高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)論文

1、高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)論文 摘要:在網(wǎng)絡(luò)信息時代,高校檔案管理應(yīng)適應(yīng)時代要求,加速以自動化、信息化、社會化建設(shè)為主的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。從高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)容與意義,高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)存在的問題,加快高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的幾點(diǎn)建議等三個方面提出了搞好高校檔案工作的思路。 關(guān)鍵詞:高校;檔案管理;現(xiàn)代化 隨著經(jīng)濟(jì)、信息與科技的發(fā)展,高校檔案作為重要的信息資源,其服務(wù)領(lǐng)域也由原來的高校內(nèi)部逐步向社會諸多領(lǐng)域擴(kuò)展。社會發(fā)展需要高校加速以自動化、信息化、社會化建設(shè)為主的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。因而,高校檔案開放式的網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化管理與服務(wù),已成為高校廣大檔案工作者共同關(guān)注的課題。 一、高校檔案管

2、理現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)容與意義 高校檔案一般有文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、聲像檔案、編輯檔案、外事檔案、會計檔案、人事檔案等,有的學(xué)校劃分的類別更細(xì)。這些檔案都是師生在工作、學(xué)習(xí)中產(chǎn)生的,應(yīng)視為一個整體,實行統(tǒng)一管理。每一類檔案的管理、每一個環(huán)節(jié)的工作都有其專業(yè)要求。業(yè)務(wù)的統(tǒng)一管就是要使每一類檔案業(yè)務(wù)工作的開展都在學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)的督促、檢查之下,即嚴(yán)格要求檔案工作人員按照不同的業(yè)務(wù)規(guī)范要求,認(rèn)真完成每一道工序,使檔案的整理、歸檔、技術(shù)保護(hù)等各個方面達(dá)到檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的要求,有效地為高等學(xué)校各項工作服務(wù)。 (一)檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容 檔案管理現(xiàn)代化是指應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的原理和方法,遵循檔案工作的客觀規(guī)律

3、,通過計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制行動,合理地使用檔案系統(tǒng)的人力、財力、物力,以最小的投入實現(xiàn)最大的服務(wù)功能。檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容包括檔案管理觀念的現(xiàn)代化、檔案管理裝備的現(xiàn)代化、檔案管理人員素質(zhì)的高級化、檔案管理工作的法制化、檔案管理方法的科學(xué)化。 1.檔案管理思想現(xiàn)代化 在科學(xué)發(fā)展觀思想指導(dǎo)下,創(chuàng)新高校檔案的建設(shè)、管理和改革工作,使這項工作有責(zé)任、有秩序、上水平、提質(zhì)量,使其真正成為領(lǐng)導(dǎo)的智囊?guī)?、參謀部,為各項工作和“史”、“志”工作打下良好的堅實基礎(chǔ)。要使這項工作達(dá)到四有,即有人員、有館舍、有設(shè)備、有制度。要對檔案人員定期或不定期地進(jìn)行以檔案專業(yè)為基本內(nèi)容的培訓(xùn)、考核,提高檔案管理人員的檔

4、案管理意識、管理水平和素質(zhì)。 檔案管理人員要專業(yè)化、知識化,最好年輕化,要自上而下,形成體系。檔案管理人員要有高度自覺和不怕苦累的敬業(yè)精神,要像媒體記者一樣吃苦耐勞,勤奮進(jìn)取,積極主動,善于采訪、收集、積累各類素材,而絕不能貪圖安逸,“守株待兔”。 2.檔案管理組織現(xiàn)代化 實現(xiàn)高校檔案組織管理,這是時代的要求。我國檔案部門從20世紀(jì)80年代初開始探討計算機(jī)管理檔案,目前已取得了長足進(jìn)展。 實現(xiàn)高校檔案自動化管理,購置設(shè)備、開發(fā)軟件,僅是必備的基本條件。在實施自動化管理的過程中,還必須處理好大量的數(shù)據(jù)輸入與有限的人力、物力的矛盾,要盡快實施和完善文檔一體化管理,這樣可以避免大量未數(shù)字化處理的檔案

5、數(shù)量成倍遞增,“老賬”未清,“新賬”又來,如此循環(huán)往復(fù),數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作將顧此失彼。 3.檔案管理方法現(xiàn)代化 目前,針對高校合并、規(guī)模加大和“一校多區(qū)”的具體情況,通過建立教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的辦法,改進(jìn)高校院系檔案管理工作,效果明顯。(1)加大檔案管理宣傳力度,增強(qiáng)教職工及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識。(2)運(yùn)用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)建立電子檔案,形成以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的檔案管理系統(tǒng)。(3)及時收集完善各種院系檔案文件,提高歸檔資料的完備率和規(guī)范程度,同時堅持開放檔案文件,方便師生檢索查詢,發(fā)揮檔案的資料價值。(4)加強(qiáng)電子檔案的安全管理。目前的電子檔案資料散存于部門或個人的電腦中,不規(guī)范、不系

6、統(tǒng),安全性也令人擔(dān)憂。如果遇到電腦病毒或人為操作失誤,就容易造成電子文件的丟失。 4.檔案管理手段現(xiàn)代化 檔案管理手段現(xiàn)代化是指運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)管理檔案,達(dá)到優(yōu)化目的,取得最佳效益的過程。高校檔案管理的現(xiàn)代化主要包括三個方面:一是觀念現(xiàn)代化。要確立高校檔案是重要的信息資源這一觀念。二是管理現(xiàn)代化。 要正確確立高校檔案管理的概念,并要制定一套與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的政策、法規(guī)、管理體制和運(yùn)行機(jī)制。三是技術(shù)現(xiàn)代化。要用計算機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件等現(xiàn)代化辦公設(shè)備,對檔案信息資料進(jìn)行收集、整理、利用,提高檔案的服務(wù)水平。建設(shè)現(xiàn)代化還必須有進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)的理念、現(xiàn)代化的技能,尤其需要的是堅持科學(xué)發(fā)展觀,充

7、分調(diào)動方方面面的積極性,保持高校檔案事業(yè)各項工作全面協(xié)調(diào)、持續(xù)、快速、健康的發(fā)展,從而為學(xué)校和社會大眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù),使學(xué)校檔案現(xiàn)代化管理、信息化建設(shè)總體上達(dá)到國際先進(jìn)水平,更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)服務(wù)。 5.檔案管理人才現(xiàn)代化 高校檔案是反映學(xué)校歷史面貌和發(fā)展變化軌跡的真實記錄,是一個重要的信息源,是學(xué)校的寶貴財富。因此,建設(shè)一支忠誠事業(yè)、業(yè)務(wù)精良、作風(fēng)過硬、一專多能、結(jié)構(gòu)合理、相對穩(wěn)定的檔案人員隊伍,是做好高校檔案工作的重要保證,也是高等教育發(fā)展的需要。根據(jù)高校檔案管理的具體要求和發(fā)展需要,高校檔案管理人才隊伍建設(shè)有以下策略:爭取領(lǐng)導(dǎo)重視,保障檔案管理人才隊伍的建設(shè);更新觀念,提高

8、高校檔案管理人才隊伍的創(chuàng)新意識;強(qiáng)化激勵機(jī)制,穩(wěn)定高校檔案管理人才隊伍;加強(qiáng)繼續(xù)教育,提高檔案管理人才隊伍的素質(zhì)。 (二)加強(qiáng)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的意義 高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有利于提高檔案信息資源的利用率,通過網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享,減少重復(fù)勞動,提高檔案管理人員的工作效率與工作質(zhì)量;高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有利于提高檔案管理水平,增強(qiáng)服務(wù)意識,使檔案工作與時俱進(jìn),更好地為社會大眾服務(wù);高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有利于實行檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法,提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作;高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有

9、利于實行檔案綜合管理,提高檔案工作的整體水平。 二、高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)存在的問題 近幾年,全國高校加強(qiáng)了對檔案管理工作的改革,高校檔案管理已步入現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程并取得了一定的成績。 但是,目前大多數(shù)高校檔案管理對計算機(jī)的應(yīng)用單一、功能簡單、利用低效。各高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)展十分不平衡,經(jīng)費(fèi)緊張,檔案信息化建設(shè)滯后,管理人員綜合素質(zhì)低等,在不同程度上制約了檔案工作管理,使其處于低水平重復(fù)的狀態(tài),造成了財力、物力、人力的巨大浪費(fèi),105致使高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程緩慢。 (一)缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu) 網(wǎng)絡(luò)化是高校檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容,但受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響,各高校檔案管

10、理工作形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政的局面。盡管許多高校檔案部門已意識到資源共享的重要性與必要性,但還是比較缺乏館際之間的合作。目前,還沒有一個統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。 (二)標(biāo)準(zhǔn)化水平偏低 由于歷史的原因,高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。目前,研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn),功能單一,標(biāo)準(zhǔn)化水平低,數(shù)據(jù)不完整,致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引,共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn),各館的發(fā)展存在著較大的盲目性。 (三)數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后 經(jīng)過多年的努力,高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。但缺乏整體

11、性,數(shù)據(jù)庫大都自建自用,規(guī)模小,標(biāo)準(zhǔn)化程度低,類型單一,數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制,社會服務(wù)水平較差。而且大多是條目數(shù)據(jù)庫,缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫,無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖然聯(lián)網(wǎng),但只能訪問其主頁,無法實現(xiàn)實質(zhì)性的資源共享。 (四)人員素質(zhì)較低 目前,高校檔案人員隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低,不適應(yīng)高速發(fā)展的計算機(jī)工作環(huán)境,檔案管理工作嚴(yán)重缺乏既懂計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才,不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。 三、加快高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的幾點(diǎn)建議 (一)抓好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的技術(shù)保障和重要前提。沒有標(biāo)準(zhǔn)化,就沒

12、有現(xiàn)代化。所以,在當(dāng)前和今后一段時期,加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。這是應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的重要前提,也是一項十分艱巨和細(xì)致的工作。 (二)加快檔案信息化建設(shè) 檔案管理模式正轉(zhuǎn)向以檔案實體數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為中心,目標(biāo)在于實現(xiàn)檔案信息接受、傳遞、存儲和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享。而數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),是實現(xiàn)這一目標(biāo)的關(guān)鍵。網(wǎng)絡(luò)是檔案信息傳輸、交換和資源共享的重要途徑,在具備網(wǎng)絡(luò)條件的高校,檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)在于制作各種接口,在自己的網(wǎng)站、網(wǎng)頁上建立各種數(shù)字化的檔案資料庫,實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上接收、管理和傳輸。 (三)促進(jìn)檔案信息利用的社會化 高校檔案管理

13、部門應(yīng)當(dāng)在保證整體利益不受損害的前提下,更大范圍地向社會各方面提供檔案信息服務(wù)。廣大高校檔案工作者既要強(qiáng)化服務(wù)意識,打破只為學(xué)校內(nèi)部黨政管理、教學(xué)、科研服務(wù)的思維定式,還要注意提高服務(wù)水平和服務(wù)效果。 (四)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施 建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。目前,高校自身對檔案管理部門的投入仍然有限,成為高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的瓶頸。加大經(jīng)濟(jì)投入,加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),是保證高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)得以進(jìn)行的先決條件。在硬件方面,高校應(yīng)給予財力上的支持;在網(wǎng)絡(luò)和軟件方面,高校檔案部門應(yīng)發(fā)揮教育網(wǎng)、高校校園網(wǎng)的平臺作用,吸引和運(yùn)用校內(nèi)計算機(jī)、信息等學(xué)科的技術(shù)、人才力量,以

14、高性能軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施為檔案管理系統(tǒng)提供保障。 (五)優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)并提高人員素質(zhì) 檔案人員的素質(zhì)高低,是影響檔案管理現(xiàn)代化的重要原因之一。要解決這一問題,人才開發(fā)是關(guān)鍵。一方面通過高等院校培養(yǎng)高層次檔案現(xiàn)代化管理人才。充分發(fā)揮高等院校設(shè)施齊全、師資力量雄厚、科研水平高、輻射面廣等優(yōu)勢,培養(yǎng)高層次檔案信息化管理人才。研究生教育中設(shè)定檔案信息化建設(shè)研究方向,本科生教育中加大現(xiàn)代化、信息化管理等方面的課程分量。同時還可以用委培、進(jìn)修等形式為各省、市培養(yǎng)高層次的管理人員。另一方面通過繼續(xù)教育的形式,普及信息化管理知識。通過專題培訓(xùn)和實際操作,使人人成為檔案信息產(chǎn)品的使用者、檔案信息的管理者、檔案信息利用的解答咨詢者、檔案信息的傳播者。同時通過崗位培訓(xùn),使檔案信息管理知識成為入門必讀,這是有效而不可缺少的重要渠道。 總之,加強(qiáng)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè),創(chuàng)造條件實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇,是加速檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化的客觀要求,也是提高檔案信息開發(fā)與服務(wù)水平的必由之路。因此