/6) uI would appreciate it if you could give me your best quotation for CIF shanghai. uGive me your best quotation for CIF shanghai. 委婉語(yǔ)氣委婉語(yǔ)氣：如果你能報(bào)出成本加運(yùn)費(fèi)到上海的：如果你能報(bào)出成本加運(yùn)費(fèi)到上海的 最低價(jià)，我將非常感激。最低價(jià)，我將非常感激。 虛擬語(yǔ)氣和委婉語(yǔ)氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語(yǔ)虛擬語(yǔ)氣和委婉語(yǔ)氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語(yǔ) 氣，既明確了自己的立場(chǎng)，又使對(duì)方的面子免于受損，氣，既明確了自己的

34、立場(chǎng)，又使對(duì)方的面子免于受損， 語(yǔ)氣自然誠(chéng)懇，禮貌得體，易為對(duì)方接受。語(yǔ)氣自然誠(chéng)懇，禮貌得體，易為對(duì)方接受。 五五C原則原則 (11/14) 34/64 u Courtesy 禮貌原則禮貌原則(4/6) uIt has to be stressed that shipment must be effected within the prescribed time limit, as a further extension will not be considered. uWe have to stress that you must effect shipment within the pre

35、scribed time limit, as a further extension will not be considered. 表示批評(píng)、建議、要求時(shí)，用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)可以避表示批評(píng)、建議、要求時(shí)，用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)可以避 免直接觸及施動(dòng)者免直接觸及施動(dòng)者( (自己或?qū)Ψ阶约夯驅(qū)Ψ? )，使口氣更加婉轉(zhuǎn)。，使口氣更加婉轉(zhuǎn)。 五五C原則原則 (12/14) 35/64 u Courtesy 禮貌原則禮貌原則(5/6) uAs you (seem to) take advantage of our leniency in this matter, we now have to give you the f

36、inal notice. 使用使用半動(dòng)詞半動(dòng)詞表示說(shuō)話人對(duì)所說(shuō)事情的推測(cè)，從表示說(shuō)話人對(duì)所說(shuō)事情的推測(cè)，從 而使話語(yǔ)的肯定語(yǔ)氣趨于緩和。而使話語(yǔ)的肯定語(yǔ)氣趨于緩和。 五五C原則原則 (13/14) 半動(dòng)詞在功能上介于主動(dòng)詞與助動(dòng)詞之間半動(dòng)詞在功能上介于主動(dòng)詞與助動(dòng)詞之間, ,本本 身帶有詞義，但詞義模糊。身帶有詞義，但詞義模糊。 seem appear be likely to 36/64 u Courtesy 禮貌原則禮貌原則(6/6) uUnfortunately we are not hiring any new staff at the moment. uI am afraid tha

37、t we will be unable to meet your order on time due to problems with our supplier. 如果是寫(xiě)一些壞消息或是道歉，你就應(yīng)該寫(xiě)的如果是寫(xiě)一些壞消息或是道歉，你就應(yīng)該寫(xiě)的 禮貌而得體，并說(shuō)明問(wèn)題的原因。禮貌而得體，并說(shuō)明問(wèn)題的原因。 五五C原則原則 (14/14) 37/64 u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式 u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求 u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作注意事項(xiàng)商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作注意事項(xiàng) u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件常用句式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件常用句式 Contents 38/

38、64 u商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式 u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求 u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作注意事項(xiàng)商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作注意事項(xiàng) u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件常用句式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件常用句式 Contents 39/64 u Some tips 文法文法 (1/8) 切忌主客不分或模糊切忌主客不分或模糊 例子：例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment. 應(yīng)改為：應(yīng)改為：Deciding to

39、rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. 問(wèn)題：?jiǎn)栴}：decide 的主語(yǔ)是的主語(yǔ)是 we , , 而不是而不是 report 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (1/12) 40/64 u Some tips 文法文法 (2/8) 句子不要凌碎句子不要凌碎 例子：例子：He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about complianc

40、e. 應(yīng)改為：應(yīng)改為：He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance. 問(wèn)題：第二句是第一句的原因，應(yīng)合并成為一句問(wèn)題：第二句是第一句的原因，應(yīng)合并成為一句 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (2/12) 41/64 u Some tips 文法文法 (3/8) 結(jié)構(gòu)對(duì)稱結(jié)構(gòu)對(duì)稱 例子：例子：The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had

41、 been altered with ink markings. 應(yīng)改為：應(yīng)改為：The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract. 問(wèn)題：?jiǎn)栴}：and and 連接兩個(gè)相同的成分，結(jié)構(gòu)應(yīng)對(duì)稱連接兩個(gè)相同的成分，結(jié)構(gòu)應(yīng)對(duì)稱 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (3/12) 42/64 u Some tips 文法文法 (4/8) 單復(fù)數(shù)前后一致單復(fù)數(shù)前后一致 例子：例子：An authorized person must show that they have security clea

42、rance. 應(yīng)改為：應(yīng)改為：Authorized persons must show that they have security clearance. 問(wèn)題：?jiǎn)栴}：an person 與與 they 矛盾矛盾 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (4/12) 43/64 u Some tips 文法文法 (5/8) 動(dòng)詞和主語(yǔ)要呼應(yīng)動(dòng)詞和主語(yǔ)要呼應(yīng) 例子：例子：This is one of the public-relations functions that is under-budgeted. 應(yīng)改為：應(yīng)改為：This is one of the public-relations functions,

43、 which are under-budgeted. 問(wèn)題：?jiǎn)栴}：functions 與與 is 矛盾矛盾 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (5/12) 44/64 u Some tips 文法文法 (6/8) 時(shí)態(tài)和語(yǔ)氣不要轉(zhuǎn)變太多時(shí)態(tài)和語(yǔ)氣不要轉(zhuǎn)變太多 affect 動(dòng)詞，動(dòng)詞，effect 名詞；名詞； operative（計(jì)劃、法律等）實(shí)施中的，起作用的（計(jì)劃、法律等）實(shí)施中的，起作用的 operational（機(jī)器、設(shè)備等）正常運(yùn)轉(zhuǎn)的，可使（機(jī)器、設(shè)備等）正常運(yùn)轉(zhuǎn)的，可使 用的；軍事行動(dòng)的用的；軍事行動(dòng)的 affect 和和 effect，operative 和和 operational 選詞要正

44、確選詞要正確 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (6/12) 45/64 u Some tips 文法文法 (7/8) 標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確 拼寫(xiě)要正確拼寫(xiě)要正確 大小寫(xiě)要注意大小寫(xiě)要注意 非必要的話，整個(gè)詞不要都大寫(xiě)，除非要罵人。非必要的話，整個(gè)詞不要都大寫(xiě)，除非要罵人。 MUST change to OS immediately. 要強(qiáng)調(diào)的話，用要強(qiáng)調(diào)的話，用底線底線，斜體斜體或者或者粗體粗體。 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (7/12) 46/64 u Some tips 文法文法 (8/8) 地址上的數(shù)字直接用阿拉伯?dāng)?shù)字，除了地址上的數(shù)字直接用阿拉伯?dāng)?shù)字，除了One 127 Ninth Avenue, North

45、 390 Veterans Boulevard, Carlstadt, NJ 07072 5 Park Avenue One Wingren Plaza 556 - 91 Street 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (8/12) 47/64 u Some tips 文體文體 (1/3) 可讀性可讀性-多用短句多用短句 注意段落的開(kāi)頭注意段落的開(kāi)頭 一般來(lái)說(shuō)，重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在信件或段落一般來(lái)說(shuō)，重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在信件或段落 的開(kāi)頭。的開(kāi)頭。 u Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his cong

46、ratulations on cassette tape. 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (9/12) 48/64 u Some tips 文體文體 (2/3) 輕重有分輕重有分 同等重要的用同等重要的用 and and 來(lái)連接，較輕放在次要的句子來(lái)連接，較輕放在次要的句子 里。里。 轉(zhuǎn)接詞轉(zhuǎn)接詞要留神要留神 but, therefore, also, for example, furthermore, moreover 修飾詞的位置修飾詞的位置要小心要小心 例子：例子：He could only reimburse the cost after July 15. 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (10/12) 49/

47、64 u Some tips 文體文體 (3/3) 句子開(kāi)頭不要含糊不清的代詞句子開(kāi)頭不要含糊不清的代詞 例子：例子：These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. 開(kāi)頭少用開(kāi)頭少用thisthis, , thatthat, , itit, , theythey, , 或或 whichwhich。 用語(yǔ)要肯定準(zhǔn)確，切忌含糊用語(yǔ)要肯定準(zhǔn)確，切忌含糊 立場(chǎng)觀點(diǎn)一致，少用被動(dòng)句立場(chǎng)觀點(diǎn)一致，少用被動(dòng)句 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (11/12)

48、50/64 u Some tips 格調(diào)格調(diào) 式樣和句子長(zhǎng)度不要太單調(diào)式樣和句子長(zhǎng)度不要太單調(diào) 弱軟的詞弱軟的詞(e.g. was, were, is, are.)(e.g. was, were, is, are.)可以可以 加強(qiáng)一點(diǎn)加強(qiáng)一點(diǎn) u Bayer products are highly effective in . u Bayer products excel in . 口語(yǔ)化比較受歡迎口語(yǔ)化比較受歡迎 u This information will be sincerely appreciated. u We sincerely appreciate your informati

49、on. 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) (12/12) 51/64 u商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式 u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求 u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作注意事項(xiàng)商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作注意事項(xiàng) u 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件常用句式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件常用句式 Contents 52/64 u Greeting message 祝福祝福 Hope you have a good trip back. How are you? How is the project going on? 祝旅途愉快。祝旅途愉快。 你好嗎你好嗎? ? 項(xiàng)目進(jìn)行順利嗎項(xiàng)目進(jìn)行順利嗎? ? 英語(yǔ)電子郵件常用

50、句式英語(yǔ)電子郵件常用句式 (1/16) 53/64 u Initiate a meeting 發(fā)起會(huì)議發(fā)起會(huì)議 (1/2) I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project. I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A. 我想跟你電話討論下報(bào)告進(jìn)展和我想跟你電話討論下報(bào)告進(jìn)展和XXXXXX項(xiàng)目的情況。

51、項(xiàng)目的情況。 我建議我們今天下午就我建議我們今天下午就A A項(xiàng)目的發(fā)展計(jì)劃開(kāi)會(huì)討項(xiàng)目的發(fā)展計(jì)劃開(kāi)會(huì)討 論一下。論一下。 英語(yǔ)電子郵件常用句式英語(yǔ)電子郵件常用句式 (2/16) 54/64 u Initiate a meeting 發(fā)起會(huì)議發(fā)起會(huì)議 (2/2) Wed like to have the meeting on Oct 30. Same time. Lets make a meeting next Monday at 5:30 PM S.L.C. time. 十月三十號(hào)，老時(shí)間開(kāi)會(huì)。十月三十號(hào)，老時(shí)間開(kāi)會(huì)。 下周一鹽湖城時(shí)區(qū)下午五點(diǎn)半開(kāi)會(huì)。下周一鹽湖城時(shí)區(qū)下午五點(diǎn)半開(kāi)會(huì)。 英語(yǔ)電子郵

52、件常用句式英語(yǔ)電子郵件常用句式 (3/16) 55/64 u Seeking for more information / feedbacks / suggestions 咨詢信息咨詢信息/反饋反饋/建議建議 (1/4) Shall you have any problem accessing the folders, please let me know. Look forward to your feedbacks and suggestions soon. 如果存取文件有任何問(wèn)題請(qǐng)和我聯(lián)系。如果存取文件有任何問(wèn)題請(qǐng)和我聯(lián)系。 期待您的反饋建議期待您的反饋建議! ! 英語(yǔ)電子郵件常用句式英

53、語(yǔ)電子郵件常用句式 (4/16) 56/64 u Seeking for more information / feedbacks / suggestions 咨詢信息咨詢信息/反饋反饋/建議建議 (2/4) Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule. What is your opinion on the schedule and next steps we proposed? 謝謝你，希望能聽(tīng)到更多你對(duì)評(píng)估和日程計(jì)劃的建議。謝謝你，希望能聽(tīng)到更多你對(duì)評(píng)估和日程計(jì)劃的建議。

54、 你對(duì)計(jì)劃方面有什么想法你對(duì)計(jì)劃方面有什么想法?下一步我們應(yīng)該怎么做下一步我們應(yīng)該怎么做? 英語(yǔ)電子郵件常用句式英語(yǔ)電子郵件常用句式 (5/16) 57/64 u Seeking for more information / feedbacks / suggestions 咨詢信息咨詢信息/反饋反饋/建議建議 (3/4) What do you think about this? Any question, please dont hesitate to let me know. Any question, please let me know. Please contact me if yo

55、u have any questions. Please let me know if you have any question on this. 英語(yǔ)電子郵件常用句式英語(yǔ)電子郵件常用句式 (6/16) 58/64 u Seeking for more information / feedbacks / suggestions 咨詢信息咨詢信息/反饋反饋/建議建議 (4/4) Your comments and suggestions are welcome! Feel free to give your comments. Please let me know what you think

56、. Do you have any idea about this? It would be nice if you could provide a bit more information on the users behavior. 英語(yǔ)電子郵件常用句式英語(yǔ)電子郵件常用句式 (7/16) 59/64 u Give feedback 意見(jiàn)反饋意見(jiàn)反饋 Please see comments below. My answers are in blue below. I add some comments to the document for your reference. 請(qǐng)看下面的評(píng)論。請(qǐng)

57、看下面的評(píng)論。 我的回答已標(biāo)藍(lán)。我的回答已標(biāo)藍(lán)。 我就文檔添加了一些備注，僅供參考。我就文檔添加了一些備注，僅供參考。 英語(yǔ)電子郵件常用句式英語(yǔ)電子郵件常用句式 (8/16) 60/64 u Attachment 附件附件 (1/2) I enclose the evaluation report for your reference. Please find an enclosed copy of our price list. Please find the attached report you will need for tomorrows meeting. 我附加了評(píng)估報(bào)告供您閱讀。我附加了評(píng)估報(bào)告供您閱讀。 隨函附寄我公司價(jià)目表一份。隨函附寄我公司價(jià)目表一份。 隨信附上你明天開(kāi)會(huì)所需的報(bào)告，請(qǐng)查收。隨信附上你明天開(kāi)會(huì)所需的報(bào)告，請(qǐng)查收。 英語(yǔ)電子郵件常用句式英語(yǔ)電子郵件常用句式 (9/16) 61/64 u Attachment 附件附件 (2/2) Attached is the design document, please review it. Attached please find todays meeting notes. For other known issues rel