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文檔簡介
1、湖北省惠爾達融資擔(dān)保有限公司管理手冊費 用 管 理 制 度第一章 基本原則第一條 為明確公司的日常費用開支標(biāo)準(zhǔn)、借款和費用報賬的審批管理程序,制定本制度。第二條 公司辦公用品、耗材、固定資產(chǎn)等物資采購由行政人事部統(tǒng)一確定供應(yīng)商和采購價格,報相關(guān)審批部門審批備案后集中采購。 第三條 費用實行預(yù)算管理,嚴(yán)格控制預(yù)算外、申請額度外和超標(biāo)準(zhǔn)的費用開支。第二章 費用開支標(biāo)準(zhǔn)第一節(jié) 業(yè)務(wù)應(yīng)酬第四條 業(yè)務(wù)應(yīng)酬費標(biāo)準(zhǔn)(參見附件一)。第五條 報銷業(yè)務(wù)應(yīng)酬費超過標(biāo)準(zhǔn)的,必須經(jīng)有權(quán)批準(zhǔn)的主管審核批準(zhǔn)后才能辦理報賬手續(xù)。第六條 除公司統(tǒng)一組織活動外,禁止內(nèi)部互相請客、送禮。第七條 中午外單位來客由公司領(lǐng)導(dǎo)安排就餐。第
2、八條 各部門業(yè)務(wù)應(yīng)酬費按核定的預(yù)算指標(biāo),按時間進度進行控制,超預(yù)算不予以報銷。第九條 預(yù)算外業(yè)務(wù)應(yīng)酬費標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)事先由經(jīng)辦者申請,經(jīng)審批后實施。第二節(jié) 辦公第十條 辦公費包括各部門日常所必需的辦公文具、用品、易耗材料(如紙張、碳粉、墨盒等)的費用等。辦公費用標(biāo)準(zhǔn)為每人30元/月,部門公用80元/月,在此總額范圍內(nèi)申報、領(lǐng)用。第十一條 各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放,并定期提交需求計劃由行政人事部統(tǒng)一組織采購。行政人事部集中在財務(wù)部報賬。第三節(jié) 通訊費第十二條 通訊費包括各部門日常業(yè)務(wù)運作需要所發(fā)生的電話通話費、電話初裝費和文件郵寄費,包括互聯(lián)網(wǎng)費、服務(wù)器維護費和數(shù)據(jù)線路租金。第十三條 各
3、職能部門所屬的直撥長途電話、分機、傳真機的安裝統(tǒng)一報行政人事部辦理和備案,直撥長途電話及傳真機應(yīng)明確管理責(zé)任人。第十四條 電話費統(tǒng)一由行政人事部集中在財務(wù)部報賬,各部門根據(jù)實際發(fā)生情況承擔(dān)相應(yīng)費用。第十五條 崗位電話費補貼方案按員工福利管理條例執(zhí)行。第四節(jié) 差旅第十六條 符合開支標(biāo)準(zhǔn)的長途交通費用實報實銷,經(jīng)理級(不含)以下人員因特殊情況乘坐飛機的,須經(jīng)董事長事先書面批準(zhǔn),否則按乘機費用總額的60報銷;經(jīng)理級(含)以上人員在符合附件二所列條件的情況下可乘坐飛機。第十七條 出差實行事前申請制度,申請時填寫“出差審批表”,經(jīng)理級(含)以下人員國內(nèi)出差審批人為部門負(fù)責(zé)人,部門負(fù)責(zé)人(含)以上人員出差
4、審批人為總經(jīng)理或董事長。第十八條 出差人因特殊原因未能事前書面申請的,應(yīng)通過電話郵件等其他方式向部門負(fù)責(zé)人和公司財務(wù)負(fù)責(zé)人申請,并于回公司后3天內(nèi)補辦書面出差審批手續(xù)。沒有經(jīng)過批準(zhǔn)的“出差審批表”,財務(wù)部門不予辦理借款和報銷?!俺霾顚徟怼备袷揭姼郊?,國內(nèi)差旅費標(biāo)準(zhǔn)見附件二。第十九條 經(jīng)理級(不含)以下員工多人(同性)一同出差,應(yīng)安排二人間或三人間住宿。第二十條 公司委派參加國內(nèi)各種會議、培訓(xùn)的費用開支,憑會議通知及收費票據(jù)報銷有關(guān)差旅費用。由會議或培訓(xùn)方統(tǒng)一安排餐飲或住宿的,公司不再另外報銷膳雜費和住宿費。第三章 程序第一節(jié) 出差借款程序第二十一條 出差借款填制“借款申請單”,附上經(jīng)審批的
5、“出差審批表”,按程序辦理借款:出差借款審批程序:借款人申請部門經(jīng)理審批財務(wù)經(jīng)理審核主管副總復(fù)核董事長審批借款。第二十二條 還款時間要求:出差人必須于出差回來后7個工作日內(nèi)填單報銷沖賬,報銷單據(jù)不足以抵償借款的,差額必須用現(xiàn)金歸還。由于情況變化,業(yè)務(wù)被取消,所借款項必須立即歸還。第二十三條 借款人不按時間要求報銷沖賬和歸還借款,從次月起財務(wù)部門應(yīng)書面通知行政人事部從當(dāng)事人工資中扣回,并按欠款余額從借款日開始按銀行同期貸款罰息率計收利息;第二十四條 專項費用借款應(yīng)提供經(jīng)批準(zhǔn)的書面申請及費用明細(xì)預(yù)算,費用預(yù)算要求清楚、合理。第二十五條 出國人員借款需附申請報告,報總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后辦理借款手續(xù);若為
6、外幣借款,應(yīng)將經(jīng)審批的申請報告報財務(wù)部,按其指引辦理借款或自購零星外幣。第二十六條 其他類型借款,參照上述程序?qū)徟?。第二十七條 直接支付給外單位的勞務(wù)費、咨詢費、廣告費、材料費等且一次性付款金額在20000元(含)以上的一律不得以個人借款的形式支付,須由財務(wù)部門統(tǒng)一對外轉(zhuǎn)賬付款。第二節(jié) 報銷程序第二十八條 預(yù)算、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)費用審批、報銷流程:報銷人部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審核財務(wù)經(jīng)理審核執(zhí)行董事復(fù)核董事長審批報銷第二十九條 超預(yù)算開支、專項費用必須先經(jīng)申請預(yù)算,批準(zhǔn)后才能報銷:報銷人部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審核財務(wù)經(jīng)理審核執(zhí)行董事復(fù)核總董事長審批報銷第三十條 所有費用應(yīng)于發(fā)生之日起七日內(nèi)報銷(出差人員自返
7、回公司之日起計算),每遲報一天按報銷金額的1%扣罰。第三十一條 報銷差旅費時應(yīng)附經(jīng)審批的“出差審批表”,并填制“差旅費報銷單”。第三十二條 出差過程中發(fā)生的電話費、傳真費、保險費等雜費以及長途交通費、住宿費單據(jù)粘貼在“粘貼單”上,按照上述項目明細(xì)分別填報匯總。第三十三條 本市內(nèi)出租車票原則上不予報銷,特殊情況須主管單位負(fù)責(zé)人審批。第三十四條 出差地點市內(nèi)交通費在規(guī)定限額內(nèi)據(jù)實報銷。若有公車出差,住宿費、膳雜費直接按標(biāo)準(zhǔn)補貼。第三十五條 出差過程中,如發(fā)生業(yè)務(wù)應(yīng)酬費的,應(yīng)附上經(jīng)審批的“業(yè)務(wù)應(yīng)酬費申請表”。第三十六條 業(yè)務(wù)應(yīng)酬費報銷:超過預(yù)算和標(biāo)準(zhǔn)而發(fā)生的業(yè)務(wù)應(yīng)酬費事先應(yīng)請示有權(quán)主管審批,辦理“業(yè)
8、務(wù)應(yīng)酬費申請業(yè)務(wù)表”。第三十七條 禮品、禮金報銷時要求有兩人或兩人以上同時經(jīng)辦證明。第三十八條 電話費、郵費報銷:必須以電信、聯(lián)通、郵電等部門開具的有效發(fā)票為報銷憑證。第三十九條 年檢、換證費報銷:應(yīng)附上經(jīng)批準(zhǔn)的對方單位收款通知或發(fā)票。第四十條 會務(wù)費報銷:附會議邀請函副本(外地會議的還應(yīng)有出差申請表)、會務(wù)費發(fā)票、收據(jù)等。第四十一條 律師代理費報銷:原則上不準(zhǔn)報銷律師代理等律師費用。特殊情況,須單獨審批。第四十二條 招聘費用報銷:附用人單位確認(rèn)的招聘計劃,以及每次招聘效果專題匯報(含招聘的組織、效果、費用構(gòu)成),填制“付款申請單”按規(guī)定的程序?qū)徟?。第四十三條 培訓(xùn)費:外聘專家費用需附聘請報告
9、及費用預(yù)算,外聘專家費用支出應(yīng)由對方簽收;內(nèi)部專家費用按行政人事部相關(guān)培訓(xùn)文件規(guī)定執(zhí)行,并報行政人事部、財務(wù)部確認(rèn)。第四十四條 廣告宣傳費:附詳細(xì)的廣告宣傳實施報告和費用預(yù)算,有勞務(wù)費支出的需提供有效的支付憑證。第四章 發(fā)票/單據(jù)的審核第四十五條 所有發(fā)票應(yīng)當(dāng)清晰載明單位名稱、金額、開票日期,發(fā)票要素填制規(guī)范、齊全,發(fā)票上必須有開票單位加蓋的財務(wù)專用章或發(fā)票專用章。如果是收據(jù)的,必須是行政事業(yè)性收費專用及其他行業(yè)專用的、稅務(wù)部門認(rèn)可的收據(jù)。第四十六條 購貨發(fā)票必須清晰載明所購買貨物的名稱、型號規(guī)格、單價、大小寫合計金額、開票人簽名,增值稅發(fā)票要保持票面清潔,要素填制規(guī)范齊全。第四十七條 餐費發(fā)
10、票正面必須有消費日期、單位名稱和金額。發(fā)票上的時間與地點應(yīng)與“業(yè)務(wù)應(yīng)酬費申請業(yè)務(wù)表”的時間、地點吻合。第四十八條 對于定額的餐飲業(yè)發(fā)票,按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)核實報銷。第四十九條 除以轉(zhuǎn)賬形式支付禮金之外,其他禮品發(fā)票正面必須載明禮品名稱、單價、總金額、采購地點,背面必須有兩個以上經(jīng)辦人簽名,并附有采購之前已審批的申請表。第五十條 飛機、車船票:票面必須載明日期、終始地點、票面金額。第五十一條 住宿費發(fā)票正面必須有出票日期、入住和退房日期、住宿費用項目、單價、總金額等。第五十二條 一次出差到多個目的地的,在“差旅費報銷單”上要列示每個行程的明細(xì)路線(日期、起止地點、費用項目、合計金額等)。第五十三條 手
11、工電話費單據(jù)需有電信、郵局或住宿旅館等加蓋的印章,日期、金額清楚;電腦發(fā)票上標(biāo)明的日期、金額清楚。第五十四條 當(dāng)次用車費用單據(jù)應(yīng)單獨整理,不按規(guī)定整理的單據(jù)視同非法單據(jù)拒絕受理。第五章 費用報銷責(zé)任界定第五十五條 報銷人的責(zé)任a、報銷人對所報銷項目的真實性、準(zhǔn)確性、及時性負(fù)責(zé),單據(jù)及附件應(yīng)合法、完整。b、各項報銷票證、資料必須齊全并按要求粘貼整齊(發(fā)票正面向上、在粘貼單界線內(nèi)平均攤薄粘貼),否則財務(wù)部有權(quán)拒絕報銷。第五十六條 直接領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任a、負(fù)責(zé)審查費用申請及批準(zhǔn)手續(xù),報銷金額是否控制在標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)。b、對所報銷項目的真實性、合理性負(fù)責(zé)。第五十七條 財務(wù)審核人員的責(zé)任a、負(fù)責(zé)審查單據(jù)的合法性、真
12、實性,報銷內(nèi)容是否符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。b、審查報銷項目審批手續(xù)的完整性。第五十八條 審批者的責(zé)任:審批者對報銷項目的真實性、必要性、費用總體的合理性負(fù)責(zé)。第六章 處罰辦法第五十九條 報銷人營私舞弊、弄虛作假,不予報銷不真實不合理部分。對已經(jīng)報銷的,除退回違規(guī)報銷金額外,同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額50-100%但不低于100元的罰款。第六十條 直接領(lǐng)導(dǎo)在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準(zhǔn)予報銷的,對其給予違規(guī)報銷金額10%-50%但不低于50元的罰款。第六十一條 財務(wù)審核人員審核不嚴(yán)使公司造成損失的,對財務(wù)審核人員處以違規(guī)報銷金額5%-15%的罰款。第六十二條 審批人對違規(guī)報銷或?qū)徍?/p>
13、不嚴(yán)給公司造成的損失承擔(dān)連帶責(zé)任。第七章 附則第六十三條 報銷費用時涉及外幣的,以外幣借款時的匯率換算成本位幣付款。第六十四條 公司內(nèi)任何部門均對本制度的修改和完善有建議權(quán)。第六十五條 本制度的解釋權(quán)在財務(wù)部,修改內(nèi)容由財務(wù)部上報公司董事長辦公會決定。第六十六條 本制度自頒布之日起施行。第六十七條 本制度不具有溯及力。附件一:業(yè)務(wù)應(yīng)酬費標(biāo)準(zhǔn)附件二:國內(nèi)差旅費標(biāo)準(zhǔn)附件三:業(yè)務(wù)應(yīng)酬費申請表附件四:出差審批表附件五:專項費用開支預(yù)算申報(請)表附件六:報銷單據(jù)規(guī)范指引附件七:借款/付款憑證流程圖附件八:費用支出憑證報賬流程圖附件一業(yè)務(wù)應(yīng)酬費開支標(biāo)準(zhǔn)一覽表單位:元/次陪同人員類別業(yè)務(wù)應(yīng)酬標(biāo)準(zhǔn)備 注經(jīng)理
14、500控制陪餐人數(shù),最多不超過6人。經(jīng)理以上實報實銷附件二國內(nèi)差旅費標(biāo)準(zhǔn)一覽表一、 乘坐交通工具標(biāo)準(zhǔn)職級飛機火車輪船總經(jīng)理級以上頭等倉軟臥頭等倉經(jīng)理級距離大于1000公里或乘坐火車超過8小時;其他情況下事先報總經(jīng)理批準(zhǔn)。硬臥二等倉其他員工當(dāng)天晚上八點以后至次日早晨六點,連續(xù)乘車超過10小時者,可以乘坐硬臥。三等倉及以下說 明:1、員工乘火車在可購買臥鋪票的情況下而購買硬座票或無座票的,可按硬座票價的60%,無座按硬座票價的100%給予補貼;2、原則上不予報銷車船、飛機票的訂票費用。如遇特殊情況確實需要發(fā)生的訂票費用,須提供所屬單位負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)的書面說明方可報銷;3、凡公司派公務(wù)車出差的員工,
15、原則不予報銷交通費。二、 住宿費、伙食費及市內(nèi)交通費,在相應(yīng)限額內(nèi)據(jù)實報銷單位:元/天 職 級地 區(qū)副總經(jīng)理以上經(jīng)理級其他員工特 區(qū)按發(fā)生實際報賬600400直轄市、省會、沿海開放城市400250其他地區(qū)280200補貼標(biāo)準(zhǔn)300180100說 明:1、特區(qū)指:香港、澳門、深圳、珠海、廈門、汕頭、海南、上海等城市;2、沿海開放城市指:大連、秦皇島、煙臺、青島、連云港、寧波、南通、溫州、湛江等城市;3、地區(qū)等級的計算,是以住宿發(fā)票開具的地點作為報銷等級,報賬時須提供實際出差天數(shù)及其當(dāng)?shù)刈∷薨l(fā)票,住宿發(fā)票須注明人數(shù)、天數(shù)、單價等;4、出差回程日差旅費計算:返回車船票、機票所注時間或隨公務(wù)車出差返回
16、時間在18:00以前,按對應(yīng)地區(qū)半天計算;18:00以后,差旅費按對應(yīng)地區(qū)全日計算。出差當(dāng)日返回者,亦比照辦理。5、隨主管單位負(fù)責(zé)人等高層人員出差的一般員工,其出差費用可按經(jīng)理級標(biāo)準(zhǔn)報銷,但須經(jīng)直屬領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn);6、出差人員出差期間,除有關(guān)聯(lián)系業(yè)務(wù)的郵費、電話費、復(fù)印費等正常小額可以報銷外,其他開支的一切費用均個人自理,不予報銷;7、以上標(biāo)準(zhǔn)不適用于長期駐外人員,長期駐外人員津貼另行制定;8、風(fēng)險控制部如需要外聘律師、法院人員配合一同出差的須另行申請;9、以上所有員工差旅費報銷時填制的“差旅費報銷單”后應(yīng)附有足夠的、真實有效的發(fā)票。10、“補貼標(biāo)準(zhǔn)”項只適合武漢市以外的地區(qū)。附件三:公關(guān)費申請
17、表申請時間: 年 月 日申請部門經(jīng)辦人申請原因被接待主賓及賓客人數(shù)陪同人員就餐地點費用預(yù)算餐費早餐中餐晚餐合計招待費用住宿費禮品費其他合計部門經(jīng)理: 財務(wù)審核: 執(zhí)行董事: 董事長:填表說明:1、申請人員必須詳細(xì)填寫此表,填寫項目不全,或預(yù)算金額明顯不合理的,財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。2、報銷金額在審批限額以內(nèi)的,財務(wù)審核后可直接報銷;超過限額的,必須經(jīng)總經(jīng)理審批后方可報銷。附件四出差審批表部門: 申請日期: 年 月 日出差人姓名出差時間出差路線費用預(yù)算實際發(fā)生金額地點天數(shù)項目申報金額審核金額月 日至月 日長途交通飛機火車汽車輪船出差事由住宿費應(yīng)酬費膳雜費其 他合 計所在部門意見簽名:財務(wù)部門意見簽名:負(fù)責(zé)人意見簽名:說明:1、本審批表是經(jīng)理級(含)以下人員出差前必須填寫的表格,用作出差審批、出差借款的依據(jù)。出差人應(yīng)按照差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真填寫,且金額不得涂改。2、本表經(jīng)批準(zhǔn)后,已審批的金額視作限額。出差結(jié)束后,出差人憑本表辦理費用報銷手續(xù)。附件五:專項費用開支預(yù)算申報(請)表申請部門: 專項名稱開支屬性預(yù)算內(nèi)超預(yù)算預(yù)算外預(yù)算金額開支事由和預(yù)算明細(xì)財務(wù)意見執(zhí)行董事意見董事長意見附件六: 報銷單據(jù)規(guī)范指引一、各種單據(jù)的使用 差旅費報銷單:主要用于出差發(fā)生費用的報銷; 借款申請單:主要用于臨時性并且金額比較小的借款; 申請付款單:購買辦公用品或其他接受勞務(wù)的應(yīng)付未付款,或其
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