ERP系統(tǒng)管理制度

1、ERP系統(tǒng)管理制度1 前言目的為保證ERP系統(tǒng)穩(wěn)定正常運(yùn)行，規(guī)范系統(tǒng)的使用和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確、 規(guī)范、完整，達(dá)到資源有效共享，結(jié)合公司的實(shí)際，特制定本制度。范圍本制度對(duì)以下運(yùn)行管理方面加以明確：（1）各部門（崗位）ERP職責(zé)及要求（ 2） 系統(tǒng)管理（ 3 ） 權(quán)限管理（ 4 ） 檢查與考核（ 5 ） 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司內(nèi)部 ERP系統(tǒng)使用。生效時(shí)間本制度自正式發(fā)布之日起生效，各相關(guān)部門按本制度執(zhí)行。2各部門（崗位）ERP職責(zé)及要求ERP職責(zé)及要求崗位職責(zé)描述ERP管理員負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理工作。公司ERP系統(tǒng)參數(shù)、單據(jù)性質(zhì)及部分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)置及維護(hù)。解決各部門在ERP業(yè)務(wù)操

2、作當(dāng)中遇到的問題，協(xié)調(diào)各部門保證 ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行， 跟蹤和監(jiān)督各部門系統(tǒng)操作是否是按照 ERP業(yè)務(wù)規(guī)則執(zhí)行。負(fù)責(zé)組織制定ERP穩(wěn)定運(yùn)行所需要的相關(guān)制度、文件及工作標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督指導(dǎo)執(zhí)行。負(fù)責(zé)平衡、協(xié)調(diào)解決 ERP運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，并針對(duì) ERP系統(tǒng)提出管理建議。 負(fù) 責(zé)各部門ERP權(quán)限設(shè)定、維護(hù)及管理。負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理、后臺(tái)維護(hù)等。向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)ERP運(yùn)行情況，協(xié)助組織召開系統(tǒng)運(yùn)行情況的總結(jié)、分析及問題討論 會(huì)議。如果出現(xiàn)異常數(shù)據(jù)由ERP系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)查找原因，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，如因不及時(shí)匯報(bào) 導(dǎo)致的后果由ERP系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)。如果出現(xiàn)因ERP管理員管理不妥當(dāng)或不及時(shí)反饋導(dǎo)致的ER

3、P系統(tǒng)數(shù)據(jù)方面或管理方面的任何問題，ERP管理員應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。具體承擔(dān)范圍，由公司領(lǐng)導(dǎo)商議決定。網(wǎng)絡(luò)管理員 負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)硬件設(shè)備和軟件的安裝、維護(hù)。銷售部ERP職責(zé)及要求崗位 職責(zé)描述主管 安排并檢查本部門ERP工作。審批銷售相關(guān)單據(jù)。助理（內(nèi)勤）銷售部ERP的整體管理工作。管理客戶信息。 客戶信息 業(yè)務(wù)員給客戶報(bào)價(jià)。根據(jù)銷售合同，錄入銷售訂單?？蛻粲唵?銷售接單后對(duì)原訂單物料或單價(jià)、交期或數(shù)量的變更。 客戶訂單變更單 根據(jù) 發(fā)貨計(jì)劃，且生產(chǎn)部已生產(chǎn)入庫，按客戶的要求發(fā)貨?？蛻敉素洠宏P(guān)聯(lián)原來銷售出庫單下推生成紅字銷售出庫單，并由倉庫審核后接收退 貨。 紅字銷售出庫單審核自動(dòng)生成紅字銷售發(fā)票 ，

4、由財(cái)務(wù)審核。采購部ERP職責(zé)及要求崗位職責(zé)描述對(duì)應(yīng)ERP工作及要求主管安排并檢查本部門ERP工作。審批采購相關(guān)單據(jù)。工藝與采購共同制定 BOM 損耗率。助理（內(nèi)勤）采購部 ERP的整體管理工作。管理供應(yīng)商信息。從供應(yīng)商接受發(fā)票，整理發(fā)票交財(cái)務(wù)掛賬，為會(huì)計(jì)審核采購發(fā)票做準(zhǔn)備。計(jì)劃員 根據(jù)客戶銷售訂單等編制生產(chǎn)或采購計(jì)劃。采購 /外協(xié)、生產(chǎn)計(jì)劃對(duì)各種研發(fā)類、新產(chǎn)品的物料進(jìn)行詢價(jià)，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)定出價(jià)格。 詢價(jià)單 對(duì)批量生產(chǎn) 需要的各種物料進(jìn)行比議價(jià)，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)定出價(jià)格。 核價(jià)單 對(duì)各種情況下產(chǎn)生的請(qǐng) 購單，對(duì)采購供應(yīng)商、數(shù)量、單價(jià)、交期等信息進(jìn)行維護(hù)，經(jīng)主管審批完發(fā)放。 維護(hù) 采購申請(qǐng)信息， 從采

5、購申請(qǐng)單生成采購訂單 采購訂單管理及跟蹤執(zhí)行情況。采購業(yè)務(wù)員對(duì)下發(fā)的采購訂單進(jìn)行跟蹤催貨，到貨送檢，及時(shí)取得送貨單，質(zhì)檢單，確認(rèn)入庫 單。采購變更對(duì)已經(jīng)有入庫的采購訂單的采購合同變更時(shí)，對(duì)采購訂單也做相應(yīng)的變更。采購?fù)素涍M(jìn)貨單 已經(jīng)進(jìn)入庫房，在生產(chǎn)使用過程中發(fā)現(xiàn)不良，退貨的處理。 退貨單 （紅字外購 入庫單）錄入后，審核自動(dòng)生成紅字采購發(fā)票 。委外加工計(jì)劃員制單委外訂單，采購委外負(fù)責(zé)人錄入委外單價(jià)，審核委外訂單，倉庫根據(jù)委外 訂單自動(dòng)生成的投料單，進(jìn)行審核，并根據(jù)委外訂單生成委外加工出庫單，錄入 委外 加工超定額領(lǐng)料，根據(jù)委外加工入庫單生成委外業(yè)務(wù)發(fā)票，并提醒財(cái)務(wù)審核。委外發(fā)票 有財(cái)務(wù)審核后錄

6、入預(yù)付款單、付款單。庫房ERP職責(zé)及要求崗位 職責(zé)描述對(duì)應(yīng)ERP工作及要求主管安排并檢查本部門ERP工作。書面審批異常數(shù)量調(diào)整單、報(bào)廢領(lǐng)料單。庫管員料件倉庫間的調(diào)撥。調(diào)撥單 從庫房調(diào)撥到辦事處倉庫，由辦事處倉管審核入庫單后跟總部倉庫管理員確認(rèn)。審核采購入庫單、銷售出庫單。審核廠內(nèi)發(fā)退料單（外購入庫紅字）、委外退料單 （委外出庫紅字）。審核廠內(nèi)委外出庫單、委外退料補(bǔ)料單、生產(chǎn)領(lǐng)料單、廠內(nèi)生產(chǎn)退料料單。 審核工廠發(fā)貨的銷售出庫，其他出庫單等相關(guān)單據(jù)。質(zhì)檢員檢驗(yàn)完到貨的物料后，通知庫管員點(diǎn)數(shù)并入庫，審核入庫單。在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)物料不良，車間將物料退回不合格品庫房， 由對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)員錄入退貨 單，庫管員點(diǎn)

7、退貨數(shù)量，審核退貨單。生產(chǎn)成品后入庫后審核成品入庫單審核銷售退貨單 根據(jù)質(zhì)檢工程師對(duì)客戶退給銷售的產(chǎn)品判定結(jié)果，點(diǎn)數(shù)入庫。 審核銷 售退貨單對(duì)公司需報(bào)廢的物料的賬務(wù)處理。 審核報(bào)廢退料單。研發(fā)部ERP職責(zé)及要求崗位 職責(zé)描述對(duì)應(yīng)ERP工作及要求主管安排并檢查本部門ERP工作。 審核BOM相關(guān)單據(jù)。標(biāo)準(zhǔn)化 根據(jù)設(shè)計(jì)師新加材料的需求，本著公司優(yōu)化資源，方便生產(chǎn)、維修、采購的 方向，綜合平衡是否新增品號(hào)，如需，則可發(fā)布新物料，并保證數(shù)據(jù)庫物料編號(hào)、名 稱、規(guī)格等相關(guān)屬性的標(biāo)準(zhǔn)化。確保物料編碼相關(guān)屬性的規(guī)范新增錄入產(chǎn)品 BOM 清單。BOM 變更，有以下幾種情況：BOM 與生產(chǎn)實(shí)際不符、工藝路線從外購

8、改自制、工藝路線從自制改外購、材料定額增 加、材料定額減少。 BOM 變更 可由生產(chǎn)班組長 申請(qǐng)生產(chǎn)生產(chǎn)計(jì)劃內(nèi)生產(chǎn)任務(wù)單的新增、下達(dá)、確認(rèn)，已經(jīng)下推生成的領(lǐng)料，生產(chǎn)計(jì)劃內(nèi)領(lǐng)料的報(bào)廢退回補(bǔ)料單的新增。成品入庫，錄入成品入庫單。財(cái)務(wù)部ERP職責(zé)及要求應(yīng)收模塊：財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)人審核銷售發(fā)票 、 錄入預(yù)收款單、收款單。辦事處財(cái)務(wù)根據(jù)對(duì)應(yīng)的客戶做收款，選擇對(duì)應(yīng)好銷售發(fā)票進(jìn)行新增收款單，并告知公 司財(cái)務(wù)審核。辦事處核銷未核銷的單據(jù)（收款、預(yù)收、收款退款、銷售發(fā)票）公司財(cái)務(wù)確認(rèn)收款并審核對(duì)應(yīng)收款單、預(yù)收單。應(yīng)付模塊：審核采購發(fā)票、審核付款單、付款退款單、核銷未核銷的付款單相關(guān)單 據(jù)。（付款、預(yù)付、付款退款、采購發(fā)

9、票）ERP系統(tǒng)存貨核算業(yè)務(wù)模塊：及時(shí)進(jìn)行核銷、核算、處理相關(guān)問題、月末結(jié)賬操作?？傎~模塊：對(duì)財(cái)務(wù)憑證錄入準(zhǔn)確、及時(shí)。每月統(tǒng)計(jì)計(jì)算相對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)報(bào)表，并上報(bào)領(lǐng)3. 系統(tǒng)管理用戶端不得私自修改 ERP軟件系統(tǒng)配置參數(shù)或相關(guān)計(jì)算機(jī)程序ERP管理員負(fù)責(zé)按照系統(tǒng)安全規(guī)定定期對(duì)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)應(yīng)用程序進(jìn)行備份，并對(duì)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫運(yùn)行全過程進(jìn)行監(jiān)控，保證系統(tǒng)安全運(yùn)行和數(shù)據(jù)傳遞通暢。網(wǎng)絡(luò)管理員定期對(duì)ERP服務(wù)器及各終端設(shè)備進(jìn)行防毒、殺毒處理。各用戶對(duì)自己錄入的單據(jù)負(fù)責(zé)，對(duì)需要用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)，如有問題及時(shí)通知ERP同時(shí)各相關(guān)部門指定專人對(duì)本部門的數(shù)據(jù)工作進(jìn)行檢查。ERP系統(tǒng)用戶在休假或因公外出時(shí)，必須將

10、相關(guān)的工作內(nèi)容授權(quán)給其他用戶負(fù)責(zé)完 成，并給相應(yīng)人員申請(qǐng)臨時(shí)權(quán)限，不得延誤工作。做單必須要有依據(jù)，嚴(yán)禁在 ERP系統(tǒng)中隨意更改各種數(shù)據(jù)。對(duì)錄入超過半小時(shí)的單據(jù)，需要在不超過半個(gè)小時(shí)保存，以免單據(jù)丟失。為提高ERP系統(tǒng)資源利用率，用戶在完成操作后，應(yīng)及時(shí)退出ERP避免其他用戶無法使用系統(tǒng)。 為提高系統(tǒng)運(yùn)行效率，各部門必須密切配合，錄入單據(jù)人員、各級(jí)審核人 員應(yīng)履行本崗位職責(zé)，單據(jù)錄入、審核在 1 個(gè)工作日內(nèi)辦理完，特殊情況在 2 個(gè)工作 日內(nèi)辦理完。各種單據(jù)審批流見附表。4. 權(quán)限管理ERP專員必須遵守保密制度，嚴(yán)禁把自己的密碼轉(zhuǎn)告他人；不得泄露其他用戶的密 碼，不得在ERP系統(tǒng)上操作超越自己權(quán)

11、限的信息；不得用不正當(dāng)手段、方法對(duì)模塊進(jìn) 行修改。公司需要數(shù)據(jù)修改時(shí)必須按規(guī)定程序執(zhí)行并及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份。各部門新增用戶權(quán)限、用戶權(quán)限的變更，應(yīng)提出書面申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn) 后，報(bào)ERP管理員進(jìn)行設(shè)置。用戶必須更改個(gè)人初始密碼，不得把用戶名和密碼借給他人使用。5. 檢查與考核說明ERP系統(tǒng)運(yùn)行檢查采用在系統(tǒng)上日常檢查和月度總結(jié)相結(jié)合的方式 根據(jù)ERP運(yùn)行的實(shí)際情況，組織召開 ERP系統(tǒng)各部門運(yùn)行檢查總結(jié)會(huì)，對(duì)一些文件進(jìn) 行分析，并提出解決方案，以保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。6. 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰.處罰條例提供數(shù)據(jù)不及時(shí)、一月內(nèi)出現(xiàn)三次以上錯(cuò)誤；錄入數(shù)據(jù)不及時(shí)、一月內(nèi)出現(xiàn)三次以上 錯(cuò)誤；對(duì)業(yè)務(wù)流程不熟悉并且又不及時(shí)反饋ERP管理員造成業(yè)務(wù)執(zhí)行延誤的；不按業(yè)務(wù)流程執(zhí)行，故意拖延不配合 , 系統(tǒng)業(yè)務(wù)單據(jù)不正常處理操作的；各級(jí)審核人員未認(rèn)真 履行職