商場營運手冊

1、商場營運手冊目 錄  前言 .1 第一節(jié) 營運管理政策及目標. 2 一. 基本理念. 2 二. 政策目標/管理宗旨 .2 第二節(jié) 組織與功能設(shè)置 .3-5 一. 功能組織架構(gòu)及說明 .3 第三節(jié) 完善的商場管理制度. 6-16 一. 市場調(diào)查. 6 二. 商場特質(zhì)的分析. 6 三. 營運方式 .7 四. 硬件配合 .11 五. 如何選擇適合的租客. 11 六. 市場推廣 .12 七. 交樓程序 .16 前言 成都xx假日廣場是實業(yè)有限公司投資開發(fā)的集購物、休閑、餐飲、娛樂、文化、辦公于一體的都市精華商業(yè)區(qū)。地處。以國內(nèi)外實力強勁的品牌廠商為主要招商對象, 並以全出租形式獨立經(jīng)營?？偨?/p>

2、築面積約10萬 平方米，商業(yè)步行街9條，商鋪約600個，3000平方米的中央廣場，4000平方米xx城市廣場，1200平方米方尖碑廣場，停車位近800個。為了維持廣場優(yōu)良的質(zhì)素, 擁有一套完善優(yōu)質(zhì)的營運手冊是必須的。 第一節(jié) 營運管理政策及目標 一. 基本理念 本案之經(jīng)營管理概念為本著小心計劃成本及為商戶及消費者創(chuàng)造最理想的營運環(huán)境為原則,並透過長期不斷的改進和提昇, 使廣場的收益和投資潛質(zhì)得以達至極限。而此種投資管理的哲學(xué), 使開發(fā)商能充份保障其不動產(chǎn)之權(quán)益,不單使其保值,更能使其增值。而通過此理念, 使商戶及消費者能享受高質(zhì)素及優(yōu)良經(jīng)營管理之產(chǎn)業(yè)基地。 二. 政策方針及目標 成都xx假日廣

3、場的營運管理政策方針為“管商一體,整體對外,以管促銷, 共創(chuàng)品牌”。希望廣場內(nèi)各商家及廠家能在“自主、平等、監(jiān)督、互利”的原則下, 以廣場為整體,對消費者提供“一條龍”的信譽保証。所以顧問有限公司會定期對內(nèi)及對外作出一系列統(tǒng)一的宣傳及速銷活動,與及劃一廣場的營業(yè)時間和規(guī)則, 使其統(tǒng)一的形象更為穩(wěn)固。 第二節(jié) 組織與功能設(shè)置 一. 功能組織架構(gòu)及說明 由於成都xx假日廣場屬綜合型物業(yè),並為成都市內(nèi)少有，集中外精品于一體的產(chǎn)業(yè)基地,所以其功能組織、人員架構(gòu)及組織務(wù)必須互相配合,以達到以最有效之成本控制提供多元化之功能。建議之功能組織如下:- 成都xx假日廣場 功能組織 成都xx假日廣場 功能組織

4、1.0 總經(jīng)理室 主要負責(zé)策劃整個廣場之業(yè)務(wù)原則及營運策略,督導(dǎo)各部門之業(yè)務(wù)運行, 以符合公司政策; 並直接向開發(fā)商報告有關(guān)營運情況。 2.0 市場部 主要負責(zé)廣場之市場管理策劃及對外媒體和對內(nèi)租客的聯(lián)絡(luò)及溝通。以協(xié)助廣場在市場定位,主要功能包括企劃部及公共關(guān)係部。 2.1 企劃組 主要透過定期的內(nèi)部推廣,對外的統(tǒng)一宣傳及建立員工的形象以確立商場的統(tǒng)一化形象。從而協(xié)助廣場招商及促銷。 2.2 公共關(guān)係組 主要負責(zé)搞好業(yè)主和組戶的關(guān)係及廣場與外界媒體的關(guān)係。公共關(guān)係部的作用有如一條橋樑,對內(nèi)她可以代表業(yè)主去與租客溝通, 並將租客的意見向業(yè)主反映, 從而維繫大家的良好關(guān)係。 對外,她充當(dāng)廣場的發(fā)言

5、人及聯(lián)絡(luò)人,把廣場的動態(tài)傳達于外界媒體。 3.0 租戶管理部 主要透過租務(wù)管理部及客戶服務(wù)部分別處理廣場內(nèi)的各種租務(wù)事宜及一般客戶服務(wù)事宜。 3.1 租務(wù)管理部 主要負責(zé)租戶租約的一般管理及關(guān)係之維持,租戶守則及行為之協(xié)?#123;及執(zhí)行。在租戶租約的管理方面,租務(wù)管理部會處理日常收租、催收租戶帳項、續(xù)租及招租等事宜。而在執(zhí)行租戶守則方面,租務(wù)管理組會確保租戶遵守有關(guān)租約條款,以有效地管理廣場的營運模式。 3.2 客戶服務(wù)部 負責(zé)處理廣場內(nèi)一般客戶服務(wù),如失物認領(lǐng)、救援、諮詢及突發(fā)事件處理及客戶投訴等事宜。另方面與租戶保持聯(lián)絡(luò),以滿足租戶的需要, 如作貨物搬運安排等。 4.0 行政及財務(wù)部 主

6、要負責(zé)執(zhí)行廣場之財務(wù)營運及行政人事管理,包括廣場的營運預(yù)算、成本控制,每月財務(wù)報告之制定;員工之招聘、入職、薪津;整及人員培訓(xùn), 從而為廣場管理措施上訂立完善的系統(tǒng)。 4.1 財務(wù)部 負責(zé)制定適合市場需要之營運預(yù)算,每月會計賬目之編制財務(wù)報表及稅務(wù)之處理。 4.2 行政及人事部 負責(zé)定期檢討公司之人員及物料資源, 以制定適當(dāng)之人員架構(gòu), 薪津標準及採購程序。另外負責(zé)編訂及安排各級員工之入職訓(xùn)練、崗位訓(xùn)練, 以保持各人員之素質(zhì)。 第三節(jié) 完善的廣場管理制度 完善的廣場管理制度所包括的範(fàn)圍甚為廣泛,在物業(yè)出租前後,總物業(yè)經(jīng)理都需要處理各種事宜,市場調(diào)查、廣場特質(zhì)的分析、營運分析、選擇合適

7、的租客、市場推廣等等。 一. 市場調(diào)查 市場調(diào)查的目的是透過各種市場分析去找出廣場是否適合這個區(qū)域, 各種市場分析如下: 1) 人口的年齡及收入 2) 該區(qū)的經(jīng)濟概況 3) 市民的生活習(xí)慣 4) 消費者的消費模式, 購買產(chǎn)品的能力及意j 5) 該區(qū)同業(yè)的競爭程度 透過以上的分析,我們可以找出該區(qū)的供與求,從而知道在該區(qū)設(shè)立 商場是否可行。並且可以根據(jù)該區(qū)分析所得的特質(zhì),以迎合市場的要求。 二. 廣場特質(zhì)的分析      總物業(yè)經(jīng)理可透過實景巡察物業(yè),研究其設(shè)計及配套設(shè)施之優(yōu)劣,與區(qū)內(nèi)同類型物業(yè)比較,從而知道本身廣場的優(yōu)點及缺點,再而訂立一套適用

8、於日後長遠維修工程的計劃。 另一方面,我們可以透過租金分析去得出商場在市內(nèi)的定位,並作為日後租金調(diào)整的指標。 要有效的對廣場特質(zhì)作出分析,物業(yè)經(jīng)理需要一份運作手冊,當(dāng)遇到問題時能夠作出即時的回應(yīng)。運作手冊的內(nèi)容如下:- 1) 廣場平面圖, 列出各租客位置及其公司名稱 2) 每單位的室內(nèi)設(shè)計圖, 列出傢俬放置的位置 3) 租戶聯(lián)絡(luò)資料表(參考附件) 4) 租約總綱表(參考附件) 5) 特別條款 6) 物業(yè)資料總綱表及內(nèi)容 7) 管理員工聯(lián)絡(luò)資料表(參考附件) 8) 各承辦商的聯(lián)絡(luò)資料表(參考附件) 三. 營運方式 廣場的營運方式基本上可分為兩大類; 第一類是單一業(yè)主全出租的模式, 第二類是業(yè)權(quán)分

9、散的多業(yè)主模式。而在單一業(yè)主,全出租的模式下又分為獨立收銀及中央收銀兩種營業(yè)模式。所以總括來說,我們可以從全出租獨立收銀,全出租中央收銀及多業(yè)主等營運方式中選出適合廣場的運作模式。 3.1 單一業(yè)主全出租方式     單一業(yè)主全出租的意思是全個廣場的業(yè)權(quán)都只屬於一個大業(yè)主, 而全部單元都是出租的。這個營運方式的優(yōu)點與缺點分析如下:- 優(yōu)點 缺點 1) 易於保持統(tǒng)一的形象 由於廣場內(nèi)所有單元商戶都是租客,大業(yè)主可以確保各租客都遵守租戶手冊內(nèi)的規(guī)則及受有關(guān)租約內(nèi)的條款的約束,有效地控制各商戶的經(jīng)營範(fàn)圍及銷售貨品,以確保各商戶不會影響廣場的統(tǒng)一形象。 1) 須

10、長期參與投資 雖然發(fā)展商有定期的租金收入, 但是數(shù)額不大, 很難於短時間內(nèi)回本。不似得將廣場出售般可以在短時間內(nèi)回本。 2) 方便業(yè)權(quán)轉(zhuǎn)讓 由於是單一業(yè)主的關(guān)係, 業(yè)主可以隨時將整個廣場出售或分開個別單元出售。 2) 容易受市場影響 由於物業(yè)的租金是由市場去釐定的, 而廣場是以全出租形式運作,所以租金的收入及廣場的空置率十分受市場因素所影響, 直接影響廣場的營運。 3) 較為保值 因為廣場是固定產(chǎn)投資。除非市場經(jīng)濟經(jīng)歷十分大的變化, 否則物業(yè)價值不會有重大的改變。換言之,該等投資也較為保值。 3.2 全出租獨立收銀方式     採用獨立收銀方式營運代表著各商戶的財

11、政是獨立的,日常收益都是由各租戶自己處理。所以業(yè)主要於每月向各商戶收取定額租金。 優(yōu)點 缺點 1) 前期設(shè)施投入較少 由於各公司財政獨立,廣場內(nèi)不需設(shè)置中央收銀臺及電腦設(shè)備等輔助中央收銀的設(shè)施, 所以前期的投資會較中央收銀方式為少。 1) 交租所需時間較長 由於中央收銀系統(tǒng)會先將所有商戶的收入集合,經(jīng)扣除每月租金後再於一段時間內(nèi)發(fā)還各商戶,所以營運公司在收取租金方面會較為快捷。 而使用獨立收銀營運方式就沒有這個優(yōu)點。商戶有更大的自主權(quán)去決定財政的運用,導(dǎo)致交租時間會有所延長。 2) 轉(zhuǎn)租程序較簡便 由於各租戶的財務(wù)是獨立的, 舊租戶離開時不會與大業(yè)主或營運公司再有錢銀瓜葛。而新租戶起

12、租時亦不需要花大量時間去重新設(shè)定及連接中央收銀臺及有關(guān)系統(tǒng)及辦理有關(guān)額外手續(xù)。 2) 形象不統(tǒng)一 廣場內(nèi)各商舖有如獨立的個體, 各自為政,容易造成惡性的競爭。這樣會嚴重影響廣場所希望凝造的統(tǒng)一性,削減商場的吸引力。 3) 招租賣點 財務(wù)獨立可以用作我們招租時的賣點, 因為各用戶都可以靈活處理自己的財務(wù)安排, 商戶可以有更大的自由度去選擇何時付租。 3.3 全出租中央收銀     全出租中央收銀的營運形式就如百貨公司的營運形式。其特色是全個廣場各商戶的收入由中央處理,即是由各個中央收銀臺收銀,商戶沒有獨自收銀的權(quán)利。收入經(jīng)營運公司扣除租金後於一段指定時間內(nèi)會發(fā)還給商

13、戶。 優(yōu)點 缺點 1) 營運公司財務(wù)安排容易 由於所有廣場收益會先經(jīng)活寶管理顧問有限公司處理, 所以絕少出現(xiàn)呆壞賬的問題。穩(wěn)定的收入可以減少營運公司用于追收租金方面的支出及不必要的財務(wù)安排。 1) 前期投資大 由於實行中央收銀系統(tǒng)需要設(shè)立多部中央收銀臺及電腦設(shè)施, 所以前期投資會較獨立收銀形式為大。 2) 容易安排全商場性的大減價 當(dāng)活寶管理顧問有限公司舉辦全廣場性的大減價速銷時,可以較為方便及快捷。只須活寶管理顧問有限公司與各租戶達成共識後,便直接在中央收銀系統(tǒng)處理減價事宜,省卻各商戶的工作及各商戶間銜接的問題。 2) 轉(zhuǎn)租時程序較為煩瑣 現(xiàn)代化的中央收銀系統(tǒng)需要將租戶的各樣貨品編條碼。當(dāng)轉(zhuǎn)

14、租時營運公司需要把舊的資料從中央收銀系統(tǒng)移除並加入新租戶的貨品資料。這程序增加了轉(zhuǎn)租的煩複性。 3) 難以尋找租戶合作伙伴 由於商戶的收益會先經(jīng)過活寶管理顧問有限公司處理及扣除租金後才可以較交到商戶的手中, 所以商戶運用及處理自己財務(wù)的靈活性會大為降低, 給人一個干預(yù)內(nèi)政的感覺, 這樣會直接影響商場招租的吸引力。 4) 一定要以百貨公司攤位形式運行 要以中央收銀形式營運, 廣場內(nèi)的佈局必須要設(shè)計成百貨公司的開放式攤位為可行。 3.4 多業(yè)主營運方式 當(dāng)大業(yè)主或開發(fā)商將業(yè)權(quán)分散賣給個別商戶,廣場的業(yè)權(quán)就會被分散, 最終開發(fā)商可能會不再擁有廣場的業(yè)權(quán)。 優(yōu)點 缺點 1) 建築投資成本回報快 由於廣

15、場各單元會賣給散戶, 開發(fā)商可以於短時間內(nèi)回本, 把資金運用于新的投資項目。 1) 難以維持商場的形象 有異於租用單元, 擁有業(yè)權(quán)的商戶不須遵守任何租戶守則及手冊內(nèi)容。不合作的商戶未必會尊重商場既定的統(tǒng)一化原則, 破壞廣場的形象。 2) 不須長期參予投資 開發(fā)商最終會賣掉所有單元, 不須要再參予廣場的營運、管理及維修。 2) 影響開發(fā)商的形象 由於開發(fā)商不再擁有該廣場的業(yè)權(quán)及管理權(quán), 廣場的服務(wù)質(zhì)素及管理質(zhì)素就難確保。這樣會直接影響大眾對開發(fā)商的印象。 四. 硬件配合     除了一個合適的營運方式,我們還需要提供足夠的硬件去配合以達到完善的廣場管理。由於本廣場的

16、保安、維修及清潔是由活寶管理顧問有限公司負責(zé)的,這裡提及的硬件主要是一些為滿足客戶而設(shè)的措施。 4.1 設(shè)置客戶服務(wù)/詢問處 由於廣場主要提供不同的服務(wù)及產(chǎn)品,在廣場內(nèi)找尋不同品牌及類型的產(chǎn)品有一定困難,大部份顧客也需要客戶服務(wù)員之幫助。故此,在廣場入口處設(shè)立客戶服務(wù)/詢問處便可直接及迅速地解答客戶之詢問。 4.2 設(shè)置商舖指引(directory) 為了方便廣場使用者及減輕客戶服務(wù)員之工作量,我們可以于每層設(shè)立顯眼及清晰之商舖指引。 4.3 設(shè)置指示牌 由於產(chǎn)品種類繁多,在廣場內(nèi)分開不同區(qū)域售買不同的產(chǎn)品如 . 等等,並增設(shè)指示牌於商場各顯眼位置,如電梯口等可以給予顧客一個清晰的指引去找尋目

17、的地。 五. 如何選擇適合的租客 選擇租客時,業(yè)主首先要謹慎分析和考慮那一類商品及服務(wù)才能吸引到市內(nèi)及市外的顧客郅電廣場消費。接著就要考慮如何將商戶組合以配合廣場的主題及希望塑造的形象, 統(tǒng)一產(chǎn)品集中地。 所以業(yè)主要選擇售賣受歡迎貨品的商舖,也要選擇售賣不普遍貨品的商舖。另外,一個大型有名氣的商戶對廣場的吸引力會大大提高。所以業(yè)主可以考慮與大型租客。 六. 市場推廣     對廣場而言,其中一項能夠影響其收入的因素就是各商戶的營業(yè)額,因為營業(yè)額直接影響租戶的交租能力和續(xù)租的可能性。所以活寶管理顧問有限公司應(yīng)制定一個周詳?shù)男麄魍茝V活動計劃,務(wù)求以消費者所關(guān)注的時事及

18、話題作主題, 配合多元化的活動種類、媒體及場地,推行宣傳活動吸引大眾前來廣場。 6.1 多元化 雖然廣場希望給大眾一個統(tǒng)一及集中的形象,但是在推廣方面絕不可以用單一的媒體及活動去宣傳。 6.1.1 活動多元化 靜態(tài) : 產(chǎn)品展覽、 常識展覽 動態(tài) : 遊戲比賽等 互動 : 各專題研討會 6.1.2 媒體多元化 電視 電臺、收音機 報章 期刊 傳單 電腦網(wǎng)絡(luò) 電子平面媒體 大樓內(nèi)大型廣告板 購物中心季度刊物、觀光手冊之印制 外廣場熒幕及廣告燈箱 6.1.3 場地多元化 戶外廣場 廣場中庭 廣場內(nèi)多個預(yù)留作活動的空間 廣場展覽廳 6.2 宣傳推廣活動預(yù)算計劃 廣場每年制定推廣預(yù)算計劃, 精心策劃各

19、項宣傳推廣活動。 6.2.1 預(yù)算分配 宣傳項目(30%) 活動項目(50%) 推廣促銷(20%) 6.2.2 宣傳項目(30%) 媒體宣傳 (a) 媒體宣傳 電視25% 電臺30% 報章20% 其他25% (b) 陳列  每年12次節(jié)日主題陳列  每年4次大型節(jié)目(春節(jié)、端午、中秋、聖誕)主題陳列 (c) 廣場刊物  每年4次季刊, 內(nèi)容環(huán)繞電腦廣場的活動及資訊  活動資料、預(yù)覽、報導(dǎo)  商品宣傳 新商品預(yù)覽 商戶介紹  電腦潮流資訊 公關(guān)活動  安排媒體採訪(定期及專題如千年蟲數(shù)位問題及流行電腦病毒問題項目期間) 安排團體參觀及購物(旅行團/教育機構(gòu)/公共團體) 6.2.3 活動項目(50%)  各類展覽 - 電腦、打印機、掃瞄器