外貿(mào)管理制度

1、管理制度中洲公司外貿(mào)業(yè)務(wù)管理制度文件號(hào)版 次編制遠(yuǎn)卓管理顧冋審核批準(zhǔn)共頁(yè)日期2000. 10.日期日期主效日期1目的、綱要及適用范圍22業(yè)務(wù)的分類及組織設(shè)置23業(yè)務(wù)工作管理24客戶管理45供應(yīng)商管理76合作關(guān)系管理97應(yīng)收帳款管理118單證管理119合同管理1210業(yè)務(wù)用章管理1311理踣處理1412業(yè)務(wù)流程管理1413附則15151目的、綱要及適用范圍1.1為了規(guī)范與提升中洲對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司外貿(mào)業(yè)務(wù)管理，提髙公司運(yùn)營(yíng)效率與 質(zhì)量，促進(jìn)公司戰(zhàn)略汁劃的實(shí)現(xiàn)，特制左本制度。1.2本制度包括業(yè)務(wù)的分類及組織設(shè)宜、業(yè)務(wù)工作後理、客戶管理、供應(yīng)商管理、合 作關(guān)系管理、應(yīng)收帳款管理、單證管理、合同管理

2、、理賠處理、業(yè)務(wù)流程管理及 處罰意見(jiàn)等內(nèi)容。1. 3本制度適用于中洲對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司及下屬各從事外貿(mào)業(yè)務(wù)的公司。1.4本制度由公司粋*部門負(fù)責(zé)擬左，其解釋權(quán)及修改權(quán)屬*和部門。1.5本制度從200年 月 日起執(zhí)行。2業(yè)務(wù)的分類及組織設(shè)置2.1公司外貿(mào)業(yè)務(wù)包括進(jìn)口和出口兩部分，分別由業(yè)務(wù)一部、二部和出口部負(fù)責(zé)管理 與發(fā)展。英中，業(yè)務(wù)一部和二部同時(shí)從事出口與進(jìn)口業(yè)務(wù)。2.2各部門在部門經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下做好行業(yè)領(lǐng)域拓展、客戶開(kāi)發(fā)與維護(hù)、業(yè)務(wù)的執(zhí)行等 事宜。努力為公司創(chuàng)造更多的長(zhǎng)期盈利與發(fā)展機(jī)會(huì)。2.3業(yè)務(wù)部門內(nèi)部按產(chǎn)品系列設(shè)產(chǎn)品經(jīng)理職，負(fù)責(zé)該產(chǎn)品系列的開(kāi)拓、客戶發(fā)展與維 護(hù)及業(yè)務(wù)合同的履行。單證管理

3、作為后臺(tái)工作，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確做好單證收、發(fā)、 存工作，為業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供支持與監(jiān)督。3 業(yè)務(wù)工作管理3. 1業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)資金計(jì)劃3.1.1目的及意義為了配合公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的推進(jìn)，確保業(yè)務(wù)開(kāi)展的前瞻性和有序性，加強(qiáng)公司 相關(guān)部門間的協(xié)作與溝通，有效控制業(yè)務(wù)發(fā)展進(jìn)程，并為業(yè)績(jī)考評(píng)和工作總 結(jié)提供科學(xué)的依拯，公司業(yè)務(wù)部門需制泄業(yè)務(wù)計(jì)劃。3.1.2種類 業(yè)務(wù)計(jì)劃分年度汁劃和月度計(jì)劃兩類。年度計(jì)劃應(yīng)在上年12月底前完成： 月度計(jì)劃應(yīng)在上月 日前完成。3.1.3計(jì)劃內(nèi)容包括業(yè)務(wù)范囤、業(yè)務(wù)量、業(yè)務(wù)量分布情況、資金占用情況、毛利情況等，具 體內(nèi)容詳見(jiàn)附錄業(yè)務(wù)計(jì)劃表、業(yè)務(wù)資金表。3.1.4計(jì)劃撰寫(xiě)及提交程序：3.1.4

4、.1每年 月 日及每月 日前，產(chǎn)品主管負(fù)責(zé)完成年度或月度業(yè)務(wù)計(jì)劃 和業(yè)務(wù)資金計(jì)劃的撰寫(xiě)并提交部門經(jīng)理審核：3.1.4.2 月 日及每月 日前，部門經(jīng)理匯總主管提交的計(jì)劃后進(jìn)行部門內(nèi) 平衡、調(diào)整，并制立部門年度/月度業(yè)務(wù)計(jì)劃，向總經(jīng)理提交；3.1.4.3總經(jīng)理對(duì)各部門計(jì)劃進(jìn)行審核，提出調(diào)整意見(jiàn)。月 日及每月前, 部門經(jīng)理完成調(diào)整，報(bào)總經(jīng)理審左；3.1.4.4計(jì)劃經(jīng)總經(jīng)理同意后，由業(yè)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的實(shí)施，同時(shí)業(yè)務(wù)資金 計(jì)劃交財(cái)務(wù)部制建公司資金計(jì)劃。（詳見(jiàn)制泄資金計(jì)劃程序文件）3.2工作計(jì)劃及執(zhí)行匯報(bào)3.2.1目的為了配合業(yè)務(wù)il劃的實(shí)施，加強(qiáng)工作管理的規(guī)范性，有效控制工作進(jìn)度與質(zhì) 量，為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

5、進(jìn)行工作指導(dǎo)或檢查提供依據(jù)，各位員工均需制立工作汁劃 并記錄實(shí)際執(zhí)行情況。3.2.2計(jì)劃制泄時(shí)間工作計(jì)劃以周為計(jì)劃單位周期，每周五制定下一周計(jì)劃。3.2.3計(jì)劃的內(nèi)容主要工作內(nèi)容、涉及人員、時(shí)間安排等等，見(jiàn)附錄工作計(jì)劃表。3.2.4計(jì)劃撰寫(xiě)及提交程序每周五上午，業(yè)務(wù)部所有人員根據(jù)部門月度業(yè)務(wù)計(jì)劃及相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)展情況撰 寫(xiě)個(gè)人工作計(jì)劃，提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審閱；下午，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)將審閱意見(jiàn)通知直接下屬，進(jìn)行必要的調(diào)整，得到批準(zhǔn)簽字 后執(zhí)行。3.2.5計(jì)劃執(zhí)行匯報(bào)每天工作完成后，各員工須填寫(xiě)計(jì)劃完成情況。一周工作結(jié)束后交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審閱后對(duì)其工作完成情況做出評(píng)價(jià)。 如有必要，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可隨時(shí)抽查工作執(zhí)行記錄

6、。3. 3工作交流與總結(jié)3.3.1目的為了對(duì)階段性工作情況及時(shí)總結(jié)與回顧，交流方法和經(jīng)驗(yàn)，以提高工作效率 及質(zhì)量，并對(duì)下階段工作開(kāi)展提供指導(dǎo)，各部門應(yīng)泄期進(jìn)行工作交流與總結(jié)。3.3.2類型工作交流與總結(jié)分年度與月度兩類。每月 日各業(yè)務(wù)部門對(duì)上月工作進(jìn)行 小結(jié)，每年一月對(duì)上年工作作總結(jié)。3.3.3組織方式由業(yè)務(wù)部門經(jīng)理主持，部門全體成員參加。3.3.4程序3.3.4.1每月 日前，個(gè)人對(duì)上月工作情況做簡(jiǎn)單的書(shū)而總結(jié)，交直接上級(jí)； 年度總結(jié)應(yīng)在每年一月 日前完成并提交。33.4.2 日前，相關(guān)人員對(duì)宜接下屬的總結(jié)作評(píng)價(jià)并提出建議和希望：部門 經(jīng)理根據(jù)下述總結(jié)，撰寫(xiě)部門月度/年度工作總結(jié)。3.3.4

7、.3 日，召開(kāi)由部門經(jīng)理主持、部門全體成員參加的總結(jié)會(huì)議，評(píng)價(jià)上 階段工作情況，交流經(jīng)驗(yàn)和方法，回顧公司或部門內(nèi)發(fā)生的重要事件 或其他重大事項(xiàng)，并提岀下階段工作重點(diǎn)。33.4.4 日前，部門經(jīng)理將部門工作總結(jié)交總經(jīng)理審閱。審閱后備案保存。4 客戶管理4.1客戶的定義公司進(jìn)岀口貿(mào)易分自營(yíng)和代理兩類。自營(yíng)業(yè)務(wù)的客戶指購(gòu)買中洲公司所提供產(chǎn)品的 合法經(jīng)營(yíng)者；代理客戶指委托中洲公司完成進(jìn)出口事務(wù)的合法經(jīng)營(yíng)者。4.2客戶的拓展4.2.1種類客戶拓展包括新客戶的發(fā)展和原有客戶業(yè)務(wù)范國(guó)的發(fā)展兩類。4.2.2 原貝I4.2.2.1客戶的拓展應(yīng)本著成本效益原則，并重視行業(yè)優(yōu)勢(shì)的培養(yǎng)與發(fā)展。4.2.2.2對(duì)于現(xiàn)有業(yè)

8、務(wù)量較大、未來(lái)發(fā)展?jié)摿^大或客戶所處行業(yè)是公司未來(lái) 發(fā)展重心的客戶應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)拓展。4.2.2.3為了降低經(jīng)營(yíng)成本與風(fēng)險(xiǎn)，客戶的信用狀況、地域分布、地理位置（周 邊基礎(chǔ)設(shè)施狀況）等應(yīng)作為是否列為開(kāi)拓重點(diǎn)的依據(jù)之一。4.2.3責(zé)任各產(chǎn)品經(jīng)理負(fù)責(zé)客戶拓展工作：部門經(jīng)理進(jìn)行督導(dǎo)，必要時(shí)提供一雄的支持。 對(duì)于非常重要或發(fā)展難度較髙的客戶，可向總經(jīng)理申請(qǐng)支持。4.3客戶檔案管理4.3.1原則4.3.1.1對(duì)所有的客戶都應(yīng)建立相應(yīng)的檔案；4.3.1.2客戶檔案必須及時(shí)、完整、真實(shí)地反映客戶信息：每筆交易都必須按 實(shí)際進(jìn)度及時(shí)全面地記錄：客戶基本信息的變化也應(yīng)及時(shí)反映，并提 出相應(yīng)的措施。4.3.2內(nèi)容客戶檔

9、案包括客戶基本信息、交易記錄、客戶分析評(píng)審意見(jiàn)及客戶政策記錄 等內(nèi)容。（見(jiàn)客戶管理檔案）4.3.3責(zé)任人4.3.3.1產(chǎn)品主管負(fù)責(zé)做好客戶檔案的記錄與整理，并按時(shí)向部門經(jīng)理提交； 4.3.3.2部門經(jīng)理負(fù)責(zé)督導(dǎo)產(chǎn)品經(jīng)理做好客戶檔案管理，并完成本部門客戶檔 案的匯總與管理，接受總經(jīng)理審查，同時(shí)確?？蛻魴n案的安全性。4. 4 查看權(quán)限4.4.1產(chǎn)品主管只可査看所轄業(yè)務(wù)范用內(nèi)的客戶檔案。4.4.2部門經(jīng)理只可査看本部門的客戶檔案。4.4.3總經(jīng)理可對(duì)所有業(yè)務(wù)部門的客戶檔案進(jìn)行檢査。4.5客戶分析與評(píng)審4.5.1種類4.5.1.1客戶評(píng)審分年度左期評(píng)審與特殊要求評(píng)審兩類。4.5.1.2對(duì)于長(zhǎng)期穩(wěn)泄的客

10、戶，在每年年底進(jìn)行統(tǒng)一分析與評(píng)審；對(duì)重要的新 客戶，或業(yè)務(wù)量發(fā)生反常波動(dòng)的客戶，應(yīng)組織特殊要求評(píng)審。4.5.2責(zé)任人4.5.2.1產(chǎn)品主管根據(jù)客戶檔案，主持分析、評(píng)審工作的開(kāi)展。并提交相應(yīng)的 分析報(bào)告、應(yīng)對(duì)措施及工作計(jì)劃，為客戶政策的制泄、客戶服務(wù)的實(shí) 施及業(yè)務(wù)的拓展提供依據(jù)。4.5.2.2業(yè)務(wù)員及財(cái)務(wù)主管應(yīng)配合提供必要的客戶信息及評(píng)審意見(jiàn)。4.5.2.3部門經(jīng)理對(duì)客戶評(píng)審結(jié)果及相應(yīng)的分析與改善措施進(jìn)行審核，確泄本 部門客戶等級(jí)及相應(yīng)的實(shí)施措施。4.5.3程序詳見(jiàn)客戶評(píng)審程序文件4.6客戶政策的制泄4.6.1內(nèi)容客戶政策包括提供給客戶的價(jià)格、結(jié)算方式、服務(wù)及英他待遇等內(nèi)容。4.6.2依據(jù)客戶政

11、策應(yīng)根據(jù)客戶評(píng)審的結(jié)果、公司發(fā)展戰(zhàn)略及相關(guān)管理制度而制主。4.6.3原則根據(jù)不同的客戶評(píng)級(jí)，制左差異化措施。應(yīng)重視重點(diǎn)客戶的維護(hù)與發(fā)展，為 其提供附加值較髙的服務(wù)。必要時(shí)，部門經(jīng)理或總經(jīng)理應(yīng)親自拜訪或接洽。4.6.4責(zé)任人部門經(jīng)理負(fù)責(zé)主持客戶政策的制左；產(chǎn)品經(jīng)理可提出相關(guān)建議或意見(jiàn)：總經(jīng) 理負(fù)責(zé)對(duì)客戶政策進(jìn)行審核，提岀改善建議。4.6.5程序詳見(jiàn)指左客戶政策程序文件4.7客戶服務(wù)4.7.1種類4.7.1.1客戶服務(wù)包括售前、售中和售后三部分，分常規(guī)服務(wù)和特殊服務(wù)兩類。4.7.1.2根據(jù)客戶評(píng)審結(jié)果，對(duì)一般客戶提供常規(guī)服務(wù)，對(duì)重點(diǎn)客戶提供特殊 服務(wù)。另外，可根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，為客戶提供相應(yīng)的特殊

12、服務(wù)。4.7.2內(nèi)容4.7.2.1常規(guī)服務(wù) 售前：主動(dòng)拜訪或聯(lián)系客戶，建立合同關(guān)系；禮貌地接受客戶詢問(wèn)或調(diào)價(jià)等要求，并及時(shí)給予回復(fù)：售中：合同執(zhí)行過(guò)程中，與客戶保持較密切的聯(lián)系，就合同進(jìn)展情況 進(jìn)行必要的溝通；對(duì)客戶提出的質(zhì)詢進(jìn)行解答或說(shuō)明：售后：追蹤產(chǎn)品情況及客戶需求，提供必要的支持。4.7.2.2特殊服務(wù)應(yīng)根據(jù)客戶具體情況和公司的現(xiàn)有能力酌情提供。5 供應(yīng)商管理5.1左義：供應(yīng)商是指在與公司簽訂供銷合同中處于供貨方地位的合法經(jīng)營(yíng)者。5.2供應(yīng)商的拓展5.2.1種類供應(yīng)商的拓展分為發(fā)展新供應(yīng)商和拓展原供應(yīng)商業(yè)務(wù)領(lǐng)域兩類。5.2.2選擇供應(yīng)商的原則同種產(chǎn)品不集中于一家供應(yīng)商：同種產(chǎn)品供應(yīng)商地域

13、分布不過(guò)于集中：資信 度較高；價(jià)格或結(jié)算方式較優(yōu)惠：交通便利。5.2.3責(zé)任供應(yīng)商的拓展由業(yè)務(wù)部門的產(chǎn)品主管主要負(fù)責(zé)；部門經(jīng)理進(jìn)行督導(dǎo)，并提供 必要的支持。5.3供應(yīng)商檔案管理5.3.1原則5.3.1.1公司所有供應(yīng)商（包括未發(fā)生實(shí)際業(yè)務(wù)的供應(yīng)商）均應(yīng)建立相應(yīng)的檔 案，保存供應(yīng)商信息。53.1.2供應(yīng)商檔案必須及時(shí)、完整、真實(shí)地反映供應(yīng)商信息信息：每筆交易 都必須按實(shí)際進(jìn)度及時(shí)全面地記錄；供應(yīng)商基本信息的變化也應(yīng)及時(shí) 反映，并提岀相應(yīng)的措施。5.3.2內(nèi)容包括基本信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等）、業(yè)務(wù)信息（業(yè) 務(wù)合同履行情況等）、供應(yīng)商分析評(píng)審意見(jiàn)、供應(yīng)商政策等，詳見(jiàn)附錄供 應(yīng)商檔

14、案。5.3.3管理責(zé)任人：分為填寫(xiě)人和保管人兩類。5.3.3.1產(chǎn)品主管負(fù)責(zé)供應(yīng)商檔案的填寫(xiě)?；拘畔⒃谂c供應(yīng)商建立關(guān)系或供 應(yīng)商內(nèi)部有所調(diào)整時(shí)填寫(xiě)，業(yè)務(wù)信息在每個(gè)業(yè)務(wù)合同實(shí)現(xiàn)后填寫(xiě)。5.3.3.2業(yè)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)供應(yīng)商檔案的整理保管，以確保檔案信息的安全性和 保密性，并督促產(chǎn)品主管及時(shí)填寫(xiě)供應(yīng)商檔案。5.3.4查看權(quán)限產(chǎn)品主管只能對(duì)苴負(fù)責(zé)的供應(yīng)商檔案信息進(jìn)行査看:業(yè)務(wù)部經(jīng)理對(duì)本部門檔 案信息有査看權(quán)：總經(jīng)理可以査看所有檔案。5. 4供應(yīng)商分析及評(píng)審5.4.1種類5.4.1.1供應(yīng)商評(píng)審分為左期評(píng)審與特殊要求評(píng)審兩類。5.4.1.2對(duì)于長(zhǎng)期穩(wěn)泄的供應(yīng)商，在與苴簽訂年度（或較長(zhǎng)期限）合同/協(xié)議前,

15、 需組織左期評(píng)審；5.4.1.3對(duì)將建立合作關(guān)系的新供應(yīng)商或產(chǎn)生業(yè)務(wù)量反常波動(dòng)等特殊情況的原 供應(yīng)商，可以在需要時(shí)即組織特殊要求評(píng)審。5.4.2責(zé)任人及程序5.4.2.1由業(yè)務(wù)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)組織；5.4.2.2產(chǎn)品主管對(duì)其負(fù)責(zé)的供應(yīng)商在評(píng)審時(shí)間段內(nèi)的業(yè)務(wù)情況進(jìn)行匯總分析，撰寫(xiě)分析報(bào)告、提岀應(yīng)對(duì)措施，并提交部門經(jīng)理。5.4.2.3業(yè)務(wù)員和財(cái)務(wù)主管應(yīng)配合提供必要的信息或建議。5.4.2.4部門經(jīng)理根據(jù)審核各客戶評(píng)審報(bào)告，對(duì)本部門供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)一評(píng)級(jí)， 并確左應(yīng)對(duì)措施。5.5供應(yīng)商政策的制泄5.5.1制左的時(shí)間：每一次分析及評(píng)審后即制左相應(yīng)的供應(yīng)商政策。5.5.2依據(jù)客戶評(píng)審結(jié)果、業(yè)務(wù)發(fā)展要求、相關(guān)管理

16、制度。5.5.3責(zé)任人由業(yè)務(wù)部門經(jīng)理主持供應(yīng)商政策的制左:產(chǎn)品主管和財(cái)務(wù)主管可提出相關(guān)建議：總經(jīng)理負(fù)責(zé)進(jìn)行審核，提出改進(jìn)意見(jiàn)。6合作關(guān)系管理6.1報(bào)關(guān)公司、運(yùn)輸公司、倉(cāng)庫(kù)6.1.1選擇原則部門經(jīng)理負(fù)責(zé)根據(jù)服務(wù)質(zhì)疑、價(jià)格、信譽(yù)、地理位置等因素選擇合適的報(bào)關(guān) 公司、運(yùn)輸公司及倉(cāng)庫(kù)、。必要時(shí)進(jìn)行多家比較，并設(shè)圧一段考察期。對(duì)于客戶指定運(yùn)輸公司應(yīng)對(duì)其信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量等進(jìn)行考察，提出獨(dú)立意見(jiàn), 供客戶參考。對(duì)于有特殊要求的倉(cāng)庫(kù)，也應(yīng)盡可能擇優(yōu)選用。6.1.2合同要求6.1.2.1任對(duì)報(bào)關(guān)公司、運(yùn)輸公司或倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行考察期間，可按月簽訂委托合冋; 在正式選立后，可按年度簽訂委托合同。6.1.2.2合同應(yīng)明確規(guī)立

17、服務(wù)要求（時(shí)間、交貨地等）、交接手續(xù)和相關(guān)單證、 結(jié)算方式、違約責(zé)任、賠償要求等內(nèi)容，并經(jīng)法律顧問(wèn)審核、總經(jīng)理 批準(zhǔn)后方能生效。6.1.2.3涉及合同糾紛，由部門經(jīng)理首先與相關(guān)人員交涉，并請(qǐng)法律顧問(wèn)提供 相應(yīng)支持。6.1.2.4對(duì)于需解除或提前終止合同的現(xiàn)象，部門經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)向總經(jīng)理提出申 請(qǐng)，內(nèi)容包括原因、可能的后果、備選報(bào)關(guān)公司信息等。經(jīng)總經(jīng)理批 準(zhǔn)后，聽(tīng)取法律顧問(wèn)建議，井由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)外交涉。6.1.3合作公司檔案6.1.3.1 內(nèi)容包括報(bào)關(guān)公司、運(yùn)輸公司及倉(cāng)庫(kù)基本信息、每筆業(yè)務(wù)執(zhí)行情況、評(píng)審 意見(jiàn)等。6.1.3.2責(zé)任人6.1.3.2.1負(fù)責(zé)處理報(bào)關(guān)、運(yùn)輸或倉(cāng)儲(chǔ)事務(wù)的人員應(yīng)對(duì)務(wù)筆業(yè)務(wù)的

18、報(bào)關(guān)執(zhí) 行情況進(jìn)行記錄，并在年終評(píng)審時(shí)提出相應(yīng)的意見(jiàn)和建議。對(duì) 違約或突發(fā)事件應(yīng)及時(shí)向部門經(jīng)理匯報(bào)。6.1.3.2.2部門經(jīng)理應(yīng)督導(dǎo)相關(guān)責(zé)任人做好報(bào)關(guān)公司、運(yùn)輸公司及倉(cāng)庫(kù)檔 案整理，負(fù)責(zé)對(duì)基本信息的變更及時(shí)記錄，并提出調(diào)整方案。 若涉及合同條款的更動(dòng)，必須報(bào)總經(jīng)理審批、法律顧問(wèn)審核。6.1.4合作公司評(píng)審6.1.4.1考察期滿，部門經(jīng)理聽(tīng)取相關(guān)意見(jiàn)并做好評(píng)審，決左是否簽約、并記 錄歸檔。6.1.4.2年終由部門經(jīng)理組織對(duì)合作公司進(jìn)行評(píng)審，決立是否續(xù)約及合同相關(guān) 條件，做好記錄，并向總經(jīng)理匯報(bào)。對(duì)于客戶指沱的合作公司，也應(yīng)提出評(píng)審意見(jiàn)，向客戶提交。6. 2政府機(jī)關(guān)6.2.1定義政府機(jī)關(guān)包括外經(jīng)貿(mào)

19、委、海關(guān)、機(jī)電辦、外笛局等與公司外貿(mào)業(yè)務(wù)有較高相 關(guān)性的政府單位。6.2.2主要工作6.2.2.1及時(shí)做好相關(guān)申報(bào)、審批手續(xù)，符合法律法規(guī)規(guī)龍。6.2.2.2加強(qiáng)與政府機(jī)關(guān)的聯(lián)系，建立良好的關(guān)系。6.2.2.3及時(shí)、合理處理政府機(jī)關(guān)的內(nèi)部調(diào)整或其他突發(fā)事件。6.2.3責(zé)任人6.23.1業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程規(guī)立，按時(shí)赴政府機(jī)關(guān)完成有關(guān)操作手續(xù)。6.2.3.2公司指泄責(zé)任人負(fù)責(zé)加強(qiáng)與政府機(jī)關(guān)的溝通，建立良好的關(guān)系。6.2.4檔案管理6.2.4.1 內(nèi)容各政府機(jī)關(guān)的基本信息、聯(lián)系人情況、業(yè)務(wù)與之配合情況、相關(guān)事件 分析總結(jié)、重要人事或管轄范囤調(diào)整的應(yīng)對(duì)方案等。6.2.4.2責(zé)任人由指定責(zé)任人負(fù)責(zé)記

20、錄整理各政府機(jī)關(guān)相關(guān)檔案；對(duì)政府關(guān)系進(jìn)行分 析總結(jié)：對(duì)突發(fā)事件或重大調(diào)整提岀應(yīng)對(duì)措施等。并接受總經(jīng)理審查。7應(yīng)收帳款管理7.1立義應(yīng)收帳款泛指貨款、稅款、運(yùn)費(fèi)、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)等在合同中規(guī)定由客戶支付給中洲公司 的款項(xiàng)。7.2責(zé)任人7.2.1產(chǎn)品經(jīng)理應(yīng)對(duì)每筆業(yè)務(wù)所涉及的應(yīng)收賬款進(jìn)行記錄：根據(jù)合同，提示客戶按時(shí)付款，并及時(shí)通知財(cái)務(wù)部準(zhǔn)備收款；根據(jù)財(cái)務(wù)主管的反饋，對(duì)到期未付或逾期未付賬款進(jìn)行催討。7.2.2財(cái)務(wù)部應(yīng)配合業(yè)務(wù)部做好收款工作，由財(cái)務(wù)主管及時(shí)反饋收款情況。7.2.3部門經(jīng)理督導(dǎo)產(chǎn)品經(jīng)理做好催收工作，并對(duì)本部門所有應(yīng)收帳款情況負(fù)責(zé)。7. 3 管理要求7.3.1業(yè)務(wù)部應(yīng)記錄每筆應(yīng)收帳款，并及時(shí)通知財(cái)務(wù)

21、和客戶準(zhǔn)備收付款。7.3.2對(duì)所有的賒帳業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)部與財(cái)務(wù)部應(yīng)左期對(duì)賬，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正。7.3.3對(duì)拖欠的應(yīng)收帳款應(yīng)加強(qiáng)催討力度，密切注意客戶動(dòng)向、并注意方式方法， 直至貨款收到或委托律師提請(qǐng)法律訴訟。（對(duì)于是否提請(qǐng)?jiān)V訟，業(yè)務(wù)部和財(cái) 務(wù)部應(yīng)根據(jù)公司資金狀況與客戶財(cái)務(wù)及營(yíng)運(yùn)狀況進(jìn)行溝通，并報(bào)總經(jīng)理審 批。）8 單證管理8. 1單證的分類公司業(yè)務(wù)單證分外部單證和內(nèi)部單證兩類。外部單證指由公司以外單位制泄并 使用的單證，內(nèi)部單證是指由公司制左并在公司內(nèi)部使用和流轉(zhuǎn)的單證。8.2單證的管理要求8.2.1印制公司單證的印制應(yīng)由使用部門提岀申請(qǐng)，行政部統(tǒng)一聯(lián)系印制。8.2.2填寫(xiě)、審核和備案公司單證的

22、填寫(xiě)、審核和備案的流轉(zhuǎn)程序按照公司業(yè)務(wù)流程相關(guān)文件的要求 執(zhí)行，詳見(jiàn)附錄程序文件。8.2.3保管8.2.3.1空白單證：由使用部門指泄專人負(fù)責(zé)保管，領(lǐng)用時(shí)須辦理簽字領(lǐng)用手 續(xù)，領(lǐng)用記錄留存?zhèn)浒浮.2.3.2原始單證的保管：外部結(jié)算單證由財(cái)務(wù)部保管，苴他外部單證由相關(guān)業(yè)務(wù)部門保管；內(nèi) 部單證按照單證使用說(shuō)明，各留存部門負(fù)責(zé)保管務(wù)自留存的聯(lián)次。各部門須指泄專人負(fù)責(zé)單證保管，保證單證的完好、不缺失，單證在 規(guī)左的時(shí)限內(nèi)不得銷毀。S.2.3.3單證復(fù)印件的保管：?jiǎn)巫C的復(fù)印件由收件人負(fù)責(zé)保管，保證復(fù)印件的 完好、不缺失，在規(guī)泄的時(shí)限內(nèi)不得銷毀。8.2.4查看8.2.4.1 責(zé)任單證保管人應(yīng)確保單證的保

23、密性和安全性。必須根據(jù)公司權(quán)限規(guī)左， 提供查看人員相應(yīng)的査看內(nèi)容，并做好登記手續(xù)（記錄須留存）。8.2.4.2權(quán)限的設(shè)立業(yè)務(wù)員只能査看經(jīng)辦業(yè)務(wù)的相關(guān)單證；產(chǎn)品主管或客戶主管只能查看其負(fù)責(zé)范羽內(nèi)的相關(guān)業(yè)務(wù)單證；業(yè)務(wù)部經(jīng)理只能査看本部門業(yè)務(wù)的相關(guān)單證；財(cái)務(wù)主管只能查看其負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的相關(guān)單證：總經(jīng)理和財(cái)務(wù)部經(jīng)理可以查看所有單證。&2.5借用8.2.5.1無(wú)特殊情況，單證不得外借；S.2.5.2借用者須辦理借用手續(xù)，由總經(jīng)理簽字認(rèn)可，借用者在借用過(guò)程中須 保證單證的完好、不缺失，并按時(shí)返還。9 合同管理9.1合同的簽訂9.1.1所有與業(yè)務(wù)相關(guān)的合同都由法律顧問(wèn)負(fù)責(zé)擬定合同范本。業(yè)務(wù)部根據(jù)范本填

24、寫(xiě)數(shù)量、金額、交貨時(shí)間與地點(diǎn)、付款方式等內(nèi)容。9.1.2合同條款的變動(dòng)或附加條件的提出都需經(jīng)法律顧問(wèn)審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。9.1.3部門經(jīng)理作為簽約代表對(duì)外簽訂業(yè)務(wù)合同。9.1.4行政部對(duì)合同簽訂是否履行了必要手續(xù)進(jìn)行審核后方可蓋章。具體程序詳見(jiàn)合同簽訂及新合同簽訂程序文件。9.2合同的保管9.2.1所有合同正本由行政部統(tǒng)一歸檔保存。9.2.2業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部各留一份合同副本，分別由業(yè)務(wù)部單證員和財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)保 管。并確保合同的安全性、保密性和完整性。9.3合同的查詢9.3.1產(chǎn)品經(jīng)理只可對(duì)所轄業(yè)務(wù)范用內(nèi)的合同進(jìn)行查詢。9.3.2部門經(jīng)理只可對(duì)本部門所涉業(yè)務(wù)的合同進(jìn)行查詢。93.3財(cái)務(wù)主管只可對(duì)所轄公司或業(yè)務(wù)的合同進(jìn)行查詢。9.3.4總經(jīng)理和財(cái)務(wù)部經(jīng)理可對(duì)所有業(yè)務(wù)合同進(jìn)行查詢。10業(yè)務(wù)用章管理10.1外貿(mào)業(yè)務(wù)所需使用的印章主要有合同章、報(bào)關(guān)專用章、公章及業(yè)務(wù)專用章四類。 合同章主要在簽訂內(nèi)貿(mào)合同/協(xié)議時(shí)使用：報(bào)關(guān)專用章用于出口報(bào)關(guān)；公章主要用 于提單背書(shū)、進(jìn)口分類明細(xì)說(shuō)明、開(kāi)立介紹信、聯(lián)系單、各類情況說(shuō)明等：業(yè)務(wù) 專用章在簽訂外貿(mào)合同時(shí)使用。10.2業(yè)務(wù)專用章由業(yè)務(wù)部門經(jīng)理掌握，必須對(duì)相關(guān)合同進(jìn)行審查后方可蓋章。10. 3財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)對(duì)所有與倉(cāng)庫(kù)有關(guān)單據(jù)往來(lái)用章進(jìn)行審核簽字。10.4汽車部經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)英他各項(xiàng)業(yè)務(wù)用章進(jìn)行審核簽字。10.5相關(guān)責(zé)任人審核簽字后，行政部經(jīng)理方可蓋章。11