第3章會計總賬管理ppt課件

1、第第3章章 總賬管理總賬管理3.1 系統(tǒng)概述3.2 總賬管理系統(tǒng)初始設置3.3 總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理3.4 總賬管理系統(tǒng)期末處理總賬管理總賬管理-系統(tǒng)概述系統(tǒng)概述l地位l會計信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)會計信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)l功能l初始設置初始設置l憑證管理憑證管理l出納管理出納管理l賬簿管理賬簿管理l輔助核算管理輔助核算管理l月末處理月末處理總賬管理總賬管理-數(shù)據(jù)關系數(shù)據(jù)關系l總賬管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關系薪資管理薪資管理固定資產(chǎn)固定資產(chǎn)資金管理資金管理應收應付應收應付記賬憑證記賬憑證記賬憑證記賬憑證記賬憑證記賬憑證記賬憑證記賬憑證總總 賬賬存貨核算存貨核算成本管理成本管理記賬憑證記賬憑證記

2、賬憑證記賬憑證其他費用其他費用 賬證賬證余額表余額表決策支持決策支持會計報表會計報表財務分析財務分析總賬管理總賬管理-業(yè)務處理流程業(yè)務處理流程l總賬管理系統(tǒng)的應用流程總賬日常業(yè)務處理總賬日常業(yè)務處理框中所包含的框中所包含的項目已經(jīng)在企項目已經(jīng)在企業(yè)應用平臺中業(yè)應用平臺中設置完成設置完成總賬管理總賬管理-業(yè)務處理流程業(yè)務處理流程l總賬管理系統(tǒng)的應用流程總賬期末處理總賬期末處理總賬初始化總賬初始化總賬管理總賬管理-業(yè)務處理流程業(yè)務處理流程l總賬管理系統(tǒng)的應用流程開始下月業(yè)務開始下月業(yè)務總賬日常業(yè)務處理總賬日常業(yè)務處理總賬管理總賬管理-初始設置初始設置l控制參數(shù)設置l必要性l為了最大范圍地滿足不同企

3、業(yè)用戶的信息化應用需求，總賬作為通用商品化軟件的核心子系統(tǒng)，是通過內(nèi)置大量的選項參數(shù)提供面向不同企業(yè)應用的解決方案。企業(yè)可以根據(jù)自身的實際情況進行選擇，以確定符合個性特點的應用模式。 l軟件越通用，意味著系統(tǒng)內(nèi)置的參數(shù)越多，系統(tǒng)參數(shù)的設置決定了企業(yè)的應用模式和應用流程。 l參數(shù)分類l憑證、賬簿、憑證打印、預算控制、權限、會計日歷、其他l選項設置-憑證總賬管理總賬管理- -初始設置初始設置總賬管理總賬管理- -初始設置初始設置l選項設置-憑證l制單控制l制單序時控制：該類憑證最后一張憑證日期=憑證日期=系統(tǒng)日期l支票控制兩個前提：使用銀行科目制單；選用的結算方式設置了票據(jù)管理達成目的：對錄入的支

4、票號提供登記或報銷的功能l赤字控制控制對象：資金及往來科目或全部科目達成目的：填制憑證時，相關科目的最新余額出現(xiàn)負數(shù)時，系統(tǒng)給予提示l可以使用應收受控科目即在總賬中也可以使用設置了客戶往來的科目制單總賬管理總賬管理- -初始設置初始設置l選項設置-憑證l憑證控制l現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項目填制憑證時使用了“在指定科目中被指定為現(xiàn)金流量的科目”系統(tǒng)要求指定現(xiàn)金流量項目及金額l自動填補憑證斷號新增憑證時，系統(tǒng)自動查找本月的第一個斷號作為該憑證的憑證號l憑證錄入時結算方式及票據(jù)號必錄在填制憑證時如果使用了銀行科目，則必須錄入結算方式及票據(jù)號。 總賬管理總賬管理- -初始設置初始設置l選項設置-憑證

5、打印l合并憑證顯示、打印l選擇此項，在填制憑證、查詢憑證、出納簽字和憑證審核時，憑證按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并顯示，在明細賬顯示界面提供是否“合并顯示”的選項。憑證錄入時結算方式及票據(jù)號必錄l打印憑證頁腳姓名l決定在打印憑證時，是否自動打印制單人、出納、審核人、記賬人的姓名?？傎~管理總賬管理- -初始設置初始設置l選項設置-權限l制單權限控制到科目l單位有多個制單人，張三負責費用報銷，限制張三可以使用的科目為費用類科目和現(xiàn)金科目l制單權限控制到憑證類別 l限制某個操作員只能填制某個類別的憑證l操作員進行金額權限控制 l系統(tǒng)可以對不同級別的人員進行制單金額大小的

6、控制，例如財務主管可以對10萬元以上的經(jīng)濟業(yè)務制單，一般財務人員只能對5萬元以下的經(jīng)濟業(yè)務制單，這樣可以減少由于不必要的責任事故帶來的經(jīng)濟損失?？傎~管理總賬管理- -初始設置初始設置l選項設置-權限l憑證審核控制到操作員 l如果需要指定某具有憑證審核權限的操作員只能審核某些制單人填制的憑證，則應選擇該選項。l出納憑證必須經(jīng)由出納簽字 l出納憑證是指憑證上包含現(xiàn)金或銀行科目的憑證。涉及現(xiàn)金收付的業(yè)務是企業(yè)需要重點關注的業(yè)務，如果選擇該項，憑證處理流程為：填制憑證-出納簽字-審核憑證-記賬。l憑證必須經(jīng)由主管會計簽字 l如果企業(yè)中規(guī)定所有憑證都必須由主管會計簽字才能作為記賬依據(jù)，則應選中該項。l允

7、許修改、作廢他人填制的憑證 l如果制單人填制的憑證有誤，該選項決定其他人員如審核人員發(fā)現(xiàn)憑證有誤時是否允許修改或作廢。 總賬管理總賬管理-初始設置初始設置l基礎檔案設置-財務信息會計科目會計科目設置企業(yè)核算的科目目錄設置企業(yè)核算的科目目錄先設置科目編碼方案先設置科目編碼方案及外幣及外幣總賬、工資、總賬、工資、固定資產(chǎn)、應固定資產(chǎn)、應收、應付收、應付憑證類別憑證類別設置企業(yè)核算的憑證類型設置企業(yè)核算的憑證類型 總賬、工資、總賬、工資、固定資產(chǎn)、應固定資產(chǎn)、應收、應付收、應付外幣外幣設置企業(yè)用到的外幣種類設置企業(yè)用到的外幣種類及匯率及匯率 所有子系統(tǒng)所有子系統(tǒng)項目目錄項目目錄設置企業(yè)需要對其進行核

8、設置企業(yè)需要對其進行核算和管理的對象、目錄算和管理的對象、目錄可將存貨、成本對象、可將存貨、成本對象、現(xiàn)金流量直接作為核現(xiàn)金流量直接作為核算的項目目錄算的項目目錄所有子系統(tǒng)所有子系統(tǒng)總賬管理總賬管理-初始設置初始設置l基礎檔案錄入-財務-外幣2。選擇固定匯率，輸入?yún)R率1。輸入外幣基本信息，確認總賬管理總賬管理-初始設置初始設置l基礎檔案錄入-財務-憑證類型類別字類別字類別名稱類別名稱限制類型限制類型限制科目限制科目備注備注收收收款憑證收款憑證借方必有借方必有1001,1002設定限制類型和限制科設定限制類型和限制科目的含義在于可以讓計目的含義在于可以讓計算機自動判斷用戶輸入算機自動判斷用戶輸入

9、的內(nèi)容是否與選擇的憑的內(nèi)容是否與選擇的憑證類別相符。證類別相符。付付付款憑證付款憑證貸方必有貸方必有1001,1002轉轉轉賬憑證轉賬憑證憑證必無憑證必無1001,1002填制憑證時選擇錯誤的憑證類型系統(tǒng)彈出相應的提示信息l會計科目體系設計的原則總賬管理總賬管理-初始設置初始設置管理費用明細表管理費用明細表部門部門招待費招待費差旅費差旅費郵電費郵電費辦公費辦公費 1010項項合計合計企管辦 財務部 采購部 銷售部 生產(chǎn)部 10個 合計 l會計科目-滿足報表的編制要求總賬管理總賬管理-初始設置初始設置管理費用明細表管理費用明細表部門部門招待費招待費差旅費差旅費郵電費郵電費辦公費辦公費總經(jīng)理辦 財

10、務部 人事部 采購部 銷售部 10個 合計 管理費用明細表管理費用明細表-手工賬科目設計及報表生成手工賬科目設計及報表生成總賬管理總賬管理-初始設置初始設置管理費用明細表管理費用明細表部門部門招待費招待費差旅費差旅費郵電費郵電費辦公費辦公費企管辦 財務部 采購部 銷售部 生產(chǎn)部 10個 合計 管理費用明細表管理費用明細表-計算機賬科目設計及報表生成計算機賬科目設計及報表生成總賬管理總賬管理-初始設置初始設置l基礎檔案錄入-財務-新增會計科目總賬管理總賬管理-初始設置初始設置總賬管理總賬管理-初始設置初始設置l基礎檔案錄入-財務-指定會計科目只有指定了“現(xiàn)金總賬科目”和“銀行總賬科目”，才能進行

11、出納簽字，查詢現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬?？傎~管理總賬管理-初始設置初始設置l基礎檔案錄入-財務-項目目錄l增加項目大類總賬管理總賬管理-初始設置初始設置l基礎檔案錄入-財務-項目目錄l定義項目級次總賬管理總賬管理-初始設置初始設置l基礎檔案錄入-財務-項目目錄l選擇項目核算科目總賬管理總賬管理-初始設置初始設置l基礎檔案錄入-財務-項目目錄l進行項目分類定義總賬管理總賬管理-初始設置初始設置l基礎檔案錄入-財務-項目目錄l增加項目檔案l基礎檔案設置-收付結算結算方結算方式式資金收付業(yè)務中用資金收付業(yè)務中用到的結算方式。到的結算方式。 總賬、應收、總賬、應收、應付應付付款條付款條件件設置企業(yè)與往來

12、單設置企業(yè)與往來單位協(xié)議規(guī)定的收、位協(xié)議規(guī)定的收、付款折扣優(yōu)惠方法付款折扣優(yōu)惠方法 應收、應付應收、應付開戶銀開戶銀行行設置企業(yè)在收付結設置企業(yè)在收付結算中對應的開戶銀算中對應的開戶銀行信息行信息 應收、應付應收、應付總賬管理總賬管理-初始設置初始設置總賬管理總賬管理-初始設置初始設置l基礎檔案錄入-收付結算-結算方式在填制憑證時，使用設置了“票據(jù)管理”的結算方式時，系統(tǒng)要求登記支票登記簿（未事先登記）或支票報銷功能（前面已登記）總賬管理總賬管理-初始設置初始設置l數(shù)據(jù)權限設置-數(shù)據(jù)權限控制設置選擇對“部門”進行數(shù)據(jù)權限控制總賬管理總賬管理-初始設置初始設置l數(shù)據(jù)權限設置設置用戶“田曉賓”可以

13、對“銷售一部”的數(shù)據(jù)進行“查詢和錄入”總賬管理總賬管理- -初始設置初始設置l準備期初數(shù)據(jù)l為什么？l很多企業(yè)多年一直采用手工核算方式，采用計算機信息管理后，為了保證手工業(yè)務與計算機系統(tǒng)的銜接，繼承歷史數(shù)據(jù)，保證業(yè)務處理的連續(xù)性，要將截止到目前為止手工核算的余額過入到計算機信息處理系統(tǒng)中作為期初數(shù)據(jù)，才能保持業(yè)務的完整性?？傎~管理總賬管理- -初始設置初始設置l總賬期初余額準備l準備總賬各科目的期初數(shù)據(jù)l年初建賬準備各賬戶上年年末的余額作為新一年的期初余額。如某企業(yè)選擇2007年1月啟用總賬系統(tǒng)，則只需要整理該企業(yè)2006年12月末各賬戶的期末余額作為2007年1月初的期初余額，因為本年沒有累

14、計數(shù)據(jù)發(fā)生，因此月初余額同時也是2007年年初余額。l年中建賬準備各賬戶啟用會計期間上一期的期末余額作為啟用期的期初余額，而且還要整理自本年度開始截止至啟用期的各賬戶累計發(fā)生數(shù)據(jù)。例如，某企業(yè)2006年8月開始啟用總賬系統(tǒng)，那么，應將該企業(yè)2006年7月末各科目的期末余額及1-7月的累計發(fā)生額整理出來，作為計算機系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到總賬系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動計算年初余額?？傎~管理總賬管理- -初始設置初始設置l總賬期初余額準備l準備輔助賬各科目的期初數(shù)據(jù)l如果科目設置了某種輔助核算，那么還需要準備輔助項目的期初余額。l如何準備？l應收賬款按客戶整理l應付賬款按供應商整理l個人往來按職員整理總賬管理

15、總賬管理-初始設置初始設置l總賬期初余額錄入l末級科目的余額可以直接輸入。l非末級科目的余額數(shù)據(jù)由系統(tǒng)根據(jù)末級科目數(shù)據(jù)逐級向上匯總而得。l科目有數(shù)量外幣核算時，在輸入完本位幣金額后，還要輸入相應的數(shù)量和外幣信息。l科目有輔助核算時，不能直接輸入該賬戶的期初余額，而是必須輸入輔助賬的期初余額。輔助賬余額輸入完畢后，自動帶回總賬。累計發(fā)生額可以直接輸入。總賬管理總賬管理-初始設置初始設置l總賬與輔助賬的關系科目名稱科目名稱方向方向幣別幣別/計量計量年初余額年初余額1-啟用月累計啟用月累計借方發(fā)生額借方發(fā)生額1-啟用月累計啟用月累計貸方發(fā)生額貸方發(fā)生額期初余額期初余額現(xiàn)金現(xiàn)金(1001) 借借7,2

16、56,157.39 7,254,000.00 14,195.89 應收賬款應收賬款(1131) 借借 60,000.00 20,000.00 157,600.00 日日 期期憑證號憑證號客客 戶戶摘摘 要要方向方向金額金額業(yè)務員業(yè)務員票票 號號票據(jù)日期票據(jù)日期2006-06-25華 宏 公華 宏 公司司期 初 數(shù)期 初 數(shù)據(jù)據(jù)借借99600孫健孫健2006-07-10昌新貿(mào)昌新貿(mào)易公司易公司期 初 數(shù)期 初 數(shù)據(jù)據(jù)借借 58000孫健孫健總賬管理總賬管理-初始設置初始設置l期初試算平衡l期初數(shù)據(jù)輸入完畢后應進行試算平衡。如果期初余額試算不平衡，可以填制、審核憑證，但不能進行記賬處理。因為企業(yè)信

17、息化時，初始設置工作量大，占用時間比較長，為了不影響日常業(yè)務的正常進行，故允許在初始化工作未完成的情況下進行憑證的填制。l憑證一經(jīng)記賬，期初數(shù)據(jù)便不能再修改?？傎~管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l憑證管理l填制憑證l憑證復核l憑證記帳l修改憑證l作廢憑證l沖銷憑證l憑證查詢l憑證匯總l出納管理l出納簽字l現(xiàn)金/銀行日記賬查詢l資金日報l支票登記簿l銀行對賬總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l憑證管理-填制憑證l表頭l憑證類別：滿足設置憑證時的限制類型l憑證編號：按憑證類別按月自動順序編號l憑證日期：默認登錄系統(tǒng)時的業(yè)務日期l附單據(jù)數(shù)：該記賬憑證后所附的原始單據(jù)數(shù)l表體l摘要：每個

18、記錄行都要有摘要l會計科目：必須選擇末級科目l金額：保持借貸平衡，紅字金額輸入負數(shù)總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l憑證管理-填制憑證l業(yè)務特征：輔助核算-銀行賬要求輸入輔助核算：結算方式票號總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l憑證管理-填制憑證l業(yè)務特征：輔助核算-銀行賬如果該結算方式設置了“票據(jù)管理”標志，需要進行“票號登記”總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l憑證管理-填制憑證l業(yè)務特征：輔助核算-外幣系統(tǒng)自動帶出匯率輸入外幣金額系統(tǒng)自動計算人民幣總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l憑證管理-填制憑證l業(yè)務特征：輔助核算-數(shù)量輸入數(shù)量和單價，系統(tǒng)自動計算

19、金額總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l憑證管理-填制憑證l業(yè)務特征：輔助核算-客戶往來輸入客戶相關信息總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l憑證管理-填制憑證l業(yè)務特征：輔助核算-供應商往來輸入供應商相關信息總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l憑證管理-填制憑證l業(yè)務特征：輔助核算-部門輸入部門信息總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l憑證管理-填制憑證l業(yè)務特征：輔助核算-個人往來輸入個人信息總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l憑證管理-填制憑證l業(yè)務特征：輔助核算-項目核算輸入項目信息總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l憑證管理-憑證復核l出納

20、簽字l前提：在總賬系統(tǒng)選項中選擇了“出納憑證必須由出納簽字”在會計科目指定科目中制定了現(xiàn)金總賬科目和銀行總賬科目l出納簽字可以在審核憑證之前，也可以在其之后l主管簽字l前提：在總賬系統(tǒng)選項中選擇了“憑證必須由主管簽字”l審核憑證l是必須環(huán)節(jié)l制單人與審核人不能為同一人l可以單張審核也可以成批審核總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l憑證管理-憑證記賬l前提l期初余額試算平衡l憑證已審核l上月已經(jīng)結賬l過程l選擇記賬范圍l顯示記賬報告l自動記賬l記賬過程一旦中斷系統(tǒng)可自動恢復總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l憑證管理-恢復記賬l激活“恢復記賬前狀態(tài)”l在對賬界面ctrl+hl取消

21、記賬l“憑證”-“恢復記賬前狀態(tài)”恢復最近一次記賬前狀態(tài)恢復到月初狀態(tài)（只有主管有權）l注意事項己結賬月份的數(shù)據(jù)不能取消記賬總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l憑證管理-修改憑證l修改方式l無痕跡修改對象：尚未審核和簽字的憑證（已審核、簽字的憑證需要取消審核、簽字）在填制憑證中找到要修改的憑證直接修改l有痕跡修改對象：已記賬憑證紅字沖銷法或補充更正法l修改內(nèi)容l憑證類別和憑證號不能修改l能否修改他人填制的憑證取決于系統(tǒng)選項設置總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l憑證管理-作廢/刪除憑證l對象l未審核未簽字憑證l規(guī)定l作廢憑證不能修改、不能審核l應參與記賬，否則月末無法結賬l刪除

22、憑證l對作廢憑證進行“整理”即可刪除總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l憑證管理-沖銷憑證l對象l已記賬憑證l方式l手工編制l系統(tǒng)自動編制總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l憑證管理-查詢憑證豐富的查詢條件總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l出納管理l現(xiàn)金/銀行日記賬/資金日報l支票登記簿l前提設置了銀行賬將結算方式設置為票據(jù)管理l支票領用l支票報銷總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l出納管理-現(xiàn)金日記賬總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l出納管理-支票登記簿總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l出納管理l銀行對賬l錄入銀行對賬期初數(shù)據(jù)l錄入銀行對

23、賬單l銀行對賬自動對賬手工對賬l查詢銀行存款余額調節(jié)表l核銷銀行賬l長期未達賬審計總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l銀行對賬-輸入銀行對賬期初總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l銀行對賬-自動對賬總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l出納管理l銀行對賬l錄入銀行對賬期初數(shù)據(jù)l錄入銀行對賬單l銀行對賬自動對賬手工對賬l查詢銀行存款余額調節(jié)表l核銷銀行賬l長期未達賬審計總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l賬簿查詢l基本會計賬簿查詢l總賬l發(fā)生額余額表采用計算機記賬的單位，可用發(fā)生額余額表代替總賬l明細賬l序時賬l日記賬現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬在出納管理中查詢l多欄賬先

24、定義，再查詢總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l賬簿查詢-發(fā)生額余額表總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l賬簿查詢-原材料明細賬總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l賬簿查詢-管理費用多欄賬總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l賬簿查詢l輔助核算賬簿查詢l個人核算個人核算主要進行個人借款、還款管理工作，及時地控制個人借款，完成清欠工作。個人核算可以提供個人往來明細賬、催款單、余額表、賬齡分析報告及自動清理核銷已清賬等功能。l部門核算部門核算主要為了考核部門收支的發(fā)生情況，及時地反映控制部門費用的支出，對各部門的收支情況加以比較分析，便于部門考核。部門核算可以提供各級部門的總賬、明細賬，以及對各部門收入與費用進行部門收支分析等功能?？傎~管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l賬簿查詢-個人往來兩清總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l賬簿查詢-部門收支分析總賬管理總賬管理-日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理l賬簿查詢l輔助核算賬簿查詢l項目核算項目核算用于收入、成本、在建工程等業(yè)務的核算，以項目為中心為使用者提供各