某電子科技有限公司跟單員工作手冊(cè)

1、XX 電子科技有限公司跟單員手冊(cè)概論本章要點(diǎn)：跟單員的定義，工作界定，工作定位，工作特點(diǎn)，跟單員 的素質(zhì)，工作內(nèi)容及知識(shí)，技能要求及跟單員工作的重要性。一。跟 單員的定義：（什么是跟單員？）跟單員是指在企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤 服務(wù)運(yùn)作流向的專(zhuān)職人員。 （不能兼職，替代）所有圍繞著訂單去工 作，對(duì)出貨交期負(fù)責(zé)的人，都是跟單員。二 。跟單員的工作界定： 跟單員廣泛存在于訂單型生產(chǎn)企業(yè)和進(jìn)出口外貿(mào)企業(yè)中， 跟單員的工 作性質(zhì)與特點(diǎn)隨企業(yè)的規(guī)模與性質(zhì)而有所區(qū)別， 但跟單員總的來(lái)說(shuō)是 作為業(yè)務(wù)跟單與生產(chǎn)跟單而存在的。1 業(yè)務(wù)跟單 ：對(duì)客戶進(jìn)行跟進(jìn)。尤其是已對(duì)本公司的產(chǎn)品已有了興

2、 趣，有購(gòu)買(mǎi)意向的人進(jìn)行跟進(jìn)。以締結(jié)業(yè)務(wù)，簽定合同為目標(biāo)的一系 列活動(dòng)。對(duì)外叫業(yè)務(wù)員 or 業(yè)務(wù)助理。2 生產(chǎn)跟單 ：對(duì)已接來(lái)的訂單進(jìn)行生產(chǎn)按排。 對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤， 按期將貨物送到客戶手中。 對(duì)內(nèi)叫： 業(yè)務(wù)經(jīng)理 or 生產(chǎn)主管 or 總經(jīng)理 助理。不管是外貿(mào)公司的跟單員，還是工廠企業(yè)里的跟單員，他們基 本職責(zé)都是由“業(yè)務(wù)跟單”和“生產(chǎn)跟單”兩部分構(gòu)成。三 。跟單員的工作定位： （ 工作性質(zhì) ）跟單員是業(yè)務(wù)員。 他的工作不僅僅是被動(dòng)的接受訂單， 而是要主動(dòng)的 進(jìn)行業(yè)務(wù)開(kāi)拓，對(duì)準(zhǔn)客戶實(shí)施推銷(xiāo)跟進(jìn)，以達(dá)成訂單為目標(biāo)，既進(jìn)行 業(yè)務(wù)跟單。因此，跟單員要：（1）尋找客戶 ：通過(guò)各種途徑尋找新客戶，跟蹤

3、老客戶。（2）設(shè)定目標(biāo) ：主要客戶和待開(kāi)發(fā)的客戶。我們的工作著重點(diǎn)及分 配的工作時(shí)間。（ 3）傳播信息 ：將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播出去。（4）推銷(xiāo)產(chǎn)品：主動(dòng)與客戶接洽，展示產(chǎn)品，為獲取訂單為目的。（5）提供服務(wù)：產(chǎn)品的售后服務(wù)，及對(duì)客戶的服務(wù)。（6）收集信息：收集市場(chǎng)信息，進(jìn)行市場(chǎng)考察。（7）分配產(chǎn)品：產(chǎn)品短缺時(shí)先分配給主要客戶。 跟單員是業(yè)務(wù)助理； 跟單員在許多時(shí)候扮演業(yè)務(wù)經(jīng)理助理的角色， 他 們協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理接待，管理，跟進(jìn)客戶，因此跟單員要： （1） 函電的回復(fù)：（2）計(jì)算報(bào)價(jià)單（3）驗(yàn)簽訂單（4）填對(duì)帳表（5）目錄，樣品的寄送與登記（6）客戶檔案的管理（7）客戶來(lái)訪接待（8）主管交辦事項(xiàng)的處

4、理（ 9） 與相關(guān)部門(mén)的業(yè)務(wù)聯(lián)系跟單員是協(xié)調(diào)員： 跟單員對(duì)客戶所訂產(chǎn)品的交貨進(jìn)行跟蹤， 即進(jìn)行生 產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點(diǎn)是生產(chǎn)進(jìn)度，貨物報(bào)關(guān)，裝運(yùn)等。因此，在小企 業(yè)中，跟單員身兼數(shù)職，既是內(nèi)勤員，又是生產(chǎn)計(jì)劃員，物控員，還 可能是采購(gòu)員。 在大企業(yè)， 則代表企業(yè)的業(yè)務(wù)部門(mén)向生產(chǎn)制造部門(mén)催 單要貨，跟蹤出貨。四 。跟單員的工作特點(diǎn)： 跟單員的工作幾乎涉及的企業(yè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，從銷(xiāo)售，生產(chǎn)，物料， 財(cái)務(wù)，人事到總務(wù)都會(huì)有跟單員的身影出現(xiàn)。特點(diǎn)是：復(fù)雜的，全方 位的。1 責(zé)任大。跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因?yàn)橛唵问瞧?業(yè)的生命，客戶是企業(yè)的上帝， 失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。 做好訂單與

5、客戶的工作責(zé)任重大。2 溝通，協(xié)調(diào)：跟單員工作涉及各部門(mén)。跟單員與客戶，與計(jì)劃部 門(mén)，生產(chǎn)部門(mén)等許多部門(mén)的工作是一種溝通與協(xié)調(diào)。 都是在完成訂單 的前提下而進(jìn)行的與人溝通的工作。溝通，協(xié)調(diào)能力特別重要。3 做好客戶的參謀：跟單員掌握著大量的客戶資料，對(duì)他們的需求 比較熟悉。 同時(shí)也了解工廠的生產(chǎn)情況， 因此對(duì)客戶的訂單可以提出 意見(jiàn)，以利于客戶的訂貨。4 工作節(jié)奏多變，快速：面對(duì)的客戶來(lái)自五湖四海，他們的工作方 式，作息時(shí)間，工作節(jié)奏各不相同，因此，跟單員的工作節(jié)奏應(yīng)是多 變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時(shí)客戶的訂單是小批量的，但 卻要及時(shí)出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。5 工作

6、是綜合性的：跟單員工作涉及企業(yè)所有部門(mén)，由此決定了其 工作的綜合性。 對(duì)外執(zhí)行的是銷(xiāo)售人員的職責(zé)。 對(duì)內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管 理協(xié)調(diào)。所以跟單員必須熟悉進(jìn)出口貿(mào)易的實(shí)務(wù)和工廠的生產(chǎn)運(yùn)作流 程。五 。跟單員的主導(dǎo)意識(shí)： 什么是主導(dǎo)意識(shí)？就是全局觀念你要對(duì)所處的環(huán)境， 擔(dān)負(fù)的任務(wù)及產(chǎn) 生的結(jié)果有深刻的了解，這樣你去做你的工作的主導(dǎo)意識(shí)就會(huì)很強(qiáng)。 舉例：足球隊(duì)，每個(gè)隊(duì)員有自已的位置，但如只顧自已的位置，這一 定是個(gè)很差的球隊(duì)。這就要有全局觀念：要不失球，要進(jìn)攻，要戰(zhàn)勝 對(duì)方，要進(jìn)球。作為跟單員的跟單工作也同樣如此，不是我將訂單下 了就沒(méi)事了，你們?nèi)绾紊a(chǎn)？何時(shí)完成？出來(lái)的產(chǎn)品怎樣？與我無(wú) 關(guān)，那就不能做好

7、跟單員工作。 你就沒(méi)有主導(dǎo)意識(shí)。 有責(zé)：全局意識(shí)， 責(zé)任感，對(duì)一切負(fù)起責(zé)任。有方：有辦法，有主意，遇到問(wèn)題有解決 的能力有效：有效率，有結(jié)果。目標(biāo)要達(dá)到：所有工作以最終結(jié)果， 最終目標(biāo)作為我們的指導(dǎo)思想。 最終失敗了，就沒(méi)什么好說(shuō)的。 總之， 主導(dǎo)意識(shí)的你心中要裝著大目標(biāo)， 要有全局觀念， 每個(gè)人的工作只是 整個(gè)工作鏈中的一個(gè)部分。而不是以某一個(gè)人，一個(gè)部門(mén)來(lái)評(píng)定。因 此，在你的工作中，你心中要把別人（工作環(huán)節(jié)涉及到的人）看成是 自已的部下。（不是說(shuō)你就是領(lǐng)導(dǎo)，而是要給他們布置任務(wù)，明確目 標(biāo)，提供條件。你的目標(biāo)很明確：就是對(duì)最終結(jié)果負(fù)責(zé)。六 。跟單 員的素質(zhì)要求：（跟單員的訓(xùn)練） 跟單員的工

8、作性質(zhì)與特點(diǎn)決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求： （ 1） 分析能力。 分析出客戶的特點(diǎn)及產(chǎn)品的價(jià)格構(gòu)成，以利于報(bào)價(jià)。 （2） 預(yù)測(cè)能力。能預(yù)測(cè)出客戶的需求， 企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應(yīng)情況， 便于接單， 生產(chǎn)及交貨的安排。（ 3） 表達(dá)能力。善于用文字和語(yǔ)言與客戶溝通。 （ 4） 專(zhuān)業(yè)知識(shí)。對(duì)所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點(diǎn)， 來(lái)源及成分。知道產(chǎn)品的特點(diǎn)，款式，質(zhì)量。便于和客戶及生產(chǎn)人員 的溝通。（5） 與人共事的能力。與各部門(mén)的人員打成一片，使其自覺(jué)完成客 戶訂單。（ 6） 人際關(guān)系處理的能力。處理好與客戶，與上級(jí)，與同 事，與外單位人員的關(guān)系。 通過(guò)他們來(lái)完成自己想要做的事。 （7） 法 律

9、知識(shí)。了解合同法，票據(jù)法，經(jīng)濟(jì)法等與跟單工作有關(guān)的法律知識(shí)。 做到知法，守法，懂法，用法。 （8） 談判能力。有口才，有技巧。（ 9） 管理與推銷(xiāo)能力。對(duì)外推銷(xiāo)高手。對(duì)內(nèi)管理行家。 （10） 物流 知識(shí)。了解運(yùn)輸，裝卸搬運(yùn)，保管，配送，報(bào)關(guān)等知識(shí)。七跟單員的工作內(nèi)容及知識(shí)， 技能要求：跟單員的工作內(nèi)容主要有： 外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單，物料采購(gòu)跟單，生產(chǎn)過(guò)程跟單，貨物運(yùn)輸跟單及客戶 聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待） 。1.出口貨物跟單；（外貿(mào)業(yè)務(wù)跟進(jìn)） 了解基本外貿(mào)知識(shí)：（談判，報(bào)價(jià)， 接單，簽合同 等等）?；A(chǔ)外語(yǔ)及函電往來(lái)。2 . 物料采購(gòu)跟單。（業(yè)務(wù)跟進(jìn)）懂營(yíng)銷(xiāo)，懂產(chǎn)品。 （物料，性能，使 用，保養(yǎng)）3 . 生

10、產(chǎn)過(guò)程跟單（生產(chǎn)進(jìn)度跟進(jìn)）懂生產(chǎn)，懂管理，懂溝通。4 . 貨物運(yùn)輸跟單（出貨跟進(jìn)）貨物運(yùn)輸知識(shí)， （運(yùn)輸工具，方法，配 柜）及了解報(bào)關(guān)知識(shí)。5.客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤 （客戶接待）：了解對(duì)客戶的管理， 懂國(guó)際禮儀知識(shí)：八跟單員工作的重要性：企業(yè)之生存與發(fā)展都是以訂單為主線的。 跟單工作是一個(gè)企業(yè)的主生命線和管理制高點(diǎn)。 而作為訂單的跟進(jìn)者 跟單員的工作跨越了企業(yè)運(yùn)作的每個(gè)環(huán)節(jié)， 它是企業(yè)內(nèi)各部門(mén)之 間及企業(yè)與客戶之間相互聯(lián)系的中心區(qū)紐和橋梁， 是一個(gè)企業(yè)的窗口 和門(mén)戶。從圖表我們可以更清楚地得到論證： 跟單員工作部門(mén)關(guān)聯(lián)圖：（P。4）跟單員：對(duì)外：業(yè)務(wù)部門(mén)（國(guó)內(nèi)，國(guó)外貿(mào)易部， ）客戶 （國(guó)內(nèi)，國(guó)外 客戶

11、，外貿(mào)公司，中間商） 運(yùn)輸（海運(yùn)，空運(yùn)，汽運(yùn)，鐵路運(yùn)輸，集裝箱，快遞公司）政府 / 金 融（海關(guān)，銀巷，稅務(wù)，商檢，保險(xiǎn)）對(duì)內(nèi)：計(jì)劃 / 物料（生產(chǎn)計(jì)劃，物料進(jìn)度，報(bào)價(jià)） 制造部門(mén)（生產(chǎn)進(jìn)度，樣品制造）技術(shù) / 品管（產(chǎn)品規(guī)格，新品開(kāi)發(fā)， 估價(jià)，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)）財(cái)務(wù)/ 資財(cái)（出貨管制，成品倉(cāng)，準(zhǔn)確報(bào)價(jià)，包裝防護(hù)，匯率結(jié)算） 行政部門(mén)（派車(chē)，放行，報(bào)關(guān)，船務(wù)）跟單員工作流程關(guān)聯(lián)圖： （ P。5）客戶訂單處理中心訂單訂單處理中心生產(chǎn)部門(mén) 生產(chǎn)計(jì)劃采購(gòu)部(庫(kù)存查詢) (出貨傳票)供應(yīng)商進(jìn) 料倉(cāng)庫(kù)生產(chǎn)轉(zhuǎn)換倉(cāng)庫(kù)出庫(kù)第二講外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單本 章要點(diǎn)：接單與審單進(jìn)出口貨物的基本程序外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進(jìn)行貨 物的進(jìn)出口交

12、易。 我們分別來(lái)了解一下出口貨物跟單和進(jìn)口貨物跟單 的基本程序及跟單員所要做的工作。 貨物的出口交易有二種形式， 一 種通過(guò)外貿(mào)公司出口， 另一種是自營(yíng)出口。 跟單員對(duì)出口貨物的跟單 工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。 一接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書(shū)面形式并不 限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱(chēng)，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù) 量，價(jià)格，交貨和支付等交易條件的書(shū)面文件，包括買(mǎi)賣(mài)雙方為達(dá)成 交易而交換的信件，電報(bào)或電傳，都足以構(gòu)成書(shū)面合同。 1下單方式：客戶下單的方式有：通過(guò)電話， Fax, Email 或書(shū)面合 同等方式。 2接單的途徑：交易會(huì)，出訪，出國(guó)參展，邀請(qǐng)

13、客戶來(lái)訪，利用我 們的網(wǎng)站，等等。 3接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒(méi)有特定的限制，最 常見(jiàn)的是：(1) 合同：(CONTRACT合同有銷(xiāo)貨合同(SALES CONTRA)和購(gòu) 貨合同(PURCHASE CONTRAC前者由賣(mài)方草擬，后者由買(mǎi)方草擬。(2) 確認(rèn)書(shū)；(CONFIRMATION它比合同要簡(jiǎn)化些。對(duì)異議，仲裁， 不可抗力等條款都不列入。 它也有銷(xiāo)貨確認(rèn)書(shū) (SALESCONFIRMATIO)N 和購(gòu)貨確認(rèn)書(shū)(PURCHASEONFIRMATION這種格式的合同一般適用 于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同 用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。還

14、有協(xié)議書(shū)，意向書(shū)，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國(guó)外直 接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則 算默認(rèn)。4接單的程序： 接單的程序可分為詢盤(pán)，發(fā)盤(pán)，還盤(pán)和接受四個(gè)環(huán) 節(jié)。(1) 詢盤(pán)：(INQUIRY又叫詢價(jià)。( 2) 發(fā)盤(pán)：( OFFER 又叫發(fā)價(jià)。是買(mǎi)方或賣(mài)方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易 條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。 在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤(pán)通常是一方在收到對(duì)方的詢盤(pán)后作出的。(3) 還盤(pán)：(COUNTER-OFFER叫還價(jià)。(4) 接受(ACCEPTANCE?方或賣(mài)方同意對(duì)方在發(fā)盤(pán)中提出的各項(xiàng) 交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易， 訂立合同的一種

15、確定的表示 二審單：即審核合同1 審單內(nèi)容：確認(rèn)產(chǎn)品名稱(chēng)，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方 式，包裝要求，交貨期，交貨方式。2審單方法：( 1 )產(chǎn)品名稱(chēng)，規(guī)格： 審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上 號(hào)？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱(chēng)的代碼同時(shí)也代表了規(guī)格。 （2）質(zhì)量： 也稱(chēng)品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。 在國(guó)際貨物買(mǎi)賣(mài)中， 貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件， 也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條 件。（ 3） 數(shù)量：應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥， 其計(jì)量單位， 重量以及約數(shù)有 何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約” ，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。 國(guó)際上對(duì)約字的

16、含義解釋不一。有的認(rèn)為是2。 5%，有的認(rèn)為是 5%。按跟單信用證統(tǒng)一慣例 ，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過(guò) 10%的增減幅度。（4）單價(jià)，總額的審查：1 客戶下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出， 我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否 對(duì)？總額有沒(méi)有加錯(cuò)？ 新客戶下單，要查看我們給他的報(bào)價(jià)。2 通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是 要用在國(guó)際上流通的硬貨幣。 （英鎊，港幣，歐元）（5）價(jià)格條款的審查： 出口貨物的單價(jià)條款，也稱(chēng)價(jià)格術(shù)語(yǔ)，常用的有：FOB船上交貨價(jià)（指裝運(yùn)港的價(jià)格條件）C&F （Freight or Carriage Paid to .）運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交CIF 成

17、本+保險(xiǎn)費(fèi) +運(yùn)費(fèi)（指目的港）價(jià)格常用的FOB CFR CIF幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下:(1) FOB價(jià)格換算為其它價(jià):CFR價(jià) = FOB價(jià)+運(yùn)費(fèi)FOB價(jià) +運(yùn)費(fèi)CIF 價(jià) = 1 - 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成(2) CFR價(jià)格換算為其它價(jià)：FOB價(jià) = CFR價(jià)-運(yùn)費(fèi)CFR價(jià)CIF 價(jià) = 1 -保險(xiǎn)費(fèi)率X投保加成( 3) CIF 價(jià)格換算為其它價(jià)：FOB價(jià) = CIF價(jià)X (1 -投保加成X保險(xiǎn)費(fèi)率)-運(yùn)費(fèi)CFR價(jià) = CIF價(jià)X ( 1 -投保加成X保險(xiǎn)費(fèi)率)( 6 )付款方式審查：1. 付款方式是否能接受？ LC ，付定金，等等。2. 支付的貨幣能否接受？7）包裝要求的審查： 1

18、工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？2 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？3 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說(shuō)明 書(shū)） 內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織 袋。最主要是嘜頭印刷。 （8）交貨期的審查（ 1） 跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨物， 并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限，而不是某個(gè)具體日期。期 限有長(zhǎng)有短?？梢允?2 周，3 周，或一個(gè)月，二個(gè)月，一個(gè)季度或更 長(zhǎng)。（9）交貨方式的審查： 運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付， 客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi)，盡量用海運(yùn)。如報(bào)的價(jià)

19、是連同海運(yùn) 價(jià)，而客戶要求空運(yùn) （趕銷(xiāo)售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi) 用。關(guān)于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。1 寄目錄，樣本：2 準(zhǔn)備樣品。1） 工廠現(xiàn)有的款式（ 2 ） 新款（ 3） 客戶來(lái)樣。要領(lǐng)：無(wú)論老品，新品，還是客戶來(lái)樣， 樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。 特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。 跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣 品，以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣。在國(guó)際貿(mào)易中，憑樣品成交的 比重很大。作為跟單員，我們要做到： （1） 有完整的產(chǎn)品資料，主 動(dòng)進(jìn)行宣傳。（ 2） 新品的成本，價(jià)格要進(jìn)行核算。（ 3） 新品的制作要留有實(shí)樣。（ 4） 客戶的來(lái)樣要保存好原樣。三形式發(fā)票：

20、 PROFORMINAVOICE 買(mǎi)方為了向其本國(guó)當(dāng)局申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯， 在未成交前要求 出口方將擬出售成交的商品名稱(chēng)， 規(guī)格，價(jià)格等條件開(kāi)立的一份參考 性發(fā)票。 這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用， 對(duì)雙方都無(wú)最終 約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。 形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。 （收貨人，合同號(hào)，形式發(fā) 票號(hào)，開(kāi)出日期）。 產(chǎn)品信息 （品名，數(shù)量，價(jià)格，交貨期） 。合同 條款 （價(jià)格條款，付款方法） 。此外，提供我們的銀行資料以便客戶 開(kāi)證或匯款。注意幾點(diǎn)：1 . 單價(jià)條款要明確 （FOB, CFR, CIF ）2 . 交期要明確3 . 付款條件

21、要明確 （LC, TT ）四出口貨物跟單的基本程序： 出口貨物跟單是跟單員對(duì)履行合同的 跟進(jìn)。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂 倉(cāng)，( 報(bào)關(guān)，報(bào)驗(yàn)，裝船 ) ，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括 為：(1). 籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時(shí)，按質(zhì)，按量地備好貨 物。(2) .催審單證：大多數(shù)的支付方式是 L/C。對(duì)安全收匯有保障，因它 是銀行信用。 只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。 跟單員應(yīng)對(duì)以 L/C 為支付方式的合同進(jìn)行催證， 審核和修改的跟蹤工 作。催證：貨物快完成時(shí)， 要催證。審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)， 但在范圍和內(nèi)容上有所不同。 銀

22、行從政策面上， 開(kāi)證的國(guó)家有無(wú)貿(mào)易 往來(lái)？開(kāi)證行的資信？公司審開(kāi)證人和受益人對(duì)否？ L/C 的貨物和金 額與合同是否相同？裝期？特別條款？ 改證：審證后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫(xiě)錯(cuò) 誤。要求對(duì)方修改，一份L/C,可能有幾處問(wèn)題，我們要一一指出， 一次性修改。(3) . 訂倉(cāng)裝船： 貨物備妥, L/C 沒(méi)問(wèn)題后, 我們就要進(jìn)入到出貨裝柜, 租船訂倉(cāng)和裝船的階段。按 CFR和CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉(cāng) 和裝船的手續(xù)。首先：出貨裝柜：(P。28)跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這 當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇,制作裝箱單,跟蹤裝柜等。A. 貨柜選擇：（P。29）根據(jù)貨物的

23、不同而選擇不同的貨柜。常用的 有：20'29 - 30 立方/17.5 噸 40'58 - 61 立方 122.5 噸 40' H68 - 71 立方/27.5 噸B. 制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括 出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號(hào)， 嘜頭等。C. 跟蹤裝柜：（P。31 ）出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的 準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門(mén)安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝， 指導(dǎo)貨物的擺放。如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱 放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。（4）制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。A.

24、 制單：貨物裝船后，跟單員要及時(shí)按 L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容 制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。 出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證， 商檢證，保險(xiǎn)單等。B. 結(jié)匯：如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時(shí)送交了銀行，我們就可 及時(shí)收到貨款了。單據(jù)要求：正確，完整，及時(shí)，簡(jiǎn)明，整潔五.進(jìn)口貨物跟單的基本 程序：（1）就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行。其程序?yàn)椋鹤獯唫}(cāng)，申請(qǐng) 開(kāi)證，催交裝運(yùn)，辦理保險(xiǎn)，商檢報(bào)關(guān)及接貨驗(yàn)收等。第三講物料采購(gòu)及物料進(jìn)倉(cāng)跟蹤這一章里， 我們要掌握： 物料采購(gòu)跟 單的基本要求物料采購(gòu)跟單的原因物料采購(gòu)跟單的流程物料采購(gòu)跟 單的方法策略物料采購(gòu)

25、跟單是指跟單員按采購(gòu)訂單所載明的物料， 品 名，規(guī)格，數(shù)量及交期更進(jìn)行跟蹤。目的：滿足企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)對(duì)物料 的需求，在必要的時(shí)候，獲得必要的物料，避免停工待料。一采購(gòu) 跟單的基本要求：適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀?點(diǎn)，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格。 （適時(shí)，適質(zhì)，適地，適量， 適價(jià)）二物料采購(gòu)跟單的原因：以下原因造成我們要對(duì)物料進(jìn)行跟 催：（1） 供應(yīng)商方面的原因：由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及 時(shí)，而使我們必須跟單的原因有： 超過(guò)產(chǎn)能的接單和超過(guò)技術(shù)水準(zhǔn)的 接單。制程管理不良，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來(lái)自低 工資的員工工作效率低，完不成。等原因。 （2） 企業(yè)方面

26、的原因： 供應(yīng)商的選定有誤， 對(duì)他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足。 所要求的品質(zhì)沒(méi)說(shuō) 清楚。價(jià)格的決定很勉強(qiáng)。進(jìn)度的掌握和督促不力。下訂單到過(guò)遠(yuǎn)的 地方。（ 3） 溝通方面的原因：信息交換不及時(shí)。三 . 物料采購(gòu)跟單流程：（ 1） 制作訂購(gòu)單 :跟單員接到所需部門(mén)的請(qǐng)購(gòu)單， 要制成訂購(gòu)單傳給供應(yīng)商。 制訂購(gòu)單 時(shí)注意：審查請(qǐng)購(gòu)單。熟悉訂購(gòu)的物料，價(jià)格確認(rèn)，確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 確認(rèn)物料需求量，制定訂單說(shuō)明書(shū)，發(fā)出訂購(gòu)單。 （制作采購(gòu)單 P。 26），將要采購(gòu)的物料名稱(chēng)，規(guī)格型號(hào)，數(shù)量，價(jià)格。交期等要求表 達(dá)清楚。采購(gòu)單經(jīng)審核無(wú)誤后發(fā)給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字回傳。（2）訂單跟蹤 對(duì)長(zhǎng)期合作的，信譽(yù)好的供應(yīng)商可

27、以不進(jìn)行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟 蹤原材料，跟蹤加工過(guò)程，跟蹤組裝總測(cè)，跟蹤包裝入庫(kù)。 （3）物料 檢驗(yàn) 確定檢驗(yàn)日期，通知檢驗(yàn)人員，進(jìn)行物料檢驗(yàn)，處理檢驗(yàn)問(wèn)題（4） 物料進(jìn)倉(cāng) 協(xié)調(diào)送貨，協(xié)調(diào)接受，通知送貨，物料入庫(kù)，處理接受問(wèn)題四物料 采購(gòu)跟單的方法策略： 催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時(shí)候送達(dá)所采 購(gòu)的物料，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本降低。1 催單的方法：（1）按訂單跟催。按訂單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。 有：聯(lián)單法：將訂購(gòu)單按日期順序排列好，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。 統(tǒng)計(jì)法：將訂購(gòu)單統(tǒng)計(jì)成報(bào)表，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。跟催箱：制 作一個(gè) 31 格的跟催箱，將訂購(gòu)單依照日期順序放入跟催箱，每天跟

28、催相應(yīng)的訂單。（ 2） 定期跟催。于每周固定時(shí)間，將要跟催的訂單整理好，打印成 報(bào)表定期統(tǒng)一跟催。第四講生產(chǎn)跟蹤：（生產(chǎn)過(guò)程跟單）本章要掌握：生產(chǎn)過(guò)程跟單的基 本要求生產(chǎn)過(guò)程跟單的流程生產(chǎn)過(guò)程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn) 度能否滿足定單的交貨期， 產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn)， 因此跟單員要深入 企業(yè)的生產(chǎn)車(chē)間查驗(yàn)產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)處理。 因?yàn)樯a(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單即時(shí)交貨及按訂單 約定的質(zhì)量交貨。所以我們要深入到生產(chǎn)線，查看進(jìn)度，查看質(zhì)量。 一生產(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求：1 按時(shí)交貨：要使生產(chǎn)進(jìn)度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推 遲。按時(shí)交貨跟單的要點(diǎn)：2 按質(zhì)交貨：生

29、產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。 二生產(chǎn)過(guò)程跟單的流程：1 下達(dá)生產(chǎn)通知書(shū)。跟單員接到客戶訂單后， 應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。 通知單要明確客 戶所訂產(chǎn)品的名稱(chēng)，規(guī)格型號(hào)，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。2 分析生產(chǎn)能力生產(chǎn)通知單下達(dá)后， 要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。 能否按期，按質(zhì)地交貨。 如不能應(yīng)采取什么措施？要不要外包？3制定生產(chǎn)計(jì)劃： 生產(chǎn)計(jì)劃的制定及實(shí)施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。 跟單員要協(xié)助 生管人員將訂單及時(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。4. 跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度（ 1） 生產(chǎn)進(jìn)度控制流程：（2） 生產(chǎn)進(jìn)度控制作業(yè)程序（ 3） 生產(chǎn)進(jìn)度控制重點(diǎn)：A.實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度發(fā)生差異，要找原因。通常有下列原因：1 原計(jì)

30、劃錯(cuò)誤2. 機(jī)器設(shè)備有故障3. 材料沒(méi)跟上。4. 不良率和報(bào)廢率過(guò)高5. 臨時(shí)工作或特急訂單的影響。6. 前制程延誤的累積7. 員工工作情緒低落，缺勤或流動(dòng)率高（ 4） 跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單：有：生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表，生產(chǎn)進(jìn)度差異分析表，生產(chǎn)進(jìn)度控制表，生產(chǎn)異常 處理表，生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表。5. 交期延誤： 如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是 協(xié)商，我們可承擔(dān)部分費(fèi)用將貨出去。二就只好取消訂單了。6. 我們?cè)偬嵋幌掠嘘P(guān)訂單的更改問(wèn)題： 客戶對(duì)已下的訂單因市場(chǎng)變化會(huì)有更改，有數(shù)量上的， （或增加，或 減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或 推遲）。接到客戶要

31、求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的 貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒(méi)按排，問(wèn) 題不大。如已按排了部份，要進(jìn)行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原 數(shù)量采購(gòu)了材料，通用的問(wèn)題不大。但如是專(zhuān)用的，客戶要承擔(dān)部份 費(fèi)用。對(duì)交期：如要提前，我們要根據(jù)實(shí)際情況說(shuō)。如要推遲，時(shí)間 短，問(wèn)題不大，但如要延遲很長(zhǎng)，那倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)，損耗費(fèi)要承擔(dān)。第五講 貨物運(yùn)輸跟單本章要點(diǎn)： 出口貨物的跟單流程進(jìn)口貨物的跟單流程集 裝箱貨物運(yùn)輸?shù)母鷨瘟鞒特涍\(yùn)單證的繕制貨物的通關(guān)與報(bào)關(guān)。 貨物運(yùn) 輸主要有海運(yùn)，空運(yùn)，鐵路， ，陸運(yùn)，集裝箱。出口貨物使用最廣泛 的是海運(yùn)和集裝箱運(yùn)輸。 跟單員的主要工作是制作貨運(yùn)單據(jù)

32、， 協(xié)助報(bào) 關(guān)員進(jìn)行貨物的通關(guān)與報(bào)關(guān)。 貨物運(yùn)輸跟單流程： 跟單流程隨貨物運(yùn) 輸方式的不同而有所區(qū)別。我國(guó)進(jìn)出口貨物運(yùn)輸?shù)姆绞酱蠖嗖捎煤?運(yùn)，并用集裝箱為承載容器。這里我們講三種貨物運(yùn)輸?shù)母鷨瘟鞒蹋?1 海運(yùn)出口貨物的跟單流程： 視貿(mào)易條件的不同而不同， FOB 成 交，出口方不要租船訂倉(cāng)。CNF二CFRB 口方不要辦保險(xiǎn)。CIF出口方 要租船訂倉(cāng)還要辦保險(xiǎn)。我們出口都希望用 CIF成交。（ 1） 報(bào)驗(yàn)：收到 LC 或貨款，審核無(wú)誤后，貨也備好，向商檢機(jī)構(gòu) 申報(bào)。（ 2） 租船訂倉(cāng)：與船公司或貨代聯(lián)系。（3）辦保險(xiǎn)：CIF價(jià)，我們要投保（4）貨物集港： 出口單位要在船公司通知的時(shí)間內(nèi)將貨物發(fā)運(yùn)到港 區(qū)內(nèi)的指定貨場(chǎng)或倉(cāng)庫(kù)。 （ 5） 報(bào)關(guān)：貨物集港后，我們應(yīng)在裝船前 24 小時(shí)向海關(guān)辦理申報(bào)手續(xù)。（ 6） 裝船：憑蓋有海關(guān)放行章的裝貨單，貨物可裝船。（ 7） 發(fā)裝船通知： 貨物裝船后， 即向收貨人發(fā)裝船通知。 內(nèi)容包括：LC或SC號(hào)，品名，數(shù)量，金額，船名，開(kāi)航日期等。（ 8） 支付運(yùn)費(fèi)：（ 9） 退關(guān)：已完成報(bào)關(guān)手續(xù)放行的貨物，因特別情況，如無(wú)艙位， 貨短少。不能裝船，要向海關(guān)申報(bào)退回，退關(guān)貨物應(yīng)在運(yùn)輸工具結(jié)關(guān) 之前或自退運(yùn)之日起三天內(nèi)辦理手續(xù)。2 海運(yùn)進(jìn)口貨物的跟單流程：也視貿(mào)易條件不同而有不同。CIF CFF條件進(jìn)口，由出口方租船訂艙。 我們進(jìn)口貨物大都按FO