辦公室崗位說明書1

1、辦公室主任崗位說明書崗位名稱辦公室主任崗位編號所在部門辦公室崗位定員1直接上級總裁薪酬類型崗位工資直接下級副主任、檔案員、行政事務(wù)主辦工資等級所轄人員數(shù)3崗位分析日期2003年3月11日本職：負責辦公室全面工作，對內(nèi)做好上傳下達，協(xié)調(diào)平衡各部門關(guān)系，為公司領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)；對外聯(lián)絡(luò)溝通各管理部門，為企業(yè)經(jīng)營服務(wù)職責與工作任務(wù)職責一職責表述：組織公司通用管理制度的建立與完善，協(xié)助參與專項管理標準及管理制度的建立與完善工作任務(wù)根據(jù)公司發(fā)展需要，組織制定公司各項通用管理制度，協(xié)助專項管理標準及管理制度編制收集外部管理動態(tài)，吸收新理念，適時修訂公司有關(guān)管理制度職責二職責表述：籌備、組織各種類型會議及大型活

2、動工作任務(wù)制定會議議程或活動開展計劃親自或安排下屬發(fā)出會議（大型活動）通知準備會議相關(guān)文件資料落實會場布置及安排會務(wù)人員，配合黨工團開展活動職責三職責表述：管理公司印鑒、公章、介紹信工作任務(wù)認真核查用印及介紹信條件，避免不必要及不合條件用印、開介紹信在出差期間，安排好印章臨時保管人員妥善保管印章、印鑒，確保印章不遺失或盜用職責四職責表述：辦理公司人員出國事務(wù)工作任務(wù)根據(jù)公司決定出國人員安排，擬制各項出國請示文件在外辦、物資局、公安局等部門辦理出國批件、證照與相關(guān)部門及出國當事人保持信息聯(lián)系保證出國人員按時完成出國手續(xù)辦理職責五職責表述：辦理企業(yè)年檢、工商登記工作任務(wù)通知各公司辦理年檢的有關(guān)事項

3、，收集營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證按公司決定集中統(tǒng)一進行企業(yè)年檢工作按公司要求進行注冊或注銷公司登記職責六職責表述： 代表公司負責對外聯(lián)絡(luò)，出席有關(guān)會議工作任務(wù)接待聯(lián)系重要外來人員詢問或咨詢出席市、（物資）協(xié)會有關(guān)會議、負責督辦落實職責七職責表述：監(jiān)督指導(dǎo)文書、檔案及內(nèi)勤工作工作任務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督檔案室工作，使其規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化指導(dǎo)審核總結(jié)、工作報告的寫作組織整理編寫公司年度大事記督促對電腦、復(fù)印機等辦公設(shè)備管理維護職責八職責表述：部門內(nèi)部管理工作工作任務(wù)制訂、修訂部門的工作程序和工作制度，并監(jiān)控實施負責選拔、配備、評價下屬人員，組織部門技能培訓(xùn)負責指導(dǎo)屬下員工制定階段工作計劃，并督促執(zhí)行負責控制部門

4、預(yù)算，降低部門管理費用職責九職責表述：完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)職權(quán)1、對下級上報材料、請示、報告的批準權(quán)2、對下級工作檢查權(quán)3、對下級工作失誤有處置權(quán)4、在權(quán)限范圍內(nèi)，代表公司對外聯(lián)絡(luò)的權(quán)力5、辦公費用使用的監(jiān)督、檢查及批準權(quán)6、印章使用的管理權(quán)7、公司檔案資料借閱的審核權(quán)8、對直接下屬崗位調(diào)配的建議權(quán)、任命提名權(quán)和獎勵建議權(quán)9、對下屬管理水平、業(yè)務(wù)水平、業(yè)績有考核評價權(quán)工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系公司各部門 外部協(xié)調(diào)關(guān)系市委市政府、外辦、公安局、人事局、工商局、稅務(wù)局、物資協(xié)會任職資格教育水平大專以上專業(yè)行政管理或者經(jīng)濟管理專業(yè)培訓(xùn)現(xiàn)代企業(yè)管理培訓(xùn)經(jīng)驗3年以上行政管理工作經(jīng)驗以上技能職稱熟練使用

5、各種辦公設(shè)施及軟件，基本的網(wǎng)絡(luò)知識，一定的英語能力其它：較強的文字組織能力和綜合管理協(xié)調(diào)能力使用工具設(shè)備計算機、常用辦公設(shè)備（電話，傳真機，復(fù)印機，internet網(wǎng)絡(luò)）工作環(huán)境正常辦公環(huán)境的辦公室工作時間特征正常工作時間，偶爾需要加班或出差所需記錄文檔工作總結(jié)、專題報告、會議紀要、備忘錄考核指標1、重要任務(wù)完成率2、辦公費用控制率3、管理制度健全率4、重要問題協(xié)調(diào)處理及時有效性5、對檔案、文書工作和行政工作監(jiān)督指導(dǎo)的有效性備注：辦公室副主任崗位說明書調(diào)查表崗位名稱辦公室副主任（兼團委書記）崗位編號所在部門集團辦公室崗位定員1直接上級辦公室主任薪酬類型崗位工資直接下級工資等級所轄人員數(shù)崗位分析

6、日期2003年3月19日本職：協(xié)助主任處理辦公室各項事務(wù)，對內(nèi)協(xié)調(diào)，對外聯(lián)絡(luò)；負責日常文書事務(wù)管理，各類公文材料的擬制和相關(guān)信息處理；負責共青團工作職責與工作任務(wù)職責一職責表述：協(xié)助主任處理辦公室各項事務(wù)工作任務(wù)協(xié)助籌備、組織各類會議和大型活動 協(xié)助辦理各類出國政審、企業(yè)年檢、工商登記等工作協(xié)助各類對外聯(lián)絡(luò)工作，出席有關(guān)會議協(xié)助處理內(nèi)部協(xié)調(diào)和聯(lián)絡(luò)工作職責二職責表述：擬制公文材料工作任務(wù)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)授意，擬制公文及其他文字材料按規(guī)范制文、發(fā)文，制函、發(fā)函按照公司發(fā)展及實際工作要求制定公布發(fā)展規(guī)劃、規(guī)章制度等職責三職責表述：信息資料管理工作任務(wù)對接收到的重要傳真、信函、公文進行分析研究，分類整理，

7、及時報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及時準確地提供領(lǐng)導(dǎo)需要的信息資料對重要機密文件做好信息保密職責四職責表述：協(xié)助總裁處理日常事務(wù)工作任務(wù)收集總裁工作需要的各種信息，并及時提供總裁決策參考參與總裁例會、總裁擴大會、生產(chǎn)經(jīng)營會，形成會議紀要報董事會、備查、存檔傳達總裁例行指令職責五職責表述：撰寫工作計劃和總結(jié)工作任務(wù)在領(lǐng)導(dǎo)指示下，根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃和實際工作進展制定工作計劃收集、督促集團所屬公司、部門完成計劃、總結(jié)制定集團公司工作計劃和工作總結(jié)職責六職責表述：溝通內(nèi)外聯(lián)系，做到上情下達和下情上報工作任務(wù)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，和有關(guān)部門進行必要的工作聯(lián)系適時收集員工中反映出的信息，整理后提供給總裁參考職責七 職責表述：負責

8、集團團委的日常工作 工作 任務(wù)負責共青團組織的建設(shè)加強團員青年的政治教育，提高整體素質(zhì)配合公司生產(chǎn)經(jīng)營管理，開展共青團特色活動 完成黨委領(lǐng)導(dǎo)下達的各項工作任務(wù)職權(quán)1、對往來函、收發(fā)文等信息的收集查閱權(quán)2、提出工作改進措施的建議權(quán)3、對工作中發(fā)現(xiàn)不良現(xiàn)象、不當措施的報告權(quán)4、對各公司總結(jié)材料中有關(guān)數(shù)據(jù)情況的核實權(quán)5、在權(quán)限范圍內(nèi)代表企業(yè)對外聯(lián)絡(luò)的權(quán)力6、對團干部的任免建議權(quán)工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系公司各部門外部協(xié)調(diào)關(guān)系市委、市政府、外僑局、公安局、技監(jiān)局、工商局、經(jīng)貿(mào)委、物質(zhì)協(xié)會、團市委任職資格教育水平大專以上專業(yè)公關(guān)文秘專業(yè)（或者經(jīng)濟管理類專業(yè)）培訓(xùn)新聞寫作培訓(xùn)、現(xiàn)代企業(yè)管理培訓(xùn)、交際培訓(xùn)、

9、企業(yè)運營管理培訓(xùn)經(jīng)驗3年以上工作經(jīng)驗，2年以上辦公室工作經(jīng)驗技能職稱能熟練使用各種辦公軟件，具備基本的電腦網(wǎng)絡(luò)知識，具備一定的英語能力其它使用工具設(shè)備計算機、一般辦公設(shè)備（電話，傳真機，復(fù)印機，internet網(wǎng)絡(luò)）工作環(huán)境相對獨立辦公空間工作時間特征正常工作時間，偶爾需要加班或出差所需記錄文檔工作總結(jié)、會議紀要、備忘錄考核指標1、重要任務(wù)完成情況2、公文行文規(guī)范性、表達準確性、有效性3、收集整理信息資料的完整性、準確性、利用率4、對內(nèi)對外聯(lián)系溝通的有效性5、公司領(lǐng)導(dǎo)滿意程度備注：檔案管理員崗位說明書崗位名稱檔案管理員崗位編號所在部門辦公室崗位定員1直接上級主任薪酬類型崗位工資直接下級工資等級

10、所轄人員數(shù)崗位分析日期2003年3月 21 日本職：負責公司檔案管理，促進檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、法制化，適應(yīng)公司發(fā)展需要職責與工作任務(wù)職責一職責表述：按照檔案建設(shè)要求，根據(jù)公司實際情況，制定檔案規(guī)章制度工作任務(wù)完整、準確地將公司在日常工作中形成的具有查考利用價值的文件資料收集歸檔制定了“三合一”制度（分類方案、歸檔范圍、保管期限表）認真貫徹執(zhí)行檔案法，制定檔案庫房管理制度、檔案人員崗位責任制、檔案保密制度、檔案查（借）閱制度等一系列規(guī)章制度職責二職責表述：加強檔案的收集工作，維護檔案的完整與安全工作任務(wù)定期接收公司內(nèi)各部門、各公司上交的檔案主動征集少數(shù)流散于公司領(lǐng)導(dǎo)人、業(yè)務(wù)人員手中的檔案多渠

11、道、多方式的征集部分未上交的特殊制成材料的檔案大力宣傳檔案法等法律法規(guī)，增強公司員工法制觀念并配合檔案室做好檔案收集工作職責三職責表述：加大基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)工作，推進檔案事業(yè)的健康發(fā)展工作任務(wù)嚴格按照文書、科技、會計檔案立卷歸檔程序，做好檔案的整理、保管、統(tǒng)計、檢索、修復(fù)等工作對檔案進行定期的檢查，承辦過期檔案的鑒定和銷毀工作積極接受上級部門的監(jiān)督和指導(dǎo)，不斷提高公司檔案管理層次職責四職責表述：開發(fā)檔案信息，提供有效利用，使之更好地服務(wù)于各部門工作任務(wù)刻苦鉆研業(yè)務(wù)，熟悉公司機構(gòu)演變情況及所藏檔案內(nèi)容、成份編制檔案檢索工具，對檔案信息進行加工整理積極開展檔案史料的編研工作，充分發(fā)掘檔案資源努力提高服

12、務(wù)質(zhì)量和辦事效率，為各公司、各部門利用檔案提供方便職權(quán)1、公司各類需存檔資料的歸集權(quán)2、公司檔案規(guī)范管理的建議權(quán)3、對各部門、各單位基礎(chǔ)文獻檔案管理的指導(dǎo)權(quán)、建議權(quán)、監(jiān)督權(quán)4、公司檔案資料調(diào)閱的審核監(jiān)督權(quán)工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系公司各部門、各公司外部協(xié)調(diào)關(guān)系荊州市檔案局任職資格教育水平中專以上專業(yè)檔案專業(yè)培訓(xùn)檔案上崗培訓(xùn)、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、文書立卷改革培訓(xùn)經(jīng)驗在檔案崗位上工作1年技能職稱其它使用工具設(shè)備電腦、檔案管理軟件、碎紙機、除濕器、滅火器、空調(diào)、密集架工作環(huán)境正常辦公環(huán)境的辦公室工作時間特征正常工作時間，偶爾需要加班和出差所需記錄文檔收發(fā)文登記、檔案查（借）閱登記、檔案移交登記、總結(jié)考核指

13、標1、重要任務(wù)完成率2、檔案制度健全程度3、檔案查（借）閱登記率4、收發(fā)文及時性備注：行政事務(wù)主辦崗位說明書崗位名稱行政事務(wù)主辦崗位編號所在部門辦公室崗位定員1直接上級主任薪酬類型崗位工資直接下級工資等級所轄人員數(shù)崗位分析日期2003年3月31日本職： 負責辦公室文書打印、辦公場所整理、車輛管理登記、接待人員來訪、接聽電話等工作職責與工作任務(wù)職責一職責表述：負責公司各部室的文件打印工作工作任務(wù)打印前要對打印材料進行認真審查，確定其打印必要性對需要打印的文件、資料認真打印，并做好保密工作做好打印紙張的登記每月底將打印紙張數(shù)量認真統(tǒng)計，計算費用職責二職責表述：接待來電、來訪人員工作任務(wù)對來訪人員做

14、到熱情、主動接待接聽重要電話時，認真做好記錄并及時傳達協(xié)助做好公司大小會議的籌備工作職責三職責表述：根據(jù)公司要求安排車輛工作任務(wù)為用車部門聯(lián)系車隊，確定司機和車輛了解派車理由，認真填好派車單對用車情況進行統(tǒng)計分析職責四職責表述：保證辦公室整潔的工作環(huán)境工作任務(wù)及時做好辦公室的清潔衛(wèi)生對各種文書資料做出初步的整理和歸類及時解決辦公過程中遇到的各種問題職責五職責表述：負責日常辦公用品的管理工作任務(wù)根據(jù)日常辦公用品的存貨情況，及時申請購置補充對各部門領(lǐng)用日常辦公用品嚴格審核，及時準確登記，認真匯總統(tǒng)計，適時到財務(wù)部結(jié)賬職責六職責表述： 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)職權(quán)1、協(xié)助主任對文印費用的監(jiān)督權(quán)2、

15、對會議室的整體布局有決定權(quán)3、對公司接待工作的建議權(quán)4、對公司用車的安排權(quán)5、日常辦公用品的管理權(quán)、領(lǐng)用批準權(quán)工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系公司各部門外部協(xié)調(diào)關(guān)系來訪人員任職資格教育水平中專及以上專業(yè)公關(guān)文秘（或管理類專業(yè)）培訓(xùn)微機操作培訓(xùn)、行政管理培訓(xùn)經(jīng)驗1年以上辦公室工作經(jīng)驗技能職稱具備基本的電腦網(wǎng)絡(luò)知識其它使用工具設(shè)備計算機、掃描儀、打印機、復(fù)印機、傳真機、飲水機工作環(huán)境正常辦公環(huán)境工作時間特征早晨提前十分鐘到崗，偶爾需要加班所需記錄文檔個人工作總結(jié)考核指標1、打印工作的及時、準確率2、辦公環(huán)境的整潔情況3、來訪人員的滿意度、公司員工的滿意度4、日常行政工作安排處理的有序性備注：辦公室秘書崗

16、位說明書崗位名稱秘書崗位編號所在部門辦公室崗位定員直接上級辦公室主任薪酬類型直接下級工資等級所轄人員數(shù)崗位分析日期2002年5月11日本職：負責總裁日常文書事務(wù)管理，各類公文材料的擬制，各種往來函收發(fā)文信息處理及必要的聯(lián)系傳達職責與工作任務(wù)職責一職責表述： 擬制公文材料工作任務(wù)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)授意，擬制公文及其他文字材料制文、發(fā)文、制函、發(fā)函按照公司發(fā)展及實際工作要求制定公布發(fā)展規(guī)劃、規(guī)章制度等職責二職責表述： 信息資料管理工作任務(wù)對接收到的重要傳真、信函、公文進行分析研究，分類整理，及時報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就有關(guān)重要文件、商業(yè)函件的處理對總裁進行提示或建議及時準確地提供領(lǐng)導(dǎo)需要的信息資料對重要機密文件等

17、做好信息保密職責三職責表述： 協(xié)助總裁處理日常事務(wù)工作任務(wù)協(xié)助總裁安排工作日程，根據(jù)工作日程提醒總裁重要工作項目，協(xié)調(diào)處理緊急工作留心搜集總裁工作需要的各種信息，并及時提供總裁決策參考參與組織總裁例常辦公會議，對會議情況會后立即形成會議紀要備查傳達總裁例行命令職責四職責表述： 撰寫工作計劃和總結(jié)工作任務(wù)在領(lǐng)導(dǎo)指示下，根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃和實際工作進展制定工作計劃按時收集各公司的工作計劃與總結(jié)在各公司計劃總結(jié)基礎(chǔ)上，制定集團公司工作計劃和工作總結(jié)職責五職責表述： 溝通內(nèi)外聯(lián)系，做到上情下達和下情上報工作任務(wù)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，和有關(guān)部門進行必要的工作聯(lián)系適時收集員工中反映出的信息，整理后提供給總裁參考職責六職責表述：協(xié)助辦公室主任做好其他工作職權(quán)1、對往來函、收發(fā)文等信息的收集查閱權(quán)2、提出工作改進措施的建議權(quán)3、對工作中發(fā)現(xiàn)的不良現(xiàn)象、不當措施的報告權(quán)4、對各公司總結(jié)類材料中有關(guān)數(shù)據(jù)情況的核實權(quán)5、在權(quán)限范圍內(nèi)代表企業(yè)對外聯(lián)絡(luò)的權(quán)力工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系公司各部門、總裁、主任外部協(xié)調(diào)關(guān)系任職資格教育水平大學(xué)以上專業(yè)公關(guān)文秘