全面控制在服務采購中的應用分析

1、全面控制在服務采購中的應用分析 摘要：“控制”是管理的重要職能之一，是保證目標實現必不可少的活動，對控制的充分運用對解決企業(yè)管理瓶頸問題具有重要意義。結合服務采購的特點，探討了通過建立以“全面控制”為導向的服務采購管理體系，全面開展服務采購費用控制、進度控制、質量控制和風險控制等精細化管理的相關工作思路和相關措施，對科研單位及其它服務采購單位降低采購成本、提高采購效率、確保采購質量、防范采購風險具有重要推動作用。 關鍵詞：服務采購；全面控制；體系建設；精細化管理 中圖分類號：f23 文獻標識碼：a 文章編號：1672-3198（2013）09-0116-03 當前，由于涉及面廣泛，國際和國內對

2、服務采購尚沒有準確的界定，有的采用排除和歸納法，將其定義為“組織對除貨物和工程以外的其他企業(yè)需求對象進行獲取的過程”。本文將服務采購歸納為“組織對技術研發(fā)、技術服務、專業(yè)咨詢，工程設計、工程施工、工程監(jiān)理，以及具有一定執(zhí)行周期的維修、維護保障，會議、培訓、物業(yè)管理和其他服務的獲取過程”。 與貨物和工程物資采購相比，服務采購的標的具有無形性、無法存儲性、易變性、生產過程復雜等屬性。因此，服務采購具有難以控制其多大程度上能滿足采購需求，難以確定服務范圍和要求，以及難以控制服務提供的進度和風險等特點。 采購管理不僅從根本上影響著企業(yè)的經營成本，更是關系到企業(yè)的生產效率和經營質量。當前，以采購服務為主

3、的單位如科研機構，采購管理工作相對于核心業(yè)務在其工作體系中往往處于非常末端的從屬地位，整體力量薄弱，而生產性企業(yè)又以采購貨物和物資產品為主，對服務采購往往按照貨物和物資采購模式進行管理，這些都不利于有效開展服務采購管理，充分發(fā)揮采購的價值貢獻。筆者希望通過此文探索如何將全面控制工作與服務采購管理有機結合起來，通過加強服務采購全面控制來提升采購管理水平，更好地為企業(yè)發(fā)展服務。 1服務采購全面控制的內涵 法國著名管理實踐家、管理學家法約爾（h.fayol）提出管理包括計劃、組織、指揮、協(xié)調和控制等五大職能，其他其它專家也有將管理職能歸納為計劃、組織、領導和控制等四大職能，不管是“五大職能說”還是“

4、四大職能說”，控制均是其中的一個重要方面，足見其在管理中的重要地位，本文中的“全面控制”即以提高效能為中心，實行全員工、全過程、全方位的“大控制”。“全員工”即企業(yè)或組織中主管采購工作的領導、采購需求單位和采購管理部門參與服務采購的全體員工；“全過程”即貫穿采購需求提出、需求設計、可行性論證、立項審批、招評標、談判簽約、合同執(zhí)行、成果驗收、服務后評價等環(huán)節(jié)的采購全生命周期；“全方位”即以費用控制、進度控制、質量控制、風險控制和績效管理等為核心，控制工作覆蓋服務采購活動的所有重要方面。 2全面控制在服務采購中應用的措施 2.1提高對服務采購全面控制的認識 2.1.1實現采購管理理念創(chuàng)新 第一，以

5、科研單位為例，要改變以往只重視科研管理而忽視經營管理和采購管理的觀念，在企業(yè)管理中賦予采購管理關系自身發(fā)展和核心競爭力提升的重要地位；第二，要充分發(fā)揮科研單位特長，努力把“嚴、慎、細、實”的科研精神融入采購管理的各方面，追求卓越，一絲不茍；第三，要樹立“以控制為導向”、“系統(tǒng)化運作”和“精細化管理”等理念，開展全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的采購控制精細化管理，實現采購工作科學化、規(guī)范化、程序化。 2.1.2實現采購管理組織機構創(chuàng)新 服務采購單位可以充分考慮自身人力資源結構和業(yè)務發(fā)展需要，建立與自身實際相適應的采購管理組織機構。筆者所在單位在成立單位采購委員會的基礎上，將采購管理、費用控制和法律管

6、理三項職能通過商務合同管理部門融為一體，而不像其它單位分別設立采辦部、費控部和法律部，從而可以促進相關工作的有效統(tǒng)一，尤其是實現現實中經常“對立”的采購職能與法律管理職能的融合，在提高效能和風險控制等方面獲取“1+12”的效果；此外，專門組建常設的采購控制工作組，將采購需求單位人員納入到采購全過程控制工作中，增強控制效果。 2.2開展以全面控制為導向的服務采購管理體系建設 2.2.1采購管理體系建設 服務采購單位應緊緊圍繞充分挖掘內部潛力，有效利用外部資源；規(guī)范采購行為，降低采購成本；增強風險控制能力，提高采購綜合效能等目標，通過分類、整合采購管理工作內容，積極開展涵蓋采辦立項管理、招評標管理

7、、合同管理、供應商管理、采辦控制等內容的采購管理體系建設，不斷提升服務采購管理水平，提高采購管理貢獻價值。 2.2.2采購控制體系建設 在服務采購管理過程中，尤其要突出“控制”的導向作用，使全面監(jiān)督和全面控制成為采購管理的重要內容和手段，在采購控制內容、控制程序、人員隊伍建設、垂直管理和橫向溝通協(xié)作、評價考核等方面形成一套完整的運作體系。采購控制體系應成為采購管理體系的重要子體系，并以費用控制、進度控制、質量控制、風險控制和激勵管理等控制為工作重點，采購管理體系其它子體系的各項工作均應以控制子體系的各項控制為導向。 2.2.3管理制度體系建設 全面控制的順利實施需要與之相適應的制度體系作為后盾

8、，服務采購單位可積極開展內控制度體系建設，重點按照“制度、管理辦法、實施細則”三級開展結構清晰、層次分明、表意明確的“采購管理內控制度體系建設”，有條件的單位可積極開展與采購管理密切相關的“法律管理內控制度體系建設”，為全面控制在服務采購管理中的應用奠定堅實的制度基礎。筆者所在單位通過采購管理和法律管理兩個內控制度體系建設，將原有的6項采購管理規(guī)章制度豐富、細化為了3項基本制度、12項管理辦法、9項實施細則共24項采購管理核心管理規(guī)定，大大增強了管理規(guī)定的清晰度和可操作性，增強了使用效果。 2.3全面控制在服務采購中的具體應用措施 2.3.1積極開展費用控制精細化管理 （1）建立和完善采購標準

9、價格體系。 標準價格體系的建立對指導采購合理定價具有重要作用，服務采購單位可以通過統(tǒng)計分析以往合同成交數據和橫向對比市場價格來建立標準價格參考體系，有條件的單位還可以組織編寫各類服務價格的定額標準。例如，筆者所在單位按內陸和沿海地域劃分，制定公司、事業(yè)單位、高校的高中初級人員標準人工費率；按二維、三維、疊前、疊后技術要求分別建立地震資料處理、解釋和處理解釋一體化的每公里（平方公里）標準綜合單價；同時，編制了涵蓋海洋工程設計、海洋工程預制、海洋工程涂覆、物探采集與勘察、鉆井、完井、修井機費用等費用定額的海上油（氣）田工程建設施工定額標準。依據標準價格參考體系和定額標準控制預算的編制，并進行合同價

10、格談判，可有理有據地遏制供應商的虛報高價，促進采購成本的降低。 （2）設置招標率紅線，嚴格控制單一開源采購。 通過嚴格控制單一來源采購，逐步提高邀請招標等競標方式采購的比例，可以很好地促進價格競爭。筆者所在單位對各所屬單位的服務采購招標率設定最低值限制，并將其納入到各單位的質量目標和績效考核指標中，促進通過競標方式采購的項目比例得到了大幅提升，很好地發(fā)揮了市場化價格競爭機制的作用。 （3）實施“年度協(xié)議”采購。 對于一年內多次合作的供應商，服務采購單位可以像貨物采購一樣，推行技術服務“采購年度協(xié)議”計劃，這樣一般既可以“穩(wěn)定委托關系、簡化委托流程”，又可以取得一定比例的服務價格優(yōu)惠，并且與供應

11、商建立互利共贏的戰(zhàn)略合作關系，有利于促進供應商按時保質保量完成委托任務，間接促進采購成本的降低。 （4）實施同類專題聯(lián)合集中采購。 對于在各個項目中均會發(fā)生的同類服務采購可采用聯(lián)合集中采購模式，筆者所在單位近年探索實施了“大區(qū)域、多項目、同專題”技術服務合并集中采購的采購模式，例如“某區(qū)域油氣田聯(lián)合開發(fā)前期研究”項目將以往多個油氣田開發(fā)項目均采購的工程地質和工程物探調查、海洋環(huán)境質量現狀調查、地震安全性評價等同類專題合并采購，相對以往同類專題通過不同項目分別采購，可有效降低動復員、差旅等重復支出的成本，獲取可觀的規(guī)模效益。 （5）積極開展采購需求標準化設計。 采購需求設計是采購費用控制的源頭，

12、服務采購應充分利用標準化的簡化原理，積極開展采購需求標準化設計。例如，通過開展海上平臺、組塊、生活樓、模塊鉆機標準化設計，在海上油氣田開發(fā)工程設計階段可以采購統(tǒng)一的設計服務，進而采購統(tǒng)一規(guī)格、統(tǒng)一型式的鋼材、設施等物資，既可獲得大量規(guī)?；少徯б妗⒑喕笃诮ㄔ旌凸芾?，又可大大降低采購管理工作量，節(jié)約采購管理成本。 2.3.2積極開展進度控制精細化管理 （1）加強采購全過程進度監(jiān)督。 技術研發(fā)具有高度的不確定性，供應商供貨周期也具有高度的不確定性，因此作為服務采購方尤其是科研單位可采取多項措施主動開展進度控制工作來保證采購成果質量。第一，組建采購監(jiān)督管理工作組，形成采購管理部門、采購需求單位、項

13、目組三層采購監(jiān)控體系，開展從立項、招評標、簽約到合同執(zhí)行、驗收、付款“采購全生命周期”的進度控制工作；第二，建立采購進度動態(tài)跟蹤和定期通報制度，對逾期項目進行催辦，對即將到期項目進行督辦；第三，通過提醒（預警）與警示并舉、績效考核管理等激勵手段確保進度控制效果。 （2）加強采購進度控制。 為加強招評標和合同簽約環(huán)節(jié)的采購進度控制，可以通過發(fā)布采購計劃進度控制表，在采購立項通過審批后即確定商務負責人嚴格限時完成發(fā)標、收標、評標、談判、合同評審等各環(huán)節(jié)采購工作，并根據需要縮短收標等環(huán)節(jié)用時，促進采購效率的提高。 2.3.3質量控制精細化管理 （1）采購管理納入質量管理體系。 質量是企業(yè)發(fā)展的生命線

14、，筆者所在單位在國內石油業(yè)界最早將勘探研究、開發(fā)設計和技術研發(fā)等全線產品一次性納入iso9001質量管理體系并通過認證，形成了具有海洋石油特色的科研質量管理體系。為加強服務采購成果質量控制，采購管理工作也按照相關標準要求被納入了質量管理體系中，通過開展采購管理自身質量控制，避免因為采購不科學、不規(guī)范而影響采購產品質量。 （2）加強采購技術指標和技術標準建設。 技術指標和技術標準是技術類服務采購成果質量的重要保證。在采購中，對于沒有國家標準、行業(yè)標準和企業(yè)標準可遵照的，在招標文件中必須列明具體、詳細的技術指標，明確質量控制措施；對有標準可循的，例如在工程勘察、工程設計等領域可建立技術和商務人員聯(lián)

15、合比對、篩選、審核技術標準和工作標準的機制；此外，應積極組織開展標準體系建設，嚴格按標準進行采購、按標準進行檢查和驗收，保證采購產品質量符合要求。 （3）加強對供應商標準化管理。 以筆者所在單位為例，作為石油科研單位，我單位供應商中各類公司質量管理水平參差不齊、高校老師或具有高校背景的公司占很大比例，我單位通過建立標準化的供應商考核、評價等管理機制，實現對供應商服務質量的持續(xù)、規(guī)范管理；并通過加強對供應商工作監(jiān)督，促進供應商建立標準化工作體系，做到高度重視標準、嚴格執(zhí)行標準，甚至主動改進標準，提供更優(yōu)質產品。 2.3.4積極開展風險控制精細化管理 （1）采購法律風險審查。 經濟合同具有重要法律

16、地位，有條件的服務采購單位應設置專職法律人員，并可將法律管理工作納入服務采購管理總體框架中，確立以采購文件、經濟合同及相關規(guī)章制度法律審核為核心的采購法律風險控制機制，力爭實現采購法律審核百分之百覆蓋，有效規(guī)避采購法律風險。 （2）內部風險控制管理。 服務采購單位應建立規(guī)范的供應商數據管理、合同簽訂、合同驗收、應付賬款、合同變更等采購流程及風險控制點，持續(xù)開展采購內控流程和控制點實質性測試和符合性測試工作，識別可能存在的實質性漏洞和待改進的一般性缺陷，有效地規(guī)避采購運行程序風險。 3全面控制在服務采購中應用效果 實踐證明，通過在服務采購管理中開展全面控制工作，可以有效降低采購成本、提高采購效率

17、和服務質量、增強風險防控能力和促進企業(yè)核心競爭力的提高。 3.1有效降低采購成本，創(chuàng)造顯著經濟效益 2012年，筆者所在單位通過預算控制精細化管理和合同定價控制精細化管理，直接節(jié)省采購資金5600多萬元，通過實施技術服務“采購年度協(xié)議”計劃取得近2500萬元價格優(yōu)惠，合計直接節(jié)資8100多萬元，2010年至2012年三年累計直接節(jié)資達1.96億元。 通過“大區(qū)域、多項目、同專題”技術服務合并集中采購，單某區(qū)域聯(lián)合開發(fā)一個項目的前期研究階段即可在采購工程服務時節(jié)省裝備動復原費用1880萬元，節(jié)省其它服務采購資金482.93萬元；此外，我國每年在海上建設大量的油氣開發(fā)平臺、生活樓、組塊，一般通過標

18、準化設計，采購與第一座相同的第二座及之后的每座生活樓的設計服務可大幅節(jié)省40%至60%的采購費用?？梢?，通過在采購需求設計階段加強費用控制，可直接節(jié)省顯著的采購成本。 3.2有效縮短采購周期，創(chuàng)造寶貴時間價值 通過加強服務采購全面控制，不僅可以大幅提升采購及時率，還可以大大縮短采購周期和合同執(zhí)行周期，使獲得的成果更早地投入使用，獲取寶貴的時間價值，進而轉化為可觀的經濟效益和搶占競爭至高點。 例如，2010年以來，通過開展采購控制，筆者所在單位在采購任務量大幅攀升而未增加采購管理人員的情況下，采購立項和合同驗收及時率均大幅提高了40%多，避免了采購逾期對項目正常運行帶來的不利影響；又如，隨著進度控制理念的強化，采購項目立項審批周期2011年大幅縮短至7.8天，2012年進一步縮短為5.7天，其它環(huán)節(jié)執(zhí)行周期也大幅縮短，為油氣田早日投產開發(fā)贏取了寶貴的時間資源。 3.3促進采購