河南行政指導(dǎo)文書使用說明

1、河南省行政指導(dǎo)文書使用說明一、簡易行政指導(dǎo)記錄簿。？簡易行政指導(dǎo)記錄簿？用于行政機(jī)關(guān)定期歸集統(tǒng)計(jì)適用簡易行政指導(dǎo)的檔案案卷。行政機(jī)關(guān)可以 按照行政指導(dǎo)的方式、時(shí)間等分類，對(duì)簡易行政指導(dǎo)統(tǒng)計(jì)表或簡 易行政指導(dǎo)書定期進(jìn)行歸檔。二、簡易行政指導(dǎo)統(tǒng)計(jì)表。？簡易行政指導(dǎo)統(tǒng)計(jì)表？用于行政機(jī)關(guān)根據(jù)日常管理、行政執(zhí)法或?yàn)闈M足行政相對(duì)人的簡單需求， 通過電話、短信、發(fā)放材料等簡便易行的方式實(shí)施的行政指導(dǎo)， 按照時(shí)間順序進(jìn)行簡要統(tǒng)計(jì)，對(duì)于大量的、口頭方式實(shí)施的簡易行 政指導(dǎo)可不予統(tǒng)計(jì)。？序號(hào)？用阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)。？時(shí)間？填寫實(shí)施行政指導(dǎo)的日期。？行政指導(dǎo)的方式、對(duì)象和內(nèi)容？對(duì)實(shí)施行政指導(dǎo)進(jìn)行簡要概括，如？為轄區(qū)農(nóng)戶

2、發(fā)放致廣大農(nóng)民朋友的一 封信，宣傳國家糧食收購政策、 提醒農(nóng)民賣糧應(yīng)注意事項(xiàng)？ 。?指 導(dǎo)結(jié)果？填寫實(shí)施行政指導(dǎo)后的情況，如？村民們表示將認(rèn)真了 解相關(guān)政策和注意事項(xiàng)？ 。？備注？填寫需要說明的其他事項(xiàng)，如 ?共發(fā)放材料 300份？。三、簡易行政指導(dǎo)書。？簡易行政指導(dǎo)書？用于行政機(jī)關(guān)根據(jù)需要，當(dāng)場通過書面形式實(shí)施的簡易行政指導(dǎo)。本文書除送達(dá)行 政相對(duì)人外，留一份歸檔。？編號(hào)？可按照？行政區(qū)劃簡稱+行政機(jī)關(guān)簡稱+文書簡稱+年份+序號(hào)？的方式填寫，如？豫政簡行指 2017第001號(hào)？，也可依本單位實(shí)際自定。？行政指導(dǎo)方式？填寫i具體的行政指導(dǎo)方式，如？提示？ ？規(guī)勸？ ？建議？等。？行政指導(dǎo) 內(nèi)容

3、？簡要敘述實(shí)施行政指導(dǎo)的原因、指導(dǎo)的內(nèi)容、相關(guān)建議意 見等。如？我局在執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)你單位未在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理 二手車經(jīng)銷企業(yè)備案手續(xù)，現(xiàn)對(duì)你單位提示如下：依據(jù)二手車 流通管理辦法第三十三條，建立二手車交易市場經(jīng)營者和二手 車經(jīng)營主體備案制度。凡經(jīng)工商行政管理部門依法登記 ，取得營業(yè) 執(zhí)照的二手車交易市場經(jīng)營者和二手車經(jīng)營主體，應(yīng)當(dāng)自取得營 業(yè)執(zhí)照之日起2個(gè)月內(nèi)向省級(jí)商務(wù)主管部門備案的規(guī)定，請(qǐng)你單位盡快攜帶以下材料到 XXX商務(wù)局辦理備案事宜：1.填寫XX市 二手車交易市場及經(jīng)營企業(yè)備案登記表；2.企業(yè)申請(qǐng)；。?行政指導(dǎo)對(duì)象意見？處應(yīng)當(dāng)填寫明確的意見？同意？或?不同意？。行政指導(dǎo)人員簽名，填寫

4、行政執(zhí)法證件號(hào)和聯(lián)系方式，加蓋行政機(jī)關(guān)印章并注明日期。行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)將行政相對(duì)人容易疏忽、由 錯(cuò)的問題，多發(fā)、易發(fā)違法行為等進(jìn)行梳理，事先制作格式化文 書，方便行政執(zhí)法人員即時(shí)實(shí)施簡易行政指導(dǎo)。四、行政指導(dǎo)案卷。？行政指導(dǎo)案卷？ 是行政機(jī)關(guān)對(duì)不特定行政相對(duì)人實(shí)施的抽象行政指導(dǎo)或者對(duì)特定行政相對(duì)人有較大影響 的具體行政指導(dǎo)的所有文書和材料按照一案一卷立卷歸檔的總稱。行政指導(dǎo)案卷的立卷歸檔，應(yīng)當(dāng)符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定。？卷 號(hào)?可按照？公歷自然年度+行政機(jī)關(guān)簡稱+行指（重大）+序號(hào)？填寫，如？ 2017年度豫政行指（重大）第001號(hào)？。?指導(dǎo)事項(xiàng)？填 寫實(shí)施的行政指導(dǎo)事項(xiàng)，如？在全市開展餐飲服務(wù)食品

5、安全示范單位命名活動(dòng)？ ？對(duì)XX快遞有限公司XX分公司實(shí)施約談？ 。?指導(dǎo) 對(duì)象？分?不特定行政相對(duì)人？和?特定行政相對(duì)人？兩種情形填寫，如？全市餐飲服務(wù)單位？ ？ XX快遞有限公司XX分公司負(fù)責(zé) 人張XX?。？指導(dǎo)人員？注明行政指導(dǎo)人員姓名及證件號(hào)。？指導(dǎo)結(jié)果？填寫實(shí)施行政指導(dǎo)后的情況，如?命名160個(gè)餐飲服務(wù)食品安全示范單位？ ？ XX快遞有限公司 XX分公司負(fù)責(zé)人張 xx表示將 認(rèn)真落實(shí)要求，積極整改，提高服務(wù)質(zhì)量？。？保管期限？由各單位根據(jù)檔案管理要求和工作實(shí)際確定。五、案卷目錄。？案卷目錄？ 是行政機(jī)關(guān)對(duì)行政指導(dǎo)單獨(dú)立卷 歸檔時(shí)卷內(nèi)所涉及全部文書、材料，按照形成的時(shí)間先后順序排 列的

6、目錄，供查閱案卷時(shí)檢索使用。行政機(jī)關(guān)實(shí)施行政指導(dǎo)應(yīng)當(dāng) 根據(jù)不同情形，適用不同種類、數(shù)量的文書，本案卷目錄中所列 的文書僅以約談為例，供參考。行政執(zhí)法中實(shí)施的行政指導(dǎo)，應(yīng) 當(dāng)將與行政指導(dǎo)有重要關(guān)聯(lián)的行政執(zhí)法文書、證據(jù)和有關(guān)票據(jù)的 復(fù)印件一并入卷，如？責(zé)令改正通知書？ ？行政處罰決定書？等。 卷內(nèi)的文書、材料經(jīng)過排序后，要逐頁編號(hào)，頁號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字 編寫在有文字正面的右上角、背面的左上角，案卷封面、卷內(nèi)目 錄、隔頁紙及卷底不編號(hào)，并在？案卷目錄？上標(biāo)明文書、材料 在卷內(nèi)的位置頁號(hào)。六、行政指導(dǎo)事項(xiàng)審批表。？行政指導(dǎo)事項(xiàng)審批表？ 用于行政 機(jī)關(guān)實(shí)施重大行政指導(dǎo)事項(xiàng)的審批。？行政指導(dǎo)事項(xiàng)名稱？ 填寫擬

7、 實(shí)施的行政指導(dǎo)事項(xiàng)，如？在全市開展餐飲服務(wù)食品安全示范單位命名活動(dòng)？ ？對(duì)xx快遞有限公司xx分公司實(shí)施約談？。?行政指 導(dǎo)事項(xiàng)簡介？填寫擬實(shí)施行政指導(dǎo)的原因、目的、時(shí)間、簡要步 驟和內(nèi)容等，由承辦人員提由建議，報(bào)承辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審查、行 政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批確定。七、行政指導(dǎo)通知書。？行政指導(dǎo)通知書？用于行政機(jī)關(guān)實(shí)施具體行政指導(dǎo)前告知行政相對(duì)人實(shí)施行政指導(dǎo)的目的、方式和當(dāng) 事人的權(quán)利等事項(xiàng)，并征求行政相對(duì)人的意見。本文書除送達(dá)行 政相對(duì)人外，留一份歸檔。？編號(hào)？可按照？行政區(qū)劃簡稱+行政機(jī)關(guān)簡稱+文書簡稱+年份+序號(hào)？的方式填寫，如？豫政行指通 2017第001號(hào)？，也可依本單位實(shí)際自定。？行政

8、指導(dǎo)的目的？根 據(jù)行政管理、行政執(zhí)法的實(shí)際填寫，如？幫助你（單位）及時(shí)糾 正違法行為、避免違法行為擴(kuò)大升級(jí)？幫助你（單位）辦理 XX行政許可事項(xiàng)？。行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要選擇一種或幾種行政指導(dǎo) 方式，如果屬于其他行政指導(dǎo)方式的應(yīng)當(dāng)注明；引導(dǎo)、示范屬于 對(duì)不特定行政相對(duì)人實(shí)施的抽象行政指導(dǎo)，需要通過一系列文件 實(shí)施，而約談比其他具體行政指導(dǎo)方式相對(duì)復(fù)雜，因此以上行政 指導(dǎo)方式不在選擇之列。？行政指導(dǎo)對(duì)象意見？行政相對(duì)人要有 明確的意見？同意？或?不同意？。行政相對(duì)人同意電子送達(dá)的，應(yīng)當(dāng)提供并確認(rèn)傳真號(hào)、電子信箱、微信號(hào)等電子送達(dá)地址。注 明行政機(jī)關(guān)聯(lián)系人、聯(lián)系方式、加蓋行政機(jī)關(guān)印章并注明日期。八、

9、行政指導(dǎo)書。？行政指導(dǎo)書？用于行政機(jī)關(guān)正式實(shí)施行政指導(dǎo)時(shí)記錄行政指導(dǎo)的事由、內(nèi)容和行政指導(dǎo)對(duì)象應(yīng)注意的事項(xiàng)。本文書除送達(dá)行政相對(duì)人外，留一份歸檔。？編號(hào)？填寫方法同？行政指導(dǎo)通知書？，如？豫政行指2017第001號(hào)？，也可依本單位實(shí)際自定。？行政指導(dǎo)事由？應(yīng)當(dāng)詳細(xì)填寫實(shí)施行政 指導(dǎo)的原因，如？你（單位）因XXX違法行為，我局依據(jù)中華人民共和國xxx法第XX條第X款第X項(xiàng)規(guī)定，于2017年X 月X日對(duì)你（單位）作由 XX罰2017X號(hào)行政處罰決定，要求 你（單位）于收到該決定書之日起15日內(nèi)，將五千元罰款繳至XX行XX支行（賬號(hào)XXXXXX型 到期未繳納罰款每日按罰款數(shù)額 的3喻口處罰款。至今已

10、經(jīng)逾期 2日你（單位）仍未履行，為使你（單位）避免更大的經(jīng)濟(jì)損失，現(xiàn)對(duì)你（單位）進(jìn)行規(guī)勸并提由 建議？。？行政指導(dǎo)內(nèi)容？涉及行政指導(dǎo)成效的關(guān)鍵，應(yīng)當(dāng)講清、 講透、講明相關(guān)規(guī)定和要求，分析存在問題及原因，幫助行政相 對(duì)人有效解決問題、糾正違法行為。如？ 1.中華人民共和國行 政強(qiáng)制法第四十五條第一款規(guī)定，行政機(jī)關(guān)依法作由金錢給付 義務(wù)的行政決定，當(dāng)事人逾期不履行的，行政機(jī)關(guān)可以依法加處 罰款或者滯納金。加處罰款或者滯納金的數(shù)額不得超由金錢給付 義務(wù)的數(shù)額。2.中華人民共和國行政強(qiáng)制法第五十三條規(guī)定，當(dāng)事人在法定期限內(nèi)不申請(qǐng)行政復(fù)議或者提起行政訴訟，又不履 行行政決定的，沒有行政強(qiáng)制執(zhí)行權(quán)的行政機(jī)

11、關(guān)可以自期限屆滿 之日起三個(gè)月內(nèi)，依照本章規(guī)定申請(qǐng)人民法院強(qiáng)制執(zhí)行。3.按照上述規(guī)定，如果你（單位）在法定期限內(nèi)不申請(qǐng)復(fù)議或者提起行 政訴訟，經(jīng)催告仍不履行，我局將申請(qǐng)人民法院強(qiáng)制執(zhí)行五千元 罰款本金和加處的罰款。 另外，中華人民共和國行政處罰法 第 五十二條規(guī)定，當(dāng)事人確有經(jīng)濟(jì)困難，需要延期或者分期繳納罰 款的，經(jīng)當(dāng)事人申請(qǐng)和行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，可以暫緩或者分期繳納。如果你（單位）確有經(jīng)濟(jì)困難，建議提由書面申請(qǐng)，經(jīng)我局批準(zhǔn) 后你（單位）可以暫緩或者分期繳納罰款？。？行政指導(dǎo)對(duì)象應(yīng)注意的事項(xiàng)？填寫提醒行政相對(duì)人需要注意的一些事項(xiàng)，如？河南省XXX系統(tǒng)行政處罰裁量標(biāo)準(zhǔn)適用規(guī)則第XX條規(guī)定，被責(zé)令停止實(shí)

12、施或糾正違法行為后，繼續(xù)實(shí)施違法行為的；違法行為 受到行政處罰后兩年內(nèi)再次實(shí)施相同或者相近違法行為的可以從 重處罰。請(qǐng)你（單位）加強(qiáng)自律，避免再次發(fā)生違法行為 ？。行 政指導(dǎo)人員簽名，填寫行政執(zhí)法證件號(hào)，加蓋行政機(jī)關(guān)印章并注 明日期。九、約談通知書。？約談通知書？ 用于行政機(jī)關(guān)將約談事由、 地點(diǎn)及需攜帶的材料告知行政相對(duì)人。本文書除送達(dá)行政相對(duì)人外，留一份歸檔。？編號(hào)？填寫方法同？行政指導(dǎo)通知書？，如 ?豫政約通 2017第001號(hào)？，也可依本單位實(shí)際自定。？約談事 由？應(yīng)當(dāng)詳細(xì)填寫約談的原因， 使行政相對(duì)人了解約談的必要性； 如？我局在近 1個(gè)月內(nèi)連續(xù)接到3起對(duì)你（單位）服務(wù)質(zhì)量的投 訴，為

13、幫助你（單位）針對(duì)存在問題，分析原因，及時(shí)糾正違法 和不當(dāng)行為？。要明確約談地點(diǎn)，列明行政相對(duì)人需要攜帶的相 關(guān)材料，注明行政機(jī)關(guān)聯(lián)系人、聯(lián)系方式，加蓋行政機(jī)關(guān)印章并 注明日期。十、約談?dòng)涗洝?？約談?dòng)涗?？用于行政機(jī)關(guān)和行政相對(duì)人當(dāng)面交流、溝通時(shí)的書面記錄。準(zhǔn)確填寫約談的起止時(shí)間、地點(diǎn)、 行政指導(dǎo)人員和記錄人的姓名、行政執(zhí)法證件號(hào)。？約談對(duì)象基本情況？填寫行政相對(duì)人的 姓名、性別、身份證件號(hào)碼、工作單 位或住址、聯(lián)系方式，法人或其他組織的名稱、社會(huì)統(tǒng)一信用代 碼、地址、法定代表人（負(fù)責(zé)人）姓名和職務(wù)、聯(lián)系方式等。？約 談內(nèi)容？涉及約談成效的關(guān)鍵，應(yīng)當(dāng)講清、講透、講明相關(guān)規(guī)定 和要求，分析存在問題

14、及原因，幫助行政相對(duì)人有效解決問題、 糾正違法行為，具體內(nèi)容可參照？行政指導(dǎo)書？中？行政指導(dǎo)內(nèi) 容？。約談的針對(duì)性要強(qiáng)，要結(jié)合行政管理、行政執(zhí)法實(shí)際，講清法理、講明道理、講透情理 ，提由明確要求。約談時(shí)應(yīng)注重與 行政相對(duì)人的相互交流溝通，拉近雙方的距離，使行政相對(duì)人消 除抵制情緒，主動(dòng)接受教育、指導(dǎo)和幫助，配合開展工作。行政 指導(dǎo)對(duì)象簽名（蓋章），行政指導(dǎo)人員和記錄人分別簽名。有條件的行政機(jī)關(guān)可采用現(xiàn)場執(zhí)法記錄設(shè)備對(duì)約談進(jìn)行全過程視音頻 同步記錄來代替文字記錄。十一、證據(jù)復(fù)制（提?。﹩?。？證據(jù)復(fù)制（提取）單？用于行 政機(jī)關(guān)提取實(shí)施行政指導(dǎo)相關(guān)的書證、物證、視聽資料、電子數(shù) 據(jù)等證據(jù)并加以說明。

15、 證據(jù)可以是原件、復(fù)印件或復(fù)制件。？說明 事項(xiàng)？中明確提取證據(jù)的地點(diǎn)、方法、證明對(duì)象，以及其他需要 說明的事項(xiàng)；如?我局在位于 XX市XX區(qū)XX路XX號(hào)的XX有限公 司內(nèi)對(duì)該公司法定代表人張 XX進(jìn)行行政指導(dǎo)時(shí)拍照？ ？此身份證復(fù)印件由當(dāng)事人李 XX注明與原件核對(duì)無誤并簽名后提供？ ?證據(jù)來源？指證據(jù)從何處發(fā)現(xiàn)、如何取得，如？現(xiàn)場拍攝（拍 攝人：王XX）?當(dāng)事人李 XX現(xiàn)場提供？。？證據(jù)種類？按照證據(jù) 所屬種類填寫，如？書證？ ？視聽資料？ 。?提取人？由提取證據(jù)的 行政指導(dǎo)人員簽名并注明行政執(zhí)法證件號(hào)碼。？提取時(shí)間？ 注明提取證據(jù)的確切時(shí)間。十二、行政案件回訪表。？行政案件回訪表？用于行政機(jī)

16、關(guān)對(duì)重大、復(fù)雜的行政案件或者行政機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要進(jìn)行回訪的行 政案件，在行政決定書下達(dá)后，回訪行政相對(duì)人，督促指導(dǎo)糾錯(cuò)措施，鞏固執(zhí)法效果，了解執(zhí)法人員在行政執(zhí)法過程中是否存在違法違紀(jì)行為，征詢意見建議的書面記錄。本文書除送達(dá)行政相對(duì)人外，留一份歸檔。？編號(hào)？填寫方法同？行政指導(dǎo)通知書？， 如?豫政行案回 2017第001號(hào)？，也可依本單位實(shí)際自定。?行 政案件名稱？填寫需回訪的行政案件名稱，如？張XX銷售非法生產(chǎn)的煙草專賣品行政處罰案 ？。回訪應(yīng)當(dāng)由行政機(jī)關(guān)的法制機(jī) 構(gòu)或者其他比較超脫的機(jī)構(gòu)組織實(shí)施。回訪可采取電話、短信、微信、直接走訪、座談等方式，采取直接走訪、座談等當(dāng)面回訪 方式的，行政相對(duì)人應(yīng)當(dāng)在回訪表上簽名或蓋章。？行政決定的履行情況和對(duì)行政相對(duì)人的建議？注明行政相對(duì)人是否糾正違法 行為、是否履行相關(guān)義務(wù)等，如？張XX已經(jīng)按時(shí)繳納一千元罰 款，建議其加強(qiáng)對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)？。行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單 位實(shí)際制定行政案件回訪制度，明確回訪的范圍和相關(guān)要求。行 政機(jī)關(guān) 在回訪中發(fā)現(xiàn)行政相對(duì)人未糾正違法行為或未按時(shí)履行 行政決定的，應(yīng)當(dāng)依法及時(shí)處理。十三、行政指導(dǎo)文書送達(dá)回證。？行政指導(dǎo)文書送達(dá)回證？是行政機(jī)關(guān)向行政相對(duì)人送達(dá)行政指導(dǎo)文書的記錄。應(yīng)填寫文書