酒店采購供應(yīng)制度.doc

1、最新資料,Word 版，可自由編輯！】酒店采購供應(yīng)制度總則酒店批量物資（廚房每日采購的非儲(chǔ)備食品材料除外）和酒店零星物品的采購計(jì)劃（含分店）必須執(zhí)行分管副總會(huì)簽制度。相關(guān)人員在采購、收貨過程中，須遵從商業(yè)道德、努力提高業(yè)務(wù)水平，講究文明禮貌；以酒店利益為重，相互監(jiān)督，相互配合，共同把好進(jìn)貨關(guān)，維護(hù)酒店的社會(huì)形象。中心倉庫、驗(yàn)貨室負(fù)責(zé)物資的保管和收發(fā)，各使用部門指定專人憑本部門負(fù)責(zé)人簽字的領(lǐng)料單到中心倉庫辦理領(lǐng)用或通過驗(yàn)貨室辦理直撥手續(xù)。二、部門物品領(lǐng)用和采購審批存放簽批負(fù)責(zé)人：1總經(jīng)理：2副總經(jīng)理：3人力資源部：4財(cái)務(wù)部：5保安部：6工程部：7營銷部：8前臺(tái)部：9客房部：10采購部：11餐飲部

2、前廳：12餐飲部中餐廚房：13餐飲部西餐廚房：三、采購項(xiàng)目的申請(qǐng)審批凡是中心倉庫儲(chǔ)備的各類食品物料均由倉庫根據(jù)庫存及各部門使用情況填寫申購單，經(jīng)分管總經(jīng)理確認(rèn)后，交采購部執(zhí)行。各廚房每日所需之非儲(chǔ)備食品材料由各廚房填寫一式二聯(lián)的“零星食品、物品采購申請(qǐng)單”，經(jīng)廚師長簽字確認(rèn)，于 20：00 前提交采購部，特殊情況下可推遲至 20：30分前，填寫清楚后提交采購部。各部門所需非倉儲(chǔ)之外的物品，由各部門填寫“采購申請(qǐng)單”一式二聯(lián)、附以申購說明，寫明用途，并經(jīng)部門經(jīng)理簽字提交吳總簽批后轉(zhuǎn)采購部。本地采購的營業(yè)應(yīng)急用品和工程所需設(shè)備及零配件應(yīng)提前三天提交采購計(jì)劃；需異地購買的物品，至少需提前七天將采購計(jì)

3、劃提交采購部。所有采購項(xiàng)目經(jīng)審批成為有效訂單后，方能實(shí)施購買。附：采購項(xiàng)目申請(qǐng)審批程序：申請(qǐng)部門填寫采購申請(qǐng)單部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)分管副總簽字總經(jīng)理批準(zhǔn)中心倉庫確認(rèn)無庫存提交采購部四、采購擇商：1、傳統(tǒng)采購管理隊(duì)伍傾向于一種物料有多個(gè)供應(yīng)商，感覺上比較保險(xiǎn)；而現(xiàn)代管理的趨勢是減少供應(yīng)商，并建立互信、互利、互助的長期穩(wěn)定合作伙伴關(guān)系。好處是：簡化采購計(jì)劃及調(diào)配；可以形成經(jīng)濟(jì)采購批量，爭取優(yōu)惠；減少供方的專用工藝裝備費(fèi)用；簡化運(yùn)輸管理；減少庫存，從而有利于控制質(zhì)量，降低成本。簡化同供應(yīng)商建立合作伙伴關(guān)系前后的業(yè)務(wù)的流程，由于環(huán)節(jié)減少降低了采購成本，增加了響應(yīng)過度。對(duì)于供應(yīng)商的選擇，可以獨(dú)家供應(yīng)，也可

4、多家供應(yīng)。獨(dú)家供應(yīng)易于管理，也能以大批量的優(yōu)勢增加自己的談判能力，以獲得更優(yōu)惠的價(jià)格；但不容易把握市場動(dòng)態(tài)，供應(yīng)商也會(huì)因?yàn)闆]有競爭的壓力而形成惰性，不去提升產(chǎn)品質(zhì)量，提高自身管理。對(duì)供應(yīng)商事實(shí)動(dòng)態(tài)的選擇，啟用淘汰機(jī)制，從本質(zhì)上提高整個(gè)供應(yīng)鏈的能力，提升供應(yīng)鏈的競爭優(yōu)勢。2、確定分供方后，采購員要協(xié)同有關(guān)部門和采購經(jīng)理進(jìn)行實(shí)地考察，組織有關(guān)部門根據(jù)相關(guān)調(diào)查資料對(duì)供方進(jìn)行評(píng)價(jià)認(rèn)定合格后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，作為合格分供方。3、建立正常供貨關(guān)系后，采購員將所進(jìn)物品 /食品會(huì)同驗(yàn)貨室，共同進(jìn)行檢驗(yàn)。對(duì)于專業(yè)性或首次入庫的物資，還必須會(huì)同相關(guān)部門人員參加驗(yàn)收；如果連續(xù)兩次以上不合格，通知其停止供貨。對(duì)采購品種

5、不穩(wěn)定，進(jìn)貨批量小，市場變化頻繁的小供貨商的考核。1、采購員在接到相關(guān)采購計(jì)劃后，要充分了解市場，嚴(yán)格控制進(jìn)貨價(jià)格，努力降低采購成本，科學(xué)使用采購資金，要求供方提供樣品，經(jīng)驗(yàn)貨室及相關(guān)部門認(rèn)可后，作為合格供應(yīng)商。2、建立日常供貨關(guān)系后，采購要協(xié)同驗(yàn)貨室，相關(guān)部門對(duì)供方進(jìn)行逐批檢驗(yàn)，填制酒店食品 /物品直撥驗(yàn)收單，作為分供方的供貨檔案，每周檢查兩次，如果月內(nèi)有兩次抽檢不合格采購員須停止其供貨資格。3、進(jìn)口食品、飲料必須有進(jìn)口食品銷售證、防偽標(biāo)簽、經(jīng)銷商商標(biāo)簽、中文標(biāo)簽等，認(rèn)真聽取使用部門驗(yàn)貨人員的意見，填寫合格供應(yīng)商記錄表。五、采購的確認(rèn)、報(bào)價(jià)。1、各廚房每日所需蔬菜、水果價(jià)格須每星期報(bào)價(jià)一次，

6、采購部組織人員對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行市場調(diào)查、比價(jià)和評(píng)議后，將最終確認(rèn)的價(jià)格通知各廚房及驗(yàn)貨室，以便存查、監(jiān)督，該項(xiàng)工作由采購部登記存檔，由采購部經(jīng)理具體組織實(shí)施。2、采購部在收到中心全年計(jì)劃單后， 由部門經(jīng)理將采購計(jì)劃直接安排給采購業(yè)務(wù)員，采購員依據(jù)采購價(jià)格控制辦法的相關(guān)辦法考察確定采購價(jià)格，選擇合適的供應(yīng)商實(shí)施采購。3、倉庫及營業(yè)常備用品的加工和采購實(shí)施“綜合考核、對(duì)比擇商、定點(diǎn)供應(yīng)”的采購原則，在合格供方范圍內(nèi)組織進(jìn)貨。4、各部門日常零星和應(yīng)急采購的比價(jià)和詢價(jià)，由采購部經(jīng)理根據(jù)規(guī)定和要求，交采購員實(shí)施采購。5、供方的優(yōu)惠、折扣、贈(zèng)送等須歸酒店所存，嚴(yán)禁私拿回扣，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，按雙倍罰款，并按情節(jié)輕重給予

7、解聘、辭退直至開除。6、對(duì)于有特殊要求或需特殊辦理的采購項(xiàng)目，需方要作詳細(xì)圖解說明或提供實(shí)樣，采購部根據(jù)需方要求按規(guī)定程序選擇合理的供應(yīng)商實(shí)施采購。7、采購部對(duì)內(nèi)要主動(dòng)與使用部門保持密切聯(lián)系，樹立服務(wù)意識(shí)、熟知酒店物品的標(biāo)準(zhǔn)和使用情況；經(jīng)常做好市場調(diào)查，掌握市場信息；主動(dòng)向使用部門推薦適路新產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的代用品，積極主動(dòng)地向酒店高級(jí)管理層提供市場情況及購買策略。使用部門在工作中要主動(dòng)與采購部門溝通配合，對(duì)掌握供方情況及購物意向須主動(dòng)通報(bào)采購部，由其進(jìn)行考核、評(píng)定、擇優(yōu)錄用。8、確屬偏難采購項(xiàng)目，采購部和使用部門雙方須及時(shí)聯(lián)系、溝通，研究對(duì)策；無力解決的須及時(shí)請(qǐng)示酒店領(lǐng)導(dǎo)，不得耽誤。六、采購項(xiàng)

8、目的購買1、采購部是酒店采購工作的專業(yè)部門，酒店所需物品及各類原材料原則上均由其統(tǒng)一采購，其他部門有參與監(jiān)督，支持配合的權(quán)利和義務(wù)，但一般不準(zhǔn)自行采購。2、所有采購訂單由采購部經(jīng)理直接落實(shí)到采購員實(shí)施購買，所有購買活動(dòng)必須依據(jù)有效訂單規(guī)定的項(xiàng)目、數(shù)量、價(jià)格、時(shí)限及其他要求進(jìn)行，并在貨到后交驗(yàn)貨室及相關(guān)部門。3、對(duì)于期貨的供需雙方認(rèn)為必須簽約的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，采購員應(yīng)在對(duì)分供方進(jìn)行有效評(píng)定的基礎(chǔ)上，主動(dòng)向采購經(jīng)理匯報(bào)有關(guān)業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，根據(jù)經(jīng)濟(jì)合同管理規(guī)定的要求由采購經(jīng)理共同與供應(yīng)廠、商就合同款進(jìn)行洽談簽訂經(jīng)濟(jì)合同，報(bào)總經(jīng)理簽批。4、對(duì)于長期使用餐飲、工程物品，一次需 5000 元以上；對(duì)雖長期使用數(shù)量小，

9、金額大于 2000 元以上的產(chǎn)品，需先期詢價(jià)后，方可實(shí)施采購。5、供方的優(yōu)惠、折扣、贈(zèng)送等須歸酒店所有，嚴(yán)禁私拿回扣，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，按雙倍罰款，并按情節(jié)輕重給予解聘、辭退直至開除。6、對(duì)于有特殊要求或需特殊加工的采購項(xiàng)目， 需方要作詳細(xì)的圖解說明或提供實(shí)樣，采購部根據(jù)需方要求按規(guī)定程序選擇合適的供應(yīng)商實(shí)施采購。7、采購部對(duì)內(nèi)要主動(dòng)與使用部門保持密切聯(lián)系，樹立服務(wù)意識(shí)，熟知酒店物品的標(biāo)準(zhǔn)與使用情況；經(jīng)常做好市場調(diào)查，掌握市場信息；主動(dòng)向使用部門推薦適路新產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的代用品，積極主動(dòng)向酒店高級(jí)管理層提供市場情況及購買策略。使用部門在工作中要主動(dòng)與采購部門溝通配合，對(duì)掌握供方及購物意向須主動(dòng)通報(bào)采購

10、部，由其進(jìn)行考核、評(píng)定、擇優(yōu)錄用。8、確屬疑難采購項(xiàng)目，采購部和使用部門雙方須及時(shí)聯(lián)系、溝通、研究對(duì)策，無力解決的須及時(shí)請(qǐng)求酒店領(lǐng)導(dǎo)，不得耽誤。七、采購項(xiàng)目的結(jié)算需預(yù)付貨款的采購項(xiàng)目，在交易前無論金額大小都必須簽訂供銷合同，付款前采購員憑手續(xù)完備的供銷合同填寫付款申請(qǐng)單或“支票領(lǐng)用申請(qǐng)單”，經(jīng)分管副總審核簽字、總經(jīng)理批準(zhǔn)確認(rèn)，向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)付款。實(shí)時(shí)付款的供應(yīng)項(xiàng)目，采購員必須憑有效采購申請(qǐng)?zhí)顚憽爸鳖I(lǐng)用單”或“付款申請(qǐng)單”報(bào)分管副總簽字、總經(jīng)理簽批，向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)付款。以現(xiàn)金支付，金額較低的采購項(xiàng)目，先由采購員以核發(fā)的備用金支付，貨到各項(xiàng)手續(xù)辦理完結(jié)后向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)作領(lǐng)備用金。延時(shí)付款的供應(yīng)項(xiàng)目，其

11、付款單據(jù)統(tǒng)一由采購部管理，定時(shí)核發(fā)無誤后由財(cái)務(wù)部付款。對(duì)不能提供有效入庫，驗(yàn)收單據(jù)的貨款結(jié)算，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕付款。八、采購數(shù)據(jù)文件采購文件必須說明所訂購產(chǎn)品的資料，包含下列內(nèi)容：1采購計(jì)劃，包括酒店零星食品/ 物品材料訂購單、采購申請(qǐng)表。2酒店食品、物品直撥驗(yàn)收單、酒店食品、物品入庫驗(yàn)收單3采購資料在工作結(jié)束后由采購部辦公室妥善登記保存。九、物品的領(lǐng)用手續(xù)1廚房所需之非儲(chǔ)備食品材料驗(yàn)貨室驗(yàn)收后，開具食品驗(yàn)收直撥單，通知各廚房領(lǐng)用并辦理簽字手續(xù)。2維修材料由工程部設(shè)專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收并建帳保管，每月憑維修工作單的部門聯(lián)出庫，財(cái)務(wù)聯(lián)辦理部門費(fèi)用轉(zhuǎn)移手續(xù)。3、部門零星專用物品，由采購部采購后入中心庫，部門根據(jù)需要領(lǐng)用。4、計(jì)算機(jī)配件及消耗材料由采購部購買后中心庫保管員驗(yàn)收直撥工程部電腦室負(fù)責(zé)建帳保管和發(fā)放，各部門領(lǐng)用辦法同中心倉庫。5、除以上四類物資外，所有食品及物品材料均通過中心倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)。6、各廚房需根據(jù)酒店菜譜上所列菜品， 提供本部門貴重原材料清單， 建帳登記使用，財(cái)務(wù)部每周根據(jù)實(shí)際銷售數(shù)量進(jìn)行核對(duì)。7、餐飲部、客房部應(yīng)建立二級(jí)倉庫保管帳，使用內(nèi)部調(diào)撥單辦理各餐廳、樓層的物品領(lǐng)用手續(xù)，周末將內(nèi)部調(diào)撥單轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部進(jìn)行成本和費(fèi)用的分配和考核。8、供應(yīng)商贈(zèng)送的酒水和其他酒店所需物品等必須通過驗(yàn)貨主辦理