四川成都華府西苑一期入住方案

1、精品華西區(qū)域公司華府西苑管理處二一年十一月華府西苑一期編號：CCPG/G-1101-C8015集中入住期方案Concentrated Occupancy Period Program長城物業(yè)集團股份成都分公司華府西苑管理處 2021年11月目 錄第一節(jié) 入住前準備第二節(jié) 入住工作流程第三節(jié) 維保、裝修工作流程第四節(jié) 附件清單一、目的為順利開展華府西苑一期業(yè)主集中入住工作，給業(yè)主留下一個良好的第一印象。二、適用范圍適用于華府西苑一期集中交房期。三、責任單位本方案主要由華府西苑管理處編寫并具體執(zhí)行，涉及公司支援團隊的，由人力資源部負責協(xié)調，由華府西苑管理處統(tǒng)一安排。四、時間方案：根據(jù)工程開發(fā)商時間

2、安排，初步確定時間段在2021年11月27日到12月4日之間。為充分做好交房前的準備工作，本方案要求在2021年11月13日前，必須完成物業(yè)效勞及集中入住入住期的一切準備工作。具體方案見物業(yè)部提供的?華府西苑一期集中入住矩陣表?。五、集中入住具體方案(參照?物業(yè)前期運作指引附件?集中入住期方案)第一節(jié) 入住前準備工作一、驗房交接準備工作及任務分配落實總負責人：丁正偉經(jīng)理現(xiàn)場總協(xié)調：趙海濤交房收費、資料：馬永芳工程：方華剛秩序維護：廖國華后勤保障：楊慶組員：工程部全體成員、客服全體成員、秩序全體成員含協(xié)助支援人員二、各類文件、表單、物資的準備及任務分配落實一管理文件資料落實責任人： 丁正偉經(jīng)理任

3、務要求： 10月13日前完成附件一：見第四節(jié)清單二交房期物品等準備見附件二任務要求：11月13日前完成交房所需物品的申購三需要廣告公司制作的標識詳見附件三三、培訓內容及時間安排一 培訓內容1.入住工作流程 2.驗房裝修答客問 3.效勞禮儀 4.現(xiàn)場秩序維護、車輛指揮及管理 培訓內容落實責任人：馬永芳培訓人：公司部門、工程經(jīng)理、專業(yè)主管培訓對象：A.華府西苑援人員二 培訓時間安排1.新入職員工及交房工作人員：詳見附件一：?集中入住培訓方案表?培訓對象：A.華府西苑物業(yè)管理處全體職員注重新入職員工 B.支援團隊人員；物業(yè)培訓預演： 11月18日進行模擬演練(參與入住的所有成員)開發(fā)單位共同預演：1

4、1月20日或入住前一周四、入住現(xiàn)場布置及人員配置 一入駐現(xiàn)場布置平面圖：見附件四一期交房總平面圖與物業(yè)交房區(qū)平面圖二 入住現(xiàn)場布置概述趙海濤負責1.“業(yè)主辦理入住手續(xù)現(xiàn)場噴繪：950*2900設于 五棟單元門口 ，由管理處負責布置。入住期間，原那么上不允許車輛進入小區(qū)，限制無關人員進入；2.接待區(qū) 五棟1樓單元門外，負責業(yè)主的接待工作； 3.物業(yè)收費、簽約、銀行托收區(qū)設于五棟1樓單元門外；負責簽約、統(tǒng)計與資料發(fā)放，證件復?。?. 鑰匙、禮品發(fā)放區(qū) 五棟1樓客廳區(qū)域內 ；5. 驗房等候區(qū)五棟1樓單元門外； 6. “裝修辦理區(qū)五棟1樓單元門外；7、入住VIP區(qū)五棟1樓主臥室內。此布局于11月20日

5、預演后，如有異議，可將鑰匙區(qū)臨時調整。具體布置如下：a.布置內容：用于營造交房現(xiàn)場氣氛。1)大門口設置橫幅一個內容：華府西苑業(yè)主入住大吉、長城物業(yè)恭祝業(yè)主回家2)小區(qū)入口鮮花、包金樹、盆景花藍的擺設；3)假設干三角彩旗拉在入口通道上；4)“長城物業(yè)恭祝業(yè)主入住尺寸及橫豎形式另定噴繪2條，置于水景假山進門處；b. “爽文化內容安排：1)入住期間，有業(yè)主在集中交房期間生日8天時限的，給予慰問并贈送生日禮品預計75份禮品；潘虹瑜落實2)有業(yè)主姓名中含有“華“府“西“苑“長“城任一字的，給予慰問并贈送禮品預備禮品75份；潘虹瑜落實3)接待組管理處通用名片；10盒行政部制作4)擬設拍照人員1人，在大門口

6、入住現(xiàn)場為業(yè)主攝影留念。吳假設翔c、工地平安告示牌5塊內容：施工中，注意平安、請勿靠近，注意平安等等；開發(fā)單位制作；d、辦公 2部收費區(qū)1部、辦公室1部，馬永芳落實，方華剛安裝到位。二現(xiàn)場人員配置具體人員安排及責任人見附件五1.現(xiàn)場總負責人：丁正偉，1名2.VIP協(xié)調：2名丁正偉，公司協(xié)助人員3.現(xiàn)場總協(xié)調：趙海濤，1名4.后勤保障：2名，楊慶負責5.接待組：客戶效勞人員7名大門口2人，6棟地下室-1樓1人，6棟1樓2人，5棟1樓2人，負責業(yè)主的接待與排序放號，接待處的秩序維護。負責人：吳假設翔工作要求：a.熱情接待，有序放號； 號碼制作：紅紙制作，事先打印 1-30 號 兩套/每天，共7天。

7、由楊慶負責打印，馬永芳負責事先采購粉紅色打印紙從分公司借用b.等候區(qū)的指引從接待等候區(qū)資料、收費、簽約-驗房組鑰匙、禮品領取考慮另一種情況：業(yè)主先看房再辦手續(xù)6.物業(yè)資料、收費、簽約、銀行托收、復印組人員配置：7名資料：4人分別落實每個區(qū)域責任人、收費2人分別落實每個區(qū)域責任人，復印1人總負責人： 馬永芳 ；收費責任人：陳瑜收費具體責任人： 外借人員 a.負責落實收費標準、票據(jù)、收費流程培訓及表單的制作等具體要求。11月1日完成并于11月20進行預演。 配置：POS終端1臺、驗鈔機2臺、計算器5臺。b.負責協(xié)助業(yè)主完成?業(yè)主根底資料登記表?等資料的填寫，并簽署?入住手續(xù)會簽單?。c.資料組：負

8、責復印機的管理與簽約后資料的歸檔工作。工作要求：1)熱情接待，替業(yè)主代辦流程手續(xù)；2)簽約組人員必須熟悉流程各個環(huán)節(jié)，為業(yè)主解答疑問；3)遇有特殊疑難問題業(yè)主，應引導至握手區(qū)溝通處理；4)所有需蓋章的文件、協(xié)議統(tǒng)一由公司行政部負責，資料組配合。完成時限11月10日；聯(lián)絡工具：對講機2部現(xiàn)場負責人1部、簽約組1部；配置用具：簽字筆10支、檔案盒700個。7.收樓驗房組：人員配置： 12名驗房10人，裝修咨詢、答疑兼應急與供水電保障2人陪同業(yè)主驗房，及時做好整改內容的記錄。負責人：方華剛總協(xié)調協(xié) 助：李實康負責外圍區(qū)、方華剛負責區(qū)內VIP、李實康現(xiàn)場維保跟蹤聯(lián)絡負責人人員配置：擬將5幢樓宇按7天分

9、批完成入住，對應設置15個小組，每小組1人，預計15人；8.鑰匙、禮品發(fā)放組：人員配置：3人負責人：汪川蘭協(xié)助負責發(fā)放入戶門鑰匙、禮品，核實水電表讀數(shù)是否填寫，并收集?交房驗收單?等。9.現(xiàn)場安防組：維護現(xiàn)場秩序、疏導交通、指揮車輛停放，預防突發(fā)情況的發(fā)生。責任人：廖國華人員配置：秩序23人外借：14個具體安排：地產(chǎn)交房現(xiàn)場秩序值班：秩序員1人停車場車輛指揮：秩序員3人非機動車停放秩序值班：秩序員1人每棟樓前秩序值班：秩序員5人小區(qū)外圍巡邏秩序值班：秩序員2人 小區(qū)主出入口秩序值班：秩序員3人 監(jiān)控室秩序值班：秩序員1人 小區(qū)內部巡邏：3人益州大道路口：2人7棟外路口：2人10. 現(xiàn)場保潔巡掃

10、人員由吳假設翔安排保潔公司落實人員配置：8人地下1樓2人，外圍地面4人，6棟交房區(qū)1人，5棟交房區(qū)1人樓棟正常保潔除外11.統(tǒng)計組：負責每天各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計，包括已交房套數(shù)與面積；未交房數(shù)；未交房的原因及需整改內容，還有交房現(xiàn)場出現(xiàn)的其他特殊情況。負責人：馬永芳，工作人員為管理處所有客戶、管理人員。工作要求：每天下班前，由馬永芳負責完成當日交房統(tǒng)計并提交“統(tǒng)計匯總表。下班后，召集所有參與交房人員總結當天工作情況?？头克腥藛T完成交房資料整理、建檔。第二節(jié) 入住工作流程.精品第三節(jié) 維保工作流程物業(yè)工程驗收移交時通常會存在工程質量問題，而該工程質量問題的維修整改工作均由施工單位負責，因此在集中入住

11、期與裝修階段管理處應成立工程保修小組，設置維保管理員和維保主管專門負責物業(yè)工程的工程保修管理工作，而工程維保工作一般又可分為業(yè)主專有物業(yè)維保和共用設備設施維保兩個方面。一、 業(yè)主專有物業(yè)維保流程二、共用設備設施維保流程三、工程保修管理 工程保修管理主要包括維保信息收集、維保問題統(tǒng)計及開單派工、維保跟進、物業(yè)驗收、業(yè)主驗收五個方面的內容。1、維保信息收集工程維保信息的收集有兩種情況，即業(yè)主專有物業(yè)維保信息收集和共用設備設施維保信息收集。業(yè)主專有物業(yè)維保信息的收集途徑主要有兩個途徑進行收集：一個是從業(yè)主驗房時發(fā)現(xiàn)的工程質量問題，記錄在?業(yè)主入住房屋驗收表?中；另一個是物業(yè)公司待業(yè)主驗房時發(fā)現(xiàn)的工程

12、質量問題。共用設備設施維保信息收集途徑主要是物業(yè)公司在物業(yè)工程承接查驗時發(fā)現(xiàn)的工程質量問題，記錄在?承接查驗設備設施問題登記表?中。維保管理員負責在將入住交付以后在使用過程中出現(xiàn)的工程質量缺陷進行收集補錄到?業(yè)主入住房屋驗收表?和?承接查驗設備設施問題登記表?中，同時將收集到的工程維保信息錄入CRM系統(tǒng)。2、維保問題統(tǒng)計及開單派工維保管理員每日通過對?業(yè)主入住房屋驗收表?和?承接查驗設備設施問題登記表?中的工程質量問題進行整理、匯總，形成報表轉交給管理處維保主管，由管理處維保主管安排人員進行現(xiàn)場確認工作，管理處維保主管將確認后的每日維保信息錄入CRM系統(tǒng)并開具?工程維保單?，派發(fā)給施工單位維保

13、聯(lián)系人和建設單位維保聯(lián)系人，并由施工單位維保聯(lián)系人簽字確認。3、維保跟進管理處維保主管負責對施工單位的維保工作進行跟進、催促，具體工作事項如下：1每日對?工程維保單?按樓棟、房號進行分類整理，按房號建立業(yè)主維保臺帳；2每周對?工程維保單?的內容整改良度進行現(xiàn)場檢查；3每周對本小區(qū)的維保工作的返單率、修復率進行統(tǒng)計，整理主要存在問題形成周報表上報管理處經(jīng)理并提交建設單位。4每月對本小區(qū)的維保工作整體情況進行匯總統(tǒng)計，并形成專項報告上報建設單位。如按專項進行統(tǒng)計、按工程專業(yè)統(tǒng)計、按施工單位進行統(tǒng)計、按維修進度統(tǒng)計、按對業(yè)主影響程度統(tǒng)計等的專項報告5與建設單位和施工單位建立維保工作周例會、月例會制度

14、，每周進行溝通，每月進行專項報告，以便及時解決維保問題。4、物業(yè)驗收施工單位維修完畢返單后，由管理處維保主管安排人員進行現(xiàn)場查驗工作，驗收合格的驗收結果進行記錄并錄入CRM系統(tǒng)，驗收不合格的要求施工單位進行返修，對于超過維保時限仍未維修到位的維保工程按照三方維保協(xié)議的內容著手選聘外部的施工單位進場施工，直至維保問題修復為止。5、業(yè)主驗收維修管理員應在維保問題處理完畢后，第一時間將維修結果通知業(yè)主；并與業(yè)主約定業(yè)主驗收時間。對于維保處理時間較長的，或者是業(yè)主家中有多項維修工程的，那么在維保進行過程中，每周對維保進度進行跟蹤，通過 或短信向業(yè)主通報維保進度。如果約定時間到了維保單位維修仍未完成，其產(chǎn)生的原因有幾個方面：一是維保單位人手缺乏造成的，應要求維保單位加派人手進行維保工作；二是維保單位不重視、不維修的，應對外選聘施工單位進行維保工作，費用由原維保單位支付；三是遇到技術障礙的，應成立專案小組包括維保單位、建設單位工程部、物業(yè)管理處，共同研