開心人公司業(yè)務(wù)流程及崗位操作手冊

1、part number：abacus-im-xtcs-001奧博克信息系統(tǒng)有限公司abacus奧博克連鎖業(yè)務(wù)流程及崗位操作手冊閱讀指南1.1讀者奧博克信息系統(tǒng)有限公司該項(xiàng)目實(shí)施人員及實(shí)施部、公司技術(shù)委員會、公司開發(fā)部；用戶參與該項(xiàng)目實(shí)施的具體執(zhí)行人員及相關(guān)人員。1.2文檔定義文檔名稱業(yè)務(wù)流程及崗位操作手冊文檔編號part number：abacus-im-lsbhcs-001保密級別公共傳閱更新版本5更新日期2004-03-11電子文檔業(yè)務(wù)流程及崗位操作手冊.doc文檔描述業(yè)務(wù)流程及崗位操作手冊.1.3創(chuàng)作團(tuán)隊(duì)職 責(zé)作 者備注撰寫咨詢組校驗(yàn)蔡良評審實(shí)施部咨詢組印制蔡良1.4術(shù)語定義術(shù)語解 釋備

2、注目 錄一、基礎(chǔ)信息及合同管理業(yè)務(wù)31、新商品引進(jìn)與供應(yīng)商合同簽約流程32、新商品編碼生成及合同商品明細(xì)建立流程44、供應(yīng)商信息變更流程6二、商品采購訂貨、入庫及退廠業(yè)務(wù)71、商品采購訂貨流程72、商品入庫業(yè)務(wù)流程83、商品退廠業(yè)務(wù)流程10三、商品配送及直配業(yè)務(wù)111、總部配送業(yè)務(wù)流程112、門店返倉業(yè)務(wù)流程12四、分店商品調(diào)劑業(yè)務(wù)流程13五、分店促銷業(yè)務(wù)流程14六、總部配送中心、分店盤點(diǎn)業(yè)務(wù)流程（一）、總部配送中心盤點(diǎn)業(yè)務(wù)流程（二）、分店盤點(diǎn)業(yè)務(wù)流程七、商品損溢業(yè)務(wù)流程（一）、配送中心商品的損溢業(yè)務(wù)流程（二）、分店的商品的損溢業(yè)務(wù)流程八、采購、專柜結(jié)算業(yè)務(wù)流程九、配送中心驗(yàn)碼、收貨等操作流程

3、14（一）、新商品的編碼、驗(yàn)碼16（二）、配送中心商品的收貨16（三）、信息部打印商品店內(nèi)碼16（四）、超市電子秤商品編碼的下傳錯(cuò)誤！未定義書簽。一、基礎(chǔ)信息及合同管理業(yè)務(wù)1、新商品引進(jìn)與供應(yīng)商合同簽約流程采購部業(yè)務(wù)組采購部經(jīng)理質(zhì)檢組開始填寫手工“新品引進(jìn)評估表”并附草簽合同及相關(guān)資質(zhì)證照 簽定合同，并填寫“供應(yīng)商及主合同信息表”。結(jié)束根據(jù)反饋的“供應(yīng)商編碼”和“合同編號”準(zhǔn)備送貨和以后結(jié)算用。采購部合同組核查合同并加蓋合同章采購部錄入“供應(yīng)商及主合同信息表”生成供應(yīng)商編碼和合同號。反饋“供應(yīng)商編碼”和“合同編號”用于業(yè)務(wù)存檔對不合格的，返回修改、補(bǔ)充資料或重新談判yn初審錄入首營供應(yīng)商和首營

4、商品信息yn審批該流程操作說明：1、同一個(gè)商品、對于同一個(gè)供應(yīng)商在同一個(gè)采購部業(yè)務(wù)組，如果結(jié)算方式也相同的，則只能簽定一份合同，否則要重新定義新的供應(yīng)商重新簽定新的合同。2、一個(gè)供應(yīng)商在一個(gè)采購部業(yè)務(wù)組如結(jié)算方式（實(shí)銷實(shí)結(jié)和帳期）不同，則要分別簽定不同的經(jīng)代銷合同；3、嚴(yán)格按照供應(yīng)商合同要求的格式填寫合同信息，對信息不全的不于錄入，返回重新填寫（主要是對合同填寫的內(nèi)容不標(biāo)準(zhǔn)和不完善進(jìn)行審核）。4、合同的初審要求采購部經(jīng)理嚴(yán)格按照公司的規(guī)定進(jìn)行審核，對不合格的合同一律返回重新填寫和談判。5、對已有的供應(yīng)商，只是此供應(yīng)商有新的商品引入，只要新增加商品信息，再在合同商品明細(xì)里添加此商品就可以了。6、

5、對沒有此供應(yīng)商，但此商品在商品信息里已經(jīng)存在，對此供應(yīng)商只要錄入供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商的合同信息，把此商品添加到此供應(yīng)商合同明細(xì)中就可以了7、對商品和供應(yīng)商在系統(tǒng)中不存在的信息，按照新商品和新供應(yīng)商要求業(yè)務(wù)流程進(jìn)行操作。8、商品和供應(yīng)商信息嚴(yán)格按照商品信息表和供應(yīng)商合同信息表要求填寫，不允許自己定義的商品信息和合同信息表進(jìn)行添寫信息，對不合符標(biāo)準(zhǔn)的商品信息和合同信息不受理。2、新商品編碼生成及合同商品明細(xì)建立流程采購部業(yè)務(wù)組采購部質(zhì)檢部開始結(jié)束反饋新生成的“商品編碼”給供應(yīng)商，準(zhǔn)備送貨。填寫手工“商品基礎(chǔ)信息表”。核查商品樣品及質(zhì)檢報(bào)告，驗(yàn)證商品條碼，確認(rèn)擬淘汰商品，并督促供應(yīng)商交納條碼費(fèi)用采

6、購部合同組錄入“商品基礎(chǔ)信息表”，生成新的商品編碼。在此供應(yīng)商采購合同供貨明細(xì)中增加新商品。錄入首營供應(yīng)商和首營商品信息審批該流程操作說明：1、此業(yè)務(wù)是指在采購合同確定的商品品牌品類和采購條件下，引進(jìn)新商品品種的業(yè)務(wù)。2、采購業(yè)務(wù)部在引進(jìn)新品種時(shí)原則上須同時(shí)提供相同數(shù)量的擬淘汰商品，商品部通過對樣品進(jìn)行核查并驗(yàn)證條碼以確認(rèn)是否需要新增商品編碼。3、對沒有簽定采購合同的或者合同明細(xì)中沒有的商品，不能開展商品進(jìn)銷存業(yè)務(wù)。4、采購部業(yè)務(wù)組應(yīng)規(guī)范填寫通知單中的商品基本信息，商品部對填寫不規(guī)范的通知單應(yīng)要求各業(yè)務(wù)組重新填寫以確保相關(guān)基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確性。5、采購合同明細(xì)中的“含稅供貨價(jià)”由采購部各業(yè)務(wù)組確定

7、，“最高供貨價(jià)”自動(dòng)按首次含稅供貨價(jià)確定。由于商品訂貨是嚴(yán)格根據(jù)合同進(jìn)行的，對入庫價(jià)高于“最高供貨價(jià)”的業(yè)務(wù)將不能進(jìn)行，須由采購業(yè)務(wù)部通知商品部上調(diào)該商品的“含稅供貨價(jià)”和“最高供貨價(jià)”。商品部對調(diào)整合同供價(jià)的行為應(yīng)予登記并由采購業(yè)務(wù)人員簽字，定期匯總上報(bào)。6、商品信息的生成規(guī)則是大類碼+流水碼，所以在商品錄入的時(shí)候一定要嚴(yán)格按照商品的分類進(jìn)行錄入，錄入的要求按照商品信息錄入的要求進(jìn)行操作。7、商品信息建立一定要注意是否上稱商品（是否是要用電子稱稱重的商品），對上稱商品錄入的時(shí)候是定義成5位的商品編碼，其他的是定義成8位的商品編碼。4、供應(yīng)商信息變更流程1）、供應(yīng)商因改制重組、業(yè)務(wù)需要等原因?qū)?/p>

8、其基本信息（不含供應(yīng)商編碼）進(jìn)行變更，須由供應(yīng)商提出書面變更函并附變更后的相關(guān)資質(zhì)證照。采購部業(yè)務(wù)員填寫“供應(yīng)商信息變更通知單”一式三份報(bào)采購部負(fù)責(zé)人和商品部負(fù)責(zé)人簽字同意后，交商品部進(jìn)行變更操作。2）、“供應(yīng)商信息變更通知單”第一聯(lián)及其附件由商品部存檔，其他聯(lián)次分別由采購部、財(cái)務(wù)部留存，商品部對供應(yīng)商的相關(guān)信息作對應(yīng)變更。采購部業(yè)務(wù)組采購部質(zhì)檢部開始結(jié)束反饋?zhàn)兏Q后的供應(yīng)商信息給采購業(yè)務(wù)部。填寫手工“供應(yīng)商信息變更通知單” 并附草簽合同及相關(guān)資質(zhì)證照nn對不合格的，返回修改、補(bǔ)充資料更新供應(yīng)商信息修改首營供應(yīng)商和首營商品信息審批1、 對供應(yīng)商信息變更按照上面的操作流程進(jìn)行操作。二、商品采購

9、訂貨、入庫及退廠業(yè)務(wù)1、商品采購訂貨流程采購部開始配送中心供應(yīng)商錄入手工“采購訂單”復(fù)核并打印“采購訂單”一聯(lián)確認(rèn)系統(tǒng)產(chǎn)生的自動(dòng) “采購訂單”開始提示當(dāng)前缺貨商品品種，并填寫手工“采購訂單”。備貨并送貨到配送中心結(jié)束該流程操作說明：“采購訂單”供方送貨聯(lián)1、商品采購訂貨業(yè)務(wù)是指采購部向供應(yīng)商發(fā)出“采購訂單”，要求供應(yīng)商送貨至配送中心倉庫的訂貨業(yè)務(wù)。2、“采購訂單”受該供應(yīng)商采購合同中的商品供貨明細(xì)品種和“最高供貨價(jià)”控制，對于系統(tǒng)產(chǎn)生的自動(dòng)“采購訂單”須經(jīng)采購部業(yè)務(wù)員進(jìn)行簽字認(rèn)可。采購業(yè)務(wù)部在確定訂貨數(shù)量時(shí)，應(yīng)盡可能根據(jù)商品的“包裝規(guī)格”按整件進(jìn)行訂貨。3、“采購訂單”生成后，采購部業(yè)務(wù)組可傳

10、送紙質(zhì)訂單以通知供應(yīng)商送貨，也可以電話、傳真、e_mail等方式進(jìn)行通知，但須清楚表述訂單編號、商品編碼、數(shù)量、進(jìn)價(jià)及到貨時(shí)間，且供應(yīng)商送貨到配送中心倉庫時(shí)須先調(diào)出并打印紙質(zhì)“采購訂單”。2、商品入庫業(yè)務(wù)流程供應(yīng)商質(zhì)檢部配送中心財(cái)務(wù)部“經(jīng)銷入庫單”供應(yīng)商結(jié)算聯(lián)供應(yīng)商根據(jù)“采購訂單”送貨至配送中心倉庫。開始質(zhì)檢部對商品進(jìn)行檢查,將訂單轉(zhuǎn)成驗(yàn)收單,修改商品驗(yàn)收單yn結(jié)束商品返回“經(jīng)銷入庫單”配送中心留存聯(lián)復(fù)核后打印“經(jīng)銷入庫單”一式三聯(lián)供應(yīng)商和收貨人雙方在“經(jīng)銷入庫單”和廠家的送貨單上簽字。倉庫驗(yàn)貨、收貨后，將“采購訂單”轉(zhuǎn)“經(jīng)銷入庫單”。倉庫預(yù)驗(yàn)供應(yīng)商的送貨，并在采購訂單上蓋預(yù)驗(yàn)章。核查所附“采

11、購訂單”和原始送貨單據(jù)，進(jìn)行“經(jīng)銷入庫單”登帳結(jié)束“經(jīng)銷入庫單”財(cái)務(wù)記帳聯(lián)該流程操作說明：1、 商品入庫業(yè)務(wù)是指供應(yīng)商根據(jù)訂單送貨到配送中心倉庫后由倉庫進(jìn)行驗(yàn)貨、轉(zhuǎn)單和收貨入庫的業(yè)務(wù)。2、 采購訂單的預(yù)驗(yàn)主要檢查供應(yīng)商的送貨商品品種是否送達(dá)和質(zhì)量是否合格。2、配送中心倉庫必須嚴(yán)格按訂單收貨。遇有訂單與實(shí)物不符時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持以下原則：對訂單上沒有的商品品種應(yīng)予拒收；對高于訂單上商品進(jìn)價(jià)的商品應(yīng)予拒收；對多于訂單上商品數(shù)量的多余商品應(yīng)予拒收。若出現(xiàn)驗(yàn)貨時(shí)出現(xiàn)實(shí)物與“采購訂單”不符時(shí)，配送中心倉庫在轉(zhuǎn)入庫單時(shí)需更改“實(shí)收數(shù)量”為實(shí)際收貨數(shù)量，并通知采購業(yè)務(wù)部。3、特殊情況下，經(jīng)采購部同意也可在外地供應(yīng)商

12、已將無訂單或超訂單量的商品送至配送中心時(shí)，再由配送中心通知采購部對應(yīng)業(yè)務(wù)組根據(jù)廠家的“送貨單”或“隨貨同行聯(lián)”補(bǔ)錄入并復(fù)核商品“采購訂單”，經(jīng)配送中心打印后方可進(jìn)行商品入庫。3、 當(dāng)發(fā)生供應(yīng)商委托第三方物流送貨等供應(yīng)商不能直接取得入庫單的情況時(shí)，配送中心簽收入庫后，將“經(jīng)銷入庫單”的供應(yīng)商結(jié)算聯(lián)定期送至采購部對應(yīng)業(yè)務(wù)組，由其代供應(yīng)商保管，以便供應(yīng)商在結(jié)算時(shí)可在采購部對應(yīng)業(yè)務(wù)組拿到結(jié)算單據(jù)。4、 嚴(yán)格按照采購訂單轉(zhuǎn)入庫單，不允許在沒有訂單的情況下直接對商品進(jìn)行入庫處理。5、 對商品入庫數(shù)據(jù)要求每天的入庫單每天完成,不允許將入庫單據(jù)推遲到月末處理.6、 所以的單據(jù)在月末,也就是本會計(jì)期間必須完成,

13、對沒有審核登帳的單據(jù)系統(tǒng)將做刪除處理.3、商品退廠業(yè)務(wù)流程供應(yīng)商配送中心采購部財(cái)務(wù)部“商品退廠單”供應(yīng)商結(jié)算聯(lián)根據(jù)協(xié)商結(jié)果準(zhǔn)備接收退廠商品打印“商品退廠單”一式三聯(lián)根據(jù)“商品退廠單”向供應(yīng)商退貨并由供應(yīng)商負(fù)責(zé)簽收“商品退廠單”倉庫發(fā)貨憑據(jù)聯(lián)提示采購業(yè)務(wù)部須退廠商品，并做好退廠商品的整理工作開始錄入“商品退廠單”開始與供應(yīng)商商定商品退廠事宜登帳“商品退廠單”“商品退廠單”財(cái)務(wù)記帳聯(lián)結(jié)束該流程操作說明：1、 商品退廠業(yè)務(wù)是指將商品從配送中心倉庫退還供應(yīng)商的業(yè)務(wù)。2、供應(yīng)商收貨后由配送中心發(fā)貨倉庫與供應(yīng)商共同在機(jī)制“商品退廠單”上簽字。“商品退廠單”一聯(lián)交供應(yīng)商，一聯(lián)配送中心發(fā)貨倉庫自留。 2、 如

14、遇機(jī)制“商品退廠單”與所退實(shí)物數(shù)量不符，則必須通知采購部以沖單或補(bǔ)錄單據(jù)來解決，而不允許對機(jī)制退廠單進(jìn)行修改。3、 商品退廠數(shù)據(jù)要求每天的退廠單每天完成,不允許將退廠據(jù)推遲到月末處理.4、 所有的單據(jù)在月末,也就是本會計(jì)期間必須完成,對沒有審核登帳的單據(jù)系統(tǒng)將做刪除處理.三、商品配送及直配業(yè)務(wù)1、總部配送業(yè)務(wù)流程配送中心門店財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)員錄入“門店配送單”或根據(jù)“配送申請單”轉(zhuǎn)“門店配送單”并復(fù)核開始備貨并向門店發(fā)貨（“門店配送單”三聯(lián)隨貨由司機(jī)帶到門店）打印“門店配送單”三聯(lián) “門店配送單”倉庫發(fā)貨憑據(jù)聯(lián)司機(jī)將雙方簽字的“門店配送單”帶回配送中心后，定期傳送至總部財(cái)務(wù)部根據(jù)“門店配送單” 在電

15、腦上進(jìn)行門店入庫門店驗(yàn)貨、收貨，并同司機(jī)一起在兩聯(lián)“門店配送單”上簽字”開始門店收貨員錄入“配送申請單”“門店配送單”分店收貨憑據(jù)聯(lián)結(jié)束留存“門店配送單”財(cái)務(wù)記帳聯(lián)備注：1、配送中心根據(jù)門店請求或自主決定，通過配送中心將商品統(tǒng)一配送至各門店的業(yè)務(wù)。2、門店的“配送申請單”僅起要貨申請作用，采購部可根據(jù)庫存等情況決定實(shí)際配送品種和數(shù)量，并產(chǎn)生“門店配送單”。3、配送價(jià)格按照入庫的價(jià)格進(jìn)行平價(jià)配送。4、“門店配送單”打印后將不能進(jìn)行修改，以免造成電腦數(shù)據(jù)與票據(jù)數(shù)據(jù)不符。配送中心倉庫和門店都必須嚴(yán)格根據(jù)“門店配送單”上的品種和數(shù)量進(jìn)行發(fā)貨和收貨工作，若發(fā)生貨單不符須通過采購部對應(yīng)業(yè)務(wù)組進(jìn)行門店返倉處

16、理。5、“配送申請單”和“門店配送單”必須分不同采購業(yè)務(wù)部申請和配送。采購部配送中心門店財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)員將門店“返倉申請單”轉(zhuǎn)為“門店返倉單”，復(fù)核后通知配送中心業(yè)務(wù)員通知分店需返倉商品品種及數(shù)量開始整理并定期傳送至財(cái)務(wù)部倉庫收貨，并在兩聯(lián)“門店返倉單”上簽字將三聯(lián)單據(jù)交司機(jī)去門店取貨，倉庫做好收貨準(zhǔn)備打印“門店返倉單”三聯(lián)“門店返倉單”倉庫收貨憑據(jù)聯(lián)司機(jī)將商品和雙方簽字的“門店返倉單”兩聯(lián)，帶回配送中心根據(jù)“門店返倉單” 在電腦上進(jìn)行門店返倉收貨員根據(jù)“門店返倉單”進(jìn)行退貨，并和司機(jī)在三聯(lián)單據(jù)上簽字開始門店核清需返倉商品品種及數(shù)量，撤架并做好返倉準(zhǔn)備后，錄入“返倉申請單”“門店返倉單”門店發(fā)貨憑

17、據(jù)聯(lián)“門店返倉單”總部財(cái)務(wù)記帳聯(lián)上機(jī)復(fù)核“門店返倉單”結(jié)束崗位職責(zé)：1、此業(yè)務(wù)是指門店返倉所發(fā)生的業(yè)務(wù)。2、門店必須對返倉商品撤架整理后核清其品種及數(shù)量，方可錄入“返倉申請單”以防返倉數(shù)量超出實(shí)際數(shù)量而造成負(fù)庫存。3、“門店返倉單” 復(fù)核后將不能進(jìn)行修改，以免造成電腦數(shù)據(jù)與票據(jù)數(shù)據(jù)不符。配送中心倉庫和門店都必須嚴(yán)格根據(jù)“門店返倉單”上的品種和數(shù)量進(jìn)行發(fā)貨和返倉工作。2、門店返倉業(yè)務(wù)流程四、分店商品調(diào)劑業(yè)務(wù)流程(分店與分店調(diào)撥)調(diào)出門店調(diào)入門店采購部財(cái)務(wù)部“門店調(diào)劑單”調(diào)出分店聯(lián)（第二聯(lián)）上機(jī)登帳“門店調(diào)劑單”錄入門店調(diào)劑申請單開始上機(jī)登帳“門店調(diào)劑單”“門店調(diào)劑單”調(diào)入分店聯(lián)（第三聯(lián)）打印“調(diào)

18、劑單”一式三聯(lián)。把門店調(diào)劑申請單轉(zhuǎn)成門店調(diào)劑單。審核門店調(diào)劑申請單。結(jié)束“門店調(diào)劑單”財(cái)務(wù)記帳聯(lián)（第一聯(lián)）備注：1、 分店進(jìn)行調(diào)劑之前，先由調(diào)出分店填寫調(diào)劑申請單上傳到總部，總部根據(jù)調(diào)劑申請單產(chǎn)生分店調(diào)劑單然后下傳到調(diào)出分店和調(diào)入分店；一張調(diào)劑申請單只能是總部的一個(gè)業(yè)務(wù)部門。2、 調(diào)劑申請單由調(diào)出分店填制，因此打開申請單根據(jù)注冊分店就直接填寫調(diào)出分店，調(diào)入分店可以選擇或錄入，下面的批次信息窗口與返倉申請一樣，列出該商品的批次，讓分店自己去選一個(gè)批次，錄入數(shù)量；3、 總部在接收到分店的調(diào)劑申請單后，然后轉(zhuǎn)調(diào)劑單，在轉(zhuǎn)換成調(diào)劑單時(shí)，總部復(fù)核調(diào)劑單后，生成調(diào)入、調(diào)出分店的日志，分店下載調(diào)劑單，復(fù)核、

19、登帳分店的帳。調(diào)出分店扣減庫存，調(diào)入分店增加庫存。4、調(diào)劑單（也就是分店與分店的調(diào)撥單）五、分店促銷業(yè)務(wù)流程1. 由采購部制定促銷方案。2. 交促銷方案審定小組審定。3. 審定后由采購業(yè)務(wù)人員與供應(yīng)商洽談，并簽定銷協(xié)議。4. 填寫手工“促銷申請表”交促銷商品審定小組審定。5. 審定后返回促銷部錄入促銷單。6. 促銷單復(fù)核后分店生效七、總部配送中心、分店盤點(diǎn)業(yè)務(wù)流程（一） 配送中心盤點(diǎn)配送中心防損部財(cái)務(wù)部開始錄入盤點(diǎn)單產(chǎn)生盤點(diǎn)差異單產(chǎn)生盤點(diǎn)損益單對此商品重盤錄入n審查y財(cái)務(wù)記帳處理結(jié)束備注：（二） 門店盤點(diǎn)門店防損部配送中心財(cái)務(wù)部開始錄入盤點(diǎn)單產(chǎn)生盤點(diǎn)差異單盤點(diǎn)差異單數(shù)據(jù)上傳總部結(jié)束盤點(diǎn)損益處理盤點(diǎn)損益數(shù)據(jù)下傳對此商品重盤錄入n審查y產(chǎn)生盤點(diǎn)損益結(jié)束財(cái)務(wù)記帳備注：十三、配送中心驗(yàn)碼、收貨等操作流程（一）、新商品的編碼、驗(yàn)碼1、采購中心業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)員在處理超市商品的新品時(shí)，通過掃