GBT9704-2012新版公文格式

1、GB/T97042012黨政機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)公文格式2012年7月1日起，各級黨政機(jī)關(guān)公文執(zhí)行黨政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T97042012）的國家標(biāo)準(zhǔn)。公文格式的范疇：一是公文的組成要素，以及這些要素在頁面上的標(biāo)注位置；二是承載公文的介質(zhì)，主要包括紙張的開本、規(guī)格、印刷、裝訂等要求；三是公文數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式，包括文字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等的使用規(guī)范。新版格式突出強(qiáng)調(diào)了公文的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，最大的亮點(diǎn)是統(tǒng)一了黨政機(jī)關(guān)公文的表現(xiàn)形式，便于文秘人員學(xué)習(xí)和工作，有利于提高公文處理工作的質(zhì)量和效率。在公文用紙上采用了國際通用的A4型紙，結(jié)束了長期以來黨政機(jī)關(guān)文件大小不一的局面，對黨政機(jī)關(guān)公文處理工作

2、意義重大，可以說是一個里程碑式的改變。公文格式的基本要求：1.版面：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm，版心尺寸為156225mm。2.字體：如無特殊說明，公文各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可作適當(dāng)調(diào)整。3.行數(shù)和字?jǐn)?shù)：一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可作適當(dāng)調(diào)整。4.公文應(yīng)當(dāng)雙面印刷。5.公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂。一、通用格式 (一)版頭部分1.份號公文份號是同一件公文印制若干份時每份公文的順序編號。標(biāo)注份號有利于加強(qiáng)公文的管理和利用，便于掌握公文的去向。涉密公文一定要標(biāo)注份號，如果發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要，也可對不涉密公文標(biāo)注份號。如需標(biāo)識份號，

3、一般用6位阿拉伯?dāng)?shù)字頂格編排在版心左上角第1行。2.秘級和保密期限涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，國家秘密分為秘密、機(jī)密和絕密三種。如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字。3.緊急程度緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、或“加急”。而電報(bào)格式的公文就分別標(biāo)注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，具體位置按有關(guān)電報(bào)格式的規(guī)定標(biāo)注。如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志是公

4、文版頭部分的核心，用套紅大字居中印在公文首頁上半部，字體要莊重、規(guī)范、美觀、大小適度（一般應(yīng)小于上級機(jī)關(guān)的字體大?。?。主要有兩種形式：一是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”二字；二是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時可并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；也可單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志上邊緣至版心上邊緣為35mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志推薦使用小標(biāo)宋字體，顏色用紅色。聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多時，必須保證公文首頁顯示正文。5.發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文順序號三個要素組成。機(jī)關(guān)代字要求準(zhǔn)確、規(guī)范、精煉、無歧義、易識別，并固定使用，避免與上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的機(jī)關(guān)代字雷同。聯(lián)合行文時

5、只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。同一地區(qū)，避免不同機(jī)關(guān)的發(fā)文字號的機(jī)關(guān)代字重復(fù)。發(fā)文字號編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空2行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字；年份用全稱4位，用六角括號 括入；發(fā)文順序號不編虛位，不加第字。6.簽發(fā)人上報(bào)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人，體現(xiàn)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對所簽發(fā)文件負(fù)責(zé)。如需標(biāo)識簽發(fā)人，居右空1字，與發(fā)文字號平行編排。簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字標(biāo)注。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按發(fā)文機(jī)關(guān)的順序排列從左到右、自上而下依次均勻順排，一般每行排2個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊，最后一個簽發(fā)人姓名應(yīng)與發(fā)文字號處在同一行并與紅色分隔線的距離為4mm。（二）公文

6、主體 1.公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、扼要概括公文的主要內(nèi)容。4個以上（含4個）機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時，標(biāo)題中發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可簡略。標(biāo)題一般用2號小標(biāo)宋字體，編排于紅色分隔線下空2行的位置，分一行或多行居中排布；回行時要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)使用梯形或菱形，不應(yīng)使用上下長度一樣的長方形或上下長、中間短的沙漏形。2.主送機(jī)關(guān)是公文的主要受理機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)標(biāo)注受理機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。其中，使用簡稱要規(guī)范、準(zhǔn)確，機(jī)關(guān)的規(guī)范化簡稱和統(tǒng)稱應(yīng)由上級機(jī)關(guān)明確，不得隨意編造機(jī)關(guān)簡稱。使用統(tǒng)稱，包括的地區(qū)、部門、單位要齊全，稱謂要準(zhǔn)確。主送機(jī)關(guān)編排

7、于標(biāo)題下空1行的位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)移至版記部分。3.公文正文是公文的主體和核心所在，用來表述公文的內(nèi)容，公文首頁須顯示正文。4.附件說明是公文附件的順序號和名稱。公文正文中的一些內(nèi)容，如圖表、資料、規(guī)定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后的聯(lián)系而造成閱讀上的不便，需將其從公文正文中抽出來作為公文的附件單獨(dú)表述，即附件。公文附件是正文內(nèi)容的組成部分，與正文具有同等效力。在正文下空1 行左空2字位置編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有順序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。

8、5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)當(dāng)用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。特殊情況如議案、命令（令）等文種需要由機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人署名的，應(yīng)當(dāng)寫明職務(wù)。單一機(jī)關(guān)行文時，發(fā)文機(jī)關(guān)署名在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排。聯(lián)合行文時，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按發(fā)文機(jī)關(guān)順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋其上。不加蓋印章的公文，單一機(jī)關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空1行右空2字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下1行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移2 字，如長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)使其右空2字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。6.成文日期是公文的生效時間，是黨政機(jī)關(guān)公文生效的重要標(biāo)志。成文日期確定的原則和標(biāo)注位置有2種：

9、一是會議通過的決議、決定等以會議正式通過的日期為準(zhǔn)，成文日期編排在公文標(biāo)題之下，寫全年、月、日，用（）括起來；二是經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)（聯(lián)合行文以最后簽發(fā)的機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)）。成文日期在公文正文或附件說明的右下方右空4字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位。不加蓋印章的公文，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下1行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名右移2字。7.印章印章是公文生效的標(biāo)志，是鑒定公文真?zhèn)巫钪匾囊罁?jù)之一。上行文一定要加蓋印章。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。紀(jì)要不加蓋印章。單一機(jī)關(guān)行文時，印章端正、居中下壓成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成

10、文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)上距正文一行之內(nèi)。聯(lián)合上行文，可以只加蓋主辦機(jī)關(guān)印章。聯(lián)合下行文時，所有聯(lián)署機(jī)關(guān)均須加蓋印章（有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文除外）。聯(lián)合行文時，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋其上，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交相切，每排印章兩端不得超出版心，每排最多放三個印章。 8.附注是對公文需要注意的事項(xiàng)加以說明，主要標(biāo)注公文的發(fā)布層次、印發(fā)傳達(dá)范圍等。請示件應(yīng)當(dāng)在附注處標(biāo)明聯(lián)系人及聯(lián)系方式，多個機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，只標(biāo)主辦機(jī)關(guān)聯(lián)系人即可。9.附件 附件是公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。附件應(yīng)另

11、面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第1行。附件標(biāo)題居中編排在版心第3行。（三）版記版記中第一個要素之上、各要素之下均加1條分隔線，寬度同版心，第一條和最后一條分隔線用粗線，中間的用細(xì)線。版記的位置應(yīng)置于公文的最后一面，版記中的最后一個要素置于最后1行。1抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，可以是上級、平級、下級及不隸屬機(jī)關(guān)。公文的抄送范圍應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照工作需要來確定，不能濫抄也不能錯抄和漏抄。在排列順序上一般按機(jī)關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系確定，依先上級、再平級、后下級的次序；同級不同類的機(jī)關(guān)，要按黨、政、軍、群的順序排列

12、；人大、政協(xié)、法院、檢察院應(yīng)另起一行排列。抄送機(jī)關(guān)用4號仿宋體字編排在公文最后一頁的下方位置，左右各空一字?！俺汀倍趾髽?biāo)全角冒號，后標(biāo)抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)名稱首字對齊，最后一個抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門，一般是各黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室）或文秘部門。發(fā)文機(jī)關(guān)沒有專門的辦公廳（室）的，發(fā)文機(jī)關(guān)就是印發(fā)機(jī)關(guān)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字編排在抄送機(jī)關(guān)之下1行位置，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字，年、月、日用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)齊全 ，后加“印發(fā)“二字。3.頁碼頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一

13、條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。二、公文的特定格式相對于公文的通用格式而言，公文的特定格式是公文通用格式的補(bǔ)充。如信函格式、命令（令）格式、紀(jì)要格式和電報(bào)格式（電報(bào)格式在條例中未列）。在應(yīng)用中需結(jié)合本單位的實(shí)際情況，正確選用公文的格式。（一）信函格式公文的信函格式是被廣泛采用的一種公文特殊格式。主要用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，報(bào)送方案，商洽、詢問、答復(fù)或者說明某件具體事項(xiàng)。信函格式相對簡單，易操作，在各級行政機(jī)關(guān)的公文中廣泛

14、應(yīng)用，常用于通知、批復(fù)、函等文種的公文中。1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，其上邊緣至上頁邊為30mm，推薦用紅色小標(biāo)宋字體，字號大小由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定，以版心為準(zhǔn)居中排布。聯(lián)合行文時，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。2.紅色分隔線發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處為一條紅色雙線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處為一條紅色雙線（上細(xì)下粗），線長均為170mm，均以版心為準(zhǔn)居中。3.份號、密級和保密期限、緊急程度如需標(biāo)識份號，頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下；如需同時標(biāo)注密級和保密期限、緊急程度，密級和保密期限頂格編排在份號下1行，緊急程度頂格編排在密級和保密期限下1行。4.發(fā)文字號發(fā)文字號頂格居

15、版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下。5.標(biāo)題標(biāo)題居中編排，與其上最后一個要素相距2行。6.頁碼信函格式公文首頁不顯示頁碼，由第2頁開始標(biāo)注。只有2頁的信函式公文，第2頁可以不顯示頁碼。7.版記信函格式公文的版記中不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線。二、 電報(bào)格式一般緊急公文為了保證公文的時效性采用電報(bào)格式作為載體。根據(jù)公文是否涉及秘密事項(xiàng)，分為內(nèi)部明電和密碼電報(bào)兩種。1.緊急程度電報(bào)格式的公文，緊急程度分為四種，按照緊急程度從急到緩依次為：特提、特急、加急、平急。2.秘密等級內(nèi)容涉及國家秘密事項(xiàng)的緊急公文，應(yīng)當(dāng)使用密碼電報(bào)的形式。不允許明密混用，密電明傳，以防泄密。3.成文日期電報(bào)格式的公文成文日期

16、要以發(fā)出日期為準(zhǔn)，而不是簽發(fā)日期為準(zhǔn)。三、 命令格式 命令格式的公文，適用范圍有特殊的限制，一般用于公布行政法規(guī)和政府規(guī)章，只有中央人民政府、省級人民政府和有立法權(quán)的較大的城市人民政府，以及國務(wù)院各部委才能發(fā)布“總理令、省長令、市長令、部長令等。四、紀(jì)要格式紀(jì)要適用于記載會議主要情況和議定事項(xiàng)。各級黨政機(jī)關(guān)辦公會和專題會討論議定的事項(xiàng)都是本機(jī)關(guān)的決策事項(xiàng)，要以紀(jì)要的形式印發(fā)公文，作為指導(dǎo)開展工作的依據(jù)。紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋字體。紀(jì)要標(biāo)志下空2行居中編排紀(jì)要編號“第X號”，并用圓括號括入，不受年度限制；也可按年度編排，如“2012X號”。紀(jì)要編號下空1行編排發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期，發(fā)文機(jī)關(guān)居左空1字，成文日期居右空1字。標(biāo)注出席人員名單，一般用3號黑體字在正文（或附件說明）下空1行左空2字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標(biāo)注請假、列席人員名單，除依次另起1行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同前。 紀(jì)要不加蓋印章。紀(jì)要格式可根據(jù)實(shí)際情況自行制定。小結(jié)：概括新舊版本公文格式（199