公司公文管理規(guī)定（完整版）

1、公司公文管理規(guī)定第一章總則第一條為使投資集團(tuán)有限公司（以下簡稱“集團(tuán)公司”）的公文處理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，建立規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、髙效的 公文處理程序，提高公文處理的效率和公文質(zhì)量，按照省人民政府國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會關(guān)于省屬企業(yè)公文處理有關(guān)問題的 通知的有關(guān)要求，結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際，制定本辦法。第二條集團(tuán)公司的公文（包括傳真、電報(bào)），是集團(tuán)公司在公務(wù) 來往中形成的具有約束力、格式規(guī)范的文書，是維持集團(tuán)公司正常運(yùn) 轉(zhuǎn)不可缺少的重要工具。第三條綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)集團(tuán)公司公文處理和指導(dǎo)所屬各企業(yè)公 文處理工作，負(fù)責(zé)公文的統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔 和銷毀。第四條 公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、

2、安全、規(guī)范，必須嚴(yán)格 執(zhí)行有關(guān)保密法規(guī)，確保國家秘密和集團(tuán)公司商業(yè)秘密的安全。第二章公文種類第五條集團(tuán)公司的公文種類：1. 決議。適用于集團(tuán)公司董事會按公司章程決定重大事項(xiàng)，部署 集團(tuán)公司全局工作。2. 決定。適用于對重要事情或重要行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位 及人員，變更或者撤銷所屬企業(yè)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。3. 通告。適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。4. 通知。適用于批轉(zhuǎn)所屬企業(yè)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)或不相隸屬 部門的公文，傳達(dá)要求所屬企業(yè)辦理和有關(guān)單位周知或者要共同執(zhí)行 的事項(xiàng)，任免和聘用人員。5. 通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。6. 報(bào)告。適用于向上級機(jī)關(guān)或其他

3、行業(yè)管理部門匯報(bào)工作，反映 情況，答復(fù)上級部門的詢問。7. 請示。適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。8. 批復(fù)。適用于批準(zhǔn)所屬企業(yè)請示的重要事項(xiàng)（不同意用復(fù)函”）。9. 意見。適用于對重要問題提出見解和處理方法?？捎糜谏闲形摹?下行文和平行文。10. 函。適用于不相隸屬部門、單位之間商治工作，詢問和答復(fù) 問題；向無隸屬關(guān)系的部門請求批準(zhǔn)。答復(fù)所屬企業(yè)一般審批事項(xiàng)的 請示可以用“復(fù)函”。11. 會議紀(jì)要。適用于記載和傳達(dá)會議情況和決定事項(xiàng)。第六條集團(tuán)公司向上級機(jī)關(guān)行文，常用“請示”、“報(bào)告”和“意 見”。請求須答復(fù)的事項(xiàng)，必須用“請示；匯報(bào)無需上級答復(fù)的事項(xiàng)， 應(yīng)用“報(bào)告“；回復(fù)對一般問題、事情的

4、看法，可以用“意見”。第三章公文格式第七條集團(tuán)公司公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、 發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號，簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說 明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和 印發(fā)日期等部分組成。1. 涉及國家祕密和集團(tuán)公司商業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保 密期限，其中，“絕密”、“機(jī)密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號；涉及商 業(yè)秘密的文件可標(biāo)明“秘密”。2. 緊急文件應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電 報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。3. 發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)由發(fā)文單位全稱加“文件“二字，用套紅大字 居中印在公文首頁上部。4. 發(fā)

5、文字號應(yīng)包括企業(yè)代字、年份、序號組成。聯(lián)合行文，只標(biāo) 明主辦單位發(fā)文字號。5. 上報(bào)的請示，必須在首頁注明簽發(fā)人姓名，最后寫上聯(lián)系人及 聯(lián)系電話。6. 公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，標(biāo)明公文種類, 標(biāo)題中除法規(guī)性文件使用書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。7. 公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文時(shí)間之前注明附件順序 和名稱。8. 除會議紀(jì)要外，其他公文須加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)公文，可由主 辦單位加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)公文，聯(lián)合發(fā)文單位都加蓋印章。9. 成文時(shí)間，會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準(zhǔn)；領(lǐng) 導(dǎo)簽發(fā)的，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn);聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo) 人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；一般信函、傳真

6、電報(bào)，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。10. 主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送單位指除主送單位外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他單 位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。11. 公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機(jī)關(guān)、單位的要求標(biāo) 注主題詞。12文字從左至右橫寫、橫排。13公文中各組成部分的表示規(guī)則，參照國家行政機(jī)關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)(GB/T 97041999)執(zhí)行。14公文用紙釆用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mmX297mm),左側(cè)裝訂。第四章行文規(guī)則第八條行文應(yīng)當(dāng)，注重效用。集團(tuán)公司對所屬企業(yè)行文，原則上只發(fā)到集團(tuán)公司所屬企業(yè)。第九條集團(tuán)公司向上級機(jī)關(guān)、單位正式行文，不得直接主送或抄送

7、其領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)處室。公文不得越級請示。因特殊情況必須越級請 示時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)?！罢埵尽睉?yīng)一文一事，應(yīng)只寫一 個(gè)主送機(jī)關(guān)、單位，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)、單位，應(yīng)當(dāng)采取抄送形式, 但不得同時(shí)抄送下級單位。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，公文不得直接 送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。使用“報(bào)告”文種的公文，不得夾帶請示事項(xiàng)。綜合事 務(wù)部是集團(tuán)公司對外正式行文的部門。其他部門可行文向?qū)跇I(yè)務(wù)部 門洽談工作。轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、單位的文件，不必再抄送上級機(jī)關(guān)、單 位。屬于國有資產(chǎn)出資人職責(zé)范圍的事項(xiàng)，集團(tuán)公司向省國資委行文;屬于公共管理的事務(wù)，集團(tuán)公司向相關(guān)政府部門行文，同時(shí)抄送省國 資委。第十條公文的編號規(guī)則。1. 董事會決議

8、按董事會任屆編總序號，“ 屆 次“，并 加編年度序號，決議后應(yīng)由參加會議董事簽名，均用“某省某投資集 團(tuán)有限公司董事會文件”專用紙印發(fā)。2. 總經(jīng)理辦公會議紀(jì)要按年度順序及會議時(shí)間編“【_】第期”, 用“總經(jīng)理辦公會議紀(jì)要”的專用紙印發(fā)。3. 工作會議紀(jì)要按年度順序編【號，用“工作會議紀(jì)要”的專用紙印發(fā)。4. 集團(tuán)有限公司文件正式文件發(fā)文字號為“ 集【 號”;一般函件發(fā)文字號為“ 集函【 號”，均用 集 團(tuán)有限公司文件”專用紙印發(fā)。5. 中共集團(tuán)有限公司委員會文件發(fā)文字號用“集黨【)號”，用“中共集團(tuán)有限公司委員會文件”專用紙印發(fā)。6. 中共集團(tuán)有限公司紀(jì)律檢查委員會文件發(fā)文字號用“集紀(jì)【1”

9、號，用“中共集團(tuán)有限公司紀(jì)律檢查委員會文件”專用紙印發(fā)。7. 集團(tuán)有限公司工會委員會文件發(fā)文字號用“集工會【1 ”號，用“集團(tuán)有限公司工會委員會文件”專用紙印發(fā)。8. 集團(tuán)有限公司團(tuán)委文件發(fā)文字號用“集團(tuán)委【J ”號，用“集團(tuán)有限公司團(tuán)委文件”專用紙印發(fā)。9. 其他類型的文件集團(tuán)公司其他機(jī)構(gòu)的文件，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管 理的需要，另行確定。第十一條草擬公文的基本要求。1. 符合集團(tuán)公司的利益和有關(guān)法律法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。2. 情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，字詞 規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。草擬“請示”必須說理清晰透徹， 要求明確妥當(dāng)。草擬“報(bào)告“必須綜合情況，敘述完整而簡練。

10、草擬“意見”必須切合實(shí)際，有較強(qiáng)的針對性和可靠性。3. 公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、集團(tuán)公司與主送機(jī)關(guān)、單位的 行文關(guān)系確定。標(biāo)示公文緊急程度與密級，應(yīng)事出有因，切合實(shí)際。4. 人名、地名、數(shù)字、引文、詞句等使用要規(guī)范、準(zhǔn)確，引用公 文應(yīng)當(dāng)先列標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義，日期 應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。5. 結(jié)構(gòu)層序數(shù)，第一層為“一第二層為（一）”，第三層為“1, 第四層為“”。6. 應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。7. 公文標(biāo)題、正文及附件等可使用規(guī)范簡稱。文內(nèi)使用非規(guī)范化 簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱，且文內(nèi)簡稱必須統(tǒng)一；使用國際組 織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注

11、明準(zhǔn)確的中文譯名。8. 公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組 慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字 外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第五章公文辦理程序第一節(jié)收文第十二條公文辦理分為收文和發(fā)文。收文的一般辦理流程包括 簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。 發(fā)文辦理程序一般包括草擬、會簽、登記、審核、簽發(fā)、打印、校對， 印刷、用印、分發(fā)、歸檔、銷毀等程序。第十三條凡集團(tuán)公司收到的各類文件（含所附的申報(bào)材料）、函 件、信件或其他郵件（不含私人信件、包裹和各類報(bào)紙雜志），無論 是通過公文交換站收到的，或者由發(fā)文機(jī)關(guān)、單位派人送來的，或者 通過郵

12、遞等其他途徑送到集團(tuán)公司的，均由綜合事務(wù)部保密室統(tǒng)一簽 收。保密員對每天的收文進(jìn)行登記、編號。集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門直 接收到的文件，應(yīng)送保密室登記編號后再辦理。個(gè)別急需辦理的文件, 經(jīng)辦人員在辦理完畢后應(yīng)盡快送保密室進(jìn)行補(bǔ)登記。第十四條綜合事務(wù)部專責(zé)人員負(fù)責(zé)對當(dāng)日來文提出分辦意見， 并由綜合事務(wù)部主要負(fù)責(zé)人審核。對來文提出分辦意見按如下原則掌 握。1來文若屬省委、省政府、各部門（辦公廳）及其有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn) 的文件，急件、批辦件，或?qū)僦匾咝晕募?、涉及集團(tuán)經(jīng)營管理重 大方面的文件，所屬企業(yè)上報(bào)的請示，以及確實(shí)難以把握的文件，由 綜合事務(wù)部提出擬辦意見，呈集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱后再交有關(guān)部門 辦理。

13、2. 對所屬企業(yè)上報(bào)的其他文件、其他一般性文件，或有關(guān)部門送 集團(tuán)公司征求意見的稿件等，由綜合事務(wù)部按照各部門職責(zé)直接送有 關(guān)部門辦理。3. 主送單位為集團(tuán)公司部門的，一般視為反映情況或報(bào)告信息, 只作傳閱件處理，原則上不予正式辦理。直接主送集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人 的文件，一般也按閱件處理。來文屬于閱件的，由綜合事務(wù)部核定該 份文件的送閱范圍后送集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門傳閱。4. 對時(shí)間要求特別緊急的收文，可在送綜合事務(wù)部審核的同時(shí)多 送一份給有關(guān)職能部門或分管領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，有關(guān)職能部門可先行準(zhǔn)備意 見，在收到正式批辦件后正式處理。5. 普發(fā)性的法律、法規(guī)及政府文件，可訂閱有關(guān)政府刊物，或直 接印發(fā)有關(guān)單

14、位執(zhí)行，不必層層轉(zhuǎn)發(fā)。一般性通知事項(xiàng)，可用電話、 傳真、電子郵件通知的，不發(fā)正式文件。6. 對于需要兩個(gè)以上部門協(xié)同辦理的文件，擬辦意見中應(yīng)明確主 辦部門、會辦部門，分辦意見經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批閱后送有關(guān)部門辦理。第十五條綜合事務(wù)部主要負(fù)責(zé)人核定文件的分辦處理意見后， 交保密員進(jìn)行登記，并在當(dāng)天將收文送出，或通知有關(guān)部門領(lǐng)取。各 部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)對各類文件進(jìn)行簽收。各部門應(yīng)及時(shí)指定人員辦 理收到的文件。對由本部門獨(dú)立辦理的文件，屬急件的，應(yīng)即收即辦; 屬于一般件的，應(yīng)在13個(gè)工作日內(nèi)提出呈批意見，呈集團(tuán)公司分 管領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理;對于可直接起草文稿對來文進(jìn)行答復(fù)的，原則上 應(yīng)在24個(gè)工作日內(nèi)起草完畢呈

15、集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于部分 需要一段時(shí)間方可辦理完畢的文件，各部門可根據(jù)本部門工作安排辦 理，不受前述時(shí)間限制，但應(yīng)本著效率原則，抓緊辦理。第十六條對于需要兩個(gè)以上部門協(xié)作辦理的文件，會辦部門應(yīng) 在主辦部門要求的合理時(shí)間內(nèi)完成，主辦部門收到會辦部門反饋意見 后2個(gè)工作日內(nèi)，將匯總的辦理意見呈集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對需 要所屬企業(yè)協(xié)作的文件，由主辦部門本著講求效率原則，負(fù)責(zé)與所屬 企業(yè)協(xié)調(diào)、催辦，原則上應(yīng)在集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之日起7個(gè)工作日內(nèi) 辦結(jié)。對于要求限期答復(fù)的來文，原則上應(yīng)在來文要求的期限屆滿前 2個(gè)工作日呈集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。第十七條各部門收到的傳閱文件，應(yīng)在當(dāng)天簽閱完畢并交回保 密室

16、。因工作繁忙、部門領(lǐng)導(dǎo)出差等原因不能按期簽閱的，應(yīng)先退回 保密室，待時(shí)間許可時(shí)再借閱，以免影響其他部門閱文。對于閱件轉(zhuǎn) 辦件的，有關(guān)部門應(yīng)按前述辦文程序進(jìn)行辦理。第二節(jié)呈批文件第十八條各部門送集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的呈批件，應(yīng)由部門 主要負(fù)責(zé)人簽字、蓋部門印章，并由綜合事務(wù)部轉(zhuǎn)呈，綜合事務(wù)部專 責(zé)人員應(yīng)對呈批件進(jìn)行審核。如屬于非發(fā)文呈批件，主要審核是否附 齊了相關(guān)材料；如屬呈批發(fā)文稿件，則按本辦法發(fā)文管理要求進(jìn)行審 核。呈送集團(tuán)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的文件應(yīng)做到資料齊整，并按照以下順序 附上有關(guān)文件和資料。1. 文件呈批表或草擬的文稿。2. 來文。3. 有關(guān)部門的征求意見原稿。4. 有關(guān)政策依據(jù)等材料。對

17、于由兩個(gè)以上部門辦理的文件，主辦部門在整理、提出擬辦意 見或草擬文稿時(shí)，對會辦部門的意見在擬辦意見中采納與否，應(yīng)加以 說明和如實(shí)反映。第十九條為便于文件的傳遞、辦理、跟蹤等環(huán)節(jié)的銜接，集團(tuán) 公司領(lǐng)導(dǎo)批閱后的文件統(tǒng)一交綜合事務(wù)部，再退回各部門。各部門員 工因公出差或外出開會后起草的工作匯報(bào)或參加會議的情況報(bào)告，原 則上應(yīng)在外出回來后3個(gè)工作日內(nèi)呈集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。第二十條 審批公文，主批人應(yīng)明確簽署意見，并簽上姓名和日 期，其他審批人圈閱或簽上姓名，應(yīng)當(dāng)視為同意。擬稿、修改和簽批 公文，應(yīng)當(dāng)使用鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色筆。第三節(jié)發(fā)文辦理第二十一條各部門呈送集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)

18、的文稿，除 領(lǐng)導(dǎo)要求或緊急事項(xiàng)外，原則上先送綜合事務(wù)部在發(fā)文前進(jìn)行審核, 審核的重點(diǎn)是：是否確實(shí)須要行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行 文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法規(guī)定等。第二十二條集團(tuán)公司的發(fā)文、簽發(fā)制度。1. 集團(tuán)公司對外的發(fā)文，按如下安排處理：向省委、省國資委黨 委關(guān)于黨務(wù)工作的請示和報(bào)告，由集團(tuán)公司黨委書記簽發(fā)；向省政府、 省國資委的請示.以及必須由集團(tuán)公司法人代表簽發(fā)的文件，由集團(tuán) 公司董事長簽發(fā)；向省政府、省國資委關(guān)于投資、經(jīng)營、管理等方面 的文件（請示除外），由集團(tuán)公司總經(jīng)理簽發(fā)；向其他上級機(jī)關(guān)上報(bào)的 公文，其他對外公文，按照集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)班子工作分工，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 簽發(fā)。2. 集團(tuán)公司對內(nèi)的發(fā)文，按如下安排處理：對所屬企業(yè)的批復(fù)文 件由集團(tuán)公司根據(jù)工作分工黨委書記、董事長、總經(jīng)理簽發(fā)。對所屬 企業(yè)的其他發(fā)文，按照集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)班子工作分工由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3. 有關(guān)簽發(fā)人因出差或其他原因無法簽發(fā)的急件，由綜合事務(wù)部 電話請示有關(guān)簽發(fā)