辦公軟件基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)課件-word

1、OFFICE辦公軟件的應(yīng)用121234培訓(xùn)目的培訓(xùn)目的34OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用5OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用6OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用 Word 2003是Microsoft公司Office 2003辦公自動(dòng)化軟件中的重要成員之一，是Windows操作平臺(tái)上的一個(gè)著名的文字處理軟件。它具有強(qiáng)大的文字處理和圖文排版功能，具有快捷的操作方式、良好的圖形用戶(hù)界面、“所見(jiàn)即所得”的顯示方式，具有完善的在線(xiàn)幫助系統(tǒng)。使用它可以高效率、高質(zhì)量地完成公文、信函、文章、書(shū)籍、表格等的排版和打印工作，得到圖文并茂的文本。本章將結(jié)合具體實(shí)例，學(xué)習(xí)Word文字處理軟件的基本功能和

2、操作方法。 7OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用雙擊一個(gè)Word文檔的文件名即可啟動(dòng)Word3雙擊桌面上的雙擊桌面上的Word 2003快捷方快捷方式式雙擊桌面上的Word 2003的快捷方式圖標(biāo)，就可以啟動(dòng)Word 2003了。8OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用9OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用 標(biāo)題欄標(biāo)題欄 菜單欄菜單欄“常用常用”工具工具欄欄“格式格式”工具工具欄欄視 圖 切 換 按視 圖 切 換 按鈕鈕水平標(biāo)尺水平標(biāo)尺水平滾動(dòng)條水平滾動(dòng)條狀態(tài)欄狀態(tài)欄關(guān)閉關(guān)閉窗口窗口按鈕按鈕垂直垂直滾動(dòng)條滾動(dòng)條Office助手助手編輯區(qū)編輯區(qū)選定欄選定欄插入點(diǎn)插入點(diǎn)任任務(wù)務(wù)窗窗格格Word 2

3、003的主窗口的主窗口10OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用Word的視圖方式（一）的視圖方式（一）11OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用12OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用13OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用14OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用15OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用l進(jìn)入進(jìn)入Word時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)打開(kāi)一個(gè)名為時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)打開(kāi)一個(gè)名為“文檔文檔1”的空文檔的空文檔l單擊單擊“常用常用”工具欄上的工具欄上的“新建空白文檔新建空白文檔”按鈕按鈕l選擇選擇“文件文件”菜單中的菜單中的“新建新建”命令，打開(kāi)命令，打開(kāi)“新建文檔新建文檔”任務(wù)窗格，任務(wù)窗格，用戶(hù)可以從中選

4、擇一個(gè)命令來(lái)創(chuàng)建新文檔用戶(hù)可以從中選擇一個(gè)命令來(lái)創(chuàng)建新文檔l自動(dòng)換行自動(dòng)換行l(wèi)段落標(biāo)記段落標(biāo)記/換行標(biāo)記換行標(biāo)記 （按（按 Shift + Enter）l即點(diǎn)即輸即點(diǎn)即輸16OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用“另存為另存為”- 換名保存換名保存“保存保存”- 按原名保存按原名保存設(shè)置好設(shè)置好3個(gè)參數(shù)：個(gè)參數(shù)：保存位置保存位置/文件名文件名/保存類(lèi)型保存類(lèi)型保存類(lèi)型保存類(lèi)型文件名文件名保存位置保存位置17OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用 選擇“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令。如果從上次保存文檔之后對(duì)文檔進(jìn)行了修改，Word 2003會(huì)詢(xún)問(wèn)是否要保存所做的修改18OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件

5、應(yīng)用 19OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用 20OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用21OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用22OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用23OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用24OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用25OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用紙張寬度紙張寬度紙張高度紙張高度 下邊距下邊距 右邊距右邊距 左邊距左邊距 上邊距上邊距右縮進(jìn)右縮進(jìn)左縮進(jìn)左縮進(jìn)段落格式化段落格式化段落縮進(jìn)、對(duì)段落縮進(jìn)、對(duì)齊方式、間距齊方式、間距等等字符格式化字符格式化文字的字體、文字的字體、字號(hào)及字形等字號(hào)及字形等頁(yè)面設(shè)置頁(yè)面設(shè)置紙張大小、頁(yè)紙張大小、頁(yè)邊距、頁(yè)碼等邊距、頁(yè)

6、碼等正文區(qū)正文區(qū)右邊界右邊界正文區(qū)正文區(qū)左邊界左邊界首行首行縮進(jìn)縮進(jìn)頁(yè)腳頁(yè)腳正正文文區(qū)區(qū)26OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用27OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用v設(shè)置字符格式設(shè)置字符格式v設(shè)置段落格式設(shè)置段落格式v設(shè)置制表位設(shè)置制表位v添加邊框和底紋添加邊框和底紋v項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)v創(chuàng)建頁(yè)眉和頁(yè)腳創(chuàng)建頁(yè)眉和頁(yè)腳v分欄排版分欄排版28OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用（1）利用“字體”列表框設(shè)置字體（2）利用菜單命令設(shè)置字體29OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用設(shè)置方式同設(shè)置字體相同，可以在“字號(hào)”列表中設(shè)置，也可以在“字體”對(duì)話(huà)框中設(shè)置。（1）加粗格式。（2）傾斜格式。

7、（3）下劃線(xiàn)格式。30OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用31OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用單擊“格式”工具欄中的“中文版式”“拼音指南”按鈕32OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用單擊“其他格式”工具欄中的“合并字符”按鈕選擇“其他格式”工具欄中的“帶圈字符”按鈕 33OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用34OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用35OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用（1）將光標(biāo)設(shè)置在認(rèn)為需要添加項(xiàng)目符號(hào)的段落中，如果有多個(gè)段落需要添加項(xiàng)目符號(hào)，則需要將這些段落全部選中。（2）單擊“格式”工具欄上的“項(xiàng)目符號(hào)”按鈕 ?；蚴褂谩案袷健辈藛沃械摹绊?xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令來(lái)添加項(xiàng)

8、目符號(hào)。36OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用37OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用選擇菜單“視圖”“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令，這時(shí)屏幕出現(xiàn)用虛線(xiàn)標(biāo)明的“頁(yè)眉”區(qū)和“頁(yè)腳”區(qū)，同時(shí)顯示“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄。38OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用39OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用40OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用41OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用42OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用v創(chuàng)建表格創(chuàng)建表格v在表格中輸入在表格中輸入v編輯表格編輯表格v表格的格式化表格的格式化v表格中的數(shù)值計(jì)算表格中的數(shù)值計(jì)算43OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用44OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件

9、應(yīng)用選擇“表格”菜單中的“插入表格”命令，出現(xiàn)“插入表格”對(duì)話(huà)框45OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用46OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用47OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用3表格自動(dòng)套用格式表格自動(dòng)套用格式48OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用49OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用50OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用v插入圖片插入圖片v繪制圖形繪制圖形v編輯圖形編輯圖形v圖片格式圖片格式51OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用52OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用53OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用54OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用55OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦

10、公軟件應(yīng)用56OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用57OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人簽發(fā)人公文標(biāo)題公文標(biāo)題主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)公文正文公文正文附件附件成文日期成文日期主題詞主題詞抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)和日期印發(fā)機(jī)關(guān)和日期58OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)后加“文件”組成。比如：“亢村鎮(zhèn)人民政府文件”。 主要應(yīng)注意的問(wèn)題是：在沒(méi)有文頭紙的情況下，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的位置問(wèn)題，平行文、下行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm，上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限以

11、及緊急程度，可在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上空2行向下依次標(biāo)識(shí)。 聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。返回返回59OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用 發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角“”括入，經(jīng)常出現(xiàn)使用“（）”或“【】”或“”。文件序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。 上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)

12、，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。經(jīng)常出現(xiàn)的錯(cuò)誤是，左右空格不對(duì)，使用字體不對(duì)。 如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排。返回返回60OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用 紅色反線(xiàn)下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，間距恰當(dāng)。經(jīng)常出現(xiàn)分行沒(méi)有注意詞意完整，比如“關(guān)于加強(qiáng)銀行撥款專(zhuān)項(xiàng)資金監(jiān)督檢查工作的通知”在“專(zhuān)項(xiàng)”處分行，正確的分行應(yīng)在“資金”后；使用字體字號(hào)錯(cuò)誤，有的沒(méi)有用2號(hào)字，有的沒(méi)有用小標(biāo)宋字；行距不對(duì)，有的距離過(guò)大，有的過(guò)小。返回返回61OFFICE辦公軟

13、件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用 標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。返回返回62OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用返回返回 主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。經(jīng)常出現(xiàn)自然段開(kāi)始少空或多空。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。經(jīng)常出現(xiàn)的錯(cuò)誤有亂用次序數(shù)，比如“一、”以后就是“1.”，亂加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”圓點(diǎn)標(biāo)為“、

14、”。 公文中的計(jì)量單位應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。常見(jiàn)問(wèn)題是長(zhǎng)度單位KM用成“公里”，重量單位KG用成“公斤”。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。63OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用64OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用65OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用返回返回66OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫(xiě)為“O”，不能寫(xiě)為“0”“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字；主題詞不能超過(guò)5個(gè)。公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主