醫(yī)藥衛(wèi)生醫(yī)藥公司規(guī)章制度及附帶表格

1、xx醫(yī)藥有限公司規(guī)章制度 二九年十二月目 錄目 錄1總 則2公文管理制度3辦公室衛(wèi)生管理制度9考 勤 制 度12工作例會制度15檔案管理制度17辦公用品領用制度19電話使用管理制度21電腦使用管理制度23郵件管理制度25車輛管理制度27資質文件管理制度29彩頁管理制度31招標管理制度33員工辦公室禮儀39差旅費用支出標準44員工費用補助標準47財務預、決算管理制度48營銷中心管理制度49產品質量投訴處理制度52發(fā)貨管理制度54總 則第一條 為規(guī)范公司和員工的行為，維護公司和員工雙方的合法權益，根據勞動法及其配套法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，結合公司的實際情況，制定本規(guī)章制度。第二條 公司劃分為行政部、財務

2、部、營銷中心、市場部、質量管理部、物流部六個部門第三條 本規(guī)章制度所稱的公司是指xx醫(yī)藥有限公司；員工是指xx醫(yī)藥有限公司招用的所有人員（包括管理人員、技術人員和普通員工）。第四條 本規(guī)章制度適用于公司所有員工，包括管理人員、技術人員和普通員工；包括試用工和正式工；對特殊職位的員工另有規(guī)定的從其規(guī)定。第五條 員工享有取得勞動報酬、休息休假、獲得勞動安全衛(wèi)生保護、享受社會保險和福利等勞動權利，同時應當履行完成勞動任務、遵守公司規(guī)章制度和職業(yè)道德等勞動義務。第六條 公司負有支付員工勞動報酬、為員工提供勞動和生活條件、保護員工合法勞動權益等義務，同時享有生產經營決策權、勞動用工和人事管理權、工資獎金

3、分配權、依法制定規(guī)章制度權等權利。公文管理制度題 目公文管理制度編 號xz-zd-001起 草xx審 核xx批 準xx日 期2008年11月28日日 期2008年11月28日日 期2008年11月28日頒發(fā)部門行政部生效日期2008年11月28日制作備份分發(fā)部門頁數：6頁目 的：為統(tǒng)一公文格式，樹立企業(yè)形象而制定 適用范圍：適用于公司的所有部門及員工 內 容：一、公文的性質：公文是處理公務的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是指示、匯報和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具，各部門必須認真貫徹本規(guī)定，切實做好公文處理。二、公文保密等級：分為絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密文件只

4、能打印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數輸出，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。文件機密級數，由發(fā)文部門的主管領導根據文件內容確定。三、根據本公司實際情況，現對公文做如下分類：（一）決議 用于經會議討論通過的重要決策事項。（二）決定 用于對重要事項或重大行動做出決策和安排。（三）通告 適用于一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。（四）通知 用于發(fā)布公司內部規(guī)章制度、人事任免、傳達公司領導指示給相關部門具體執(zhí)行或遵守的事項。（五）通報 用于表彰先進、批評錯誤、員工違紀處罰、傳達重要精神、交流重要情況。（六）報告 用于向上級部門或領導匯報工作、反映情況、提出建

5、議、答復領導的詢問，不需要上級回復及批示。（七）請示 用于向上級部門或領導請求指示、批準，需要上級批示。（八）對外公函 用于往來單位的公務傳真。四、公文格式公司下發(fā)公文由文頭、發(fā)文編號、標題、正文、附件、公司印章（簽名）、成文日期、主送單位、抄送部門組成。（一） 具體格式見文件模版。（二）發(fā)文編號、規(guī)范化簡稱1、發(fā)文編號置于文頭下方正中位置；由發(fā)文部門代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成，字體采用宋體三號字。2、發(fā)文機關應使用規(guī)范化簡稱： 發(fā)文單位及規(guī)范化簡稱統(tǒng)一字號舉例說明行政部科行政字××××第×××號科行政字2008第001

6、號行政部擬訂的文件。財務部科財務字××××第×××號科財務字2008第002號財務部擬訂的文件。營銷中心科營銷字××××第×××號科營銷字2008第003號營銷中心擬訂的文件質量管理部科質管字××××第×××號科質管字2008第004號質管部擬訂的文件。市場部科市場字××××第×××號科市場字2008第005號市場部擬

7、訂的文件。3、編號由行政部負責文件編號的統(tǒng)一編制。4、發(fā)文年度用公元年全稱。用阿拉伯數字寫，用中括號括起。5、順序號用阿拉伯數字書寫，自每年第一件起按發(fā)出時間順序編排。（三）緊急文件在公文右上角標明“特急”或“急件”。（四）標題：由公文的主題和文種組成，公文標題應準確簡要地概括文件的主要內容并明確標明公文種類，標題舉例：“關于*請示：（決定、通告、通知、通報、報告等），字體為小二號字仿宋_gb2312（加黑）。（五）公文除會議紀要外，應加蓋印章，印章加蓋應騎年壓月。（六）正文：公文的主體，用來表述公文的內容，字體統(tǒng)一使用簡體字，采用宋體四號字，字體行距為單行倍距。層次結構正文分條標識方法為：全

8、文共一級的用“一、二、三、”。全文共二級的第一級用“一、二、三、” 第二級“1、2、3、”。全文共三級的第一級用“一、二、三、”第二級用“（一）、（二）、（三）、第三級用“1、2、3、”。全文共四級的第一級用“一、二、三、” 第二級用“（一）、（二）、（三）、”第三級用“1、2、3、”第四級用“（1）、（2）、（3）、”。全文共五級的第一級用“一、二、三、” 第二級用“（一）、（二）、（三）、”第三級用“1、2、3、”第四級用“（1）、（2）、（3）、” 第五級用“a、b、c、”。全文共六級的第一級用“一、二、三、” 第二級用“（一）、（二）、（三）、”第三級用“1、2、3、”第四級用“（1）

9、、（2）、（3）、” 第五級用“a、b、c、” 第六級用“a、b、c、”。（七）附件：公文附件，應置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發(fā)文部門署名之前應注明附件的名稱。如附件較多，應用阿拉伯數字注明順序，逐件寫明附件的名稱。（八）公文末頁下方設發(fā)文信息包含主題詞、印數、打字、審核、簽發(fā)、主送、抄送（或抄報） （九）成文日期 ：一般署會議通過或者領導簽發(fā)日期；特殊情況署印發(fā)日期。（十）公文的漢字從左至右橫排。（十一）對外公函（傳真）具體見模板五、公司制度及規(guī)范文檔的標準格式1、文檔應包含文眉、標題框、正文、續(xù)頁、附件。（1）文眉左側企業(yè)標識，右側文檔名稱，標準宋體字，小5字體，右對齊。

10、（2）標題框包含題目、起草、審核、批準、文檔編號、頁數、生效日期等。題 目文件格式管理制度編 號xz-zd-001起 草審 核批 準日 期年 月 日日 期年 月 日日 期年 月 日頒發(fā)部門行政部生效日期年 月 日制作備份分發(fā)部門頁數：（3）正文包含目的、范圍、責任、內容（4）格式說明a題目：文件名稱b編號：文件的編碼c起草：文件撰寫人d審核：起草部門負責人e批準：分管起草部門的公司領導或按權限審批f頒發(fā)部門：文件起草部門或公司g分發(fā)部門：文件使用部門h制作備份：文件制作備份的數量i 生效日期：文件正式實行的日期。j頁數：標明當前頁碼/總頁數k目的：建立該文檔的目的l范圍：該文檔的適用范圍m責任

11、：由誰實施與執(zhí)行該文檔n內容：文檔的詳細內容2、文檔的標準編碼公司標準文檔的編碼為 部門代碼 分類代碼 文件編號各層級代碼：第一層級代碼為區(qū)分部門的代碼（拼音縮寫）：部門代碼代碼行政部xz營銷中心yx財務部cw質量管理部zl市場部sc物流部wl第二層代碼表示文件的分類代碼文件分類代碼制度zd規(guī)范gf職責zz第三層級代碼表示文件制定的順序編號001999 六、公文的收發(fā)1、來文：處理方式為傳閱、傳達、轉發(fā)公司接收外界來文的處理程序為：登記、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。傳閱：原件不需復印，相關人員在閱簽后收回。傳達：原件復印后，交相關部門召集人員開會傳達，辦結后簽字歸檔。轉發(fā)：按發(fā)文程序行文，公

12、司發(fā)文附原件復印件。2、發(fā)文：處理方式為主送、抄報、抄送。（1）公司發(fā)文的程序為：相關部門撰稿、部門領導審核、公司領導簽發(fā)、行政部打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。（2）凡以公司名義制發(fā)的文件，統(tǒng)一使用公文收發(fā)處理單處理簽發(fā)。一般內部文件由公司分管領導簽發(fā)，重要或對外文件需經總經理同意后，由有關部門負責撰稿，由總經理簽發(fā)。已經總經理簽發(fā)的文件及公文收發(fā)處理單，由行政部進行登記，統(tǒng)一編號后打印、校對，蓋章后發(fā)出。各部門編發(fā)的文件，由文件起草部門打印、校對文件原稿，交行政部擬寫予以下發(fā)。發(fā)文時，文件接收人需要在其上簽收。（3）文件下發(fā)范圍：行政部保留全套各類文件；其他部門只保留與部門相關文件復

13、印件。 七、公文的保管 由行政部統(tǒng)一保管文件原件及公文收發(fā)處理單、文件附件原稿。按發(fā)文標題、撰稿人、發(fā)文日期登記歸檔，并建立查詢目錄。八、本制度自公布之日起執(zhí)行。附規(guī)范化公文模版、對外公函（傳真）模版規(guī)范公文模板：xx醫(yī)藥有限公司文件x行政字【2008】第001號關于*的決定公司各位員工：正文本決定自下發(fā)之日起執(zhí)行。 xx醫(yī)藥有限公司2008年1月1日主題詞： 簽 發(fā)： 主送部門： 抄送部門： 打字： 審 核： 對外公函（傳真）模版： 地址：xx 郵編：xx電話號碼：xx 傳真：xx網 址： 收件人： 發(fā)件人：關于： 辦公室衛(wèi)生管理制度題 目辦公室衛(wèi)生管理制度編 號xz-zd-002起 草xx

14、審 核xx批 準xx日 期2008年11月28日日 期2008年11月28日日 期2008年11月28日頒發(fā)部門行政部生效日期2008年11月28日制作備份分發(fā)部門頁數：3頁目 的：為樹立公司企業(yè)形象，營造清潔、整齊、有序的辦公環(huán)境，特制定本制度適用范圍：適用于公司的所有部門 內 容：一、每天8：10之前各辦公室必須將所負責衛(wèi)生區(qū)清掃完畢。二、各員工負責自己辦公區(qū)域的打掃工作，桌面物品要求擺放整齊，辦公桌面整潔有序，把日常常用物品放在書立里，桌面只允許放三個書立（三個格子的），將書立擺放在桌面一側。多余物品各自存放在抽屜或箱柜里，擺放在書立里的文件夾數量以及內容物由各部門負責人按照員工的崗位明

15、確定出，并按此執(zhí)行，每周固定整理一次，將不常用物品進行存檔。三、各辦公室衛(wèi)生自行進行維護；會議室應保持清潔整齊，會后與會人員應將椅子恢復原擺放位置；公司庫房按gsp標準嚴格擺放，并保持衛(wèi)生清潔。四、每日下班后清理自己辦公區(qū)域衛(wèi)生、桌面及椅子不許放衣物等個人用品，離開時把椅子推進辦公桌里、關閉分擔區(qū)的窗戶。五、行政部負責關燈、關飲水機電源及打印機電源。如有加班或晚走同事，由行政部督促加班或晚走同事關燈、關飲水機電源及打印機電源。六、設置公司辦公室環(huán)境建設檢查小組組 長：總經理 副組長：行政部經理 組 員：各部門負責人每周六對辦公環(huán)境進行一次定期檢查，平時對辦公環(huán)境進行不定期抽查。七、對于環(huán)境衛(wèi)生

16、不合格的個人及部門給予批評警告，并督促其改正，如屢教不改，則實行罰款，衛(wèi)生一處不合格，罰款20元。八、本制度自公布之日開始執(zhí)行。附辦公室環(huán)境考核表、辦公室檢查評分表辦公室環(huán)境考核表 月 部 門： 姓名：每 天每 周每 月不 定 期服裝整潔 進行文件夾和個人物品抽屜整理，清理不要物根據工作任務調整文件/物品的定位與標識整理新產生的文件資料桌面物品隨手歸位，并基準線擺放整齊對辦公室暫放物進行處置，辦公桌椅對整齊提出改進工作效率和質量的方法文件處理后及時歸檔，處理中的文書疊放整齊將待處理文件和臨時性的參考資料處理或廢棄及時更新文件夾的內容經常清掃地面，不隨地掉紙屑和廢物更新破損/脫落/卷角/模糊/過

17、期的標識經常使用禮貌用語，待人有禮清潔用具擺整齊，及時倒垃圾，并保持垃圾簍本身的清潔清潔桌角、文件夾等不常觸及的部位擦拭臺面、文件保持整潔對電腦文件夾和文檔進行整理，刪除“垃圾”文件及時清理辦公桌上臨時擺放的文件、紙張和物品接打電話使用電話禮儀下班前關窗鎖門斷電停水，個人電腦及顯示器關閉，桌面清理干凈1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、16、17、18、19、20、21、22、23、24、25、26、27、28、29、30、31第一周、第二周、第三周、第四周 月 日、 月 日、 月 日、 月 日使用說明：每天、每周記錄根據實際狀況在日期上畫（不合格）或（合格

18、），非工作日畫，每月和不定期內容據實簡單描述，輪值確認。辦公室檢查評分表評分標準:十分制 檢 查 日 期：受檢查部門檢查評分檢 查 內 容行政部財務部營銷中心市場部質量管理部物流部檢查組長： 檢查人員：考 勤 制 度題 目考勤制度編 號xz-zd-003起 草xx審 核xx批 準xx日 期2009年12月10日日 期2009年12月10日日 期2009年12月10日頒發(fā)部門行政部生效日期2009年12月10日制作備份分發(fā)部門頁數：3頁目 的：為確保員工正常作息時間，保證工作有序進行而制定 適用范圍：適用于公司的一般員工到經理級員工 內 容：一、出 勤 1、工作時間：每周工作五天半，每天 8 小

19、時；周一至周五8：0017：00，周六8：0011：30；午休時間（12：00 13：00 ) 2、打卡：員工每天上班、下班均需打卡 ( 共計每日 2 次 ) 。 因工作原因沒有打卡的員工，需寫清楚未打卡的原因，由直接上級簽字后轉給行政部 3、公出：一個工作日內的公出需在直接上級處登記，方便轉接電話和留言。 出差、事假等不能到公司，需事前得到部門主管負責人批準，并到行政部登記備案。4、遲到、早退和曠工的獎懲制度：1）遲到或早退：上班8：00以后到達，視為遲到，下班17：00以前離開 , 視為早退 遲到、早退細則：在一個自然月份里的遲到、早退處理如下：a、遲到第1次或早退第1次，扣款10元；遲到

20、第2次，扣款20元；b、遲到第3次或早退第2次，按曠工1天計；c、遲到第4次或早退第3次，按曠工1.5天計；d、遲到第5次或早退第4次以上，予以辭退。注：若 8：0010：00 間致電直接上級請假者，可補假，否則按曠工計算。 2）曠工 a、連續(xù)2個工作日曠工，或未經批準休假者。直接主管將親自聯(lián)絡本人查明原因，并于滿三天后的二天內交出“曠工處分報告”。 b、在 30 天內曠工總計3天（48 小時）者予以辭退。 二、外 出：上班時間員工需要外出時，應填寫“外出登記表”交行政部記錄。三、串休：職員加班給予同等時間的串休，不另行計算薪資，串休應在1年天內使用。員工串休需提前申請，經批準后方可休息。各部

21、門也可在不影響工作的前提下安排員工串休。四、請 假：任何類別的假期都需部門經理事前批準，并到行政部登記 如有緊急情況，不能事先請假，應在兩小時以內電話通知本部門經理和行政部并在上班當日補辦手續(xù)，否則以曠工計。（一）假期類別及假期工資發(fā)放1、法定假日：星期六（半天）、星期日和法定節(jié)日：元旦，放假1天（1月1日）；春節(jié)，放假3天（農歷除夕、正月初一、初二）；清明節(jié)，放假1天（農歷清明當日）；勞動節(jié)，放假1天（5月1日）；端午節(jié)，放假1天（農歷端午當日）；中秋節(jié)，放假1天（農歷中秋當日）；國慶節(jié)，放假3天（10月1日、2日、3日）；具體期限以公司通知為準。2、事假：員工請事假扣除當天的工資。3、病假

22、：員工每月請病假超過兩天，必須憑市級以上醫(yī)院證明，由其直接上級加具意見后報行政部轉總經理批示。工作滿1年的員工每年可享有4天有薪病假（申請有薪病假不少于半天），超過4天的部分屬無薪病假。有薪病假情況必須在請假申請單上反映出來，同時附上醫(yī)生證明，交總經理簽核后方能生效，并交行政部存檔。4、婚假：公司員工請婚假憑結婚證辦理請婚假手續(xù)，婚假一次性給有薪假3天，晚婚者（男25周歲以上、女23周歲以上）一次性給有薪假8天，婚假含公休日和法定節(jié)日。5、產假：女員工在本公司服務滿一年后，可按規(guī)定享有有薪產假90天；產假期間，社保局按社會保障制度規(guī)定發(fā)放工資，公司不再補發(fā)；男員工可享有7天有薪陪護假。6、慰唁

23、假：員工的直系親屬去世（父母、配偶、子女、配偶的父母），可享有3天有薪慰唁假。（二） 批準權限1、請假必須填寫請假申請單，獲批準后及時報行政部備案，請假結束及時銷假。2、部門主管以上人員請假需由部門主管負責人批準。3、員工請假，假期在1天以內需部門經理審批；超過2天需報部門主管經理審批，否則作曠工處理。 4、員工病假應在當日上班30分鐘內，向部門經理電話請假，并將工作交接，事后補辦手續(xù)。因未交接或交接不清所造成的工作損失由當事人承擔；未補辦手續(xù)的，按曠工處理。（三）請假程序及手續(xù)1、事假：提前（電話）請假工作交接填寫請假單領導簽字請假單交行政部2、病假：電話請假 工作交接 補填請假單 領導簽字

24、 請假單交行政部3、婚假、產假、慰唁假：提前請假工作交接填寫請假單領導簽字請假單交行政部五、考勤統(tǒng)計 各種請假單、加班單、外出登記表應于次日前交至行政部。附請假申請單、加班單請 假 單（krdhr-015） 年 月 日姓名所屬部門職務請假起止日期（時間）請假原因直接上級意見部門負責人意見行政部（核實）意 見總經理意見 注：請假單需要部門經理審批，請假超過二天需由部門主管經理審批。加 班 單（krdhr-020） 年 月 日姓 名所屬部門職 務加班起止日期、時間及加班原因直接上級意見部門負責人意見行政部（核實）意見 工作例會制度題 目工作例會制度編 號xz-zd-004起 草xx審 核xx批 準

25、xx日 期2008年11月28日日 期2008年11月28日日 期2008年11月28日頒發(fā)部門行政部生效日期2008年11月28日制作備份分發(fā)部門頁數：2頁目 的：1、 實現有效管理，促進公司上下的溝通與合作。2、 提高公司各部門執(zhí)行工作目標的效率，追蹤各部門工作進度。3、 集思廣益，提出改進性及開展性的工作方案。4、 協(xié)調各部門的工作方法、工作進度、人員及設備的調配。適用范圍：適用于公司的各項會議 內 容：一、會議分類1、總經理辦公會：協(xié)調各部門工作，研討解決公司的重大事項，會議由總經理或委托會議議題發(fā)起部門經理主持，公司領導及各部門經理參加。（1）會議內容： 聽取各部門經理對所屬工作的匯

26、報，對完成有困難的工作集體協(xié)商，并尋找解決辦法。 對工作中出現的問題及時跟蹤改進，對工作中的失誤找出原因并及時改正、總結。 橫向溝通，協(xié)調各部門工作，使各項經營活動按照預期目標有序進行。 對涉及部門較多，對公司整體有較大影響的問題集體探討。集思廣益，尋求解決問題的方法。 追蹤并改進日常管理工作。 探討公司經營活動的最佳方案，并對各階段經營業(yè)績及時總結，以達到整體經營目標的實現。 對上期工作總結，并部署下期工作任務。（2）會議記錄人：總經理秘書。會議紀要下發(fā)到部門經理。（3）會議時間：每月兩次，隔周周六上午2、部門例會：協(xié)調部門關系，傳達、學習有關文件精神，強化行政事務管理，解決存在問題。部門例

27、會由所在部門負責人主持，部門全體人員參加、臨時增加人員由部門負責人安排召集。部門例會的會議紀要由部門內負責文職的人員整理，部門例會的會議紀要發(fā)送至總經理郵箱。3、專業(yè)會議：為制訂、落實某一專項工作計劃，加強業(yè)務協(xié)調和技能培訓而組織的會議，如gsp工作協(xié)調會，科技項目或技改項目論證會、市場分析會、新產品上市協(xié)調會等，會議由專項工作負責人主持，相關人員參加，開會頻次按項目不同分為定期與隨機，開會之前應事先通知行政部，提交會議日程安排人員接送及食宿并調整會議時間段的其他會議安排。4、年度總結大會：全體員工參加、總結公司年度營銷業(yè)績及公布下年工作目標。每年一次。5、員工大會：公司遇有重大事項或月度工作

28、總結、溝通上下關系、進行職工素質教育、加強企業(yè)文化建設等，需向全體員工進行說明、布置或動員時，適合召開員工大會，員工大會由總經理或委托人主持，開會頻次按需確定。6、臨時會議：為應對突發(fā)事件或臨時情況而召開的會議，會議有召集人主持及參會人員不定，時間不定，依事情的輕重緩急確定。二、會議記錄1、會議記錄應在會議的第二天內整理完畢，由各部門經理審核后送交總經理閱，核閱后復印分發(fā)各出席人一份，傳閱各出席人，并要求閱者簽字為據。該份記錄最后傳回總經理，作為下一次會議的重要資料。2、傳閱后的會議記錄復印一份在行政部備案存檔。3、部門工作會議各與會人員均應記錄會議要點，與本身工作相關內容應詳記，以便對日后工

29、作有指導意義。三、本制度自公布之日開始執(zhí)行。附會議記錄格式附表： 會 議 記 錄時 間： 主 持 人： 出 席 人： 列 席 人：會 議 內 容：一、 二、 三、 四、 五、 六、（備注：會議記錄應明確會議決議的內容、執(zhí)行時間及執(zhí)行人）檔案管理制度題 目檔案管理制度編 號xz-zd-005起 草xx審 核xx批 準xx日 期2008年11月28日日 期2008年11月28日日 期2008年11月28日頒發(fā)部門行政部生效日期2008年11月28日制作備份分發(fā)部門頁數：2頁目 的：為規(guī)范公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本制度。適用范圍：本制度適用于公司各部門。內 容

30、：一、本制度所稱的檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字資料、電報、傳真、書信、圖表、相片、錄音帶、錄像帶等不同形式的歷史記錄二、公司檔案分為人事檔案、合同檔案、產品檔案、gsp檔案（質量檔案）、客戶檔案、公文檔案、財務檔案。 1、人事檔案包括人員入職時填寫的員工登記表、與公司簽訂的用工協(xié)議、保密協(xié)議、人員身份證復印件、學歷證明復印件、考核記載等； 2、合同檔案包括銷售合同（代理協(xié)議）、購銷合同、委托加工合同、原料采購合同等； 3、產品檔案包括產品生產批件、質量標準、物價批文、藥檢報告、包裝盒、標簽、說明書、生產企

31、業(yè)資質文件、原料標準、包裝備案等； 4、gsp檔案包括gsp制度文件、各種記錄、gsp首營資質、銷方資質等； 5、客戶檔案包括客戶情況表、客戶發(fā)貨記錄等；6、公文檔案包括公司下發(fā)的文件、制度、會議記錄、決議、統(tǒng)計報表、人事任免、大事記等。7、財務檔案包括原始憑證、票據、總分類賬、現金帳、報表等；三、檔案文書原稿由行政部歸檔留存，經辦部門需留存復印件。如為特殊檔案因業(yè)務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經總經理同意后妥為保存，行政部以復印件歸檔。gsp檔案由公司質量管理部保存。財務檔案由財務部保存。四、歸檔的文件資料須按年度立卷，由行政部按照歸檔范圍和要求，進行系統(tǒng)整理、科學分類，卷別、標題要

32、準確，便于利用。檔案編號：檔案名稱公文檔案人事檔案合同檔案產品檔案客戶檔案檔案編號公文-*-*人事-*-*合同-*-*產品-*-*客戶-*-*例 號公文-2008-001人事-2008-001合同-2008-001產品-2008-001客戶-2008-001五、各類檔案，主要供公司各部門利用，原則上職能部門只能借閱與本部門工作相關的檔案資料。六、如需借閱與本部門只能工作無關的檔案，必須經由總經理同意，方可借閱。七、借閱檔案要履行登記手續(xù)。公司員工需要借閱檔案文件時，必須由部門經理簽署檔案借閱申請單（見附件），交由行政部后可以領出申請檔案。員工將檔案歸還時領回檔案借閱申請單。八、借閱檔案必須注意

33、保護檔案，不得損壞、丟失，不得在檔案上做任何標記、涂改、拆卷、撕頁或損頁等，保證案卷完整和整潔。九、機密文件原則上只準在行政部閱讀，不得帶出及復印、摘錄，確有需要的，需提交總經理簽字的批示方能帶出或復印、摘錄。十、員工借閱檔案應在三個工作日內返還，如過期還未返還，行政部可通知部門經理，有部門經理協(xié)助進行催繳。十一、借閱檔案后將檔案毀壞或丟失者，按照檔案文件的重要性，由行政部提出罰款申請，總經理簽字后執(zhí)行罰款。十二、本制度自公布之日開始執(zhí)行。附檔案借閱申請單檔 案 借 閱 申 請 單借閱人借閱檔案名稱借閱原因經理意見借閱時間不得多于二天！借閱日期： 年 月 日辦公用品領用制度題 目辦公用品領用制

34、度編 號xz-zd-006起 草xx審 核xx批 準xx日 期2009年12月7日日 期2009年12月7日日 期2009年12月7日頒發(fā)部門行政部生效日期2009年12月7日制作備份分發(fā)部門頁數：2頁目 的：保證辦公用品的有效使用和妥善保管，特制定本制度。 適用范圍：適用于公司的所有員工 內 容：一、公司各部門所需的辦公用品，由采購人員統(tǒng)一購置，公司辦公用品由行政部統(tǒng)一管理。貴重辦公用品由總經理批準，各部門按實際需要領用。二、辦公室用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。三、根據購進及發(fā)放情況填寫登記單,并由部門負責人簽字。四、辦公用品，不得損壞、丟失，保證完整和整潔。在使用公共辦公用品時，如

35、發(fā)現機器故障應及時報修。五、每月26日各部門由部門經理提交各自部門的辦公用品需求計劃，由行政部統(tǒng)計后提交辦公用品采購計劃，由領導審批簽字后購買。六、保管員購買完辦公用品后根據各部門批準數量一次性發(fā)放，其它時間不辦理領用(特殊情況除外)。日常消耗性可計算數量的辦公用品按照以舊換新的原則領用。、每月26日統(tǒng)計各部門的辦公用品需求量，由部門經理統(tǒng)計后交到行政部核準，上報總經理簽核；26日截止申請。 、啟釘器、修正液、卷筆刀、膠帶可為公用，不予單獨領??；計算器、訂書器、剪刀、刻刀每人一套，不按月發(fā)放。、碳素筆每人每月限量領用碳素筆芯兩支，油筆一支。（如遇特殊情況限領碳素筆一支）七、對于已經不能使用的辦

36、公用品，根據性質提請報廢或損失處理，分清責任。管理品移交時，如有故障或損壞應以舊換新，如遺失應由個人或部門賠償、自購。 八、部門辦公用品的管理 ：除辦公文具以外的所有辦公用品皆以部門為最小申請單位。 部門辦公用品領用之后，由部門經理分發(fā)辦公用品給指定使用人，如使用人更改，則部門經理須至行政部變更記錄。九、所有員工應當愛護公共辦公用品，打印、復印避免浪費。對于公司內部文件資料，提倡使用二次用紙。 十、本制度自公布之日開始執(zhí)行。附辦公用品領用申請單辦公用品領用申請單領用部門領用人申請時間申請領取內容物品數 量物品數 量部門負責人簽字電話使用管理制度題 目電話使用管理制度編 號xz-zd-007起

37、草xx審 核xx批 準xx日 期2008年11月28日日 期2008年11月28日日 期2008年11月28日頒發(fā)部門行政部生效日期2008年11月28日制作備份分發(fā)部門頁數：2頁目 的：為節(jié)約電話費用，有效而有序地進行經營管理而制定 適用范圍：適用于公司的所有員工 內 容：一、電話為辦公配備、使用，通話時應簡短、明確、不贅言。因私事打市內電話不得妨礙聯(lián)系公務。二、禁止員工為私事掛發(fā)長途電話。員工不經同意即私掛長途電話，或以公事為由騙掛長途電話的，違者除補交長途電話費外，對當事人罰款50元/次。確有急事者，應先請示部門領導同意，并按郵電部門規(guī)定交長途電話費。三、聯(lián)系業(yè)務時應盡量減少掛發(fā)長途電話

38、，降低費用。與公司內部人員可以用email、msn、qq進行網上聯(lián)系的事情，可以使用網絡手段解決，不得使用電話聯(lián)系。四、電話在響鈴三聲內必須接起，接起后先說：“你好，科瑞德?！保缓笤儐枌Ψ接泻问滦枰獛椭?，能夠解決的事情必須耐心解決，如不能解決，先將事情記錄下來，并答應對方將其轉告給相關部門或將相應的辦事人員的電話轉告客戶。六、員工打電話，用語應盡量簡潔、明確，以減少通話時間。 接電話時應語氣輕緩，態(tài)度親切，要尊重對方，樹立公司良好形象。七、公司傳真機設專人管理，做到及時遞送，重要文件要接收人簽收；直撥電話、分機誰使用誰管理。如其他同事的辦公電話響鈴而無人接聽時，臨近的同事應及時接聽并記錄，待

39、同事回來后轉告。商務助理接聽電話做電話記錄，以備回訪用。八、發(fā)送傳真時，如果自動傳真機占用，急需收發(fā)傳真時可以用87527288來收發(fā)傳真。 九、電話或傳真出現故障部門經理或其指定人員應馬上通知行政部，由行政部安排專業(yè)人員進行維修，部門非專業(yè)人員維修導致機器報廢或主要部件人為損壞的，由當事人與該部門經理共同承擔責任。維修后做維修記錄。十、各部門長途電話或傳真需要報停時，應由部門經理或其指定人員提前3天通知行政部經理，由現在部處理。 十一、手機使用：公司每月為員工按級別報銷部分手機費用。營銷中心所有銷售人員及各部門經理手機需24小時開機；其余員工手機每天7：00-22：00需開機，以備臨時事務的

40、處理。如發(fā)現未按時開機者，罰款50元/次。十二、本制度自公布之日起執(zhí)行。辦 公 電 話 記 錄 表 記錄人：時 間來電號碼來電人姓名電 話 內 容 電腦使用管理制度題 目電腦使用管理制度編 號xz-zd-008起 草xx審 核xx批 準xx日 期2008年11月28日日 期2008年11月28日日 期2008年11月28日頒發(fā)部門行政部生效日期2008年11月28日制作備份分發(fā)部門頁數：2頁目 的：電腦為公司固定財產，是工作用的必要工具，為了更好的發(fā)揮公司現有辦公電腦的作用，規(guī)范公司電腦的使用，防止因使用電腦不當而造成不良后果。適用范圍：適用于公司的所有員工 內 容：一、購置和維護、維修1、公

41、司指定行政部經理負責按照各崗位的工作需要制定公司計算機系統(tǒng)的各種軟、硬件標準，只有符合這種標準的設備方可使用。2、電腦使用要責任到人 ，各部門要根據工作需要確定每臺電腦的責任保管人，如因保管不當造成電腦被盜或因使用不當、違規(guī)操作等造成電腦損壞的，由保管責任人負責。3、電腦應由網絡維護員負責安裝相應軟件。嚴禁私自安裝游戲等與工作無關的軟件。電腦使用中出現軟件系統(tǒng)損壞應及時聯(lián)系網絡維護員維修，加強網絡安全管理，個人不得隨便安裝網上下載的軟件，如因私自安裝無關軟件造成電腦系統(tǒng)損壞的，由專業(yè)人員負責維修或賠償等值電腦。個人不能私自對電腦軟件進行改動、安裝或刪除等操作。二、使用1、電腦應正確使用，倍加愛

42、護，做到人走關機，斷電過夜，節(jié)約用電，延長電腦使用壽命。2、 電腦是公司員工教育學習、后勤管理、處理信息和整理資料的重要工具，嚴禁在工作時間利用電腦聊天、玩游戲、炒股票或進行其它與工作無關的娛樂活動。3、嚴禁私自拆卸電腦，調換配件。一經查實 ，按損壞程度進行相應處理；電腦使用中出現故障需要維修的，請與網絡維護員聯(lián)系。由于操作不當造成硬件損壞，由個人自行維修或賠償等值同類硬件。 4、每日早9點前進行瑞星殺毒軟件升級，12：0013：00進行殺毒。5、除工作需要外，禁止上網頁、聊天，嚴禁使用計算機玩游戲。公司配置專用qq號碼進行工作溝通，此qq號上的好友只能是工作關系，不允許出現其他聯(lián)系人。該qq

43、號碼上的好友必須在修改備注中變更為真實姓名，不得出現昵稱。私人qq號碼不允許在公司登陸。如進行違規(guī)操作，發(fā)現一次罰款100元。公司qq號碼的密碼不得隨意更改，如因特殊情況需要更改密碼，需到行政部經理處進行備案。6、公司設置專用email郵箱進行網上聯(lián)絡，所有員工的郵箱密碼必須在行政部經理處進行備案，工作用報表或文件必須通過公司的郵箱進行傳遞，不得使用私人郵箱。7、未經部門領導同意，不準動用該部門員工的電腦，發(fā)現一次罰款100元。員工直接上級有權檢查直接下級的電腦?？偨浝砼c行政部經理有權檢查公司內所有員工的電腦。如因特殊情況，需要查詢其他員工的電腦記錄，部門主管經總經理批準，由行政部經理陪同，可

44、以查看該員工的電腦。8、使用者應保持設備及其所在環(huán)境的清潔。每周六對計算機清潔除塵保養(yǎng)。手機盡量遠離電腦，避免相互磁化、交頻信號互相干擾。9、當計算機遇到問題時盡量獨立解決，如自己不能解決必須填寫維修電腦申請單，并認真填寫問題出現的原因分析，由公司檢查是否按規(guī)定進行操作。若由于個人使用違反操作規(guī)定，電腦的維修使用費用由使用者支付。10、使用電腦時不可隨意刪改硬盤上的應用軟件和系統(tǒng)軟件。計算機內只能存放與工作有關的文件，其他文件一律刪除，不得在計算機內留存。11、公司各部門的業(yè)務數據，至少每周備份一次，并將所有備份文件存檔于非系統(tǒng)盤內，即不存放于c盤，且不存放于計算機的桌面上。12、公司計算機系

45、統(tǒng)的數據資料列入保密范圍。未經許可，嚴禁非相關人員私自復制。13、未經許可，任何私人的光盤、軟盤不得在公司的計算機設備上使用。14、使用者必須妥善保管好自己的用戶名和密碼，嚴防被竊取而導致泄密，人員離職時必須將用戶名及密碼報給行政部。15、上述各項，若發(fā)現違反規(guī)定，發(fā)現一次罰款100元/次。三、本制度自公布之日起執(zhí)行。郵件管理制度題 目郵件管理制度編 號xz-zd-009起 草xx審 核xx批 準xx日 期2008年11月28日日 期2008年11月28日日 期2008年11月28日頒發(fā)部門行政部生效日期2008年11月28日制作備份分發(fā)部門頁數：2頁目 的：為確保公司進行有秩序的經營管理而制

46、定 適用范圍：適用于公司的所有員工 內 容： 一、公司需要郵寄的物品有公司證照、企業(yè)資質、宣傳彩頁、藥品樣品、品種資料、發(fā)票等。 二、公司郵寄物品有三種方式：郵政特快專遞（ems）、申通快遞、鐵路運輸。 三、本著為公司節(jié)約成本的原則，所有郵件均使用申通郵寄；如遇特殊情況，需要用ems郵寄的應經行政部經理簽字后寄出。 四、需要郵寄的物品在每日15：00之前打好包裝，填寫運單，于16：00之前將郵包放置辦公大廳的固定郵包存放處。 五、郵寄發(fā)票時，應由財務部提前打理好郵寄包裝，由郵寄人自行保存，在郵遞員取郵寄包裹時親自交與郵遞員。 六、郵寄人自行登記郵寄的快遞單號，郵寄當天以手機短信或email形式

47、通知收件人，收件人在收到郵件后以同樣方式告知寄件人，做到件出通知，件到告知。七、杜絕員工以公司名義寄送個人郵件，發(fā)現者每次罰款50元。八、郵寄快遞的運單號碼由寄件人登記備案，對帳聯(lián)由行政部行政助理保管，每月月初分開統(tǒng)計整理以備出現問題時查看，對帳單在每月結算后保存三個月再銷毀。九、結算方式：快遞每月月初郵遞員與行政助理核對對帳底聯(lián)后，到財務結款；鐵路運輸由物流主管負責統(tǒng)計結算。十、郵寄費用：郵政特快專遞（ems）：16元/件；申通快遞：6元/件；鐵路運輸：根據具體重量計算。十一、本制度自公布之日開始執(zhí)行。郵 寄 登 記 表省市收件人電話地址內容郵寄單號備注車輛管理制度題 目車輛管理制度編 號x

48、z-zd-010起 草xx審 核xx批 準xx日 期2008年11月28日日 期2008年11月28日日 期2008年11月28日頒發(fā)部門行政部生效日期2008年11月28日制作備份分發(fā)部門頁數：2頁目 的：規(guī)范公司用車，更加節(jié)省由車輛引起的各種費用適用范圍：適用于公司的所有員工 內 容：一車輛管理1公司公務車證照的保管，車輛年審及車輛保險、養(yǎng)路費的購買交納等事務，統(tǒng)一由行政部負責管理。2公司人員因公用車須事前向行政部申請調派；行政部依重要性順序派車，并填寫用車申請單。不按規(guī)定申請，不得派車。3車輛駕駛人必須有駕照。4未經總經理批準，公司車輛不得借予本公司之外的人員使用。二車輛使用1使用人必須具有駕照。2公務車不得借非本公司人員使用。3使用人于駕駛車輛前應對車輛做基本檢查（如水箱、油量、機油、煞車油、電瓶、輪胎、外觀等）。如發(fā)現故障、配件失竊或損壞等現象，應立即報告，否則最后使用人要對由此引發(fā)的后果負責。4駕駛人須嚴守交通規(guī)則。5使用人不經總經理允許不得擅自將公務車