項(xiàng)目招投標(biāo)階段合同管理的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)

1、項(xiàng)目招投標(biāo)階段合同管理的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)建j筑i工j程科項(xiàng)目招投標(biāo)階段合同管理的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)章磊(上?，F(xiàn)代工程咨詢有限公司,上海200000)摘要:工程管理在我國(guó)長(zhǎng)期處于計(jì)劃管理狀態(tài),近年來(lái)隨著傳統(tǒng)建筑管理體制越來(lái)越不適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建筑發(fā)展道路,漸漸趨于國(guó)1-4e.如世行和亞行貸款項(xiàng)目都按照國(guó)際慣例進(jìn)行管理,采用fidic合同條件.作為承包商更應(yīng)該重視招投標(biāo)階段的合同管理工作,對(duì)合同進(jìn)行有效的管理保證合同質(zhì)量.關(guān)鍵詞:項(xiàng)目招投標(biāo)階段;合同管理;合同風(fēng)險(xiǎn)工程管理在我國(guó)長(zhǎng)期處于計(jì)劃管理狀態(tài),近年來(lái)隨著傳統(tǒng)建筑管理體制越來(lái)越不適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建筑發(fā)展道路,漸漸趨于國(guó)際化,如世行和亞行貸款項(xiàng)目都按照國(guó)際慣例進(jìn)行管理

2、,采用fidic合同條件.現(xiàn)代的工程特點(diǎn)是規(guī)模大,技術(shù)復(fù)雜,資金來(lái)源渠道多,參與單位多,融資形式和承包模式多樣化,管理層次及管理跨度的加大使得合同條件越來(lái)越復(fù)雜,合同管理在工程項(xiàng)目管理中的地位和作用也越來(lái)越大.合同作為雙方的最高法律,一經(jīng)簽訂雙方就均受合同約束,項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的任何問(wèn)題將按照合同有關(guān)規(guī)定進(jìn)行解決.如何在工程招投標(biāo)階段時(shí)間比較倉(cāng)促的情況下,簽訂一份合同條款比較完備,風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)相對(duì)合理,合同雙方責(zé)權(quán)關(guān)系比較平衡的合同文件對(duì)于工程項(xiàng)目的順利實(shí)施,項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和合同的有效履行提供了有力的保障.因此,作為承包商更應(yīng)該重視招投標(biāo)階段的合同管理工作,對(duì)合同進(jìn)行有效的管理保證合同質(zhì)量.1承

3、包商在招投標(biāo)階段中的合同管理工作承包商在招投標(biāo)階段按時(shí)間順序主要工作如圖1所示,大體上可以分成三個(gè)階段:圖1第一階段:市場(chǎng)開(kāi)發(fā)階段通過(guò)市場(chǎng)調(diào)查收集工程招標(biāo)信息,在綜合分析工程的特點(diǎn),自己的實(shí)力,承包市場(chǎng)的外部環(huán)境以及公司的發(fā)展戰(zhàn)略以后選擇自己的投標(biāo)方向.第二階段:投標(biāo)階段當(dāng)承包商通過(guò)資格預(yù)審取得招標(biāo)文件后進(jìn)入投標(biāo)文件的準(zhǔn)備階段,與此同時(shí),合同管理工作也正式啟動(dòng).此階段項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建工作已經(jīng)完成,項(xiàng)目經(jīng)理首先要解決的問(wèn)題之一是合同組織管理模式的設(shè)置,常見(jiàn)主要有兩種形式:直線式組織結(jié)構(gòu)和矩陣式組織結(jié)構(gòu),分別如圖2和圖3所示.每一種組織模式都各有優(yōu)缺點(diǎn),選擇時(shí)還要考慮企業(yè)內(nèi)部和工程項(xiàng)目的實(shí)際情況,比

4、如項(xiàng)目的規(guī)模和復(fù)雜程度等影響因素,選擇適宜的組織方式是合同管理工作的順利開(kāi)展的基礎(chǔ).根據(jù)合同組織管理模式設(shè)置的實(shí)際情況,項(xiàng)目?jī)?nèi)部應(yīng)該建立起有效的溝通渠道,確保合同管理與其它職能部門(mén)之間的有效溝通,因?yàn)楹贤芾砉ぷ髋c傳統(tǒng)的職能部門(mén)的管理工作略有不同,不是僅靠合同部的專(zhuān)家就可以單獨(dú)完成的,必須要有技術(shù)部,成本控制部以及其他的職能部門(mén)的密切配合,作為項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到為合同管理提供支持并確保他們之間的有效溝通顯得尤為重要,以便提高合同管理水平,為合同質(zhì)量提供保障.臺(tái)同部經(jīng)理副經(jīng)理aii副經(jīng)理b主a日同管理員索賠管理員分包a口同管理員(1)分包a日同管理員(2)分包合同管理員(n)圖2直線式組織結(jié)

5、構(gòu)臺(tái)同部秘書(shū)圖3陣式組織結(jié)構(gòu)第三階段:評(píng)標(biāo)和決標(biāo)階段業(yè)主通過(guò)評(píng)審委員會(huì)初步評(píng)選出最有可能被接受的幾家承包商,以個(gè)別邀請(qǐng)的方式要求承包商進(jìn)行澄清和答辯,最終選定中標(biāo)者.收到中標(biāo)函后雙方還要進(jìn)行合同簽訂前的談判,這也是最為關(guān)鍵的一步,之前所有談判所取得的成果將形成一套完整的合同文件并最終簽署具有法律效力的合同.我們可以看到前期合同管理工作的責(zé)任非常重大,主要負(fù)責(zé)三方面的工作:首先是對(duì)招標(biāo)文件的分析和合同的總體策劃;其次是合同的風(fēng)險(xiǎn)分析;最后是合同的談判工作.目前的工程承包市場(chǎng)是賣(mài)方市場(chǎng),業(yè)主掌握主動(dòng)權(quán),在招投標(biāo)過(guò)程中承包商常常處于十分被動(dòng)的境地,業(yè)主起草的招標(biāo)文件常會(huì)提出十分苛刻的合同條件.所以要

6、簽訂一個(gè)有力的合同是十分困難的,承包商要面臨合同文件中的許多顯性和隱性風(fēng)險(xiǎn),這就對(duì)合同管理提出了更高的要求,團(tuán)隊(duì)成員必須目標(biāo)明確共同努力完成投標(biāo)文件和最終合同文件的簽訂工作.2合同分析合同分析是一項(xiàng)綜合性的,復(fù)雜的,技術(shù)性很強(qiáng)的工作.他要求合同管理者必須熟悉合同相關(guān)的法律法規(guī),精通合同條款,對(duì)工程環(huán)境有全面地了解,又承包合同管理的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)歷.通常主要從以下幾個(gè)方面對(duì)合同進(jìn)行分析:2.1合法性分析合同必須在合同依據(jù)的法律基礎(chǔ)的范圍內(nèi)簽訂和實(shí)施,否則會(huì)導(dǎo)致合同全部或部分無(wú)效,從而給合同當(dāng)事人帶來(lái)不必要的損失,這是最基本也是最重要的工作.合同合法性分析主要有以下三個(gè)方面:2.1.1發(fā)包人的資

7、格審查:確定其具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力.2.1.2工程項(xiàng)目合法性審查:確定其具有招標(biāo)投標(biāo),簽訂和實(shí)施合同的一切條件,如相關(guān)的批準(zhǔn)文件和許可證以及符合法定的招投標(biāo)程序等.2.1.3合同內(nèi)容合法性審查:確定合同條款和所指的行為是否符合法律規(guī)定,如勞動(dòng)保護(hù),環(huán)境保護(hù),外匯額度條款等規(guī)定.對(duì)于不同國(guó)家,不同項(xiàng)目合同合法性分析的具體內(nèi)容可能有所不同,這需要很專(zhuān)業(yè)的合同專(zhuān)家進(jìn)行審查,有時(shí)還會(huì)聘請(qǐng)律師來(lái)完成.2.2合同的完備性分析由于建設(shè)工程的分項(xiàng)工程多,涉及面廣,不確定因素多從而會(huì)給合同的履行帶來(lái)很大風(fēng)險(xiǎn),所以合同的完備性分析顯得尤為重要.首先是對(duì)合同文件的完備性分析,如工程技術(shù),環(huán)境,水文地

8、質(zhì)等文件是否齊全.其次是審查合同條款是否齊全,這是完備性審查的重點(diǎn).如果采用合同示范文本,比如fidic合同條件一般問(wèn)題不大;如果未采用合同示范文本,但存在該類(lèi)合同示范文本,審查時(shí)可以示范文本為樣板將條款一一對(duì)照,尋找合同漏洞.2_3合同雙方權(quán)益和責(zé)任分析合同應(yīng)公平合理地分配雙方的權(quán)利和責(zé)任,使之達(dá)到總體平衡.2.3.1如果合同規(guī)定業(yè)主有某項(xiàng)權(quán)利,則要分析該項(xiàng)權(quán)利的行使對(duì)承包商的影響;該項(xiàng)權(quán)力是否需要制約,業(yè)主有無(wú)濫用這個(gè)權(quán)力的可能.2.3.2如果合同規(guī)定承包商有一項(xiàng)責(zé)任,則一261科建筑1工1程應(yīng)分析,完成這項(xiàng)合同責(zé)任有什么前提條件.如果這些前提條件應(yīng)由業(yè)主提供或完成,則應(yīng)作為業(yè)主的一項(xiàng)責(zé)任

9、在合同中作明確的規(guī)定進(jìn)行反制約.2.3-3承包商和業(yè)主的權(quán)益和責(zé)任應(yīng)盡可能具體,詳細(xì),并注意其范圍的限定.作為承包商應(yīng)特別注意合同中對(duì)自己的權(quán)益的保護(hù)條款.2.4合同條款之間的聯(lián)系分析由于合同條款所定義的合同事件和合同問(wèn)題具有一定的邏輯關(guān)系,如實(shí)施順序,技術(shù)上的相互依賴,權(quán)益和責(zé)任的平衡和制約等關(guān)系,使得合同條款之間有一定的內(nèi)在聯(lián)系,共同構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的整體.在第五版fidic合同條件紅皮書(shū)中,有很多涉及到承包商索賠的條款(比如8.9條款)中明確規(guī)定承包商有權(quán)按照第2o.1款【承包商的索賠】向業(yè)主索賠相應(yīng)的工期和費(fèi)用.當(dāng)然從廣義上講合同分析還將包括工作范圍,進(jìn)度計(jì)劃,工程質(zhì)量,工程款以及支付問(wèn)題

10、的內(nèi)容,這些工作一般由相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員來(lái)完成,所以有效進(jìn)行合同管理工作還需要其他專(zhuān)業(yè)的密切支持和配合.可以說(shuō)整個(gè)合同分析過(guò)程是一個(gè)pdca循和不可控制風(fēng)險(xiǎn).可控制風(fēng)險(xiǎn)主要包括完工風(fēng)險(xiǎn),技術(shù)風(fēng)險(xiǎn),設(shè)備與原材料采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)等;不可控制風(fēng)險(xiǎn)主要包括政治風(fēng)險(xiǎn),金融風(fēng)險(xiǎn),不可抗力風(fēng)險(xiǎn)等.雖然大部分國(guó)家已廣泛采用fidic合同條件,新版紅皮書(shū)對(duì)于雙方的風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)已經(jīng)趨于合理,但對(duì)于不同的項(xiàng)目專(zhuān)用條款上往往有很大變動(dòng),只有在投標(biāo)階段對(duì)各方面風(fēng)險(xiǎn)作出系統(tǒng)全面的識(shí)別和分析,才能有的放矢,制定管理和控制風(fēng)險(xiǎn)的合理方法和途徑,設(shè)計(jì)出最佳的風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)方案.不論何種風(fēng)險(xiǎn)最終的風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)還要體現(xiàn)到合同中,而各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和分析并

11、非合同專(zhuān)家可以獨(dú)立完成,比如技術(shù)風(fēng)險(xiǎn),金融風(fēng)險(xiǎn)等,所以還需要多方的有效協(xié)作,為合同管理工作提供各個(gè)專(zhuān)業(yè)方面的技術(shù)支持,采用系統(tǒng)的識(shí)別和分析手段,這樣才能對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效地分析和管理.圖5所表示的是系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別操作流程.環(huán),首先是從上面談到的幾個(gè)方面進(jìn)行計(jì)劃,然后再進(jìn)行系統(tǒng)地分析和實(shí)施,之后要對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行解決并對(duì)分析結(jié)果進(jìn)行控制,最后還要不斷完善合同文件,這是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程,而循環(huán)本身隨著分析工作的開(kāi)展邊界范圍也在不斷擴(kuò)大內(nèi)容不斷充實(shí)和完善,如果以橫坐標(biāo)表示時(shí)間,縱坐標(biāo)表示分析的效果或質(zhì)量,可以用圖4來(lái)表示這個(gè)過(guò)程.圖4合同分析持續(xù)改進(jìn)過(guò)程3合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)管理是一個(gè)系統(tǒng)工程,它涉及

12、工程管理的各個(gè)方面,包括風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別,評(píng)價(jià),控制和管理,其目的在于通過(guò)對(duì)項(xiàng)目環(huán)境不確定性的研究與控制,達(dá)到降低損失控制成本的目的.國(guó)際學(xué)術(shù)界最近調(diào)查結(jié)果表明:目前常用的風(fēng)險(xiǎn)分析技術(shù)主要有調(diào)查打分法(76%),蒙特卡洛莫尼(72%),pert(64%)和敏感性分析(60%),而且主要應(yīng)用于項(xiàng)目決策和投標(biāo)報(bào)價(jià)階段.其他技術(shù)如cim,模糊數(shù)學(xué),多目標(biāo)決策樹(shù)模型以及效用理論等,盡管也有應(yīng)用但并不廣泛,其主要原因是承包商在絕大多數(shù)情況下根本沒(méi)有時(shí)間去做這樣復(fù)雜的分析.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的可控性可以分為可控制風(fēng)險(xiǎn)工具和技術(shù)l文檔回顧2.信息收集技術(shù)3.風(fēng)險(xiǎn)清單分析4.假設(shè)分析5.風(fēng)險(xiǎn)圖表技術(shù)要,諒解備忘錄等,按照規(guī)定

13、的優(yōu)先順序組成套周全,嚴(yán)密的完整合同文件.下面僅就第五版fidic合同條件紅皮書(shū)中對(duì)于合同文件組成和優(yōu)先順序作以說(shuō)明:合同協(xié)議書(shū);中標(biāo)函;投標(biāo)函;合同條件;規(guī)范;圖紙;明細(xì)表;合同協(xié)議書(shū)中或中標(biāo)函中列出的那些文件.在當(dāng)前工程承包市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈的形勢(shì)下,談判已成為競(jìng)爭(zhēng)的重要輔助手段.成功的談判可以為承包商在合同中爭(zhēng)取到更多的有利條件,為項(xiàng)目帶來(lái)可觀的經(jīng)濟(jì)效益.談判必須要做好充分的準(zhǔn)備工作,首先是選擇優(yōu)秀的談判成員組成談判小組;要對(duì)自身和談判對(duì)手進(jìn)行分析,做到知己知彼;之后要確定談判方案,包括談判程序,談判范圍,過(guò)程中的協(xié)調(diào)和控制,談判思維的準(zhǔn)備以及談判策略和技巧的運(yùn)用等多方面的準(zhǔn)備.談判時(shí)要記

14、住這樣一個(gè)事實(shí):人們總是比較珍惜難于得到的東西.所以任何問(wèn)題都不要讓步太快,對(duì)方等得越久就會(huì)越會(huì)珍輸出風(fēng)險(xiǎn)記錄1.已確定的風(fēng)險(xiǎn)列表2.擬采取措旌列表3.;l起風(fēng)險(xiǎn)的原因4.風(fēng)險(xiǎn)分類(lèi)的數(shù)據(jù)更新圖5風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別操作流程工程承包本身就是一個(gè)高風(fēng)險(xiǎn)的行業(yè),風(fēng)險(xiǎn)存在是必然的.但風(fēng)險(xiǎn)和收益并存,有風(fēng)險(xiǎn)并非壞事,關(guān)鍵問(wèn)題是承包商如何有效的管理風(fēng)險(xiǎn)和利用風(fēng)險(xiǎn).4合同談判談判自始至終貫穿于項(xiàng)目的全過(guò)程,不同階段的談判工作絕不是一個(gè)個(gè)互不聯(lián)系的獨(dú)立過(guò)程,而足相互依賴承前肩后的過(guò)程,之前每一步的談判都為下一步創(chuàng)造有利的條件.由于談判時(shí)間有時(shí)會(huì)持續(xù)很長(zhǎng)時(shí)間,談判需要的專(zhuān)業(yè)性和技巧性都很強(qiáng),尤其是一些關(guān)鍵的項(xiàng)目,除了要有既

15、熟悉合同,又具有合同管理和談判方面知識(shí),能力和經(jīng)驗(yàn)的人作為主談判者進(jìn)行合同談判,有時(shí)還會(huì)聘請(qǐng)法律顧問(wèn).此階段承包商已經(jīng)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到談判局面已有所改變.已由原來(lái)的被動(dòng)轉(zhuǎn)變成與業(yè)主同桌商談的項(xiàng)目合作伙伴的角色.承包商可以充分利用這一有利地位,對(duì)合同文件中的關(guān)鍵性條款展開(kāi)進(jìn)一步有理,有節(jié)的談判,如開(kāi)工日期,預(yù)付款支付,外匯比例調(diào)整等問(wèn)題,尤其是對(duì)一些合同中風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)不合理的條款進(jìn)行進(jìn)一步的談判,說(shuō)服業(yè)主做出讓步力爭(zhēng)合同條款公平合理,必要時(shí)還需要加入個(gè)別的保護(hù)承包商自身合法權(quán)益的條款.業(yè)主有可能在本階段會(huì)提出一些額外要求,比如增加工程,改變?cè)O(shè)計(jì)和技術(shù)規(guī)范等問(wèn)題,作為授標(biāo)的附帶條件,對(duì)于此類(lèi)情況承包商要提高

16、警惕,慎重對(duì)待,不要為急于簽訂合同而輕率表態(tài).需要補(bǔ)充說(shuō)明的是承包商還要在簽訂合同前最后確認(rèn)一下合同文件的組成和優(yōu)先順序,尤其是要注意有必要列入合同文件的前期談判過(guò)程中所達(dá)成的一致意見(jiàn),如補(bǔ)遺,會(huì)議紀(jì)惜它.總之,談判雙方都是項(xiàng)目未來(lái)預(yù)期的合作者,進(jìn)行友好合作取得項(xiàng)目的成功應(yīng)該是雙方的共同愿望和共同利益,所以,在談判中仍然以采用建設(shè)性談判為主,積極創(chuàng)造合作,互信的談判氛圍.5結(jié)論我們已經(jīng)看到工程管理國(guó)際化是一個(gè)大趨勢(shì),做好前期的合同管理工作對(duì)于項(xiàng)目的順利實(shí)施是有力保障.主要是在招投標(biāo)階段按時(shí)間順序?qū)贤芾響?yīng)該主要做好以下幾個(gè)方面的1=作:5.1項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該高度重視合同管理工作,根據(jù)企業(yè)和項(xiàng)目的實(shí)際情況設(shè)置合適的合同管理部組織結(jié)構(gòu),并與其它職能部門(mén)建立有效的溝通渠道,為合同管理提供必要的技術(shù)支持和保障;5.2對(duì)招標(biāo)文件和合同文本進(jìn)行系統(tǒng)地分析,確保合同的合法性,完備性和責(zé)權(quán)公平;53對(duì)于合同中的風(fēng)險(xiǎn)分析要由多方面專(zhuān)業(yè)的協(xié)作配合