----檔案室組織機構圖、崗位職責1

1、眾誠集團企業(yè)管理手冊A/0部 門 職 能 表部門名稱：檔案室部門職能：1. 負責貫徹執(zhí)行國家和公司上級機關有關檔案法律、法規(guī)；2. 負責實施檔案工作目標管理，不斷提高管理水平，掌握檔案的收集、整理、立卷、保 管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務工作情況。3. 負責全公司各部門檔案的接收、整理、裝訂、登記、分類、編號、上架、入庫保管、 鑒定、銷毀、統(tǒng)計、借閱等各項工作。4. 負責檔案的安全保密工作，嚴防檔案失密、泄密和其他安全事故的發(fā)生。5嚴格遵守國家、省、市、局及本公司的保密規(guī)定、制度，不得擅自復制、提供、抄 錄各類檔案材料，不得在各種場所隨意涉及檔案內容，不得擅自涂改、偽造、出賣 或贈送所保管的檔案資

2、料，不得利用職權擅自擴大檔案的利用范圍，不得泄漏檔案 的機密內容。6 .建立系統(tǒng)的檔案借閱制度，切實有效地辦理檔案的出借、閱覽和組織利用。7.積極創(chuàng)造條件，做到電子建檔和調閱，負責檔案的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡化建設與 管理工作，努力做好檔案的利用服務工作。2012-05-01 發(fā)布吉林省松原石油化工股份有限公司批準2012-05-20 執(zhí)行共-頁第1頁眾誠集團企業(yè)管理手冊A/02012-05-01 發(fā)布吉林省松原石油化工股份有限公司批準2012-05-20 執(zhí)行共-頁第2頁眾誠集團企業(yè)管理手冊A/0檔案室組織機構圖2012-05-01 發(fā)布吉林省松原石油化工股份有限公司批準2012-05-20

3、執(zhí)行共-頁第#頁眾誠集團企業(yè)管理手冊A/0職 務 描 述 表崗位名稱：檔案室管理員直接上級：辦公室主任直接下級：無目標責任：嚴格執(zhí)行公司檔案管理制度，為實現(xiàn)規(guī)范化管理提供保證。崗位職責：1. 嚴格執(zhí)行公司的檔案室各項管理制度及規(guī)定，在辦公室主任直接領導下，開展工作;2. 負責起草和完善公司的檔案管理制度；3. 負責建立和完善公司檔案室管理工作；4. 負責完善公司的保密工作；5. 負責對公司下屬各單位、部門檔案管理業(yè)務的溝通與指導；6. 完成領導交辦的其他工作。職責權限：1. 有權對所屬單位和部門在檔案管理中存在的問題予以糾正;2. 有權拒絕不符合規(guī)定的檔案查閱。兼職工作:職 務 描 述 表崗位

4、名稱：檔案室檔案員直接上級：辦公室主任直接下級：無目標責任：嚴格執(zhí)行公司檔案管理制度，為實現(xiàn)規(guī)范化管理提供保證。崗位職責：1.嚴格執(zhí)行公司的檔案室各項管理制度及規(guī)定，配合檔案室管理員開展工作;2負責起草和完善公司的檔案管理制度；3 負責建立和完善公司檔案室；4.負責完善公司的保密工作；5負責對公司下屬單位的檔案管理業(yè)務進行指導；6.領導交辦的其他工作。職責權限：3. 有權對所屬單位和部門在檔案管理中存在的問題予以糾正;4. 有權拒絕不符合規(guī)定的檔案查閱。兼職工作:檔案管理制度一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計

5、、會計檔案、勞動工資、 經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目 方案、通知等具有參考價值的文件資料。三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。五、資料的收集與整理1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即： 每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。3. 凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料，

6、按文件的密級確定是否歸檔。 凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。5. 檔案管理員根據(jù)公司的文書立卷歸檔管理制度實施檔案 歸檔整理。六、資料的分類與歸檔1. 公司檔案資料的分類依據(jù)文書立卷歸檔管理制度的有關 規(guī)定執(zhí)行。2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此 規(guī)定范圍內。七、檔案的借閱1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、行政管理部辦公室主任借閱非密 級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門 經(jīng)理辦理借閱檔案申請表送總經(jīng)理辦公室主任核批。3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案

7、室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須 由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或 總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執(zhí)行。4. 檔案借閱者必須做到： 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。丿八、檔案的銷毀1. 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2. 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫公司檔案資 料銷毀審批表交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的 檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。4. 經(jīng)

8、批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸 檔。登記表永久保存。5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總 經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。檔案管理規(guī)定第一條 公司檔案工作由行政管理部辦公室歸口管理。第一節(jié)檔案資料收集、整理與歸檔第二條各職能部門應明確歸檔范圍，按規(guī)定定期向檔案館移交 歸檔材料，任何人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。第三條歸檔材料應符合國家有關規(guī)定、標準和要求，書寫材料 和載體材料應耐久保存。第四條 歸檔的文件材料應當是原件，并且應當完整、準確、系 統(tǒng)，反映本單位各項活動的真實內容和歷史過程，保持文件材料之

9、間的有機聯(lián)系，符合文件形成規(guī)律。反映同一內容不同載體和形式的文 件材料應一并歸檔。第五條檔案員協(xié)助各職能部門確認歸檔文件材料的完整程度、 準確性以及保存價值，經(jīng)職能部門負責人簽審后歸檔保存。第六條 對干部、工人進行考察、考核、培訓、任免、增薪、獎 懲等工作中形成的個人材料，要在材料形成后一個月內送交檔案室歸 檔。第七條 立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字 清楚、手續(xù)完備。第八條 人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用 圓珠筆、鉛筆、純藍和紅色水及復寫紙書寫。第九條 凡屬于應歸入人事檔案的材料，干部和工人均按照中組 部干部檔案整理工作細則進行整理立卷。第十條 經(jīng)過鑒別不屬

10、于歸檔范圍的材料，不得擅自銷毀，登記 后可分別情況予以退回原歸檔部門、轉遞其他有關部門和銷毀處理。凡銷毀材料，必須詳細登記，經(jīng)報請主管負責人審查批準后方可 銷毀第二節(jié)檔案查（借）閱第十一條公司檔案管理部門所保管的檔案原則上僅提供本單位查（借）閱，且僅提供檔案查（借）閱人工作范圍以內的檔案。第十二條查（借）閱檔案必須嚴格履行審批手續(xù)。填寫查（借） 閱檔案審批表，要注明查（借）閱人姓名、單位（部門）、查（借） 閱檔案內容及用途，查閱或是借閱。第五十一條查（借）閱本單位形成的一般檔案，查（借）閱人所在單位（部門）領導審批后，可直接到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。第十三條查（借）閱本單位形成的保密檔案，查

11、（借）閱人所 在單位（部門）領導審批后，再經(jīng)檔案形成部門領導審批或單位分管 領導審批，再到檔案管理部門辦理查（借）閱手續(xù)。第十四條 查（借）閱財務檔案，需經(jīng)公司駐廠財務部門審批并 陪同，方可查（借）閱財務檔案。第十五條外單位人員不得查閱本單位檔案，如確因工作需要查 閱檔案時，必須持所在單位介紹信及證明個人身份的合法證件（工作證或身份證），介紹信中應注明查閱檔案的內容及用途。第十六條查閱檔案應在閱覽室內進行，檔案員在場監(jiān)督。不得查閱與審批內容無關的檔案。第十七條借閱檔案一般限5天內歸還。因工作需要不能按時歸還的，要辦理續(xù)借手續(xù)。第十八條 查（借）閱檔案必須履行登記、檢查核對、注銷手續(xù)。第十九條

12、查（借）閱人應保證所查（借）閱檔案的完整與安全， 不得涂改、折頁、撕頁，不得在檔案上做任何記錄，不得擅自擴散和 泄露檔案內容，不得轉借他人。第二十條 文書檔案查（借）閱審批權限：黨委（常委）會、公司辦公會、黨政聯(lián)席會會議記錄及秘密檔案僅限查閱，查閱時經(jīng)本單位董事長或總經(jīng)理審批。 其他文件的查（借） 閱，需經(jīng)檔案形成部門領導審批。第二十一條 建設項目檔案查（借）閱審批權限：機密級（含機密級）以上檔案，不允許復印，需經(jīng)本系統(tǒng)分管副 總經(jīng)理審批。機密級以下檔案的查（借）閱，由本單位技術部門領導 審批；跨工作范圍查閱，需經(jīng)本單位分管副總經(jīng)理審批。第二十二條 會計檔案查（借）閱審批權限：駐公司財務人員查

13、（借）閱會計檔案，由財務部門總監(jiān)審批。非財務 部門人員不得查（借）閱會計檔案。第二十三條 職工檔案查（借）閱審批權限：查（借）閱職工檔案，需由人事（組織）部門領導審批。第九章附則第二十四條 本細則由公司行政管理部辦公室牽頭，與職能部門和各車間聯(lián)合制定，由行政管理部辦公室負責解釋。第二十五條 本細則自2012年5月20日起施行。2012-05-01 發(fā)布吉林省松原石油化工股份有限公司批準2012-05-20 執(zhí)行共-頁第10頁眾誠集團企業(yè)管理手冊A/0檔案管理流程一、主要內容及歸檔范圍1、主要內容1.1凡是能準確反映公司各項業(yè)務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。1.2檔

14、案內容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制 發(fā)的應歸檔的文件材料。1.3負責檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門 別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。2、歸檔范圍2.1行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規(guī)性、政策性 文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作 總結匯報；政府機關頒發(fā)的重要文件。2.2組織人事 教育培訓類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓登記表等。2.3會計統(tǒng)計類：年度計劃、統(tǒng)計報表、財務會計預算報表及其說明, 各種季度報表、月報表，政府主管部門下發(fā)的有關文件材料。二、檔案的管理機構及其主要職責1、管理機構 1.

15、1文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔1.2各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，經(jīng)有關領導批準后可留存影本。2、檔案管理機構主要職責：2.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；2.2對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督；2.3做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作；2.4提高檔案管理的水平和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。三、檔案的種類1、法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各 種標準、規(guī)章制度等。2、企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、督委會、總經(jīng) 理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。3、 計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、

16、開發(fā)計劃、項目質量計 劃、營銷計劃、財務計劃等。4、 總結性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結、下屬部門的年度和 月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。5、批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。 以及企業(yè)各類命令、工作指示等。6、憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行纬傻?原始記錄和憑證，如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始 記錄和文本。7、證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、 土地許可證、開發(fā)資質證、 施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌 匾和證書、達標證書和證明等。&匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和

17、相關統(tǒng)計表，以及公司領導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書 資料。9、勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力 資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相 關資料。10、聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的， 以聲像形式 記錄下來的各種資料，如照片資料、 錄音資料、錄像資料、影片資料 等。11、題贈性資料。包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、 書畫、工藝制品等。12、技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。四、檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索

18、、編碼、利 用，這九道工序是檔案工作的整體， 它們之間相對獨立，但又相互制 約。五、檔案的收集就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人 定期協(xié)同檔案室進行整理、立卷、歸檔。六、立卷歸檔的范圍凡屬本標準的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。七、立卷歸檔的時間1、 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞 交行政文化和中心立卷歸檔。2、對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務部門的文件，為 方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延

19、長。八、立卷歸檔的要求1、各部門文件檔案管理的負責人在規(guī)定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政文化中心立卷歸檔。2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。3、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起4、立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。5、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字 跡應清楚、準確。6、立卷應以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文 件間的歷史聯(lián)

20、系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè) 生產(chǎn)活動狀況和面貌。7、立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的 文件組合在一起。& 立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。9、立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。10、文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反 映問題，做到查找方便。11、各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品 等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。12、 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背 景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整

21、。九、檔案的借閱1、 檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外部人員在 經(jīng)過公司領導批準情況下，可查閱無密級檔案。2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案， 須經(jīng)公司領導或原形成 檔案的部門領導批準，方可借閱。3、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、 翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如 有違紀，酌情處罰。4、對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后， 注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以

22、示復制不會有誤。5、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事 下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最 多為十天，但必須經(jīng)有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間， 須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員要及時催還。7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公 司領導批準后，責令其賠償一切損失。十、檔案保密要求1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，力口強保密意識，雙方共同做好保密工作。2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、 秘密三級。3、有密級檔

23、案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復 制時，需經(jīng)公司主任或副總以上領導批準。4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副 總以上領導批準。5、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密， 對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。6、外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀 律處分，直到依法追究刑事責任。&企業(yè)在職工作人員調離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的 文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔 案管理人員調離，應由行政文化中心主任監(jiān)督辦理，檔案

24、交接之后， 方能調離。十一、檔案的保存期限文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1. 永久保存：1.1公司章程；1.2股東名簿；1.3組織規(guī)程及辦事細則；1.4董事會及股東會紀錄；1.5財務報表；1.6政府機關核準文件；1.7不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證；1.8工程設計圖；1.9其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、10年保存：2.1預算、決算書類；2.2會計憑證；2.3事業(yè)計劃資料；2.4其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3、5年保存：3.1期滿或解除之合約；3.2其他經(jīng)核定保存5年的文書。4、1年保存：結案后無長期保存必要者。5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其

25、有效期間予以保存。 十一、超期檔案的銷毀1、對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和 檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規(guī)定銷毀。2、經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時， 再行銷毀，以免誤毀。3、銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的 文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上 簽字。十二、檔案的保管1、檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使 檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損

26、檔案應及時修補。十三、附則1、本制度由行政管理部辦公室起草。2、本制度經(jīng)董事長批準發(fā)布。3、本制度自下發(fā)之日起實施。2012-05-01 發(fā)布吉林省松原石油化工股份有限公司批準2012-05-20 執(zhí)行共-頁第19頁眾誠集團企業(yè)管理手冊A/0檔案管理程序1目的將各項工作形成的資料、記錄、各種往來文件有序建立檔案保存. 2適用范圍適用于質量體系活動與技術運行中形成的各種記錄、各部門間的往來文件、工作記錄、科技資料的歸檔管理。3職責3. 1辦公室負責往來文件以及在崗人員的人事、 業(yè)績考核資料的收集 立卷。3. 2科教信息科負責科研培訓、信息資料的立卷。3. 3質管科負責相關產(chǎn)品的檢驗報告、 質量體系活動與技術運行中形 成的各類記錄等資料收集立卷。3. 4財務科負責會計賬冊、報表的立卷。3. 5各科室負責與其相關的往來文件、 儀器設備、工作記錄等資料的 收集立卷。3. 6宣教科負責影像資料如照片、錄音帶、影像等收集。3. 7科教信息科科長負責