溝通與協(xié)調(diào)是工程項(xiàng)目管理的有效方法

1、溝通與協(xié)調(diào)是工程項(xiàng)目管理的有效方法摘 要：在項(xiàng)目管理中，良好的溝通與協(xié)調(diào)是進(jìn)行項(xiàng)目管理的紐帶，它對(duì)于項(xiàng)目取得成功是必不可少的。 有效的溝通與協(xié)調(diào)可使矛盾著的各方而居于統(tǒng)一體中，使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)均衡，使項(xiàng)目實(shí)施和運(yùn)行過(guò)程順利。所 以項(xiàng)目經(jīng)理要做好溝通與協(xié)調(diào)的各項(xiàng)工作。關(guān)鍵詞：溝通；協(xié)調(diào)；項(xiàng)目管理現(xiàn)代項(xiàng)目中參加單位非常多，形成了復(fù)雜的項(xiàng)目組織，各單位有不同的任務(wù)、目標(biāo)和利益，他們都企圖 指導(dǎo)、干預(yù)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程。項(xiàng)目中組織利益的沖突比企業(yè)中各部門(mén)的利益更為激烈和不可調(diào)和，而項(xiàng)目管 理者必須使各方而協(xié)調(diào)一致、齊心協(xié)力地工作，這就顯示出項(xiàng)目管理中溝通與協(xié)調(diào)的重要性。溝通是組織協(xié)調(diào)的手段， 是解決組織成員間障礙

2、的基本方法。 協(xié)調(diào)的程度和效果常依賴(lài)于各項(xiàng)目參加者 之間溝通的程度。實(shí)際工作中，主要存在的溝通障礙包括語(yǔ)言障礙、知識(shí)水平的限制、知覺(jué)的選擇性、心理因素的影響、 溝通渠道的選擇、組織結(jié)構(gòu)的影響、信息量過(guò)大七種障礙。要克服上述障礙，管理過(guò)程中要采用提高溝通效率的技巧與建議：1、澄清概念。項(xiàng)目經(jīng)理在溝通前要有系統(tǒng)地思考，分析和明確溝通信息，并充分考慮接收者及可能受 到該項(xiàng)溝通影響的所有人。2、進(jìn)行必要的信息交流。現(xiàn)代社會(huì)變化迅速項(xiàng)目經(jīng)理只有從大量的信息中進(jìn)行選擇，把有用的和工作 密切相關(guān)的信息傳遞出去，才能收到應(yīng)有的效果。3、確定溝通的目的與目標(biāo)，進(jìn)而確定溝通的內(nèi)容。4、溝通時(shí)要考慮一切環(huán)境，包括溝

3、通的的背景、社會(huì)環(huán)境、人的環(huán)境以及過(guò)去溝通的情況。5、計(jì)劃溝通內(nèi)容時(shí)，應(yīng)盡可能取得他人意見(jiàn)，與他人商議，獲得更深入的看法及獲得他人的支持。6、用語(yǔ)言或非語(yǔ)言準(zhǔn)確表達(dá)自己的想法。7、在信息溝通后必須設(shè)法取得反饋，以弄清下屬是否愿意遵循，是否采取了相應(yīng)的行動(dòng)等。8、項(xiàng)目經(jīng)理要言行一致，以自己的行動(dòng)支持自己的想法與說(shuō)法，而且更有效的溝通是行重于言。9、做一個(gè) “好聽(tīng)眾 ”，在聽(tīng)取他人的陳述時(shí)要專(zhuān)心，明確對(duì)方說(shuō)些什么。 工程項(xiàng)目管理中，應(yīng)該著重做好以下各項(xiàng)溝通與協(xié)調(diào)工作：1. 內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào)。項(xiàng)目經(jīng)理部是項(xiàng)目組織的領(lǐng)導(dǎo)核心。通常，項(xiàng)目經(jīng)理不直接控制資源和具體 工作，而是由項(xiàng)目經(jīng)理部中的職能人員具體

4、實(shí)施控制，這就使得項(xiàng)目經(jīng)理和職能人員之間以及各職能人員 之間存在界限和協(xié)調(diào)。項(xiàng)目經(jīng)理的協(xié)調(diào)上作包括：項(xiàng)目經(jīng)理與技術(shù)專(zhuān)家的溝通。 技術(shù)專(zhuān)家往往對(duì)基層的具體施上了解較少， 只注意技術(shù)方案的優(yōu)化， 注重 數(shù)字，對(duì)技術(shù)的可行性過(guò)于樂(lè)觀，而不注重社會(huì)和心理方面的影響。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)積極引導(dǎo)，發(fā)揮技術(shù)人員 的作用，同時(shí)注重全局、綜合和方案實(shí)施的可行性。建立完善、實(shí)用的項(xiàng)目管理系統(tǒng)。明確各自的工作職責(zé)，設(shè)計(jì)比較完備的工作流程，明確規(guī)定項(xiàng)目中正 式溝通方式、渠道和時(shí)間，使大家按程序、按規(guī)則辦事。建立項(xiàng)目激勵(lì)機(jī)制。 由于項(xiàng)目的特點(diǎn)， 項(xiàng)目經(jīng)理更應(yīng)注意從心理學(xué)、 行為科學(xué)的角度激勵(lì)各個(gè)成員的積 極性。例如：采用民主的

5、工作作風(fēng)，不獨(dú)斷專(zhuān)行；改進(jìn)工作關(guān)系，關(guān)心各個(gè)成員，禮貌待人；公開(kāi)、公平、 公正地處理事務(wù)；在向上級(jí)和職能部門(mén)提交報(bào)告中，應(yīng)包括對(duì)項(xiàng)目組織成員的評(píng)價(jià)和鑒定意見(jiàn)，項(xiàng)目結(jié)束 時(shí)應(yīng)對(duì)成績(jī)顯著的成員進(jìn)行表彰等。形成比較穩(wěn)定的項(xiàng)目管理隊(duì)伍。 以項(xiàng)目作為經(jīng)營(yíng)對(duì)象的企業(yè)， 應(yīng)形成比較穩(wěn)定的項(xiàng)目管理隊(duì)伍， 這樣盡 管項(xiàng)目是一次性的、常新的，但項(xiàng)目小組卻相對(duì)穩(wěn)定，各成員之間相互熟悉，彼此了解，可大大減小組合 摩擦。建立公平、公正的考評(píng)工作業(yè)績(jī)的方法、標(biāo)準(zhǔn)，并定期客觀、慎重地對(duì)成員進(jìn)行業(yè)績(jī)考評(píng)，在其中排除偶然、不可控制和不可預(yù)見(jiàn)等因素。2、項(xiàng)目經(jīng)理部與企業(yè)管理層關(guān)系的協(xié)調(diào)依靠嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目管理目標(biāo)責(zé)任書(shū)“。項(xiàng)目經(jīng)理部

6、受企業(yè)有關(guān)職能部門(mén)的指導(dǎo)，兩者既是上下級(jí)行政關(guān)系，又是服務(wù)與服從、監(jiān)督與執(zhí)行的關(guān)系。企業(yè)要對(duì)項(xiàng)目管理全過(guò) 程進(jìn)行必要的監(jiān)督調(diào)控，項(xiàng)目經(jīng)理部要與企業(yè)簽定責(zé)任狀，盡職盡責(zé)、全力以赴地抓好項(xiàng)目的具體實(shí)施。3、項(xiàng)目經(jīng)理部與發(fā)包人之間的協(xié)調(diào)，發(fā)包人代表項(xiàng)目的所有者，對(duì)項(xiàng)目具有特殊的權(quán)利，要取得項(xiàng)目 的成功，必須獲得發(fā)包人的支持。項(xiàng)目經(jīng)理首先要理解總目標(biāo)和發(fā)包人的意圖， 反復(fù)閱讀合同或項(xiàng)目任務(wù)文件。 對(duì)于未能參加項(xiàng)目決策過(guò) 程的項(xiàng)目經(jīng)理，必須了解項(xiàng)目構(gòu)思的基礎(chǔ)、起因、出發(fā)點(diǎn)， 了解目標(biāo)設(shè)計(jì)和決策背景，否則可能對(duì)目標(biāo)及 完成任務(wù)有不完整的甚至無(wú)效的理解，會(huì)給工作造成很大的困難。如果項(xiàng)目管理和實(shí)施狀況與最高管

7、理層 或發(fā)包人的預(yù)期要求不同，發(fā)包人將會(huì)干預(yù)，將要改變這種狀態(tài)。所以，項(xiàng)目經(jīng)理必須花很大力氣來(lái)研究 發(fā)包人的意圖，研究項(xiàng)目目標(biāo)。項(xiàng)目經(jīng)理有時(shí)會(huì)遇到發(fā)包人所屬的其他部門(mén)或合資者各方同時(shí)來(lái)指導(dǎo)項(xiàng)目的情況， 這是非常棘手的。 項(xiàng) 目經(jīng)理應(yīng)很好地頃聽(tīng)這些人的忠告，對(duì)他們做耐心的解釋說(shuō)明，但不應(yīng)當(dāng)讓他們直接指導(dǎo)實(shí)施和指揮相關(guān) 組織成員。否則，會(huì)有嚴(yán)重?fù)p害整個(gè)工程實(shí)施效果的危險(xiǎn)。項(xiàng)目經(jīng)理部協(xié)調(diào)與發(fā)包人之間關(guān)系的有效方法是執(zhí)行合同。4、項(xiàng)目經(jīng)理部與監(jiān)理機(jī)構(gòu)關(guān)系的協(xié)調(diào)：項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)及時(shí)向監(jiān)理機(jī)構(gòu)提供有關(guān)生產(chǎn)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、 工程事故報(bào)告等，應(yīng)按建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范的規(guī)定和施工合同的要求，接受監(jiān)理單位的監(jiān)督管理，搞

8、好 協(xié)作配合。項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)充分了解監(jiān)理工作的性質(zhì)、原則，尊重監(jiān)理人員，對(duì)其工作積極配合，始終堅(jiān)持 雙方目標(biāo)一致的原則，并積極主動(dòng)地工作。在合作過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)注意現(xiàn)場(chǎng)簽證工作，遇到設(shè)計(jì)變 更、材料改變或特殊工藝以及隱蔽工程等應(yīng)及時(shí)得到監(jiān)理人員的認(rèn)可，并形成面材料，盡量減少與監(jiān)理人 員的摩擦。項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)嚴(yán)格地組織施工，避免在施工中出現(xiàn)敏感問(wèn)題。與監(jiān)理人員意見(jiàn)不一致時(shí)，雙方 應(yīng)以進(jìn)一步合作為前提，在相互理解、相互配合的原則下進(jìn)行協(xié)商，項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)尊重監(jiān)理人員或監(jiān)理機(jī) 構(gòu)的最后決定。5、項(xiàng)目經(jīng)理部與設(shè)計(jì)單位關(guān)系的協(xié)調(diào)。項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)在設(shè)計(jì)交底、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)洽商與變更、地基 處理、隱蔽工程驗(yàn)收和

9、交工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)與設(shè)計(jì)單位密切配合，項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)注重與設(shè)計(jì)單位的溝通，對(duì)設(shè) 計(jì)中存在的問(wèn)題應(yīng)主動(dòng)與設(shè)計(jì)單位磋商，積極支持設(shè)計(jì)單位的工作，項(xiàng)目經(jīng)理部在設(shè)計(jì)交底和圖紙會(huì)審工 作中應(yīng)與設(shè)計(jì)單位進(jìn)行深層次交流，準(zhǔn)確把握設(shè)計(jì)，對(duì)設(shè)計(jì)與施工不吻合或設(shè)計(jì)中的隱含問(wèn)題應(yīng)及時(shí)予以 澄清和落實(shí)；對(duì)于一些爭(zhēng)議性問(wèn)題，應(yīng)巧妙地利用發(fā)包人與監(jiān)理工程師的職能，避免正面沖突。6、項(xiàng)目經(jīng)理部與材料供應(yīng)人關(guān)系的協(xié)調(diào)項(xiàng)目經(jīng)理部與材料供應(yīng)人應(yīng)該依據(jù)供應(yīng)合同，充分利用價(jià)格招 標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和供求機(jī)制搞好協(xié)作配合。項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)在項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃的指導(dǎo)下，認(rèn)真做好材料需求 計(jì)劃，并認(rèn)真調(diào)查市場(chǎng)，在確保材料質(zhì)量和供應(yīng)的前提下選擇供應(yīng)人。為了減

10、少資源采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提高資源 利用效率，供應(yīng)合同應(yīng)就數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、時(shí)間和配套服務(wù)等事項(xiàng)進(jìn)行明確。7、項(xiàng)目經(jīng)理部與分包人關(guān)系的協(xié)調(diào)項(xiàng)目經(jīng)理部與分包人關(guān)系的協(xié)調(diào)應(yīng)按分包合同執(zhí)行，正確處理技術(shù) 關(guān)系、經(jīng)濟(jì)關(guān)系，正確處理項(xiàng)目進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、安全控制、成本控制、生產(chǎn)要素管理和現(xiàn)場(chǎng)管理中 的協(xié)調(diào)關(guān)系。項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)加強(qiáng)與分包人的溝通，及時(shí)了解分包人的情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并以平等 的合同雙方的關(guān)系支持承包人的活動(dòng)，同時(shí)加強(qiáng)監(jiān)管力度，避免問(wèn)題的復(fù)雜化和擴(kuò)大化。8、項(xiàng)目經(jīng)理部與其他單位關(guān)系的協(xié)調(diào)項(xiàng)目經(jīng)理部與其他公用部門(mén)有關(guān)單位的協(xié)調(diào)應(yīng)通過(guò)加強(qiáng)計(jì)劃性和 通過(guò)發(fā)包人或監(jiān)理工程師進(jìn)行協(xié)調(diào)。項(xiàng)目經(jīng)理部與遠(yuǎn)外層關(guān)系的協(xié)調(diào)應(yīng)在嚴(yán)格守法、 遵守公共道德的前提下， 充分利用中介組織和社會(huì)管理 機(jī)構(gòu)的力量。遠(yuǎn)外層關(guān)系的