單位會計檔案管理制度范文

1、單位會計檔案管理制度范文六、撤消、合并單位和建設(shè)單位完工后的會計檔案，應(yīng)根據(jù)不同情況分別移交給并入單位，上級主管部門或主管部門指定的其他單位接收保管，并由交接雙方在移交清冊上簽名或蓋單。為了加強(qiáng)和規(guī)范會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，根據(jù)會計法和會計檔案管理辦法的規(guī)定，結(jié)合本單位工作實際情況，特制定本制度。第一條會計檔案的歸檔范圍。（一）會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會 計憑證。（二）會計賬簿類。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、 輔助賬簿、其他會計賬簿。（三）財務(wù)

2、報告類。包括月度、年度財務(wù)報告、其他財務(wù)報告，報 告中要有會計報表、附表、附注及必要的文字說明。（四）其他類。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案 移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核 算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會 計核算資料。第二條會計檔案的整理。會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進(jìn)行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。（一）會計憑證(1) 按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄， 每月立卷一份。(2) 分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美

3、觀。(3) 裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。(二)會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。(1) 會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。(2) 會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。(3) 活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊 (!) 全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。(4) 會計賬簿的裝訂順序：a、會計賬簿裝訂封面；b、賬簿啟用表；c 、賬戶目錄;d、

4、按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項頁；e、會計賬簿裝訂封底。(5) 裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。(6) 賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。(7) 裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。(8) 會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。（三）會計報表會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。第三條會計檔案的歸檔保管。（一） 當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由業(yè)務(wù)人員保管一年，期滿后轉(zhuǎn)入檔案室并由專人保管。（二）會計檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷

5、毀等一系列工作。（三）機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。第四條會計檔案的保管期限。會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為 3 年、 5 年、 10 年、 15 年、 25 年 5 類。詳見 附表一。第五條會計檔案的借閱。（一）建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。（二）凡需借會計檔案的人員，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。（三）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。（四）借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況

6、，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。第六條會計檔案的銷毀。保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規(guī)定的情形外，按照以下程序銷毀：（二）局分管領(lǐng)導(dǎo)要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（三）銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級檔案機(jī)構(gòu)、財政部門和審計部門派人員監(jiān)銷。（四）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清

7、冊和會計檔案保管清冊中列明。在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷毀。第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱，卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號，應(yīng)保管期限，已保管期限等內(nèi)容。交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。第十條檔案管理人員做好會計檔案的保密工作，遵守保密制度。第一章總則為了加強(qiáng)會計檔案管理, 保證會計檔案的安全、完整、及時 , 根據(jù)中華人民共和國會計法和中華

8、人民共和國檔案法及財政部會計檔案管理辦法的規(guī)定, 結(jié)合本單位實際情況，制定本辦法。第二章會計檔案管理部門1. 單位檔案主管部門和財務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務(wù)部門負(fù)責(zé)，由財務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)在專門地點保管。保管地點應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。2. 財務(wù)部門必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防 毀損、散失和泄密。第三章會計檔案歸檔的范圍1. 會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款 )

9、對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。2. 會計賬簿。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。4. 其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關(guān)的，由會計部門負(fù) 責(zé)辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。5. 增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。第四章會計檔案的整理會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進(jìn)行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。1. 會計憑證。(1) 按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄， 每月立卷一份。(2) 分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、 美觀。(3) 裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位

10、名稱、年度、 月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。2. 會計賬簿。各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。(1) 會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。(2) 會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。(3) 活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。 (4) 會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面一賬簿啟用表一賬戶目錄一按本賬簿頁數(shù)順序 裝訂賬頁一會計賬簿裝訂封底。(5) 裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固

11、、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。(6) 賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。(7) 裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。(8) 會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存 ( 借) 款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。3. 會計報表。會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。第五章會計檔案的歸檔保管1. 當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后存入檔案并由專人保管。2. 會計檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。 3. 機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由

12、原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。第六章會計檔案的借閱使用1. 財務(wù)部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。2. 凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。3. 借閱會計檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。4. 借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。第七章各種會計檔案保管期限1. 會計憑證保管15年。2. 會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。3. 會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。第八章會計檔案的銷毀1. 會會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務(wù)部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽