制度管理辦法(修訂)

1、制度管理辦法（修訂）1 目的：規(guī)范公司各級制度管理，使制度更有效、更合理的為業(yè)務(wù)服務(wù)。2 適用范圍2.12.2歸屬部門：相關(guān)部門：行政部； 全公司。3 原則3.1業(yè)務(wù)導(dǎo)向：制度應(yīng)服務(wù)于業(yè)務(wù)，因業(yè)務(wù)需求而生，保障和促進業(yè)務(wù)健康發(fā)展；3.2理念導(dǎo)向：體現(xiàn)公司文化，特別是： 嚴格自律、認真仔細、積極主動、解決問題、咼效有序、重諾守信、客戶意識（換位思考）、團隊協(xié)作、學習總結(jié)；3.3咼效原則：制度的內(nèi)容必須合理、明確、咼效、可操作。4職責與權(quán)限4.1責任崗位:行政文員；4.2監(jiān)督崗位:行政部經(jīng)理；4.3相關(guān)崗位:總經(jīng)理室成員、各部門負責人；4.3.1涉及2個或2個以上部門的制度的批準崗位為總經(jīng)理，不涉

2、及其它部門的制度的批準人為部門負責人；432總經(jīng)理室成員有權(quán)力和義務(wù)要求相關(guān)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要建立、完善相關(guān)制 度。5 修訂信息5.1 起草于2008年6月，發(fā)布之日2008年8月26日起正式生效;5.2 2008年8月第一次修訂；5.3 2008年12月第二次修訂；5.4 2009年9月第三次修訂。6 名詞解釋6.1 制度：制度是指公司或各部門根據(jù)職責權(quán)限及業(yè)務(wù)管理需要起草的，經(jīng)規(guī)定的簽 字權(quán)限人批準的規(guī)范性文件，是對下述管理事項的規(guī)定：公司、部門、員工的權(quán)利、義務(wù)、責任界定；員工在職業(yè)場所的行為規(guī)范；管理行為、管理流程的規(guī)定；業(yè)務(wù)運作流程、操作規(guī)范等。6.2 業(yè)務(wù)：公司對外經(jīng)營和對內(nèi)管理的所

3、有活動的總稱。6.3 制度分級公司級制度：由歸屬部門起草，部門負責人審核，總經(jīng)理審批，以公司名義 發(fā)布，適用于：公司各部門或全員必須清楚知曉或遵照執(zhí)行的制度，如：考勤制度、 行為規(guī)范等；不確定執(zhí)行的部門（人員），在某項經(jīng)營管理行為發(fā)生時必須遵守的制 度；有明確的執(zhí)行部門，但需由公司進行集中監(jiān)督管理的制度。部門級制度：以部門名義發(fā)布，部門負責人批準，適用于：制度的起草部門（人員）獨立執(zhí)行的制度；6.322業(yè)務(wù)涉及若干部門時，牽頭部門征求相關(guān)部門意見后發(fā)布，指定部門 （人員）執(zhí)行的制度；或業(yè)務(wù)涉及各部門，但只要求相關(guān)接口崗位執(zhí)行的制度。備注部門級制度不得與公司級制度相抵觸；63242任何部門不得在

4、未書面征詢相關(guān)部門意見情況下，以部門名義發(fā)布要求其他部門或其他部門人員執(zhí)行的規(guī)章制度。7 制度的出臺7.1 需求確認需求產(chǎn)生：公司任何崗位都有對自己崗位職責內(nèi)或崗位職責相關(guān)的的工作內(nèi) 容提出制度建設(shè)需求的權(quán)利和義務(wù)；必要性評估：部門級制度需求的必要性由牽頭部門負責人評估；公司級制度需求的必要性由總經(jīng)理室會議評估； 評估維度發(fā)生頻率：評估該制度規(guī)范或指引的業(yè)務(wù)操作的發(fā)生頻率，如 每日、每周、每月、每季度、每半年、每年，發(fā)生越頻繁，則 建立制度的必要性越強；重要性：可以理解為如不建立制度加以規(guī)范，出現(xiàn)問題的嚴重 程度及影響范圍，還要對直接后果和間接后果綜合評估分析。 重要性越高，則建立制度的必要性

5、越強；運作成本：任何制度的建立運行都是一種綜合的管理投入，需 要評估建立和維持制度有效運行的投入是否能得到有價值的回 報，避免出現(xiàn)“為了防止出現(xiàn)問題而投入的資源遠遠多于因沒 有制度而產(chǎn)生的損失”的得不償失狀況。7.2 擬文起草制度：業(yè)務(wù)部門負責起草；同一業(yè)務(wù)涉及多個部門時，由對業(yè)務(wù)負主要 責任的部門負責起草，如部門間無法就此達成共識，由總經(jīng)理室仲裁；起草崗位：有部門文員或部門助理的部門由文員或助理根據(jù)牽頭部門 負責人的要求擬文，無部門文員或部門助理的部門由行政文員根據(jù)牽 頭部門負責人的要求擬文；制度的“目的”、“適用范圍”、“原則”和“職責與權(quán)限”必須由牽頭 部門負責人給出書面要求，否則起草崗

6、位應(yīng)提醒并反提需求；起草內(nèi)容要求：條理清楚，描述清晰，文字簡明，易懂，易操作；格式要求：嚴格按照附件利通制度編寫規(guī)范撰寫；起草審核：起草崗位應(yīng)將草稿修改直至通過部門負責人的審核； 征詢意見：7.221所有制度在草稿通過牽頭部門負責人審核后必須立即征詢意見；7.222征詢意見的發(fā)文崗位為牽頭部門負責人（牽頭部門負責人需在制度征 詢意見稿的頁眉審核欄簽署姓名）；7.223征詢意見對象必須包括總經(jīng)理室成員、所有相關(guān)部門負責人，制度中 所涉及的崗位（如涉及同一崗位人數(shù)較多，可由部門負責人挑選其中 不超過3人做為征詢意見的代表）；7.224征詢意見發(fā)文人應(yīng)根據(jù)制度的復(fù)雜程度要求被征詢意見的相關(guān)崗位在 1

7、-5個工作日內(nèi)回復(fù)意見；征詢意見的郵件規(guī)范如下：名稱為：“征詢意見：XXXXXX”郵件正文必須提出要求反饋意見的準確日期。征詢意見后由征詢意見人根據(jù)再次修訂的程度決定是否再次征詢意 見，原則是盡量只在相關(guān)范圍內(nèi)再次征詢，減少過多郵件流通對工作 效率的影響！7.3 審批部門級制度，由部門負責人根據(jù)征詢意見的結(jié)果在3個工作日內(nèi)完成修訂審批；公司級制度，由總經(jīng)理根據(jù)征詢意見的結(jié)果在5個工作日內(nèi)完成修訂審批。7.4 發(fā)布歸檔：由行政文員統(tǒng)一發(fā)布歸檔；發(fā)文：部門負責人將經(jīng)審批的制度文檔壓縮包（將包含制度正文及附件文件 夾的文件夾用 Win Rar壓縮打包），根據(jù)附件發(fā)文需求模版Email給行政文員，行政

8、文員在 1個工作日內(nèi)完成發(fā)文，務(wù)必保證在發(fā)文范圍內(nèi)人手一份。所有制度發(fā)文郵件必須抄送總經(jīng) 理室成員，請參照附件正式發(fā)文模版。742文件存檔：在服務(wù)器共享區(qū)域以部門命名的目錄下以制度名稱（不包括版本 號）建立文件夾，將制度正文電子文檔放置于內(nèi)，如有附件再在此文件夾內(nèi) 建立名為“附件”的文件夾，將相應(yīng)附件放置于內(nèi)；743清單更新：文件存檔完成后須立即更新服務(wù)器共享區(qū)域的利通制度清單8 制度的執(zhí)行：制度適用范圍內(nèi)的部門和人員，必須嚴格按制度執(zhí)行；并有義務(wù)接受、配合監(jiān)督部門（崗位）的指導(dǎo)、監(jiān)督。9 制度的監(jiān)控9.1 每項制度的監(jiān)督崗位，負責對制度的執(zhí)行進行監(jiān)督；9.2 部門負責人必須對本部門的所有制度

9、的有效實施和不斷完善更新進行月度定期 檢查，并對有“法”不依、依“法”不嚴的情況進行原因分析（培訓(xùn)不到位？相 關(guān)崗位失職？制度不合理？）并采取相應(yīng)的措施（加強培訓(xùn)？實施懲處？修訂制 度?）；9.3 總經(jīng)理應(yīng)季度或半年度定期對全公司范圍內(nèi)制度的建設(shè)、實施、監(jiān)督狀況進行抽 查評估，提出改進、處理意見。10制度的宣貫10.1制度起草部門負責制度宣貫；10.2對重要或操作復(fù)雜的制度，應(yīng)對相關(guān)崗位進行培訓(xùn)和考核。11制度的維護11.1 修訂備忘行政文員需在每個制度目錄下建立文件名為修訂備忘的文檔，將制度運 行過程中出現(xiàn)的修訂建議記錄其中，記錄內(nèi)容包括提出修訂備忘建議人的姓名、崗位和提出的日期；公司全體員

10、工在日常工作中如發(fā)現(xiàn)公司制度中存在錯誤或不合理之處應(yīng)立 即將修訂建議告知行政文員，以便其及時進行記錄。11.2試行修訂：新制度需有3個月試行期，試行期結(jié)束之日前10個工作日由行政文員書面提醒牽頭部門負責人征詢試行期意見，以便修訂。試行期滿前須及時出臺 修訂的制度，或予以廢止。11.3日常修訂修訂原因 出現(xiàn)下列情形之一的，應(yīng)對制度作出修訂：因公司發(fā)展及業(yè)務(wù)需要，應(yīng)增減或改變內(nèi)容的；因所依據(jù)的有關(guān)法律、法規(guī)、政策的修改或廢止，需做相應(yīng)修訂的； 行政文員定期查看公司制度，如發(fā)現(xiàn)該制度一年內(nèi)未作任何修訂的， 提醒制度牽頭部門負責人審核該制度有無過時之處，請其推進修訂。修訂辦法：修訂程序參照上述“制度的

11、出臺”，并重新發(fā)文；11.4修訂操作：為便于閱讀者高效辨別制度的修訂細節(jié)（尤其是修訂內(nèi)容占原制度篇 幅不大的修訂），應(yīng)在發(fā)文時保留修訂格式，直至下次修訂時再去除。對制度進行修訂時須使用工具欄中“修訂”功能，操作：工具一一修訂。09 -Ixcrpsaft 修訂 Ctrl+Shi ft+EJ墾II自定義HJ匚WIR-PII*UF22242B10修訂 CtrL+ShiHE修訂 d) Ctrl+Shift+E使用修訂功能前圖標狀態(tài)使用修訂功能后圖標狀態(tài)I齢啻丹4- A ”鼻盧3小*1142如果對已發(fā)布制度再次進行修訂時已處于修訂格式狀態(tài)，制度牽頭部門負責人需接受現(xiàn)有修訂格式后再進行修訂，操作：編輯一一

12、全選一一接受所選修訂；利誦制度菅理井扶I條訂）V9.Q3 L:文件逍編輯視圏插入範=JrA剪切Ctrm-二顯示標記即扁復(fù)制Ctrl+Cl粘貼迥Ctrl+V全選3Ctrl+A*查找Ctrl+F3-E11.1利趣制度管理辦袪修訂）V9.09 - Vicrosoft Vord:文件的蝙輯觀團迪馭格式迪）工具菽：HS戈繁”UI顯示標記的掃終狀態(tài)丫顯示g） 也L3$422- 1 13接受所選氏訂1.12 vu 1j1143行政文員在發(fā)文時評估修訂內(nèi)容占總篇幅的50%以下則直接以修訂格式發(fā)布，50%以上的則不需使用修訂格式。11.5廢止廢止原因 制度有下列情形之一的，應(yīng)予以廢止：因業(yè)務(wù)的變化，已經(jīng)失去效力，并且不需修訂的；同一事項被新制度所規(guī)定，或因制度體系調(diào)整而合并，并發(fā)布、