辦公室郵件處理

1、L o g oL o g o 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人辦公室的辦公室的郵件處理郵件處理工作工作Company LogoL o g oL o g o辦公室的郵件類型辦公室的郵件類型 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人程序!方法! 電子郵件電子郵件郵政郵件郵政郵件傳真、電傳、E-mail等各類紙質信函、包裹、報紙、雜志等Company LogoL o g oL o g o 情景案例情景案例 周三上班，宏利公司秘書賈珊就發(fā)現今天工作很繁重。她迅速地開始工作，搞得手忙腳亂，臨近下班時間，仍有部分工作沒有完成。導致她今天工作忙亂的原因主要是今天辦公室的郵件收發(fā)處理工作很

2、多：1、處理發(fā)給總經理胡英的函件，封面上有“急件”字樣；2、復印一份將給客戶李明的答復信以備存，原件郵寄給對方；3、處理寄給人事部劉紅部長的包裹；4、處理由南昌市商業(yè)局發(fā)來的一份政策性文件，上面有總經理胡英的批辦意見：“交行政部、銷售部、財務部、采購部等部門負責人傳閱”；5、正在外地參加某商品交易會的副總打來電話，要求賈珊立即寄送本公司的一個商品的樣本過去；6、處理一批收到的商業(yè)信函、若干封私人信件和報刊、小冊子等印刷材料；7、三個客戶的郵件需要在四小時內回復; 8、江蘇分公司催要廣告宣傳單等文字材料。L o g oL o g o項目任務項目任務如果你是宏利公司的秘書賈珊，你將如何按照正常的程

3、序和規(guī)范的要求處理今天郵件的收發(fā)工作而不致于影響其他工作？1、郵件分類；2、郵件登記；3、郵件呈送；4、郵件傳閱。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人Company LogoL o g oL o g o任務分析任務分析 首先首先，要區(qū)別收發(fā)件的輕重緩急。應該要重點處理有時間要求的函件，如，要區(qū)別收發(fā)件的輕重緩急。應該要重點處理有時間要求的函件，如寄寄給總經理的急件、公司副總催要的商品樣本、客戶需要及時回復的電子郵件以及給總經理的急件、公司副總催要的商品樣本、客戶需要及時回復的電子郵件以及江蘇分公司催要的材料。江蘇分公司催要的材料。在這些收發(fā)件中又要根據函件的重要程度作出優(yōu)先與否在這些

4、收發(fā)件中又要根據函件的重要程度作出優(yōu)先與否的不同處理。的不同處理。 其次其次，要注意公私函件的不同處理。收到的公函，如果沒有時間上的要求，要注意公私函件的不同處理。收到的公函，如果沒有時間上的要求，可按正常的程序和規(guī)范來處理，該登記的要登記，送達的部門和人員要確定，如可按正常的程序和規(guī)范來處理，該登記的要登記，送達的部門和人員要確定，如有傳閱要求，按傳閱的程序來辦，寄發(fā)的公函，一定要選擇合適的寄發(fā)方式；對有傳閱要求，按傳閱的程序來辦，寄發(fā)的公函，一定要選擇合適的寄發(fā)方式；對于私人函件，最好在公司的合適位置設置一個取信處，由員工自行查閱收取，以于私人函件，最好在公司的合適位置設置一個取信處，由員

5、工自行查閱收取，以免自己一一送達耽誤工作，但重要的函件，如寄給劉部長的包裹，有時很難區(qū)分免自己一一送達耽誤工作，但重要的函件，如寄給劉部長的包裹，有時很難區(qū)分其公私性質，最好親自送交給本人。其公私性質，最好親自送交給本人。 再次再次，寄發(fā)函件要講求效率。能夠集中在一個時間里統(tǒng)一寄發(fā)的郵件，最好，寄發(fā)函件要講求效率。能夠集中在一個時間里統(tǒng)一寄發(fā)的郵件，最好集中起來一起寄發(fā)，否則多次往返郵局會浪費時間影響自己的工作。特別要了解郵集中起來一起寄發(fā)，否則多次往返郵局會浪費時間影響自己的工作。特別要了解郵政方面的規(guī)定和要求，注意避免寄發(fā)時因不符合郵局要求而不得不重新處理郵件的政方面的規(guī)定和要求，注意避免

6、寄發(fā)時因不符合郵局要求而不得不重新處理郵件的情況發(fā)生。情況發(fā)生。L o g oL o g o收取郵件的基本程序收取郵件的基本程序郵件拆封郵件傳閱郵件呈送會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人Company Logo郵件分類郵件簽收郵件登記L o g oL o g o2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人Company Logo 1、郵件郵件保證不要遺漏就好保證不要遺漏就好L o g oL o g o 2、郵件郵件 按部門進行分類，如果人數不多按姓名分類； 將私人郵件與公務郵件分開，私人郵件可以在公司合適位置進行存放，并告知公司員工。

7、 將重要或緊急郵件和普通郵件分開，把優(yōu)先考慮的郵件放在一起； 看信來信的單位或姓名，看信封上是否有“掛號郵件”“保價郵件”“快遞郵件”“機要郵件”“帶回執(zhí)郵件等特殊標記。L o g oL o g o 項目答案：分類項目答案：分類 來件：總經理胡英函件；政策性文件；商業(yè)信函和印刷材料； 寄送：客戶李明的答復信；人事部劉紅部長的包裹；商品樣本；廣告宣傳單 電子郵件：三個客戶的電子郵件（2） 將重要或緊急郵件和普通郵件分開緊急郵件：總經理胡英函件；商品樣本；電子郵件普通郵件：其他都為普通L o g oL o g o 3、郵件郵件 開拆之前，要在郵件底部輕敲幾下，使郵件內的物件落到下部，以防在拆剪時受

8、損； 用開封刀或電動郵件啟封機沿郵件上端開啟，不能用手撕； 開拆后，信封應跟信低、附件等用訂書機或大頭針、回形針等訂在一起，以備查閱； 取出郵件后再次檢查信封內部，以免遺漏； 核對郵件上標明的附件，如有缺失，應在郵件上標明。L o g oL o g o會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人開封刀飛鳥牌電動信封啟封器Company LogoL o g oL o g o 上面印有“親啟”“保密”等記號的信件 私人信件不能隨意拆封 立即在信件上著名“誤拆”字樣，并簽上自己的姓名，封上信口，當面致歉L o g oL o g o 4、郵件郵件做好相應的表格，進行郵件登記，說明：做好相應的表格，進

9、行郵件登記，說明： 郵件收取日期、郵件名稱及主題，發(fā)件人單位及姓名、郵件收取日期、郵件名稱及主題，發(fā)件人單位及姓名、收件人部門及姓名，取件人簽名收件人部門及姓名，取件人簽名L o g oL o g o 5、郵件郵件呈送呈送郵件郵件給上司的技巧：給上司的技巧：u使用帶顏色的筆在信件上標出重要的使用帶顏色的筆在信件上標出重要的詞句，但最好使用詞句，但最好使用黃色黃色的筆，這樣復的筆，這樣復印時就不會留有痕跡。如果有些辦公印時就不會留有痕跡。如果有些辦公室不允許在信上寫字或做記號，可在室不允許在信上寫字或做記號，可在信上貼一張能夠移動的粘貼條；信上貼一張能夠移動的粘貼條；u內容復雜的郵件要有便條做出

10、摘要；內容復雜的郵件要有便條做出摘要；L o g oL o g ou可用不同顏色的文件夾放置不同處理要可用不同顏色的文件夾放置不同處理要求的郵件，如：求的郵件，如：用用紅色紅色文件夾放置優(yōu)先考慮的信函文件夾放置優(yōu)先考慮的信函; ;用用黃色黃色文件夾放置例行性備忘錄文件夾放置例行性備忘錄; ;用用藍色藍色文件夾放置特殊信函文件夾放置特殊信函; ;用用綠色綠色文件夾放置私人事務信函。文件夾放置私人事務信函。 2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人Company LogoL o g oL o g o交給他人的信件技巧：交給他人的信件技巧：u分開存

11、放分開存放u如有你要提供的信息，可以使用留言如有你要提供的信息，可以使用留言條進行說明條進行說明L o g oL o g o 6、郵件郵件要做好郵件傳閱順序單，里面一般包含：要做好郵件傳閱順序單，里面一般包含： 序號、傳閱人、傳閱人辦公室地點、簡單意序號、傳閱人、傳閱人辦公室地點、簡單意見、傳閱人簽名、傳閱日期，附加說明。見、傳閱人簽名、傳閱日期，附加說明。L o g oL o g o序號傳閱人簡單意見簽名日期會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人 傳閱順序單傳閱順序單Company LogoL o g oL o g o郵件的寄發(fā)郵件的寄發(fā)郵件簽發(fā)郵件查核郵件封裝、登記選擇寄發(fā)方式會說

12、會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人Company LogoL o g oL o g o郵件郵件簽發(fā)簽發(fā)除緊急信件外，秘書應把需領導過目簽字的郵件集中在一起，請領導簽字后才能寄發(fā)。查核查核郵件郵件查核附件是否準確和齊全；查核信封、信皮的格式、姓名、地址、郵編是否正確。 2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人方法!Company LogoL o g oL o g o郵件郵件封裝和登記封裝和登記 為方便收件人拆閱，折疊信紙時宜將信紙的上下或左右紙邊留出大約05厘米的距離； 若有附件，附件應與信件正文分開，把附件疊好放在正文的最后一疊中，這

13、樣收件人取信時，附件也會一同取出； 給郵票和封口上膠水時，要同時使用吸濕器，吸濕器能吸干過量的水份，以免玷污信封。 （4）秘書還應對發(fā)出的重要郵件予以登記，以便工作的落實與跟蹤。 L o g oL o g o 折疊要注意整齊美觀，根據所使折疊要注意整齊美觀，根據所使用信封的大小，信紙可不折疊，用信封的大小，信紙可不折疊，也可采用二折法、三折法或四折法。也可采用二折法、三折法或四折法。多頁應按順序折疊成一疊，多頁應按順序折疊成一疊，不能單頁折疊。不能單頁折疊。 2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人Company LogoL o g oL o

14、 g o選擇選擇寄發(fā)方式寄發(fā)方式 不同類型的郵件往往意味著不同的寄發(fā)要求，秘書應不同類型的郵件往往意味著不同的寄發(fā)要求，秘書應該根據信件內容的重要性及時效性選擇妥當的傳遞方式。該根據信件內容的重要性及時效性選擇妥當的傳遞方式。 可供選擇的寄發(fā)方式有：可供選擇的寄發(fā)方式有：平信平信（本市、國內、國外）、（本市、國內、國外）、明信片明信片、印刷品印刷品、掛號信掛號信、包裹包裹、特快專遞特快專遞。 如果時間緊迫，可以采取其他的快速傳遞方式，如：如果時間緊迫，可以采取其他的快速傳遞方式，如：電電子郵件子郵件、傳真?zhèn)髡妗⒖爝f快遞等。等。方法!L o g oL o g o1 1、要、要熟悉熟悉本公司報刊、

15、郵件、函電收發(fā)本公司報刊、郵件、函電收發(fā)制度制度；2 2、要、要了解了解各種郵政業(yè)務，如信函業(yè)務、郵政包裹業(yè)務、特快專遞各種郵政業(yè)務，如信函業(yè)務、郵政包裹業(yè)務、特快專遞業(yè)務等，特別是要熟悉一些郵政操作方面的業(yè)務等，特別是要熟悉一些郵政操作方面的小常識小常識，如如何填，如如何填寫業(yè)務單式；如何封裝包裹；如何查詢、更改、撤回郵件等。寫業(yè)務單式；如何封裝包裹；如何查詢、更改、撤回郵件等。3 3、領導外出不在公司領導外出不在公司，秘書仍應按規(guī)范程序和要求處理各種郵件，秘書仍應按規(guī)范程序和要求處理各種郵件，但一定要和領導保持聯(lián)系和溝通，但一定要和領導保持聯(lián)系和溝通，重要郵件要及時請示匯報重要郵件要及時請

16、示匯報，處理過的各種來信應保留至領導返回后，請他逐一閱讀處理處理過的各種來信應保留至領導返回后，請他逐一閱讀處理。L o g oL o g o相關鏈接郵政業(yè)務知識郵政業(yè)務知識一、信函交寄的范圍有哪些？一、信函交寄的范圍有哪些？ 信函適用于交寄書面通信、各種公文、印有信函適用于交寄書面通信、各種公文、印有“內部內部”字樣的書字樣的書籍、報紙、期刊、教材和各種資料；各種業(yè)務性書面材料，如稿件、籍、報紙、期刊、教材和各種資料；各種業(yè)務性書面材料，如稿件、提貨單、請柬、征訂單、協(xié)議、票據、入場券、郵票、照片、報表；提貨單、請柬、征訂單、協(xié)議、票據、入場券、郵票、照片、報表；各種證件，如戶口遷移證、戶口

17、本、團員證等。各種證件，如戶口遷移證、戶口本、團員證等。二、如何交寄印刷品？二、如何交寄印刷品？ 印刷品交寄時，內部不可夾帶信函和現金及其他物品，郵寄時印刷品交寄時，內部不可夾帶信函和現金及其他物品，郵寄時交郵局工作人員驗視內件后再進行封裝、交寄，不要投入郵筒或信交郵局工作人員驗視內件后再進行封裝、交寄，不要投入郵筒或信箱，投入郵筒或信箱的按信函處理。掛號郵寄時，除按重量交付郵箱，投入郵筒或信箱的按信函處理。掛號郵寄時，除按重量交付郵費外，還要交付掛號費，郵局收寄后出給收據，妥善保存?zhèn)洳?。費外，還要交付掛號費，郵局收寄后出給收據，妥善保存?zhèn)洳椤?會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人C

18、ompany LogoL o g oL o g o相關鏈接三、什么是保價信函？三、什么是保價信函？ 保價信函是用戶郵寄較貴重的物品和有價證券時，可申報與內件價保價信函是用戶郵寄較貴重的物品和有價證券時，可申報與內件價值一致的保價金額。郵局按特定手續(xù)進行收寄處理，并按規(guī)定收取保價值一致的保價金額。郵局按特定手續(xù)進行收寄處理，并按規(guī)定收取保價費，在運遞過程中如因郵局責任發(fā)生丟失、損毀和短少時，郵局按其保費，在運遞過程中如因郵局責任發(fā)生丟失、損毀和短少時，郵局按其保價金額，予以賠償。價金額，予以賠償。 保價信函準寄各種有價證券和寄件人認為重要的文件，如儲蓄單、保價信函準寄各種有價證券和寄件人認為重要

19、的文件，如儲蓄單、存折、支票、貴重集郵品、國庫券、提貨單、證據等。保價印刷品的準存折、支票、貴重集郵品、國庫券、提貨單、證據等。保價印刷品的準寄范圍與印刷品相同。國內保價信函的保價金額，每件最高以人民幣寄范圍與印刷品相同。國內保價信函的保價金額，每件最高以人民幣5050，000000元為限，國際保價函件的保價金額最高不得超過人民幣元為限，國際保價函件的保價金額最高不得超過人民幣1000010000元。元。 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人Company LogoL o g oL o g o相關鏈接四、如何封裝包裹？四、如何封裝包裹？ 用戶交寄包裹時，應按照所寄物品的性質、大小、輕

20、重、寄遞路用戶交寄包裹時，應按照所寄物品的性質、大小、輕重、寄遞路程遠近和運輸情況，選用程遠近和運輸情況，選用 適當包裝材料妥為包裝。適當包裝材料妥為包裝。 脆弱易碎物品，內件與箱板之間要留出脆弱易碎物品，內件與箱板之間要留出2 2厘米的空間，用柔軟厘米的空間，用柔軟物料充分填塞。物料充分填塞。箱內物品不止一件時，還要分別用瓦楞紙、海綿等物箱內物品不止一件時，還要分別用瓦楞紙、海綿等物包扎，防止運輸途中碰撞損壞。流質及易溶物品，要先裝入完全密封包扎，防止運輸途中碰撞損壞。流質及易溶物品，要先裝入完全密封的容器內，再裝入箱內，按上述方法填充箱內。對油膩、腥味、容易的容器內，再裝入箱內，按上述方法

21、填充箱內。對油膩、腥味、容易受潮的物品及有色的干粉末，應使用不透油的包皮套封后再裝入箱內受潮的物品及有色的干粉末，應使用不透油的包皮套封后再裝入箱內運遞。運遞。 對柔軟、干燥、耐壓、不怕碰撞的物品，可以用布、箱包裝。對柔軟、干燥、耐壓、不怕碰撞的物品，可以用布、箱包裝。 貴重物品，例如，手表、相機、金銀物品、珠寶等要裝入堅貴重物品，例如，手表、相機、金銀物品、珠寶等要裝入堅固耐壓的紙質或金屬箱匣或者木箱內，箱內空隙的地方用柔軟物料妥固耐壓的紙質或金屬箱匣或者木箱內，箱內空隙的地方用柔軟物料妥為填塞，箱外再用堅韌的紙或布包裝。為填塞，箱外再用堅韌的紙或布包裝。 用戶交寄包裹時，郵局工作人員要驗視

22、內件，請交寄前準備好包用戶交寄包裹時，郵局工作人員要驗視內件，請交寄前準備好包裝材料，待工作人員驗視后再行包裝。裝材料，待工作人員驗視后再行包裝。 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人Company LogoL o g oL o g o相關鏈接 五、什么是特快專遞？五、什么是特快專遞？ 特快專遞是一項快速的郵件投遞業(yè)務，它以高速度、高質量為特快專遞是一項快速的郵件投遞業(yè)務，它以高速度、高質量為用戶傳遞國際、國內的緊急信函、文件資料、金融票據、商品貨樣用戶傳遞國際、國內的緊急信函、文件資料、金融票據、商品貨樣等各類文件資料和物品。按服務方式區(qū)分，可將特快專遞分為定時等各類文件資料和物品

23、。按服務方式區(qū)分，可將特快專遞分為定時服務和特需服務兩種，按郵件內件性質可將特快專遞區(qū)分為信函類、服務和特需服務兩種，按郵件內件性質可將特快專遞區(qū)分為信函類、文件資料類和物品類等三種。文件資料類和物品類等三種。 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人Company LogoL o g oL o g o實踐訓練實踐訓練 案例分析案例分析 星期二，剛過九點，前臺就給公司秘書林璇送來一星期二，剛過九點，前臺就給公司秘書林璇送來一堆郵件（包括一個包裹）。林璇把它們放在一邊，便開始堆郵件（包括一個包裹）。林璇把它們放在一邊，便開始忙昨天沒完成的工作，直到臨近中午，才騰出時間處理這忙昨天沒完成的工

24、作，直到臨近中午，才騰出時間處理這些郵件。她把它們按公務郵件和私人郵件分開，把公務郵些郵件。她把它們按公務郵件和私人郵件分開，把公務郵件一并放入文件夾中，送進經理辦公室。然后，她把私人件一并放入文件夾中，送進經理辦公室。然后，她把私人郵件按部門逐個遞送，包裹收件人恰巧不在辦公室，林璇郵件按部門逐個遞送，包裹收件人恰巧不在辦公室，林璇把包裹放在收件人辦公桌上，給同室的人打了個招呼，就把包裹放在收件人辦公桌上，給同室的人打了個招呼，就走了。走了。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人Company LogoL o g oL o g o實踐訓練實踐訓練1、按照正常的程序和規(guī)范，完成按照正常的程序和規(guī)范，完成“項目任務項目任務”中賈秘書的郵中賈秘書的郵件收發(fā)工作。件收發(fā)工作。實訓說明： 本部分實訓在授課后集中進行。本部分實訓在授課后集中進行。 實訓時，全班可先分為若干個實訓小組，每組實訓時，全班可先分為若干個實訓小組，每組2 2人，人，互相討論?；ハ嘤懻?。 在充分醞釀、討論的基礎上，各組向教師提交這批郵件在充分醞釀、討論的基礎上，各組向教師提交這批郵件收發(fā)的處理方案。收發(fā)的處理方案。 教師從中挑選較為典型的若干方案在課堂討論。被優(yōu)選教師從中挑選較為典型的若干方案在課堂