北京電子科技學(xué)院

1、院發(fā) 2017 14 號北京電子科技學(xué)院公文處理工作實(shí)施辦法經(jīng) 2017 年 6 月 30 日院長辦公會審議通過）第一章 總 則第一條 為適應(yīng)工作需要， 推進(jìn)公文處理工作科學(xué)化、 制度化、規(guī)范化，提高學(xué)院公文處理工作效率和水平， 根據(jù)中共中央辦公廳、 國務(wù)院辦公廳印發(fā)的 黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例（中辦發(fā)201214 號）及其他有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)院實(shí)際，制定本辦法。 第二條 本辦法適用于全院及所屬各部門公文處理工作。第三條 公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、 準(zhǔn)確規(guī)范、 精簡高效、安全保密的原則。第四條 公文處理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、 分級管理。 辦公室主管三）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。四

2、）通知。 適用于發(fā)布、 傳達(dá)要求部門執(zhí)行或周知事項(xiàng)， 批五）通報。 適用于表彰先進(jìn)、 批評錯誤、 傳達(dá)重要精神和告六）報告。 適用于向上級單位匯報工作、 反映情況、 回復(fù)上號、學(xué)院的公文處理工作， 并對部門的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督 促檢查。 部門主要負(fù)責(zé)同志主管本部門公文處理工作， 并確定專職 或兼職文秘人員（報辦公室備案） 負(fù)責(zé)本部門日常公文的處理工作。第二章 公文種類及格式第五條 學(xué)院常用的公文種類主要有：一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項(xiàng)。二）決定。 適用于決策和部署重要事項(xiàng)、 獎懲有關(guān)部門和人員、變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。知重要情況。級單位的詢問

3、。適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。適用于答復(fù)下級單位的請示事項(xiàng)。九）函。適用于不相隸屬單位之間商洽工作、 詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。十）紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項(xiàng)。第六條 公文一般由份號、 密級和保密期限、 緊急程度、 發(fā)文單位標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單 位和印發(fā)日期、頁碼等組成。第七條 學(xué)院公文的發(fā)文字號由辦公室統(tǒng)一管理， 各部門發(fā)文 所需字號由部門提出建議，報辦公室審批。第八條 凡向外報出、 有發(fā)文字號的紅頭文件， 公文的版式按 照黨政機(jī)關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。各部門上報學(xué)院的

4、請示、 報告等院內(nèi)文件，按照學(xué)院白頭公文格式標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第三章 行文規(guī)則第九條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要， 講求實(shí)效， 注重針對性和可操作 性。一）從嚴(yán)控制公文制發(fā)數(shù)量。 凡屬以下情況的， 不再制發(fā)公文：現(xiàn)行公文仍然適用的；對工作表態(tài)、沒有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容、可發(fā)可不發(fā)的；只是重申已有規(guī)定、要求，沒有新政策、新措施、新辦法 的；使用電話、傳真、郵件等其他手段可辦理的。（二）從嚴(yán)控制公文制發(fā)規(guī)格。 各部門職責(zé)范圍內(nèi)的常規(guī)工作、 事項(xiàng)， 可以部門名義發(fā)布通知的， 不以學(xué)院名義行文； 學(xué)院管理中 綜合協(xié)調(diào)的事務(wù)， 可以學(xué)院辦公室名義行文的， 不以學(xué)院名義行文。通過網(wǎng)絡(luò)公開發(fā)布的公文，不再下發(fā)紙質(zhì)公文。第十條 行文關(guān)系

5、根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定， 正確選用文 種。一般不得越級行文， 特殊情況需要越級行文的， 應(yīng)當(dāng)同時抄送 被越過的單位。條 行文中有涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)， 起草部 門應(yīng)當(dāng)主動與其協(xié)商， 取得一致意見并會簽。 經(jīng)協(xié)商不能取得一致 意見的， 應(yīng)列明各方意見及依據(jù)， 提出建設(shè)性意見， 并與有關(guān)單位 會簽后上報。第十二條 根據(jù)發(fā)文單位與收文單位的行文關(guān)系， 公文一般分 為上行文、下行文、平行文三種。學(xué)院公文行文須按以下規(guī)定辦理：（一）上行文：向上級機(jī)關(guān)的行文。 一般用請示、 報告等文種。應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：1上行文原則上主送一個上級機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機(jī)關(guān)和同級單位，不抄送下級單位。2

6、請示應(yīng)當(dāng)一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請 示事項(xiàng)。3除上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的事項(xiàng)外，原則上不以學(xué)院名義向上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志個人報送公文。 原則上不以院領(lǐng)導(dǎo)個人名 義向上級機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)同志報送公文。4擬請上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志出席重大活動并講話時，一般在報 送請示的同時， 附經(jīng)院主要領(lǐng)導(dǎo)同志審核的講話代擬稿。 落實(shí)上級 機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志批示的情況報告，應(yīng)附領(lǐng)導(dǎo)同志批示復(fù)印件。5各職能部門向上級主管部門請示、報告重大事項(xiàng)，反饋重 要意見，須報分管院領(lǐng)導(dǎo)、主要院領(lǐng)導(dǎo)審批后，交辦公室辦理。6除辦公室外，其他部門原則上不直接向院外上級機(jī)關(guān)正式 行文。二）下行文：學(xué)院內(nèi)部的行文。一般用通知、通報、意見、符

7、合中辦和學(xué)并同現(xiàn)行有關(guān)公切從實(shí)際出發(fā)， 分析問題實(shí)事求是， 所提政策措施和決定、批復(fù)等文種，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：1主送受理部門，根據(jù)需要抄送相關(guān)部門。2院黨委、行政可向各部門行文。3辦公室根據(jù)院黨委、行政授權(quán)，可以向各部門行文，其他 部門不得以學(xué)院名義制發(fā)正式公文。（三）平行文： 同級或不相隸屬的部門之間行文， 一般用函等 文種。1根據(jù)具體工作需要，各部門可在規(guī)定的職權(quán)范圍內(nèi)，以函件或?qū)W院函件形式與業(yè)務(wù)對口部門、 同級單位的有關(guān)部門等其他院 外單位進(jìn)行商洽工作和溝通一般事務(wù)性問題， 由部門負(fù)責(zé)人報分管 院領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)出。2在各自職權(quán)范圍內(nèi)，各部門可以函的形式商洽工作、詢問 和答復(fù)問題、 審批事項(xiàng)

8、， 以通知的形式就日常具體工作安排向院內(nèi) 各部門發(fā)布通知，由部門主要負(fù)責(zé)同志簽發(fā)。第四章 公文起草第十三條 公文起草應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策， 院的有關(guān)規(guī)章制度， 完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文部門意圖， 文相銜接。辦法切實(shí)可行。三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，草水平，部門主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。文字精煉。四）文種正確，格式規(guī)范。事實(shí)、數(shù)字和引文等準(zhǔn)確。正確使用標(biāo)點(diǎn)符號。五）深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。六）嚴(yán)格控制公文篇幅，倡導(dǎo) “短、實(shí)、新 ”文風(fēng)。第十四條 各部門要高度重視公文起草工作， 不斷提高公文起第十五條 公文的信息公

9、開屬性、 涉密公文密級和保密期限的確定，起草部門應(yīng)當(dāng)提出初步意見。第五章 收文辦理第十六條 學(xué)院收文辦理分為院內(nèi)收文和院外收文。一）院內(nèi)收文辦理流程為： 承辦部門人員填寫文件閱辦單或發(fā)文簽批單 部門主要負(fù)責(zé)人審核并填寫擬辦意見 部門秘 書送辦公室秘書科 辦公室分管副主任審核 報有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)會簽辦公室秘書科將文件退部門辦結(jié)二）院外收文辦理流程為： 部門秘書簽收登記 部門主要負(fù)責(zé)人提出擬辦意見 部門秘書送辦公室秘書科 報分管院領(lǐng)導(dǎo)審 批或有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)會簽 辦公室秘書科將文件退部門辦結(jié)第十七條 學(xué)院收文辦理的有關(guān)要求為：一）嚴(yán)格實(shí)行部門主要負(fù)責(zé)人審核公文制度。 部門報學(xué)院審批的公文，應(yīng)由部門主要負(fù)責(zé)人審

10、核把關(guān)， 簽署擬辦意見。 涉及重 大政策及重要情況，須報黨委會、常委會、院長辦公會的事項(xiàng)，應(yīng) 在擬辦意見中注明，由院領(lǐng)導(dǎo)審定。（二） 公文不得越級報送、 多頭分送或者橫傳直送， 防止出現(xiàn) 重復(fù)批示或錯漏等混亂現(xiàn)象。 院領(lǐng)導(dǎo)一般不直接接受部門報送的公 文。少數(shù)涉及干部人事、 紀(jì)檢監(jiān)察或者緊急重大事項(xiàng)的，相關(guān)部門 可以按照公文運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)則由專人直送。 情況緊急確需分送的， 應(yīng)當(dāng)注 明分送情況。（三）部門報學(xué)院審批公文時， 應(yīng)按照要求準(zhǔn)確、 規(guī)范使用文 件閱辦單（院內(nèi)請示報告類） 或發(fā)文簽批單 （印發(fā)公文類）。 部門送辦公室辦理的公文應(yīng)按照規(guī)范公文格式清稿后報送。 部門秘 書報送前應(yīng)做好監(jiān)督檢查工作。（

11、四） 部門報送學(xué)院和院領(lǐng)導(dǎo)的請示、 報告，應(yīng)根據(jù)公文涉及 具體事項(xiàng)附上相關(guān)業(yè)務(wù)主管職能部門的會簽意見。 職能部門轉(zhuǎn)呈學(xué) 院或相關(guān)部門的請示報告應(yīng)先提出擬辦意見，不得原文批轉(zhuǎn)。（五）部門報送學(xué)院和院領(lǐng)導(dǎo)的公文， 辦公室應(yīng)做好審核工作。 審核重點(diǎn)為： 行文理由是否充分， 行文依據(jù)是否準(zhǔn)確； 發(fā)文字號是 否正確； 公文格式和行文規(guī)則是否符合規(guī)定； 內(nèi)容是否符合法律法 規(guī)及有關(guān)規(guī)定； 發(fā)文意圖是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)； 與現(xiàn)行有關(guān)公文是否 相銜接；涉及有關(guān)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成 一致意見；公開屬性是否標(biāo)注準(zhǔn)確；密級確定是否符合有關(guān)規(guī)定； 附件是否齊備、題目是否一致；遣詞造句、文字表達(dá)、標(biāo)點(diǎn)

12、符號、 層次序數(shù)等是否準(zhǔn)確規(guī)范等。六） 經(jīng)審核符合報批要求的公文， 由辦公室按程序報批。 對于不符合報批要求的公文，應(yīng)退回起草部門并說明理由；符合報批 條件但內(nèi)容需進(jìn)一步研究和修改的，由起草部門修改后重新報送。七）辦公室對部門報送的擬印發(fā)公文應(yīng)及時審核、 報批。普通公文審核期限一般不超過 2 個工作日。緊急公文需由起草部門負(fù) 責(zé)人簽署緊急辦理要求及理由后報辦公室審核， 審核期限一般不超 過 1 天。特提、特急公文應(yīng)當(dāng)及時審核。八）院領(lǐng)導(dǎo)對報請批示的各類公文，要及時批閱。需要 2 位院領(lǐng)導(dǎo)及以下批示的公文，一般不超過 3個工作日；需要 3位院領(lǐng) 導(dǎo)及以上批示的公文，一般不超過 5 個工作日；緊急

13、公文應(yīng)及時批 閱。對有具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)明確簽署意見、姓名和審批日 期；沒有請示事項(xiàng)的，圈閱或簽名表示已同意。第六章 發(fā)文辦理第十八條 學(xué)院發(fā)文分院級發(fā)文和部門發(fā)文。一）院級發(fā)文辦理流程為：擬稿部門對簽發(fā)后的公文進(jìn)行清稿部門秘書將公文送辦公室秘書科 辦公室分管副主任復(fù)核 辦公室秘書科校對并制作清樣 擬稿部門校核辦公室秘書科印 制辦公室主任核發(fā)辦公室秘書科分發(fā)二）部門發(fā)文辦理流程為：擬稿部門對簽發(fā)后的公文進(jìn)行清稿部門秘書校核部門自行印制部門主要負(fù)責(zé)同志核發(fā) 部 門秘書分發(fā)第十九條 學(xué)院發(fā)文辦理的有關(guān)要求為：一）按照“誰擬稿、誰校核” 、“誰簽字、誰負(fù)責(zé)”的原則，第二文件正式印制前， 辦公室

14、、 擬稿部門必須分別對文件清樣稿進(jìn)行認(rèn) 真校核，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）公文復(fù)核的重點(diǎn)是： 審批、 簽發(fā)手續(xù)是否完備， 附件材 料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。（三） 公文核發(fā)的重點(diǎn)是： 發(fā)文字號是否準(zhǔn)確， 分送范圍是否 符合要求，印刷質(zhì)量是否過關(guān)等。（四）簽發(fā)后的文件內(nèi)容原則上不得改動， 需作實(shí)質(zhì)性修改的， 應(yīng)當(dāng)報請?jiān)炁I(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。（五）公文印制應(yīng)保證質(zhì)量和時效， 普通公文的印制期限一般 不超過 2 個工作日，緊急公文收到后立即印制。 涉密公文應(yīng)當(dāng)在符 合保密要求的場所印制。第七章 公文管理第二十條 各部門應(yīng)當(dāng)建立健全本部門公文管理制度， 確保管 理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。條 公文應(yīng)及時

15、立卷、 歸檔。具體應(yīng)按照 北京電子 科技學(xué)院檔案管理辦法有關(guān)要求執(zhí)行。條 不具備歸檔和保存價值的公文， 經(jīng)過鑒別并經(jīng)部 門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可以銷毀。 銷毀涉密公文， 具體應(yīng)按照 北京電子科 技學(xué)院涉密載體保密管理規(guī)定有關(guān)要求執(zhí)行。第二十三條 涉密公文應(yīng)當(dāng)履行定密程序， 具體應(yīng)按照 北京 電子科技學(xué)院定密管理暫行規(guī)定 有關(guān)要求執(zhí)行。 絕密級公文應(yīng)當(dāng) 指定專人管理。 未經(jīng)發(fā)文部門或者其上級機(jī)關(guān)同意， 不得轉(zhuǎn)發(fā)涉密公文，不得變更密級、保密期限。第二十四條 公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文部門的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文部門批準(zhǔn)。不宜公開的公文，不得 違規(guī)轉(zhuǎn)發(fā)、傳輸、發(fā)布。五條 借閱、復(fù)制機(jī)密級、 秘密

16、級文件應(yīng)當(dāng)按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)， 秘密級文件須經(jīng)文件管理部門主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)， 機(jī)密級 文件須經(jīng)文件管理部門分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 匯編機(jī)密級、秘密級公文， 須經(jīng)文件管理部門分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 絕密級公文一般不得復(fù)制、 匯 編，確有工作需要的， 應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文部門或者其上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。 復(fù)制、 匯編的公文視同原件管理。復(fù)制公文應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制部門戳記。 翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)名稱和日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標(biāo)注。涉密公文的全文、 摘要以及標(biāo)題、 發(fā)文字號等信息應(yīng)當(dāng)與公文一起嚴(yán)格按保密要求管理， 解密前均不得在公開的文件、 簡報資料、 刊物、網(wǎng)站等使用，召開會議傳達(dá)的，不得進(jìn)行新聞報道。六條 公文的撤銷和廢止， 由發(fā)文部門或者其上級機(jī)關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。 公文被撤銷的，視為自始無效； 公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。第二十七條 部門合并時， 全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理； 部門 撤銷時，需要?dú)w檔的公文整理 （立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。 新設(shè)立的部門應(yīng)當(dāng)向辦公室提出發(fā)文立戶申請，