-營運(yùn)部資料管理制度

1、00營運(yùn)部資料管理制度深圳市益田商業(yè)治理營運(yùn)部資料治理制度制度名稱營運(yùn)部資料治理制度編號SY-ZD-YY-2021-001深圳市益田商業(yè)治理營運(yùn)部資料治理制度編制部門：營運(yùn)部編制時(shí)刻：二OO七年十月二十日修訂時(shí)刻：二OO九年二月十二日目 錄第一章總那么1第一章文件的治理1第三章附那么4附件：1. ?發(fā)文登記表?2. ?收文登記表?修改時(shí)刻修改頁碼修改狀態(tài)修改人審批人2021年1月8日1-2胡婷日期：2007-12-2日期：2021-01-08 日期：版本號2021-1深圳市益田商業(yè)治理營運(yùn)部資料治理制度第一章總那么第一條為了加大對營運(yùn)部工作中往來的文件資料進(jìn)行及時(shí)歸檔和治理，全面提升資料治理的

2、工作效率，使?fàn)I運(yùn)工作得以更有效開展，特?cái)M制 定本制度。第二章 文件的治理第二條 需歸檔的文件一政府下發(fā)的重要文件及有關(guān)部門來函；二公司下發(fā)的重要文件三商戶資料1、商戶差不多信息資料公司背景資料、營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證等2、商戶日常往來文件包括 、聯(lián)絡(luò)函、申請書等 ；3、文件：與商家洽談的會(huì)議紀(jì)要、各種咨詢題的解決方案等；4、商戶公共場地租用協(xié)議、 VIP 折扣協(xié)議等；四部門文件：會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)絡(luò)單、請示、報(bào)告、函件等；五內(nèi)部治理資料 客戶投訴登記、 營運(yùn)日志、各類報(bào)表報(bào)告總結(jié) ；六場地租賃收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；七部門年度工作打算；八部門制度建設(shè)及人員配置；九其它重要資料。 第三條 文件的收、發(fā)治理 營運(yùn)部

3、收發(fā)文件治理以租戶和樓層為單位進(jìn)行歸檔治理，由專人負(fù)責(zé)租戶資料治理及儲存工作一收文：部門文件統(tǒng)一由資料治理員進(jìn)行收取、登記，然后交由 部門長簽批處理意見，再由資料治理員進(jìn)行分發(fā)。1、資料治理員在接到文件時(shí)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并做好電子文檔備份；2、資料治理員須跟進(jìn)需要回復(fù)的文件處理情形，進(jìn)行存檔；二發(fā)文：發(fā)文分為兩種情形：1、對內(nèi)發(fā)文： 對內(nèi)發(fā)文是指發(fā)給公司內(nèi)部的工作聯(lián)絡(luò)單、 工作請示等， 對內(nèi)發(fā)文根據(jù)文件分為兩類：1需講明的文件：經(jīng)辦人在資料治理員處取號，登記文件名稱 經(jīng)辦人草擬文件，并走公司內(nèi)部文件簽批流程經(jīng)辦人將處理文件原件 進(jìn)行存檔；2無需講明的文件：經(jīng)辦人在資料治理員處取號，登記文件名稱

4、經(jīng)辦人草擬文件，并走公司內(nèi)部文件簽批流程，需集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件 交資料治理員資料治理員統(tǒng)一將文件交集團(tuán)總裁辦集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽批 意見后，由資料治理員統(tǒng)一領(lǐng)取，存檔后再分發(fā)；二對外發(fā)文：對外發(fā)文是指以公司名義或部門名義對外發(fā)文，包 括通知、復(fù)函等。1公司名義：經(jīng)辦人在行政人事部取號，登記文件名稱經(jīng)辦人 草擬文件，并走公司內(nèi)部文件簽批流程 需集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽批的參照對內(nèi)發(fā)文流 程二經(jīng)辦人將簽批文件復(fù)印件進(jìn)行存檔；2部門名義：經(jīng)辦人在行政人事部取號，登記文件名稱經(jīng)辦人 草擬文件，交部門長審批經(jīng)辦人將簽批文件復(fù)印件進(jìn)行存檔；第四條 文件的傳閱、借閱治理一傳閱、借閱程序、范疇及時(shí)限：1、文件需在部門內(nèi)傳閱時(shí)，由資料

5、治理員將文件交部門長審核，簽字 認(rèn)可后發(fā)放部門職員進(jìn)行傳閱，文件傳閱后必須即刻歸還，一樣不超過兩 個(gè)小時(shí)；2、部門職員在看過文件后需簽字確認(rèn)，由最后簽字的職員將文件交回 資料治理員處進(jìn)行歸檔；3、部門職員需借閱本部門的文件資料、專業(yè)書籍等，需在資料治理員 處填寫?文件借閱登記表? ，并由部門長簽字認(rèn)可，方可借閱。文件借閱按 照不同的保密要求，資料治理員操縱借出范疇和使用范疇，借閱文件必須 當(dāng)日歸還；4、文件、書籍歸還時(shí)資料治理員應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行檢查，如無咨詢題需簽字 確認(rèn)；5、文件、書籍等資料借閱后逾期未還者， 資料治理員需及時(shí)進(jìn)行催還；6、部門及其它部門職員借閱檔案后應(yīng)妥善保管，并按時(shí)歸還；二建立

6、文件網(wǎng)上公布制度，定期在公司內(nèi)網(wǎng)上向部門職員公布部 門性文件1、周一網(wǎng)上公布部門周小結(jié)及本周打算、部門周例會(huì)紀(jì)要等；3、公布程序：所有公布文件須經(jīng)部門長審核簽字前方可進(jìn)行公布。第五條 文件的保管、儲存1、設(shè)置獨(dú)立資料柜儲存部門重要資料；資料柜應(yīng)有標(biāo)注，如：營運(yùn)部L1 層資料柜。文件柜鑰匙由部門長和資料治理員各執(zhí)一串。2、所有資料嚴(yán)格按照類不實(shí)行分類治理，統(tǒng)一對文件進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)編號， 并建立文件名目，以便日后文件的快速查找報(bào)告、分析、總結(jié)、數(shù)據(jù)、 制度、方法、規(guī)定、會(huì)議紀(jì)要要有電子文檔備份 ；3、商戶資料按租戶、業(yè)態(tài)和樓層為單位對資料進(jìn)行分類歸檔保管；4、租戶撤租后資料治理員對租戶資料及時(shí)進(jìn)行為整理

7、、裝訂、儲存； 跟進(jìn)新租戶的有關(guān)資料，并做好歸檔工作；5、資料儲存時(shí)刻每年 10 月12 月對部門所有文件進(jìn)行整理，對需 歸檔的文件進(jìn)行歸檔，儲存日期由部門長確定 ；6、保管方式：要求書面文檔 原件或復(fù)印件 和電子文檔。第六條 文件的保密1、租戶與公司的合作條件；2、涉及具體數(shù)據(jù)的有關(guān)資料；3、對租戶和公司有重要阻礙的文件等；二按照文件的重要性設(shè)置不同的密級及保密時(shí)效，具體如下：3、皿-隱秘文件：隱秘文件須由總監(jiān)助理批示前方可傳閱、借閱；三資料治理員與借閱檔案的人員要嚴(yán)格遵守公司的保密制度，樹 立高度的責(zé)任心，加大保密意識；第七條 文件的銷毀1、關(guān)于超過儲存期限的檔案，由資料治理員登記造冊，經(jīng)治理員和部 門長共同簽字認(rèn)可后，方可進(jìn)行銷毀；2、銷毀文件需由專人負(fù)責(zé)銷毀，嚴(yán)禁將銷毀文件作為它用或作廢紙?zhí)?理。第三章 附那么第八條 本制度由益田商業(yè)治理營運(yùn)部制定，并負(fù)責(zé)修改、講 明。第九條 本制度自公布