會議中常見的問題及高效會議的十大原則

1、時(shí)磊5說-會議中常見的問題及高效會議的十大原則會議？也許有人會覺得這個(gè)問題有些小題大作，還有不會開會的？這么簡單的事情，似乎是人都會開，大會小會參加過無數(shù)場，可是開得好嗎？參加的無數(shù)次會議中真正有效的、 能解決問題的、效率比較高、投入產(chǎn)出比高的會議有多少？下面我們先分析一下會議中常見的問題：會荒：常年不開會，這些人對會議的作用不夠了解或曾深受“會災(zāi)”之害對會議已經(jīng)形成偏見，還美其名曰“讓大家有更多干增值的活的時(shí)間”。卻不知如果利用得好，會議能成為溝通信息、通報(bào)情況、交流和統(tǒng)一思想、集思廣義、資源共享、探討策略、商議事項(xiàng)、解 決問題尤其是跨部門和跨系統(tǒng)問題和矛盾、布置任務(wù)、促進(jìn)工作落實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)

2、、激勵(lì)士氣等的一個(gè)非常有效的工具和手段，“開會不是萬能的，但不開會卻是萬萬不能的”；會海：過多開會、過濫開會、無效開會，文山會海。彼得德魯克曾指出：一個(gè)企業(yè)的經(jīng)理如果用超過 25%的時(shí)間開會，就是一種“病態(tài)組織的表現(xiàn)”；拖沓：有的會議拖拉嚴(yán)重，形成了效率低下的“大尾巴會”（于是有公司規(guī)定上午 11點(diǎn)才開會，大多數(shù)情況下對一般會議效率是很高，但對一些重大事項(xiàng)可能不適用）；會議拖沓與會議主持人的會議主持水平有密切關(guān)系；事前準(zhǔn)備如匯報(bào)材料或會議流程、時(shí)間表不清晰也會造成會議拖沓；“陪綁”嚴(yán)重：有些為了 “相互尊重”或“顯示分量”搞排場或形式主義，與會人數(shù)眾多，無多大關(guān)系也叫過來，沒有會議成本的意識。

3、日本一些企業(yè)會在會議室醒目的標(biāo)出會議 成本的公式；會議成本 =與會人員每小時(shí)平均工資X 3x 2X開會人數(shù)x會議時(shí)間（小時(shí)） +會務(wù)直接成本其中：“X 3”是因?yàn)閯趧赢a(chǎn)值高于平均工資；“X 2”是因?yàn)閰⒓訒h要中斷經(jīng)常性工作，離開原來的工作崗位造成的生產(chǎn)、管理、市場反應(yīng)的滯后等產(chǎn)生的損失，損失要以2倍來計(jì)算；而人越多時(shí)間越長，會議成本也就越高；會務(wù)直接成本則包括籌備費(fèi)、 接待費(fèi)、會議材料費(fèi)、場地租金、會場布置費(fèi)、茶水費(fèi)、投影設(shè)備租賃費(fèi)、交通費(fèi)、住宿費(fèi) 等。會議成本即使這么高，一定要注意有足夠的產(chǎn)出；主持人選擇不妥：如果會議主持人的技能、經(jīng)驗(yàn)、權(quán)威不足以掌握會議的方向、內(nèi)容和局面時(shí)，或主持人的風(fēng)

4、格與會議需要的氣氛不匹配時(shí)，會議都有可能失控， 達(dá)不到預(yù)期的目標(biāo)；議題繁多：會議議題過多，討論不深，都只能蜻蜓點(diǎn)水， 一碰到大一點(diǎn)的或難一點(diǎn)就推 到“下次專題討論”，可就是從來見不到專題討論，結(jié)果問題是一而再， 再而三的重復(fù)發(fā)生，時(shí)磊5說- 整個(gè)組織在重復(fù)的學(xué)費(fèi)；重復(fù)會議：同一議題不從根上解決徹底，不得不一次次開會討論治標(biāo)卻不治本的方案；地點(diǎn)安排不當(dāng)：有些公司為了節(jié)省成本，會議都在公司召開。 可是一些重大的事項(xiàng)必須要在充分討論、無太多干擾或頭腦風(fēng)暴的情況下才能形成，在公司開很難不被打擾或受影響。會前、會下不溝通：會議從零開始，與會人員一頭霧水， 會議開始時(shí)要么花很多時(shí)間講 明背景、概念或者干脆

5、就是雞同鴨講，沒有共同言語。很多真正高效的會議都在會前、會下已經(jīng)溝通基本達(dá)成共識了，開會只是統(tǒng)一意志形成決議；有些公司會議基本屬于臨時(shí)通知， 相關(guān)人員也不可能做充分的準(zhǔn)備，或者重要人員出差在外無法參加會議，這樣的會議效果自然要大打折扣；會議紀(jì)律亂：不到、遲到、早退、中場打電話等現(xiàn)象嚴(yán)重，沒有制定會議制度，尤其是 獎(jiǎng)懲制度；會而不議：成為了領(lǐng)導(dǎo)“一言堂”，失去了會議的意義；議而不決，決而不議：會議只是討論不形成決議，會前準(zhǔn)備不充分，全是到位再憑嘴巴、憑記憶、憑感覺說，不準(zhǔn)備主題相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)，沒有養(yǎng)成以事實(shí)和數(shù)據(jù)決策的習(xí)慣；或 者真正決議的事情又不開會討論而是私下決定了，這樣的決策很快，但往往

6、后悔或變更也很快；決而不行：即使有會議決議，不落實(shí)到責(zé)任人，不落實(shí)執(zhí)行；行而不果：即使執(zhí)行，也沒有跟蹤，根本沒有結(jié)果或效果；執(zhí)行得好與不好都一個(gè)樣， 沒有獎(jiǎng)懲，久而久之，積極性被消磨殆盡。 通過觀察一個(gè)公司的會議制度、具體會議的準(zhǔn)備、進(jìn)行過程和會議決議的執(zhí)行結(jié)果可以基本判斷其管理水平。知道了會議可能出問題的地方， 我們就可以有針對性地去預(yù)防和調(diào)整，盡量讓會議更高效。而要會議高效，除避免上述常見問題外，須遵守以下十項(xiàng)原則：原則一、會議要規(guī)劃根據(jù)公司或部門實(shí)際情況，可安排有早會、周例會、月例會、季度會、半年會、年會等 例會，比如周例會，在總結(jié)和規(guī)劃方面就很有效，會議要有其召開的合理時(shí)間和頻率，例會

7、可參考古代“有本早奏，無事退朝”的原則，而且根據(jù)不同階段的管理水平和目標(biāo)，可調(diào)整 例會的頻率和時(shí)間長度；除了固定的例會外，還應(yīng)有一些重大事項(xiàng)的專題會議，如果平時(shí)例會開得好，問題得到切實(shí)解決落實(shí)，例外的會議比例則會大幅下降。時(shí)需Sr彳原則二、準(zhǔn)備要充分要想會議高效，會前必須做好充分的準(zhǔn)備。重大事項(xiàng)必須提前足夠的時(shí)間思考和準(zhǔn)備， 并會前私下廣泛征求意見，有些不便于在會上公開發(fā)表的意見或擔(dān)憂也在會前提前溝通和解 決掉，總之要提前充分作好準(zhǔn)備， 最好能基本達(dá)成共識，這樣才可能在會議上快速作出決策， 提高會議效率。會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、議程、時(shí)間表等最好都在會議通知中必須 提前一定時(shí)間告知好讓相

8、關(guān)人員準(zhǔn)備，會議方程在會議前再打印給到相關(guān)人員以便大家遵 守。原則三、主題要集中一次會議，最好只有一個(gè)主題，因?yàn)橹挥羞@樣才能更好地集中相關(guān)人員、時(shí)間和精力，高效解決問題。綜合性會議，主題也最好不要超過三個(gè)為好。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下，時(shí)間越長，成本也就越高。原則四、人員要相關(guān)只選對相關(guān)情況真正了解的人員參加，一問三不知、不了解具體情況或提供“假情報(bào)”、說了不算或說了卻很可能被否決的人參加了也沒有用。所以一是要“少而精”，即只要與會議議題直接關(guān)聯(lián)的單位參加，協(xié)辦的單位不用派人陪綁；二是要“有效”，具體的議題讓主要負(fù)責(zé)人員直接匯報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)不要代為匯報(bào)，避免“一問三不知”

9、的現(xiàn)象出現(xiàn)，更不要因?yàn)椴?了解實(shí)際情況而想當(dāng)然地盲目決策；三是要有“決策權(quán)”，與會人員一定要有決策權(quán)，主管領(lǐng)導(dǎo)有事委派人參加， 也要賦予相應(yīng)的權(quán)利， 否則因做不了主造成議而不決，造成較大的浪費(fèi)！也打擊與會人員的積極性；四是要“正面”，不要只是提問題、追究責(zé)任或相互推諉，而是要從多角度多提建設(shè)性建議、多鼓勵(lì)、多肯定，既解決當(dāng)前問題治標(biāo)，更要想出將來長治久安的、預(yù)防類似問題重復(fù)發(fā)生的根本之策。原則五、流程要合理會議的流程關(guān)系到會議是否真正民主、 有效。一是盡量不要領(lǐng)導(dǎo)主持會議， 而應(yīng)該是會 議議題發(fā)起單位或辦公室主持； 二是領(lǐng)導(dǎo)盡量最后講話， 否則一開始基調(diào)一定， 很多人就不 敢發(fā)表自己的看法，

10、或者只是隨聲附和； 三是會議發(fā)表意見時(shí)貫穿例外管理的原則， 重復(fù)觀 點(diǎn)盡量少談，盡量談有建設(shè)性意見，且少發(fā)表主觀意見觀點(diǎn)而應(yīng)以事實(shí)和數(shù)據(jù)支撐， 出現(xiàn)跑題或剎不住車時(shí)要及時(shí)拉回來；四是繁簡得當(dāng)，有些問題簡要介紹即可，重大問題討論要充分，讓相關(guān)尤其是一線部門充分發(fā)表意見，不能倉促決策，而且不同部門、人員由于學(xué)習(xí)、充分交流有利于優(yōu)勢互補(bǔ)；五如果確定要做也要經(jīng)得起考驗(yàn),兩害相權(quán)取其輕”，如果明確能六是該議的時(shí)候要議， 該決的盡可能會上形成決議而不要拖到工作經(jīng)歷和崗位職責(zé)不同，所關(guān)注的重點(diǎn)通常也會有所不同,是重大決策最好刻意安排反面意見，會議決策怕的是一面倒,想出各種應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的措施盡量減少損失，“兩益相

11、權(quán)取其重,承受最大的損失和最壞的結(jié)果，這樣決策了也不會輕易搖擺;的時(shí)候要決，該舉手的時(shí)候要舉手， 該簽字的時(shí)候要簽字, 會議結(jié)束了還沒有結(jié)論，要落實(shí)責(zé)任人、關(guān)鍵行動措施、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)防范措 施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等。原則六、時(shí)間要緊湊要事先規(guī)定會議時(shí)間，一般的會議不要超過一小時(shí)，較長的會議要分大階段進(jìn)行，每階段發(fā)言人的時(shí)間要規(guī)劃和控制好， 主持人要把握好會議節(jié)奏。 對較長的會議要安排中場休息， 且最好提前準(zhǔn)備好茶水、甜點(diǎn)和水果等，否則開會時(shí)間開長了， 大腦轉(zhuǎn)得慢了注意力也不容 易集中。原則七、決議要及時(shí)會議的記錄一定要完整、規(guī)范、完整，從會議主題、與會人員/缺席人員、發(fā)言、討

12、論記錄到會議決議、表決情況等都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，可采用專用記錄格式、卡片，做到規(guī)范、 準(zhǔn)確、可查，避免事后不認(rèn)賬。會議結(jié)束后，應(yīng)盡快下發(fā)會議決議。會議決議不同于會議簡 單的流水帳記錄，需要做一定的整理、調(diào)整和提升，因?yàn)闀h臨時(shí)講的可能不全面或有遺漏。 會議決議一定要落實(shí)責(zé)任人、關(guān)鍵行動措施、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)防范措施、配套資 源支持和關(guān)鍵里程碑等，要簡單、明了。會議決議正式簽發(fā)之前最好安排幾個(gè)人交叉檢查， 決策人簽發(fā)后最好給與會及決議相關(guān)人員簽名確認(rèn)以有人推脫。為了要及時(shí)貫徹會議精神， 要及時(shí)發(fā)放會議決議：一可增強(qiáng)會議時(shí)效性，發(fā)揮會議的作用；二可乘熱打鐵，取得事半功倍的效果；三可提高會議的

13、效益，增強(qiáng)執(zhí)行力；四可明確責(zé)任，并通知到相關(guān)部門。原則八、手段要先進(jìn)會前充分準(zhǔn)備，多應(yīng)用 PPT,要求簡明扼要、重點(diǎn)突出、邏輯清晰，不要整版的文字而 應(yīng)圖表結(jié)合（如果基礎(chǔ)較弱對這一塊最好組織專門如何準(zhǔn)備和匯報(bào)PPT的培訓(xùn)，并事先做一 些參考模板）。另外，能開電話會議、視頻會議的盡可能利用這些高科技，可大幅節(jié)省交通、時(shí)磊忖呎住宿等費(fèi)用和往返的時(shí)間成本， 大大提高溝通的效率，其投入產(chǎn)出比是非常合算的，尤其是 金融危機(jī)的情況下多地點(diǎn)辦公、 全國性或全球化公司更應(yīng)多應(yīng)用一些高科技工具和手段。另外，會議決議發(fā)放、跟蹤等也可通過 Email、OA、IM （包括QQ、POPO、MSN、SKYPE、 RTX等）等多種工具和手段來宣導(dǎo)、提醒和落實(shí)。原則九、執(zhí)行要檢查會議決策情況的跟蹤檢查， 尤其是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把握， 最好能培養(yǎng)主動、 及時(shí)匯報(bào)的職場 習(xí)慣。如果沒有，則需要有“盯牢”“管好” “跟到底”的執(zhí)行力強(qiáng)的人持續(xù)跟進(jìn)和追蹤，直到相關(guān)部門和人員養(yǎng)成習(xí)慣為止，當(dāng)然最好能有配套的培訓(xùn)來進(jìn)一步強(qiáng)化執(zhí)行力。原則十、結(jié)果要獎(jiǎng)懲大多數(shù)人不會做你期