第三章憑證處理

1、第三章 憑證處理第三章 憑證處理憑證處理包括憑證的錄入、復(fù)核、查詢、科目匯總和憑證的記賬。先用鼠標(biāo)左鍵單擊主畫面的憑證頁簽， 出現(xiàn)如下界面：一、 憑證錄入點擊憑證錄入，系統(tǒng)進入憑證錄入畫面： 要錄入一張憑證，先在憑證字下拉列表框中選擇一種憑證類型，光標(biāo)被置于制單日期后的橫線上，用戶在此輸入正確的制單日期后再按回車鍵，光標(biāo)被置于附單據(jù)編輯框中，用戶在其中輸入此張憑證所附原始單據(jù)數(shù)后再按回車鍵，即可進入憑證內(nèi)容的錄入。如果用戶沒有設(shè)定自動生成憑單號，還需手輸一個憑單號。 憑證項目錄入的具體操作方法如下：l 錄摘要: 錄摘要的方法有三種：直接在摘要欄內(nèi)用漢字輸入摘要內(nèi)容；使光標(biāo)停留在摘要欄處，敲入+

2、摘要助記碼，然后回車，欄內(nèi)將直接顯示已存入摘要字典中的摘要。同一摘要欄內(nèi)，可以通過摘要助記碼多次輸入摘要字典中的內(nèi)容，方法是每兩個助記符(+摘要助記碼)之間加入一個空格。將光標(biāo)停留在摘要欄處，按回車鍵，屏幕出現(xiàn)摘要字典幫助窗口，在這個窗口中，用上下鍵頭選擇摘要，回車認(rèn)可。如果要錄入的摘要內(nèi)容與上一筆分錄的內(nèi)容相同，則只需在摘要欄內(nèi)敲入.回車后，上一筆摘要自動出現(xiàn)在欄內(nèi)。 此幫助窗口顯示的正是我們事先定義好的摘要助記碼，用戶可在其中選擇具體的摘要內(nèi)容，選擇方法是雙擊該項目。l 選科目：摘要輸入完后按回車按鈕，光標(biāo)停在科目代碼處，這是讓用戶輸入借方或貸方的科目代碼（這里只需要錄入代碼而不必錄入具體

3、的科目名稱,但顯示的是科目名稱），我們可以直接輸入，也可以單擊回車按鈕調(diào)出科目代碼幫助窗口，再在幫助窗口中加以選擇。若輸入的代碼在科目中不存在，系統(tǒng)不予確認(rèn)，要求重新輸入。系統(tǒng)還要求輸入的科目必須是最底層的明細(xì)科目碼，否則系統(tǒng)提示：該科目非明細(xì)科目。如果輸入一個非明細(xì)的科目，回車后可以調(diào)出所有屬于此科目下的所有明細(xì)科目。如果所輸入的是銀行科目還需在憑證下方輸入其它輔助信息，包括：結(jié)算方式、支票號、銀行日期l 錄部門或人員如果該科目需要分部門或人員核算，還需要在錄完金額后繼續(xù)錄入部門代碼或人員代碼。選擇部門或項目代碼的方法有兩種：一是直接錄入部門或人員代碼，二是直接敲回車按鈕調(diào)出部門或人員代碼的

4、提示窗口，再從窗口中選擇部門或人員的代碼；l 錄金額：光標(biāo)停在借金額或貸金額處時，直接輸入憑證金額。當(dāng)然，用戶要確保每頁憑證借合計貸合計應(yīng)相等，否則系統(tǒng)將給出錯誤提示，直到憑證借貸平衡為止。當(dāng)?shù)谝还P記錄輸入完畢后，屏幕自動跳到下行，用戶可以繼續(xù)錄入下筆業(yè)務(wù)。本張憑證錄入完畢后，可以單擊確定按鈕將此憑證存盤，如果單擊取消按鈕就是將剛剛錄入的憑證作廢。然后我們又可以重復(fù)以上步驟繼續(xù)錄入下張憑證。如果用戶需要改憑證，則需自行錄入憑證號，其他操作與錄憑證相同。下面就屏幕下方的功能按鈕加以說明。插入分錄：可以在任意的位置上插入一筆新的分錄。錄制完成的憑證，其效果如下圖所示：刪除分錄：可以刪除任意位置上的

5、分錄。確定：對本次憑證錄入進行存盤確定。如果您設(shè)的是自動生成憑單號，則憑證存盤后系統(tǒng)將自動生成一張憑證號，并給出窗口提示用戶。取消：取消本次對該張憑證的任何操作。打?。簯{證的打印應(yīng)放在憑證存盤的前面來完成。此按鈕就是用于將機制憑證打印輸出，因為一張憑證可能會有多筆業(yè)務(wù)，一頁憑證紙可能打印不開，系統(tǒng)會自動將其分頁輸出。如果只選其中某一頁打印，可在頁號選擇框中選擇頁號，或用鼠標(biāo)左鍵直接單擊數(shù)字按鈕選擇憑證頁號。否則，可用鼠標(biāo)左鍵單擊打印進行順序打印。向?qū)В捍斯δ芸蓭椭浫霊{證，用戶可借助它完成憑證的摘要、科目等內(nèi)容的輸入。在此選擇所需的分錄在此選擇會計事項分類二、憑證管理此功能主要用于對指定月份

6、的憑證的復(fù)核、查詢、新增、修改、刪除和沖銷等工作。這里所查詢的憑證包括未復(fù)核憑證、已復(fù)核憑證、已記賬憑證和未記賬憑證。選擇憑證管理按鈕進入憑證管理窗口：根據(jù)你所做的選擇不同，包括月份的選擇、是否復(fù)核的選擇、是否記賬的選擇，窗口下方所顯示的記錄將不同。窗口中將顯示你所錄入的所有憑證信息。在任何憑證記錄上單擊鼠標(biāo)右鍵都可調(diào)入相應(yīng)的憑證操作，包括新增、修改、瀏覽及憑證復(fù)核等。軟件提供批量復(fù)核功能，選擇相應(yīng)的會計期間，點擊文件下拉菜單中的批量復(fù)核，如圖：批量復(fù)核方便了用戶的操作，使憑證的復(fù)核工作更簡單，復(fù)核完的憑證不能修改，修改復(fù)核完的憑證必須先銷章，銷章后即可對憑證進行修改。批量銷章的工作同批量復(fù)核

7、。憑證銷章如果你打算將所顯示的某張憑證做某些處理的話（比如修改、刪除或沖銷），首先應(yīng)選擇該憑證，再單擊右手鍵調(diào)出相應(yīng)操作即可。其界面與憑證錄入的界面相同。選中需要刪除或修改的憑證，單擊右鍵選擇相應(yīng)的選項即可。 如果只想查詢憑證，可以直接雙擊此憑證中的任何一條分錄即可。憑證復(fù)核 三、憑證記賬記賬就是將已復(fù)核過的憑證登記在賬簿上，憑證記賬可以隨時進行。用戶應(yīng)當(dāng)注意，要記賬的憑證必須都是復(fù)核過的，一旦憑證記賬將不能再修改。所以這一過程十分重要，一定要保證憑單準(zhǔn)確無誤方好。記賬的同時，系統(tǒng)將對各科目的本月發(fā)生額進行累加，產(chǎn)生本科目最新的本月發(fā)生額和累計發(fā)生額。 單擊憑證記賬按鈕進入憑證記賬窗口： 選擇

8、記賬日期工作步驟提示第一步：2 單擊此按鈕，作下一步工作第二步：第三步：單擊此按鈕后系統(tǒng)進行憑證記賬憑證復(fù)核記賬后，在憑證管理中顯示如下圖：在此核對要記賬憑證的情況復(fù)核記賬后的憑證在憑證管理中以*號表示四、憑證打印首先在憑證之前必須設(shè)定好打印紙張，下面介紹一下針式打印機設(shè)置的操作步驟，WIN98 和WINME 系統(tǒng)打印紙張的設(shè)置比較簡單，點擊開始菜單進入打印機選項，選中打印機點鼠標(biāo)右鍵選擇打印屬性進入屬性界面，在紙張選項中雙擊自定義紙張，調(diào)整好大小確定即可。WIN2000和WINXP系統(tǒng)設(shè)置比較復(fù)雜，從開始菜單中選擇設(shè)置打印機，進入打印設(shè)置界面，在文件菜單中選擇服務(wù)器屬性選項輸入格式描述調(diào)整紙

9、張大小在此處挑鉤設(shè)置好紙張大小后點擊保存格式，選擇打印機點擊鼠標(biāo)右鍵選擇屬性進入屬性界面，點擊打印首選項，然后點擊紙張，在紙張大小中選擇設(shè)定好的紙張格式，點擊確定即可。打印機不同，它的屬性界面也不同（下面是HP1000的打印屬性圖）選擇定義好的格式 激光打印機的設(shè)置，可以把紙張設(shè)成A4大小，按憑證需要的紙的長度度后把A4紙裁好即可，設(shè)置好打印紙張，在憑證管理界面中，點擊文件菜單下的打印選項如圖：打印縮放比例單擊格式預(yù)覽選擇打印格式輸入需要打印的范圍設(shè)定好打印選項后點擊格式預(yù)覽點擊打印 ，五、科目匯總表憑證編制完畢后，必須將所有憑證進行匯總，系統(tǒng)提供按輸入憑證的時間或憑單號以及按科目級別進行匯總

10、的功能。點擊科目匯總，顯示操作畫面。設(shè)定條件選定未記賬憑證或已記賬憑證進行匯總。匯總?cè)掌跒楫?dāng)前進行會計業(yè)務(wù)處理的月份。匯總級別為科目級別，要求從幾級科目開始進行匯總。匯總方式分為兩種，按時間段匯總時輸入起始日和結(jié)束日：按憑單號匯總時則輸入憑單類型、起始憑單號、結(jié)束憑單號，缺省不輸入數(shù)據(jù)時系統(tǒng)默認(rèn)為選定全部。條件設(shè)定完畢后，點擊結(jié)果輸出或生成，即可生成科目匯總表，如圖：六、試算平衡表我們可以用此項功能對已復(fù)核完的憑證進行試記賬的工作，觀察一下這些憑證如果進行記賬的話，各科目的余額情況會發(fā)生怎樣的變化。我們可以將試算平衡后的結(jié)果加以分析比較，如果個別科目的余額還需加以調(diào)整的話，我們就可以進入憑證管理窗口，修改此憑證。然后 試算平衡看看是否達到您的滿意。這是調(diào)賬的一種便捷方法。選擇試算平衡菜單后可見到以下屏幕：2在此選擇試算的科目級別在此選擇試算平衡的起始、結(jié)束科目1在此選擇試算平衡的日期選擇試算平衡條件后點此鍵生成數(shù)據(jù) 用戶需要先選擇平衡截止級別和平衡日期，平衡級別就是指匯總到哪一級科目，我們可以設(shè)到最明細(xì)級科目，平衡