知識(shí)管理應(yīng)用案例企業(yè)數(shù)字化檔案中心

1、知識(shí)管理軟件應(yīng)用案例分析之企業(yè)數(shù)字化檔案中心廣東紹林科技開發(fā)有限公司SHAOLIN CORPORATION,GUANGDONG,CHINA地址：廣州市天河區(qū)五山路天立大廈A23F,510630網(wǎng)站：郵箱：電話：,87593765(fax)佛山紹林 8，822312984 / 7文檔可自由編輯打印目錄應(yīng)用案例分析1概述1初識(shí)之惑1原因與解惑1知識(shí)整合之路1總結(jié)1企業(yè)數(shù)字化檔案中心6檔案分類方法6創(chuàng)建檔案分類7檔案管理與利用授權(quán)8歸檔與錄入8檔案搜索8應(yīng)用舉例8應(yīng)用案例分析概述初識(shí)之惑剛剛接觸3Hmis的客戶，往往有一種困惑，即：從3Hmis的相關(guān)功能介紹來看，似乎用3Hmis做什么都行，如文件管

2、理、檔案管理、數(shù)字化檔案館、辦公自動(dòng)化、資料管理、內(nèi)容管理、知識(shí)管理、知識(shí)資源整合等等，但我到底能用它來做什么呢？又該如何應(yīng)用呢？實(shí)際上，這是3Hmis優(yōu)良的通用性、綜合性和協(xié)同性給大家?guī)淼囊苫螅≡蚺c解惑以往，我們?cè)谝胍粋€(gè)系統(tǒng)時(shí)，大都是從某一個(gè)單純的應(yīng)用去考慮的，如辦公自動(dòng)化、檔案管理、文摘資料管理、客戶資料管理、合同管理等，市面上的產(chǎn)品，往往提供的也是這些獨(dú)立和單一的用途，而3Hmis對(duì)這些單一系統(tǒng)的功能要求，大都可同時(shí)滿足，這倒給客戶產(chǎn)生懷疑和困惑了。當(dāng)客戶需要一個(gè)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，往往會(huì)說：我只要檔案管理方面的功能，而當(dāng)他需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)資料管理系統(tǒng)時(shí)，也會(huì)說，我只要資料管理的功能。實(shí)際

3、上，無論你把3Hmis作為一個(gè)檔案管理系統(tǒng)或資料管理系統(tǒng)來使用，都可把它視為一個(gè)獨(dú)立而又專業(yè)的系統(tǒng)，使用起來同樣得心應(yīng)手。與其它大多單一功能的系統(tǒng)不同的是，3Hmis可滿足客戶對(duì)于系統(tǒng)協(xié)同的未來要求，因?yàn)椋?dāng)你建成一個(gè)個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，并得到了很好應(yīng)用的時(shí)候，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，需要系統(tǒng)之間的協(xié)同與共享，而你所建立的系統(tǒng)，如果不能滿足你對(duì)協(xié)同與共享的需要，就會(huì)變成一個(gè)個(gè)信息孤島，給業(yè)務(wù)與工作帶來困惑和難題，而3Hmis，恰恰可解決客戶的這一難題！它提出的管理系統(tǒng)多核技術(shù)，可將并行運(yùn)行的辦公管理、檔案管理、內(nèi)容管理等各種各樣的知識(shí)管理系統(tǒng)，協(xié)同整合為一個(gè)整體，為知識(shí)管理的協(xié)同、共享與利用服務(wù)。知識(shí)整合之路我們

4、不但可將3Hmis的不同應(yīng)用整合為一個(gè)整體，提供協(xié)同與共享，我們還可將客戶現(xiàn)有的不同系統(tǒng)中的知識(shí)管理部份，通過3Hmis進(jìn)行知識(shí)資源整合，為不同系統(tǒng)提供一致的、統(tǒng)一的和專業(yè)的知識(shí)管理與知識(shí)支持服務(wù)，解決系統(tǒng)之間的知識(shí)協(xié)同和共享問題，消除信息孤島。比如說，客戶現(xiàn)有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，其檔案管理功能往往不夠?qū)I(yè)與完整，難以滿足實(shí)際應(yīng)用要求，此時(shí)，可將處理完畢的文件，通過接口實(shí)時(shí)或定期轉(zhuǎn)入3Hmis，即可滿足客戶更為專業(yè)與系統(tǒng)的檔案管理需求，并且，可將3Hmis的搜索平臺(tái)嵌入客戶已有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，按權(quán)限進(jìn)行快速的檔案搜索，以滿足工作與業(yè)務(wù)的需要。還有，大多ERP系統(tǒng)，其知識(shí)管理功能都較為單薄，如

5、果把ERP應(yīng)用過程中所產(chǎn)生的企業(yè)專有知識(shí)，如合同、產(chǎn)品資料、圖紙、工作單、報(bào)表、電子郵件、傳真等，利用3Hmis集中統(tǒng)一管理，并通過二次開發(fā)使3Hmis與ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫鏈接，則可使客戶的知識(shí)管理更上一層樓。3Hmis提供了許多知識(shí)交流與協(xié)作的在線工具，如內(nèi)部博客、論壇、在線會(huì)議、短信以及工作流程等，使協(xié)作、溝通與共享更加隨意與方便，更有利于激情的迸發(fā)和知識(shí)創(chuàng)新，當(dāng)然，也就有利于員工素質(zhì)的快速提升，有利于工作質(zhì)量與效率的改善與提高?？偨Y(jié)總之，3Hmis可用于知識(shí)管理的各個(gè)方面，無論你將它用于知識(shí)管理的某一單一應(yīng)用，還是用于知識(shí)資源的整合，3Hmis都會(huì)是你得心應(yīng)手的好幫手。企業(yè)數(shù)字化檔案中心

6、3Hmis是一個(gè)天生的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，它的底層設(shè)計(jì)，充分考慮了數(shù)字化檔案管理的需要，并且，可對(duì)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案實(shí)施同步管理。檔案分類方法3Hmis容許用戶根據(jù)自己的需求，對(duì)檔案進(jìn)行任意分類，但檔案分類一般都要遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。對(duì)于企業(yè)，一般按標(biāo)準(zhǔn)將檔案分為10大類，即：黨群工作類行政管理類經(jīng)營管理類生產(chǎn)技術(shù)管理類產(chǎn)品類科學(xué)技術(shù)研究類基本建設(shè)類設(shè)備儀器類會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類對(duì)于特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述10大類目時(shí)，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級(jí)類目。創(chuàng)建檔案分類在3Hmis中，檔案分類是一種專門的類型，只要你采用類型定義功能定義檔案類型，并形成類型架構(gòu)，其類

7、型架構(gòu)即具備了相應(yīng)的檔案管理功能。創(chuàng)建檔案分類時(shí)，對(duì)象選項(xiàng)必須選擇檔案。3Hmis還提供了用于企業(yè)檔案管理的分類模板，直接套用即可形成相應(yīng)的檔案管理架構(gòu)，如：套用該模板，即可形成企業(yè)的檔案管理架構(gòu)。用戶也可創(chuàng)建自己的檔案分類模板，供需要時(shí)套用。檔案管理與利用授權(quán)3Hmis的授權(quán)，是按檔案類型來進(jìn)行的，對(duì)上位類進(jìn)行授權(quán)，下位類將繼承其權(quán)限。3Hmis提供了用戶組和崗位的管理功能，將某一崗位的權(quán)限授予某一個(gè)用戶組，將大大簡(jiǎn)化授權(quán)操作。歸檔與錄入3Hmis提供了多種文件錄入與歸檔的操作方法，用戶可根據(jù)自己的需要靈活使用。歸檔編輯功能是一個(gè)綜合性的歸檔平臺(tái)，將文件歸為檔案、檔案屬性的錄入、電子文檔的引

8、入以及檔案注冊(cè)、表格打印等各種歸檔操作，都可在一個(gè)操作界面內(nèi)完成。在3Hmis的桌面工具中，還提供了一個(gè)將已存在的電子文檔按一定規(guī)則批量引入3Hmis的程序，可大大加快電子文件歸檔處理的速度。檔案搜索3Hmis提供了一個(gè)專門的搜索平臺(tái)，專業(yè)術(shù)語是“工作搜索”，可非常方便的依權(quán)限搜索檔案。 3Hmis還提供了搜索的通用接口，用于將3Hmis的工作搜索嵌入需要搜索和查閱檔案的其他系統(tǒng)，為其它系統(tǒng)提供檔案知識(shí)支持。應(yīng)用舉例某大型國有企業(yè)，下屬112個(gè)分支機(jī)構(gòu)，擁有專職檔案管理人員18人，其中，綜合檔案室2人，各部室專職檔案員4人，一級(jí)下屬機(jī)構(gòu)專職檔案員12人，分設(shè)于總部及分支機(jī)構(gòu)的檔案庫房12間，各

9、分支機(jī)構(gòu)都有獨(dú)立運(yùn)行的檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)之間無法協(xié)作與共享，借閱檔案仍需在管理系統(tǒng)中查找到存放位置后，再去檔案庫房取閱，分支機(jī)構(gòu)到總部查閱檔案、或總部人員到分支機(jī)構(gòu)的檔案庫房去查找檔案，最遠(yuǎn)距離超過60公里，辦公成本高昂。為了配合企業(yè)精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)和降低管理成本的需要，決定采用3Hmis企業(yè)版來進(jìn)行檔案的集中統(tǒng)一管理，并逐步將檔案數(shù)字化，形成數(shù)字化檔案中心?；痉桨溉缦拢?、 在公司總部綜合檔案室設(shè)立數(shù)字化檔案中心，數(shù)字化檔案信息集中統(tǒng)一管理，實(shí)體檔案劃歸綜合檔案室統(tǒng)一管理，但仍分布陳列于現(xiàn)有的12間庫房。2、 相關(guān)部室及分支機(jī)構(gòu)的專職檔案員崗位全部取消，所有檔案業(yè)務(wù)劃歸綜合檔案室統(tǒng)一管理，人員編制由2人增加為8人，即整個(gè)公司檔案人員編制減少10人。3、 各分支機(jī)構(gòu)與公司總部已全部采用專用高速網(wǎng)絡(luò)相連，檔案集中管理可借用這一高速網(wǎng)絡(luò)，也就是說，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不必另行投資。4、 將利用較為頻繁的檔案集中數(shù)字化，近5年內(nèi)的檔案原則上全部數(shù)字化，形成檔案數(shù)字化信息300余萬件，該部份數(shù)字化工作，采用外包的方式完成。5、 除非法律需要，原則上不再借閱檔案原件，對(duì)于其它暫時(shí)沒有數(shù)字化的檔案，在有人借閱時(shí)將其掃描錄入系統(tǒng)，借閱人直接閱讀掃描件，下次利用時(shí)則可直接查閱數(shù)字化信息。對(duì)于利用率不高的檔案，采用首次利用