檔案安全信息化管理措施

1、檔案平安信息化管理措施【摘要】隨著現(xiàn)代科技的快速開(kāi)展，檔案信息化建設(shè)已是大勢(shì)所趨，但是，由于法律法規(guī)、技術(shù)、設(shè)備、管理等方面存在一定的問(wèn)題，使檔案信息平安隱患日益凸顯。如何提高檔案信息的平安性，成為信息時(shí)代檔案管理必須面對(duì)的問(wèn)題?！娟P(guān)鍵詞】信息化；檔案；平安檔案信息化管理，指在行政主管部門(mén)的指導(dǎo)下，在滿足法律規(guī)章制度的要求前提下，依靠科學(xué)的思想和組織管理方法，憑借信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技手段，對(duì)文書(shū)、檔案等信息進(jìn)行開(kāi)掘、整合，使信息的獲取、處理、傳輸、應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案信息的利用效率。一、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)一有助于檔案信息利用率的提高。隨著科技的進(jìn)步，無(wú)紙化辦公受到

2、關(guān)注，辦公自動(dòng)化程度得以很大提高，這樣就出現(xiàn)了辦公數(shù)字化與紙質(zhì)檔案信息之間的矛盾問(wèn)題。通過(guò)采取檔案信息化管理模式，檔案信息以數(shù)字化形式呈現(xiàn)，直接應(yīng)用于辦公數(shù)字化系統(tǒng)之中，不但有效解決了辦公數(shù)字化與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息之間的不協(xié)調(diào)問(wèn)題，同時(shí)還為使用者提供了極大的便利。二有助于搜索速度和準(zhǔn)確性的提高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式有個(gè)特點(diǎn)，那就是查找效率低，出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率比擬大，一旦需要進(jìn)行檔案搜索時(shí)，都是依靠人力進(jìn)行查找，需要翻閱案卷或者查看目錄手動(dòng)查找。檔案信息化之后，直接利用計(jì)算機(jī)就能找到想要的文獻(xiàn)，這樣一來(lái)，搜索效率和準(zhǔn)確性都得到極大提高。三有助于檔案信息管理工作效率的提高。檔案信息化管理模式下，從生

3、成電子檔案開(kāi)始，之后的信息收集、檢驗(yàn)、歸檔、入庫(kù)以及使用各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)工作都可以依托自動(dòng)化工作平臺(tái)得以實(shí)現(xiàn)，這樣就實(shí)現(xiàn)了檔案信息管理相關(guān)工作從傳統(tǒng)方式向自動(dòng)化和智能化方式過(guò)渡，無(wú)論是檔案管理還是檔案使用，都出現(xiàn)了質(zhì)的變化，表達(dá)了傳統(tǒng)工作方式與先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的結(jié)合。四有助于檔案信息的共享。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)錄入檔案信息，創(chuàng)立自己的信息庫(kù)，相關(guān)部門(mén)可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)和調(diào)取經(jīng)過(guò)加工的檔案信息，可節(jié)約時(shí)間、空間，提高工作效率，共享電子檔案信息資源。五實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程信息傳輸。紙質(zhì)檔案的利用者要到檔案管理部門(mén)去查找，或采取發(fā) 、郵寄等方式。而電子檔案在檔案管理部門(mén)和利用者直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信實(shí)現(xiàn)檔案的信息傳遞，利用者可以足

4、不出戶(hù)地進(jìn)行自助式檢索，特別是遠(yuǎn)距離的異地傳輸快速便捷，節(jié)約了大量的時(shí)間、人力和物力。六有效地保護(hù)了檔案原件。檔案數(shù)字化加工后，可通過(guò)數(shù)字方式在很多閱讀終端使用，減少了原件的使用頻率，有效地保護(hù)了原件。二、存在的隱患問(wèn)題一容易造成檔案的損失。受信息載體壽命、電子計(jì)算機(jī)硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)硬件平臺(tái)的一致性等因素的影響，可能會(huì)造成檔案信息的損害和喪失。二病毒、黑客對(duì)檔案信息平安造成威脅。檔案信息化建設(shè)的主要途徑之一是興建檔案網(wǎng)站，通過(guò)檔案網(wǎng)站發(fā)布檔案信息，開(kāi)展檔案信息建設(shè)工作。但是，不法分子通過(guò)木馬程序非法侵入檔案網(wǎng)站篡改檔案信息、獲取檔案信息，甚至?xí)N(xiāo)毀數(shù)據(jù)資料，對(duì)檔案信息平

5、安造成嚴(yán)重威脅，影響檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，對(duì)人民和國(guó)家的利益造成危害。三電子信息檔案保管下的合法性以及真實(shí)性的問(wèn)題。信息化檔案以數(shù)據(jù)形式存在，數(shù)據(jù)在保存的過(guò)程中，極易出現(xiàn)數(shù)據(jù)毀壞的情況，而且數(shù)據(jù)極易被篡改。因此，數(shù)據(jù)形勢(shì)下檔案的合法性和真實(shí)性是很難證明的，這也是目前亟待解決的難題。三、擬采取的研究方法一加大資金投入，加強(qiáng)根底設(shè)施建設(shè)。計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)施的配備以及日常的維護(hù)，需要大量的資金作為根底，所以，要加大經(jīng)費(fèi)的投入，從硬件上不斷地引進(jìn)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，建立高質(zhì)量的檔案管理平臺(tái)。首先要明確檔案工作的管理機(jī)制，并完善檔案工作的運(yùn)行機(jī)制，主要針對(duì)各部

6、門(mén)的聯(lián)動(dòng)情況建立相應(yīng)的聯(lián)動(dòng)電子管理體系，實(shí)現(xiàn)全程管理與監(jiān)控。其次要提升檔案信息化工作在檔案常規(guī)工作中的比重，使其與電子化的建設(shè)同步進(jìn)行。再次，要針對(duì)檔案信息化進(jìn)行相應(yīng)的法律完善，使檔案工作得到標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)的約束，具體可以制定檔案信息化建設(shè)的專(zhuān)項(xiàng)工作任務(wù)并進(jìn)行分配，明確任務(wù)目標(biāo)及期限。二完善電子檔案平安管理制度。專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用，進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的強(qiáng)身份認(rèn)證措施處理，采用結(jié)合口令認(rèn)證與數(shù)字簽名認(rèn)證的方式進(jìn)行雙重身份認(rèn)證，主要涉及私鑰、密碼加密、明文與密文傳輸、數(shù)字簽名、口令認(rèn)證等。通常來(lái)說(shuō)，這種認(rèn)證方式需要管理人員先下載相關(guān)客戶(hù)端軟件并獨(dú)立運(yùn)行生產(chǎn)一對(duì)密鑰，其中公鑰經(jīng)加密后提交中心數(shù)據(jù)庫(kù)保存，私鑰那么由用戶(hù)自己保存。這種方式的優(yōu)點(diǎn)在于私鑰能夠充分保證平安性，使黑客無(wú)法竊取。三提高檔案專(zhuān)業(yè)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高檔案管理平安意識(shí)。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，讓他們從傳統(tǒng)的手工管理提升為現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)檔案管理，使檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)能夠正常、有效地運(yùn)行。合理設(shè)置檔案管理工作崗位并建立合理的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，充分發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)造性和積極性。四、結(jié)語(yǔ)檔案管理部門(mén)應(yīng)該加大對(duì)檔案信息化建設(shè)工