8集團辦公室部門職責文件

1、集團辦公室概述部門代碼zy-jtb部門級別二級部門上級部門置業(yè)總部部門定位基本職能秘書管理、收發(fā)文管理、印章管理、檔案管理、會議會務管理、日常外聯(lián)管理、小車管理、安全管理、后勤物業(yè)管理、行政物資保管與發(fā)放、法律事務等工作目標部門組織圖部門崗位圖總監(jiān)辦職責說明書部門代碼zy-jtb-01部門級別三級部門上級部門集團辦公室部門定位總監(jiān)辦公室是集團辦公室各部門的統(tǒng)一管理部門，實現(xiàn)對集團辦公室各項工作進度和工作質(zhì)量的控制基本職能計劃管理、重大來訪接待、部門內(nèi)務管理、體系內(nèi)人員管理工作目標總監(jiān)辦通過計劃、人事、內(nèi)務的管理，確保集團辦業(yè)務工作目標保質(zhì)保量的完成。部門組織圖職 能職 責 內(nèi) 容備 注計劃管理

2、1、負責集團辦公室體系內(nèi)各項工作計劃的制定、分解、下發(fā)、指導、監(jiān)督和跟進2、負責協(xié)助集團其他中心或部門完成集團整體重大工作任務3、負責各地公司總經(jīng)辦及行政部人員情況的梳理和溝通工作重大來訪接待1、負責牽頭組織集團重大來訪接待及其他重大活動部門內(nèi)務管理1、負責集團辦公室內(nèi)務的日常管理，包括固定資產(chǎn)管理、部門印章管理、重要文件管理、人員考勤、日常辦公用品的領用、保管與發(fā)放，相關報銷單據(jù)處理等體系內(nèi)人員管理1、負責集團辦公室各部門人員的引進、培養(yǎng)、業(yè)績考核、選拔及培訓工作2、配合各地做好總經(jīng)辦負責人及辦公室、行政體系人員的引進、培養(yǎng)、業(yè)績考核、選拔及培訓工作內(nèi)務部 職責說明書部門代碼zy-jtb-0

3、2部門級別三級部門上級部門集團辦公室部門定位內(nèi)務部是面向整個集團進行辦公室內(nèi)務管理的統(tǒng)一部門，全面負責總部、各地置業(yè)司等內(nèi)務工作方面的標準制定、計劃、檢查、評估等工作?；韭毮軙展芾?、接待管理、辦公環(huán)境管理、文件管理、檔案管理、保密管理、印章管理、報刊雜志訂閱管理、行政車輛管理、企業(yè)內(nèi)部宣傳管理、員工活動組織、大事記管理、員工行為規(guī)范等。工作目標部門組織圖職 能職 責 內(nèi) 容備 注會務管理1、負責各項會務標準及操作規(guī)范的制定與完善、推行、培訓、檢查與考評通報2、負責對各地公司會議室管理工作進行監(jiān)管，并對新開公司會議室配置建設工作進行指導3、負責推進總部及各地公司會議室背景板階段性內(nèi)容的更換、

4、檢查4、負責對總部、各地公司的各類會議會務保障準備及落實情況進行檢查，并對出現(xiàn)的問題及時進行指導5、負責對各地公司視頻設備的監(jiān)管，對出現(xiàn)問題的視頻終端設備及時與總部信息聯(lián)系進行維修接待管理1、負責總部各類來訪接待制度、流程的制定與完善、推行與培訓、檢查與考評通報2、負責各類辦公區(qū)域前臺接待工作規(guī)范、標準的制定與完善、推行與培訓、執(zhí)行情況的檢查與通報3、負責總部來訪接待工作的統(tǒng)一管理、組織、安排和協(xié)調(diào)，并全程監(jiān)控接待實施情況4、負責對各地公司來訪接待工作進行指導與檢查；對產(chǎn)業(yè)公司的來訪接待工作進行指導5、定期對會務接待部實施的各項接待工作進行檢查、評估辦公環(huán)境管理1、牽頭相關部門制定總部及各地公

5、司辦公區(qū)域布局標準與基本規(guī)范；根據(jù)集團審批實施的標準制定整改計劃牽頭相關部門進行實施、檢查與驗收2、負責總部及各地公司標準外辦公區(qū)域布局方案的審核，負責總部辦公區(qū)域布局調(diào)整的需求受理、溝通、方案制定與報批、調(diào)整組織、檢查與驗收、交付3、牽頭相關部門制定各項辦公標準，根據(jù)集團審批實施的標準制定整改計劃牽頭相關部門進行實施、檢查與驗收4、審批總部、各地公司超標準的辦公標準配置5、牽頭相關部門制定辦公環(huán)境管理規(guī)范與辦公行為規(guī)范；根據(jù)總部審批實施的規(guī)范制度牽頭相關部門進行學習/培訓、檢查與通報6、根據(jù)vi使用規(guī)范，組織對辦公區(qū)域vi標識的檢查、更新與維護7、負責辦公區(qū)域員工工作規(guī)范檢查、評比和獎懲，負

6、責對各地置業(yè)公司辦公區(qū)域員工工作規(guī)范檢查執(zhí)行情況進行監(jiān)管和檢查，并負責制定檢查總結，及時改進方法文件管理1、牽頭相關部門制定、完善置業(yè)體系文件的管理規(guī)范，定期對總部、各地公司發(fā)文工作進行檢查與監(jiān)管2、根據(jù)發(fā)文系統(tǒng)的需要牽頭相關部門進行優(yōu)化3、建立與維護各級收發(fā)文人員網(wǎng)絡，定期組織培訓或指導4、根據(jù)發(fā)文管理規(guī)定負責對集團發(fā)文的內(nèi)容進行審核、編號、下發(fā)及存檔；對不符合發(fā)文規(guī)范的申請退回5、負責整理和管理置業(yè)總部機要文件，重點做好機要文件的接收、整理、傳遞、打印及存檔工作6、總部發(fā)文（oa上線）權限的審核，對各權限管理者進行定期指導、培訓。檔案管理1、明確置業(yè)體系各類檔案歸檔范圍，牽頭相關部門不斷完

7、善、健全置業(yè)體系各項檔案管理制度2、健全、維護檔案管理的人員網(wǎng)絡，對各級檔案管理人員的工作情況進行檢查指導，組織檔案管理人員進行業(yè)務學習培訓，并對文件材料歸檔工作進行監(jiān)督檢查3、對總部檔案室、各中心、各地公司的檔案管理工作進行檢查、指導4、對接外部的檔案事宜5、負責檔案工作規(guī)劃、計劃及規(guī)章制度的編制、實施工作6、根據(jù)需要，牽頭組織重要的歸檔及檔案編研工作7、負責檔案室的日常管理以及檔案工作人員的組織、培訓、考核工作。保密管理1、建立、健全置業(yè)總部保密管理制度，并負責落實2、負責監(jiān)管機要文件的寄遞與接收工作3、負責對各級機要人員進行管理、指導、培訓和考核4、牽頭組織對置業(yè)總部內(nèi)部泄密事件的調(diào)查工

8、作5、負責對置業(yè)總部保密措施的整頓、改進印章管理1、制定、完善和修訂置業(yè)總部印章管理制度、流程及規(guī)范2、審核置業(yè)總部一般印章、戳記的刻制申請和銷毀申請，審核各地置業(yè)公司印章的刻制申請和銷毀申請3、負責管理置業(yè)總部一般印章、戳記的交付使用4、執(zhí)行置業(yè)總部印章的銷毀5、監(jiān)管置業(yè)總部一般印章的保管及使用情況；監(jiān)管各地公司印章的保管及使用情況報刊雜志訂閱管理1、牽頭相關部門完善訂閱管理辦法、訂閱標準及相工作流程與規(guī)范，組織培訓2、審核置業(yè)總部及各地公司書報刊訂閱的費用3、對會務接待組的報刊發(fā)放工作進行定期的檢查4、負責郵件的收、發(fā)管理行政車輛管理1、制定、完善和修訂置業(yè)體系行政車輛管理制度、相關流程及

9、規(guī)范；定期組織學習與培訓2、負責置業(yè)總部行政車輛的購買、安全管理、駕駛員管理、相關手續(xù)辦理及駕駛員的日常管理3、審核各地置業(yè)公司行政車輛的購置申請4、負責部分置業(yè)公司行政車輛的購買、相關手續(xù)辦理及交付使用5、監(jiān)管各置業(yè)公司行政車輛的日常管理及使用情況6、負責置業(yè)總部獎勵車的購買、相關手續(xù)辦理及交付使用 內(nèi)部宣傳管理1、負責制定置業(yè)總部宣傳工作計劃、實施方案并組織落實2、負責組織宣傳相關制度流程的制定與檢查、落實工作3、負責企業(yè)內(nèi)部重要宣傳資料的收集、撰寫與更新4、負責置業(yè)總部重大專項宣傳工作的開展、保證信息暢通，統(tǒng)一思想，鼓勁動員5、負責圍繞核心工作，宣傳貫徹置業(yè)總部的理念、制度、指示和先進思

10、想6、根據(jù)需要組織開展員工內(nèi)部調(diào)查，為企業(yè)決策提供參考7、負責公司大事記的的收集、整理、匯編等工作8、負責內(nèi)部宣傳隊伍的組建、培訓、管理等工作 重大活動組織1、根據(jù)集團的慣例與規(guī)定，規(guī)劃年度集團層面的重大活動；并報總裁辦審批；重大活動包括但不限于集團層面的表彰大會、慶典、賽事等以及總裁辦授權其主辦/承辦的各項大型活動2、將總裁辦審核批準的活動按照時間進行分解，形成部門的常規(guī)工作；并根據(jù)活動的時間節(jié)點提前制定詳細的活動方案3、負責活動方案的制定、報批（活動方案與費用）、操辦、協(xié)調(diào)/調(diào)配、牽頭相關部門配合實施、檢查、清場、總結與評估行政物業(yè)部 職責說明書部門代碼zy-jtb-03部門級別三級部門上

11、級部門集團辦公室部門定位行政物業(yè)部是負責集團行行政物業(yè)管理的部門，全面負責總部、各地置業(yè)司等行政物業(yè)方面的后勤保障工作，提供良好的辦公環(huán)境、確保集團各項辦公運作順暢運行?；韭毮苄姓飿I(yè)費用管理、綠化保潔管理、安全保衛(wèi)管理、物資采購管理、物資收發(fā)存管理、通訊管理、服裝管理、住宿管理、票務管理、餐飲管理等工作目標部門組織圖職 能職 責 內(nèi) 容備 注行政物業(yè)費用管理1、負責置業(yè)總部行政物業(yè)費用的預決算編制2、負責置業(yè)總部行政物業(yè)費用的申請、支付、結算等工作3、負責置業(yè)總部及各公司日常行政物業(yè)費用的使用監(jiān)督和控制4、負責置業(yè)總部、各地公司行政物業(yè)費用的審核工作，并做好相應的費用臺帳登記工作綠化保潔工

12、作1、負責外包保潔、租賃綠植的合同管理工作2、負責對總部及各地公司的綠化保潔日常服務質(zhì)量監(jiān)督管理3、負責制定相應的綠化保潔標準（保潔物資配置標準等）工作4、負責各類政府性衛(wèi)生費用的審核支付管理安全保衛(wèi)工作1、負責總部及各地公司消防器材、消防治安設備的使用管理工作2、負責定期組織總部及各地公司進行消防治安培訓和業(yè)務指導工作3、負責總部及各地公司消防治安檢查、安全技防等工作4、負責消防治安突發(fā)事件的處理以及重大活動的安全保衛(wèi)工作物資采購管理1、負責各類行政物業(yè)物資、非生產(chǎn)性物資的采購工作2、負責與財務、審計等部門對大宗物資的招標、談判、以及申報工作3、負責物資市場的調(diào)研、供應商的評估、建立供應商系

13、統(tǒng)庫等工作4、負責各類采購費用的申請與結算工作物資收發(fā)存管理1、負責各類行政物資的驗收、入庫、保管、出庫發(fā)放工作2、負責對各部門行政物資需求進行匯總，根據(jù)匯總需求，定量發(fā)放物資3、負責行政辦公用品、生活用品的配置、發(fā)放及日?？刂乒ぷ魍ㄓ嵐芾?、負責移動通訊資費政策的談判工作2、負責移動通訊花費標準的執(zhí)行與審核、手機卡的日常管理3、負責固定電話的配置審核以及日常使用監(jiān)督管理服裝管理1、負責總部各部門服裝的申購、配發(fā)、調(diào)配管理2、負責結合集團形象與部門業(yè)務需求制定相應的服裝與服務標準，并按此標準執(zhí)行3、負責服裝的發(fā)放、回收工作，并做好相應的服裝管理臺帳住宿管理1、負責與住宿單位（酒店）單位的洽談與

14、合同簽訂，建立產(chǎn)期合作關系2、對于符合住宿條件的人員進行住宿安排，相關住宿費用的支付等結算管理3、我司自由宿舍的日常管理和監(jiān)督票務管理1、負責相關票務公司的的合同談判及簽訂工作，建立長期合作關系2、負責增援、出差、返鄉(xiāng)等人員的票務服務工作餐飲管理1、負責外包餐廳的合同簽訂、餐飲供應以及日常餐飲服務質(zhì)量的監(jiān)督2、負責自建食堂衛(wèi)生、服務治理質(zhì)量的監(jiān)督，自建食堂硬件配置標準的執(zhí)行等3、負責對各地公司自建食堂進行指導、監(jiān)督、檢查工作.法務部 職責說明書部門代碼zy-jtb-04部門級別三級部門上級部門置業(yè)總部部門定位置業(yè)總部法務部是企業(yè)內(nèi)提供法律服務的專業(yè)職能部門。法務部通過合同審查、介入談判、糾紛處

15、理、保險理賠等方式維護企業(yè)利益，控制經(jīng)營風險，保證企業(yè)的正常運行?；韭毮芎贤瑢彶椤⒃V訟理賠、法律咨詢工作目標部門組織圖職 能職 責 內(nèi) 容備 注項目法務組1協(xié)助投資發(fā)展中心開展項目投資、開發(fā)過程中的法律咨詢及談判相關事宜1.1負責收集項目相關政策法規(guī)，及備選址地塊相關法律信息，為項目規(guī)劃提供法律意見1.2對目標企業(yè)的股權結構、經(jīng)營資質(zhì)等進行盡職調(diào)查，并協(xié)助財務部門對目標企業(yè)的債權債務作徹底清查，進行資產(chǎn)評估1.3對并購目標企業(yè)當?shù)芈毠ぐ仓孟嚓P規(guī)定和政策進行研究，確定人員安置方式、估計人員安置費用1.4參與項目并購相關事宜的談判，負責并購合同的擬定及相關法律文件的審查2負責項目立項前期策劃至工

16、程竣工驗收過程中的合同審查、法律咨詢、糾紛處理等事宜2.1協(xié)助處理項目前期土地、規(guī)劃、施工審批以及各項行政許可過程中產(chǎn)生的行政糾紛、行政復議和行政訴訟案件2.2根據(jù)需要輔助/參與與工程勘察、設計、施工、監(jiān)理、設備、材料供應等單位的具體談判工作及相關法律文件、合同文本（如資產(chǎn)收購合同、土地出讓合同、拆遷補償合同、設計施工合同、采購合同等）的起草、審查工作2.3參與整個項目開發(fā)、建設、質(zhì)保期產(chǎn)生的各類糾紛（如工程簽證、索賠、預決算）、訴訟等法律事務的調(diào)查處理，提供法律咨詢和法律保障綜合法務組1負責地產(chǎn)、酒店、高爾夫俱樂部日常運營中各類勞動糾紛、保險理賠、銷售/租賃/售后糾紛處理、訴訟/仲裁案件處理

17、等1.1 嚴格按照公司人事制度及相關法律法規(guī)，協(xié)調(diào)解決勞動糾紛1.2 負責日常運營中各類保險理賠的調(diào)查處理，與保險公司協(xié)商確定具體理賠事宜1.3對于銷售、租賃及售后過程中發(fā)生的各類糾紛，應為糾紛發(fā)生部門提供法律咨詢和建議，必要時參與談判，協(xié)商解決糾紛1.4 負責各類訴訟、仲裁案件的處理，必要時積極配合外聘律師開展工作2負責公司內(nèi)部工作制度、規(guī)范的合法性審核，組織法律培訓及法務部內(nèi)務工作2.1負責各類管理規(guī)章制度及流程合法性的審核2.2根據(jù)各部門需求不定期的組織對相關職能部門、新進人員的法律培訓2.3負責建立臺帳，做好文件收轉存工作及其它內(nèi)勤工作合同法務組1負責對日常運營過程中簽訂的各類合同、協(xié)

18、議進行審查，并對存在法律風險的條文進行修改2結合企業(yè)自身經(jīng)營狀況提供合同標準化建議并擬定標準化合同（含項目法務合同）3配合經(jīng)營審計部依據(jù)國家有關法律法規(guī)進行合同審計，對合同的起草、簽訂、執(zhí)行過程和結果的合法性進行審查和評價監(jiān)察部 職責說明書部門代碼zy-jtb-05部門級別三級部門上級部門集團辦公室部門定位監(jiān)察部是是集團的監(jiān)督部門，通過對集團各中心、各地公司以及工程項目部的經(jīng)營管理行為進行檢查，對重大違規(guī)事件和相關人員進行處理，并作出整改和評估，逐步完善公司風險防范機制，有效降低公司潛在風險?；韭毮荏w系運行監(jiān)控/投訴、案件的受理與調(diào)查處理/重大失職等事件的處理/逐步完善公司的預警機制、信息安全監(jiān)察等職能工作目標部門組織圖職 能職 責 內(nèi) 容備 注風險防范與機制完善1、針對在各中心、各地方公司以及項目部發(fā)生頻率較高、帶有共性、性質(zhì)嚴重的事件進行案例分析、教育；2、對檢查中發(fā)現(xiàn)的制度、流程等漏洞會同相關部門進行案情