公司裝飾工程檔案管理辦法

1、公司裝飾工程檔案管理辦法工程檔案是指公司承接的裝飾裝修工程項目，包括工程、軟裝、設(shè)計項目。為了規(guī)范工程檔案管理行為，真實反映公司承包裝飾工程的記錄，特制定本工程檔案管理辦法。一、歸檔范圍（一）管理性文件1、工程洽談記錄、委托書、項目啟動通知書、策劃書等。2、招投標文件。3、承包、分包合同及其附件。4、材料采購合同。5、會議記錄、會議紀要。6、項目運行期內(nèi)與業(yè)主、施工單位的往來文件。7、項目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來文件。8、經(jīng)批準的項目組織架構(gòu)及補充資料。9、經(jīng)項目經(jīng)理、綜合部確認的項目部人力資源資源投入記錄（包括：投入人員及考勤記錄）。10、經(jīng)項目經(jīng)理、技術(shù)部確認的施工檢測設(shè)備、勞保投入記

2、錄。11、經(jīng)項目經(jīng)理、綜合部確認的施工固定資產(chǎn)使用設(shè)備、辦公設(shè)施投入記錄。12、經(jīng)項目經(jīng)理、財務(wù)部確認的項目核算表。（二）經(jīng)濟性文件1、工程預(yù)、結(jié)算和審核文件。2、簽證單。3、材料確價資料。4、工程款項收取記錄（公司開出的發(fā)票及財務(wù)部關(guān)于收到該款的說明或簽名）。5、工程款支出記錄（公司開出的發(fā)票及項目部關(guān)于支出該款的說明或簽名）。6、與分包單位、材料供應(yīng)商的結(jié)算確認單。7、發(fā)包單位確認的結(jié)算單。8、項目結(jié)算審定會簽單。9、項目結(jié)算款收清會簽單。10、出具給分包單位或材料供應(yīng)商分包結(jié)算金額的結(jié)算函。11、甲方提供的工期延期證明。12、分包單位或材料供應(yīng)商違反合同約定的處罰單。13、分包單位出具沒

3、有拖欠工人工資的證明。14、項目后評估報告。（三）技術(shù)性文件1、施工報建材料，包括：規(guī)劃許可證、施工許可證、余泥排放證、臨時占用道路證、夜間施工證、消防審核或備案、噪聲排放證、質(zhì)監(jiān)登記、安監(jiān)登記、施工圖審查證明、施工圖審查備案證明、工人購買工傷保險證明、辦理社保調(diào)劑資金證明等。2、圖紙會審記錄。3、施工組織方案、專項方案、現(xiàn)場應(yīng)急處置方案、開工報告。4、材料合格證、材料試驗報告。5、設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批。6、專項技術(shù)交底、工人安全教育、隱蔽工程驗收記錄。7、分項、分部、單項工程質(zhì)量檢查、評定。8、施工日志、安全日志。9、竣工驗收證明、驗收報告、消防驗收證明或備案、環(huán)境空氣

4、檢測證明。10、施工圖、竣工圖。11、施工過程中（隱蔽）的DV、竣工后拍攝的相片（1000萬以上項目由專業(yè)公司拍攝，1000萬以下項目由項目部拍攝）。 二、歸檔時間（一）委托書、主合同、投標文件、接洽記錄等文件，在主合同簽訂后一個月內(nèi)，完成歸檔。（二）軟裝、施工項目在工程竣工后三個月內(nèi)歸檔。設(shè)計項目，圖紙?zhí)峤煌戤吅髢蓚€月內(nèi)歸檔。在該規(guī)定的時間內(nèi)未完成的經(jīng)濟性文件、項目核算表及項目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來文件，在文件完成后一個月內(nèi)歸檔。三、歸檔流程（一）一線部門，按項目整理好檔案，填寫項目檔案報審表（CB-05-1， CB-05-2，CB-05-3）報經(jīng)技術(shù)部審核同意后，再移交檔案室。歸檔回

5、執(zhí)一式三份，檔案室自留一份，另兩份由檔案室分別反饋給技術(shù)部、一線部門。（二）二線部門（技術(shù)部、財務(wù)部），按規(guī)定整理好檔案，填寫項目檔案報審表（CB-05-4），再移交檔案室。歸檔的回執(zhí)，最終一式兩份，檔案室自留一份，另一份由檔案室反饋給技術(shù)部或財務(wù)部。綜合部每月歸檔一次，歸檔目錄交總經(jīng)理簽名后退還綜合部。四、檔案整理（一）歸檔單位一個建筑物為一個項目，圍繞這個建筑物開展的工程都納入該項目，檔案以項目為單位組卷。（二）建立檔案關(guān)鍵詞由檔案室提出系列檔案文件關(guān)鍵詞的建議，報技術(shù)部審核。檔案室根據(jù)審定后的意見，在整理每份文件時，列出關(guān)鍵詞。原則上，一份文件的關(guān)鍵詞不超過三個。（三）檔案的組卷裝飾工程

6、檔案按性質(zhì)分為：裝飾工程項目、軟裝項目、設(shè)計項目。在一個項目中包含工程、軟裝、設(shè)計的項目，納入工程項目歸檔。每個項目組卷按管理類（代號為1）、經(jīng)濟類（代號為2）、技術(shù)類（代號為3）文件次序排列。編號方法：大類+年份+一級屬類+工程類別+組卷類+流水號。五、監(jiān)督管理（一）各部門每季度完成一次工程檔案歸檔情況小結(jié)。七、歸檔期限表序號名稱保管期限一管理性文件1工程洽談記錄、委托書、項目啟動通知書、策劃書等。長期2招投標文件。長期3承包、分包合同及其附件。長期4材料采購合同。長期5會議記錄、會議紀要。長期6項目運行期內(nèi)與業(yè)主、施工單位的往來文件。長期7項目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來文件。長期8經(jīng)批準

7、的項目組織架構(gòu)及補充資料。長期9經(jīng)項目經(jīng)理、綜合部確認的項目部人力資源資源投入記錄（包括：投入人員及考勤記錄）。長期10經(jīng)項目經(jīng)理、技術(shù)部確認的施工檢測設(shè)備、勞保投入記錄。長期11經(jīng)項目經(jīng)理、綜合部確認的施工固定資產(chǎn)使用設(shè)備、辦公設(shè)施投入記錄。長期12經(jīng)項目經(jīng)理、財務(wù)部確認的項目核算表。長期（二）經(jīng)濟性文件長期1工程預(yù)、結(jié)算和審核文件。長期2簽證單。長期3材料確價資料。長期4工程款項收取記錄（公司開出的發(fā)票及財務(wù)部關(guān)于收到該款的說明或簽名）。長期5工程款支出記錄（公司開出的發(fā)票及項目部關(guān)于支出該款的說明或簽名）。長期6與分包單位、材料供應(yīng)商的結(jié)算確認單。長期7發(fā)包單位確認的結(jié)算單。長期8項目結(jié)

8、算審定會簽單。長期9項目結(jié)算款收清會簽單。長期10出具給分包單位或材料供應(yīng)商分包結(jié)算金額的結(jié)算函。長期11甲方提供的工期延期證明。長期12分包單位或材料供應(yīng)商違反合同約定的處罰單。長期13分包單位出具沒有拖欠工人工資的證明。長期14項目后評估報告。長期（三）技術(shù)性文件1施工報建材料，包括：規(guī)劃許可證、施工許可證、余泥排放證、臨時占用道路證、夜間施工證、消防審核或備案、噪聲排放證、質(zhì)監(jiān)登記、安監(jiān)登記、施工圖審查證明、施工圖審查備案證明、工人購買工傷保險證明、辦理社保調(diào)劑資金證明等。長期2圖紙會審記錄。長期3施工組織方案、專項方案、現(xiàn)場應(yīng)急處置方案、開工報告。長期4材料合格證、材料試驗報告。長期5設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批。長期6專項技術(shù)交底、工人安全教育、隱蔽工程驗收記錄。長期7分項、分部、單項工程