協(xié)同辦公平臺系統(tǒng)管理員手冊

1、協(xié)同辦公系統(tǒng)管理員手冊 協(xié)同辦公系統(tǒng)管理員手冊編寫日期： 2010年3月12日匯高網(wǎng)訊（北京）科技有限公司目錄1使用范圍31.1主要讀者31.2使用范圍約束32前 言33協(xié)同辦公系統(tǒng)管理員使用手冊43.1權限管理43.1.1欄目管理43.1.2欄目權限73.1.3流程權限93.2人事管理103.2.1部門管理103.2.2職務管理133.2.3用戶管理153.2.4角色管理173.2.5數(shù)據(jù)轉移193.3其他管理193.3.1項目后臺193.3.2短信管理213.3.3專項服務253.3.4日志管理261 使用范圍1.1 主要讀者本手冊為系統(tǒng)管理員手冊，主要讀者為使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員。

2、1.2 使用范圍約束本手冊僅限在使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的系統(tǒng)的企業(yè)內部使用。2 前 言為增加系統(tǒng)安全性及可行性，本產品在客戶端提供了一個功能強大完善的系統(tǒng)管理模塊，系統(tǒng)管理員只需通過對此模塊的設置即可輕松、快捷、有效地為企事業(yè)單位建立起一個切實可行的網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)。系統(tǒng)管理包括部門管理、職務管理、用戶管理、欄目管理、欄目權限設置、角色管理、日志管理、系統(tǒng)維護等多個子系統(tǒng)，每個子系統(tǒng)可根據(jù)企事業(yè)單位的實際需要進行增減，并可相互無縫連接。首次使用協(xié)同辦公系統(tǒng)時,系統(tǒng)管理員需要根據(jù)貴公司的情況對系統(tǒng)進行初始化, 系統(tǒng)方可使用。系統(tǒng)初始化的操作順序為：部門管理職務管理用戶管理欄目權限角色管理3 協(xié)同辦公系統(tǒng)管

3、理員使用手冊3.1 權限管理3.1.1 欄目管理系統(tǒng)管理員點擊功能菜單上的系統(tǒng)管理欄目管理，可看到系統(tǒng)默認的一級欄目（主菜單）列表，如下圖：3.1.1.1 一級欄目管理此頁面中，點擊按鈕可按查詢條件（欄目名稱）顯示相關的一級欄目信息。選中所要刪除的一級欄目前的復選框后，點擊按鈕，可將被選中的一級欄目隱藏起來放入回收站。在“排序號”內容框內修改序號的阿拉伯數(shù)字后，點擊按鈕，可重新按升冪排列“個人桌面”左側欄目主菜單的位置。點擊按鈕，或一級欄目列表中某一欄目后的修改鏈接，即可進入“編輯一級欄目”頁面，如下圖：此頁面中，當欄目為一級欄目時，請在“上級欄目”下拉菜單中選擇“無上級欄目”.“訪問路徑”為

4、該欄目在服務器上的地址，請勿隨意更改，否則會導致欄目無法正常訪問.“欄目圖片”為該欄目在系統(tǒng)功能菜單上顯示圖片的存放地址.“順序號”為該欄目在系統(tǒng)功能菜單上升冪排序的位置.選中“具管理權限”，表示該欄目有權限控制，具備相應權限的欄目管理員能夠訪問.選中“不具管理權限”，表示該欄目無權限控制，全體員工都可以訪問.在“欄目屬性”下拉菜單中，選擇“超級用戶才可看到”表示該欄目主菜單只會顯示在超級用戶的“個人桌面”左側.選擇“一級欄目管理員才可看到”，表示該欄目主菜單只會顯示在一級欄目管理員的“個人桌面”左側；輸入一級欄目信息后，點擊按鈕即可。3.1.1.2 二級欄目管理在“一級欄目列表”頁面，點擊某

5、一欄目后的進入二級欄目鏈接，可以進入“二級欄目”頁面，如下圖：此頁面中，點擊按鈕可按查詢條件（如：欄目名稱）顯示相關的二級欄目信息。選中所要刪除的二級欄目前的復選框后，點擊按鈕，可將被選中的二級欄目隱藏起來放入回收站。在“排序號”內容框內修改序號的阿拉伯數(shù)字后，點擊按鈕，可重新按升冪排列系統(tǒng)二級欄目菜單的位置。點擊按鈕，或二級欄目列表中某一欄目后的修改鏈接，可以進入“編輯二級欄目”頁面，如下圖：當欄目為二級欄目時，一定要在“上級欄目下拉菜單”中選擇其所屬的一級欄目名稱；其他操作同“編輯一級欄目”。3.1.1.3 回收站管理在欄目管理頁面，點擊欄目列表上方的按鈕，即可進入“回收站管理”頁面：此頁

6、面中，點擊按鈕可按查詢條件（如：欄目名稱）顯示相關的被隱藏欄目信息。選中要刪除的被隱藏欄目前的復選框后，點擊按鈕，可將被選中的欄目徹底刪除。（特別注意：請勿隨意刪除欄目，否則將導致桌面主菜單/二級菜單丟失。）選中要恢復的被隱藏欄目前的復選框后，點擊按鈕，可將被選中的欄目重新顯示在“個人桌面”左側。3.1.2 欄目權限與部門樹和職務樹類似，整個系統(tǒng)的欄目也是呈樹狀結構的：系統(tǒng)有九大欄目組成，每個欄目又由若干子欄目組成，有的子欄目在系統(tǒng)中還有更下一級的子欄目（例如公文管理就是一個典型例子）。因此，當為某個欄目分配管理員時，此管理員不但具有管理這個欄目的權限，還具有管理這個欄目的所有子欄目的權限。點

7、擊功能菜單上的系統(tǒng)管理欄目權限，即進入“欄目權限列表”頁面：此頁面中，點擊按鈕可按查詢條件（欄目名稱）顯示相關的欄目權限分配信息。注：初次登錄時，是沒有欄目權限分配記錄的！以上權限列表是系統(tǒng)管理員添加后的效果。3.1.2.1 分配欄目權限點擊按鈕，即可進入“添加欄目管理員”頁面：選擇欄目和欄目管理員（注：若選擇某個部門下的某個職務，則擁有該職務的所有員工都被賦予了欄目管理員權限，具體操作同選擇部門負責人），然后單擊按鈕。3.1.2.2 維護欄目權限在“欄目權限列表”頁面，點擊列表中某一欄目權限后的修改鏈接，即可進入“編輯欄目權限”頁面，具體操作同添加欄目管理員。選中所要刪除的欄目權限前的復選框

8、后，點擊按鈕，會彈出一提示框，點擊提示框中的按鈕，即可刪除該欄目權限。3.1.2.3 分配用戶點擊按鈕，即可進入“添加權限用戶”頁面：本模塊主要是用來分配某個欄目哪些用戶可以訪問，哪些用戶不可以訪問。點擊保存按鈕可以進行保存。3.1.3 流程權限對某些職務如總經理只允許某些人或某些職務直接對其發(fā)送公文或其他申請，減輕高層領導工作量。點擊功能菜單系統(tǒng)管理流程權限，系統(tǒng)默認進入流程權限管理頁面：點擊按鈕，或者某一部門后面的修改鏈接可以進入權限設置頁面：在此頁面，管理員可以設置某個部門下的人員和職務。在可選人員選擇所在部門名稱，在人員列表中選擇人員點擊按鈕將所選人員添加到列表，點擊可以添加所有人員，

9、點擊刪除所有人員，點擊 刪除所選人員。可讀職務同可選人員，設置好流程權限點擊按鈕。3.2 人事管理3.2.1 部門管理以合法的系統(tǒng)管理員身份登錄系統(tǒng)后，點擊功能菜單上的系統(tǒng)管理部門管理，即進入系統(tǒng)默認的“部門列表”主頁面：點擊按鈕可按查詢條件（部門名稱）顯示相關的部門信息（支持模糊查詢）。注：初次登錄時，是沒有部門記錄的！以上部門列表是系統(tǒng)管理員添加后的效果。3.2.1.1 添加部門 添加部門的時候要注意：添加的順序是從高層到中層到基層，比如應該先添加總經理部門，然后再添加常務副總部門、銷售分公司、法務部等。點擊按鈕，即可進入“部門添加”頁面：輸入部門名稱，選擇上級部門（注：最高層部門請選擇“

10、無上級部門”），并為分支部門較多的中層部門選擇合適的部級（注：方便部級部門負責人跨級審批）。點擊按鈕，即彈出“選擇部門負責人”窗口：此頁面中，雙擊左邊“可選職務列表”中某一職務，或者選中后點擊按鈕，可以將其移至右邊“所選職務列表”中；雙擊右邊“所選職務列表”中某一職務，或者選中后點擊按鈕，可以將其移至左邊“可選職務列表”中；點擊或則移動列表中的所有職務。注：按住ctrl鍵不放，用鼠標左鍵分別點取若干職務，可以選擇離散的一批記錄。按住shift鍵不放，用鼠標左鍵點取可以定義連續(xù)的一批記錄。點擊按鈕，將關閉窗口，并在“部門負責人”內容框內列出所選職務。最后，點擊按鈕，將保存新增的部門信息，并返回頁

11、面至“部門列表”。3.2.1.2 維護部門在“部門列表”主頁面，點擊列表中某一部門后的修改鏈接，即可進入“編輯部門”頁面，具體操作同部門添加。點擊列表中某一部門后的刪除鏈接，會彈出一提示框，點擊提示框中的按鈕，即可刪除該部門。但是，如果部門下有員工信息或職務或者下級部門，此部門不能進行刪除操作。您必須把部門下的員工信息或職務或者下級部門刪除才能刪除此部門。3.2.1.3 部級管理部級主要用于管理分支較多的部門，方便部級部門負責人實現(xiàn)跨級審批。點擊按鈕，即可進入“部級”查詢顯示主頁面：此頁面中，點擊按鈕可按查詢條件（級別名稱）顯示相關的部級。選中所要刪除的部級前的復選框后，點擊按鈕，可將被選中的

12、部級刪除。點擊按鈕，或列表中某一部級后的修改鏈接，即可進入“部級編輯”頁面：輸入部級信息后，點擊按鈕即可。3.2.1.4 部門結構圖重復以上步驟，根據(jù)單位具體情況把需要的部門依次加入數(shù)據(jù)庫后，點擊按鈕，會看到一顆部門樹（部門結構圖）：3.2.2 職務管理部門添加之后, 點擊功能菜單上的系統(tǒng)管理職務管理，即進入系統(tǒng)默認的“職務列表”主頁面：點擊按鈕可按查詢條件（部門、職務）顯示相關的職務信息（支持模糊查詢）。注：初次登錄時，是沒有職務記錄的！以上職務列表是系統(tǒng)管理員添加后的效果。3.2.2.1 添加職務添加職務的時候同樣要注意：添加的順序也是從高層到中層到基層，比如應該先添加總經理，然后再添加常

13、務副總、銷售經理、銷售代表等。點擊按鈕，即可進入“職務添加”頁面：輸入職務名稱，選擇上級職務（注：最高層職務請選擇“無上級職務”），以及該職務歸屬的部門后，點擊按鈕，保存新增的職務信息，并返回頁面至“職務列表”。3.2.2.2 維護職務在“職務列表”主頁面，點擊列表中某一職務后的修改鏈接，即可進入“編輯職務”頁面，具體操作同添加職務。選中所要刪除的職務前的復選框后，點擊按鈕，會彈出一提示框，點擊提示框中的按鈕，即可刪除該職務。但是，如果職務下有員工信息，則不能進行刪除操作。您必須把職務下的用戶刪除才能刪除此職務。3.2.2.3 職務結構圖重復以上步驟，根據(jù)單位具體情況把需要的職務依次加入數(shù)據(jù)庫

14、后，點擊按鈕，會看到一顆職務樹（職務結構圖）：3.2.3 用戶管理用戶指所有使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的用戶，可以是系統(tǒng)管理員、普通員工，部門領導，公司領導。同時員工的用戶名就是該員工在系統(tǒng)中的用戶名。真實姓名在系統(tǒng)中起到標識的作用。職務添加完畢之后，點擊功能菜單上的系統(tǒng)管理用戶管理，即可進入“用戶列表”頁面：此頁面中，點擊按鈕可按查詢條件（登錄帳號、員工姓名、部門名稱）顯示相關的用戶信息（支持模糊查詢）。注意事項：1、初次登錄時，只有系統(tǒng)管理員一條記錄！以上用戶列表是系統(tǒng)管理員添加后的效果。2、若企業(yè)實際流程為：人事部登記員工檔案信息部配置系統(tǒng)用戶人事檔案管理員在“新增人事檔案”時，選中“是否為系統(tǒng)用

15、戶”復選框，則在“用戶列表”中會新增一條“登錄帳號”為員工姓名的用戶信息，系統(tǒng)管理員只需將該用戶由“禁用狀態(tài)”調為“可用狀態(tài)”，并根據(jù)實際情況，為其配置登錄帳號和訪問權限即可。3、若企業(yè)實際流程為：信息部配置系統(tǒng)用戶 人事部登記員工檔案“系統(tǒng)管理員”配置用戶后，人事檔案管理員在“新增人事檔案”時，需選中“是否為系統(tǒng)用戶”復選框，并單擊“選系統(tǒng)用戶”按鈕，在彈出窗口中選擇系統(tǒng)管理員已配置好的某一用戶即可。 否則，“用戶列表”中會生成重復的用戶數(shù)據(jù)。3.2.3.1 修改用戶點擊用戶列表后面的修改鏈接進入到用戶的修改界面：輸入員工姓名、選擇該用戶所屬部門、輸入所在部門的順序號，現(xiàn)任職務，設置用的的兼

16、職職務。設置用戶屬性為普通用戶或超級用戶（注：超級用戶權限同系統(tǒng)管理員），用戶狀態(tài)為可用狀態(tài)或禁止狀態(tài)；選擇該用戶不可訪問的欄目，然后單擊按鈕。操作說明：l 人事檔案管理員在登記員工檔案時，如選中“是否為系統(tǒng)用戶”復選框，則在新增員工檔案的同時，用戶管理中也會新增一條關聯(lián)的用戶信息（注：為禁用狀態(tài)）。3.2.4 角色管理角色管理有助于系統(tǒng)將工作崗位與涉及的具體用戶進行分離。調整組織機構或人員時，系統(tǒng)管理員只需對該角色涉及的職務作簡單的調整，即可保證系統(tǒng)的正常運行，不必大規(guī)模地修改工作流程，從而將系統(tǒng)管理員的維護工作量減少到最低。職務添加完畢之后，還可以進行角色的添加，點擊功能菜單上的系統(tǒng)管理角

17、色管理，即可進入“角色列表”頁面：此頁面中，點擊按鈕可按查詢條件（角色名稱）顯示相關的系統(tǒng)角色信息。注：初次登錄時，是沒有角色記錄的！以上部門列表是系統(tǒng)管理員添加后的效果。3.2.4.1 添加角色點擊按鈕，即可進入“角色添加”頁面：輸入角色名稱，選擇該角色涉及的所有職務（具體操作同選擇部門負責人），描述該角色的職能，然后單擊按鈕。3.2.4.2 維護角色在“角色列表”主頁面，點擊列表中某一角色后的修改鏈接，即可進入“編輯角色”頁面，具體操作同添加角色。選中所要刪除的角色前的復選框后，點擊按鈕，會彈出一提示框，點擊提示框中的按鈕，即可刪除該角色信息。3.2.5 數(shù)據(jù)轉移用于將離職人員的待辦事務數(shù)

18、據(jù)轉移至工作交接人，使待辦事物可繼續(xù)辦理。點擊功能菜單系統(tǒng)管理-數(shù)據(jù)轉移，系統(tǒng)默認進入代辦轉移頁面：管理員可以將轉出部門的員工要辦理的事務轉入到代辦部門，點擊按鈕即可將事務數(shù)據(jù)轉移。3.3 其他管理3.3.1 項目后臺項目后臺是項目管理系統(tǒng)的一個后臺服務模塊，包括了項目管理、事務管理和資源管理三部分內容。3.3.1.1 項目管理點擊其他管理項目后臺系統(tǒng)默認進入項目管理界面，此界面可以看到所有的項目列表，點擊項目列表后面的詳情鏈接可以查看該項目的詳細信息，點擊辦結鏈接可以中止該項目的流程，點擊恢復辦理鏈接可以繼續(xù)該項目的流程。3.3.1.2 事務管理點擊項目后臺事務管理進入項目事務處理界面：本界

19、面列出了所有待處理和已處理的所有的事務，點擊列表后面的詳情鏈接到該項目事務的詳細信息界面，如果還未辦理的事務，會出現(xiàn)催辦鏈接。點擊可以發(fā)送催辦的通知。3.3.1.3 資源管理本模塊主要功能是項目管理中用到的一些項目資料可以在此頁面中進行上傳，資源管理界面如下：點擊添加按鈕進入到添加界面：點擊按鈕進行保存，點擊重新填寫本界面，點擊按鈕返回到上一級頁面。3.3.2 短信管理短信管理管理模塊提供短信查詢，短信后臺管理功能，在短信后臺中設置好基礎配置，設置用戶短信發(fā)送數(shù)量，那些事務需要短信提醒系統(tǒng)將按時提醒用戶辦理各項事務。3.3.2.1 短信查詢點擊功能菜單系統(tǒng)管理短信管理，系統(tǒng)默認進入短信查詢按部

20、門統(tǒng)計查詢頁面：選擇按鈕，選擇查詢時間。按按鈕，可以查詢出所要查詢時間的所有發(fā)送的短信。選擇按鈕，可以按照開始時間、結束時間、部門名稱進行查詢。如右圖：查詢出來的信息顯示部門名稱和所發(fā)短信條數(shù)。按用戶統(tǒng)計：點擊菜單短信查詢按用戶統(tǒng)計，進入按用戶統(tǒng)計查詢頁面：此頁面操作與按部門統(tǒng)計查詢操作相同，查詢出來的信息顯示用戶的登陸帳號、員工姓名、所屬部門、發(fā)送短信條數(shù)等信息。用戶發(fā)送清單：單擊功能菜單短信查詢用戶發(fā)送數(shù)據(jù)清單，進入用戶發(fā)送清單頁面：在此頁面顯示所有用戶發(fā)送短信的列表。選擇短信編號前面的復選框，點擊按鈕，刪除短信發(fā)送信息。在這選擇查詢條件（內容、接收手機號、未處理、發(fā)送成功、發(fā)送失?。┑葪l件，點查詢按鈕，查詢出相應的短信信息。系統(tǒng)發(fā)送清單：點擊功能菜單短信查詢系統(tǒng)發(fā)送清單，進入系統(tǒng)短信發(fā)送清單頁面：在此頁面顯示所有系統(tǒng)發(fā)送短信的列表，選擇短信編號前面的復選框，點擊按鈕，刪除短信發(fā)送信息。在這選擇查詢條件（標題、內容、接收手機號、未處理、發(fā)送成功、發(fā)送失敗）等條件，點擊查詢按鈕，查詢出相應的短信信息。3.3.2.2 短信管理基本配置：點擊功能菜單短信管理短信管理基本配置，進入短信配置頁面：此頁面主要是對短信貓進行設置，包括通信端口、波特率和注冊碼三個選項。點